AGENDA

• KOMUNIKASI DENGAN KLIEN

• TEMUAN DAN REKOMENDASI
• PENYIAPAN LAPORAN DAN KOMUNIKASI LAINNYA
• PERSETUJUAN DAN DISTRIBUSI LAPORAN
• PEMANTAUAN HASIL PENUGASAN
KOMUNIKASI DENGAN KLIEN
 Komunikasi Awal
• Dilakukan oleh kepala audit internal dan auditor.
• Kepala audit internal menyampaikan gambaran waktu, alasan,
ruang lingkup dan perkiraan sumber daya.
• Auditor:
– Mengumpulkan informasi umum tentang klien.
– Melakukan diskusi dalam pertemuan pendahuluan
(preliminary meeting) bersama klien penugasan.
 Kegiatan Auditor Saat
Perencanaan Penugasan
• Menginformasikan pihak manajemen yang perlu tahu
penugasan.
• Melakukan pertemuan dengan manajemen penanggung
jawab kegiatan yang direviu.
• Meringkas dan mendistribusikan diskusi dan kesimpulan hasil
pertemuan.
• Menjaga dokumentasi dalam kertas kerja.
 Topik Diskusi Pertemuan Pendahuluan

• Tujuan dan ruang lingkup kerja penugasan yang direncanakan.

• Sumber daya dan jadwal kerja penugasan.
• Faktor-faktor kunci yang mempengaruhi kondisi bisnis dan
operasi area yang direviu.
• Perhatian atau permintaan dari manajemen.
 Hal Teknis yang juga Perlu Dibahas

• Kontak utama dari manajemen dan ketersediaan waktunya.

• Metode komunikasi yang dipilih (sarana dan frekuensi).
• Dokumen dan catatan yang diperlukan.
• Kompleksitas operasi yang akan diperiksa.
• Akses ke fasilitas dan lokasi yang akan dikunjungi.
• Jarak lokasi dan waktu perjalanan.
• Jadwal kunjungan.
 Pentingnya Pertemuan Pendahuluan

• Menentukan pola/gaya audit pada proses selanjutnya.

• Kesempatan bagi auditor internal mendapatkan wawasan
tentang manajemen area yang diaudit.
• Forum pendukung kelancaran pelaksanaan tugas lainnya.
 Komunikasi Interim

• Komunikasi interim:
– Media pelaporan secara cepat.
– Dokumentasi kondisi yang butuh tindakan segera.
• Informasi yang disampaikan:
– Gambaran kondisi yang sedang berjalan.
– Belum dilakukan penelaahan lengkap atau tuntas.
• ‘Laporan antara’ sebelum laporan akhir diterbitkan.
• Bisa lisan/tertulis dan disampaikan formal atau informal.
 Manfaat Komunikasi Interim

• Memastikan fakta yang ditemukan benar-benar akurat.

• Mempermudah perumusan alternatif tindakan perbaikan.
• Tindakan perbaikan bisa dilaksanakan sesegera mungkin.
• Penugasan lebih efisien: klarifikasi masalah sebelum
melakukan pekerjaan yang tidak perlu.
• Penugasan lebih efektif: informasi relevan dapat terungkap
dan dipahami sebelum dilakukan evaluasi dan dirumuskan
rekomendasi.
• Hubungan auditor-klien semakin kuat.
 Hal yang dapat Dikomunikasikan Melalui
Laporan Interim

• Informasi yang memerlukan atensi segera.

• Perubahan lingkup penugasan atas aktivitas yang direviu.
• Progres penugasan yang jangka waktu pelaksanaannya cukup
panjang.
 “Melalui komunikasi interim auditor
internal selalu menjalin komunikasi
berkelanjutan (ongoing communication)
sepanjang pelaksanaan penugasan”
TEMUAN DAN REKOMENDASI
 Pengembangan Temuan dan
Rekomendasi
• Temuan dan rekomendasi diperoleh dari hasil
membandingkan kriteria dengan kondisi.
• Jika kondisi sesuai kriteria -> kinerja objek yang diperiksa
memuaskan.
• Jika terdapat ketidaksesuaian -> rumuskan temuan dan
rekomendasi.
 Atribut Temuan dan Rekomendasi

• Kondisi, Kriteria, Sebab, Akibat.

