FORMAT INTERAKSI KOMUNIKASI ORGANISASI

Berdasarkan jumlah interaksi yang terjadi dalam komunikasi, komunikasi tersebut dapat dibedakan atas 3 kategori yaitu komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok kecil, dan komunikasi publik.

A. Komunikasi Interpersonal
Komunikasi interpersonal adalah komunikasi dalam diri sendiri. Dalam diri kita masing-masing terdapat komponen komponen komunikasi seperti sumber, pesan, saluran penerima dan balikan. Komunikasi interpersonal membentuk hubungan dengan orang lain. Hubungan itu dapat diklasifikasi dalam beberapa cara seperti terdapat pada bagian berikut: a. Interaksi Intim merupakan komunikasi diantara orang orang yang mempunyai ikatan emosional yang kuat. b. Percakapan sosial adalah interaksi untuk menyenangkan seseorang secara sederhana dengan sedikit berbicara. Contoh dari percakapan sosial, jika dua orang atau lebih bersama sama dan berbicara tentang perhatian, minat diluar organisasi. c. Interogasi atau pemeriksaan adalah interaksi antara seseorang yang ada dalam kontrol, yang meminta atau bahkan menuntut informasi daripada yang lain. d. wawancara adalah satu bentuk komunikasi interpersonal dimana dua orang terlibat dalam percakapan yang berupa tanya jawab.

Individu mempunyai kebutuhan interpersonal atau kebutuhan sosial yang dipenuhinya melalui komunikasi interpersonal. William C.Schutz (1996) mengidentifikasi 3 macam kebutuhan dasar ini, yaitu kebutuhan akan kasih sayang, kebutuhan diikutsertakan dan kebutuhan akan kekuasaan atau kontrol. a. Kasih sayang Kebutuhan akan kasih sayang adalah kebutuhan untuk mempertimbangkan apakah diri kita disukai atau disayangi orang lain. Orang yang telah memenuhi kebutuhan ini menurut Schutz dinamai personal. Orang yang menghindar dari keterlibatan emosional dikatakan kurang personal. b. Diikutsertakan

Kebutuhan merasa berarti dan diperhitungkan adalah merupakan kebutuhan interpersonal diikutsertakan. Menurut Schutz orang-orang yang tidak berhasil memenuhi kebutuhan ini dinamakan kurang sosial atau terlalu sosial. Lawan dari yang kurang sosial adalah individu yang terlampau sosial yang tidak dapat distop dari keterlibatan berkomuniksasi dengan orang lain. Individu yang telah memuaskan kebutuhan mereka dalam penghargaan ini dinamakan orang yang sosial. c. Kontrol Kontrol adalah kebutuhan yang timbul karena rasa tanggung jawab dan kepemimpinan. Ada tiga tipe yang berbeda. Beberapa orang yang karena kepribadiannya yang sangat patuh pada orang lain dan karena itu dinamakan abdikrat. Orang yang tidak pernah merasa cukup mengontrol dinamakan autokrat. Demokrat adalah individu yang kebutuhan kontrolnya terpuaskan.

Diantara tujuan-tujuan komunikasi interpersonal adalah sebagai berikut: a. Menemukan diri sendiri Komunikasi interpersonal memberi kesempatan kepada kita untuk berbicara tentang apa yang kita sukai, atau mengenai diri kita. Melalui komunikasi, kita juga belajar bagaimana kita menghadapi yang lain, apakah kekuatan dan kelemahan kita dan siapakah yang menyukai dan tidak menyukai kita dan mengapa. b. Menemukan dunia luar Kita dapat memahami lebih banyak tentang diri kita dan orang lain yang berkomunikasi dengan kita. Hal itu menjadikan kita memahami lebih baik dunia luar, dunia objek, kejadian-kejadian dan orang lain. c. Membentuk dan menjaga hubungan yang penuh arti Komunikasi interpersonal diabdikan untuk membentuk dan menjaga hubungan sosial dengan orang lain. Hubungan yang demikian membantu mengurangi kesepian dan depresi, menjadikan kita sanggup saling berbagi, kesenangan kita dan umumnya membuat kita merasa lebih positif tentang diri kita. d. Berubah sikap dan tingkah laku Menarik bahwa studi mengenai keefektifan media massa, bertentangan dengan situasi interpersonal dalam mengubah tingkah laku tertentu. Kita lebih sering membujuk melalui komunikasi interpersonal daripada komunikasi media massa. e. Untuk bermain dan kesenagan

