RANCANGAN AKTUALISASI

OPTIMALISASI LAPORAN KEGIATAN PROGRAM PENANGGULANGAN BENCANA

TAHUN 2022 MELALUI PEMANFAATAN GOOGLE FORM
PADA BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH
KABUPATEN ASAHAN
OLEH :
DESHIMARIA NATALINA NOVA CHRISTINA POHAN, S.E.
NIP. 199012112020122008
GELOMBANG VI ANGKATAN XXXII

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

PROVINSI SUMATERA UTARA
MEDAN 2022
 LATAR BELAKANG
 Dalam UU No. 5 Tahun 2014, Peran ASN Adalah Sebagai Perencana,
Pelaksana Serta Pengawas Penyelenggaraan Tugas Umum Pemerintahan
dan Pembangunan Nasional Melalui Pelaksanaan Kebijakan dan Pelayanan
Publik Yang Profesional, Bebas Dari Intervensi Politik, Serta Bersih Dari
Praktik Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme

 Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Pengendalian
dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan, Pemantauan Dilakukan Terhadap
Pelaksanaan Program dan Kegiatan.
 Untuk Melakukan Pemantauan Yang Tepat Maka Diperlukan Pelaporan Data Realisasi Program
Kegiatan Yang Lengkap dan Akurat, Bukan Hanya Berupa Angka Kumulatif Melainkan
Harus Menjelaskan Secara Terperinci Hambatan/Kendala Kegiatan dan Pencapaian
Sasaran Target Kegiatan
 Oleh Karena Itu, Untuk Mewujudkan Peran ASN Dengan Menerapkan Nilai Dasar ASN BerAKHLAK
Perlu Dilakukan Optimalisasi Laporan Kegiatan Program Penanggulangan Bencana
Tahun 2022 Sehingga Diharapkan Dapat Menjadi Pembelajaran Perencanaan Mendatang dan
Perbaikan Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan dan Program
 TUPOKSI ORGANISASI
Berdasarkan Peraturan
Daerah Kab. Asahan No. Tujuan Jangka Menengah Sasaran Jangka Menen-
5 Tahun 2011 Nilai-nilai Organisasi gah BPBD Kab. Asahan
BPBD Kab. Asahan 01 BPBD Kab. Asahan

Bertugas : • Integritas, meliputi peri-

• Meningkatkan Kualitas • Meningkatnya Koordi-
• Membantu dan Mem- laku :
• Terpuji; Tata Kelola Pemerinta- nasi, Akuntabilitas, dan
berikan Dukungan Teknis • Konsisten; dan
• Disiplin han dan Pelayanan Pub- Profesionalitas Penye-
Administrasi dan Opera-
• Profesional, meliputi peri- lik; dan lenggaraan Pemerinta-
sional Kepada Kepala laku :
• Pelayanan Prima; • Meningkatkan Kondusifi- han Di Daerah;
Badan Penanggulangan
• Inovatif; dan tas Daerah; • Meningkatnya Peran
Bencana Daerah Kabu- • Kerja Sama
• Akuntabel, meliputi peri- Masyarakat Dalam Men-
paten Asahan
laku : jaga Keamanan dan
• Terpercaya;
• Loyalitas; Ketertiban Umum.
• Berkinerja Tinggi; dan
• Perbaikan
Berkesinambungan
 TUJUAN DAN MANFAAT
Tujuan Rancangan Aktualisasi
01  Untuk Melakukan Inovasi Penyusunan Laporan Kegiatan Program Penanggulangan
Bencana Tahun 2022 Secara Optimal Melalui Pemanfaatan Google Form

Manfaat Bagi Peserta Latsar :

 Terselesaikannya tugas akhir Pelatihan Dasar CPNS Golongan III
02  Dapat Menerapkan Nilai-nilai ASN Berakhlak Serta Kedudukan & Peran PNS
Dalam NKRI

