BAHASA INDONESIA

OLEH I KETUT SUBAGIA

Minggu 1 Pengantar
1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Tujuan Pengajaran Mata Kuliah BI Pentingnya Bahasa Fungsi Bahasa Secara Umum Tujuan Pembinaan Bahasa Indonesia Sikap Bahasa Fungsi dan Kedudukan Bahasa Indonesia Ragam Bahasa

1. Tujuan Pengajaran Mata Kuliah Bahasa Indonesia

Agar para mahasiswa terampil menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, baik secara tertulis maupun secara lisan.

Tujuan Jangka Pendek

1) Agar mahasiswa mampu menyusun karya ilmiah sederhana dalam bentuk dan isi yang baik , dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar; 2) Agar mahasiswa dapat melakukan tugastugas(karangan ilmiah sederhana) dari dosen-dosen lain dengan menerapkan dasardasar yang diperoleh dari kuliah bahasa Indonesia,

Tujuan Jangka Panjang

Agar para mahasiswa sanggup menyusun skripsi sebagai syarat ujian sarjana; demikian juga setelah lulus sarjana, mereka trampil menyusun kertas kerja, laporan penelitian, dan karya ilmiah lainnya.

2. Pentingnya Bahasa
Akhir-akhir ini peran bahasa sebagai alat komunikasi dan sebagai alat berpikir dirasakan sangat penting. Selain ahli-ahli bahasa, semua ahli yang bergerak dibidang iptek yang lain semakin memperdalam dirinya dalam bidang praktek dan teori bahasa. Semua orang menyadari interaksi dan segala macam kegiatan akan lumpuh tanpa bahasa. Begitu pula melalui bahasa kebudayaan suatu bangsa dapat dibentuk, dibina dan dikembangkan, dan diturunkan kepada generasi berikutnya.

3.Fungsi Bahasa Secara Umum

1) 2) 3) 4) Untuk mengekpresikan diri Sebagai alat komunikasi Sebagai alat integrasi dan adaptasi sosial Sebagai alat kontrol sosial

Untuk Mengekpresikan Diri

Mengungkapkan sesuatu yang ada dalam pikiran kita agar:
a) Orang lain memperhatikan kita b) Bebas dari tekanan emosi c) Keinginan (lapar, haus, panas, dingin, dsb. dapat diekpresikan

Sebagai Alat Komunikasi

a) Komunikasi akibat lebih jauh dari ekpresi diri b) Komunikasi tidak baik, jika ekpresi diri tidak dapat diterima oleh orang lain c) Dengan komunikasi kita dapat menyampaikan semua yang kita rasakan d) Dengan komunikasi kita dapat mempelajari dan mewarisi semua yg. pernah dicapai oleh generasi sebelumnya dan generasi sezaman dengan kita. e) Dengan komunikasi kita bisa bekerja sama f) Perkembangan bahasa akan mengikuti perkembangan penuturnya.

Alat Integrasi dan Adaptasi Sosial

a) Untuk memperkenalkan diri kepada orang lain b) Anggota masyarakat secara efisien dapat dipersatukan dengan bahasa c) Kesamaan bahasa memungkinkan tiap orang merasa dirinya terikat dengan kelompok sosial yang dimasukinya d) Dengan bahasa integrasi atau pembauran akan lebih mudah.

Alat Kontrol Sosial

Kontrol sosial berarti usaha untuk mempengaruhi tingkah laku orang lain. a) Kegiatan sosial berjalan dengan baikkarena peran bahasa b) Seorang pemimpin kehilangan wibawa jika bahasanya tidak teratur. c) Kekacauan bahasa akan menggagalkan usaha mempengaruhi orang lain.

4. Tujuan Pembinaan Bahasa Indonesia

(1) menumbuhkan dan membina sikap bahasa yang positif, (2) meningkatkan kegairahan pemakaian bahasa Indonesia yang baik dan benar, (3) meningkatkan mutu serta disiplin penggunaan bahasa Indonesia dalam segenap lapisan masyarakat (Halim, 1982).

5. Sikap Bahasa
Penggunaan bahasa merupakan faktor penting dalam kehidupan akademik. Bahasa tidak saja digunakan sebagai alat komunikasi, tetapi juga digunakan sebagai alat berpikir dan bernalar. Dalam hal ini penggunaan bahasa yang baik dan benar sangat diperlukan. Di samping itu, logika-logika bahasa juga sangat penting sehingga tidak muncul kalimat-kalimat yang ambigu atau kalimat yang kurang logis. Semboyan Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan Benar mendapat tanggapan positif dari bangsa Indonesia. Hal ini berarti perlu adanya pembinaan bahasa Indonesia secara berkesinambungan.

Sikap Positif
Tidak tertutup kemungkinan adanya pengaruh bahasa asing atau bahasa daerah. Pengruh positif, yaitu pengaruh yg. memperkaya bahasa Indonesia, baik mutu maupun kelengkapannya. Pengaruh negatif : yaitu pemakaian yang bukan didasarkan atas keperluan, melainkan untuk memberi kedudukan sosial tertentu.

Wujud Sikap Positif terhadap Bahasa Indonesia

1) Kesetiaan bahasa, yang mendorong peserta memelihara bahasa nasional dan, apabila perlu, mencegah adanya pengaruh bahasa asing, 2) Kebanggaan bahasa, yang mendorong peserta mengutamakan bahasanya, 3) Kesadaran akan adanya norma bahasa, yang mendorong peserta menggunakan bahasanya sesuai dengan kaidah dan aturan yang berlaku.

Sikap Negatif terhadap Bahasa Indonesia

1) Menganggap bahasa Indonesia ada secara alamiah 1) Tidak perlu dibina 2) Setiap warga negara sudah dapat menggunakan 3) Tidak perlu dipelajari sungguh-sungguh (ingat bahasa tidak sekadar sebagai alat komunikasi, tetapi juga sebagai alat berpikir) 2) Menganggap bahasa Indonesia lebih rendah dari bahasa asing
1)
1)

Karena banyak menerima masukan dari bahasa asing

Orang buta huruf pun bisa bahasa Indonesia.

3) Menganggap bahasa Indonesia mudah

6. Kedudukan dan Fungsi Bahasa Indonesia

1) Kedudukan berarti status relatif bahasa
sebagai sistem lambang nilai budaya yang dirumuskan atas dasar nilai sosial yang dihubungkan dengan bahasa yang bersangkutan. 2) Fungsi berarti nilai pemakaian bahasa yang dirumuskan sebagai tugas pemakaian bahasa itu di dalam kedudukan yang diberikan kepadanya.

Kedudukan Bahasa Indonesia

1. Bahasa Indonesia berkedudukan sebagai bahasa nasional (28 Oktober 1928) 2. Bahasa Indonesia berkedudukan sebagai bahasa negara/resmi (17/18 Agustus 1945)

Fungsi Bahasa Indonesia Sbg. Bahasa Nasional

1. 2. 3. 4. Lambang kebanggaan nasional Lambang identitas Alat pemersatu Alat perhubungan antarbudaya dan antardaerah

Fungsi Bahasa Indonesia Sbg. Bahasa Resmi

1. Bahasa resmi kenegaraan 2. Bahasa pengantar resmi lembaga-lembaga pendidikan 3. Bahasa resmi dalam perhubungan tingkat nasional 4. Pemanfaatan ilmu pengetahuan dan teknologi modern.

7. Ragam Bahasa
Ragam bahasa atau register adalah variasi bahasa menurut pemakaiannya atau penggunaannya. Ragam bahasa adalah variasi bahasa menurut pemakaian, yang berbeda-beda menurut topik yang dibicarakan, hubungan pembicara, lawan bicara, yang dibicarakan, dan medium pembicaraan (Kamus Linguistik) Dialek adalah variasi bahasa menurut penuturnya atau pemakainya.

Ragam Bahasa berdasarkan Media

1) Ragam bahasa lisan 2) Ragam bahasa tulis

Ragam Lisan
1) Perlu orang kedua 2) Fungsi gramatikal (S, P, O) tidak selalu dinyatakan 3) Terikat situasi, kodisi, ruang, dan waktu. 4) Tinggi rendah dan panjang pendek suara sangat penting. 5) Penggunaan lafal atau pengucapan.

Ragam Tulis
1) Tidak harus ada orang kedua 2) S, P harus selalu muncul 3) Tidak terikat pada situasi, kondisi, ruang, dan waktu 4) Dilengkapi dengan ejaan dan tanda baca

Contoh Ragam Lisan

Orang yang berbelanja di pasar. Bu berapa cabenya? tiga puluh. Bisa kurang? Dua lima saja, Nak. Seorang direktur berkata kepada sekretarisnya. Kenapa dia, Sam? tahu, Tuan. Miring kali.

Pemakaian Kata-kata dalam Ragam Lisan dan Tulisan

Lisan Tulis

nabrak bila tak sanggup tak perlu lanjutkan dilegalisir sudah kasi tahu bikin buat pameran entar

menabrak apabila tidak sanggup tidak perlu dilanjutkan dilegalisasi sudah diberi tahu membuat untuk pameran nanti

Contoh Penggunaan struktur Kalimat

Lisan a) Rencana itu saya sudah sampaikan. b) PON ini untuk mencari bibit-bibit unggul. c) Karena sakit, maka ia tidak masuk. d) Bapak ke kantor tadi pagi. Tulisan a) Rencana itu sudah saya sampaikan. b) PON ini diselenggarakan untuk mencari bibit-bibit unggul. c) Karena sakit, ia tidak masuk. d) Bapak pergi ke kantor tadi pagi.

