Penggunaan Teknologi Informasi (TI) Dalam Pengelolaan Data Base Nilai Mahasiswa Pada Sistem Kredit Semester(SKS)

oleh M.Thoha Mahmun Kepala Pusdikom dan Dosen UTP

Abastrak Di era informasi mau tidak mau suka tidak perguruan tinggi harus menggunakan teknologi dalam melakukan pengelolaan data base nilai mahasiswanya jika jumlah mahasiswanya sudah besar dan telah menggunakan sistem kredit semester dalam proses pembelajarannya. Hal ini sesuai dengan penjelasan ayat 1 pasal 35 UU No. 20 2003 tentang Sisdiknas, standar sarana dan prasarana pendidikan termasuk didalamnya adalah penggunaan teknologi informasi dan komunisasi(TIK). Dengan menggunakan IT, pengelolaan data base nilai mahasiswa akan menjadi semakin efektif dan efisien. Agar penggunaan TI sesuai dengan peruntukannya maka perlu dipahami dengan baik apa yang dimaksud dengan teknologi informasi(TI), Sistem Kredit Semester(SKS), data base nilai mahasiswa dan bagaimana penggunaan TI untuk data base nilai mahasiswa.

1. Pendahuluan Di era informasi, kehadiran teknologi infomasi sudah tidak dapat ditolak lagi bahkan cenderung menjadi kebutuhan sehari-hari. Hal ini disebabkan karena perkembangan dan kemajuan yang dicapai oleh bidang ilmu pengetahuan teknologi informasi yang semakin canggih melalui penemuan-penemuan barunya yang secara terus menerus bermunculan. Salah satu peralatan teknologi informasi adalah adalah berupa komputer. Sekarang, komputer bukan lagi sebagai alat hitung semata sebagaimana awal ditemukannya, melainkan sudah berubah fungsi menjadi alat pengolah , penyimpan dan penyampai data dan informasi yang canggih. Data yang diolahnyapun tidak hanya

berupa angka dan tek semata tapi juga sudah berupa gambar dan suara. Seiring dengan kemajuan teknologi informasi ini, yang menjadi pertanyaan

adalah sejauh mana perguruan tinggi dapat memanfaatkannya Hal ini sesuai dengan penjelasan ayat 1 pasal 35 UU No. 20 2003 tentang Sisdiknas, standar sarana dan prasarana pendidikan termasuk didalamnya adalah penggunaan teknologi informasi dan komunisasi(TIK). Apapun alasannya suka tidak suka Perguruan Tinggi harus memanfaatkan teknologi ini kalau tidak dimau menghadapi situasi keterasingan dalam derasnya arus informasi sekarang ini. Memberikan pelayan yang prima kepada mahasiswa adalah merupakan cita-cita dari setiap perguruan tinggi. Salah satu pelayanan prima adalah berupa pemberian informasi nilai diperoleh mahasiswa secara cepat dan akurat. Untuk dapat memberikan

informasi nilai secara cepat dan akurat perguruan tinggi harus memilih sistem dan teknologi yang sesuai dengan peruntukannya. Berbicara tentang informasi nilai mahasiswa tidak akan terlepas dari teknologi yang digunakannya. Di era informasi dan globalisasi sekarang ini, rasanya sangat janggal bila perguruan tinggi meggunakan

