SEMESTER JULAI SESI 2023/2024 (JJ232)

PROGRAM PENGAJIAN JARAK JAUH, PACE UUM

SCCG3143 KEMAHIRAN KOMUNIKASI

KEPENGURUSAN
SEMESTER JULY (JJ232)

TUGASAN BERKUMPULAN (PEMBENTANGAN)

 ● Komunikasi ialah proses menghantar dan menerima
maklumat antara dua pihak atau lebih. Matlamatnya adalah
untuk berkongsi idea, fikiran, perasaan, atau arahan dengan
cara yang difahami bersama. Komunikasi boleh berlaku
dalam pelbagai bentuk seperti lisan, bertulis, visual, atau
bukan lisan. Kepentingan komunikasi dalam kehidupan
seharian tidak boleh diabaikan, kerana melalui komunikasi
yang berkesan kita dapat membina hubungan, menyelesaikan
masalah, dan bekerjasama dengan orang lain.
 Menurut Doorley & Garcia (2020), komunikasi ialah satu proses interaksi bersama
yang melibatkan penghantaran dan penerimaan mesej antara individu atau
kumpulan. Komunikasi juga melibatkan perkongsian maklumat, idea, dan perasaan
dengan tujuan untuk mencapai persefahaman bersama. Selain itu, komunikasi juga
berperanan mempengaruhi sikap, tingkah laku dan keputusan orang lain. Doorley &
Garcia menekankan bahawa komunikasi yang berkesan melibatkan pemahaman yang
mendalam, mendengar secara aktif, dan keupayaan untuk menyesuaikan mesej
dengan keperluan penonton.
 SEJARAH JABATAN IMIGRESEN

Jabatan Imigresen Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1946

sebagai sebahagian daripada Jabatan Pendaftaran Negara. Pada
mulanya, tugas utama Jabatan Imigresen Malaysia adalah
menjaga hal ehwal imigresen dan imigresen di negara ini. Namun,
seiring dengan berlalunya masa, peranan dan tanggungjawab
jawatan ini berkembang dan menjadi lebih kompleks.

Pada tahun 1963, apabila Malaysia merdeka, Jabatan Imigresen

Malaysia menjadi sebuah institusi yang bebas dan berasingan.
Sejak itu, mereka bertanggungjawab untuk memantau dan
menyelia keluar masuk orang keluar masuk negara. Ini termasuk
urusan visa, permit kediaman dan isu imigresen lain yang
berkaitan.
Jabatan Immigresen Malaysia terus membangunkan operasinya dari semasa ke
semasa, menggunakan teknologi moden dan mengamalkan amalan terbaik
dalam bidang imigresen. Mereka juga bekerjasama rapat dengan agensi
imigresen dari negara lain dalam usaha memerangi jenayah rentas sempadan
dan mengamankan sempadan Malaysia.

Secara amnya, matlamat Jabatan Immigresen Malaysia adalah untuk

memastikan keselamatan negara dan menguruskan aliran pendatang dengan
berkesan. Mereka juga mempunyai peranan penting dalam menjaga kepentingan
ekonomi dan sosial negara dengan mengawal selia imigresen dengan teliti.
Komunikasi di Jabatan Imigresen Malaysia (Putrajaya)

Komunikasi di Jabatan Imigran Malaysia amat penting untuk menjalankan tugas dan
tanggungjawab dengan baik. Dalam konteks ini, komunikasi boleh melibatkan
pelbagai aspek, antaranya:

• Komunikasi dalaman: Kakitangan di Jabatan Immigresen Malaysia mesti

berkomunikasi secara berkesan dengan rakan sepasukan dan kepimpinan. Ini
penting untuk menyelaraskan tugas, berkongsi maklumat penting dan
menyelesaikan masalah yang timbul dalam operasi harian. Komunikasi dalaman
yang baik juga membantu memastikan kerja lancar antara unit atau bahagian
yang berbeza.

• Komunikasi luar: Jabatan Imigresen Malaysia juga perlu berkomunikasi dengan

pihak luar, seperti individu atau wakil dari negara lain. Mereka boleh berhubung
dengan orang awam, media massa, ejen pelancongan atau wakil diplomatik.
Komunikasi ini mungkin berkaitan dengan pengaturan visa, permit kediaman,
prosedur imigresen atau pertukaran maklumat yang berkaitan.
• Komunikasi dengan masyarakat: Komunikasi yang baik dengan
masyarakat amat penting bagi Jabatan Imigran Malaysia. Ini boleh
melibatkan penyediaan maklumat kepada orang ramai tentang peraturan
imigresen, prosedur semasa melancong ke luar negara, atau
menyediakan perkhidmatan awam berkaitan imigresen. Komunikasi
yang jelas dan terbuka juga membantu membina kepercayaan orang
ramai terhadap kedudukan ini.