Ragam Baku dan Ragam tidak Baku

Ciri-ciri Ragam Baku Ciri-ciri Ragam tidak Baku Ragam yang dilembagakan Tidak dilembagakan Diakui oleh sebagian besar Ditandai ciri yang masyarakat menyimpang dari pemakainya sebagai norma ragam baku bahasa resmi Dijadikan kerangka rujukan

Sifat-sifat Ragam Baku

1) Kemantapan dinamis 2) Cendekia
3) seragam

Kemantapan Dinamis
Mantap berarti sesuai dengan kaidah bahasa. pe- + rasa perasa pe- + raba peraba pe- + rajin perajin /*pengrajin me-+sukses+-kan menyukseskan/*mensukseskan lepas tangan, lepas pantai, lepas landas Dinamis artinya tidak statis, tidak kaku. langganan bermakna ganda orang yang berlangganan, toko tempat berlangganan Tokonya disebut langganan, orang yang berlangganan disebut pelanggan.

Cendekia
Bahasa Indonesia mampu sebagai wahana pengungkapan proses pemikiran yang rumit dalam bidang Ipoleksosbud. Hal ini dimaksudkan BI dipakai di tempat-tempat resmi. Frase : dua puluh tiga per empat (tidak cendekia karena bermakna ganda),yaitu 23/4, 20 Sebaiknya ditulis: dua-puluh-tiga per empat (23/4), dua puluh tiga-per empat (20 )

Seragam
Bagam baku bersifat seragam karena pada dasarnya proses pembakuan adalah proses penyeragaman bahasa. Pelayan kapal terbang dianjurkan untuk memakai istilah pramugara dan pramugari dan steward dan stewardes. Akan tetapi, yang dipilih oleh masyarakat adalah pramugara dan pramugari.

Ragam Baku Tulis dan Ragam Baku Lisan

Ragam Baku Tulis yaitu ragam yang dipakai secara resmi dalam buku-buku pelajaran atau buku-buku ilmiah lainnya. Pemerintah sekarang mendahulukan ragam baku tulis secara nasional. Hal ini tampak pada usahapemerintah untuk menerbitkan buku Pedoman EYD, Pedoman pembentukan Istilah, Kamus Besar, dan Tata Bahasa Baku. Ragam Baku Lisan tampak pada besar kecilnya ragam daerah yang terdengar pada ucapannya. Tidak menonjol dialek daerahnya atau asingnya.

Ragam Sosial dan Ragam Fungsional

a)Ragam Sosial: ragam bahasa yang sebagian normanya dan
kaidahnya ditentukan oleh kesepakatan bersama dalam lingkungan sosial yang lebih kecil dalam masyarakat. Dalam hal ini ragam baku nasional dipandang sebagai ragam sosial yang lebih tinggi, sedangkan ragam baku daerah dipandang sebagai ragam sosial yang lebih rendah.
b)Ragam Fungsional: ragam bahasa yang dikaitkan dengan profesi, lembaga, lingkungan kerja, dan kegiatan tertentu lainnya. Contoh: Ragam kedokteran, ragam teknik, ragam sastra, ragam ilmiah, dan ragam keagamaan.

Minggu 2,3 Surat Dinas

Indikator 1) Memahami pengertian dan fungsi surat dinas 2) Memahami format surat dinas 3) Memahami bagian-bagian surat dinas 4) Memahami bahasa surat dinas 5) Dapat membuat surat dinas

Pengertian Surat Dinas

Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk nenyampaikan informasi dari satu pihak, (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi) Surat dinas surat dari satu pihak kepihak lain berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan .

Fungsi Surat Dinas

Surat dinas berfungsi: 1) sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian. 2) sebagai alat pengingat karena surat diarsipkan dan dapat dilihat kembali. 3) sebagai bukti sejarah, seperti surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi. 4) sebagai pedoman kerja,seperti surat putusan atau surat instruksi. 5) sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicara. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalistas pengirimnya.

Syarat Surat Dinas yang Baik

1) Formatnya sebaiknya menarik (bagian-bagiannya teratur sesuai ketentuan) 2) Tidak terlalu panjang (surat yang panjang akan menjemukan) 3) Memakai bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim 4) Surat dinas merupakan suatu media untuk menyampaikan informasi. Informasi dapat berbentuk pernyataan, pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, permohonan, laporan, dll. Oleh karena itu, bahasanya harus sesuai dengan sifat surat serta kedudukan penulis dan pembaca surat dinas.

Bahasa Surat Dinas Jelas, Padat, Adab, dan Takzim

1) Jelas: maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal (S dan P) dinyatakan secara tegas, serta tanda baca digunakan secara tepat. 2) Padat: langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan. 3) Adab: pernyataan yang dikemukakan sopan dan simpatik tidak menyinggung perasaan si penerima. 4) Takzim: surat yang disampaikan mencerminkan sikap hormat. 5) Surat juga harus bersih, necis, dan tidak kotor.

Format Surat Dinas

Format surat dinas berarti tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas seperti tanggal, nomor, salam pembuka, salam penutup, tembusan dan lain-lain. Beberapa format surat dinas yang dipakai oleh berbagai Instansi di Indonesia, antara lain 1)
format lurus penuh, 2) format lurus, 3) format setengah lurus a, 4) format setengah lurus b, 5) format lekuk, 6) format paragraf menggantung.

Format Lurus Penuh (Full block style) ---------------------------------------------------------------Kepala Surat

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Tanggal : Nomor Surat: Lampiran : Hal : Yth. .. (Alamat yang dituju) Salam Pembuka, .. (paragraf Pembuka) . (paragraf Isi) . (Paragraf Penutup) Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan Inisial

Format Lurus
----------------------------------------------------------------------------------Kepala Surat ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nomor Surat: Tanggal Lampiran : Hal : Yth. .. (Alamat yang dituju) Salam Pembuka, .. (paragraf Pembuka) . (paragraf Isi) . (Paragraf Penutup) Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan Inisial

Format setengah lurus a (resmi Indonesia lama) Semi block style

Kepala Surat ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nomor Surat: Tanggal Lampiran : Hal : Yth. .. (Alamat yang dituju) Salam Pembuka, .. (paragraf Pembuka) . (paragraf Isi) . (Paragraf Penutup) Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan Inisial

Format setengah lurus b(resmi Indonesia baru) Semi block style

Kepala Surat ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nomor Surat: Tanggal Lampiran : Hal : Yth. .. (Alamat yang dituju) . Salam Pembuka, .. (paragraf Pembuka) . (paragraf Isi) . (Paragraf Penutup) Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan Inisial

Format Lekuk (Indented Style)

Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nomor Surat : Tanggal Lampiran : Hal : Yth. .. (Alamat yang dituju) . Salam Pembuka, .. (paragraf Pembuka) . (paragraf Isi) . (Paragraf Penutup) Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan . Inisial

Format Paragraf Menggantung (Hanging paragraph style)

Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nomor Surat : Tanggal Lampiran : Hal : Yth. .. (Alamat yang dituju) . Salam Pembuka, .. (paragraf Pembuka) . (paragraf Isi) . (Paragraf Penutup) Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan Inisial

Bagian-Bagian Surat
1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15) 16) Kepala surat atau kop surat, Tanggal surat, Nomor surat, Lampiran surat, Hal surat, Alamat yang dituju, Salam pembuka, Paragraf pembuka surat, Paragraf isi surat, Paragraf penutup surat, Salam penutup, Tanda tangan, Nama jelas penanda tangan, Jabatan penanda tangan, Tembusan, dan inisial

Penulisan Bagian Surat 1. Kepala Surat

1) Kepala Surat Contoh yang Salah P.T. Berimak Jl. Kemuning 59-Tomang-Jakarta Barat Po BOX 217 RA . Tilp. 5200647-5200173 Contoh yang Benar PT Berimak Jalan Kemuning 59, Tomang, Jakarta Barat Kotak Pos 217 RA Telepon 5200647, 5200173 Kata Jalan dan Telepon sebaiknya ditulis lengkap, PO BOX diganti dengan Kotak Pos, dan Telex harus ditulis Teleks.

Tanggal Surat
Contoh yang Salah Jakarta, 14-9-2009 Jakarta, 15 Sept. 09

Contoh yang Benar Jakarta, 14 September 2009 (tanpa kepala surat) 15 September 2009 (memakai kepala surat)
(Nama bulan jangan disingkat atau ditulis dengan angka)

Nomor Surat
Contoh yang Salah Nomor: 21 07/F8/U1.5/2009.No. : 2212/A/C/IX/2009. Contoh yang Benar Nomor: 2107/F8/U1.5/2009 No. : 2212/A/C/IX/2009

Nomor dapat ditulis lengkap atau No., tanda titik dan tanda hubung dibelakang 2009 tidak perlu dicantumkan

Lampiran Surat
Contoh yang Salah Lampiran : satu berkas.Lamp. : 2 (dua) eksemplar.Contoh yang Benar Lampiran : Satu berkas Lamp. : Dua eksemplar Huruf awal satu atau dua harus ditulis dengan huruf kapital yang lainnya huruf kecil semua. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda apa pun. Kata lampiran tidak perlu dicantumkan jika tidak ada yang dilampirkan.

