SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT.

NAVIDA AGRIBISNIS

oleh: ROBIYANTO

Universitas Kanjuruhan Malang Fakultas Teknologi Informasi , Jurusan Sistem Informasi 2008

1.

Deskripsi Perusahaan
PT.NAVIDA AGRIBISNIS merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang jasa penjualan hasil bumi seperti vanila,lada,kopi dan lain sebagainya.Terletak di jalan gataktuan no.12klaten.Perusahaan ini memiliki 500 karyawan dengan perincian sbb: - 25 karyawan tetap dengan sistem gaji bulanan. - 125 karyawan kontrak dengan sistem pembayaran upah harian

2.

Struktur Organisasi Perusahaan

PT .NAVIDA AGRIBISNIS memiliki struktur organisasi perusahaan sebagai berikut: General manager

sekretaris

Wakil general manager

Manager adm keu

Manager HRD Gb.11.1 struktur organisasi

Manager produksi

3.

Definisi Permasalahan
System pengelolaan gaji di PT.NAVIDA AGRIBISNIS sampai saat ini masih dilakukan secara manualsehingga sering menimbulkan terlambatnya informasi yang dihasilkan .hal itu bias dimengerti mengingat sebagian besar karyawan yang ada merupakan karyawan harian yang pembayaranya dilakukan berdasarkan jumlah hari masuk kerja. Untuk mempermudah system penggajian ,maka dibuat sebuah system nformasi untuk mengolah system penggajian yang ada sehingga pebuatan daftar gaji dapat tepat waktu dan tercapai efisiensi dalam prosesnya. Bersumber kepada laporan laporan yang telah ada ,serta system informasi trdisional yang telah ada ,akan disusun suatu system pengolahan data penggajian yang nantinya menunjang evaluasi ,analisis serta proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan.

4.

Tujuan Pengembangan System

Berikut ini adalah beberapa tujuan pembangunan sisitem penggajian pada pt navidia agribisnis Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi-fungsi manajerial dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan. Membantu dan memindahkan para pengambil keputusan yaitu para manajeman perusahaan untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur terhadap hasil yang telah dicapai .

5.

Desain Umum System

Pada bagian desain umum system ini akan dibahas mulai dari desain yang berupa data flow diagram serta kamus data atau data dictionary.

Data flow diagram konteks Bagian personalia daftar rencana gaji laporan absensi gaji Bagian keuangan Sistem penggajian Gb.11.2 dfd konteks DFD penjabaran untuk system penggajian Dari data flow diagram konteks dapat dijabarkan secara detail lagi menjadi dfd sebagai berikut ini: Pegawai

laporan absensi

Mencatat absensi karyawan catatan absensi catatan absensi

Membuat daftar gaji Memproses pembayaran data pegawai bayar gaji bukti pembayaran

Gbr 11.2 dfd penjabaran Kamus data (data dictionary) Berikut adalah kamus data dari berbagai bagian data yang telah dikumpulkan: 1. Nama data Keterangan Sumber Struktur data Nama field Nomor induk Nama pegawai Jabatan Departemen Tempat lahir Tanggal lahir Alamat Agama Golongan darah Status Jumlah anak 2. Nama data Keterangan Sumber Struktur data Nama field Nomor absensi Nomor induk Tanggal Bulan Absensi Jam masuk Jam keluar Keterangan 3. Nama data Keterangan Sumber Struktur data Nama field Nomor induk Gaji pokok Gaji lembur Tunjangan Total gaji : aryawan : ata tentang identitas karyawan : epartemen personalia : Type Character Character Character Character Character Date Character Character Character Character Numeric : absensi : data tentang absensi karyawan : departemen personalia : Type Character Character Date Character Numeric Numeric Numeric Memo ; gaji : hasil akhir gaji karyawan : departemen keuangan : Type Character Numeric Numeric Numeric Numeric Lebar 8 12 12 12 12 Lebar 8 8 8 10 1 4 4 1 Lebar 8 20 10 15 15 8 30 10 2 8 4

6.

Desain spesifik system

Desin spesifik system meliputi desain menu utama ,desain input serta desain out put. 6.1. Desain menu utama Menu utama dari program system informasi penggajian kayawan inin,dapat dilihat hirarkinya seperti terdapat pada gambar 11.3 berikut:

Sistem penggajiaan karyawan

file

Data karyawan

Absensi karyawan

Laporan -laporan

Gambar 11.3 Hirarki Menu Utama Modul-modul dalam system file :

Setup data gaji Setup data departemen Utility data Keluar Modul-modul dalam system data karyawan : Input data karyawan Edit data karyawan Hapus data karyawan Modul-modul dalam system absensi karyawan: Input data absensi Edit data absensi Hapus data absensi Modul-modul dalam laporan : Laporan data data karyawan Sub modul: Data karyawan pergolongan Data karyawan perdepartemen Data karyawan perumur Data karyawan per agama Laporan absensi Sub modul : Rekap absensi total Rekap absensi per departemen Rekap absensi sakit

