MENGURUS

MASA
ANDA
 MANUSIA DALAM
KERUGIAN
 

Demi Masa! 
Sesungguhnya manusia di dalam kerugian. 
Kecuali mereka yang beriman, beramal soleh
dan berpesan-pesan dengan kebenaran serta
berwasiat dengan kesabaran.
 Demi Masa! 
Sesungguhnya manusia di dalam
kerugian. 
Kecuali mereka yang beriman,
beramal soleh dan berpesan-pesan
dengan kebenaran serta berwasiat
dengan kesabaran.
• Tuhan bersumpah dengan nama
masa dalam surah al-’Asr. Tuhan
menyebutkan satu prinsip yang
paling asas dalam penggunaan
masa iaitu setiap orang berada
dalam kerugian, kecuali mereka
yang melakukan empat perkara:
• Beriman dan mempunyai
keyakinan yang teguh.
• Melakukan amalan yan baik.
• Berpesan-pesan atas kebenaran.
• Berpesan atas kesabaran.
 BUAT CATATAN
• Catatkan apa yang harus dilakukan pada
hari tertentu.

• Catatkan di dalam kalendar atau diari

tugasan:

– Cth: Sekiranya menerima sesuatu pesanan

atau tugasan, dan anda dikehendaki
menerima mesej, ambil mesej dan catatkan di
diari atau buku nota.
• Elakkan dari menggunakan daya
ingatan kerana anda mungkin lupa
apabila anda menerima mesej yang
lain.

• Kekeliruan mesej mungkin berlaku

disebabkan penindihan maklumat.

• Catatkan apa yang hendak

diperkatakan supaya tidak lupa agar
dapat menyampaikan mesej dengan
baik.
CATAT SEMUA MAKLUMAT
• Catatkan apa juga mesej yang
diterima sama ada ia penting atau
tidak.

• Mungkin catatan yang diambil itu

penting pada ketika itu tetapi
menjadi lebih penting pada hari
berikutnya.
• Senaraikan perkara yang harus diberi
keutamaan di bahagian atas dan yang
dianggap kurang penting di bahagian
bawah kerana boleh lakukan perkara
yang kurang penting kemudian

• Ini bukan sahaja dapat melicinkan tugas

tetapi juga dapat menjimatkan masa
malah pelaksanaan tugas lebih
terancang dan sistematik
• Melebihi jangkaan pelanggan dan
permintaan pelanggan sehari terlebih
dahulu daripada jadual.

• Senaraikan matlamat utama bagi

kedua-dua jangka pendek (enam bulan)
dan jangka panjang (lebih daripada satu
tahun). Kemudia senaraikan aktiviti-
aktiviti yang akan menjurus anda ke
arah matlamat ini.
• Kumpulkan aktiviti yang sama dan yang
berkaitan dan buatkan pada masa yang sama.
Dengan demkian menyelamatkan masa dan
usaha.

• Bertindak sekarang. Jangan bertanggung.

Sebab asas untuk bertangguh tindakan
biasanya ketakutan.

• Terima tanggungjawab untuk membenarkan

orang lain membuang masa. Ia adalah sama
seperti respons anda kepada tindakan mereka
seperti juga tindakan itu sendiri yang
membuang masa.
 JADUAL LOG MASA
AKTIVITI/ WAKTU MULA WAKTU KOMEN
TUGASAN TAMAT/SELESAI
Peraturan Menggunakan Log
Masa
• Ada tiga peraturan penting dalam
mengisi log masa:
– Setiap jenis aktiviti direkodkan dalam
blok-blok.
– Senaraikan aktiviti sebaik sahaja
saudara melaukannya.
– Elakkan daripada keinginan hendak
melihat log masa saudara ‘cantik dan
tersusun hebat’.
 TINGKAP JAUHARI
• Kaedah yang paling popular
dikalangan ahli pengurusan dlm
melatih pekerjanya menentukan
tugasan harian.
• Kaedah ini mengklasifikasikan
tugasan kepada empat jenis
situasi.
 KATEGORI JENIS AKTIVITI

• Penting dan Segera (PS)

• Penting Tidak Segera (PTS)
• Segera Tidak Penting (STP)
• Tidak Penting Tidak Segera (TPTS)
 TINGKAP JAUHARI
Penting

Tugasan Segera Tugasan Segera dan

tetapi Tidak Penting Penting
Kurang Segera

Bagaimana hendak Bagaimana hendak

mengurangkan memasatikan masa yang
peruntukan masa untuk di peruntukan cukup dan

Segera
kerja ini? ia dibuat sebaik mungkin?
Tugasan Tidak Tugasan Penting
Penting dan Tidak tetapi Tidak Segera
Segera Bagaimana hendak
Bagaimana mengelak penangguhan
mengurangkan kerja ini Semata-mata ia tidak
dan berusaha segera
memanfaatkannya?
Kurang Penting
 CATATKAN DI SUATU
TEMPAT KHAS
• Catatkan mesej atau nota yang diterima
ke suatu tempat khas yang boleh
dirujuk kembali kerana ia dapat
menjimatkan masa, lebih sistematik dan
tidak menyusahkan orang lain

