KULIAH 1

PENGANTAR MANAJEMEN
ORGANISASI PROGRAM DAN
PROYEK

DR. INDAH ANGGRAINI, MSI

INSTIKES HELVETIA MEDAN
2023/2024
1. PENGERTIAN MANAJEMEN
Manajemen secara umum berarti mengelola, arti khusus manajemen dipakai oleh
seorang pemimpin dan pimpinan dalam mengelola organisasi.

Manajemen:
Sebagai unsur dinamis dari administrasi merupakan proses terdiri dari perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, pelaksanaan, pengawasan dengan memanfaatkan
ilmu dan seni untuk menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya
2. KONSEP MANAJEMEN
1). Sebagai suatu system:
suatu kerangka kerja yang terdiri dari berbagai bagian/komponen
keseluruhan saling berkaitan yang diorganisisasi dalam rangka mencapai
tujuan organisasi.

2). Sebagai suatu proses:

serangkaian tahap kegiatan yang diarahkan pada pencapaian suatu tujuan
dengan pemanfaatan semaksimal mungkin sumber-sumber yang ada.
Manajemen sebagai aktifitas atau proses terpadu untuk mencapai tujuan
organisasi oleh, dengan, dan melalui manusia (management are getting
things done by, with, and through people). Manajemen adalah proses
pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan menggunakan
kegiatan orang lain.
3).Sebagai suatu fungsi:
mempunyai kegiatan-kegiatan tertentu yang dapat dilakukan sendiri-sendiri tanpa
menunggu selesainya kegiatan yang lain, sekalipun kegiatan satu dan lainnya
saling berkaitan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi

4). Sebagai suatu ilmu pengetahuan dan seni:

pengetahuan yang diajarkan dan diakui dalam kurikulum formal, suatu
ilmu yang bersifat interdisipliner dengan menggunakan bantuan ilmu- ilmu social,
filsafat dan matematika
Manajemen sebagai seni:
hanya mungkin dilaksanakan jika memiliki ilmu dan seni manajemen sebagai landasan
petunjuk untuk bertindak secara intuitif dan rasional. Mampu mengendalikan dan
berfungsi sebagai alat untuk mencapai tujuan yang nyata dan mendatangkan
hasil/manfaat gejala tersebut.
Manajemen berfungsi menerangkan kejadian-kejadian, gejala-gejala yang terjadi dalam
suatu organisasi dengan memberi penjelasan
5). Sebagai kumpulan orang:
digunakan dalam arti kolektif untuk menunjukkan jabatan kepemimpinan di
dalam organisasi, misal: kelompok pimpinan atas, menengah dan bawah

6). Sebagai kegiatan terpisah:

mempunyai kegiatan tersendiri, terpisah dari kegiatan teknis lainnya

7). Sebagai profesi:

mempunyai bidang pekerjaan/bidang keahlian tertentu didasarkan
atas pendidikan formal khusus dan terlembagakan dalam suatu asosiasi
profesional misal: profesi bidang kedokteran, bidang hukum bidang
perpajakan
3. FUNGSI MANAJEMEN

Sumber daya manajemen yang diperlukan untuk menunjang aktifitas manajemen agar
tujuan organisasi tercapai:
-sumber daya manusia
-sumber daya finansial
-teknik, metode, peraturan dan atau pemikiran konseptual yang diciptakan untuk
menyusun program, strategi, kebijakan utk mencapai efiensi dan efektifitas kegiatan
pencapaian tujuan
-sumber daya material
1). Fungsi Perencanaan
Pentingnya fungsi perencanaan berkaitan dengan tujuan perencanaan:
-mengurangi/mengimbangi ketidakpastian dan perubahan di waktu yang akan datang
-memusatkan perhatian pada sasaran
-mendapatkan/menjamin proses pencapaian tujuan terlaksana secara efisien dan
efektif
- Memudahkan pengawasan.
Hasil dari proses perencanaan dapat berupa maksud/misi, strategi, kebijaksanaan,
prosedur, program anggaran dan lain-lain
Langkah perencaaan:
-analisis situasi
-merumuskan tujuan perencanaan
-membuat peramalan/perkiraan
-membuat alternative tindakan
-penentuan satu tindakan
-menyusun rencana operasional tindakan
2). Fungsi Pengorganisasian

