PRODUKTIVITAS KANTOR:

TATA KERJA, PROSEDUR KERJA

DAN SISTEM KERJA
VICTORIO F. NAHUWAY, SE., MM

MATA KULIAH
MANAJEMEN PRODI: ADMINISTRASI BISNIS
PERKANTORAN JURUSAN ADMINITRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI AMBON
( OFFICE MANAGEMENT)
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arti sistem kerja
adalah rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian
membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka
melaksanakan suatu bidang pekerjaan.
Sistem kerja adalah rangkaian tata kerja dan prosedur kerja dalam
melaksanakan suatu bidang pekerjaan. Setiap orang memiliki
peranannya masing-masing yang ditentukan pula oleh sebuah
sistem kerja. Sistem kerja diperlukan dalam suatu tempat usaha,
perkantoran, maupun perusahaan sehingga bisa terbentuk pola
kerja dalam aktivitas sehari-hari.
Manajemen kerja yang baik dapat menopang bisnis agar bisa
bertumbuh dan berkembang. Sehingga tujuan perusahaan bisa
terlaksana dengan baik, meminimalisir masalah kerja. Namun
faktanya, tidak semua perusahaan dapat melakukannya dengan
optimal sehingga bermunculan masalah di antara para karyawan.
Bagaimanapun sistem atau manajemen kerja tetap diperlukan
dalam menjalankan suatu bisnis baik kecil maupun berskala besar.
Manajemen yang baik akan mendorong perkembangan dan
pertumbuhan perusahaan dalam mencapai tujuan. Oleh
karena itu, manajemen senantiasa membuat system kerja di
perusahaan.
Sistem ini bertujuan untuk mengorganisir karyawan yang ada
di perusahaan sehingga perusahaan dapat menjalankan usaha
dengan lancar.
Selain itu, system kerja di perusahaan akan membuat
karyawan bisa bekerja secara teratur. Aturan ini wajib diikuti
oleh seluruh karyawan termasuk para pimpinan perusahaan.
Kewajiban untuk mentaati aturan tersebut dilakukan demi
berjalannya sistem yang sudah dibuat perusahaan.
Tujuan akhir tentu agar sasaran dan target yang ingin dituju
perusahaan dapat dicapai.
Untuk apa Sistem Kerja
• Dapat membantu perusahaan dalam pengendalian kerja,
sehingga perusahaan bisa mengatur jadwal kerja yang
sesuai dengan kebutuhan.
• Bisa menjadi pedoman kerja bagi seluruh karyawan yang
terlibat di dalamnya.
• Berguna untuk memastikan hasil kerja karyawan menjadi
lebih efektif, walaupun dengan menggunakan biaya yang
sedikit.
• Penjabaran dari tujuan perusahaan melalui aktivitas bisnis
yang terealisasi. Hal ini memiliki menfaat yang positif karena
semua karyawan bisa mengetahui tujuan yang ingin dicapai
perusahaan.
• Tata Kerja
Merupakan cara melaksanakan kerja agar efektif dan efisien
mengenai suatu pekerjaan dengan mempertimbangkan
tujuan, tenaga kerja, waktu, fasilitas yang tersedia dan lainnya
(aturan kerja).
• Prosedur Kerja
Merupakan rangkaian tata kerja yang saling berhubungan
sehingga menunjukkan adanya tahapan yang harus dikerjakan
dalam rangka menyelesaikan suatu pekerjaan (tahapan kerja).
• Sistem Kerja
Merupakan rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang
membentuk satu kebulatan pola dalam melaksanakan suatu
pekerjaan (pola keseluruhan).
Lingkungan kerja dengan manajemen kerja yang bagus dapat
menciptakan serta menjaga kebiasaan kerja yang baik pula.
Lingkungan kerja harus memicu sifat kompetitif dan kolaborasif
yang seimbang. Jika komunikasi bagus dijalankan maka suatu
sistem dapat berjalan lancar dan minim masalah.
Manfaat Sistem Kerja
• Tata kerja, prosedur, serta sistem kerja merupakan
penjabaran dari tujuan, sasaran, program kerja dan lainnya
ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. Atasan
hingga bawahan pun melakukan suatu pekerjaan sesuai
dengan bagiannya termasuk mematuhi aturan yang ada.
• Adanya sebuah sistem mulai dari tata kerja dan prosedur
yang diberlakukan dapat membantu pengendalian kerja
dengan baik.
• Sebuah sistem yang diterapkan di tempat kerja menjadi
pedoman kerja bagi semua orang yang terlibat di dalamnya
tanpa terkecuali. Hal berlaku mulai dari atasan hingga para
pekerja termasuk satpam maupun cleaning service.
• Aturan berguna dalam menyeragamkan kinerja para
karyawan, serta memastikan hasil kerja tetap efektif
meskipun menggunakan biaya sekecil mungkin.
• Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja merupakan
penjabaran dari tujuan, sasaran, program kerja dll ke dalam
kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.
• Dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang
bagus, maka bisa dilakukan pengendalian kerja dengan baik.
• Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dapat dijadikan
sebagai pedoman kerja untuk semua orang yang terlibat
didalamnya.
Sehingga dengan demikian:
• Pengendalian kerja bisa dilakukan.
• Menjadi kegiatan pelaksanaan yang nyata.
• Menjadi pedoman kerja.
• Dengan tata kerja dan sebagainya yang dibuat dengan
bagus, pengendalian kerja menjadi bisa dilakukan.
• Tata kerja dan sebagainya menjabarkan kebijaksanaan dan
perencanaan menjadi pelaksanaan kerja yang kongkrit.
• Tata kerja dan sebagainya yang dibuat dengan bagus dapat
dijadikan sebagai pedoman kerja.
Tata Kerja adalah cara-cara melaksanakan kerja yang efisien
mengenai sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan,
tenaga kerja, fasilitas dan waktu yang tersedia.
Prosedur Kerja adalah rangkaian tata kerja yang saling
berhubungan sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap
demi tahap yang harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian
suatu pekerjaan.
Sistem Kerja merupakan rangkaian tata kerja dan prosedur kerja
yang membentuk satu kebulatan pola dalam rangka
melaksanakan satu pekerjaan.