Hal Surat
Contoh yang Salah Prihal : Penentuan petugas pameran dalam rangka bulan bahasa yang akan diselenggarakan tanggal 28 Oktober2 November 2009

Contoh yang Benar Hal: Petugas pameran

Kata Hal dan Perihal bersinonim, tetapi lebih baik ditulis Hal lebih singkat. Huruf pertama setelah Hal kapital dan tidak perlu diakhiri dengan tanda apa pun. Hal surat harus singkat dan jelas.

Alamat Surat
Contoh yang Salah Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa. Jln. Daksinapati Barat IV Rawamangun, Jakarta Timur,Contoh yang Benar Yth. Kepala Pusat Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV Rawamangun Jakarta Timur Yth. Bapak Darwinto Yth. Ir. Mariani Yth. Kapten Sumijo Kata kepada tidak perlu karena kata tsb. berfungsi penghubung intrakalimat arah

Salam Pembuka
Contoh yang Salah Dengan hormat Dengan hormat! Contoh yang Benar Dengan hormat, (D kapital, h kecil) Saudara Ahmad yang terhormat, Bapak Ahmad yang terhormat,

Isi Surat
Paragraf Pembuka Paragraf pembuka adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca kepada pokok surat yang sebenarnya. Contoh yang Salah Bersama surat ini kami mengundang Bapak menghadiri rapat Contoh yang Benar Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada Bapak tentang Sehubungan dengan surat kami tanggal 5 Agustus 2009 No. 425/F/2009 , dengan ini kami mohon agar

Contoh Paragraf Pembuka yang Lain

1) Bersama ini saya kirimkan contoh laporan teknis yang Anda minta. 2) Dengan sangat menyesal kami beri tahukan bahwa 3) Dalam rangka Dies Natalis Ke-3 Universitas Sanjaya, pada bulan Oktober 1998, kami akan meyelenggarakan 4) Kami mohon bantuan Saudara menyampaikan hal-hal berikut kepada

Paragraf Pembuka Surat Balasan

1) Surat Anda tanggal 27 Februari 1987, No.221/U/1987 sudah kami terima dengan senang hati. Bertalian dengan itu, kami ingin menanggapi sebagai berikut. 2) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 28 Maret 2011 No. 1415/K2/2011 tentang syarat-syarat sayembara, kami beritahukan hal-hal berikut. 3) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu, bersama ini kami menyampaikan kepada Saudara 4) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 18 Juni 2011 No. 162/TU/2011 tentang penataran penyuluhan, kami beritahukan bahwa

Paragraf Isi Surat yang Sesungguhnya

Bagian ini lebih dikenal sebagai paragraf isi. Paragraf isi merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat. Penggunaan singkatan atau istilah yang tidak lazim hendaknya dihindari karena dapat membingungkan penerima surat. Paragraf isi surat hendaknya memuat satu masalah. Jika ada masalah yang lain hendaknya dituangkan dalam paragraf yang berbeda. Kalimat-kalimatnya hendaknya pendek, tetapi jelas. Rumusan isi surat harus menarik, tidak membosankan, tetapi tetap hormat dan sopan. Penulis surat hendaknya menghindari sikap menganggap remeh terhadap orang lain, apalagi menghina atau mempermainkannya.

Paragraf Penutup
Paragraf Penutup berfungsi sebagai penegasan isi surat dan juga mengakhiri pembicaraan dalam surat. Bagian ini juga mengandung harapan atau ucapan terima kasih kepada penerima surat. Contoh Paragraf Penutup 1) Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih. 2) Atas perhatian dan kerja sama Saudara selama ini, saya ucapkan terima kasih. 3) Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara. 4) Kami harap kerja sama kita dapat kita tingkatkan terus. 5) Harapan kami, semoga kerja sama kita dapat kita tingkatkan terus. 6) Sambil menunggu kabar lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih. 7) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Anda.

Salam Penutup
Benar Salam takzim, Salam kami, Hormat kami, Wasalam, salah Salam Takzim, Salam Kami, Hormat Kami, Wassalam,

Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan

Salah Tanda tangan (Drs. SUNGAJI).Kepala Benar tanda tangan Drs. Sungaji Kepala

Tanda tangan (Prof.DR. SAKUNi, M.Sc.) REKTOR NIP 130427722

tanda tangan Prof.Dr. Sakuni, M.Sc. NIP 130427722 Rektor

Tembusan
Salah Disampaikan kepada Yth.: 1. Bapak Direktur Keuangan (sebagai laporan) 2. Bapak Direktur Oprasional (sebagai undangan) 3. Arsip/Pertinggal Benar 1. Direktur Keuangan 2. Direktur Oprasional

Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik jika terjadi kesalahan mudah dihubungi. Inisial: SR/GT SR: Singkatan nama pengonsep (Siti Rayati) GT: Singkatan nama pengetik (Gatot)

Penggunaan Bentuk Singkatan a.n.

Salah A.n. Direktur Utama PT Sumber Waras
tanda tangan

Benar a.n. Direktur Utama PT Sumber Waras

tanda tangan

Madoni Direktur Pemasaran

Madoni Direktur Pemasaran

Penggunaan Bentuk Singkatan u.b.

Salah
u.b. Kepala Kantor Wilayah Departemen Tenaga Kerja Propinsi tanda tangan Nama Jelas Kepala bagian personalia

Benar
Kepala Kantor Wilayah Departemen Tenaga Kerja Propinsi u.b. tanda tangan Nama Jelas Kepala bagian personalia

.
Salah
a.n. Gubernur Kepala Derah Tk. I Propinsi Pembantu Gubernur Wilayah I U.B. tanda taangan Nama Jelas Bupati.

Benar
a.n. Gubernur Kepala Derah Tk. I Propinsi Pembantu Gubernur Wilayah I u.b. tanda taangan Nama Jelas Bupati.

 Atas kerja samanya, kami ucapkan terima kasih. (S)

Atas kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih. (B) Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih. (S) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. (B) Atas kerjasamanya, saya ucapkan beribu-ribu terima kasih. (S) Atas kerja sama Saudara, saya ucapkan terima kasih. (B)

 Atas perhatiannya, kami haturkan terima kasih. (S)

Atas kerja sama Saudara, kami ucapkan .(B) Menunjuk surat Saudara No, tanggal, tentang. (S) Sesuai dengan surat Saudara No. , tanggal , tentang (B) Menjawab surat Bapak No, tanggal, tentang. (S) Sehubungan dengan pertanyaan Bapak dalam surat No. , tanggal , tentang ,(B) Menindaklanjuti pembicaraan kita lewat telepon, dengan ini kami ingin menegaskan bahwa . (S)
Untuk menindaklanjuti pembicaraan kita melalui telepon , (B)

Dengan ini kami menugaskan Paramardhika untuk menyelesaikan pengomputeran data pegawai di bagian ini pada bulan Juli 2013. (Salah) Dengan ini kami menugasi Parmardhika untuk menyelesaikan pengomputeran data pegawai di bagian ini pada bulan Juli 2013. (Benar) Dengan ini kami menugaskan penyelesaian pengomputeran data pegawai di bagian ini kepada Paramardhika pada bulan Juli 2013. (Benar)

Bandingkan dengan Paman menghadiahkan cincin kepada Bibi.

Paman menghadiahi Bibi sebentuk cincin.

Presiden menganugerahi Prof. Dr. Moh. Yamin Bintang Mahaputra. Presiden menganugerahkan Bintang Mahaputra kepada Prof. Dr. Moh. Yamin. Menteri Dalam Negeri menghadiahi pegawai yang berprestasi. Menteri Dalam Negeri menghadiahkan sebuah traktor kepada petani yang berhasil.

Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas

1) 2) 3) 4) Pemilihan Kata Penerapan EYD Penerapan Kalimat Penyusunan Paragraf

A. Pemilihan Kata 1.Ungkapan yang bersinonim

Pilih salah satu sejak dan dari adalah dan merupakan demi dan untuk antara lain dan lain-lain agar dan supaya

2. Kata-kata yang Bermiripan

suatu dan sesuatu masing-masing dan tiap-tiap jam dan pukul dari dan daripada

3. Ungkapan penghubung
Ungkapan Penghubung Intrakalimat baik maupun antaradan seperti, misalnya misalnya demikian, serta seperti dan lain-lain Penghubung antarkalimat seperti oleh karena itu, namun, akan tetapi, jadi, lagi pula, meskipun begitu.

4. Kata yang Baik dan Baku

Kata Baku Februari November Senin Jumat mengubah kuitansi teladan formal persen sistem pertanggungungjawaban Kata Tidak Baku Pebruari Nopember Senen Jumat merubah kwitansi tauladan formil prosen sistim pertanggung jawab

5. Kata yang Lazim

Lazim artinya kata-kata yang sudah dikenal di masyarakat dangunakan istilah bahasa Indonesia. Lazim Tidak Lazim masukan input suku cadang sparepart usaha patungan joint venture pendekatan approach lentur flexible pantau monitor peringkat ranking dampak impact kendala constraint loka karya work shop

6.Kata-kata Yang Cermat

Kata-kata memohon, meminta, menugasi, memberitahuka, menganjurkan, dan menyarankan merupakan kata-kata yang mempunyai makna hampir sama. Penulis surat hendaknya bisa memilih kata-kata tersebut dengan tepat . Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, Anda hendaknya disesuaikan dengan kedudukan penerima surat.