• Cth: diari, kalender dan buku nota

 CATATKAN MAKLUMAT
YANG BETUL
• Jika ingin buat panggilan telefon pada
seseorang, sebaiknya catatkan nombor
telefon tersebut di dalam kalendar dan
sebagainya

• Ini memudahkan dan menjimatkan

masa ketika memerlukannya di masa
lain
 TETAPKAN TEMPOH
• Sekiranya anda dikehendaki menyiapkan
sesuatu tugas pada masa tertentu, anda
bolehlah menetapkan suatu tarikh akhir
bila tugasan tersebut akan siap

• Beri tempoh beberapa hari sebelum

tempoh akhir tugasan siap untuk
menyemak sekiranya ada perubahan,
agar anda mempunyai masa untuk
memperbaiki tugasan tersebut
 TIP PENGURUSAN MASA
• Rancang penggunaan masa yang cekap.
Tekadkan untuk membuat perkara yang
palng penting atau paling sukar dahulu.

• Buatkan keputusan perkara yang kecil

dengan segera.

• Dalam banyak hal apa-apa keputusan

adalah lebih baik daripada tiada
keputusan langsung.
 Ruang Lingkup Masa
• Kerja-kerja dibayar: Hadir ke pejabat
pada waktu kerja, mengambil upah
kerja, perniagaan sendiri dan
sebagaiya.

• Keluarga: Meluangkan masa untuk ibu

bapa, adik beradik, pasangan hidup,
anak-anak dan ahli keluarga yang lain.
NEXT
s
• Pembelajaran dan kajian: kerja
yang diluangkan untuk kelas,
pembacaan dan kajian, dan yang
seumpama dengannya.

• Kerja-kerja tidak dibayar: Kerja

amal di masjid, taman rekreasi,
gotong-royong dan sebagainya.
NEXT
s
• Bersantai dan berehat: Duduk
berehat dan berbual-bual ringan,
ataupun mungkin bersiar-siar
dengan teman saudara.

• Penjagaan diri: Masa yang

digunakan untuk menguruskan diri
sendiri.
NEXT
s
• Ibadah: Solat lima waktu, solat
sunat, zikir dan amalan-amalan
ibadah khusus yang lain.

• Tidur: Sama ada saudara tidur

pada siang hari ataupun malam
hari.

NEXT
s
 MASA ITU EMAS
• Menyedari hakikat keuntungan
terpendam saudara hanya dapat
apabila saudara berusaha.
• Mengetahui hakikat bahawa waktu itu
memberi keuntungan yang tidak
terhingga, apabila saudara pandai
menggunakannya.
• Berfikir dan merancang bagaimana cara
mendapatkan keuntugan dari waktu. NEXT
s
• Memilih cara yang terbaik.
• Merancang bagi mendapatkan
kebaikan dari waktu. Dapatkan
kerjasama dari pada orang lain.
Cipta situasi menang-menang.
• Melakukan perancangan itu
dengan bijak dan bersungguh-
sungguh.
NEXT
s
 Jika gagal!
• Jika saudara tidak berbuat apa-
apa, saudara seolah-olah
membiarkan tanah saudara tanpa
dilombong.

• Jika saudara melakukan perkara

yang tidak berfaedah dan
mudarat, saudara pesrti
memberikan tanah kepada orang
gila.
 PANDANGAN SALAH PADA
PENGGUNAAN MASA
• Jika saudara orang yang efisien, secara
automatik saudara menjadi orang yang
efektif.

• Sebenarnya, tidak semestinya

kecekapan dapat melahirkan
keberkesanan. Kecekapan ialah
kemampuan melakukan banyak perkara
dalam masa yang sedikit. Sedangkan
keberkesanan (efektif) pula ialah NEXT
kemampuan melakukan sesuatu s
sehingga mencapai matlamat.
• Hanya ada satu cara sahaja
melakukan sesuatu kerja.

• Saudara tidak tahu mungkin ada

kaedah yang lebih baik bagi
mendapatkan hasil yang lebih
baik. Berundur seketika dan
berfikir sejenak.
NEXT
s
• Saudara tidak akan produktif
sehinggalah saudara sibuk sepanjang
masa.

• Jika saudara termasuk dalam golongan

sebegini, saudara akan dapati setiap
masa saudara sibuk dan banyak kerja,
kesana kemari, dan tidak habis-habis
dengan tugasan. Tunggu sekejab.
Duduk, dan rancang kehidupan saudara
setiap hari, supaya saudara akan NEXT
‘kembali k pangkal jalan’. s
• Kalau hendak kerja itu dibuat dengan
sempurna, buatlah sendiri!

