LANGKAH-LANGKAH

PENGISIAN TOOLS
PDSA HAIs

SEMINAR & WORKSHOP PDSA

HIPPI WILAYAH JAWA BARAT
31 JULI 2022
POKOK BAHASAN
- Pendahuluan
- Siklus PDSA
- Cara Pengisian PDSA
 Pendahuluan
Metode Plan-Do-Study-Act adalah
pendekatan ilmiah untuk menguji
perubahan dan melakukan perbaikan
dengan mener apkan 4 langkah : Plan, Do
Study,Act.
PDSA berfungsi untuk memandu proses
berpikir pemecahan masalah menjadi
langkah-langkah mengevaluasi hasilnya,
memperbaikinya, dan menguji kembali
 Phase 1: Identifikasi
(Siklus Untuk Melakukan Pebaikan Terus Menerus, peluang
Besterfield D, at.all 2003. TQM) a. Identifikasi masalah
b. Bentuk tim, bila perlu
c. Definisikan masalah Phase 2: Analisis proses
saat ini
Fase 7 a.Buat diagram alur
Melaksanakan terus perbaikan b.Tentukan penyebab
yang sudah distandarisasi masalah pada proses
c. Tetapkan target indikator
kinerja
Fase 6
Bila uji coba solusi/perbaikan
Phase 3: Kembangkan solusi
berhasil, dilakukan
yang optimal
standarisasi solusi/ perbaikan.
a.Tetapkan apa yang akan
dilaku-kan (solusi) untuk
menghilangkan penyebab
Phase 5: Pelajari hasil m as al ah
1. Monitoring dan evaluasi b.Bila terkait dengan proses:
efektifitas solusi/perbaikan mem-buat proses baru,
2. Pengumpulan data dan menggabung-kan beberapa
analisis data. proses yang berbe-da, atau
3. Membandingkan hasil dengan .
memodifikasi proses yang sudah ada
target yang ditetapkan
4. Pengukuran perubahan Phase 4: Implementasikan solusi
proses dengan: run chart, a.Laksanakan solusi
control chart, Pareto diagram, b.Tetapkan informasi apa yang akan
histogram, check sheet, atau dimonitor
kuesioner c. Siapa yang bertanggun jawab untuk
5. Bila masih ditemukan masalah, pe ngukuran
d.Di mana, bagaimana dan kapan
perlu mengulang kembali
 PLAN

Ph ase 1: Identifika s i Peluang

Tujuan:
Mengidentfikasi dan memprioritaskan peluang untuk perbaikan

Terdiri dari:
a. Mengidentifikasi masalah
b. Membentuk tim (bila belum a da )
c . M enetapkan cakupan (scope )
a. Identifikasi Masalah
• Menjawab pertanyaan: Apa yang menjadi masalah?
Jawabannya adalah masalah-masalah:
− yang berpotensi paling besar untuk dilakukan perbaikan, dan
− yang paling memerlukan solusi

•
− Analisis Pareto dari sinyal alarm eksternal yang berulang-ulang,
seperti kegagalan yang terjadi di lapangan, keluhan-keluhan, dll.
− Usul/saran dari karyawan internal (direksi, struktural, SMF/
Instalasi, dll).
− Usul/saran dari kotak saran.
− Studi lapangan mengenai kebutuhan pasien/keluarganya.
− Data kinerja pesaing
− Komentar-komentar dari orang-orang penting di luar rumah
sakit (pasien/keluarganya, pemasok /supplier, wartawan dan
kritikus)
− Temuan atau komentar dari pemerintahan
− Survei pelangga n
− Survei karyawan
•
Masalah-masalah yang diidentifikasi memberikan peluang untuk perbaikan
Suatu kondisi disebut masalah apabila memenuhi tiga kriteria sebagai beriku
− Kinerja tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan
− Penyimpangan dari persepsi atau fakta
− Penyebabnya tidak diketahui;