Manfaat Bagi Instansi Peserta Latsar

 Mendukung Pencapaian Tujuan Dan Sasaran Organisasi;
03  Mendukung Peningkatan Produktivitas dan Perbaikan Dalam Pengelolaan Kegiatan
 Membentuk Kader ASN Yang Profesional Dan Berkarakter;
 Memberikan Kemudahan Dalam Melakukan Pemantauan/Pengawasan Kegiatan
04 Program Penanggulangan Bencana Sebagai Evaluasi Perencanaan Mendatang

Manfaat Bagi Masyarakat

 Meningkatkan Pelayanan Publik Kepada Masyarakat Melalui Laporan Kegiatan Program
Yang Akurat
 Terpenuhinya Kebutuhan Masyarakat Korban Terdampak Bencana Melalui Pelaksanaan Kegiatan
Yang Efektif.
 IDENTIFIKASI ISU
ISU • BELUM OPTIMALNYA PENYUSUNAN DAFTAR STANDAR
SATUAN HARGA TAHUN 2022 BADAN PENANGGULANGAN
1 BENCANA DAERAH KABUPATEN ASAHAN

• BELUM OPTIMALNYA LAPORAN KEGIATAN PROGRAM

ISU PENANGGULANGAN BENCANA TAHUN 2022 BADAN
PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH KABUPATEN
2 ASAHAN

ISU • BELUM OPTIMALNYA PENGARSIPAN DOKUMEN PEREN-

CANAAN TAHUN 2022 BADAN PENANGGULANGAN BEN-
3 CANA DAERAH KABUPATEN ASAHAN
 ANALISIS ISU DENGAN TEKNIK APKL

KRITERIA
KETERANGAN
NO. ISU ISU
A P K L
1. Belum Optimalnya Penyusunan Daftar Standar Satuan     Memenuhi
Harga Tahun 2022 Badan Penanggulangan Bencana
Daerah Kabupaten Asahan.
2. Belum Optimalnya Laporan Kegiatan Program     Memenuhi
Penanggulangan Bencana Tahun 2022 Badan
Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Asahan.
3. Belum Optimalnya Pengarsipan Dokumen Perencanaan     Memenuhi
Tahun 2022 Badan Penanggulangan Bencana Daerah
Kabupaten Asahan.

Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Kelayakan

 PENETAPAN ISU DENGAN TEKNIK USG
Kriteria
No Identifikasi Isu Jumlah Peringkat
U S G
1 Belum Optimalnya Penyusunan Daftar Standar Sat- 5 5 4 14 II
uan Harga Tahun 2022 Badan Penanggulangan Ben-
cana Daerah Kabupaten Asahan

2 Belum Optimalnya Laporan Kegiatan Program 5 5 5 15 I

Penanggulangan Bencana Tahun 2022 Badan (ISU
Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Asahan TERPILIH)

3 Belum Optimalnya Pengarsipan Dokumen 4 4 4 12 III

Perencanaan Tahun 2022 Badan Penanggulangan
Bencana Daerah Kabupaten Asahan

Keterangan : Urgency, Seriously, Growth

1 = sangat kecil; 4 = besar;
2 = kecil; 5 = sangat besar
3 = sedang;
 ANALISIS FISHBONE
PEOPLE PROCESS

PROSES PENGERJAANNYA
KURANGNYA INFORMASI
MEMBUTUHKAN WAKTU
PELAKSANAAN KEGIATAN PROGRAM
YANG LAMA
DARI BIDANG YANG MENANGANI

FORMAT KHUSUS UNTUK LAPORAN BELUM

KURANGNYA PEMAHAMAN MENGISI KEGIATAN PROGRAM PENANGGULANGAN OPTIMALNYA
LAPORAN KEGIATAN PROGRAM BENCANA BELUM ADA LAPORAN
KEGIATAN PROGRAM
DOKUMENTASI PELAKSANAAN KEGIATAN
PENANGGULANGAN
LAPORAN KEGIATAN PROGRAM BENCANA TAHUN
PROGRAM TIDAK LENGKAP
SKPD HANYA BERBENTUK 2022 BPBD
ANGKA KUMULATIF KAB. ASAHAN
DOKUMENTASI PELAKSANAAN
LAPORAN KEGIATAN TANPA KEGIATAN PROGRAM TIDAK
KETERANGAN PROGRESS DIARSIPKAN
KEGIATAN PROGRAM