Pengorganisasian dapat diartikan sebagai penetapan struktur peran melalui penentuan

aktifitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi
Prinsip organisasi yang penting:
- Prinsip perumusan tujuan
- Prinsip pembagian kerja
- Prinsip pendelegasian wewenang
- Prinsip koordinasi
- Prinsip rentang manajemen
- Prinsip pengawasan
- Prinsip kesatuan perintah
3). Fungsi Penggerakan
Penggerakan diartikan semua tindakan yang menyebabkan suatu organisasi menjadi
berjalan.
Hal penting dalam pelaksanaan pengerakan:
- mengetahui dan upaya memenuhi kebutuhan dan keinginan pekerja individual
- mengusahakan adanya serta mempertahankan hubungan antara anggota suatu
kelompok
Manajer sebagai pimpinan organisasi harus memiliki kemampuan berkomunikasi,
memberikan pertimbangan dan nasehat, berpikir kreatif, inisiatif, meningkatkan
vasilitas, memberi stimulus kepada bawahanya
4). Fungsi Pengontrolan

Pengontrolan diartikan suatu aktifitas pengukuran dan koreksi kinerja untuk

menjamin bahwa kegiatan dilakukan sesuai dengan rencana dan atau untuk mencapai
tujuan yang diharapkan. Kegiatan pengontrolan bertujuan untuk mencegah
penyimpangan dari pelaksanaan kegiatan/pekerjaan dan melakukan tindakan
perbaikan apabila penyimpangan sudah terjadi dari yang direncanakan
Ada tiga tahap proses pengontrolan:
- penetapan standar
- pengukuran tampilan kerja
- pelaksanaan tindakan perbaikan
Prinsip pengontrolan:

-berlangsung terus menerus bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan/pekerjaan

-menemukan, menilai, dan menganalisa data tentang pelaksanaan pekerjaan
secara objektif
-bukan mencari kesalahan tapi menemukan kelemahan dalam pelaksanaan
pekerjaan
-memberi bimbingan dan mengarahkan untuk mempermudah pelaksanaan
pekerjaan
-menciptakan efisiensi dan fleksibel
-Berorientasi pada rencana dan tujuan yang telah ditetapkan
-Dilakukan pada tempat yang strategis/penting/kegiatan yang sangat
menentukan
-membawa dan mempermudah melakukan tindakan perbaikan
4. PERANAN MANAJEMEN

1). Peranan Hubungan Antar Pribadi (Interpersonal Role)

a. Peran figurehead :
mewakili organisasi yang dipimpin pada setiap kesempatan dan
persoalan yang timbul secara formal

b. Peran pemimpin (leader):

sebagai pemimpin melakukan hubungan interpersonal melakukan
fungsi pokok memimpin, memotivasi, mengembangkan dan
mengendalikan

c. Peran pejabat perantara (liaison manager):

berinteraksi dengan sejawat, staf, orang yang berada di luar
organisasi untuk mendapat informasi
2). Peranan Yang Berhubungan dengan Informasi (Informational Role)

a. Peran monitor :
penerima dan pengumpul informasi untuk pengambilan keputusan

b. Peran disseminator :
menyampaikan informasi dalam organisasi

c. Peran juru bicara (spokesman):

menyampaikan informasi ke luar organisasi
3). Peranan Pembuat Keputusan (Decisional Role)
a. Peran perancang (entrepreuner ):
pemrakarsa dan perancang dalam organisasi (perbuatan sengaja
untuk perubahan)
b. Peran penghalau gangguan (disturbance handler) :
perbuatan tidak sengaja tidak diketahui sebelumnya
c. Peran pembagi sumber (resource allocator)
membagi sumber dana adalah proses pembuatan keputusan
d. Peran negosiator:
aktif dalam negosiasi dengan pihak luar, individu dalam organisasi
5. MANAJEMEN KELEMBAGAAN
Mengelola suatu lembaga dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pelaksanaan,
pengawasan untuk menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya
Manajemen kelembagaan berkaitan dengan pengelolaan organisasi secara keseluruhan. Ini
mencakup struktur organisasi, kebijakan, prosedur, budaya, dan sistem yang diperlukan
untuk memastikan bahwa organisasi berjalan efisien dan efektif. Manajemen kelembagaan
lebih berfokus pada aspek strategis, keberlanjutan, dan perkembangan jangka panjang
organisasi. Beberapa poin penting tentang manajemen kelembagaan:

Fokus Utama: Pengelolaan organisasi secara menyeluruh, termasuk pengaturan tugas,

fungsi, dan tanggung jawab berbagai bagian atau unit dalam organisasi.