Bermain mencakup semua aktivitas yang mempunyai tujuan utama adalah mencari kesenangan. Dengan melakukan komunikasi interpersonal dapat memberikan

keseimbangan yang penting dalam pikiran yang memerlukan rileks dari semua keseriusan di lingkungan kita. f. Untuk membantu Ahli kejiwaan, ahli psikologi klinis dan terapi menggunakan komunikasi interpersonal dalam kegiatan profesional mereka untuk mengarahkan kliennya. Kita semua juga berfungsi membantu orang lain dalam interaksi interpersonal kita sehari-hari.

Komunikasi interpersonal pada hakikatnya adalah komunikasi yang bersifat transaksi. Ada enam aksioma yang bersifat transaksi dari komunikasi interpersonal, yaitu: a. Komunikasi tidak dapat dielakkan Dalam keadaan lain kita berkomunikasi meskipun kita tidak mengiranya atau bahkan mungkin tidak menginginkannya berkomunikasi. Cara lain dimana kita berkomunikasi tanpa diinginkan dan tanpa disadari adalah mirroring. Misalnya kita sering atau mencontoh tingkah laku nonverbal orang tersebut. b. Komunikasi tidak dapat dibalikkan Komunikasi interpersonal adalah proses yang tidak dapat dibalikkan. Apa yang telah dikomunikasikan tetap telah dikomunikasikan, kita tidak dapat untuk tidak

mengkomunikasikan kembali, meskipun kita mungkin mencoba untuk mengubah, meniadakan atau mengurangi efek dari pesan kita. Pesan itu sendiri, sekali telah dikirim dan diterima tidak dapat dikembalikan seperti semula. c. Komunikasi mempunyai isi dan dimensi hubungan Komunikasi menunjukkan hubungan diantara sipembicara dan sipendengar.misalnya sebuah pesan yang sederhana mempunyai aspek isi yang menunjukkan respons yang bersifat tingkah laku yang diharapkan dan mempunyai aspek hubungan, yang menceritakan kepada kita bagaimana hubungan dalam komunikasi tersebut. Didalam suatu komunikasi interpersonal, dimana isi mungkin sama, tetapi aspek hubungan mungkin berbeda, atau aspek hubungan mungkin sama, tetapi dimensi isi berbeda. d. Komunikasi meliputi proses penyesuaian Orang tidak akan dapat berkomunikasi dengan orang lain kalau sistem bahasa mereka berbeda. Bagian dari seni komunikasi adalah mempelajari signal orang lain bagaimana mereka menggunakan signal tersebut dan apa artinya bagi mereka.. e. Hubungan ditentukan oleh pemberian tanda

Peristiwa komunikasi adalah taransaksi terus menerus. Apa yang menjadi stimulus dan apa yang menjadi respons dalam suatu komunikasi tidaklah mudah untuk menentukannya. Kecenderungan membagi bermacam-macam transaksi komunikasi kedalam urutan stimulus dan respons ditunjukkan oleh Watzlawich, Beavin dan Jackson sebagai tanda urutan kejadian. f. Interaksi mungkin dipandang sebagai sesuatu yang simetris Dalam hubungan yang simetris di antara dua orang individu, tingkah laku yang seorang merupakan kaca dan refleksi dari tingkah laku lainnya. Hubungan itu memperlihatkan kesamaan dengan menekan perbedaan yang minimal diantara kedua individu.

