MEMPERCEPAT PROSES GOOD ISSUE DENGAN DIGITALISASI PICK LIST

DI PRODUCTION UNIT JAKARTA – PT PERTAMINA LUBRICANTS

JENIS GUGUS : FT – PROVE
NAMA GUGUS : BUYUNG UPIK
PT PERTAMINA LUBRICANTS

3 Prioritas Q3 C1 D S 2 M

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY. Any use of this material without specific permission of PT Pertamina
is strictly prohibited. Should not be reproduced or redistributed to any other person.
SEPTEMBER, 2020

www.pertamina.com
FASILITATOR : I GEDE DHARMA SUSILA
KETUA TIM : HIMAWAN TRIYARSO RINGKASAN RISALAH CIP
ANGGOTA :
1. HERDIANSYAH Masalah / Isu / Kejadian / Fakta : Faktor Penyebab Dominan
2. ISNA NOFITASARI
3. SELLY SALWA • Banyaknya batch blending dan filling, yaitu Proses Maintain masih dilakukan secara
4. ANISA PURNAMASARI sebanyak 1.100-1.200 batch/bulan manual / hard copy
• Banyaknya batch blending dan filling
TEMA : mengakibatkan banyaknya pick list yang harus di
Mempercepat Proses Good Issue Blending dan print Solusi / Perubahan Yang Dilakukan:
FIlling dengan Digitalisasi Pick List • Selain itu, pick list yang di print mempersulit Proses Maintain dilakukan secara soft copy
DASAR TEMA : proses audit karena perlu mencari-cari pisk list di dokumen
Digitalisasi arsip dokumen
• Proses print pick list juga membuat proses Kondisi Setelah Solusi / Perubahan Dilakukan:
maintain batch blending dan filling menjadi Q : Proses kesalahan dapat diminimalisasi dan
kurang efektif penyediaan pick list menjadi lebih cepat
C : Mempercepat waktu proses good issue;
Mengurangi penggunaan kertas
Solusi / Perubahan Yang Dilakukan Merupakan:
D : Proses Good Issue dan Tracking Pick List
menjadi lebih cepat dan mudah diperoleh
x1 Invention v Development x Modifikasi
S : Peningkatan sistem proteksi data
M : Meningkatkan produktivitas pekerja
Solusi / Perubahan Yang Dihasilkan Dalam Bentuk:
POTENSI BAGI PERUSAHAAN
v1 Alat x Metode x Digital x New Produk
x Komersial v Replikasi x Paten

STANDARISASI

Update Tata Kerja Individu Prosess Good Issue

1 Latar Belakang & Masalah Utama PLAN
Latar belakang Masalah / Isu / Kejadian / Fakta : Tema Yang Akan diselesaikan
• Banyaknya batch blending dan filling, yaitu sebanyak Mempercepat Proses Good Issue Blending dan FIlling
1.100-1.200 batch/bulan dengan Digitalisasi Pick List

1
• Banyaknya batch blending dan filling mengakibatkan

STEP
banyaknya pick list yang harus di print Dasar Pelaksanaan Kegiatan
• Proses print pick list juga membuat proses maintain Digitalisasi Proses
batch blending dan filling menjadi kurang efektif
• Selain itu, pick list yang di print mempersulit proses
pencarian apabila terjadi kesalahan input dan
pencarian saat proses audit Tools : Pareto
Stratifikasi Masalah dan Pareto
List Lampiran
Detail Proses Good Issue
2. Faktor Penyebab Dominan PLAN
Fishbone Issue

STEP
Tools : Fishbone/FMEA

List Lampiran
2. Faktor Penyebab Dominan PLAN
Stratifikasi Akar Penyebab Issue Dominan
No Kategori Penyebab Koeralsi Masalah Korelasi

STEP
Pick List terlalu banyak di print, berpotensi
1 Man Human Error terselip Korelasi

Proses Maintain masih dilakukan
2 Method
secara manual / hard copy
3 Material Banyaknya pick list yang di print
Dokumen pick list tidak tertata
4 Material
rapih
Environ Jauhnya tempat kerja blending dan
5 ment filling ke tempat kerja ADM
Belum adanya metode yang efektif untuk
Korelasi
meningkatkan efektivitas proses good issue
Proses Maintain masih dilakukan secara
Korelasi
manual / hard copy Tools : Fishbone/FMEA
Dokumen pick list belum tertata dengan
Korelasi
rapih
Perlunya effort untuk menyerahkan print
pick list ke tempat kerja ADM Korelasi List Lampiran

Belum adanya sistem yang lebih Proses Maintain masih dilakukan secara
6 Machine efektif manual / hard copy Korelasi

Penyebab Dominan
Proses Maintain masih dilakukan secara manual / hard copy
3. Solusi Terpilih PLAN
Duration Low Effort
Selected Root Cost Solusi
Alternative Solution Analisa Resiko Implementati
Cause Estimate High Impact Terpilih
on
Proses Maintain • Proses maintain lebih cepat karena soft copy 1–2 Low Effort

