Penulisan Laporan Hasil Audit YANG EFEKTIF

WAKHYUDI
Widyaiswara Pendidikan terakhir : Master of Commerce (Accounting) Wollongong University, Australia Tempat/tanggal lahir : Kebumen, 10 April 1967 Alamat : wakhyuwakhyudi@gmail.com HP : 081310010901

Leonardo da Vinci
Let whoever cant do what he wants, want what he can do

Siapa yang tak sanggup meraih apa yang dia inginkan.

Sebaiknya, menginginkan apa yang dia sanggupi.

PROSES DAN TEKNIK PENULISAN

TEKNIK PENULISAN LAPORAN YANG EFEKTIF

Teknik Menulis untuk Menginformasikan Menulis untuk Meyakinkan Menulis Secara Konstruktif

Teknik Menulis untuk Menginformasikan

Teknik Memperoleh Perhatian Pembaca Kalimat pembuka atau paragraf yang padat, langsung, dan menarik. Menyatakan simpulan secara langsung Menulis secara tegas dan jelas Menggunakan istilah yang dipahami pembaca Mendahulukan informasi yang paling diminati pembaca 7 Menggunakan format yang

Teknik Menulis untuk Menginformasikan

Mengelola Detail Informasi Memikirkan pembaca dan tujuan laporan Mengikhtisarkan data pendukung Memilih informasi yang dapat meyakinkan dan bermanfaat. Mempertimbangkan manfaat informasi Menyajikan data dalam format yang mudah dibaca
8

Menulis untuk Meyakinkan

Menjelaskan dan menguantifikasi nilai temuan Menunjukkan akibat temuan dari sudut pandang manajemen Menangani keberatan.

Menulis Secara Konstruktif

Menghindari bahasa perasaan (judgmental) dan generalisasi tanpa dukungan. Menyatakan gagasan positif dalam kalimat positif. Menyajikan penyeimbang dan perspektif. Menekankan manfaat, rekomendasi, dan solusi.
10

ARTI PENTING :
Agar dapat diterima dan memberikan pengaruh. Agar pembaca memfokuskan dirinya pada isi laporan, bukan pada bahasanya.

PRINSIP PENULISAN KONSTRUKTIF :

Hindari bahasa opini dan generalisasi. Gagasan positif dalam bahasa positif. Berikan perspektif yang seimbang. Fokus pada manfaat, rekomendasi, dan solusi masalah.

HINDARI BAHASA OPINI & GENERALISASI TANPA DUKUNGAN

Laporan audit harus faktual dan konklusif, tidak boleh kabur dan berbau opini.
A. Gunakan bahasa yang konkrit dan faktual - Bahasa opini melemahkan argumen yang kita kemukakan
Contoh : Menurut pendapat kamidst

B. Hindari kata-kata dengan konotasi negatif - Temuan - Mengungkapkan vs mengidentifikasi C. Hindari generalisasi yang tanpa dukungan - Jangan gunakan bahasa yang tidak persis/kabur (contoh: banyak sekali, berlebihan, sebagian besar dokumen.dst)

GAGASAN POSITIF DALAM BAHASA POSITIF

Auditor tidak terbiasa membuat pernyataan positif. Auditor biasanya berputar-putar dalam mengemukakan gagasan positif Gagasan positif lebih suka dikemas dalam bentuk negatif

Untuk meningkatkan kerjasama, ungkapkan upayaupaya yang telah dilakukan dengan itikad baik

PERSPEKTIF YANG SEIMBANG

Prioritas berdasarkan tujuan dan risiko (goal vs. control) Tidak membesar-besarkan masalah (beri perspektif) Jangan membuat daftar masalah yang minor Apresiasi tindakan-tindakan yang telah dilaksanakan

FOKUS PADA MANFAAT, REKOMENDASI & SOLUSI MASALAH

Trade-off resiko atas kondisi yang ada dengan manfaat dari solusi yang disarankan. Tidak perlu menunjukan masalah yang manajemen sudah tahu. Jangan menggali masalah (supaya kerjasama lebih baik)

Teknik Menulis Persuasif

1. Masalah dijelaskan & dikuantifisir 2. Tunjukkan dampaknya dari kacamata auditi & manajemen 3. Atasi berbagai keberatan yang disampaikan kepada auditor

Menarik Perhatian Pembaca

Kunci: kalimat pertama atau paragraf pembuka Paragraf pertama membuka untuk paragraf berikutnya Prinsip yang harus diperhatikan: Nyatakan kesimpulan secara langsung Tulis kesimpulan dengan baik dan benar Gunakan istilah teknis yang dipahami pembaca Pilih informasi yang menarik minat pembaca Disain sebuah laporan