Kepercayaan Interpersonal Dan Keterbukaan

Sering dikatakan bahwa hubungan atasan dan bawahan adalah jantung pengelolaan yang efektif. Implikasi kepercayaan dalam hubungan interpersonal diantara atasan dan bawahan hebat sekali. Read(1962) menemukan ketepatan komunikasi bawahan tentang kesulitan dengan atasan mereka berbanding terbalik dengan keinginan mereka untuk naik pangkat. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa bila bawahan percaya kepada atasan mereka, mereka tidak akan menentang atau memblok mobilitas, aspirasi mobilitas yang tinggi, tidak akan menciptakan ketidaktepatan atau ketidaklengkapan komunikasi ke atas. Haney(1973) menemukan bahwa maikn tinggi kepercayaan cenderung motivasi kinerja makin tinggi. Menurut Haney ada dua siklus yaitu yang bersifat konstruktif dan distruktif. Dalam siklus konstruktif kinerja yang tinggi disebabkan oleh kepercayaan yang tinggi dan dalam siklus yang destruktif keadaan menjadi sebaliknya. Haney merekomendasikan dua cara untuk memecahkan siklus destruktif. Yaitu inisiatif bawahan dan inisiatif atasan. Inisiatif bawahan tergantung pada kesabaran bawahan dalam toleransi kepercayaan ytang rendah dari atasan. Inisiatif atasan memecahkan siklus dengan memperoleh respons atasan terhadap rendahnya produksi dengan menambah tanggung jawab dan kepercayaan.

Hubungan Interpersonal Yang Efektif

Menurut Roger hubungan interpersonal akan menjadi efektif apabila kedua belah pihak memenuhi kondisi berikut:

a. Bertemu satu sama lain secara personal b. Empati secara tepat c. Menghargai satu sama lain, d. Menghayati pengalaman satu sam lain e. Merasa bahwa saling menjaga keterbukaan f. Memperlihatkan tingkah laku yang percaya Namun ada juga pendapat Pace dan Boren (1973) mengusulkan cara-cara untuk menyempurnakan hubungan interpersonal. Pada pernyataan dan preposisi antara Roger dengan Pace dan Boren terdapat satu kesamaan yaitu iklim yang mendukung harus ada agar hubungan interpersonal dapat dijaga dan disempurnakan. Menurut Jack Gibb iklim yang mendukung bila mempunyai karakteristik: a. Menguraikan sesuatu apa adanya b. Berorientasi kepada masalah c. Spontan d. Kesamaan e. Empati f. Bersifat sementara

Hubungan Kekuasaan (Power) Dengan Komunikasi Interpersonal

Menurut MC Clelland kebutuhan akan kekuasaan merupakan salah satu kebutuhan yang tersembunyi. Komunikasi dipengaruhi oleh persepsi kekuasaan kita dalam berhubungan dengan orang lain dan persepsi kekuasaan orang lain dalam hubungannya dengan kita. French dan Roven membedakan 5 tipe kekuasaan: a. Reward Power adalah kekuasaan yang diperoleh atas dasar pemberian hadiah atau reward kepada orang lain. b. Coersive Power atau kekuasaan yang bersifat paksaan, melibatkan kemampuan mengontrol yaitu kemampuan dari pengirim pesan menggunakan hukuman jika orang yang menerima pesan tidak menuruti atau mematuhi suatu permintaan. c. Legitimate Power adalah kekuasaan yang berdasar hukum seperti yang dinyatakan dari norma-norma yang ada dalam organisasi yang memberikan hak kepada individu ata kleompok untuk menentukan tingkah laku tertentu. d. Referent Power berhubungan dengan keinginan bawahan untuk berhubungan secara dekat atau menyukai atasan. e. Skill Power adalah seseorang yang dipersepsi mempunyai pengetahuan atau keahlian dalam bidang tertentu.

Ada beberapa kesimpulan yang dapat ditarik tentang kekuasaan dan komunikasi interpersonal. Pertama, tipe kekuasaan tertentu tidaklah bekerja pada isolasi pada situasi yang diberikan. Kedua, kekuasaan tidaklah didistribusikan sama dalam hirarki organisasi. Ketiga, kekuasaan tidaklah atribut individual, tetapi hasil suatu persepsi.

