Time

Management

atau

Pengelolaan Waktu
Time Management

 Waktu , selalu melekat dalam kehidupan

kita
 Waktu, merupakan salah satu sumber
daya yang paling penting
Time Management
 Kita semua mempunyai persediaan waktu yang
sama.
 Beberapa orang dalam situasi kerja yang sama,
dapat menghabiskan waktu dalam kondisi yang
sama pula
Namun prestasi yang dihasilkan tentu akan
berbeda
 Waktu yang lewat tidak akan kembali lagi
 Umumnya waktu digunakan pada pekerjaan
yang disenangi semata.
Time Management
Tugas Team leader/SPV/Manager dibagi dalam
3 kategori :
1. Tugas yang seharusnya dikerjakan ( 75 % )
2. Tugas yang sebaiknya dikerjakan ( 20 % )
3. Tugas yang disenangi atau disukai ( 5 % )

Jangan sampai di balik prosentasenya

Time Management
Idealnya :
 Semua aktifitas membawa kita pada pencapaian
tujuan

Aktifitas terganggu karena,

 Padat dan kompleksnya tugas dan tanggung
jawab maka otomatis,……..

Diperlukan “ Skala Prioritas “

Time Management
Skala prioritas dapat ditentukan dengan
menentukan tujuan yaitu :

Menentukan kegiatan untuk mencapai

tujuan yang dimaksud dengan urutan
sesuai bobot kepentingannya
 Time Management
Kegiatan/Aktifitas digolongkan ke dalam 4 tahap :

1. Kegiatan yang penting dan mendesak

2. Kegiatan yang penting tetapi tidak mendesak
3. Kegiatan yang mendesak tetapi tidak penting
4. Kegiatan yang tidak penting dan tidak
mendesak
Time Management
Susun urutan prioritas dan membagi
pekerjaan menjadi 4 kelompok yaitu :

1. Pekerjaan yang harus dikerjakan

2. Pekerjaan yang sebaiknya dikerjakan
3. Pekerjaan yang menyenangkan untuk dikerjakan
4. Pekerjaan yang tidak atau belum perlu
dikerjakan
Time Management
Team leader/Supervisor/Manager yang efektif
adalah :
 Yang mampu bekerja secara terarah dan bukan
sekedar kerja keras
Team Leader/Supervisor/Manager yang
Sukses adalah :
 Yang bisa bekerja tidak hanya efisien tetapi
menyediakan waktunya untuk mencapai hasil
pokok yang telah diprioritaskan
 Time Management
Gejala-gejala terjadinya pemborosan waktu
antara lain :
 Tidak pernah mengalokasikan waktu untuk hal-hal sangat
penting
 Menggunakan terlalu banyak waktu untuk hal-hal yang
mendesak bukan yg penting
 Membawa pekerjaan kantor ke rumah
 Mengerjakan pekerjaan yang sebenarnya cukup dikerjakan
oleh orang lain
 Merasa dirinya tidak dapat digantikan oleh orang lain
 Sukar mengatakan “ Tidak “
Membiarkan orang lain yang mengatur waktu kita
 Sering merasa stress dan terburu-buru
 Jarang menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya
 MATRIKS MANAJEMEN WAKTU
P
Mendesak Tidak mendesak
e
n
- Krisis
- Masalah mendesak
II - Membuat rencana
- Membina hubungan
II
gejala
t Penyembuh
- SP / Tutup Sales - Melakukan Persiapan
i
n - Proyek Tender - Memanfaatkan Peluang
g Contoh, Kend.mogok saat ke - Meeting Principal
kantor
Contoh : Antisipasi/pencegahan

T
a - Interupsi III IV
k - Sejumlah telepon masuk - Kegiatan Ulur waktu
- Rapat - Surat menyurat Penyebab
P
e - Hal - hal mendesak - Telepon sana-sini
nt - Laporan - Baca / nonton TV
in - Kesibukan populer - Kegiatan Buang waktu
g