Menarik Perhatian Pembaca

Nyatakan ide positif dengan kalimat yang positif

Contoh : Tidak dijumpai bukti pengeluaran uang yang tidak ditandangani kepala bagian keuangan

Semua bukti pengeluaran uang yang kami uji telah ditandatangani oleh Kepala Bagian Keuangan

Menarik Perhatian Pembaca

Menekankan pada manfaat, rekomendasi dan solusi
Caranya: mengurangi kata harus atau hendaknya Gunakan kata dapat dan akan Hindari simpulan audit yg hanya mengungkapkan masalah dan penyimpangan semata Contoh: Tidak terdapat pengendalian untuk mengecek akurasi dan kelengkapan catatan persediaan. Kesalahan-kesalahan dapat terjadi tanpa terdeteksi, dan persediaan dapat diambil dari gudang tanpa dicatat

Pemisahan tugas dan fungsi pencatatan dari gudang akan menjamin bahwa semua perubahan dalam persediaan dicatat dengan benar

Penulisan Informatif vs Persuasif

Penulisan Informatif
Nilai Laporan Kesadaran Kontrol Sukses Volume Jumlah Temuan Manajemen

Penulisan Persuasif
Pemborosan yang dicegah Peningkatan Efisiensi Rekomendasi Praktis Diyakinkan Auditor Hasil dan Respon

Jumlah Laporan

Strategi
Keberatan Manajemen

Menyajikan fakta

Arti penting Secara bisnis

Dibiarkan

Dimengerti

PENULISAN POKOK PERMASALAHAN HASIL AUDIT DISKUSI KELOMPOK

PERENCANAAN PENGADAAN
Penggelembungan angaran Rencana pengadaan yang diarahkan oleh Pejabat tertentu Rencana umum pengadaan tidak diumumkan secara terbuka Paket direkayasa dan tidak mengutamakan UKM/masyarakat Memecah pengadaan untuk menghindari pelelangan Memecah paket yang merupakan kesatuan konstruksi Menyatukan beberapa kegiatan yang tersebar dengan mengabaikan efisiensi Menggabungkan paket pekerjaan yang seharusnya dapat dilakukan pengusaha kecil Rencana pengadaan tidak sesuai kebutuhan

Jadwal waktu tidak realistis Pemilihan metode pengadaan tidak tepat Pemilihan metode evaluasi tidak tepat Direncanakan swakelola tetapi dilaksanakan kontraktual Jadwal waktu pendaftaran dan pengambilan dokumen berbeda Biaya pendukung pengadaan tidak tersedia Keterlambatan penerimaan DIPA Dana yang diperoleh tidak sesuai dengan rencana kegiatan

PEMBENTUKAN PANITIA/PEJABAT/UNIT LAYANAN PENGADAAN

Tidak memiliki sertifikat keahlian PBJ atau bukti keikutsertaan dalam pelatihan PBJ Tidak kompeten tidak memahami pekerjaan yang dilaksanakan Tertutup/tidak transparan Tidak memiliki integritas Memihak pada kelompok tertentu dan Tidak independen Perangkapan jabatan Jumlah pejabat pengadaan tidak sesuai beban kerja Panitia/pejabat/ULP tidak mendapat honor/honor tidak layak Unsur KKN/dapat disetir/diatur oleh atasan

PENYUSUNAN DAN PENGESAHAN HPS

HPS tidak ada HPS tidak disahkan PPK Harga B/J dalam HPS mengarah pada merk tertentu Nilai estimasi sulit diperoleh Mark up dalam HPS Harga dasar tidak standar tidak sesuai dengan SNI Estimasi harga tidak sesuai aturan Referensi harga HPS fiktif Penambahan item biaya yang tidak diperkenankan Kesalahan Hitung dalam HPS

PENYUSUNAN DAN PENGESAHAN DOKUMEN PEMILIHAN PBJ

Dokumen pemilihan tidak disahkan Persyaratan teknis mengada-ada Kriteria evaluasi tidak ada Kurang mengatur mengenai syarat-syarat (penyedia maupun B/J) Spesifikasi teknis mengarah pada kelompok tertentu Penambahan kriteria evaluasi yang tidak perlu Dokumen lelang tidak standar Dokumen lelang tidak lengkap tidak sinkron antar dokumen

PENGUMUMAN PELELANGAN/SELEKSI/PENGADAAN
Tidak diumumkan Diumumkan tapi tidak di media yang ditetapkan Pendaftaran/pengambilan dokumen harus membawa dokumen asli Pengumuman lelang pada hari libur Pengumuman lelang palsu Materi pengumuman membingungkan Jangka waktu pengumuman singkat Pengumuman lelang tidak lengkap

