Komitmen &Manajemen

Waktu
Supriyati

Learning Skills
Saya kuliah
s2 karena….
Siapkah
melalui
jalan
ini ?
Menjadi
mahasiswa
S2 IKM
berarti…

• Siap untuk membaca dan

mempelajari literatur bahasa
Inggris
• Siap menyesuaikan waktu
dengan jadwal akademik
• Siap mentaati aturan….
Siapa saya ?
The Johari
Windows Anda dan orang Orang lain tahu,
lain tahu anda tidak tahu

Anda tahu, Anda dan orang

orang lain tidak lain TIDAK tahu
tahu
Kenali Diri
Kemampuan membaca
Kemampuan menulis
Manajemen waktu
Mengelola stress
Pernahkah Anda mengucapkan :
• ”pfff… cepet bener waktu
berlalu. Aku belum selesai
nih.. Kenapa …bla..bla…”
• “lho.. Kok masih jam 11
sih.. Lambat bener jamnya
bergerak…”
Mengapa komentar-komentar berikut
sering muncul?
• Gara-gara dia ngajak cerita, target saya
menyelesaikan makalah ini tidak tercapai.
• Saya sudah berusaha menyelesaikan pekerjaan saya
dengan cepat, tetapi masih juga saya merasa kurang
waktu.
• Saya seharusnya meluangkan lebih banyak waktu
untuk mempersiapkan strategi pertemuan saya
dengan Bupati, tetapi selama satu minggu berturut-
turut saya harus mengikuti lokakarya. Saya kehabisan
waktu.
• Kalau saja saya punya waktu luang lebih banyak, saya
ingin sekali mengerjakan bla..bla…
Filosofi waktu dan kompas
• Visi bagus dan mulia, planning
tertata rapi namun visi
tersebut tidak pernah
terwujud
• Tidak punya visi, tidak pernah
punya planning, namun selalu
bekerja keras dan efisien,
hingga kadang merasa
kehilangan arah
• Apa makna waktu
dan kompas bagi
kehidupan kita ?
• Apa tugas utama Bapak ibu di
kantor? Berapa banyak waktu
yang bapak ibu alokasikan untuk
itu?
• Apa tugas utama sebagai
karyasiswa S2 IKM ?
• Berapa banyak waktu yang akan
bapak ibu alokasikan untuk itu?
• Apakah kita telah
melakukan
kegiatan yang
seharusnya kita
lakukan?
 Matrik manajemen waktu
Mendesak Tidak
mendesak
Penting I II

Tidak penting III IV

 Matrik manajemen waktu
Urgent Tidak urgent

Penting
I II
•Persiapan
•Krisis
•Pencegahan
•Masalah yang menekan
•Klarifikasi nilai
•Mengejar deadline, pertemuan,
persiapan •Perencanaan
•Membangun aliansi
•Rekreasi yang positif
•Pemberdayaan
Tidak penting
III IV
•Interupsi, telepon •Banyak pekerjaan
•Surat, laporan •Surat yang tidak penting
•Pertemuan •Telepon
•Masalah yang menekan •Pembuang waktu
•Kegiatan yang umum •Kegiatan “ melarikan diri”
 Prinsip Pareto
• masalah situasional yang banyak tapi sepele
membutuhkan 80% waktu kelompok untuk
memproduksi 20 % hasil positif
• masalah atau situasi yang sedikit tapi penting
memakai 20% waktu yang ada untuk
memproduksi 80% hasil yang positif.
Latihan menuju kuadran II
Mengidentifikasi peran

