MENGELOLA PENYELESAIAN PROYEK

IRFAN SIGIT SETIAWAN - 202210575

 LAPORAN PENUTUPAN
PROYEK
• Laporan penutupan proyek (project closeout report) adalah seperti laporan status, bedanya
adalah laporan penutupan proyek lebih lengkap, karena merangkum status final dari proyek.
Informasi yang terdapat di dalam laporan bervariasi bergantung pada ukuran proyek,
Laporan pengukuran yang Anda lacak selama proyek tersebut (lihat Bab 12, ’’Mengevaluasi Kinerja
Proyek”), dan hasil akhir dan kriteria sukses yang seharusnya dipenuhi oleh proyek. Sebagai
Penutupan contoh, untuk proyek renovasi halaman belakang, sebuah dek yang dibangun, sebuah sertifikat
guna bangunan dari kantor pemerintah, dan selembar cek untuk pembayaran yang sudah
Proyek ditandatangani adalah indikasi bahwa proyek sudah selesai. Laporan penutupan mungkin
mengidentifikasi milestone yang sudah diselesaikan dengan sebuah rangkuman mengenai
durasi proyek, biaya final, dan informasi yang lain, seperti yang diilustrasikan pada Gambar 20-
1. Laporan penutupan untuk proyek besar biasanya mengandung lebih banyak informasi.

• Laporan penutupan meliputi pengukuran kuantitatif dari kinerja

proyek dimulai dari pendekatan standar, misalnya varians
Kuantifikasi antara perkiraan tanggal selesai dan tanggal sebenarnya,
Hasil hingga ukuran yang spesifik dari proyek, seperti berkurangnya
panggilan telepon kepada bagian dukungan pelanggan
Kuantifikasi Berikut adalah beberapa hasil kuantitatif yang
Hasil sering muncul pada laporan penutupan :

• Pelanggan biasanya ingin mengetahui biaya final keseluruhan proyek, biaya untuk setiap fase yang besar, dan hasil lainnya yang
berkaitan dengan biaya, sehingga tidak mengejutkan jika laporan penutupan mengandung biaya final. Laporan juga menunjukkan
varians antara biaya final dan biaya estimasi, baik dalam jumlah uangnya maupun sebagai sebuah persentase; Laporan juga bisa
Biaya mencakup hasil- hasil lain yang berkaitan dengan biaya, misalnya profitabilitas atau ROI (lihat ’’Ukuran Keuangan”). Untuk proyek yang
besar, Anda bisa membagi biaya yang dilaporkan dengan cara lain, misalnya pengeluaran modal, biaya tenaga kerja, biaya material,
atau biaya dari kontraktor dan karyawan.

• Hasil-hasil jadwal meliputi tanggal penyerahan sebenarnya untuk keseluruhan proyek dan varians antara tanggal akhir untuk
Jadwal milestone penting dibandingkan dengan tanggal penyelesaian yang diperkirakan.

• Jumlah upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek bisa menjadi hal yang berharga untuk perencanaan sumber daya pada
proyek di masa mendatang. Meskipun pengukuran biaya secara tidak langsung memberitahukan kepada Anda berapa jam yang
Upaya dialokasikan oleh para anggota tim untuk proyek tersebut, namun mengetahui jumlah jam kerja sebenarnya dari orang-orang dan
kapan mereka mengerjakannya bisa membantu Anda menempatkan sumber daya secara lebih efektif di masa mendatang

Ruang lingkup • Mendokumentasikan hasil-hasil akhir yang dihasilkan oleh proyek. Sebuah bagian dokumen untuk ruang lingkup yang sudah
yang sudah diselesaikan biasanya penting jika proyek tidak sepenuhnya menyerahkan item-item di dalam ruang lingkup awal atau jika ruang
lingkup proyek bertambah atau menyusut cukup signifikan akibat permintaan perubahan.
selesai

• Merangkum perubahan penting dari ruang lingkup atau spesifikasi awal. (Daftar lengkap perubahan ini tersedia di dalam arsip proyek
Perubahan seperti yang dijelaskan pada Bab 21.)

• Jika kriteria keberhasilan untuk proyek mencakup ukuran kualitas, pastikan untuk mencakup hasil kualitas di dalam laporan penutupan. Jika
Kualitas Anda tidak mempunyai ukuran kualitas yang harus dipenuhi, Anda bisa memasukkan jenis lain dari hasil-hasil yang berkaitan dengan
kualitas, misalnya praktik terbaik yang diterapkan oleh tim atau jumlah jam kerja pada pengerjaan kembali dari hasil-hasil akhir.

2
 Hasil-hasil yang kualitatif adalah sama pentingnya dengan

Informasi Kualitatif hasil kuantitatif. Sebagai contoh, jika proyek melebihi

anggaran atau memakan waktu lebih lama daripada antisipasi
Anda, laporan penutupan harus menjelaskan alasannya.
Berikut beberapa item lain yang mungkin Anda masukkan ke
dalam sebuah laporan penutupan proyek:

•Jika varians di dalam biaya, jadwal, atau ukuran lain menjadi hal penting,
Penjelasan lakukan identifikasi pada alasan perbedaan tersebut dan sediakan
mengenai rekomendasi untuk mencegah hal-hal tersebut pada proyek di masa
varians mendatang.