teknologi konvensional dalam pengolaan data basenya. Oleh karenya perguruan tinggi harus menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dalam pengelolaan data base nilai mahasiswanya, terlebih lagi bila sudah menggunakan sistem kredit semester secara nurni dan jumlah masiswa lebih dari 5000 orang. 2. Pembahasan 2.1 Pengertian Teknologi Informasi dan Komunikasi(TIK) Kata teknologi informasi dan komunikasi terdiri dari dua aspek yaitu aspek teknologi informasi dan teknologi komunikasi. Asfek teknologi informasi adalah suatu teknologi yang berkaitan dengan cara pengolah data dan informasi sedang asfek teknologi komunikasi adalah suatu teknologi yang berkaitan dengan cara menyampaian data dan informasi. Berikut adalah beberapa pengertian teknolgi informasi dan komunikasi. Lucas(2000) menyatakan bahwa teknologi informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirim informasi dalam bentuk elektronis. Dalam defisini Lucas ini pengertian teknologi masih bersifat umum karena belum dijelaskan tentang alat apa yang digunakan untuk memproses data dan alat apa yang digunakan untuk mengirimkan informasi. Namun demikian dalam definisi ini telah dijelaskan bahwa dalam teknologi informasi dan komunikasi terdapat sekurangnya ada 2 alat yaitu alat pengolah atau alat pemroses data dan alat yang digunakan untuk

mengirimkan atau menyampaikan informasi. Definisi yang hampir sama disampaikan oleh Puskur Diknas Indonesia, bahwa Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) mencakup dua aspek, yaitu Teknologi Informasi dan Teknologi Komunikasi. a. Teknologi Informasi adalah meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan

informasi.

b. Teknologi Komunikasi adalah segala hal yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk memproses dan mentransfer data dari perangkat yang satu ke lainnya. Secara lebih jelas Martin(1999) menyampaikan bahwa teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga menckup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi. Dalam definisi ini alat yang digunakan untuk mengolah atau memproses dan menyampaikan atau mengirim informasi secara jelas disebutkan adalah berupa komputer. Demikian juga dalam kamus Oxford(1995) diartikan bahwa teknologi informasi adalah studi atau penggunaan peralatan elektronika, terutama komputer, untuk

menyimpan, menganilsa, dan mendistribusi informasi apa saja , termasuk kata-kata, bilangan, dan gambar. Dari beberapa definisi tersebut diatas dapat disampaikan bahwa teknologi informasi dan komunikasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah atau memproses dan menyampaikan atau mengirim informasi. Alat yang digunakan dalam teknologi informasi dan komunikasi adalah berupa komputer dan perlatan komunikasi lainnya.

3.

Sistem Kredit Semester(SKS) Penerapan perkuliahan dengan Sistem Kredit Semester(SKS) mengacu pada Surat

Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.0123/U/1979, Surat keputusan Mendikbud RI No. 0211/V/1982 dan No. 212/V/1982 serta surat Keputusan Direktur Jendral Pendidikan Tinggi No. 048/DJ/Kep/1982. Pengertian Sistem Kredit Semester dapat dijelaskan sebagai beriku : 1. Sistem kredit adalah suatu sistem penyelenggaraan pendidikan dengan menggunakan satu kredit semesrter (SKS) untuk menyatakan beban studi mahasiswa, beban kerja dosen, pengalaman belajar, dan beban penyelenggaraan program. 2. Semester adalah satuan waktu kegiatan yang terdiri atas 16 sampai 19 minggu kuliah atau kegiatan terjadwal lainnya, berikut kegiatan iringannya, termasuk 2 sampai 3 minggu kegiatan penilaian.

3. Satuan Kredit Semester (SKS) adalah takaran penghargaan terhadap pengalaman belajar yang diperoleh selama satu semester melalui kegiatan terjadwal per minggu sebanyak 1 jam perkuliahan atau 2 jam praktikum, atau 4 jam kerja lapangan, yang masing-masing diiringi oleh sekitar 1 2 jam kegiatan terstruktur dan sekitar 1 2 jam kegiatan mandiri. Sesuai dengan pengertian Sistem Kredit Semester(SKS) tersebut maka setiap mahasiswa dapat mengetahui secara pasti berapa jumlah kredit yang harus deselesaikan untuk jenjang pendidikan yang diikuti. Penyelesaian studi di setiap jenjang pendidikan dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 1. Jenjang Pendidikan dan Jumlah sks No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Jenjang Pendidikan Diploma 1(D1) Diploma 2(D2) Diploma 3(D3) Strata 1(S1) Strata 2(S2) Strata 3(S3) Jumlah sks 40 50 80 90 110 120 144 -160 36 50 40 - 52

