Sesi 4

Writing Communication Skills

Marketing Management

SRI SUWANTI

1
Konsep Komunikasi untuk
Bisnis

#1 Understanding Communication Style

#2 Verbal and Non – Verbal

Communication

#3 Writing Communication
Komunikasi Tertulis

Business writing adalah bentuk komunikasi tertulis yang ditujukan untuk kepentingan
bisnis/urusan resmi agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya

Developed by MarkPlus Institute © 2020

 Komunikasi
Tertulis

Tujuan penulisan
Eksekusi tulisan
Apa tujuan dari penulisan,
Kejelasan tulisan, correctness, informasi apa
conciseness, conversational, convincing, yang ingin disampaikan,
courteous, dan Complete. dan hubungan apa
yang ingin Anda bangun
Cari tahu
Ko mu n i k a s i audiens
tertulis Siapa yang akan membaca
Desain pendekatan tulisan pesanAnda, pemilihan kosakata,

Format. Huruf terbaca dan paragraph yang rapih. pemahaman pembaca

Paragraf. Gunakan paragraph pendek dan ide

Bangun struktur
yang
tulisan
berhubungan disetiap paragraph. Pembuka, isi, dan penutup
Tanda baca. Penggunaan tanda baca yang tulisan
tepat.
#1 Analisa
Tujuan

Apa tujuan tulisan surat/memo yang akan dibuat?

Informasi apa yang ingin disampaikan?

Apa yang pembaca ingin tahu?

Respon seperti apa yang diharapkan dari pembaca?

Hubungan seperti apa yang ingin dibangun?

#1 Analisa
Tujuan
1 Menurut isi dan pengirimnya
a. Surat resmi (dinas pemerintah)
b. Surat niaga atau surat bisnis
c. Surat pribadi

2 Menurut maksud dan tujuannya

a. Surat keputusan
b. Surat perintah
c. Surat edaran
d. Surat perjanjian
e. Surat penawaran
f. Surat pengantar
3 Menurut wujud atau bentuknya

a. Surat bersampul
b. Surat memorandum atau nota
c
Surat elektronik
#2 Cari Tahu
Audiens

Tuliskan nama orang yang Anda tuju (periksa Kembali

ejaan nama yang tepat atau alamat e-mail) Millennial

Pastikan jabatan dan perusahaan yang tepat

Tuliskan nama orang yang ingin diberitahu tentang isi Gen X

surat pada bagian tembusan (surat)/cc (surat elektronik)

Hindari menggunakan ia/dia berulang kali

Tulis kalimat dalam bentuk jamak

#2 Cari Tahu
Audiens

Jadikan pertanyaan-pertanyaan berikut ini sebagai ceklis Anda:

Seberapa baik saya mengenal penerima pesan/surat ini?

Seberapa jauh mereka mengetahui hal yang akan saya sampaikan melalui surat ini?

Bagaimana perasaan mereka terhadap pesan yang saya sampaikan?

Kosakata seperti apa yang sesuai dan dapat diterima dengan baik?
 #3 Bangun Struktur
Tulisan

pembuka
Kalimat
Kalimat
Isi Penutup
pembuka

• Tulis kalimat
• Paragraf terakhir
sapa yang santai • Gunakan kalimat menyatakan apa
tapi tetap formal positif dan aktif yang ingin

Isi
• Hindari • Sebutkan pembaca lakukan
penunjukkan informasi untukAnda
waktu “Selamat spesifik yang • Bubuhkan penutup
pagi” karena diperlukan dengan
namaAnda serta
bisa saja ada pembaca bagaimana
perbedaan • Akurat dan tajam

Penutup
pembaca
waktu menghubungiAnda
#3 Bangun Struktur
Tulisan

Format Paragraf Tanda baca

• Setiap paragraph
• Huruf terbaca
terdiri dari 1 ide • Penggunaan
(dengan standar yang tidak tepat
utama
pada umumnya bisa mengubah
• Gunakan
Arial ukuran 10 makna kalimat
paragraph •
atau 12) Penggunaan yang
• pendek tepat bisa
Pisahkan antar • Ide pada setiap membuat
paragraph
paragraph komunikasi terlihat
dengan 1 garis
bisa saling lebih terstruktur
kosong dan jelas
berhubungan
#4 Eksekusi
Tulisan
Jangan pernah menulis ketika sedang marah