Tata Kerja Aturan Kerja

Prosedur Kerja Tahapan Kerja

Sistem Kerja Pola keseluruhan Kerja

Asas Penyusunan Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja
• Harus disusun sistematis, rapi dan teratur. Ada dokumen yang
dikenal dengan SOP (Standar Operasional Prosedur). Dokumen ini
mencantumkan prosedur untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
• Dapat dilakukan peninjauan, evaluasi, apakah benar-benar baik
atau belum baik. Pasalnya, suatu sistem bisa saja cocok untuk
kondisi dan waktu tertentu tetapi belum tentu akan selamanya.
Pasti ada perubahan yang terjadi dan mempengaruhi relevansi
sistem kerja. Aturan hingga sistem bisa direvisi jika ada yang
kurang dan disesuaikan dengan keadaan sehingga bisa menjadi
sesuatu yang lebih cocok dan baik bagi semua pihak.
• Sistem harus sejalan dengan kebijaksanaan yang sudah digariskan
oleh pimpinan. Manjemen kerja termasuk SOP itu berlaku untuk
semua pihak.
• Aturan maupun sistem harus bisa mendorong pelaksanaan
pekerjaan sehingga efektif dan efisien. Hal ini demi menekan
biaya dan bisa mendapatkan keuntungan tinggi.
• Sistem atau pedoman perlu diberitahukan kepada semua pihak
yang bersangkutan sehingga bisa diketahui dan dipahami
bersama.
Asas Penyusunan Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja

• Harus disusun secara sistematis (teratur), sistematis dalam

arti segala sesuatunya tersusun dengan teratur dan rapi.
• Harus diberitahukan kepada semua pihak, sehingga semua
pihak menjadi tahu dan saling membantu.
• Harus sejalan dengan kebijaksanaan pimpinan, sehingga
menjadi sesuatu yang bisa mendorong pelaksanaan kerja
menjadi efisien.
• Harus bisa ditinjau dan dievaluasi, yaitu bisa diperiksa,
dinilai apakah sudah benar-benar baik atau belum.
• Harus bisa direvisi/diperbaiki untuk disesuaikan dengan
keadaan serta menganulir kekurangan sehingga menjadi
sesuatu yang lebih baik dan cocok.
Pengaturan Pokok: Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem
Kerja