B. Komunikasi Kelompok Kecil

Menurut Tillman kelompok adalah bagian integral dari semua organisasi. Karena diskusi kelompok kecil dan rapat-rapat dalam berbagai bentuk kelihatannya lazim dalam semua aspek masyarakat dan khususnya organisasi, adalah bermanfaat untuk mempelajari komunikasi kelompok kecil tersebut. Menurut Shaw (1976), komunikasi kelompok kecil adalah suatu kumpulan individu yang dapat mempengaruhi satu sama lain, memperoleh beberapa kepuasan satu sama lain, berinteraksi untuk beberapa tujuan, mengambil peranan, terikat satu sama lain dan berkomunikasi tatap muka. Jika salah satu komponen tersebut ini hilang individu yang terlibat tidaklah berkomunikasi dalam kelompok kecil. Tujuan komunikasi kelompok kecil: a. Tujuan personal 1. Hubungan sosial Kita sering terlibat dalam komunikasi kelompok kecil supaya dapat bergaul dengan orang lain, dengan bertujuan hubungan sosial yaitu memperkuat hubungan interpersonal dan menaikkan kesejahteraan kita. 2. penyaluran komunikasi kelompok kecil memungkinkan kita untuk menyalurkan perasaan kita. Tujuan ini biasa dilakukan dalam suasana mendukung adanya pertukaran pikiran atau pertengkaran sengit dimana adanya keterbukaan diri. 3. Kelompok terapi Kelompok kecil juga bersifat terapi. Biasanya untuk membantu orang menghilangkan sikap mereka, atau tingkah laku di beberapa aspek kehidupan mereka. 4. Belajar Alasan lain orang mengikuti kelompok kecil adalah belajar dari orang lain. Dikarenakan ide dari dua kepala, biasanya lebih baik daripada satu kepala. b. Tujuan yang berhubungan dengan pekerjaan 1. Pembuatan keputusan

Mendiskusikan alternatif dengan orang lain membantu orang memutuskan mana pilihan yang terbaik untuk kelompok. 2. Pemecahan masalah Orang membentuk kelompok pemecahan masalah dalam bermacam-macam konteks seperti ditempat kerja, di pemerintahan, disekolah dan di rumah. 3. Kelompok kecil sebagai satu sistem Kelompok kecil mempunyai empat komponen dasar yaitu input atau masukan proses output atau hasil dan balikan. Orang atau anggota kelompok adalah masukan karena tiap orang membawa kualitas tertentu. Proses, menunjukkan semua proses internal yang terjadi dalam kelompok saat diskusi baik secara verbal maupun non verbal. Hasil adalah keputusan atau penyelsaian yang telah dicapai kelompok. Balikan berisi respons yang mengikat sistem bersama yang akan memberikan masukan untuk pertemuan yang akan datang.

Karakteristik Kelompok Kecil

1. Mempermudah pertemuan ramah tamah. Mempermudah pertemuan dilakukan untuk menyalurkan energi yang mungkin tidak dapat disalurkan bila orang itu sendiri. 2. Personaliti kelompok. Kehadiran individu yang lain dapat mempengaruhi tiap-tiap individu sehingga mengubah personaliti individu menjadi personaliti kelompok. 3. Kekompakan. Yaitu daya tarikan anggota kelompok satu sama lain dan keinginan mereka untuk bersatu. 4. Komitmen terhadap tugas. aktivitas individu yang erat hubungannya dengan komitmen adalah motivasi. Orang yang bekerja dalam kelompok mungkin dengan alasan tidak untuk tujuan kelompok. 5. Besarnya kelompok. Satu fakta behwa makin besar kelompok makin besar variasi keterampilan dan informasi yang dibawa. Tetapi bila kelompok terlalu besar maka kelemahannya juga bertambah banyak. 6. Norma kelompok. Adalah aturan dan pedoman yang digunakan oleh kelompok tsb maupun beberapa faktor eksternal diluar kelompok. Norma kelompok sesungguhnya adalah membimbing dan menkoordinasikan anggota kelompok agar kelompok mencapai tujuannya.