Di samping itu, Jabatan Immigresen Malaysia juga mungkin menggunakan

teknologi moden dan sistem komunikasi untuk memudahkan proses
pentadbiran dan pertukaran maklumat yang lebih pantas dan cekap. Ini
termasuk penggunaan sistem dalam talian untuk mengemukakan
permohonan visa, merekod data biometrik, atau bertukar maklumat dengan
pihak berkuasa lain di peringkat kebangsaan atau antarabangsa.
 TIGA JENIS KOMUNIKASI YANG BOLEH DIGUNAKAN JABATAN
IMMIGRESEN

Komunikasi lisan
Komunikasi bukan lisan
melibatkan penggunaan Komunikasi bertulis melibatkan penggunaan
kata-kata secara langsung melibatkan penggunaan simbol, simbol atau tanda yang
melalui perbualan atau tulisan dalam bentuk surat, tidak menggunakan perkataan
pertemuan bersemuka. e-mel, laporan atau dokumen secara langsung. Di Jabatan
Kakitangan di Jabatan rasmi lain. Di Jabatan Immigresen Malaysia,
Immigresen Malaysia boleh Immigresen Malaysia, komunikasi bukan lisan boleh
menyampaikan arahan, komunikasi bertulis boleh digunakan dalam bentuk
maklumat atau penjelasan digunakan untuk isyarat visual, ikon atau
kepada rakan sekerja, menerbitkan dasar, piktogram untuk memberikan
pelanggan atau pihak lain mengeluarkan peraturan, maklumat kepada pelawat atau
melalui komunikasi lisan. atau memberikan pemohon dalam situasi di
Ini membolehkan pemberitahuan rasmi kepada mana bahasa pertuturan
pertukaran mesej secara pihak berkaitan. Komunikasi mungkin menjadi penghalang.
langsung dan bertulis juga membolehkan Contohnya, papan tanda
membolehkan peluang rekod yang jelas dan boleh bergambar yang
untuk bertanya soalan, digunakan untuk rujukan menggambarkan prosedur
menjelaskan keraguan, masa hadapan. imigresen atau arahan
atau menyampaikan
arahan dengan jelas. mengenai keperluan dokumen .
 OBJEKTIF PROGRAM
PENINGKATAN AMALAN
KOMUNIKASI
1. Meningkatkan keberkesanan
komunikasi dalaman: Program ini mungkin
bertujuan untuk meningkatkan komunikasi dan
kerjasama antara kakitangan di pelbagai unit atau
bahagian dalam Jabatan Immigresen Malaysia. Ini
termasuk menyediakan latihan komunikasi yang
lebih baik, memudahkan aliran maklumat yang
lebih lancar, dan menggalakkan pertukaran idea
dan pemikiran yang membina.
2. Meningkatkan komunikasi antara
Jabatan Imigresen Malaysia dan orang ramai:
Program ini boleh bertujuan untuk
meningkatkan komunikasi antara pejabat dan
orang awam. Ini boleh termasuk memberi orang
ramai maklumat yang lebih baik dan jelas
tentang peraturan imigresen, prosedur
permohonan visa atau perkhidmatan awam
berkaitan imigresen. Tujuannya adalah untuk
memastikan orang ramai dapat memahami
keperluan imigresen dengan baik dan
memahami proses yang terlibat.

3. Meningkatkan komunikasi dengan pihak luar:

Program ini boleh bertujuan untuk mengukuhkan
komunikasi dengan pihak luar, seperti agensi imigresen
dari negara lain, ejen pelancongan, atau rakan kerjasama
lain. Matlamatnya adalah untuk menambah baik
pertukaran maklumat, penyelarasan tindakan dan
kerjasama antara Jabatan Imigresen Malaysia dan pihak
luar berhubung isu imigresen dan imigresen.
 OBJEKTIF PROGRAM
PENINGKATAN AMALAN
KOMUNIKASI
4. Meningkatkan pemahaman bahasa: 5. Meningkatkan penggunaan teknologi
Program ini bertujuan untuk meningkatkan komunikasi: Program ini mungkin bertujuan untuk
pemahaman bahasa di kalangan kakitangan memperkenalkan atau meningkatkan penggunaan
Jabatan Immigresen Malaysia. Kemahiran bahasa teknologi komunikasi sedia ada di Jabatan
yang baik memainkan peranan penting dalam Immigresen Malaysia. Ini termasuk sistem dalam
memudahkan komunikasi yang betul dan talian, aplikasi atau alatan lain yang boleh
meminimumkan salah faham. Ini mungkin termasuk meningkatkan kecekapan komunikasi dan
menyediakan latihan bahasa, sumber bahasa atau perkongsian maklumat dalam kedudukan.
aspek lain yang boleh membantu kakitangan
berkomunikasi dengan lebih baik dalam bahasa
yang dituturkan.
 PERMASALAHAN KOMUNIKASI YANG
DIKENALPASTI

01 Kekaburan atau 02 Kurang

keterbukaan dan
ketidakpastian
mesej ketelusan

03 Halangan bahasa 04 Kekurangan latihan

komunikasi

05 Kekurangan akses
dan penggunaan
teknologi
komunikasi
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
PENGURUSAN KOMUNIKASI

Latihan komunikasi Wujudkan saluran

komunikasi terbuka
Mewujudkan
Menggunakan
Pasukan komunikasi
bahasa yang mudah
dalaman
difahami
Tingkatkan akses
dan penggunaan Tingkatkan
Galakkan maklum
teknologi ketelusan
balas
 Sekian,
terima kasih