FUNGSI PENGAWASAN

/CONTROLLING

WIDYA JATI LESTARI, S.E.,M.M.

09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

 TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Mengetahui konsep dasar fungsi pengawasan dan pengendalian.

2. Mengetahui langkah-langkah dalam fungsi pengawasan dan pengendalian.

3. Mengetahui fungsi pengawasan dan pengendalian dalam praktek

4. Mengetahui beberapa pendekatan untuk mempertahankan konsistensi dalam

menjalankan fungsi pengawasan
PE
NG
AN
TA
RM
AN
AJ
EM
EN

09/07/2023
Pengertian Pengawasan
Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan
pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang
diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.Controlling is
the process of measuring performance and taking action to ensure desired
results. (Schermerhorn,2002)

Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang

terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . the process of
ensuring that actual activities conform the planned activities.
(Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
 Beberapa Istilah Asing
mengenai Pengawasan
Controlling
Evaluating
Appraising
Correcting

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
 FUNGSI PENGAWASAN
Eksplanasi, pengawasan menghimpun informasi yang dapat menjelaskan
mengapa hasil-hasil kebijakan publik dan program yang dicanangkan
berbeda.
Akuntansi, pengawasan menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk
melakukan akuntansi atas perubahan sosial ekonomi yang terjadi setelah
dilaksanakannya sejumlah kebijakan publik dari waktu ke waktu.
Pemeriksaan, pengawasan membantu menentukan apakah sumberdaya
dan pelayanan yang dimaksudkan untuk kelompok sasaran maupun
konsumen tertentu memang telah sampai kepada mereka. dan
Kepatuhan, pengawasan bermanfaat untuk menentukan apakah tindakan
dari para administrator program, staf dan pelaku lain sesuai dengan
standar dan prosedur yang dibuat oleh legislator, instansi pemerintah dan
atau lembaga profesional.

09/07/2023
 MAKSUD & TUJUAN PENGAWASAN

1. Mengetahui jalannya pekerjaan apakah lancar atau tidak.

2. Memperbaiki kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan
mengusahakan pencegahan agar tidak terulang kembali
kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan baru.
3. Mengetahui penggunaan budget yang telah ditetapkan
dalam rencana awal (planning) terarah kepada
sasarannya dan sesuai dengan yang direncanakan.
4. Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai dengan program
(fase/tingkat pelaksanaan).
5. Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan yang
telah ditetapkan dalam perencanaan.

09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

 TIPE TIPE PENGAWASAN
Pengawasan Pendahuluan
Pengawasan Concrrent
Pengawasan Umpan Balik

09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

 JENIS-JENIS PENGAWASAN
A. Pengawasan Intern dan Ekstern
B. Pengawasan Preventif dan Represif
C. Pengawasan Aktif dan Pasif
D. Pengawasan kebenaran formil menurut hak (rechtmatigheid) dan
kebenaran materiil mengenai maksud & tujuan pengeluaran
(doelmatigheid)

09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

A. Pengawasan Intern dan Ekstern
Pengawasan intern adalah yg dilakukan oleh orang dari
badan/unit/instansi di dalam lingkungan unit tsb. Dilakukan dengan
cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat (built in
control)
Pengawasan Ekstern, pengawasan yg dilakukan di luar dari
badan/unit/instansi tersebut. UUD 1945 pasal 23E: “Untuk
memeriksa pegnelolaan dan tanggung jawab tentang keuangan
negara diadakan suatu Badan Pemeriksa Keuangan yg bebas dan
mandiri

09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

 B. Pengawasan Preventif dan Represif

Pengawasan Preventif = sebelum kegiatan dilaksanakan

Pengawasan Represif = setelah kegiatan dilaksanakan

09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

C. Pengawasan Aktif dan Pasif
Pengawasan Aktif (dekat)
◦ Merupakan jenis pengawasan yg dilaksanakan di tempat kegiatan
yg bersangkutan
Pengawasan Pasif
◦ Melakukan penelitian dan pengujian terhadap surat-surat
pertanggungjawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan
dan pengeluaran

09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

 Fungsi Pengawasan dan Pengendalian
Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian
kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan
diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target
yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi
dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.