•Mendokumentasikan isu yang muncul selama proyek, tindakan yang berhasil

Isu-isu mengatasi isu tersebut, dan rekomendasi untuk mencegah isu tersebut di
masa mendatang.

•Mendokumentasikan risiko yang terjadi selama proyek, tanggapan risiko

yang dipilih, dan apakah tanggapan tersebut berhasil. Secara khusus, Anda
Risiko bisa menyorot risiko apa pun yang muncul yang tidak berhasil diidentifikasi
di dalam rencana manajemen risiko

3
 Memperoleh Penerimaan Pelanggan
•Jika memperoleh akseptansi atau penerimaan dari pelanggan adalah
semudah seperti mengatakan ”Hei, sudah selesai!” dan pelanggan
menjawabnya dengan ”OK, bagus!” Risiko pertukaran informasi yang
bersahabat ini (dan yang hampir tidak mungkin) adalah bahwa pelanggan
akan kembali lagi beberapa bulan kemudian dengan keluhan bahwa hasil
yang Anda berikan bukanlah yang mereka inginkan, atau seseorang baru
saja memberitahukan bahwa sebuah hasil akhir tidak ada. Cara terbaik
untuk menutup sebuah proyek dan memastikan agar proyek tetap tutup
adalah dengan mengupayakan agar pelanggan (dan para pemilik
kepentingan lain) menandatangani dokumen proyek ketika proyek
Mempero tersebut sudah selesai.
leh •Menandatangani sebuah dokumen membuat orang memikirkan implikasi
persetujuan mereka, terlepas dari apakah dokumen tersebut adalah
Penerima sebuah penerimaan resmi sebuah proyek, cek pembayaran proyek yang
an terakhir, atau surat kepemilikan peternakan. Seperti halnya
Pelangga penandatanganan rencana proyek yang Anda buat beberapa waktu yang
lalu, sebuah pertemuan untuk menandatangani penerimaan pelanggan
n akan menekankan pada arti penting kejadian tersebut. Jika sebuah
pertemuan tatap muka dengan sponsor proyek, pelanggan, dan para
pemilik kepentingan yang lain tidak bisa dilakukan, Anda bisa mengadakan
sebuah pembicaraan konferensi lewat telepon untuk secara verbal
menerima proyek tersebut dan mengirimkan form penerimaan proyek
kepada pelanggan dan sponsor untuk ditandatangani (dan kemudian
dikembalikan kepada Anda untuk disimpan di dalam buku catatan proyek
Anda). Form penerimaan proyek tidak harus rumit, seperti template yang
ditunjukkan pada Gambar 20-2. Form penerimaan proyek tidak harus rumit, seperti
template yang ditunjukkan pada Gambar 20-2.

4
 Transisi Proyek
Di penghujung sebuah proyek, Anda harus menangani dua tipe transisi: satu dari
tim yang mengerjakan proyek dan yang lain untuk tim yang melanjutkan apa yang
dihasilkan oleh proyek. Karena proyek bersifat sementara, anggota tim proyek
akan berpindah ke pekerjaan lain pada akhir proyek. Terutama pada proyek yang
panjang, anggota tim pasti akan mengalami beberapa reaksi emosional ketika
meninggalkan proyek yang telah mereka kerjakan—terkadang perasaan lega,
tetapi dalam banyak kasus, kesedihan atau ketakutan. Tugas Anda sebagai
Transisi manajer proyek adalah memastikan bahwa transisi dari orang-orang Anda
berlangsung dengan lancar sehingga proyek bisa selesai tanpa insiden apa pun,
Proyek dan para anggota tim akan merasa cukup nyaman mengenai perubahan tersebut.
Pada kebanyakan kasus, Anda bisa menyelesaikan tugas ini dengan menyampaikan
status dari ketersediaan para anggota tim kepada manajer mereka yang kemudian
bisa merencanakan transisi tersebut. Transisi lain yang terjadi adalah penyerahan
informasi mengenai proyek kepada orang-orang yang mengambil alih langkah-
langkah selanjutnya— siapa pun mereka. Untungnya, transisi ini biasanya lebih
mudah dan tidak melibatkan emosi.