•
Mengidentifikasi masalah untuk perbaikan tidaklah sulit, karena ada
lebih banyak masalah yang dapat dianalisis. Komite mutu/tim mutu
unit/kelompok kerja harus menetapkan prioritas masalah dengan
kriteria sebagai berikut:
− Apakah masalah itu penting dan tidak superfisial dan mengapa?
− Apakah solusi terhadap masalah tersebut memberikan
kontribusi terhadap pencapaian tujuan/sasaran?
− Dapatkah masalah didefinisikan dengan jelas dengan menggunakan
ukuran-ukuran yang o bjektif?
Dalam memilih peluang perbaikan awal, kelompok kerja harus
menemukan suatu masalah yang jika diselesaikan dapat m em berika n
m a nf a a t yang m aksim um untuk sejum lah upaya yang m inimum .

b. Membentuk Tim

• Jika masalahnya dapat diselesaikan oleh suatu tim yang sudah

ada di suatu unit atau yang anggo tanya sudah biasa bekerja s a m a ,
pergunakan tim tersebut (tidak perlu membentuk tim kerja baru)
• Jika masalahnya memerlukan penyelesaian dari berbagai fungsi,
maka harus ditetapkan suatu tim yang anggotanya dari berbagai
fungsi/unit untuk melakukan perbaikan proses tertentu.
• Jika strategi perbaikan berupa reparasi/pembetulan atau
penyempurnaan, maka dapat ditugaskan seseorang, tidak perlu
suatu tim, untuk meny elesaikan masalah t ersebut.
c. Menetapkan Cakupan (Scope)
• Kegagalan dalam penyelesaian masalah sering disebabkan oleh
perumasan masalah yang buruk.

• Jika suatu masalah telah dirumuskan dengan baik, masalah tersebut

sudah 50% terselesaikan.

Rumusan masalah:
• Menggambarkan masalah yang ada saat ini dan dapat dimengerti
dengan mudah.
• Menyatakan akibat ( effect ): Apa yang salah, kapan dan di mana
terjadinya, bukan mengapa salah atau siapa yang bertanggung jawab.
• Memfokuskan pada apa yang diketahui, apa yang tidak diketahui dan
apa yang perlu dilakukan.
• Menggunakan fakta-fakta dan bebas dari anggapan-anggapan.
• Menekankan pada dampak terhadap pelanggan (pasien/keluarga)
:
Hasil survei kepuasan p elanggan menunjukk an terdapat 18 kesalahan dari
150 sampel tagihan yang memerlukan waktu satu jam untuk perbaikan/
P h as e 2: M elaku kan A n alisis P ros es ya ng Ada S a a t I n i

• Tujuan dari fase ini adalah untuk memahami proses dan bagaimana
proses tersebut saat ini dilakukan.

• Kegiatan utama dari fase ini adalah:

− menentukan batas-batas proses, output dan pelanggan, input dan
pemasok ( supplier) , dan alur proses;
− m enentukan tingkat kepuasan pelanggan dan peng ukura n ya ng
diperluka n;
− mengumpulkan data; dan
− mengidentifikasi penyebab utama masalah.

• Langkah-langkah:
− Kembangkan diagram alur proses. Diagram alur menterjemahkan
pekerja a n kom pleks ke dalam g a m ba ra n g ra fis yang m uda h
dim eng erti. Kegiatan ini dim aksudkan untuk m em buka m ata tim ,
ka rena biasanya ja ra ng se m ua a ng g ota tim m em aham i kes eluruha n
pros es .
− Tentukan indikator kinerja yang ditargetkan. Pengukuran sangat
penting untuk perba ikan proses. Jika ses uatu tidak dapat diukur,
maka sesuatu tersebut tidak dapat diperbaiki. Tim akan menentukan
Jika Indikator baru diperlukan ,tim akan :
- Menetapkan indikator kinerja yang terkait dengan tuntutan
pelanggan
- Menentukan data yang di perlukan untuk mengendalikan proses
tersebut
- Memberikan umpan balik secara reguler kepada pelanggan dan
pemesok
- Menentukan Indikator untuk mutu/biaya /ketepatan waktu dari input
dan output