3
pick list di transfer melalui folder sharing

STEP
Proses Maintain dilakukan secara soft - Yes
copy dokumen Minggu High Impact
masih dilakukan • Memudahkan proses pencarian dokumen
secara manual /
hard copy Membuat sistem baru 6–8 HighEffort
menggunakan QR code Menambah biaya 80 juta Tidak
dalam proses maintain Bulan High Impact

Design / Gambar Teknik/ Flow Proses/ Formula Standard Design / Pengujian Tools :-
Hasil perbaikan dengan mengevaluasi proses
good issue proses blending dan filling
List Lampiran
4. Rencanakan Perbaikan PLAN
5W+2H
WHY HOW W W W W

4
Selected Root

STEP
Alternative Solution Analisa Resiko WHAT WHEN WHO WHERE
Cause
• Proses maintain lebih cepat karena
soft copy pick list di transfer melalui
Proses Maintain dilakukan folder sharing Mengembangkan
Proses Maintain secara soft copy dokumen sebuah metode baru Team
masih dilakukan • Memudahkan proses pencarian (soft copy) dengan Januari Adm Production
secara manual / dokumen 2022 Operation Unit Jakarta
hard copy
Membuat sistem baru
menggunakan QR code Menambah biaya
memanfaatkan
aplikasi
LOBP-GP
Tools : S-Curve
dalam proses maintain

List Lampiran
Prediction Value Creation
Panca
Mutu Dampak Sasaran Awal (SMART-C)

Proses kesalahan dapat diminimalisasi dan penyediaan pick list

Quality Potensi kesalahan Good Issue dan Proses Arsip menjadi lebih cepat

Proses Good Issue kurang efektif Mempercepat waktu proses good issue
Cost Boros nya penggunaan kertas (Rp. 200 rb/bulan) Mengurangi penggunaan kertas

Delivery Proses Good Issue dan Tracking Pick List menjadi lambat Proses Good Issue dan Tracking Pick List menjadi lebih cepat dan
dan sulit diperoleh mudah diperoleh

Safety Potensi kehilangan / terselip nya pick list (hard copy) Peningkatan sistem proteksi data

Moral Produktivitas pekerja rendah Meningkatkan produktivitas pekerja

5. Pelaksanaan Perbaikan DO

  Timeline

STEP
Rencana Januari 2022 Februari 2022 Maret 2022
No Rencana Kerja PIC
Biaya
W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4

Melakukan problem Plan -                

Himawan
1 mapping terhadap fungsi Real
  Herdi                
terkait
Plan -                
Tools : S-Curve
Herdi
2 Melakukan trial sistem baru
Real   Selly                
Plan - Anis                 List Lampiran
Sosialisasi terhadap fungsi
3 Selly
ADM Operation Real                  
Fita
Plan - Himawan                
4 Mengevaluasi sistem baru
Real   Herdi                
6. Evaluasi Hasil CHECK
Kondisi sebelum & Kondisi sesudah perbaikan sesuai panca mutu
Panca
Dampak Sasaran Awal (SMART-C) Hasil Perbaikan
Mutu

STEP
Potensi kesalahan Good Issue dan Proses kesalahan dapat diminimalisasi dan Tidak adanya kesalahan pada proses good
Quality
Proses Arsip penyediaan pick list menjadi lebih cepat issue

• Proses Good Issue kurang efektif • Mempercepat waktu (44%) proses good
Cost • Boros nya penggunaan kertas (Rp. • Mempercepat waktu proses good issue issue
200 rb/bulan) • Mengurangi penggunaan kertas • Menghilangkan penggunaan kertas

Delivery
Proses Good Issue dan Tracking Pick
List menjadi lambat dan sulit
diperoleh
Proses Good Issue dan Tracking Pick List
menjadi lebih cepat dan mudah diperoleh
Proses Good Issue dan Tracking Pick List
menjadi lebih cepat dan mudah diperoleh Tools : Pareto
Potensi kehilangan / terselip nya pick
Safety Peningkatan sistem proteksi data Peningkatan sistem proteksi data
list (hard copy)
List Lampiran
Meningkatkan produktivitas pekerja karena
Moral Produktivitas pekerja rendah Meningkatkan produktivitas pekerja
proses Good Issue menjadi lebih cepat
7. Standarisasi ACTION
NOMER DAN NAMA STK HASIL PERBAIKAN

• Update Tata Kerja Individu Proses Good Issue

STEP
SHARING KNOWLEDGE

POTENSI REPLIKASI
• Sistem ini berpotensi dapat digunakan pada Production Unit Lainnya
Tools : -
List Lampiran
POTENSI PATEN
• -

POTENSI KOMERSIAL
• -