Tulis dengan cepat, tulislah bagian yang termudah terlebih

dahulu

Tulislah selayaknya Anda sedang bicara, Anda akan

memperbaiki susunannya setelah tulisan selesai

Bayangkan bahwa Anda sedang menjelaskan permasalahan

yang dimaksud kepada orang yang bersangkutan

Pastikan mengecek seluruh susunan tulisan, termasuk

ejaannya

Baca Kembali tulisan yang Anda buat sekali lagi sebelum

mengirim
 #5 Desain Pendekatan
Tulisan

1 Kepala surat/kop surat

Berisi nama organisasi, alamt lengkap, nomor telepon, nomor

faksmili, alamat, email, nomor kotak pos, logo, lambing dll
2 Tanggal pembuatan surat

Dicantumkan untuk memudahkan penunjukkan waktu membalas

surat dan mempermudah penggandaan surat oleh penerima

3 Nomor surat, lampiran, dan hal atau perihal

Nomor surat biasanya dipakai dalam surat-surat dinas (resmi)

Lampiran surat dalam surat niaga/bisnis. Semua lampiran harus

disebutkan satu per satu, sedangkan dalam surat dinas cukup
dituliskan lampiran satu lembar/berkas
4 Nama dan alamat yang dituju
 #5 Desain Pendekatan
Tulisan

5 Salutation (Salam)

Dimulai dengan Kepada Yth

Gunakan Bapak atau Ibu sebelum nama yang bersangkutan

Gunakan Bapak atau Ibu saja. Jika tidak yakin atau dalam hal ini
kepada suatu lantai atau divisi secara umum.

Awali kalimat: „Dengan hormat‟

 #5 Desain Pendekatan
Tulisan

6 Salutation (Salam)

Paragraf dengan satu spasi, antar paragraph dibuat 2 spasi

Usahakan paling banyak 3-4 paragraf

Hindari kalimat yang terlalu atau terlampau panjang

Hindari membuat surat bisnis lebih dari satu halaman

Jika Anda membuat lebih dari satu halaman, usahakan membuat

jembatan agar halaman pertama dari surat Anda bisa menyambung
dengan formal Salam hormat

Dengan kata lain halaman 2 jangan sampai sekedar sambungan Best regards
suatu kalimat dari halaman 1
Sincerely
#5 Desain Pendekatan
Tulisan

7 Complimentary closing

Jika menggunakan bahas inggris, gunakan: sincerely, sincerely yours, atau best regards

Jika menggunakan Bahasa Indonesia, gunakan: hormat kami atau salam hormat

Huruf kapital hanya di awal kata, dan diakhiri dengan koma

8 Signature lines

Berikan spasi kira-kira empat baris untuk tanda tangan

Tulis nama dan jabatan dibawah tanda tangan

9 Jika ingin mengirimkan tembusan

CC: tambahkan nama orang atau nama departemen.

Tips for Business Writing: 7C’s
Concept

Clarity Completeness

Conciseness Correctness

Concreteness Consideration

Courtesy
The Do’s and
Don’t’s

Pastikan cukup waktu bagi anda untuk menyiapkan dan mengirimkannya. Dan
bagi si penerima untuk membaca dan mencernanya.

Sangat merefleksikan kemampuan si penulis. Jika anda tidak pintar dalam hal ini,
lebih baik meminta bantuan.

Tentukan poin-poin penting yang akan anda tulis sebelum membuat

draft. Selalu membuat draft terlebih dahulu, setelah itu anda bisa

menyaring
Mana kata-kata yang perlu dan tidak. BE BRIEF !!!

Bacalah berulang kali dengan memposisikan diri pada si

penerima, agar Menghindari kesalahan-kesalahan kecil yang
bisa berakibat fatal