7. Saling bergantung satu sama lain. Keterikatan adalah satu bentuk kenyataan dalam semua karakteristik kelompok lainnya. Kekuatan keterikatan kelompok didasarkan pada kerjasama dan keinginan bekerja mencapai tujuan kelompok.

Variabel Kunci Kelompok Kecil

a. Peranan berdasarkan fungsi Ada dua peranan utama dari anggota kelompok yaitu peranan tugas dan peranan untuk pemeliharaan. Peranan tugas berhubungan dengan penyelesaian tujuan yang segera dari kelompok. Pemeliharaan berhubungan dengan perasaan anggota kelompok.kelompok mungkin gagal memperhitungkan kebutuhan sosio-emosional yang sangat halus ini yang dapat mempersulit interaksi dalam kelompok. b. Kepemimpinan Pimpinan mempermudah interaksi kelompok dan menggerakkan anggota kelompok untuk menyelesaikan tugas kelompok. Pimpinan harus menyelseikan tujuan fungsional dan pemeliharaan. Sehingga pimpinan juga harus memenuhi kebutuhan sosio-emosional anggota kelompok. c. Jaringan dan ekologi kelompok Jaringan kelompok menentukan jalan yang terbuka bagi arus pesan. Ada bermacam arus pesan seperti lingkaran, garis, bintang dan Y. umumnya pola roda, rantai, dan Y bersifat sentralisasi. Pola jaringan lingkaran bersifat desentralisasi. Menrut Smith suatu organisasi seharusnya menggunakan jaringan komunikasi sentralisasi bila masalahnya sederhana dan bila mencari seorang pemimpin. Tetapi bila masalahnya kompleks organisasi harus menggunakan jaringan desentalisasi dan bila menginginkan fleksibilitas dan moral tinggi. Kelompok juga dipengaruhi oleh susunan ruang dan jarak secara fisik dari anggota kelompok. Studi ini dinamakan ekologi. Steinzor mempelajari efek susunan ruangan pada interaksi keompok. Sommer menemukan bahwa pimpinan kelompok kecil cenderung duduk pada posisi kepala dari meja. Orang yang tinggi nilai dominanya cenderung duduk pada pusat jaringan dan lebih banyak bicara. d. Pemecahan masalah dan pembuatan keputusan Jika suatu organisasi memutuskan untuk mendapatkan sumber dari kelompok kecil untuk menyelesaikan masalah, atau membuat keputusan teknik tertentu atau

pemecahan masalaholeh kelompok. Langkah-langkah dalam pemecahan masalah tersebut menurut Richard Walen: 1) Mengidentifikasi dan menganalisis masalah 2) Mengemukakan kemungkinan-kemungkinan penyelesaian 3) Mengevaluasi kemungkinan penyelesaian 4) Menganalisis untung rugi 5) Mengambil keputusan e. Keputusan akan norma kelompok Norma adalah satu set asumsi atau harapan yang dipegang oleh anggota kelompok atau organisasi mengenai tingkah laku yang benar atau salah, baik buruk, cocok atau tidak, diizinkan atau tidak. f. Konflik Konflik adalah sesuatu yang kurang baik tetapi jumlah konflik yang sedikit sangat diinginkan. Konflik dibedakan atas konflik intrinsik dan ekstrinsik. Konflik intrinsik meliputi arti, bukti, alasan, dan nilai. Konflik ekstrinsik meliputi kebutuhan pribadi, sifat suka mempertahankan diri, persaan dan perhatian. g. Besar kelompok berkenaan dengan jumlah anggota kelompok Scott menyimpulkan bahwa: jumlah yang ganjil cenderung memperlihatkan stabilitas yang besar sedangkan jumlah yang genap cenderung mempunyai tensi yang lebih tinggi.