PRODUCT PHYSICAL EVIDENCE

 DAMPAK ISU TERPILIH
Tidak Tercapainya Penanggulangan Bencana Yang
Preventif, Mitigasi, dan Koordinatif 1
Tidak Terpenuhinya Permintaan Laporan Kegiatan
Program Penanggulangan Bencana Secara Lengkap
Apabila Sewaktu-waktu Diminta Oleh Pimpinan 2
Sebagai Bahan Rapat

Tidak Terlengkapinya Informasi Tentang Progress,

Manfaat dan Hambatan/Kendala Yang Terjadi 3
Dalam Pelaksanaan Kegiatan Program
Penanggulangan Bencana

Tidak Maksimalnya Pemantauan dan Evaluasi

Pelaksanaan Kegiatan Program Penanggulangan 4
Bencana Yang Berakibat Menurunnya Kualitas
Pelaksanaan Kegiatan Bagi Masyarakat Korban
Bencana
 GAGASAN KREATIF & KEGIATAN
RANCANGAN AKTUALISASI
Gagasan Kreatif
Optimalisasi Laporan
Mengumpulkan Data Pendukung Laporan
Kegiatan Program Penanggulangan Bencana
01
Kegiatan Program Penang-
gulangan Bencana Tahun
Membuat Formulir Laporan Kegiatan
2022 Melalui Pemanfaatan
Google Form Pada Badan Program Penanggulangan Bencana
02
Penanggulangan Bencana Pada Google Form
Daerah Kabupaten Asahan
Menyosialisasikan Pengisian Google
Form Laporan Kegiatan Program
Penanggulangan Bencana Kepada
03
Semua Bidang

Melakukan Monitoring Pengisian Google Form

Laporan Kegiatan Program Penanggulangan
04
Bencana

Menyusun Laporan Kegiatan Program 05

Penanggulangan Bencana Secara Optimal
KEGIATAN 1 : MENGUMPULKAN DATA PENDUKUNG LAPORAN KEGIATAN
PROGRAM PENANGGULANGAN BENCANA
Tahapan Kegiatan 1. Meminta Arahan Dari Atasan Langsung/Mentor Terkait Gagasan Kreatif Pemecahan Isu Yang Diambil
2. Mencatat Arahan Dari Atasan Langsung/Mentor
3. Membuat Surat Pengambilan Data Untuk Bagian Keuangan Dan Bidang-Bidang
4. Mengambil Laporan Realisasi Keuangan SKPD dan Laporan Kegiatan Dari Bidang-Bidang
5. Menganalisis Laporan Realisasi Keuangan SKPD dan Laporan Kegiatan Dari Bidang-Bidang
Output/Hasil Tersedianya Data Pendukung Laporan Kegiatan Program Penanggulangan Bencana