• Temuan dan rekomendasi juga dapat mencakup capaian klien,
isu-isu terkait dan informasi pendukung lainnya.
 Kondisi
• Menggambarkan apa yang sebenarnya terjadi (what does
exist).
• Fakta yang ditemukan oleh auditor pada saat pengujian.
• Auditor dan klien penugasan harus sepakat.
 Kriteria
• Kondisi yang seharusnya ada (what should exist).
• Ukuran, standar, atau ekpektasi yang digunakan untuk
membuat evaluasi atau verifikasi.
• Kriteria dapat berupa:
– kebijakan, standar atau prosedur yang sudah ditetapkan dalam
organisasi.
– hasil pengembangan sendiri oleh auditor dan dibahas dengan
klien.
 Contoh Kriteria
• Kebijakan dan prosedur organisasi.
• Ilustrasi text book mengenai praktik-praktik yang diterima
secara umum.
• Kodifikasi best practices organisasi yang sejenis.

• Vallabhaneni:
– Target atau sasaran yang ditetapkan
– Standar atau norma yang dikembangkan secara teknis
– Pendapat ahli
– Kinerja tahun-tahun sebelumnya
– Kinerja entitas serupa
– Arah perubahan yang diharapkan dalam hasil
 Sebab
• Alasan kenapa kondisi berbeda dengan kriteria (why the
difference exists).
• Menjawab kenapa sasaran tidak terpenuhi, dan kenapa tujuan
tidak tercapai.
• Prakondisi sebelum merumuskan tindakan perbaikan
(rekomendasi).
 Akibat
• Risiko atau kemungkinan kerugian yang dihadapi organisasi
karena adanya perbedaan antara kondisi dengan kriteria.
• Menjawab pertanyaan:
– So what?
– Lalu bagaimana?
– Memangnya kenapa?
• Atribut yang penting untuk meyakinkan atau memberi
persuasi kepada pembaca.
 Rekomendasi
• Deskripsi tindakan yang diyakini auditor perlu dilakukan oleh
klien penugasan (auditi) untuk memperbaiki kondisi negatif
yang ditemukan selama penugasan.
• Tindakan yang diinginkan auditor untuk memperbaiki atau
meningkatkan operasi.
 Bentuk Rekomendasi
• Rekomendasi perbaikan pada umumnya berkaitan dengan
kondisi atau kelemahan tertentu.
• Ada juga yang membedakan:
– Rekomendasi perbaikan kondisi yang mengandung kelemahan sebagai
‘Observasi yang Memerlukan Tindakan Perbaikan’
– rekomendasi untuk kondisi yang tidak menyimpang sebagai ‘Saran-
saran untuk Peningkatan’.
• Rekomendasi dapat berupa saran pendekatan untuk
memperbaiki atau meningkatkan kinerja yang sifatnya umum
atau spesifik.
 Prinsip Menulis Rekomendasi

Tips Stanley Y. Chang, rekomendasi yang efektif harus:

• Comprehensible
• Specific
• Well constructed
• Easy to implement, and
• Well reasoned
 Rekomendasi yang Efektif (Vallabhaneni)

• Menangani penyebab yang mendasarinya.

• Layak (fisibel).
• Efektif dari aspek biaya.
• Mempertimbangkan alternatif.
 Kaidah Rekomendasi S-M-A-R-T

• Specific: menguraikan secara jelas/spesifik apa yang harus

dicapai oleh organisasi.
• Measurable: dapat dievaluasi untuk menentukan capaiannya.
• Action oriented: merinci tindakan yang dapat diambil oleh
organisasi.
• Relevant: berhubungan dengan karakteristik/kondisi
organisasi dan seharusnya dapat dicapai.
• Time-based: menentukan jangka waktu untuk mencapainya.
 Temuan Positif

• Auditor didorong untuk menyampaikan kinerja positif auditi.