Untuk keberhasilan studi mahasiswa diukur dengan Indek Prestasi Semester(IPS) dan Indek Prestasi Kumulatif(IPK). Indek Prestasi digunakan untuk mengukur

keberhasilan studi mahasiswa di setiap semester. Indek Prestasi Sementara(IPS) ini akan menentukan jumlah kredit yang akan diambil oleh mahasiswa. Sedang Indek Kumulatif digunakan untuk mengukur keberhasilan studi mahasiswa selama mengikuti jenjang pendidikan yang dikuti. Perhitungan Indek Prestasi Semester(IPS) dapat menggunakan rumus sebagai beriku : Jumlah (nilai absolut) X sks IPS = Jumlah sks yang ditempuh

Contoh : Mata kuliah Agama 3 sks Nilai B(3) Mata kuliah Pancasila 3 sks Nilai A(4) Mata kuliah Pengantar Aplikasi Komputer 3 sks Nilai C(2) 3X3+3X4+3X2 IPS = 3 + 3 +3 27 = ----- = 3,00 9

Rumus untuk menghitung IPK adalah sama dengan rumus IPS hanya periodenya yang berbeda kalau IPS untuk semester sedang IPK pereriodenya adalah selama mengikuti jenjang pendidikan yang dikuti. Contoh : Semester sks 3 3 I 2 3 3 3 3 2 II 2 3 3 3 Jumlah 33 Nilai Huruf C B A B C A A B A B C A Jumlah Nilai Angka 6 9 8 9 6 12 12 6 8 9 6 12 103

IPK

103 = ------- = 3,12 33

Berikut batasan jumlah kredit yang akan diambil sesuai dengan indek prestasi (IP) yang diperoleh mahasiswa : Tabel 2. Indek Prestasi dan SKS yang akan diambil No. 1. 2. 3. 4. 5. Indek Prestasi (IP) 3,00 4,000 2,50 2,99 2,00 2,49 1,50 1,99 < 1,49 SKS yang akan diambil 22 24 SKS 19 - 21 SKS 16 18 SKS 13 15 SKS 9 12 SKS

Nilai yang digunakan dalam sistem kredit semester yaitu nilai kuantitatif dan nilai kualitatif. Nilai kuantitatif adalah nilai yang dinyatakan dengan angka, biasanya digunakan untuk nilai harian, nilai terstrutur, nilai mid smester dan nilai semester. Sedang nilai kualitatif adalah nilai yang dinyatakan dengan huruf, biasanya digunakan untuk penentuan nilai akhir. Untuk mengubah nilai angka menjadi nilai hurus dilakukan dengan mengkonversi nilai angka ke nilai huruf. Konversi nilai angka ke nilai huruf adalah dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 3 Konversi Nilai Angka ke Nilai Huruf dan Bobotnya No. 1. 2. 3. 4. 5. Nilai Angka 85 -100 70 84 55 69 40 54 < 40 Nilai Huruf A B C D E Bobot 4 3 2 1 0

Sebagaiman diketahui bahwa predikat kelulusan ditentukan oleh IPK, tabel berikut adalah predikat kelulusan berdasarkan IPK.

Tabel 4 Predikat Kelulusan Berdasarkan IPK No. 1. 2. 3. Indek Prestasi Kumulatif(IPK) 2,00 2,74 2,75 3,50 3,51 4,00 Predikat Memuaskan Sangat Memuaskan Dengan Pujian