Keterkaitan 1. Meminta Izin Dan Arahan Kepada Atasan Dengan Mengutamakan Sikap Sopan Dan Santun (Harmonis)
Substansi Mata 2. Terus Belajar Sesuai Dengan Arahan Dari Mentor/Atasan Langsung (Kompeten)
Pelatihan 3. Membuat Surat Pengambilan Data Dengan Bertanggung Jawab (Akuntabel)
4. Bekerja Sama Dengan Bidang Dan Bagian Keuangan Dalam Pengumpulan Data (Kolaboratif)
5. Menganalisis Laporan Realisasi Keuangan & Laporan Kegiatan Dari Bidang Dengan Bijaksana (Loyal)
6. Kegiatan Ini Dilakukan Sebagai Penerapan Manajemen ASN Yaitu Professional Dalam Menjalankan Tu-
gas dan Tetap Memperhatikan Etika Profesi
7. Kegiatan Ini Dilakukan Sebagai Penerapan Profil Smart ASN Yaitu Integritas
Kontribusi Terhadap Dengan Dilakukannya Kegiatan Ini, Maka Akan Mendukung Pencapaian Tujuan Organisasi Yaitu
Tujuan dan Sasaran Meningkatkan Kualitas Tata Kelola Pemerintahan dan Pelayanan Publik Serta Meningkatkan Kondusi-
Organisasi fitas Daerah
Penguatan Nilai Or- Dalam Pelaksanaan Kegiatan Ini, Maka Nilai yang Terkandung Dalam Nilai Organisasi Saya Adalah Integri-
ganisasi tas dan Inovatif
KEGIATAN 2 : MEMBUAT FORMULIR LAPORAN KEGIATAN PROGRAM
PENANGGULANGAN BENCANA PADA GOOGLE FORM
Tahapan Kegiatan 1. Membuat Konsep Formulir Laporan Kegiatan Program Penanggulangan Bencana Menggunakan Microsoft Excel
2. Mencari Referensi Penggunaan Google Form
3. Membuat Akun Google Mail Khusus Untuk Laporan Kegiatan Program Penanggulangan Bencana
4. Membuat Formulir Laporan Kegiatan Program Di Google Form Untuk Diisi Oleh Bidang-Bidang Secara Online
5. Melakukan Uji Coba Link URL Google Form
Output/Hasil Tersedianya Formulir Laporan Kegiatan Program Penanggulangan Bencana Pada Google Form

Keterkaitan 1. Menyiapkan Konsep Formulir Laporan Dengan Teliti, Cermat Dan Disiplin (Akuntabel)
2. Mencari Referensi Untuk Menghasilkan Tugas Dengan Kualitas Terbaik (Kompeten)
Substansi Mata
3. Membuat Akun Gmail Dan Membuat Formulir Laporan Kegiatan Mengikuti Perkembangan Teknologi (Adaptif)
Pelatihan 4. Membuat Formulir Ini Agar Dapat Bekerjasama Dengan Bidang-Bidang (Kolaboratif)
5. Melakukan Uji Coba Link Untuk Memeriksa Ketepatan Isi Link (Berorientasi Pelayanan)
6. Kegiatan Ini Dilakukan Sebagai Penerapan Dari Peran Seorang ASN Yaitu Sebagai Perencana dan Pelaksana
(Manajemen ASN)
7. Kegiatan Ini Dilakukan Sebagai Penerapan Profil Smart ASN Yaitu Penguasaan Teknologi Informasi (Smart ASN)

Kontribusi Terhadap Dengan Dilakukannya Kegiatan Ini, Maka Akan Mendukung Pencapaian Tujuan Organisasi Yaitu Meningkatkan
Tujuan dan Sasaran Kualitas Tata Kelola Pemerintahan dan Pelayanan Publik Serta Meningkatkan Kondusifitas Daerah
Organisasi
Penguatan Nilai Or- Dalam Pelaksanaan Kegiatan Ini, Maka Nilai yang Terkandung Dalam Nilai Organisasi Saya Adalah Terpercaya,
ganisasi Akuntabel, Berkinerja Tinggi, dan Loyalitas
KEGIATAN 3 : MENYOSIALISASIKAN PENGISIAN GOOGLE FORM
LAPORAN KEGIATAN PROGRAM PENANGGULANGAN
BENCANA KEPADA SEMUA BIDANG
Tahapan Kegiatan 1. Membuat Panduan Pengisian Link Google Form Laporan Kegiatan Program Penanggulangan Bencana
2. Membuat Surat Undangan Sosialisasi Pengisian Link URL Google Form Untuk Bidang-Bidang
3. Menjelaskan Tujuan Dilakukannya Sosialisasi
4. Mempraktekkan Cara Pengisian Link URL Google Form Sesuai Dengan Panduannya
5. Membagikan Link URL Google Form Kepada Semua Bidang
Output/Hasil Terlaksananya Sosialisasi Pengisian Google Form Kepada Bidang-bidang