7. Ungkapan Ideomatik
Yang termasuk ungkapan ideomatik antara lain sesuai dengan bertemu dengan berhububgan dengan sehubungan dengan bertalian dengan bersamaan dengan sejalan dengan seirama dengan tidak ubahnya seperti berbicara tentang bertiskusi tentang berkenaan dengan bermusyawarah tentang disediakan untuk terbuat dari terjadi dari luput dari terdiri atas tidak berbeda dengan disebabkan oleh

B. Penerapan Kaidah Ejaan

Baku Tidak Baku u.p. (untuk perhatian) u/p atau c/q d.a. (dengan alamat) d/a s.d. (sampai dengan) s/d a.n. (atas nama) a/n u.b. (untuk beliau) u/b dkk. d.k.k antarwarga, pascapanen, subbagian, tunakarya,kerja sama, menandatangani, terima kasih, tunawisma,memberi tahu, serah terima, diserahterimakan, menandatangani.

Penyusunan Kalimat
Salah 1. Menurut rencana, dalam rapat itu akan dihadiri Kepala Pusdiklat Pengembangan Sumber Daya Manusia, Badan Diklat Keuangan. 2. Membalas surat Bapak tanggal 16 September 2009 No. 217/R/2009, saya beritahukan bahwa 3. Bersama surat ini saya ingin memberitahukan bahwa 4. Atas kerja samanya, kami ucapkan terima kasih. 5. Atas kehadirannya, saya haturkan beribu-ribu terima kasih.

Benar 1a) Menurut rencana, rapat itu akan dihadiri Kepala Pusdiklat Pengembangan Sumber Daya Manusia, Badan Diklat Keuangan. 1b) Menurut rencana, dalam rapat itu akan hadir Kepala Pusdiklat Pengembangan Sumber Daya Manusia, Badan Diklat Keuangan. 2a)Sehubungan dengan surat Bapak tanggal 16 September 2009, No. 217/R/2009, saya beritahukan bahwa 3a) Dengan ini saya ingin memberitahukan bahwa 4a) Atas kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih. 5a) Atas kehadiran Saudara, saya ucapkan terima kasih.

*6) sebelum dan sesudahnya, kami ucapkan terima kasih. 6a) Sambil menunggu kabar balasan Bapak, kami ucapkan terima kasih *7) Dengan ini saya lampirkan surat keterangan dokter. 7a) Bersama ini saya lampirkan surat keterangan dokter. *8) Demikian harap maklum (tidak ada S). *Mohon periksa adanya (siapa yang dipriksa) 8a) Demikian laporan kami, harap Bapak mengetahuinya. 8b) Demikian harapan kami, mudah-mudahan Bapak dapat mengabulkannya. 8c) Demikian permohonan saya, semoga Bapak dapat mempertimbangkannya. 8d) Harapan kami, mudah-mudahan kerja sama kita yang sangat menyenangkan ini dapat kita bina terus.

Penyusunan Paragraf
Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh penerima surat. Setiap paragraf memenuhi syarat kesatuan dan kepaduan. Contoh: *Buku-buku keagamaan kiriman Bapak telah saaya terima dengan baik. Di dalamnya ada satu judul buku yang sebenarnya tidak saya pesan. Buku yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. Buku itu tertukar.

*Bersama ini saya kembalikan buku yang saya . tidak pesan, dan saya mohon Bapak segera mengirimkan buku yang saya pesan, yaitu Asas-asas Sosiologi Ilahi. Buku-buku keagamaan kiriman Bapak telah saya terima dengan baik. Namun, di dalamnya ada satu judul buku yang sebenarnya tidak saya pesan. Sebaliknya, buku yang saya minta tidak ada dalam kiriman itu. Mungkin buku itu tertukar ketika Bapak mengepaknya. Oleh sebab itu, bersama ini saya kembalikan buku yang tidak saya pesan, dan saya mohon Bapak segera mengirimkan buku yang saya pesan, yaitu Asas-asas Sosiologi Ilahi.

Beberapa Paragraf Pembuka dan Penutup Surat

1. Paragraf Pembuka Surat Balasan a. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 19 November 2013, No. ... tentang pelaksanaan Pendidikan dan Pelatihan Tata Persuratan Dinas, kami beri tahukan hal-hal berikut. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 17 April 2013 Nomor S-483/SJ/2013, tentang Penyuluhan Tata Persuratan Dinas, kami bermaksud mengadakan kegiatan pada tanggal ....

b.

Paragraf Pembuka Surat Pemberitahuan

a.
Dengan ini kami laporkan kepada Bapak pelaksanaan Pelatihan Tata Persuratan Dinas bagi pegawai Direktorat Jenderal Bea dan Cukai, Kementerian Keuangan. (tanpa lampiran) b. Bersama ini saya kirimkan contoh laporan teknis pelaksanaan Pelatihan Tata Persuratan Dinas bagi pegawai Direktorat Jenderal Pajak, Kementerian Keuangan. (ada lampiran) c. Dalam upaya penyebarluasan informasi tata naskah di wilayah Jakarta Selatan, kami sampaikan bahwa kegiatan Penyuluhan Tata Persuratan Dinas akan dilaksanakan bulan Juli.

a.

Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 10 Juli 2013, Nomor ..., tentang Penyuluhan Tata Persuratan Dinas, kami bermaksud mengadakan kegiatan tersebut pada tanggal 16 Juli 2013.
Kami beri tahukan bahwa dalam rangka meningkatkan penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar untuk pegawai kami, terutama pembuatan surat dinas, kami mohon agar Saudara dapat mengirimkan tenaga pengajar bahasa Indonesia.

b.

3. Paragraf Pembuka Surat Undangan

Kami mengharapkan kehadiran Saudara dalam pertemuan Panitia Rapat Koordinasi Pemasyarakatan Bahasa Indonesia yang akan diselenggarakan pada hari : Senin; tanggal: 1 April 2013; pukul : 09.30; tempat: Ruang Mawar; acara : persiapan pelaksanaan Rapat Koordinasi Pemasyarakatan. Dalam rangka penyelenggaraan Lomba Karya Tulis, kami mengharapkan kehadiran Saudara pada rapat persiapan yang akan diadakan pada hari: Selasa; tanggal : 2 April 2013; waktu : pukul 09.0012.00; tempat : Ruang Rapat X.

4. Paragraf Pembuka Surat Tugas

Dalam rangka pelaksanaan SK Gubernur X, Nomor 497, Tahun ..., tanggal 14 April ..., tentang Pemasyarakatan Bahasa Indonesia, Kepala Pusat Bahasa menugasi Rini Adiati Ekoputranti untuk memberikan penyuluhan bahasa Indonesia yang baik dan benar di lingkungan instansi Saudara.

Paragraf Penutup Surat Pemberitahuan

a. Atas perhatian Saudara (Bapak, Ibu, atau Anda), kami ucapkan terima kasih. b. Kami menyampaikan terima kasih atas kerja sama kita selama ini. c. Atas perhatian Saudara, kami sampaikan ucapan terima kasih.

Paragraf Penutup Surat Permintaan

a. Atas perhatian dan bantuan Saudara (Bapak, Ibu, atau Anda), kami ucapkan terima kasih. b. Atas perhatian dan kerja sama Bapak, saya (kami) mengucapkan terima kasih. d. Atas bantuan yang telah Bapak berikan, kami ucapkan terima kasih.

Paragraf Penutup Surat Undangan

Atas kehadiran Bapak (Ibu, Saudara, atau Anda), kami ucapkan terima kasih. Karena pentingnya acara tersebut, kehadiran Saudara (Bapak, Ibu, atau Anda) sangat kami tunggu dan atas perhatian Saudara (Bapak, Ibu, atau Anda), kami (saya) ucapkan terima kasih.

Paragraf Penutup Surat Tugas

Kami berharap agar tugas ini dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan atas perhatian Saudara (Bapak atau Ibu), kami ucapkan terima kasih.

Tugas ini harap dilaksanakan dengan sebaikbaiknya dan atas perhatian Saudara (Bapak atau Ibu), kami ucapkan terima kasih.

Wasalam, a.n. Kepala Pusat Bahasa,

Dra. Yeyen Maryani, M.Hum. Kepala Bagian Tata Usaha

Wasalam, a.n. Kepala Pusat Bahasa, Kepala Bagian Tata Usaha u.b. Hartatik Kepala Subbag Kepegawaian

Wasalam, a.n. Kepala Pusat Bahasa, Kepala Bagian Tata Usaha Dra. NIP

Wasalam, a.n. Kepala Pusat Bahasa, Kepala Bagian Tata Usaha u.b. Kepala Subbag Kepegawaian

Nama NIP

Wasalam, a.n. Kepala Pusat Bahasa,

Drs. Mustakim, M.Hum. Kepala Bidang Pembinaan

Wasalam, a.n. Kepala Pusat Bahasa, Kepala Bidang Pembinaan

Drs. Mustakim, M.Hum. NIP

Rektor

Prof. Dr. Rahadyan, S.H., M.A. NIP 131791295 Tembusan: 1. Dra. Devi Junitasari 2. Drs. Purwanto 3. Sdr. Lutfi, S.H.

