PERTEMUAN/RAPAT

TINJAUAN
MANAJEMEN
• Nama : Dr. Yael Esthi Nurfitri Kuncoro, SpKK, FINSDV, FISQua

• Pekerjaan:
• Surveior UKP Akreditasi FKTP

• Surveior Akreditasi Rumah Sakit

• Kepala Bidang Penunjang Medis RS Ken Saras

• Ketua Komite Pencegahan dan Pengendalian Infeksi RS Ken Saras

• Ketua Sub Komite Mutu Profesi Komite Medik RS Ken Saras

• Pendidikan:
• FK : FK. Universitas Diponegoro Semarang : (2001 – 2007)

• Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Kesehatan Kulit dan Kelamin FK Univ. Diponegoro Semarang : (2008 – 2012)

• No Telp : 081229099921

• Email : LA_BELLEE@yahoo.com
MANAGEMENT REVIEW (CPS, CENTER FOR
CHEMICAL PROCESS SAFETY):

• A routine evaluation of whether management

system are performing as intended and
producing the desired results as efficiently as
possible
• It is similar to a doctor giving a routine physical
examination (medical check up)
• Management review provides regular checkups
on the health of process management system to
identify and correct any current or possible
deficiencies before they might be revealed
 MANAGEMENT REVIEW (QMS INTERNATIONAL)
• A formal, structured meeting which
involves top management and takes
place at regular interval throughout
the year.
• The purposes of the meeting is to
review and evaluate the
effectiveness of the organization and
ensure all levels of management,
affecting the management system,
are made aware of changes, update,
and revisions, etc
 RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

• Pertemuan yang dilakukan oleh manajemen secara periodik untuk

meninjau kinerja system manajemen mutu, dan kinerja
pelayanan/upaya FKTP untuk memastikan kelanjutan, kesesuaian,
kecukupan, dan efektifitas system manajemen mutu dan system
pelayanan
Why….
….
TUJUAN

• Memastikan terselenggaranya pelayanan kesehatan yang

bermutu melalui pembahasan permasalahan-
permasalahan yang terkait dengan operasional FKTP
secara bersama, melibatkan kepala FKTP, kepala tata
usaha, penanggung jawab mutu, tim audit internal,
penanggung jawab pokja admen, UKM, UKP dan unit yang
dilakukan audit
 TUJUAN KHUSUS
• Terlaksananya pertemuan tinjauan manajemen mutu di FKTP sesuai dengan
persyaratan yang berlaku
• Terbitnya kesepakatan tindak lanjut dari proses-proses terkait implementasi
system manajemen mutu
• Tersedianya kriteria untuk peningkatan mutu pelayanan Kesehatan
• Teridentidikasinya peluang yang cukup untuk melakukan perbaikan
• terus-menerus (Continuous Improvement)
FOKUS TINJAUAN MANAJEMEN
• Menilai apakah system manajemen efektif dan
efisien: dilihat dari capaian kinerja
• Menilai apakah system manajemen
(puskesmas, dan penyelenggaraan pelayanan
UKM dan UKP, dan system manajemen mutu
berjalan sesuai dengan pedoman-pedoman
yang ada dan standar akreditasi dan efektif
dalam menyelesaikan permasalahan pelayanan
• Menilai efektivitas perbaikan yang dilakukan
• Menindak lanjuti dalam perbaikan terhadap
system manajemen, system manajemen mutu,
dan system penyelenggaraan pelayanan
KESEHATAN DARI SYSTEM MANAJEMEN
DILIHAT DARI
• Capaian kinerja organisasi (efektivitas organisasi, dan efisiensi penggunaan sumber daya), yang
dilihat dari:
• Hasil capaian kinerja: outcome, process)
• Hasil audit kinerja (outcome, process) oleh auditor internal
• Adanya keluhan, complain, tuntutan pelanggan, dan survei pelanggan
• Kejadian/insiden yang tidak diharapkan
• Efektivitas upaya perbaikan yang dilakukan:
• Tindak lanjut hasil audit
• Tindak lanjut capaian kinerja yang rendah
• Tindak lanjut terhadap keluhan pelanggan
• Ketersediaan sumber daya untuk penyelenggaraan pelayanan
• Pelaksanaan dan efektivitas dari regulasi internal yang ada (kebijakan,
pedoman/panduan, SOP)
 ARE THERE
ANY OPERATIONAL
(SERVICE) PROBLEMS?
ARE THERE ANY PERFORMANCE
ARE THERE ANY PROBLEMS
MANAGERIAL PROBLEMS:
IN
PROBLEMS? EFFECTIVENESS
INTERNAL REGULATIONS ?
ARE THERE ANY EFFICIENCY
MANAGEMENT SYSTEM
PROBLEMS?