• Auditor didorong untuk mengakui kinerja yang memuaskan
dalam laporan hasil auditnya.
• Temuan positif harus disajikan secara singkat dan sederhana.
 Temuan Negatif

• Temuan negatif memerlukan penjelasan lebih lanjut untuk

mendukung rekomendasi perubahan yang disarankan.
• Dijabarkan dengan atribut yang lengkap.
PENYIAPAN LAPORAN DAN
KOMUNIKASI LAINNYA
 Komunikasi Akhir
• Standar 2400: Auditor internal harus mengomunikasikan hasil
penugasannya.
• Standar 2410: Komunikasi harus mencakup tujuan, ruang
lingkup dan juga kesimpulan, rekomendasi dan rencana aksi
yang dapat diterapkan.
• Komunikasi akhir dapat bervariasi bentuknya bergantung
pada jenis organisasi atau jenis penugasannya.
• laporannya paling tidak berisi tujuan, ruang lingkup, dan hasil
dari penugasan.
 Komponen Laporan
Komponen pokok Komponen opsional
• Tujuan • Informasi latar belakang
• Ruang lingkup • Metode
• Hasil • Ringkasan
• Rekomendasi • Prestasi klien
• Pandangan klien
 Tujuan Komunikasi Audit Internal

• Menginformasikan
• Membujuk/memberi persuasi
• Mendapatkan hasil
 Kualitas Komunikasi
• Standar 2420 - Komunikasi yang disampaikan harus akurat,
objektif, jelas, ringkas, konstruktif, lengkap, dan tepat waktu.
• Akurat: bebas dari kesalahan dan distorsi, didasarkan atas fakta
• Objektif: adil, tidak memihak, tidak berat sebelah
• Jelas: mudah dipahami dan logis.
• Ringkas: langsung pada masalah
• Konstruktif: memiliki sifat membantu
• Lengkap: tidak meninggalkan hal-hal penting dan telah
mencakup seluruh informasi dan observasi signifikan dan relevan
• Tepat waktu: terbit tepat pada waktunya dan bermanfaat
 Ciri Lain Komunikasi Efektif

• Presentasi koheren
• Kalimat singkat dan kosakata sederhana
• Tulisan konsisten
• Penggunaan kalimat aktif
• The Seven Seas (7 Cs)
– Clear; Correct; Concise; Consistent; Constructive,
Coherent; Complete and timely
• Penekanan
• Pemilihan kata (diksi)
 Kesalahan dan Kealpaan

• Jika terjadi kesalahan atau kealpaan dan

terdapat perbaikan substantif, kepala audit
internal harus:
– mengeluarkan laporan baru yang menjelaskan
perubahan.
– memastikan laporan baru didistribusikan ke
semua pihak yang sebelumnya telah menerima
laporan asli.
 Frasa Sesuai Standar
• Penggunaan frasa “sesuai standar” harus didukung dengan
hasil program peningkatan dan penjaminan kualitas.
• Program peningkatan dan penjaminan kualitas:
– penilaian mutu oleh internal.
– penilaian mutu oleh eksternal.
 Ketidakpatuhan
• Jika ketidakpatuhan terhadap Kode Etik atau Standar
mempengaruhi suatu penugasan, komunikasi hasil penugasan
harus mengungkapkan:
– Prinsip-prinsip atau aturan-aturan perilaku pada Kode Etik atau
Standar yang tidak sepenuhnya dipatuhi.
– Alasan ketidakpatuhan.
– Dampak ketidakpatuhan tersebut terhadap penugasan dan hasil
penugasan yang dikomunikasikan.
 Opini Menyeluruh (Overall Opinion)

• Standar 2450
• Opini menyeluruh:
– Harus memperhatikan strategi, sasaran, dan
risiko-risiko organisasi dan ekspektasi manajemen
senior dan dewan (board), serta pemangku
kepentingan lainnya.
– Harus didukung oleh informasi yang cukup,
reliabel, relevan dan bermanfaat.
 Opini Makro dan Mikro

• Auditor internal dapat diminta oleh pemangku kepentingan

untuk menyatakan opini makro atau opini mikro.
– Opini makro: pemberian asurans bagi organisasi secara
keseluruhan. Biasanya didasarkan pada banyak proyek audit.
– Opini mikro: pemberian asurans untuk komponen operasi.
Biasanya didasarkan pada satu atau sedikit proyek audit.
• Kebutuhan terhadap opini audit dan kemampuan untuk
menyatakannya di antaranya tergantung pada:
– Kebutuhan pemangku kepentingan;
– Ruang lingkup, sifat, waktu, dan luasnya pekerjaan audit;
– Kecukupan sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan; dan
– Penilaian hasil.
PERSETUJUAN DAN DISTRIBUSI
LAPORAN
 Persetujuan Laporan
• Tanggung jawab kepala audit internal:
– mereviu dan menyetujui komunikasi/laporan akhir sebelum
diterbitkan
– menentukan bagaimana dan kepada siapa komunikasi tersebut
akan disampaikan
• Piagam audit dan protokol komunikasi organisasi dapat
membantu kepala audit internal dalam menentukan proses
pelaporan kepada pihak ekstenal organisasi.
 Diseminasi Hasil Penugasan