Keterkaitan 1. Membuat Panduan Pengisian Untuk Memberikan Pemahaman Yang Jelas Kepada Staf Bidang (Kompeten)
2. Membuat Surat Undangan Sosialisasi Dengan Penuh Tanggung Jawab (Akuntabel)
Substansi Mata
3. Memberikan Penjelasan Dengan Sopan Dan Santun, Serta Bersikap Ramah Dengan Rekan Kerja (Harmonis)
Pelatihan 4. Mempraktekkan Cara Pengisian Link Selaras Dengan Perkembangan Teknologi (Adaptif)
5. Bekerja Sama Dengan Bidang Demi Tercapainya Laporan Kegiatan Yang Efektif (Kolaboratif)
6. Kegiatan Ini Dilakukan Sebagai Penerapan Manajemen ASN Yaitu Professional Dalam Menjalankan Tugas dan
Menunjukkan Integritas Serta Keteladanan Dalam Sikap, Perilaku, Ucapan Dan Tindakan Kepada Setiap Orang
7. Kegiatan Ini Dilakukan Sebagai Penerapan Profil Smart ASN Yaitu Penguasaan Teknologi Informasi dan Network-
ing (Menjalin Sinergi Dengan Rekan Kerja)
Kontribusi Terhadap Dengan Dilakukannya Kegiatan Ini, Maka Akan Mendukung Pencapaian Tujuan Organisasi Yaitu Meningkatkan
Tujuan dan Sasaran Kualitas Tata Kelola Pemerintahan dan Pelayanan Publik Serta Meningkatkan Kondusifitas Daerah
Organisasi
Penguatan Nilai Or- Dalam Pelaksanaan Kegiatan Ini, Maka Nilai yang Terkandung Dalam Nilai Organisasi Saya Adalah Terpercaya,
ganisasi Akuntabel, Berkinerja Tinggi, dan Loyalitas
KEGIATAN 4 : MELAKUKAN MONITORING PENGISIAN GOOGLE FORM
LAPORAN KEGIATAN PROGRAM PENANGGULANGAN
BENCANA
Tahapan Kegiatan 1. Menghubungi / Menemui Staf Bidang Terkait Progress Pengisian Google Form
2. Melakukan Pendampingan Kepada Staf Bidang-Bidang Terkait Pengisian Link URL Google Form
3. Memeriksa Hasil Pengisian Link URL Google Form Dari Masing-Masing Bidang Agar Sesuai Dengan Ketentuan
4. Merekapitulasi Seluruh Hasil Pengisian Google Form Laporan Kegiatan Dari Bidang-Bidang
5. Mencetak Rekapitulasi Hasil Pengisian Google Form Laporan Kegiatan Dari Bidang-Bidang
Output/Hasil Terlaksananya Monitoring Dengan Staf Bidang-bidang