Inisial (Sandi) Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.
Contoh: RAE/SA
RAE inisial pengonsep SA inisial pengetik

BENAR 1. Faktor-faktor yang menaikkan produksi ikan adalah

a. benih ikannya yang baik, b. air kolam yang tidak kotor, dan c. pakan yang bermutu tinggi.

2. Faktor-faktor yang menaikkan produksi ikan adalah sebagai berikut: a. benih ikannya yang baik; b. air kolam yang tidak kotor; c. pakan yang bermutu tinggi.

3. Faktor-faktor yang menaikkan produksi ikan adalah sebagai berikut. a. Benih ikannya baik. b. Air kolam tidak kotor. c. Pakan ikan harus bermutu tinggi.

4. Faktor-faktor yang menaikkan produksi ikan adalah a. benih ikannya yang baik, b. air kolam yang tidak kotor, dan c. pakan ikan yang harus bermutu tinggi. 5. Faktor-faktor yang menaikkan produksi ikan ada empat, yaitu a. benih ikannya baik, b. air kolam tidak kotor, dan c. pakan ikan harus bermutu tinggi. 6. Majalah yang dapat dipilih menjadi percontoh harus memiliki kriteria berikut. a. Majalah itu harus memuat cerita pendek. b. Majalah itu telah terbit lebih dari lima tahun. c. Penerbitnya berlokasi di Jakarta. d. Jumlah tiras lebih dari 500.000 eksemplar.

Titik Dua Digunakan

Syarat-syarat untuk dapat melamar menjadi pegawai negeri sipil, antara lain, adalah sebagai berikut: 1. berwarga negara Indonesia; 2. berusia antara 18 tahun dan 40 tahun; 3. tidak pernah dihukum; 4. berkelakuan baik; 5. berbadan sehat.

MINGGU 4 SURAT-SURAT DINAS YANG LAIN

Jenis-jenis surat dinas yang lain yang biasa digunakan oleh berbagai instansi di Indonesia adalah nota dinas, memo, surat pengantar, surat undangan, surat edaran, surat tugas, surat pengumuman, dan surat keputusan.

Nota Dinas
Nota dinas adalah jenis surat dinas yang berisi pokok persoalan secara singkat. Nota dinas dapat ditulis oleh atasan untuk bawahan, dan dapat juga sebaliknya. Nota dinas bersifat intern (selingkung). Sebenarnya isi nota dinas sama dengan surat dinas biasa, hanya lebih singkat. Oleh karena itu, nota dinas memiliki nomor surat, seperti surat dinas biasa.

Format Nota Dinas

bersifat intern(selingkung) ------------------------------------------------------------------------------------------------------Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------NOTA DINAS Nomor: Hal : Yth. .. (Salam Pembuka) Salam takzim Tanda tangan Cap instansi Nama jelas jabatan Tembusan:

Penjelasan Nota Dinas

a) Pencantuman nama dan lambang unit instansi/organisasi serta unsurunsur alamat pada kepala nota dinas sama seperti pada kepala surat dinas biasa. Kata NOTA DINAS dicetak dengan huruf kapital semua dua kait di bawah garis kepala nota dinas secara simetris. Nomor nota dinas dicantumkan di bawah kata NOTA DINAS, dengan ketentuan kata nomor diawali N kapital, diikuti titik dua (: ). Penulisan tanggal, hal alamat yang dituju,salam pembuka, salam penutup,tanda tangan, nama jelas, nama jabatan, dan tembusan sama seperti surat dinas. Alamat yang dituju ditulis singkat karena nota dinas bersifat intern. Misalnya: Yth. Drs. S. Amran Tasai Pusat Bahasa

b) c) d)

e)

Format Memo
Memo atau memorandum adalah jenis surat dinas yang berisi catatan singkat tentang pokok persoalan. Memo ditulis oleh atasan untuk pejabat yang setingkat atau untuk bawahan dan dapat juga ditulis oleh bawahan untuk atasan. Memo bersifat informal dan tingkat keresmiannya rendah. Memo tidak menggunakan nomor surat. Walaupun begitu, informasi yang ditulis dalam memo tetap mengandungsifat kedinasan. Seperti nota dinas, memo juga bersifat intern (selingkung).

Format Memo
bersifat intern(selingkung) -----------------------------------------------------------------------------------------------------Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------MEMO Kepada : Dari : Hal : tanda tangan (dengan atau tanpa nama jelas)

Penjelasan Memo
a) Pencantuman nama dan lambang unit instansi/organisasi serta unsur-unsur alamat pada kepala memo sama seperti pada kepala surat dinas biasa. b) Kata MEMO dicetak dengan huruf kapital semua dua kait di bawah garis kepala nota dinas secara simetris. c) Pada tempat alamat dicantumkan kata Kepada, Dari, dan Hal yang diawali huruf kapitaldan diikuti titik dua (: ), Oleh karena itu, kata yth. tidak diperlukan. d) Pada akhir memo dicantumkan tanda tangan pemberi memo dengan atau tanpa nama jelas.

Format Surat Undangan

Yang dimaksud dengan surat undangan di sini adalah surat undangan yang digunakan dalam kedinasan, dan bukan surat undangan keluarga untuk selamatan pernikahan, misalnya. Surat undangan kedinasan adalah jenis surat dinas yang berisi permintaan agar pihak yang menerima surat dapat datang pada hari, tanggal, tempat, dan acara yang sudah dicantumkan. Surat undangan dapat ditulis oleh atasan untuk bawahan dan dapat juga ditulis oleh bawahan untuk atasan.

Format Surat Undangan

Kepala Surat -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Tanggal Nomor : Lampiran : Hal : Yth. .. (Salam Pembuka) Kami mengharapkan kehadiran Saudara pada hari : . tanggal : pukul : tempat : acara : Atas perhatian Saudara, kami ucapka terima kasih Salam takzim Tembusan: tanda tangan Nama Jelas

Penjelasan Surat Undangan

a) Pencantuman nama dan lambang unit instansi/organisasi serta unsur-unsur alamat pada kepala surat undangan sama seperti pada kepala surat dinas biasa. b) Penulisan tanggal, nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam pembuka, salam penutup, tanda tangan, nama jelas, nama jabatan, dan tembusan sama seperti pada surat dinas biasa. c) Rincian hari, tanggal, pukul, tempat, dan acara diawali dengan huruf kecil karena rincian itu merupakan rangkaian kalimat yang belum selesai.

Format surat undangan dapat juga ditulis seperti berikut

MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
DAN ISTRI MENGUNDANG . Bertempat di .. pada hari ., tanggal , pukul
Harap jawaban, Telepon .

pakaian .

Format Surat Tugas

------------------------------------------------------------------------------------------------------Kepala Surat -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------SURAT TUGAS Nomor: Kami memberika tugas kepada nama : NIP : unit organisasi : untuk : jangka waktu : lain-lain :

tanggal Tanda tangan Nama jelas jabatan

Tembusan:

MINGGU 5,6 FORMULIR

Pengertian formulir Manfaat Formulir Bentuk formulir Prinsip-prinsip Perancangan Formulir Kaidah ejaan Pengisian formulir Penyusunan laporan dalam bentuk formulir

Pengertian formulir Dalam arti sempit

1)Secarik Kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan data penting tertentu 2) Formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen. 3)Formulir, dari bahasa Belanda, formulier, adalah sebuah kertas yang berisi banyak pertanyaan yang harus diisi. Kadangkala formulir juga disebut dengan kata borang. 4) Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.

. laporan yang paling 5. Formulir merupakan jenis sederhana bentuknya.

Formulir biasanya dibuat dalam jumlah besar. Pelapor hanya tinggal mencantumkan keterangan yang lengkap, terarah dan bersistem pada kolom yang telah tersedia. Penerima laporan dengan mudah dapat membaca dan memahami keterangan yang dimuat dalam formulir itu.

. disebut dokumen Formulir yang telah diisi (bukti transaksi) Bukti transaksi digunakan sebagai dasar dalam mencatat transaksi bisnis dalam suatu kesatuan usaha. Pencatatan dilakukan dengan tertib untuk menghasilkan laporan yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Dalam arti luas

Formulir adalah secarik kertas yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Di samping itu, formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan

Manfaat formulir
1) Mempermudah kita untuk mendapatkan data yang akurat 2) Merekam data transaksi bisnis perusahaan 3) Dapat melihat siapa yg bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu. 4) Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis 5) Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi 6) Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis 7) Sebagai bukti dikemudian hari 8) Dapat melihat siapa yg bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu 9) Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis

Bentuk Formulir Dibagi Menjadi 2 Jenis

a. Hardcopy : formulir yang dicetak pada kertas. Dalam penggunaannya user dapat mengisi langsung daftar pertanyaan formulir tersebut dengan menggunakan alat tulis seperti bolpoin atau pensil. b. Softcopy : formulir dalam bentuk file dokumen pada komputer yang terhubung database tertentu

Kelemahan Formulir yang Dicetak

Penggunaan formulir ini kurang efisien dan kurang dapat dipercaya karena pemilik formulir perlu melakukan pengimputan ulang atas data yang telah diisi oleh user ke dalam komputer sehingga membutuhkan waktu untuk proses pengimputan ulang dan dalam proses pengimputan ulang itu juga terdapat kemungkinan kesalahan yang dapat memengaruhi keabsahan data. Walaupun demikian, sampai saat ini formulir hardcopy (dicetak) masih digunakan oleh perusahaan dengan pertimbangan : infrastruktur teknologi dan informasi pada perusahaan masih belum memadai serta kurangnya sosialisasi penggunaan formulir softcopy kepada masyarakat.