09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

 Kegiatan dalam
Fungsi Pengawasan dan Pengendalian
Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan
target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan
Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas
penyimpangan yang mungkin ditemukan
Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah
yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis

09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

 Kegiatan dalam Fungsi-fungsi Manajemen

Planning Organizing
Penentuan Tujuan dan Bagaimana Cara Penentuan Bagaimana Penyusunan
Pencapaian yang terbaik Organisasi dan Aktifitas dapat dilakukan

Controlling Leading
Monitoring dan Perbaikan Aktifitas yang Proses Memotivasi Anggota Organisasi
sedang berjalan agar Tujuan dapat agar Planning dapat dijalankan
tercapai

Keterangan:
Menunjukkan Arah Tahapan dari setiap fungsi manajemen
Menunjukkan keterkaitan timbal balik antar fungsi manajemen

09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

Tujuan dari Fungsi Pengawasan
adaptasi lingkungan
meminimalkan kegagalan
meminimumkan biaya
mengantisipasi kompleksitas dari organisasi

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
 Adaptasi Lingkungan, maksudnya adalah agar perusahaan dapat
terus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan
perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal maupun
lingkungan lingkungan eksternal.

Dengan demikian fungsi pengawasan tidak saja dilakukan untuk

memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana
rencana yang telah ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan
yang dijalankan sesuai dengan perubahan lingkungan, karena
sangat memungkinkan perusahaan juga merubah rencana
perusahaan disebabkan terjadinya berbagai perubahan di
lingkungan yang dihadapi perusahaan.

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
Antisipasi Kompleksitas Organisasi, 
maksudnya adalah agar perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan
organisasi yang kompleks.
Kompleksitas tersebut mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja
hingga berbagai prosedur yang terkait dengan manajemen organisasi

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
 Proses Pengawasan
Umpan Balik

Penentuan Pengambilan Tindakan

Standard dan Penilaian Koreksi dan Melakukan
Apakah Kinerja
Metode Penilaian Kinerja evaluasi ulang atas
yang dicapai
Kinerja sesuai dengan Standar yang telah
Tidak ditetapkan
Standar ?

Ya

Tujuan
Tercapai

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
 TAHAPAN DALAM PROSES
PENGAWASAN
1. Penetapan standar pelaksanaan
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
4. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan
penyimpangan
5. Pengambilan tindakan koreksi bila perlu

09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

 MENGAPA PENGAWASAN
PENTING?
1. Perubahan lingkungan organisasi
2. Peningkatan kompleksitas organisasi
3. Kesalahan – kesalahan
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang

09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

 BAGAIMANA PERANCANGAN PROSES
PENGAWASAN DILAKUKAN ?
1. Merumuskan hasil yang diinginkan
2. Menetapkan penunjuk hasil, dengan :
a. Pengukuran masukan
b. Hasil-hasil pada tahap awal
c. Gejala – gejala
d. Perubahan dalam kondisi yg diasumsikan
3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

PENGAWASAN STRATEGIK ?
 Perancangan sistem yg efektif
 Aspek/satuan kerja yang harus berfungsi efektif
Tentang :
a. Transaksi keuangan
b. Hub manajer bawahan
c. Operasi produksi

09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

 APA SAJA ALAT BANTU
PENGAWASAN MANAJER ?
1. Management By Exception (MBE), prinsip pengecualian
2. Management Information System (MIS)

09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

 Management By Exception (MBE) ?
Mengukur
Menetapkan Apakah ada
Pelaksanaan
Standar penyimpangan ?
kegiatan

Tidak perlu koreksi

Tidak

Apakah bersifat Tidak

penyimpangan Ya
pengecualian

Ya
Analisis Tidak perlu koreksi
Ambil tindakan
09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI
 Management Information System (MIS)
Dirancang melalui 4 tahap, YAITU :
1. Survei pendahuluan dn perumusan masalah
2. Desain konseptual
3. Desain terperinci
4. Implementasi akhir

09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

KARAKTERISTIK PENGAWASAN
EFEKTIF
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Obyektif dan menyeluruh
4. Realistis secara ekonomis
5. Fleksibel
6. Diterima para anggota organisasi

09/07/2023 PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

 Beberapa Gejala
yang memerlukan Pengawasan
Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor
penyebabnya
Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)
Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas
kerja yang menurun, dan lain sebagainya)
Berkurangnya kas perusahaan
Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
Biaya yang melebihi anggaran
Adanya penghamburan dan inefisiensi

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
 Pengawasan berdasarkan Proses Kegiatan
Awal Proses Akhir

Feedforward Controls Concurrent Controls Postaction Controls

Memastikan bahwa petunjuk Memastikan bahwa segala Memastikan bahwa output
yang jelas dan faktor input proses dan perangkat yang dihasilkan sesuai
yang ditetapkan telah tersedia penunjang berjalan dengan standar yang telah
sebagaimana mestinya ditetapkan