5
 Transisi Sumber Daya
•Orang-orang dan perlengkapan yang Anda tugaskan ke proyek Anda akan pindah ke pekerjaan lain setelah
proyek Anda selesai. Apa yang akan dilakukan oleh sumber daya tersebut setelah mereka menyelesaikan
pekerjaan untuk Anda mungkin bukan tanggung jawab Anda, tetapi merencanakan transisi untuk mereka
adalah hal yang penting bagi semua pihak. Ketika Anda bekerja dengan anggota tim Anda dan manajer
mereka merencanakan penugasan baru untuk mereka, Anda perlu memastikan bahwa mereka sudah
menyelesaikan pekerjaan mereka di dalam proyek Anda. Pada saat yang sama, Anda akan memperoleh
respek dari orang-orang dan manajer mereka sebagai seseorang yang memikirkan kepentingan orang lain
dan memberikan perhatian penuh pada masalah detail. Selain itu, Anda juga akan meraih dukungan dari
para manajer fungsional yang mungkin sudah menyiapkan anggota tim mereka untuk tugas Anda

Transisi selanjutnya.
•Untuk merencanakan transisi sumber daya, Anda perlu mengetahui berapa lama dan berapa jumlah sumber

Sumber daya yang Anda perlukan. Jika sumber daya kembali ke grup fungsional mereka, maka manajer mereka akan
berterima kasih kepada Anda yang telah memberikan informasi kapan orang-orang mereka bisa tersedia,
sehingga mereka bisa menyusun pekerjaan tambahan tanpa membuat orang-orang mereka kelebihan
Daya beban pekerjaan.
•Mengetahui apakah sumber daya bisa mulai bekerja pada pekerjaan lain sambil menghapus penugasan
mereka untuk Anda adalah hal yang penting, karena penugasan biasanya bersifat tumpang tindih.
Penugasan tidak memerlukan level intensitas atau waktu yang sama dari awal sampai selesai, sehingga
adalah hal yang biasa ketika orang-orang memulai sebuah penugasan baru ketika pekerjaan mereka pada
penugasan yang lama semakin berkurang. Para kontraktor dan konsultan akan menghargai Anda jika
mereka mengetahui kapan mereka akan selesai sehingga mereka bisa memulai mempersiapkan pekerjaan
baru tanpa khawatir akan terjadinya sebuah kekosongan di antara penugasan, atau harus membatalkan
klien lain, atau melakukan dua kontrak penuh-waktu secara serentak.

6
 Menyerahkan Informasi

Meskipun proyek sudah selesai, beberapa bagian dari proyek biasanya masih berlanjut. Apakah
proyek Anda adalah sebuah renovasi halaman belakang yang seterusnya akan dipelihara oleh
pemilik rumah itu sendiri, atau sebuah produk yang harus dijual saat ini juga oleh tim penjualan,
atau sebuah layanan yang harus dipasang dan didukung oleh para teknisi, maka orang lain perlu
mengetahui apa yang telah Anda lakukan dan apa statusnya saat ini. Sebagai contoh, proyek
konstruksi biasanya menyerahkan gambar yang siap dibangun, yang menunjukkan bagaimana
struktur hasilnya akan dibangun, apa pun yang digambar oleh arsiteknya pada waktu awal. Gambar
ini bisa menunjukkan pemindahan jalur listrik karena adanya batu besar di dalam tanah atau detail
kerangka rumah yang berubah.
Menyerahkan Informasi yang Anda serahkan akan bergantung pada proyek Anda. Berikut beberapa item yang
Informasi bisa Anda sediakan kepada tim yang mengambil alih:

Lokasi dokumen arsip proyek jika tim membutuhkan informasi tambahan

Laporan penutupan
Semua tugas yang belum selesai, statusnya, dan mengapa belum selesai
Isu-isu yang belum diatasi
Hasil-hasil tes
Spesifikasi final, gambar final, dan dokumentasi produk

7
 Menutup Kontrak

Jika Anda perlu melakukan sesuatu yang berhubungan dengan kontrak

— melakukan negosiasi, menandatangani, atau menutupnya—Anda
tahu bahwa hal itu berarti Anda perlu mengurus beberapa surat. Jika
proyek Anda melibatkan sebuah kontrak dengan pelanggan proyek,
maka menutup kontrak akan mempunyai derajat kesulitan yang sama
seperti ketika Anda mencoba memperoleh penerimaan pelanggan. Jika
Menutup pelanggan merasa senang dan menerima bahwa proyek sudah selesai,
Kontrak mengakhiri kontrak mungkin semudah seperti menandatangani form
penerimaan tersebut. Sebaliknya, menutup kontrak bisa menjadi hal
yang sulit jika pihak-pihak tidak sepakat mengenai apakah syarat
kontrak sudah terpenuhi. Mengatasi ketidaksepakatan ini paling baik
dilakukan tanpa melibatkan pengacara— minimal hingga sebuah
kebuntuan terjadi.

8
KESIMPULAN
Menutup sebuah proyek adalah sebuah kombinasi dari mencatat apa yang
terjadi selama proyek berlangsung dan menutup celah yang masih terbuka.
Laporan penutupan mendokumentasikan kinerja dan pencapaian yang penting
di dalam proyek. Yang lebih penting adalah, laporan ini sering mencakup
informasi yang Anda perlukan untuk memperoleh penerimaan dari pelanggan
proyek bahwa proyek sudah selesai. Akhirnya, ketika semua orang
menyetujui bahwa proyek sudah selesai, tugas terakhir adalah menutup semua
kontrak yang diperlukan oleh proyek, apakah dengan pelanggan proyek atau
dengan vendor .

9
TERIMA
KASIH