MANAGEMENT REVIEW

CHANGES ?
 Permasalahan pada level
Operasional:
TEHNIS OPERASIONAL
Problem:
Permasalahan: KOORDINASI-
Efektivitas Capaian
REGULASI KOMUNIKASI
Kinerja
PERENCANAAN PENGORGANISASIAN
Efisiensi
MONITORING &
penggunaan SDM
EVALUASI,
SISTEM MANAJEMEN
MUTU

MANAGEMENT REVIEW

PERUBAHAN
PTM IS AN DYNAMIC PROCESS

Not an
Not a
Not a PLAN The
passive
obituary
report
rehasing Future
RAPAT TINJAUAN
MANAJEMEN
• Dipimpin Penanggung
jawab Manajemen Mutu
KARAKTERISTIK RAPAT TINJAUAN
MANAJEMEN
• Berkala
• Direncanakan dengan baik
• Didokumentasikan dengan baik
• Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu
dan dampaknya pada mutu dan kinerja
• Membahas perubahan yang perlu dilakukan
• Hasil pertemuan ditindak lanjuti
• Tindak lanjut dipantau pelaksanaannya
• Pihak manajemen dan pelaksana yang terkait diundang dalam
rapat
• Pertemuan diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut
pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya
• Dilaksankan dengan agenda yang jelas
• Menghasilkan luaran:
• Rencana perbaikan
• Rencana peningkatan kepuasan pelanggan
• Rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan
• Rencana perubahan-perubahan untuk mengakomodasi
persyaratan produk/layanan/pelanggan
INPUT TINJAUAN MANAJEMEN
• Hasil audit internal
• Umpan balik pelanggan
• Kinerja proses
• Pencapaian sasaran-sasaran mutu/indikator-
indikator kinerja
• Status tindakan koreksi dan pencegahan yang
dilakukan
• Tindak lanjut tehadap hasil tinjauan
manajemen yang lalu
• Kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan/upaya
Puskesmas
• Perubahan yang perlu dilakukan terhadap
system manajemen mutu dan system
 OUPUT TINJAUAN

• Keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan:

• peningkatan efektivitas system manajemen mutu dan system pelayanan
• peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan pelanggan,
• identifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan baik pada system manajemen mutu maupun system
pelayanan
• penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan agar SMM dan system pelayanan efektif
WHAT FORMAT WILL THE REVIEW TAKE?

What works
meetings teleconference
for
your organization
AGENDA RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

• Pembukaan oleh Penanggung Jawab Manajemen Mutu

• Arahan dari Kepala Puskesmas
• Pembahasan hasil pertemuan tinjauan manajemen yang lalu
• Pembahasan hasil audit internal
• Permbahasan umpan balik/keluhan pelanggan
• Hasil penilaian kepuasan pelanggan
• Hasil penilaian kinerja
• Masalah-masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem
manajemen mutu, penyelenggaraan pelayanan (klinis dan UKM)
• Rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem
manajemen mutu maupun sistem pelayanan (klinis dan UKM)
• Rekomendasi untuk perbaikan
• Penutup
LANGKAH LANGKAH PERTEMUAN TINJAUAN
MANAJEMEN
• Penanggung jawab manajemen mutu bersama
Kepala FKTP mempersiapkan pertemuan tinjauan
manajemen: rencana waktu, tempat, agenda, dan
siapa saja yang akan diundang
• Penanggung jawab manajemen mutu
mengundang peserta pertemuan
• Penanggung jawab manajemen mutu memimpin
pertemuan tinjauan manajamen: melaksanakan
sesuai agenda, memimpin proses paparan/diskusi
selama pertemuan berlangsung
• Penanggung jawab manajemen mutu memberikan
umpan balik/simpulan rapat tinjauan manajemen
 What,
When,
Who

Reports Record

Tips

Look at Examine
Trends Evidence
SIMULASI PERTEMUAN TINJAUAN
MANAJEMEN

• KELOMPOK YANG DITUNJUK UNTUK SIMULASI AGAR

MENYIAPKAN SKENARIO SIMULASI PERTEMUAN
TINJAUAN MANAJEMEN (10 MENIT)
• KELOMPOK YANG DITUNJUK MELAKSANAKAN SIMULASI
PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN SESUAI AGENDA
PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN
• Kepala Puskesmas  diperankan ….
• Ketua tim mutu  diperankan ….
• Ketua tim audit dan anggota  diperankan ….
• Penanggung jawab untuk menyampaikan capaian kinerja  diperankan …
• Penanggung jawab untuk menyampaikan keluhan pelanggan  diperankan ….
• Para penanggung jawab program/koordinator UKM  diperankan …..
• Penanggung jawab UKP  diperankan …..
• Staf Puskesmas (dokter, perawat, bidan, administratif, petugas kesehatan yang lain)  diperankan ….
Terima
Kasih