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
 Faktor yang terkait dengan Pengawasan dalam
Bidang SDM
Penerapan Employee Discipline System
Adanya Career Path
Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan, serta Gaya Kepemimpinan yang diterapkan

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
 Pengawasan di Bagian Informasi
Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi
Penerapan Sistem Informasi Manajemen

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
 Pengawasan di Bagian Keuangan
Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Manajemen Kas (Cash Management)
Pengelolaan Biaya (Cost Control)

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
 Pengawasan di Bagian Pemasaran
Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial
Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai Faktor yang terkait dengan Konsumen
Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran Pemasaran yang dilakukan

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
 Pengawasan di Bagian Produksi/Operasi
Evaluasi atas Plan Location
Evaluasi atas Plan Lay-out
Evaluasi atas Production Process and Schedule
Evaluasi atas Product Distribution

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
Mempertahankan (Memelihara)
Fungsi Pengawasan
Sistem pengawasan tradisional (traditional control system)
sistem pengawasan yang berdasarkan komitmen (commitment-based control system).

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
 Sistem pengawasan tradisional melibatkan kegiatan monitoring
yang bersifat eksternal.
Kinerja pegawai akan diawasi  oleh atasan para pegawai.
Kinerja keuangan akan diawasi oleh orang-orang yang berada di
luar bagian keuangan yang bertugas untuk melakukan
pengawasan dan penilaian terhadap kinerja keuangan.

Terdapat tiga pendekatan dalam system pengawasan tradisional,

yaitu pengawasan diagnostik (diagnostic control), pengawasan
berdasarkan batasan-batasan (boundary control), dan
pengawasan interaktif (interactive control)

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
 a. Pengawasan Diagnostik, adalah pengawasan yang dilakukan
oleh manajer dimana setelah standar ditetapkan,manajer
melakukan pengawasan dan penilaian apakah standar telah
dicapai ataukah belum.
Sekiranya belum tercapai maka manajer kemudian
berkewenangan untuk melakukan diagnosa atau faktor-faktor
yang menyebabkan standar belum tercapai untuk kemudian
mengambil keputusan yang terkait dengan upaya untuk
pencapaian standar sesuai dengan yang semestinya.
b. Pengawasan Berdasarkan Batasan-Batasan, yaitu pengawasan
yang dilakukan melalui penetapan aturan atau prosedur yang
dengan aturan dan prosedur tersebut keseluruhan anggota dan
pihak yang terkait dalam perusahaan akan menyesuaikan diri
dengan aturan dan prosedur tersebut dalam menjalankan seluruh
aktivitas terkait dengan perusahaan.

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
 c. Pengawasan Interaktif, adalah pengawasan yang dilakukan oleh manajer
yang secara interaktif dan terus menerus melakukan komunikasi dengan
pegawai secara personal mengenai berbagai hal yang terkait dengan pekerjaan
yang dilakukan.
Dengan komunikasi personal dan dilakukan secara interaktif ini, manajer dapat
mengetahui apakah jalannya perusahaan telah mencapai standar yang
diinginkan atau belum.

Sistem Pengawasan yang Berdasarkan Komitmen

Berbeda dengan pendekatan Tradisional, dalam system pengawasan,
pendekatan yang berdasarkan komitmen lebih menekankan  fungsi
pengawasan dari sisi internal dari pada eksternal.
Pengawasan lebih ditekankan pada faktor internal dari seiap individu pekerja.
Introspeksi diri dalam hal ini lebih dominan dalam menjalankan fungsi
pengawasan daripada pengawasan eksternal. 

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
 berbagai pendekatan bisa dilakukan dalam membangun system pengawasan
yang berdasarkan komitmen ini,
diantaranya dengan menerapkan suatu system keyakinan tertentu dalam
budaya kerja perusahaan atau melalui berbagai upaya yang “memaksa”
pegawai untuk membiasakan diri dengan tanggung jawab dan introspeksi diri,
diantaranya mungkin dengan memberikan kepercayaan dan kewenangan
dalam berbagai jenis aktivitas yang diberikan kepada para pegawai.

Dengan demikian diharapkan para pegawai akan terbiasa untuk berinisiatif,

inovatif, tanggung jawab, sekaligus juga melakukan koreksi terhadap diri
sendiri atau introspeksi diri sekiranya ada berbagai penyimpangan yang
mungkin dilakukannya

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023
 Sekian
Terima Kasih.

PENGANTAR MANAJEMEN WIDYA JATI LESTARI

09/07/2023