Apabila indikator kinerja telah di tetepkan tim dapat mengumpulkan semua

data dan informasi yang tersedia . jika data ini tidak cukup maka dicari
informasi tambahan yang baru
Pengumpulan data di lakukan untuk :
- Membantu mempertegas adanya masalah
- Memungkinkan tim bekerja dengan fakta
- Memungkinkan tim menetapkan kriteria pengukuran sebagai data
dasar
- memungkinkan tim untuk mengukur efektivitas dari solusi yang di
lakukan
Sangatlah penting untu k mengumpulkan h anya data yang
diperlukan dan mendapatkan data yang benar untuk masalah
• Penentuan Penyebab Masalah
− Penentuan semua penyebab masalah memerlukan
peng a la m a n,c ura h penda pa t,dan pengetahuan yang leng ka p
tentang proses tersebut.
− Yang perlu diperhatikan pada tahap ini adalah:
p
penyebab-penyebab yang mungkinlah yang didaftar, tanpa
memperhatikan apakah penyebab itu sepele atau tidak.
−
efektif untuk mencari penyebab masalah di sini.
− Selanjutnya m enc a ri penyebab utama da ri m asalah . S a ng a t
dia njurka n untuk m em verifika s i penyebab yang paling mung kin,
ka rena suatu kesalahan di sini dapat menyebabkan bua ng -
buang waktu dan biaya dengan melak ukan solusi berdasarkan
penyebab yang salah
 (ISHIKAWA ATAU CAUSE AND EFFECT DIAGRAM)
Untuk mencari penyebab masalah (kepala ikan= masalah, tulang ikan: penyebab
masalah

Lingkungan Prosedur
Penyimpanan rekam Terlalu banyak
Ju m l a h k a m a r medis tidak pekerja a n tulis
pemeriksaan kurang sistemastis m enulis

Lokasi lemari suplai

Tidak dapat
Lemari obat terkunci, untuk pemeriksaan
m ela kuka n
harus memerlukan jauh.
verifika s i BPJ S
waktu yang lama P enda fta ra n
d en ga n cepa t
terla lu la m a
untuk mencari Waktu Tunggu
kunci
Pasien yang tidak
Rawat Jalan > 60
Jumlah
terjadwal pera wa t Menit (100 menit)
Pemeliharaan kurang
kura ng
Pasien datang
lebih aw a l da ri Perawat tidak
Tidak ja dwa l ada di tempat
ters edia kurs i
Pasien datang Dokter datang
roda
terlambat dari terlambat
jadwal
Peralatan SDM
• Teknik verifikasi dapat dilakukan dengan cara:
a. Periksa penyebab yang paling mungkin dari masalah yang
sudah dirumuskan.
b. Periksa kembali semua data yang mendukung penyebab yang
paling mungkin tersebut.
c. Periksa proses bila dilakukan dengan memuaskan
dibandingkan dengan yang tidak memuaskan dengan
menggunakan pendekatan/pertanyaan Siapa, Kapan,
Bagaimana, Apakah, dan Mengapa.
d. Pergunakan rancangan eksperimental, metoda mutu menurut
Taguchi, dan teknik lebih lanjut lainnya untuk menentukan
faktor-faktor kritis dan tingkatannya.
e. Simpan bagian dari data-data yang dipergunakan dalam
analisis tersebut untuk konfirmasi se lama verifikasi.
Phase 3: Mengembangkan Solusi yang Optimal
• Setelah penyebab utama ditetapkan, fase selanjutnya adalah
m engem bangkan so lusi yang optim a l.
• Fa se ini bertujua n untuk:
− menentukan solusi yang paling mungkin dan dapat
dilaksanakan, dan
− merekomendasikan solusi terbaik untuk meperbaiki proses.
• Apabila semua informasi sudah tersedia, tim mulai mencari solusi
yang paling mungkin dilakukan. Untuk memperbaiki suatu
keadaan/proses, sering memerlukan lebih dari satu solusi.
Kadang-kadang solusi-solusi tampak cukup jelas dari analisis data
sepintas.
• Pada fase ini, kretivitas memegang peranan penting dan curah
pendapat merupakan teknik utama yang d ipergunakan.
• Terdapat tiga jenis kreativitas:
− Membuat proses-proses baru
− Menggabungkan proses-proses yang berbeda untuk
menghasilkan proses yang lebih baik. Jenis kreativitas ini
sangat tergantung pada benchmarking , atau
− Memodifikasi proses yang sudah ada. Jenis kreativitas ini
dilakukan dengan cara mengubah suatu proses yang sudah
ada sehingga bisa menghasilkan pekerjaan yang lebih baik.
Kreativitas ini akan berhasil, bila para manajer menggunakan
peng a la m a n,pendidikan dan kekuatan kelompok kerja atau tim
yang diberdaya ka n.
• Evaluasi atau pengujian solusi
− Apabila solusi-solusi sudah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah
melakukan evaluasi atau pengujian terhadap s olus i-s olus i ters ebut.
− Seperti telah disebutkan bahwa lebih dari satu solusi dapat
dipergunakan untuk menyelesaikan suatu masalah/situasi.
− Evaluasi dan/atau pengujian menentukan:
solusi-solusi mana yang berpotensi paling besar berhasil, dan
keuntungan dan kerugian dari solusi-solusi tersebut.
• Kriteria untuk menilai solusi yang mungkin bisa dipergunakan termasuk
seperti: biaya, kelayakan (feasibility), dampak/hasil, penolakan untuk
berubah, konsekuensi, dan pelatihan. Solusi juga dapat dikelompokkan
menjadi jangka pendek dan jangka panjang. Minimal, solusi harus
dapat mencegah munculnya kembali masalah. Untuk mengevaluasi
kemampuan solusi untu k menyelesaikan ma salah dapat menggunakan
diagram kendali ( control chart ). Apakah hasil dari solusi tersebut baik,
 DO