C. Komunikasi Publik
Komunikasi publik adalah pertukaran pesan dengan sejumlah orang yang berada dalam organisasi atau diluar organisasi, secara tatap muka atau melalui media. Kualitas yang membedakan komunikasi organisasi publik dengan komunikasi interpersonal dan komunikasi kelompok kecil adalah: a. Komunikasi publik berorientasi kepada sipembicara atau sumber. b. Komunikasi publik melibatkan sejumlah besar penerima. c. Kurang terdapat interaksi antara sipembicara dan sipendengar. d. Bahasa yang digunakan lebih umum.

Tujuan umum komunikasi publik adalah untuk memberikan informasi kepada sejumlah besar orang mengenai organisasi.sedangkan tujuan khususnya dinyatakan dalam

bentuk pernyataan dalam kalimat yang lengkap mengenai apa yang diinginkan dicapai dengan prentasi tersebut. Pemberian informasi kepada publik bertujuan untuk mengubah sikap publik terhadap informasi yang diberikan. Dengan bertambah baiknya kesan orang akan hasil produk atau jasa organisasi akan memeprbaiki pemasaran dan menambah kepercayaan. Komunikasi publik dalam oraganisasi penting un tuk meningkatkan efisiensi organisasi.

Tipe Komunikasi Publik dalam Organisasi

Bentuk prentasi komunikasi publik dibedakan dua, yaitu yang bersifat pemberian informasi dan mencari komitmen (commitment). Presentasi yang bersifat pemberian informasi dibedakan sebagai berikut: a. Prentasi Orientasi b. Presentasi untuk latihan pekerjaan tertentu c. Laporan status d. Laporan kepada dewan pengurus e. Rapat-rapat umum Sedangkan presentasi mencari komitmen dimaksudkan untuk memperngaruhi pendengar melalui informasi yang diberikan. Beberapa tipenya yaitu: a. Presentasi pemasaran b. Presentasi memotivasi c. Presentasi penerimaan karyawan atau mahasiswa d. Pendekatan tim

Analisis Pendengar Dan Persiapan Komunikasi Publik

Dalam mempersiapkan prentasi komunikasi berdasarkan analisis pendengar, terdapat langkah-langkah besar: a. Si pembicara haruslah menentukan siapa orang yang menjadi pendengarnya atau siapa orang yang akan mendengar presentasinya. b. Pembicara haruslah mengumpulkan data tentang pendengar. c. Pembicara harus menulis suatu paper posisi yang menjelaskan bagaimana reaksi pendengar menurut pikirannya terhadap pembicara menurut informasi yang diperloeh. d. Berdasar paper posisi si pembicara harus membuat garis besar presentasinya.

e. Bila lebih banyak informasi yang tersedia sipembicara hendaknya terus menerus merevisi garis besar dari pembicaraan.

Penyampaian Komunikasi Publik

Kualitas penyampain presentasi lisan ditentukan oleh pesan yang sengaja dimaksudkan dan juga oleh pesan yang tidak sengaja disampaikan. Untuk menyampaikan presentasi lisan dengan baik perlu memperhatikan sebagai berikut: a. Kontak mata adalah teknik komunikasi nonverbal yang sangat membantu sipembicara dalam menjelaskan idenya kepada pendengar.kontak mata

mempunyai kekuasaan yang membujuk dan membantu untuk menjaga perhatian pendengar. b. Vokalik. Kecepatan berbicara, nada dan irama suara, serta penekanan pada katakata tertentu perlu diperhatikan dalam penyampaian presentasi. c. Ketepatan. Penyampaian pendapat dan isi harus cocok dengan presentasi tersebut. Disamping mempertimbangkan kondisi dan topik pembicara juga

mempertimbangkan apa yang diharapkan si pendengar untuk didengar. d. Perencanaan. Persiapkan materi yang diperlukan dan rencanakan bagaiman strategi penyampaina yang dikira cocok dengan pendengar.