7 HABITS

Habit 2 - Begin with

The End in Mind
Apakah toples ini penuh?
 MATRIKS MANAJEMEN WAKTU
TIDAK
GENTING/ GENTING
URGENT /URGENT

20 – 25% 65 – 80%
PENTING I II

15% < 1%
TIDAK
PENTING III IV

PENTING : Suatu aktivitas adalah penting jika secara pribadi

Anda menganggapnya berharga, yaitu yang mendukung misi,
nilai-nilai, dan prioritas hidup Anda

GENTING/URGENT : Suatu aktivitas adalah GENTING/URGENT

jika Anda atau orang lain merasa bahwa ia menuntut
perhatian/tindakan segera
 Bagaimana saya menggunakan
waktu saya ?

PENTING I II
% Waktu
TIDAK PENTING

III IV
GENTING/URGENT TIDAK
GENTING/URGENT
 Seandainya kita
Fokus Pada Kuadran I

I II
HASILNYA :
• Stress
• Keletihan
• Sibuk tanpa hasil berarti
• Manajemen Krisis
• Tergesa-gesa

III IV
 Seandainya kita
Fokus Pada Kuadran III

HASILNYA :
• Diatur jadwal orang lain
• Merasa menjadi korban
• Tidak ada arah
• Manajemen krisis
• Fokus pada tujuan
jangka pendek

III IV
 Seandainya kita
Fokus Pada Kuadran IV

I II

HASILNYA :
• Pemborosan waktu
• Tidak ada tanggung jawab
• Hanya sekadar hidup dari waktu
ke waktu, tanpa arah
• Tergantung pada orang lain dan
lingkungan

III IV
 Seandainya kita
Fokus Pada Kuadran II

HASILNYA :
• Seimbang
• Disiplin
• Terarah hidupnya
• Sedikit krisis
• Teratur
• Terkontrol

III IV
 Matriks Mengelola
Waktu & Tugas
Urgent Not Urgent
I II Jelas diperlukan
Masalah yang Persiapan

DO
mendesak
jika terjadi pada
Perencanaan
Dikejar deadline waktu yang akan datang
Pencegahan
Important Projek Pemberdayaan
- competency
Krisis Penjelasan nilai-nilai
- character
Membangun hubungan
- emotional bank account
Riset
III IV
Hal remeh yang Hal rutin yang sepele
Delegated
mendesak Kegiatan yang
Not Interupsi menyenangkan Scan  speed
Important Telepon call, SMS Aktivitas buang waktu
Meeting Deleted
E-mail
 Apakah saya bekerja
berdasarkan prioritas ?

• Seorang pakar ilmu

ekonomi Vilfredo Pareto
menemukan teori yang
kemudian dikenal
sebagai Hukum 80/20
(Pareto).
– Di dalam daftar
tugas, 80% tugas
yang penting
terdapat pada 20%
dari seluruh daftar.
 Hukum Pareto

100% 20%

80%

20%

jumlah tugas kontribusi masalah

 BAB 2

MENGATUR WAKTU MELALUI PENJADWALAN

Penjadwalan adalah mengatur waktu & melaksanakan pekerjaan
sesuai dg. Prioritas

 Aktifitas2 penting yang bisa kita kendalikan adalah aktifitas pada

Kuadran II

 Kunci keberhasilan penjadwalan aktifitas kuadran II adalah :

Perencanaan Mingguan  1 minggu dianggap ‘penggalan lengkap
kehidupan’

 Penjadwalan tetap harus bersifat Flexible  berfikirlah efektivitas

jk dengan orang dan berfikirlah efisiensi hanya dengan benda.

Efektif = cara yg benar & berdaya guna, efisien = fokus pada hasil, tepat guna
Easy step for prioritizing
• Tuliskan enam tugas yang paling penting untuk dilakukan
besok
• Berikan nomor urut sesuai dengan urutan kepentingan
prioritas
• Lakukan tugas nomor urut PERTAMA sampai selesai
• Lanjutkan dengan nomor urut berikutnya, kedua, ketiga, dst
• Selesaikan sampai tuntas, jangan cemas jika ternyata hanya
satu atau dua pekerjaan yang dapat diselesaikan
• Lakukan cara yang sama untuk esok harinya
 Procrastination
“Apabila Anda ingin membuat pekerjaan
yang ringan menjadi pekerjaan yang tampak berat,
tunda saja pelaksanaan pekerjaan itu”
Ohlin Miller

“Procrastination is the thief of time”

Edward Young
 Why do people
procrastinate ?

Wrong Waiting for the

priority Overwhelmed right mood

Fear of failure Perfectionist

 Waktu adalah
Sumber Daya yang Tak Bisa
Diperbaharui
Sekali dia lewat, dia akan lewat
selamanya.
Anda tidak akan pernah
menemuinya lagi.
“We all have time to either spend or waste and it is our
decision what to do with it. But once passed, it is gone
forever.”
-- Bruce Lee
from “Zen in the Martial Arts” by Joe Hyams
5 LANGKAH MENUJU MANAJEMEN WAKTU PRIBADI
 Jalankan profesionalisme Anda dengan
menggunakan sebuah AGENDA
• Sebuah agenda akan menolong Juli
Anda dalam hal :
– Melihat kegiatan secara
keseluruhan (whole picture)
– Melakukan perencanaan
lebih baik
– Membuat waktu Anda akan
lebih efisien
 Menggunakan sebuah Agenda
secara Efektif
 Pilihlah sebuah agenda yang Anda
sukai untuk selalu Anda bawa
 Pada awal periode
(hari/minggu/bulan), lakukan
perencanaan rutin Anda untuk
mengetahui keseluruhan kegiatan
yang akan Anda lakukan pada periode
tersebut
 Cukup gunakan pensil karena sering
terjadi adanya perubahan rencana
kegiatan Anda
 Usahakan agenda Anda selalu
terbawa dimanapun Anda berada
 3M Motivasi
Manajemen Qolbu

• Mulai dari hal-

hal yang kecil
• Mulai dari diri
sendiri
• Mulai dari
sekarang