• Laporan akhir didistribusikan kepada para pihak yang

berkepentingan langsung dengan penugasan.
• Setiap komunikasi/laporan harus berisi lembar distribusi
(distribution sheet) yang merinci para penerima dan
menunjukkan siapa pereviu saat masih draf.
 Penerima Laporan Akhir
Audit Internal
• Jajaran eksekutif tempat auditor internal melapor atau
bertanggung jawab.
• Para pihak yang bertanggung jawab atas aktivitas yang direviu.
• Para pihak yang diharapkan memberikan jawaban/menanggapi
hasil audit.
• Para pihak yang harus melakukan tindakan perbaikan.
• Fungsi terkait yang mungkin dipengaruhi oleh atau dapat
mendukung rencana tindakan yang direkomendasikan.
• Auditor eksternal, dewan (board), dan pihak lainnya yang
dipengaruhi atau berkepentingan pada hasil audit internal.
 Pertimbangan Hukum

• Auditor internal diharapkan berkonsultasi dengan ahli hukum

untuk hal-hal yang melibatkan masalah hukum mengingat
ketentuannya bisa sangat bervariasi di berbagai yurisdiksi.
• Perlu kebijakan dan prosedur sebagai panduan pelaporan
ketidakpatuhan terhadap hukum atau peraturan dan masalah
hukum lainnya
• Perlu hubungan kerja yang baik dengan pihak-pihak lain terkait
(seperti ahli hukum dan petugas pada bagian kepatuhan).
 Tanggapan Manajemen

• Diskusikan kesimpulan dan rekomendasi dengan level

manajemen yang tepat sebelum terbit laporan akhir.
• Diskusi/pembahasan dapat dilakukan:
– Selama penugasan.
– Saat exit meeting.
• Dapat dipakai teknik lain berupa reviu klien atas draf laporan.
• Peserta diskusi dan reviu: pihak yang memiliki pengetahuan
tentang detail operasi dan dapat mengotorisasi tindakan
perbaikan.
 Exit Meeting
• Exit meeting dapat menjadi sarana:
– Meningkatkan hubungan auditor dengan klien
(pendekatan partisipatif atau konsultatif)
– Memastikan bahwa kesalahpahaman atau salah
tafsir dihindari.
– Meningkatkan dukungan klien atas rencana aksi.
 Review Draf Laporan
Bersama Klien
• Reviu draf dengan melibatkan klien penugasan:
– merupakan penghargaan bagi mereka
– bentuk jaminan bagi penugasan yang dilakukan
– dapat mendeteksi kelalaian atau ketidaktepatan sebelum
komunikasi akhir dikeluarkan
• Hal yang perlu dipertimbangkan:
– Orang yang seharusnya ikut mereviu draf.
– Kelayakan melakukan reviu melalui sistem kelompok/grup.
– Waktu dan urutan reviu.
– Penyampaian draf ke klien sebelum pertemuan.
– Kebutuhan untuk diskusi tatap muka.
 Pelaporan Outcome
Dalam melaporkan outcome perlu diperhatikan:
• Informasi sensitif
• Komunikasi ke luar organisasi
Komunikasi Informasi Sensitif
• Komunikasi melalui rantai komando kegiatan audit internal
• Manajemen senior mengakibatkan risiko yang tidak dapat
diterima dan tidak mengambil tindakan tepat -> sampaikan ke
dewan (board).
• Hukum, peraturan, atau praktik umum dapat mengatur
pelaporan segera atas kejadian sensitif kepada dewan (board)
• Auditor dapat mempertimbangkan kemungkinan komunikasi di
luar rantai komando/organisasi.
– Pertimbangan: kesalahan didukung oleh bukti dan kewajiban
hukum, profesional, atau etis membutuhkan tindakan demikian.
 Komunikasi ke Luar Organisasi