Phase 4: MengimplementasikanPerubahan

• Apabila suatu solusi telah ditetapkan, maka selanjutnya

adalah mengimplementasikan solusi tersebut.
• Fase ini bertujuan untuk:
− menyiapkan implementasi rencana,
− m em peroleh pers etujua n (bila diperluka n),
− m elaksanakan perba ika n pros es .
• Jika diperlukan persetujuan, maka diperlukan pembuatan
laporan tertulis dan/ atau lisan kepada ya ng memberikan
persetujuan.
• Isi laporan rencana implementasi harus secara penuh
menggambarkan:
− Mengapa rencana itu akan dilakukan?
− Bagaimana akan dilakukan?
− Kapan akan dilakukan?
− Siapa yang akan melakukan?
− Di mana akan dilakukan?

• Unsur terakhir dari rencana implementasi adalah kegiatan

monitoring kegiatan yang menjawab pertanyaan-pertanyaan
berikut:
− Informasi apa yang akan dimonitor atau diobervasi, dan
sumber-sumber apa yang diperlukan?
− Siapa yang akan bertanggung jawab untuk melakukan
pengukuran?
− Di mana pengukuran akan dilakukan?
− Bagaimana pengukuran akan dilakukan?
− Kapan pengukuran akan dilakukan?

• Untuk memonitor dan mengevaluasi peru bahan proses,

 STUDY
Ph ase 5: Pela ja r i Hasil
• Fase ini bertujuan untuk memonitor dan mengevaluasi
perubahan dengan cara melacak dan mempelajari efektivitas
dari upaya-upaya perbaikan melalui pengumpulan data dan
review kemajuan/perkembangan.
• Adalah penting untuk membudayakan perubahan yang berarti
dan memastikan pengukuran dan upaya-upaya evaluasi
dilakukan tanpa henti untuk mencapai perbaikan yang terus
menerus.
• Tim harus bertemu secara berkala selama fase ini untuk
mengevaluasi hasil apakah masalah telah terselesaikan atau
apakah masih diperlukan penyesuaian.
• Selain itu, tim akan berkeinginan untuk melihat apakah muncul
masalah yang tidak terduga sebagai hasil/akibat dari perubahan.
• Jika tim merasa tidak puas, maka bebera pa fase akan perlu
diulang lagi.
 ACT
Phase 6: Standarisasi Solusi
• Apabila tim telah puas dengan perubahan, perubahan tersebut
harus dilembagakan/dibiasakan dengan pengendalian proses
yang positif, sertifikasi proses, dan sertifikasi petugas/operator. Positrol
(positive control) atau pengendalian positif menjamin bahwa variabel -variabel
penting selalu di bawah kontrol. Positrol menjelaskan tentang apa, bagaimana,
di mana, dan kapan proses tersebut dilakukan dan merupakan
pemutahiran/pembaruan dari kegiatan monitoring.