 Rekap absensi ijin Rekap absensi alpha Laporan daftar gaji Sub modul : Daftar gaji pegawai bulanan Daftar gaji pegawai harian

6.2. Desain input Desain input merupakan desai interface form form yang digunakan untuk pemasukan data.beberapa form untuk untuk pemasukan data pada sisitem informasi penggajian karyawan ini antara lain: 6.2.1.1. Desai input data karyawan.

gbr 11.4 desain input karyawan Keterangan desain input: Nomor induk,digunakan untuk memasukkan data nomor induk pegawai dengan type data caracter dan lebar kolom 8. Nama, digunakan untuk memasukkan datanama pegawai dengan type data character dan lebar colom 20. Jabatan ,digunakan untuk memasukkan data jabatan pegawai dengan type data character dan ebar colom 10. Departemen ,digunakan untutk memasukkan data departemen tempat pegawai bekerja dengan type data character dan lebar colom 15. Tempat lahir ,digunakan untuk memasukkan data tempat lehir pegawai dengan type data character dan lebar colom 15. Tanggal lahir ,digunakan untuk mamasukkan data tanggal lahir pegawai dengan type data date. Alamat ,digunakan untuk memasukkan data alamat pegawai dengan type data character dan lebar colom 20. Golongan darah,digunakan untuk memasukkan data golongan darah pegawai dengan type data character dan lebar colom2 .

Status ,digunakan untuk memasukkan data status pegawai(kawin/belum kawin)dengan type data character ddan lebar colom 8. Jumlah anak, digunakan untuk memasukkan data jumlah anak pegawai (jika ada)dengan type data nueric dan memiliki lebar colom 4.

Sedangkan tombol-tombol navigasi yang ada, digunakan untuk mengelola record pada table karyawan.sperti pada gambar,tombol-tombol tersebut antara lain: Top,tombol untuk menuju pada record pertama yang ada pada table. Prev, untuk menuju pada record sebelumnya dari record yang sedang aktif. Next ,untuk menuju pada record sesudahnya dari posisi record yang sedang aktif. End, untuk menuju record terakhir. Tambah ,menambah data baru. Edit, untuk memperbaiki data yg sedang ditampilkan. Cari,untuk mencari data tertentu. Keluar,untuk keluar dari form. 6.2.1.2. Desain input absensi karyawan. Berikut adalah desain input utuk memasukkan data absensi karyawan.

gbr 11.5 desain form input absensi Keterangan desain input : Nomor absensi ,digunakan untuk memsukkandata nomor urutan absent dengan type data character dan lebar kolom 8. Nomor induk, digunakan untuk memasukkan data nomor untuk pegawai dengan type data character dan lebar kolom 20. Tanggal , digunakan untuk memasukkan data tanggal absensi pegawai dengan type data date. Bulan ,digunakan untuk memasukkan data bulan absensi dengan type data character dan lebar kolom 10.

Absensi ,digunakan untuk mencatat nilai absensi dengan type data numeric dan lebar kolom 1.nilaiabsensi yang dimaksud adalah 1 jika pegawai masuk dan 0 jika pegawai tidak masuk kerja. Jam masuk , untuk mencatat jam masuk pegawai, Jam keluar ,untuk mencatat jam keluar pegawai. Keterangan , untuk mencatat keterangan absensia(sakit,ijin,alpha dan lain-lain). 6.3. Desain output Output merupakan salah satu tujuan dari dibuatnya sebuah program aplikasi.beberapa bentuk output pada system informasi ini antara lain adalah: 6.3.1.1. Laporan Data Karyawan.

gbr 11.6 desain output laporan daftar pegawai Dari laporan global seperti pada gambar diatas, dapat dikembangkan menjadi laporan khusus berdasarkan kriteria tertentu seperti misalnya laporan data pegawai dengan agama tertentu ,dengan golongan darah tertentu atau yang lainnya. 6.3.1.2. Laporan Absensi Karyawan

gbr 11.7 laporan absensi 6.3.1.3. Laporan Gaji Karyawan

gbr 11.8 laporan daftar gaji 7.

Implementasi System
Implementasi system informasi penggajiankaryawan ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman microsoft visual foxpro 7.0.sesuai dengan bahasa pemrograman yang dipakai ,maka system ini membutuhkan spesifikasi perangkat sebagai berikut. Software:

1) System operasi windows 98 keatas. 2) Installer microsoft visual foxpro versi 7.0 3) Driver-driver penyerta. Hardware: 1) Pc dengan processor pentium III keatas /yg setara. 2) Ram minimal 128 mb 3) Hardisk dianjurkan 20 gb. 4) Cd/dvd rom.