Kelebihan Penggunaan Formulir Softcopy

1) dapat disebarkan melalui jaringan internet baik menggunakan email maupun situs web. 2) memungkinkan penggunaan fasilitas validasi untuk meningkatkan tingkat reliability (dapat dipercaya)data yang diimput oleh user. 3) data yang sudah diimput dapat disimpan dalam database tanpa harus melakukan pengimputan ulang atas data yang sama sehingga lebih efisien dari segi waktu.

Kelebihan Penggunaan Formulir Softcopy (Elektronik) lanjutan

4) data yang tersimpan dalam database dapat diolah menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. 5) memberikan fleksibilitas yang tinggi dalam hal penggunaan kembali informasi pada sistem atau proses bisnis lainnya dalam bentuk yang berbeda. 6) biaya pembuatan dan penyebaran formulir softcopy jauh lebih rendah dibandingkan dengan formulir hardcopy. 7) pemilik dokumen tidak perlu melakukan penyimpanan formulir hardcopy yang membutuhkan biaya dan tempat penyimpanan dokumen.

Kelebihan Penggunaan Formulir Softcopy (Elektronik) lanjutan

1. Tidak pernah kehabisan formulir 2. Tidak pernah ketinggalan zaman karena formulir elektronik mudah disesuaikan dgn. perubahan kebutuhan perusahaan. 3. Pengendalian penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik 4. Pengisian formulir menjadi lebih cepat 5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi

Prinsip-prinsip Perancangan Formulir

1)Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan 2) Identitas formulir, ada nama dan identifikasi formulir 3) Memiliki tembusan/copy 4) Hindari duplikasi dalam menghimpun data 5)Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang 6)Memiliki nomor urut tercetak 7) Sederhana dan ringkas 8)Terapkan internal Check agar teliti dan terpercaya untuk menghindari kesalahan pengisian. 11)Cetak garis jika akan ditulis tangan. 12)Cantumkan nomor garis pada dua sisi jika form-nya lebar. 13)Rancang pengisian yang efisien, seperti tanda cek/silang, Ya atau Tidak. 14) Rancang urutan logis pengisian dan penempatan blok/kelompok data.

Perlunya Penggunaan Formulir

Ada empat keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir, yaitu
1) jika suatu kejadian harus dicatat, formulir perlu digunakan 2) jika informasi tertentu harus dicatat berulang-ulang, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut. 3) jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama untuk memudahkan pengecekan yang tepat mengenai kelengkapan informasinya, formulir harus digunakan. 4) jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, formulir perlu digunakan.

Contoh Formulir
a)formulir yang dibuat dan disimpan di perusahaan: kartu absen karyawan,
kartu gaji karyawan, surat permintaan pembelian, bukti permintaan, bukti pengeluaran barang, dll. b) formulir yang dibuat dan dikirim ke luar perusahaan: faktur penjualan tunai, faktur pajak, surat penawaran harga, dan bukti kas keluar. c) formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan: faktur pembelian dan rekening koran Bank. d)formulir untuk meminta dilakukannya tindakan: bagian personalia telah menyusun daftar gaji, selanjutnya menerbitkan formulir untuk mencairkan gaji karyawan kepada unit organisasi lainnya seperti bagian keuangan atau bagian pengeluaran kas. e)formulir untuk mencatat kejadian/tindakan yang terjadi: bagian personalia mengisi formulir ringkasan jam kerja karyawan.

Macam-macam dan Bentuk Formulir

1. Formulir Daftar Riwayat Hidup 2. Formulir Kesediaan Menyajikan Makalah 3. Formulir Risalah Rapat (risalah yg dikirim (surat, utusan, dsb), surat edaran (selebaran), karangan ringkas mengenai suatu hal) 4. Formulir Laporan Seminar 5. Formulir Laporan Perjalanan Dinas 6. Formulir Daftar Barang Inventaris 7. Formulir Laporan Kegiatan 8. Formulir Laporan Proyek 9. Formulir lainSpt.: F. Kuitansi, F. Wesel Pos, F. Pajak, F. Calon Mhs. Baru, F. SIM, Angket, dll

Formulir Daftar Riwayat Hidup

Judul formulir ditulis dengan huruf kapital semua, sedangkan pokok-pokok isian ditulis dengan huruf-huruf awalnya kapital, kecuali kata tugas spt yang, dan, di, pada, dari, dan ke. DAFTAR RIWAYAT HIDUP 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Nama Lengkap Jenis Kelamin Tempat dan Tanggal Lahir Kewarganegaraan Agama Alamat Kawin/Belum Kawin a. Nama Istri/Suami b. Pekerjaan Istri/Suami c. Alamat Istri/Suami :. : : : : : : : : :

9. Susunan Keluarga yang Menjadi Tanggungan

No.

Nama

Tempat Lahir

Anak Tanggal Lahir Kandung Angkat Tiri

Keterangan

10. Pendidikan a. Formal 1. .. di .. 2. .. di .. 3. .. di .. 4. .. di ..

Tahun . Tahun . Tahun . Tahun .

b. Nonformal/Penataran/Kursus 1. .. di .. 2. .. di .. 3. .. di .. 4. .. di ..

Tahun . Tahun . Tahun . Tahun .

11. Pernah Bekerja

No. Kantor/Perusahaan Tempat Jabatan Pangkat Gaji Tahun

Daftar riwayat hidup ini saya isi dengan sesungguhnya. Jika saya memberikan keterangan yang tidak benar atau palsu, saya bersedia dituntut di depan pengadilan. ., 20 ..

Nama Terang

Formulir Kesediaan Menyajikan Makalah

Formulir ini pun diberi judul dengan huruf kapital semua, sedangkan pernyataan ditulis dengan mengikuti kaidah penulisan kalimat efektif. Rincian nama, tempat, pekerjaan, dan alamat ditulis dengan huruf kecil karena rincian ini merupakan pelengkap kalimat yang belum selesai, seperti tampak dalam contoh di bawah ini.

SURAT KESEDIAAN Yang bertanda tangan di bawah ini nama : Ir. Harnadi Taib, M.Sc. tempat/tanggal lahir : Lhokseumawe, 15 April 1948 pekerjaan : Staf Ahli BPPT alamat : Jl. Gintung II/14, Ciputat, Jakarta Selatan Menyatakan bersedia/tidak bersedia +) menyajikan makalah pada Seminar Limbah Industri tanggal 2 s.d. 5 Mei 1991, di Pusat Peningkatan sumber Daya Manusia, Jalan Rawabuaya V/14, Menteng, Jakarta Pusat.

Jakarta, 20 April 1991 tanda tangan Ir. Harnadi Taib, M.Sc. +) Coret yang tidak perlu

Formulir Risalah Rapat

FORMAT RISALAH RAPAT BIRO .... INSTANSI. Sifat : Mata Acara : Hari/Tanggal : -------------------------------------------------------------------------------------------------Pemimpin Rapat : Pencatat : Peserta yang Diundang : orang Peserta yang Hadir : orang Peserta yang Tidak Hadir : 1. ..(Alasan) 2. ..(Alasan) 3. ..(Alasan)

Tujuan Rapat

Pelaksanaan 1. Simpulan (Hasil yang Dicapai) 2. Saran 3. Hambatan (Jika Ada) ..

4.

Rencana yang Akan Datang (Jika Ada) ..

Mengetahui,

Nama Tempat, ..20 .

.. Kepala Biro

. Pencatat

Formulir Laporan Seminar

Ketentuan penulisan formulir Laporan Seminar sama dengan ketentuan penulisan formulir yang lain. SEMINAR PEMANFAATAN LIMBAH INDUSTRI JAKARTA, 2 s.d. 5 MEI 1990 LAPORAN SEMINAR Hari/Tanggal : Waktu : 1. Penyaji Makalah 2. Judul Makalah 3. Pemimpin Sidang : .. : : ..

RINGKASAN

Mengetahui

Nama Tempat, 199..

.. Penyaji Makalah

.. Pencatat

Formulir Laporan Perjalanan Dinas

DEPARTEMEN . KANTOR WILAYAH .. LAPORAN PERJALANAN DINAS 1. Pegawai yang Melakukan Tugas Perjalanan Dinas a. Nama :. b. Jabatan : 2. Pejabat yang Memberikan Perintah Perjalanan Dinas a. Nama :. b. Jabatan : 3. Surat Perintah Perjalanan Dinas a. Tanggal : b. Nomor :

4.

5.

6. 7.

8.

Lamanya Perjalanan Dinas a. Tanggal Berangkat : b. Tanggal Kembali : Maksud dan Tujuan Perjalanan Dinas .. .. Instansi yang Membiayai Perjalanan Dinas .. Kesan dan Catatan .. .. .. .. .. Pelaksanaan Tugas Perjalanan Dinas

Tanggal

Kegiatan dan Hasil

Nama Tempat,199.. . Pelapor

Formulir Daftar Barang Inventaris

DAFTAR BARANG INVENTARIS INSTANSI Bidang/Subbidang Ruang . Bulan/Tahun ..
No. Nama Barang Merek/No. Mesin/Tipe Kode/No mor Jumlah Keteran gan

Mengetahui
.. Kepala

Nama Terang, .199..