Sesuai dengan uraian tersebut diatas, bahwa karakteristik proses pembelajaran dengan sistem kredit semester adalah sebagai berikut : 1. Program pendidikan yang disediakan bervariasi, dengan demikian mahasiswa dapat memilih mata kuliah sesuai dengan kemampuannya. 2. Adanya kebebasan mahasiswa untuk menentukan sendiri beban belajar yang akan diikuti setiap kesatuan semester. Sekaligus mahasiswa dapat memperkirakan lama program studi yang akan diambil. 3. Adanya kemungkinan terjaminnya kepastian dalam penyelesaian program semester pada waktu yang telah ditetapkan. Dengan demikian prestasi seorang mahasiswa pada akhir semester akan menjadi salah satu bahan pertimbangan untuk menyusun program yang selanjutnya. 4. Tersedianya peluang mahasiswa dapat pindah dari satu program pendidikan ke program pendidikan lainnya tanpa kehilangan tabungan kredit semester yang diperoleh pada program yang lama relevan dengan program yang baru. 5. Adanya efisiensi penggunaan sarana dan falitas pendidikan lebih efisien misalnya penggunaan laboratorium dapat digunakan antar jurusan terutama laboratorium Fisika Dasar.

Dari karakteriktik tesebut diatas dapat disampaikan bahwa sistem kredit semester memiliki keluwesan dan variasi dalam penawaran program dan kebebasan mahasiswa untuk menentukan program, pemanfaatan sarana dan fasilitas pendidikan, penyelesaian setiap pengajaran dan lain-lainnya.

Berdeda dengan sistem non SKS, pengelolaan administrasi sistem kredit semester (SKS) perlu dikelola secara baik dan benar mengingat karakteristik sebagaimana disebutkan diatas. Demikian juga pengelolaan nilai mahasiswa harus dikelola dengan baik dan benar karena sistem kredit semester(SKS) menggunakan sitem tabung. Nilai mata kuliah yang telah dinyatakan lulus akan ditabung, hanya nilai mata kuliah yang gagal atau perlu diperbaiki atau yang akan diulang. Dengan demikian pengelolaan nilai mahsiswa perlu dikelola dengan sistem data base(basis data) yang baik dan benar. 4. Data Base Nilai Mahasiswa Sebelum membicarakan data base nilai mahasiswa perlu dijelaskan terlebih dahulu apa yang dimakisud dengan data base agar memdapatkan gambaran yang sama tentang pngertian data base. Kata data base siring kali diucapkan oleh banyak orang namun masih banyak orang yang belum paham apa itu data base. Bahkan dalam pemilu yang lalu persoalan data base menjadi persoalan nasional. Hal ini disebabkan karena adanya kesalahan pada data base peserta pemilu. Salah penyebabnya adalah belum adanya data base kependudukannya yang akurat di negara kita. Pengolaan data base dapat dilakukan dengan : 1. Cara konvensional 2. Cara komputerisasi Data base yang dikelolan dengan cara konvensonal adalah suatu data base yang dikelola berdasarkan manajemen berkas. Artinya pengelolaan adalah dengan

menggunakan hard copy karena semua datanya berada dalam bentuk cetakan walaupun pembuatannya sudah menggunakan komputer. Pengelolaan data base yang cara

konvensional tentu mempunyai beberap kelemahan diantara adalah adanya duplikasi data dan sulit untuk diakses. Sedang data base yang dikelola dengan cara komputerisasi adalah suatu data base yang dikelola berbasiskan komputer. Artinya pengelolaannya adalah dengan menggunakan soft copy atau soft file. Menurut Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon (2005:313) data base adalah sekelompok file yang saling terelasi. Dari definisi ini menyatakan bahwa data base adalah kumpulan dari file arti lebih dari satu file.

Sedangkan menurut Abdul Kadir (2003:254), Basis data (data base) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk untuk memperoleh informasi. Definisi lebih rinci diberikan oleh Jogiyanto(2004:711) basis data (data base) merupakan kumpulan data yang saling berhubugan satu dengan yang lainnya, terimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Dari definisi tersebut diatas dapat disampaikan bahwa data base adalah kumpulan file yang saling terkait antara satu dengan yang lain, dibuat dengan tertentu untuk suatu kepentingan tertentu. Sesuai dengan pengertian data base tersebut diatas maka data base nilai mahasiswa sekurang-kurangnya terdiri : File data Kurikulum, yaitu file data yang memuat data kurikulum File Data Mahasiswa, yaitu file data yang memuat data mahasiswa File Data Dosen yaitu, file data yang memuat data dosen pengajar File Data Rencana Studi, yaitu file data yang memuat data rencana studi mahasiswa File Data Nilai, yaitu file data yang memuat data nilai mata kuliah yang telah ditempuh oleh mahasiswa.