• Belajar mengagihkan tugas dan

mempercayai prang lain melakukan,
sesuatu perkara. Apabila mereka tidak
dapat sebagaimana yang saudara
lakukan, sekurang-kurang mereka NEXT
sudah mencuba yang terbaik. s
• Apabila terlalu berhati-hati
menguruskan masa, kehidupan saudara
tidak mencabar dan tidak
menyeronokkan lagi……

• Mereka malas hendak berfikir sjenak,

lalu mencipta alasan untuk tidak
berfikir. Sebenarnya, apabila saudara
menguruskan masa saudara, semakin
banyak keseronokan yang saudara
NEXT
alami. s
• Hasil yang baik tidak di perolehi
kecuali dengan kerja-kerja yan
banyak.

• Sebenarnya, pencapaian matlamat

bergantung pada kualiti
perancangan dan kerja, bukan
jumlah kerja yang ditentukan.
NEXT
s
 MASA ITU PEDANG
Petua Arab Lama:

• “Masa itu pedang, jika saudara tidak

memotong, saudara akan dipotong”

• Bangsa Arab menggarkan betapa

‘tajam’nya masa sehingga dapat
merosakkan saudara apabila saudara
tidak menggunakannya dengan sebaik
mungkin.

NEXT
s
Masa Tidak Pernah Rehat
• Masa sentiasa bergerak dan berlalu. Ia
tidak pernah rehat dan berhenti.
• Masa tidak pernah kenal cuti ataupun
penat. Yang rehat, cuti dan penat
adalah manusia, kerana manusia tidak
seperti masa.
• Beringatlah setiap kali saudara leka dan
lali, masa sring kali ‘memerhatikan’
saudara kerana ia tidak pernah lalai.
• Berhati-hatilah supaya saudara tidak
di’kalah’kan oleh masa.

NEXT
s
SUKA BERTANGGUH
“Janganlah engkau berlengah-
lengah lagi apabila sudah tiba
masa untuk melakukannya”

Nasihat Ali bin Abu Talib

NEXT
s
 KENAPA BERTANGGUH?

Tugasan Lebih Jadual

Tugasan Tidak Tugasan Tidak
Digemari Jelas

BERTANGGUH Matlamat
Takut Pada Tidak Jelas
Perubahan
Kecenderungan
Takut Gagal Untuk Lebih
Tumpuan
Ketagih Untuk
Mengasak NEXT
s
• Faktor-faktor dalam bentuk
bulatan bujur adalah faktor luaran,
manakala faktor-faktor dalam
petak segi empat adalah faktor
dalaman.

• Adakah saudara mempunyai

faktor-faktor seperti itu?

NEXT
s
BAHASA MENGAWAL MASA
Alamak bila
nak habis
bercakap ni,
aku ada
mesyuarat jam
3 ni….
 ANDA PERLU LAKUKAN
• “Saya minta maaf dari awal lagi sebab
tak dapat lama di sini tuan. Saya ada
mesyuarat pada pukul tiga petang
nanti.”

• “Saya sangat tertarik hendak

mendapatkan maklumat yang tuan
ceritakan sebentar tadi, tetapi saya
terpaksa kembali ke pejabat saya.
Harap dapat berjumpa lagi…”
• “Kita boleh bincang perkara u
sekarang, tapi saya Cuma ada lima
minit sahaja lagi. Apa kata kalau
kita tentukan semula janji temu
yang lain?”

• Anda boleh mencelah, “Maaf Tuan,

saya cuma fikirkan masa yang kita
ada. Ada tak apa-apa lagi yang
perlu saya tahu?”
• Apabila ada tempoh senyap
seketika, tuan boleh berkata,
“Sebelum kita tamatkan
pertemuan kita ini, boleh tak Encik
ulang kembali apa yang paling
penting?”
 PENUTUP YANG KUKUH
• Ini adalah kemahiran bagi
menutup sesuatu pertemuan
dengan tegas tetapi sopan. Ia
bukan sekadar perkataan sahaja,
tetapi mesti disertakan dengan
pandangan mata, dan mimik muka
yang menyakinkan.
• Secara tidak langsung, ini menimbulkan
karisma, dan karisma ini dapat
mematikan unsur ‘kurang sopan’ dalam
penutup pertemuan itu. Saudara boleh
berkata, “Baiklah Nurrul, kita akan
bincang lain kali ye?” Diam seketika
sambil memberi senyuman dan
renungan. “Jumpa lagi,
Assalamualaikum.” Kemudian saudara
bolehlah berlalu dari situ. Ringkas dan
kemas.
 SLOT MASA SPESIFIK
“Jangan biarkan orang lain mendapat
laluan kepada masa saudara begitu
sahaja.” Kata-kata Harold L Taylor
(Konsultan Pengurusan).
OK
Sebelum temu janji, BYE!
dapatkan butir-butir
seperti hari, jam dan
masa yang di
perlukan.
 Sekian
Terima Kasih