Tujuan Utama: Mencapai tujuan dan misi jangka panjang organisasi.

Contoh Kegiatan: Perencanaan strategis, pengembangan kebijakan organisasi, manajemen

sumber daya manusia, pengembangan kapasitas, dan evaluasi kinerja organisasi secara
menyeluruh.
6. PROGRAM DAN PROYEK
 Program
Merupakan tugas dan aktivitas yang dikelola berdasarkan beberapa tujuan khusus,
dan pengendalian masalah kesehatan
 Proyek
Serangkaian upaya temporer yang dilaksanakan untuk menghasilkan produk, jasa
layanan kesehatan.
Sasaran dan tujuan dibatasi waktu, biaya, sumber daya.
Memiliki hasil terukur dapat dikuantitatifkan, direncanakan, dilaksanakan,
dikendalikan untuk memenuhi kebutuhan sasaran

Untuk mencapai tujuan atau hasil dari program dan proyek diperlukan
manajemen
7. MANAJEMEN PROGRAM KESEHATAN
 Penerapan pengetahuan, ketrampilan, metode, instrument, teknik untuk memenuhi
persyaratan program

 Fokus pada interdepedensi aktivitas dan menentukan pengelolaan optimal

program

 Manfaat penerapan manajemen program:

- dapat mengatasi kendala/konflik sumber daya
- menyelaraskan arah strategi yang memengaruhi tujuan dan sasaran
- menyelesaikan masalah dan mengubah manajemen dalam struktur tata
kelola secara bersama
8. MANAJEMEN PROYEK KESEHATAN
 Penerapan pengetahuan, ketrampilan, metode, instrument, teknik untuk memenuhi
persyaratan proyek

 Aktivitas yang mencakup:

- identifikasi persyaratan, mengatasi kebutuhan, perhatian, harapan pemangku
kepentingan dalam perencanaan dan pelaksanaan
- menyiapkan, memelihara, melaksanakan komunikasi antar pemangku
kepentingan yang aktif, efektif, kolaboratif
- mengelola pemangku kepentingan untuk memenuhi syarat dan pelaksanaan
proyek
- menyeimbangkan kendala: ruang lingkup, kualitas, sumber daya, waktu dan
risiko
Persamaan

1. Merupakan aplikasi pengetahuan untuk pencapaian tujuan

2. Sangat dipengaruhi oleh perubahan
3. Selalu berbasis Sumber Daya Manusia (SDM)
4. Memiliki keterbatasan sumber daya
5. Meliputi aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian
Perbedaan

Program Proyek
Rutin, repetitive, berkesinambungan Baru, belum pernah dilakukan
Dikelola dalam satu divisi/bidang/seksi Dapat dikelola lintas divisi/bidang/seksi
Risiko rendah Risiko tinggi

Nilai tambah berupa perbaikan incremental Manfaat berupa produk/hasil layanan yang
berkesinambungan jadi tepat waktu dan sesuai anggaran
Perbedaan Utama

Fokus:

 Manajemen Kelembagaan: Organisasi secara keseluruhan.

 Manajemen Program: Program-program spesifik.

 Manajemen Proyek: Proyek-proyek yang bersifat sementara.

Tujuan:

 Manajemen Kelembagaan: Mencapai tujuan jangka panjang organisasi.

 Manajemen Program: Mencapai tujuan program tertentu.

 Manajemen Proyek: Menyelesaikan proyek sesuai batas waktu dan anggaran.

Skala Waktu:

 Manajemen Kelembagaan: Jangka panjang.

 Manajemen Program: Menengah hingga panjang.

 Manajemen Proyek: Bersifat sementara dengan batas waktu tertentu.

Terima Kasih