5.

Penggunaan TI untuk Data Base Nilai Mahasiswa Sebagaimana disebutkan diatas bahwa basis data nilai mahasiswa sekurang-

kurangnya terdiri dari: File data Kurikulum File Data Mahasiswa File Data Dosen File Data Rencana Studi File Data Nilai Ke lima file data tersebut diatas dapat dikelola dengan cara konvensional maupun dengan cara komputerisasi atau dikelola dengan menggunakan teknologi informasi.

Pengelolaan secara konvesional terasa akan tidak efektif dan efisien apalagi bila jumlah mahasiswanya cukup besar karena semua data dan informasi dalam bentuk hard copy atau kertas. Sebagaimana diketahui bila data dan informasi masih dalam bentuk kertas maka akan sulit untuk diakses dan juga tidak mudah kalau mau diberdayakan untuk kepentingan yang lainn. Dengan demikian penggunaan teknologi informasi adalah merupakan pilihan yang tepat untuk pengolaan data base nilai masiswa. Dengan teknologi informasi, pengelolaan data base nilai mahasiswa akan memberikan memudahkan baik untuk kepentingan manajemen maupun kepentingan tertib administrasi. Kemudahan ini dikarenakan data dan informasi sudah dalam bentuk soft copy atau file digital. Kepentingan manajemen adalah berupa kegiatan kontrol dan

pengedalian dalam pengelolaan perguruan tinggi. Dalam kegiatan kontrol dan pengendalian kecepatan dan keakuratan informasi yang diperoleh sangatlah penting karena informasi merupakan dasar untuk pengambilan keputusan. Oleh karenanya penyediaan inforamsi yang akurat dan mudah diakses mutlak adanya. Yang termasuk tertib administasi adalah menyangkut pengelolaan adminstrasi baik untuk kepentingan lembaga maupun untuk kepentingan dosen dan mahasiswa. Kemudahan ini dikarenakan adanya proses otomasi yang didapat dari penggunaan teknologi informasi. Dalam pengelolaan data base sekurangnya ada 3 kegiatan penting yang harus dilakukan secara benar yaitu : 1. Kegiatan input data 2. Kegiatan proses data 3. Kegiatan cetak data(menampilkan data)

Kegiatan Input Data Kegiatan input data merupakan kegiatan yang sangat penting dalam pelaksanaan komputersisasi. Banyak kegiatan komputerisasi gagal atau tidak dapat maksimal karena persoalan yang terjadi pada input data, misalnya antara lain adalah adanya keterlambatan menginput data atau data yang belum tersedia untuk diinputkan. Hal ini akan membuat komputerisasi tidak dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Berikut berbagi contoh-contoh form yang digunakan untuk input data : Form Input Data Tenaga Pengajar

Form Input Data Kurikulum

Form Input Data Mahasiswa

Form Input Data KRS

Form Input Data Nilai

Kegiatan Proses Data Dengan sudah tersedia data maka langkah berikutnya melakukan kegiatan pemproses data. Kegiatan pemrosesan data suatu kegiatan yang biasanya dilakukan oleh komputer. Agar komputer dapat melaksanakan proses seperti yang dikehendaki maka aturan dan prosedure pemroses harus dibuat secara benar. Dengan adanya aturan dan prosedur yang benar maka ouput yang dihasilkanpun akan benar. Oleh karenanya peran seorang analis dan programmer sanngat menentukan. Bila aturan dan procedure yang dibuat salah maka proses yang dilakukan oleh komputer akan tidak sesuai dengan yang dikehendaki. Dengan adanya kegiatan pemrosesan sendiri oleh komputer inilah yang

disebut otomasi karena campur tangan tenaga manusia dilakukan. Contoh kegiatan proses data oleh komputer:

sudah tidak banyak lagi

Rencana Studi Krs Paket Untuk Smt 1 Menu ini untuk memproses KRS paket secara otomatis untuk semester 1