Menuliskan tujuan

Menyusun jadwal

Mengadaptasi menjadi
kegiatan harian
Daftar pemboros waktu

Handphone

Tamu tanpa janjian

Rapat

Saat genting

Tidak adanya tujuan, prioritas, dan rencana

Tempat kerja yang semrawut dan disorganisasi pribadi

Daftar pemboros waktu

Pendelegasian yang tidak efektif

Komunikasi tak sampai

procastinator

Less assertive

Tidak disiplin
 Perangkap Waktu
• Kurangnya • Kertas kerja dan membaca
perencanaan • Rutinitas dan hal-hal sepele
• Kurangnya prioritas • Telepon
• Komitmen yang • Pertemuan
berlebih • Keragu-raguan
• Manajemen Krisis • Kurangnya delegasi
• Ketergesaan
 Apa yang akan Anda lakukan jika :
• Sebagai akhir dari semester I, Anda harus mengikuti ujian akhir
semester. Berdasarkan usulan mayoritas mahasiswa, maka
bentuk ujian adalah take home examination. Koordinator blok
memberikan waktu 1 minggu untuk mengerjakan (paling
lambat dikumpul tanggal 30 Oktober). Pada tanggal 29 Oktober
rekan-rekan SMA Anda mengajak reuni dengan acara family
gathering, dan Anda adalah sie acaranya. Anda Ingin pulang
segera agar dapat bertemu dengan rekan-rekan SMA yang telah
puluhan tahun tidak bertemu. Namun hingga tanggal 28, tugas
ujian Anda belum selesai Anda kerjakan. Terlintas pikiran untuk
menyelesaikan pekerjaan di rumah dan mengirimkan tugas via
pos. Pada tanggal 28 Oktober itu pula, pimpinan Anda
menugaskan Anda untuk mengikuti workshop diPropinsi selama
3 hari (29,30, dan 31 Oktober). Sementara itu, putri tunggal
Anda juga meminta liburan keluarga karena memang sudah
lama Anda tinggalkan selama kuliah di Jogja.
 Tips manajemen waktu:
Memahami pembagian waktu

Komitmen pribadi untuk lebih baik

Belajar berkata TIDAK

Mencatat penggunaan waktu

Tips manajemen waktu –count’d:
Mengenali waktu terbaik

Mencegah gangguan

Mengatur pertemuan

Mengenali perangkap waktu

Where will do you go ?
 Dengan
mengenal
diri sendiri,
kita dapat
pula
mengenal
prestasi
yang telah
dicapai
saat ini dan
mencanang
kan target
Who am I?
 Kun Anta ! (Kasali, 2006)
Anda adalah yang Anda punya
(jiwa, pikiran dan badan)
Anda adalah yang Anda pakai (pakaian, gaya
rambut dan atribut lainnya)

Anda adalah yang Anda pikir (berpikir positif)

Anda adalah yang Anda katakan

(kata-kata, nada suara)
Think
positive !

Yes, We can !
N-ach • Tingkat kepercayaan tinggi
(need for • Mempunyai tanggung jawab
achievement) • Selalu mencapai yang terbaik
(prestasi)
• Aktif dalam kehidupan sosial
• Memilih teman yang ahli
• Ulet
• Berani ambil risiko
Do your best and good luck !
 Generasi reminder
Kekuatan :
• mampu beradaptasi dengan kegiatan
mendadak
• Lebih responsif terhadap orang lain
• Tidak terlalu kaku
• Tidak terlalu stres
• Catatan “yang harus dikerjakan”
 Kelemahan generasi reminder
• Tidak ada struktur yang nyata
• Komitmen terhadap orang lain dilupakan
• Sedikit yang dapat dicapai
• Bergerak dari krisis, oleh karena melupakan
struktur dan jadwal
• Yang utama adalah apa yang ada di depan
Anda
 Generasi Perencanaan dan Persiapan
Kekuatan:
• Mempunyai catatan janji dan komitmen
• Banyak kegiatan yang dapat dicapai melalui
perencanaan
• Pertemuan dan penyajian yang lebih efektif
karena melakukan persiapan
 kelemahan
Kelemahan:
• jadwal sangat padat, melebihi kemampuan
• Arah keinginan, bukan kebutuhan
• berpikir dan bertindak individual
• Yang utama adalah kegiatan-kegiatan yang
telah direncanakan
 Generasi Perencanaan, Prioritas dan
Pengendalian
Kekuatan :
• tanggung jawab terhadap hasil
• Berkaitan dengan nilai
• Nilai-nilai : tujuan dan tindakan
• Meningkatkan produktivitas dengan perencanaan
dan prioritas
• Meningkatkan efisiensi
• Berfungsi sebagai struktur
• Memperkuat keterampilan manajemen waktu dan
diri sendiri
 Kelemahan
• terkendali vs mengendalikan
• Nilai tidak selalu sejalan prinsip realita
• Muncul rasa bersalah, terlalu banyak program, dan
peran yang tidak seimbang
• Terlalu banyak kegiatan yang melebihi kapasitas, dan
orang lain diperlakukan sebagai “mesin”
• Kaku, kurang spontan
• Yang utama tergantung dari urgensi dan nilai-nilai