• S ta nda ris a s i so lu si d ap at m en cegah ‘’ba cks lide” atau m eng erja ka n kem b ali
keb iasaan lam a yan g jelek.

• Sertifikasi petugas/operator dimaksudkan untuk mengetahui apa yang

dilakukan dan bagaimana cara melakukannya untuk suatu proses tertentu.

• Juga diperlukan cross training (pelatihan staf untuk melakukan fungsi

anggota staf lainnya, sehingga ketika sebagian staf terlalu sibuk atau sakit,
staf lain dapat membantu melakukan fungsi pekrjaan mereka atau untuk
kepentingan rotasi kerja)
Phase 7: Merencanakan untuk Masa yang Akan
Datang
• Fase ini mempunyai tujuan untuk mencapai tingkat kinerja proses
yang meningkat/menjadi baik. Terlepas dari seberapa sukses
upaya-upaya perbaikan awal tercapai, perbaikan terus dilakukan.
• Setiap orang dalam organisasi harus terlibat dalam usaha keras
yang sistematis dan berjangka panjang untuk secara terus
menerus memperbaiki mutu dengan mengembangkan proses -
proses yang berorientasikan pelangggan, fleksibel dan responsif.
• Kegiatan intinya adalah melakukan reviu kemajuan yang
dijadwalkan secara teratur oleh komite mutu/tim mutu unit/
kelompok kerja. Pimpinan harus menetapkan sistem-sistem
tersebut untuk mengidentifikasi:
− area-area untuk perbaikan di masa depan, dan
− kinerja yang terkait dengan pelanggan internal dan eksternal.
Komite mutu/tim mut u unit/kelompok ker ja harus juga
mengidentifikasi perubahan kebutuhan/harapan pelanggan.
• Perbaikan yang terus menerus ( continuous improvement )
mempunyai arti tidak hanya puas melakukan pekerjaan atau
proses dengan baik tetapi juga berusaha keras untuk memperbaiki
pekerjaan atau proses tersebut.

• Hal tersebut dilakukan dengan cara menggabungkan pengukuran

pros es den gan penyelesaian m asalah dalam semu a keg iatan
pekerjaan.

• Alat dan teknik TQM dipergunakan untuk memperbaiki mutu,

pemberian pelayanan, dan biaya. Rumah sakit harus secara terus
menerus berusaha keras untuk mencapai keprimaan/keunggulan/
kualitas tinggi (excellence) dengan mengurangi kompleksitas/
kerumitan, variasi/perbedaan, dan proses-proses yang lepas/di
luar kendali.
Contoh

Plan :
Phase 1 : Identifikasi
a. Identiifikasi Masalah
b. Bentuk Tim
c. Definisikan Masalah
d. Melakukan Perumusan
Masalah
Phase 2
Analisis Proses, Tentukan akar masalah atau
penyebab masalah bisa menggunakan
beberapa metode yang biasa digunakan yaitu
dengan diagram fishbone

Mechanism Material

Man Money Method

 Phase 3
Kembangkan solusi masalah
dengan membuat perencanaan
kegiatan

Implementasikan solusi perbaikan

sesuai rencana perbaikan.
a. Laksanakan solusi
b. Tetapkan informasi yang akan
dimonitor
c. siapa yang bertanggung jawab untuk
pengukuran
d. materi dimana/bagaiimana/kapan
pengukuran dilakukan
 Study
a. Monitoring dan evaluasi
efektivitas solusi atau
perbaikan
b. Pengumpulan dan analisis
data
c. membandingkan hasil
apa yang bisa dipelajari

Bila, ujicoba solusi atau perbaikan

berhasil lakukan standarisasi
solusi atau pertahankan. bila
belum sesuai target/tujuan
dilakukan re-design untuk
perencanaan berikutnya
 Kesimpulan

Plan, do, study, dan action adalah suatu cara yang

dapat diigunakan sebagai panduan proses
pemecahan masalah yang dapat menjadi langkah-
langkah dan mengevaluasi hasil untuk perbaikan
dan bisa diulang serta meredesign bila belum
berhasil sesuai tujuan

Untuk melakukan PDSA ini harus melibatkan

beberapa orang yang memahami masalah dan
dapat memberikan masukan terbaik
Hatur Nuhun