Kegiatan Cetak Data Yang perlu diperhatikan dalam kegiatan cetak data adalah kepastian bentukbentuk laporan yang akan dibuat. Dengan adanya kepastian bentuk laporan maka akan memudahkan p dalam perancangan dan pembuatan program aplikasinya. Berikut adalah contoh hasil cetakan data dalam pengolahan data nilai mahasiswa: 1. Cetak Data Dosen

2. Cetaka Data Kurikulum

3. Cetaka Data Mahasiswa

4. Cetak Data KRS

4. Cetak Daftar Hadir Kuliah

5. Cetak Data KHS

6. Cetak Data Transkrip.

7. Cetak Data Statistik untuk Kepentingan Manajemen

Kesimpulan Dari urian tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa di era informasi pengelolaan data base nilai mahasiswa dengan cara konvensional sudah tidak sesuai dengan kebutuhan karena pengelolaan dengan cara konvensional tidak efektif dan efisien manakala jumlah mahasiswa perguruan sudah besar dan sistem pemebelajarannya telah menggunakan Sistem Kredit Semester(SKS). Mau tidak mau suka tidak suka bagi perguruan tinggi yang telah memiliki jumlah mahasiswa yang besar, pengelolaan data base nilai masiswanya harus menggunakan teknologi informasi. Dengan menggunakan tekonologi informasi, pengelolaan data base nilai mahsiswa akan menjadi lebih efektif dan efisien baik untuk kepentingan tertib administrasi maupun kepentingan menjemen yang berkaitan dengan pengambilan keputusan. Karena dengan menggunakan teknologi informasi hampir semua informasi yang diperlukan oleh manajemen dapat diakses dengan cepat dan akurat. Data base nilai masiswa sekurangnya terdiri dari : File data Kurikulum, File Data Mahasiswa, File Data Dosen, File Data Rencana Studi, File Data Nilai. Dengan ketersediaan data base ini maka pengolahan data akan semakin mudah baik untuk pentingan tertib administrasi maupun kepetingan manajeman. Kepentingan tertib adaminstrasi misalnya : daftar mahasiswa, daftar dosen pengajar, daftar kurikulum, kartu rencana studi(KRS), daftar hadir kuliah, daftar hadir ujian, kartu hasil studi (KHS), transkrip nilai dan output-outpu yang yang diperlukan dalam pengelolaan administrasi akademik. Kepentingan manajeman adalah informasi yang dipergunakan untuk dasar

pengambilan keputusan yang berupa angka statistik misalnya : rekap jumlah mahasiswa(aktif dan non aktif), rekap jumlah dosen pengajar, dan bentuk-bentuk statistik lain yang mengacu pada data evaluasi diri perguruan tinggi.

Daftar Pustaka

Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane P. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : Andi Offset. Kadir, Abdul . 2003:254. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.

Jogiyanto.2004. Pengenalan Komputer. Yogyakarta: Andi Offset. M.Scott,George. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT Graftindo Persada.1994. Fak.Ekonomi UTP. Buku Pedoman Akademik. Palembang. Fak. Ekonomi UTP, 2008 http://www.fe.unibraw.ac.id/file/publikasi/BABII.pdf http://iirc.ipb.ac.id/jspui/bitstream/123456789/14694/6/59-69image0001-6.pdf http://www.uinsuska.info/ekonomi/attachments/088_babaIIIpenyelenggaraanpendidikan. pdf http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1864/1640 http://home.unpar.ac.id/~moertini/Pengemb_IT_PT_7Mar08.pdf http://www.cenggiap.net/wp-content/uploads/data/BAB%20I%20Final.pdf http://www.stikesyarsimataram.ac.id/akademik/sistem-akademik http://zkarnain.tripod.com/SKS.HTM#satu