PRAKUALIFIKASI/PASCAKUALIFIKASI PENYEDIA B/J

Tidak memenuhi syarat kualifikasi tetapi diluluskan Dokumen kualifikasi dipalsukan Dokumen kualifikasi tidak didukung data otentik Evaluasi panitia tidak sesuai kriteria Metode kualifikasi/pelelangan tidak tepat Kriteria evaluasi tidak ada/tidak jelas/menambahkan kriteria Melakukan prakualifikasi massal

PENDAFTARAN DAN PENGAMBILAN DOKUMEN PEMILIHAN PENYEDIA BJ

Dokumen lelang yang diserahkan tidak sama Waktu pendistribusian terbatas Penyebarluasan dokumen cacat Lokasi pengambilan dokumen sulit dicari Pendaftaran dan pengambilan dokumen dinyatakan tidak boleh diwakilkan Pendaftaran/pengambilan dokumen harus membawa dokumen asli Adanya biaya pendaftaran/pungutan liar

PENJELASAN (AANWIJZING)
Penjelasan terbatas pada kelompok tertentu Informasi terbatas Tidak ada partisipasi masyarakat Penjelasan kontroversial Tidak ada dokumentasi rapat penjelasan BA penjelasan tidak disebarkan ke peserta Perubahan penting tidak dituangkan dalam dokumen pemilihan

PEMASUKAN DAN PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN

Tempat penyerahan dokumen direlokasi Batas akhir pemasukan dokumen diundur atau dimajukan tanpa ada adendum dalam dokumen pemilihan Penyimpanan dokumen penawaran tidak aman Dokumen yang terlambat masih diterima Penyerahan dokumen fiktif Dokumen penawaran tidak lengkap Pembukaan dokumen penawaran hari libur Pembukaan dokumen penawaran ditunda tanpa alasan yang jelas

EVALUASI PENAWARAN
Kriteria evaluasi cacat Tempat evaluasi tersembunyi Peserta lelang menurun secara mencolok Dokumen penawaran diganti Surat penawaran palsu

PENGUMUMAN PEMENANG
Pemenang tidak diumumkan Pengumuman pemenang tidak diberitahu ke seluruh peserta lelang Pengumuman terbatas Pengumuman tersembunyi Tanggal pengumuman ditunda-tunda Tidak sesuai kaidah atau tidak ada masukan dari masyarakat

SANGGAHAN PESERTA LELANG

Surat sanggahan tidak ditanggapi Jawaban sanggahan ditunda-tunda Tidak seluruh sanggahan ditanggapi Substansi sanggahan tidak ditanggapi Sanggahan proforma untuk menghindari tuduhan proses lelang diatur

PENUNJUKAN PEMENANG LELANG

Surat penunjukan tidak lengkap Surat penunjukan ditunda pengeluarannya Surat penunjukan dikeluarkan terburu-buru Surat penunjukan tidak sah Tanggal kontrak mendahului tanggal penunjukan

PENANDATANGANAN KONTRAK
Adanya kejanggalan kontrak Penandatanganan kontrak kolusif Penandatanganan kontrak ditunda dengan sengaja Panandatanganan kontrak tertutup Penandatanganan kontrak tidak sah Kontrak di atas Rp 50 juta tidak dilengkapi surat jaminan pelaksanaan Tanggal surat jaminan pelaksanaan lebih belakangan dari tanggal kontrak

PELAKSANAAN KONTRAK/PENYERAHAN B/J

Volume pekerjaan yang diserahkan tidak sesuai kontrak Kualitas tidak sesuai dengan spesifikasi teknis dalam kontrak Kualitas pekerjaan rendah Penyerahan terlambat Perintah perubahan volume dalam rangka KKN Kriteria penerimaan barang bias Jaminan pasca jual palsu Data lapangan dipalsukan

PEMBAYARAN DAN PELAPORAN

Pembayaran tidak sesuai kemajuan fisik Pembayaran fiktif Pajak/PNBP kurang dipungut/disetor Pelaporan tidak dilaksanakan Pelaporan tidak sesuai keadaan Pelaporan tidak lengkap Pelaporan tidak sesuai peraturan Tidak dibuat BA pembayaran

PEMANFAATAN
B/J belum/tidak dapat dimanfaatkan Barang/Jasa dimanfaatkan tidak sesuai peruntukannya Kuantitas barang yang dimanfaatkan tidak sesuai peruntukannya Kualitas barang yang dimanfaatkan tidak sesuai peruntukannya Penyerahan barang dilokasi yang tidak tepat Penyerahan barang/jasa tidak sesuai dengan waktu pemanfaatannya