Pelapor/Penyusun

Formulir Laporan Kegiatan

LAPORAN KEGIATAN SUBBAGIAN : . BAGIAN : . BULAN : . TAHUN : . No. Jenis Kegiatan Pelaksanaan Tahap Pelaksa naan Hasil Hambata Usaha yang n yang Penangg Dicapai Dicapai ulangan Ketera ngan

Nama Tempat, ..199.. .. Penyusun

Formulir Laporan Proyek

LAPORAN PENELITIAN PROYEK PENELITIAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA DAN DAERAH JAKARTA Bulan : Judul Penelitian : ---------------------------------------------------------------------------------------------------1. Tahap Pelaksanaan 2. Persentase Pencapaian (%) 3. Hasil yang Dicapai (Uraian Singkat) 4. Hambatan dan Penanggulangannya 5. Kegiatan Tahap/Bulan Berikutnya 6. Catatan: Jakarta,199.. Ketua Tim

Minggu ke-7,8 LAPORAN TEKNIS

Indikator: 1. Hal-hal Umum 2. Jenis Laporan Teknis 3. Laporan Tenis Bentuk Naskah 4. Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis 5. Contoh Format Laporan Teknis

Hal-hal Umum
a. b. c. d. Pengertian Laporan Teknis Tujuan Laporan Teknis Tindak Lanjut Laporan Teknis Unsur yang tercakup dalam Laporan Teknis
a. b. c. d. Pelapor Penerima Laporan Bahan yang Dilaporkan Sarana Komunikasi

Pengertian Laporan Teknis

Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta itu meliputi keterangan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor ketika dia melakukan suatu kegiatan. Kemudian, laporan itu diberitahukan oleh si pelapor, baik atas inisiatif sendiri maupun karena diminta oleh atasan atau pejabat yang memberikan tugas. Laporan ada dua macam, yaitu laporan hasil penelitian ilmiah (laporan ilmiah) dan laporan bukan hasil penelitian ilmiah (laporan teknis)

Laporan Ilmiah dan Laporan Teknis

1. Laporan ilmiah (laporan hasil penelitian ilmiah) adalah laporan yang disusun melalui tahap-tahap berdasarkan teori tertentu dan menggunakan metode ilmiah yang telah disepakati oleh para ilmuwan. Laporan ilmiah menyajikan kebenaran ilmiah hasil pengamatan dan hasil analisis yang cermat. 2. Laporan teknis (laporan bukan hasil penelitian ilmiah) adalah laporan tentang hal teknis penyelenggaraan kegiatan suatu badan atau instansi, seperti laporan keadaan personel, laporan keuangan, laporan perjalanan, atau laporan pelaksanaan tugas lainnya.

Laporan teknis mengandung data objektif. Data . sifat ilmiah, tetapi sifat objektif ini juga mengandung praktisnya lebih menonjol. Data praktis ini dapat dijadikan bahan laporan penelitian ilmiah. Baik laporan ilmiah maupun laporan teknis dapat disusun oleh perseorangan, tim, badan, atau instansi. Dengan demikian, laporan teknis adalah suatu pemberitahuan tentang tanggung jawab yang dipercayakan, dari si pelapor (perseorangan, tim, badan, atau instansi) kepada si penerima laporan (perseorangan, tim, badan, atau instansi) tentang teknis penyelenggaraan suatu kegiatan)

Tujuan Laporan Teknis

1. Agar pelaksanaan tugas dapat segera diketahui oleh pihak yang menugasinya. 2. Agar dapat diketahui tugas-tugas yang dapat diselesaikan dan tugas-tugas yang pelaksanaannya mengalami hambatan.

Tindak Lanjut Laporan Teknis

Berdasarkan laporan yang diterima, si pemberi tugas dapat merencanakan tindak lanjut dan pemecahan hal-hal yang mengalami hambatan. Tindak lanjut yang mungkin timbul adalah sebagai berikut:
1) 2) 3) 4) 5) Penerima laporan dapat menentukan kebijakan yang relevan. Penerima laporan dapat memberikan sikap yang tegas. Penerima laporan dapat mengambil putusan yang tepat. Penerima laporan dapat mengembangkan suatu kegiatan. Penerima laporan dapat mengatakan perubahan atau perbaikan terhadap kegiatan yang dianggap tidak cocok atau mengalami hambatan.

Unsur yang Tercakup dalam Penyusunan Laporan Teknis

1. Pelapor (perseorangan, tim, badan/instansi) 2. Penerima Laporan (perseorangan, tim, badan/instansi) 3. Bahan yang Dilaporkan (inti persoalan) 4. Sarana Komunikasi (bahasa yang baik dan benar)

Kesempurnaan Laporan Teknis

1. Ringkas 2. Lengkap 3. Logis 4. Sistematis 5. Lugas

Ringkas
Ringkas artinya
Hanya mengungkapkan hal-hal pokok yang bertalian dengan tugasnya sehingga penerima laporan segera mengetahui permasalahannya dan dapat segera membuat kebijakan yang relevan. Hanya pengalaman yang menyangkut kedinasan yang perlu dilaporkan.

Hal lain tentang suka-duka dan liku-liku dalam tugasnya tidak perlu dilaporkan cukup diketahui diri sendiri.

Lengkap
Walaupun ringkas laporan harus lengkap tidak boleh menghilangkan hal-hal pokok yang sebenarnya memperkuat simpulan. Bahkan, agar laporan jelas, selain data dan informasi pokok, pelapor dapat menambahkan ilustrasi, seperti denah, grafik, tabel, gambar, dan lampiran data. Laporan akan lebih lengkap lagi jika dilengkapi dengan biografi atau sumber kepustakaan.

Logis
Laporan disebut logis jika keterangan yang dikemukakannya dapat ditelusuri alasanalasannya yang masuk akal. Contoh: Jika ada laporan dari Kalimantan, misalnya, mengatakan harga tanah per meter sama dengan di Jakarta untuk rencana pendirian kantor cabang, jelas laporan itu tidak logis.

Sistematis
Sistematis artinya: jika keterangan-keterangan yang ditulisnya disusun ditulis dalam satuan-satuan yang berurutan dan saling berhubungan. Tidak ada penyajian keterangan yang tumpang tindih atau berulang-ulang.

Lugas
Lugas artinya: Keterangan yang diuraikannya disajikan dalam bahasa yang langsung menunjuk pada persoalan tidak berbunga-bunga. Walaupun ejaan, pilihan kata, kalimat, dan paragrafnya sudah baik, tetapi informasi yang dikemukakan bertele-tele, penerima laporan akan merasa bosan membacanya.

Manfaat Penyusunan Laporan Teknis

1. 2. 3. 4. Memberikan keterangan Memulai suatu kegiatan Mengkoordinasikan suatu kegiatan Merekam pelaksanaan kegiatan

Memberikan Keterangan
Laporan teknis bermaksud memberikan keterangan kepada atasan atau pihak yang harus mengetahui suatu kegiatan. Keterangan jenis ini ada dua macam,yaitu laporan berkala dan laporan khusus yang bersifat insidental. Laporan berkala berisi keterangan yang menyangkut perkembangan atau kemajuan kegiatan rutin dari suatu saat ke saat yang lain, baik kegiatan perseorangan maupun kegiatan kelompok. Laporan berkala bisa berkala harian, mingguan, bulanan, triwulanan, tahunan, atau lima tahunan. Laporan khusus dapat berupa penyampaian hasil percobaan, pemeriksaan, atau hal-hal yang berhubungan dengan jalannya suatu kegiatan. Misalnya, dalam suatu kegiatan dana yang kurang, tenaga yang tidak cukup, atau fasilitas yang tidak memadai. Berdasarkan laporan ini, diharapkan agar pimpinan mengambil inisiatif pemecahannya.

Memulai Suatu Kegiatan

Dalam laporan ini dijelaskan tugas yang akan dilaksanakan:
Mengapa kegiatan ini dilakukan Masalah apa yang akan digarap Bagaimana melaksanakannya Siapa yang akan menanganinya Kapan kegiatan itu dilaksanakan Di mana kegiatan itu dilaksanakan Penyajiannya harus tegas, terarah, dan jelas.

Mengkoordinasikan Suatu Kegiatan

Laporan jenis ini berisi:
Pengaturan atau penempatan sesuatu pada tempatnya, susunannya, atau keadaannya secara wajar. Segala sesuatu yang dikoordinasikan dikemukakan secara jelas dan padat. Hanya pokok yang berhubungan dengan hal yang dikoordinasikan yang perlu dimasukkan dalam laporan.

Merekam Pelaksanaan Kegiatan

Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan kemajuan dan laporan akhir. Laporan kemajuan disusun menurut jangka waktu tertentu. Ada kalanya laporan kemajuan disusun tidak berdasarkan jangka waktu tertentu, tetapi berdasarkan persentase pencapaian. Laporan akhir merupakan rangkuman keseluruhan pekerjaan hingga selesai.