Teknik penyusunan dan penentuan tata kerja, prosedur kerja, dan

sistem kerja dapat dipenuhi pada prinsip-prinsip berikut:
• Harus memperhatikan tujuan, fasilitas, peralatan, material,
biaya, dan waktu.
• Mempersiapkan tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut
klasifikasi jabatan, dan analisis jabatannya
• Menentukan pokok bidang tugas yang akan dibuat.
• Perlu daftar pekerjaan beserta waktu pelaksanaannya.
• Penetapan urutan tahap demi tahap secara keseluruhan menuju
satu tujuan.
• Setiap tahap kerja nyata untuk pelaksanaan dan penyelesaian
tugas.
• Perlu ditetapkan keterampilan sesuai bidang tugas.
• Harus di susun tepat sehingga stabil dan fleksibel.
• Harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi yang ada
• Menggunakan skema arus kerja ( simbol dalam prosedur)
• Menggunakan buku pedoman sebagai penerapan tata kerja.
  Wajib mengkoordinasikan
Atasan  Wajib mempelajari laporan
 Wajib memanfaatkan laporan

 Wajib membuat laporan

Bawahan
 Wajib menyampaikan tembusan
Simbol-Simbol Dalam Prosedur Kerja
Simbol-simbol umum yang dipergunakan untuk menggambarkan suatu
prosedur sebagai berikut :
• Lingkaran besar menunjukkan operasi (operation) atau sesuatu yang
harus dikerjakan. Apabila di tengahnya dibubuhi huruf C, berarti harus
dikerjakan oleh juru tulis (clerk). N, berarti harus dikerjakan dengan
mesin. T artinya dikerjakan dengan mesin tik (typewriter).
• Belah ketupat atau segi empat berbentuk berlian atau diamond untuk
menunjukkan pemeriksaan (inspection, control atau check) mengenai
mutu atau kualitas (quality).
• Segi empat bujur sangkar untuk menunjukkan pemeriksaan mengenal
jumlah atau kuantitas (quantity).
• Huruf D, singkatan dari delay, artinya penahanan atau penundaan suatu
proses karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian lebih lanjut.
• Suatu segi tiga tunggal terbalik menunjukkan penyimpanan (storage)
secara tetap (permanent).
• Segi tiga dobel terbalik menunjukkan penyimpanan untuk sementara
(temporary).
• Lingkaran kecil berarti pemindahan (transfer) atau pengangkutan
(transport)
• Anak panah menunjukkan arah jalannya atau arus (flow) sesuatu
dokumen melalui sesuatu proses pengerjaan.
Kegunaan Simbol-simbol Dalam Prosedur
Manfaat mengetahui simbol-simbol dalam pembuatan skema ;
 Jenis pekerjaan, tahap, gerakan, dan bagian pekerjaan yang diperlukan
penyelesaian tugas.
 Waktu yang diperlukan untuk penyelesaian tugas.
 Persyaratan kecakapan keterampilan dalam mengerjakan pekerjaan.
 Fasilitas yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan.
 Jumlah tenaga kerja untuk suatu bidang tugas sebagai alat evaluasi.
 Apakah fasilitas dan tenaga kerja dimanfaatkan sesuai kapasitas yang
semestinya.
 Adanya kemacetan.

Kegunaan skema arus kerja atau prosedur sebagai berikut:

 Pedoman kerja
 Alat penyelesaian perselisihan
 Alat pembagian kerja.
 Alat mengukur tata ruang kantor.
 Alat agar menghindari pekerjaan yang bertumpuk.
 Alat perencanaan dan pengembangan kerja dikemudian hari.
 Alat sebagai klasifikasi, uraian, dan analisis jabatan.
 Alat menghemat waktu dalam mengetahui proses kerja.
 Alat untuk mempersiapkan mekanisme prosedur
Terima Kasih