Keterkaitan 1. Melakukan Monitoring Menggunakan Bahasa Yang Sopan Dan Santun (Harmonis)
2. Melakukan Pendampingan Dengan Membantu Staf Bidang Melakukan Pengisian Google Form (Kompeten)
Substansi Mata
3. Memeriksa Hasil Pengisian Google Form Agar Sesuai Dengan Ketentuan (Berorientasi Pelayanan)
Pelatihan 4. Melakukan Rekapitulasi Pengisian Data Berbasis Digital (Adaptif)
5. Mencetak Rekapitulasi Menggunakan Prasarana Kantor Dengan Baik (Akuntabel)
6. Kegiatan Ini Dilakukan Sebagai Penerapan Manajemen ASN Yaitu Professional Dalam Menjalankan Tugas dan
Tetap Memperhatikan Etika Profesi
7. Kegiatan Ini Dilakukan Sebagai Penerapan Profil Smart ASN Yaitu Penguasaan Teknologi Informasi dan Network-
ing (Menjalin Hubungan Sinergi Dengan Orang Lain)
Kontribusi Terhadap Dengan Dilakukannya Kegiatan Ini, Maka Akan Mendukung Pencapaian Tujuan Organisasi Yaitu Meningkatkan
Tujuan dan Sasaran Kualitas Tata Kelola Pemerintahan dan Pelayanan Publik Serta Meningkatkan Kondusifitas Daerah
Organisasi
Penguatan Nilai Or- Dalam Pelaksanaan Kegiatan Ini, Maka Nilai yang Terkandung Dalam Nilai Organisasi Saya Adalah Terpercaya,
ganisasi Akuntabel, Berkinerja Tinggi, dan Kerja Sama
KEGIATAN 5 : MENYUSUN LAPORAN KEGIATAN PROGRAM
PENANGGULANGAN BENCANA SECARA OPTIMAL
Tahapan Kegiatan 1. Membuat Format Baru Laporan Kegiatan Program Penanggulangan Bencana Di Microsoft Excel
2. Menggabungkan Laporan Realisasi Keuangan SKPD dan Pengisian Google Form Dari Bidang Kedalam Format
Baru Laporan Kegiatan Program Penanggulangan Bencana
3. Memeriksa Hasil Penggabungan Laporan Kegiatan Dalam Microsoft Excel
4. Mencetak Laporan Kegiatan Program Penanggulangan Bencana
5. Melakukan Evaluasi Untuk Melihat Seberapa Besar Keberhasilan Dari Aktualisasi

Output/Hasil Tersedianya Laporan Kegiatan Program Penanggulangan Bencana yang Telah Dioptimalkan
Keterkaitan 1. Melakukan Perbaikan Tiada Henti Pada Laporan Kegiatan Program (Berorientasi Pelayanan)
2. Menyusun Laporan Kegiatan Program Dengan Format Baru Sebagai Perwujudan Bertindak Proaktif (Adaptif)
Substansi Mata
3. Menganalisis Data Dengan Cermat Untuk Menghasilkan Laporan Dengan Kualitas Terbaik (Kompeten)
Pelatihan
4. Mencetak Laporan Menggunakan Prasarana Kantor Dengan Baik (Akuntabel)
5. Menjadikan Laporan Ini Sebagai Bahan Monitoring dan Evaluasi Untuk Meningkatkan Sinergi (Kolaboratif)
6. Kegiatan Ini Dilakukan Sebagai Penerapan Manajemen ASN Untuk Menghasilkan Laporan Kegiatan Program
Yang Akuntabel dan Laporan Yang Memberikan Informasi Secara Benar
7. Kegiatan Ini Dilakukan Sebagai Penerapan Profil Smart ASN Yaitu Penguasaan Teknologi Informasi Dengan
Google Form
Kontribusi Terhadap Dengan Dilakukannya Kegiatan Ini, Maka Akan Mendukung Pencapaian Tujuan Organisasi Yaitu Meningkatkan
Tujuan dan Sasaran Kualitas Tata Kelola Pemerintahan dan Pelayanan Publik Serta Meningkatkan Kondusifitas Daerah
Organisasi
Penguatan Nilai Or- Dalam Pelaksanaan Kegiatan Ini, Maka Nilai yang Terkandung Dalam Nilai Organisasi Saya Adalah Integritas, Pro-
ganisasi fesional, dan Akuntabel
RENCANA JADWAL KEGIATAN AKTUALISASI
BULAN SEPTEMBER
MINGGU KE-
No. KEGIATAN
I II III IV V

1. Mengumpulkan Data Pendukung Laporan Kegiatan Program

Penanggulangan Bencana
2. Membuat Formulir Laporan Kegiatan Program Penanggulangan
Bencana Pada Google Form
3. Menyosialisasikan Pengisian Google Form Laporan Kegiatan
Program Penanggulangan Bencana Kepada Semua Bidang

4. Melakukan Monitoring Pengisian Google Form Laporan Kegiatan

Program Penanggulangan Bencana

5. Menyusun Laporan Kegiatan Program Penanggulangan Bencana

Secara Optimal
SEKIAN DAN
TERIMAKASIH