• Sebelum menyampaikan hasil penugasan kepada pihak di luar

organisasi, kepala audit internal harus:
– Menilai potensi risiko yang dihadapi organisasi
– Berkonsultasi dengan manajemen senior dan/atau ahli hukum
seperlunya
– Membatasi penyampaian hasil penugasan dengan melakukan
pembatasan penggunaan hasil penugasan
PEMANTAUAN HASIL
PENUGASAN
 Pemantauan Hasil
• Standar 2500 – Kepala audit internal harus menetapkan
dan memelihara sistem untuk memantau disposisi atas
hasil penugasan yang telah dikomunikasikan kepada
manajemen.
• Kepala audit internal perlu mendesain proses yang dapat
merekam temuan, tindakan perbaikan yang disepakati, dan
status saat ini.
• Untuk temuan outstanding, informasi yang di-track dan
direkam meliputi:
– Temuan berikut tingkat risikonya.
– Sifat tindakan perbaikan yang disepakati.
– Waktu/tenggat waktu/umur tindakan perbaikan dan perubahan
tanggal target.
– Manajemen/pemilik proses yang bertanggung jawab.
– Status tindakan perbaikan.
 Frekuensi, pendekatan dan
pelaporan pemantauan hasil
• Frekuensi dan pendekatan pemantauan ditentukan
berdasarkan penilaian profesional kepala audit internal serta
harapan dewan (board) dan manajemen senior.
• Bentuk pelaporan ditentukan berdasarkan penilaian
profesional kepala audit internal dan harapan yang disepakati.
 Metode Pemantauan Progres

• Menyampaikan temuan dan rekomendasi kepada manajer

penanggung jawab tindakan perbaikan.
• Menerima dan mengevaluasi tanggapan dan rencana aksi
dari manajemen selama pelaksanaan penugasan atau
dalam waktu yang wajar sesudahnya.
• Menerima pemutakhiran berkala dari manajemen.
• Menerima dan mengevaluasi informasi dari unit lain.
• Melaporkan status tanggapan manajemen kepada
manajemen senior atau dewan (board).
 Proses Tindak Lanjut

• Tindak lanjut adalah elemen pemantauan untuk menilai

kecukupan, efektivitas, dan ketepatan waktu atas tindakan/aksi
manajemen terhadap temuan dan rekomendasi.
• Piagam audit internal harus menetapkan tanggung jawab terkait
tindak lanjut.
• Kepala audit internal harus memasukkan tindak lanjut sebagai
bagian dari jadwal penugasan.
• Jika tindakan yang dilakukan sudah cukup, tindak lanjut dapat
menjadi bagian dari penugasan berikutnya.
• Auditor memverifikasi untuk memastikan bahwa tindakan yang
dilakukan telah memperbaiki kondisi sesungguhnya.
• Tindak lanjut harus didokumentasikan dengan baik.
 Penetapan Prosedur Tindak Lanjut

Kepala audit internal menetapkan prosedur, meliputi:

• Rentang waktu bagi manajemen untuk memberikan
tanggapan
• Evaluasi dan verifikasi atas tanggapan (jika perlu)
• Tindak lanjut (jika perlu) dan
• Proses komunikasi untuk melaporkan tanggapan yang tidak
memuaskan (termasuk asumsi risiko) kepada jajaran
manajemen senior yang tepat atau dewan (board).
 Dokumentasi Pemantauan Hasil

• Catat rekomendasi dan tindakan perbaikan dalam

dokumen/formulir baku, agar status hasil audit dapat
diikuti.
• Formulir tersebut paling tidak berisi:
– Rekomendasi yang diberikan auditor.
– Tanggal tanggapan manajemen.
– Tindakan perbaikan yang direncanakan.
– Tanggal target dilaksanakanya perbaikan.
– Tanggal realisasi pelaksanaan tindakan perbaikan.
• Buat “memorandum” berisi ikhtisar respon manajemen
atau jawaban yang diberikan oleh klien (auditi).
• Buat laporan tindak lanjut secara berkala.
Penerimaan atas Risiko yang Berlebihan

• Manajemen senior dapat memilih untuk menanggung risiko

nonkoreksi.
• Auditor membahas dengan manajemen senior untuk menilai
kewajaran penerimaan risiko dari segi kepentingan organisasi.
• Kepala audit internal menentukan apakah keputusan
manajemen masih dalam toleransi risiko organisasi.
• Jika pembahasan tidak menghasilkan jalan keluar,
penanggung jawab audit atau kepala audit internal
melaporkan kepada dewan (board).
Tanya Jawab!