Contoh Kerangka Laporan Teknis 1 PEMBUDIDAYAAN KERANGKA LAUT DI TELUK JAKARTA

PRAKATA PIDATO/ARAHAN DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Tujuan 1.3 Hasil yang Diharapkan 1.4 Pelaksana 1.5 Penahapan dan Jadwal

BAB II URAIAN KEGIATAN . 2.1 . 2.2. 2.3 2.3.1 . 2.3.2.. 2.4 BAB III SIMPULAN DAN SARAN 4.1 Simpulan 4.2 Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

Contoh Kerangka Laporan Teknis 2

PEMASYARAKATAN BAHASA INDONESIA YANG BAIK DAN BENAR BAGI PEJABAT DI TIMOR-TIMUR
I. II. III. IV. V. VI. PRAKATA DAFTAR ISI LAPORAN KETUA PANITIA PENYELENGGARA SAMBUTAN KEPALA .. SAMBUTAN PEMIMPIN PROYEK .. SEKALIGUS PERESMIAN KEGIATAN TAHAP KEGIATAN 6.1 Tahap Persiapan 6. 1.1 Penyusunan Rencana Kerja 6.1.2 Penyusunan Panitia 6.1.3 Penyusunan Materi Penataran 6.1.4 Lain-lain 6.2 Tahap Pelaksanaan 6.2.1 Pembukaan

6.2.2 Penyajian Materi 6.2.3 Penatar 6.2.4 Petatar 6.2.5 Tahap Penutupan VII LAMPIRAN 1. Surat Keputusan Kepanitiaan 2. Rancangan Kegiatan 3. Surat-surat Persiapan 4. Formulir 5. Edaran Pers 6. Analisa Biodata Peserta Penataran 7. Laporan Ketua Panitia pada Penutupan 8. Kesan dan Pesan Peserta 9. Contoh Piagam 10. Daftar Nama Peserta 11. Lembar Evaluasi

Contoh Kerangka Laporan Teknis 2 PELAKSANAAN PROGRAM KELUARGA BERENCANA TRIWULAN I TAHUN 1991 DI KABUPATEN SUKAJADI PRAKATA DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Tujuan 1.3 Tenaga 1.4 Sarana BAB II PELAKSANAAN KELUARGA BERENCANA 2.1 Penyuluhan dan Motivasi 2.1.1 Melalui PKK RT/RW 2.1.2 Melalui Organisasi Wanita Kita Tingkatkan Kabupaten 2.1.3 Melalui Majelis Taklim Kaum Ibu 2.1.4 Melalui Remaja Karang Taruna

2.2 Oprasi Laju Bahtra 2.2.1 Pemasangan IUD 2.2.2 Oprasi Tubektomi dan Vasektomi 2.2.3 Pemberian Kontrasepsi non-AKOR 2.3 Lomba KB 2.3.1 Tingkat Kelurahan 2.3.2 Tingkat Kecamatan 2.3.3 Tingkat Kabupaten BAB III EVALUASI DAN HAMBATAN BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

Latihan
1. Apa perbedaan dan persamaan antara laporan ilmiah dan laporan teknis 2. Jelaskan tujuan laporan teknis 3. Jelaskan apa tindak lanjut laporan teknis 4. Unsur-unsur apa saja yang tercakup dalam laporan teknis. Jelaskan tiap-tiap unsur itu! 5. Laporan teknis harus ringkas, lengkap, logis, sistematis, dan lugas. Jelaskan apa maksudnya! 6. Jelaskan apa manfaat laporan teknis

JENIS LAPORAN TEKNIS

1. 2. 3. 4. Menurut sarananya Menurut keresmiannya Menurut waktunya Menurut bentuknya

Menurut Sarananya
a) Laporan lisan Laporan Lisan biasa dilakukan untuk suatu keadaan darurat yang harus segera diketahui oleh pimpinan atau pemberi tugas. Laporan lisan juga biasa dilakukan untuk melaporkan suatu kegiatan, seperti pidato ketua panitia. b) Laporan tertulis ( surat, formulir, ilustrasi, risalah/artikel, laporan berbentuk naskah). Laporan tertulis biasanya dibuat secara final dan ditujukan kepada atasan mengenai pelaksanaan tugas dan hasil-hasil yang dicapai. Laporan tertulis biasanya diketik di atas kertas HVS kuarto dan diberi sampul, lalu dibuat beberapa rangkap. Ada Janis laporan tertulis yang biasanya dipergunakan, terutama di dunia ilmiah atau perguruan tinggi, yaitu laporan hasil penelitian.

Menurut Keresmiannya
Laporan formal Laporan nonformal

Laporan Formal dan Nonformal

Laporan formal Disiapkan sungguh-sungguh oleh pelapor. Berisi pertanggungjawaban tugas yang dibebankan kepadanya. Kemudian laporan diberikan kepada si pemberi tugas secara resmi. Laporan nonformal Mungkin dilaporkan secara lisan dalam situasi yang tidak resmi. Hal yang disampaikan mungkin hanya sebagian, tidak lengkap. Laporan nonformal selalu bersifat sementara.

Menurut Waktunya
1. 2. 3. 4. 5. Laporan harian Laporan mingguan Laporan bulanan Laporan tahunan Laporan lima tahunan

Laporan Harian
Perusahan konveksi meminta laporan harian hasil kerjanya. Laporan harian berisi:
Prestasi yang dicapai Hambatan Kemacetan pada hari itu

Laporan ini penting diketahui oleh pimpinan untuk menentukan langkah hari berikutnya.

Laporan Mingguan
Di bidang industri setiap akhir minggu merekapitulasi produknya. Laporan ini penting diketahui oleh pimpinannya untuk mengambil langkah selanjutnya. Bentuk laporan mingguan mungkin cukup dengan surat, formulir, diagram, atau grafik.

Laporan Bulanan
Laporan bulanan lazim dilakukan oleh suatu proyek. Laporan bulanan berisi:
Kegiatan yang dilakukan selama bulan yang bersangkutan. Hasil yang dicapai Hambatan yang dialami Rencana kegiatan bulan berikutnya

Bentuk laporan bulanan juga mungkin cukup dengan surat, formulir, diagram, atau grafik.

Laporan Tahunan
Umumnya kegiatan proyek atau kegiatan suatu instansi dilakukan selama satu tahun anggaran. Jika proyek tersebut belum rampung, dianjurkan lagi rencana perpanjangan kegiatan untuk tahun berikutnya. Begitulah seterusnya. Setiap akhir tahun anggaran, pelaksana kegiatan mempertanggungjawabkan tugas tersebut kepada atasannya.

Laporan tahunan berisi:

Hasil yang dicapai Hambatan yang dialami Dana yang digunakan dirinci dengan lengkap Bentuk laporannya umumnya berupa artikel/naskah/buku.

Laporan Lima Tahunan

Setiap lima tahun sekali suatu instansi, badan, atau lembaga selalu membuat laporan lima tahunan. Isinya sama dengan laporan tahunan. Laporan lima tahunan justru merupakan rangkuman laporan tahun demi tahun. Bentuk laporan lima tahunan selalu berupa naskah/buku

Isi Laporan Berkala secara Umum

Laporan berkala (mingguan, bulanan, tahunan, lima tahunan) secara umum brisi:
1) Uraian peristiwa atau kejadian tahap demi tahap. 2) Keadaan keuangan, baik penerimaan maupun pengeluaran. 3) Keadaan barang dan perlengkapan, termasuk pembelian, pelelangan, atau perpindahan. 4) Keadaan personel, termasuk personel aktif, cuti, pensiun, pendidikan, pangkat, gaji, dsb.

Menurut Bentuknya
1) 2) 3) 4) 5) Formulir Ilustrasi Artikel atau risalah Surat Laporan bentuk naskah

Formulir
a) b) c) d) e) f) g) h) Formulir daftar riwayat hidup Formulir kesediaan menyajikan makalah Formulir risalah rapat Formulir laporan seminar Formulir laporan perjalan dinas Formulir daftar barang inventaris Formulir laporan kegiatan Formulir laporan proyek dll.

Formulir Laporan Kegiatan

LAPORAN KEGIATAN SUBBAGIAN : . BAGIAN : . BULAN : . TAHUN : . No. Jenis Kegiatan Pelaksanaan Tahap Pelaksa naan Hasil Hambata Usaha yang n yang Penangg Dicapai Dicapai ulangan Ketera ngan

Nama Tempat, ..199.. .. Penyusun

Formulir Laporan Proyek

LAPORAN PENELITIAN PROYEK PENELITIAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA DAN DAERAH JAKARTA Bulan : Judul Penelitian : ---------------------------------------------------------------------------------------------------1. Tahap Pelaksanaan 2. Persentase Pencapaian (%) 3. Hasil yang Dicapai (Uraian Singkat) 4. Hambatan dan Penanggulangannya 5. Kegiatan Tahap/Bulan Berikutnya 6. Catatan: Jakarta,199.. Ketua Tim

Formulir Daftar Barang Inventaris

DAFTAR BARANG INVENTARIS INSTANSI Bidang/Subbidang Ruang . Bulan/Tahun ..
No. Nama Barang Merek/No. Mesin/Tipe Kode/No mor Jumlah Keteran gan

Mengetahui
.. Kepala

Nama Terang, .199..

Pelapor/Penyusun

Ilustrasi
Ilustrasi adalah bentuk laporan yang tidak banyak menggunakan kata. Walaupun begitu, ilustrasi dapat memberikan informasi yang jelas dan lengkap. Ilustrasi merupakan pelengkap laporan yang berbentuk naskah. Dengan dicantumkannya berbagai ilustrasi dalam laporan, segala tahap kegiataan dan hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan akan tergambar jelas. Dengan demikian, laporan teknis akan lebih berbicara bagi pembacanya. Potret, bagan, denah, peta, tabel, grafik, kurva, dan diagram tergolong bentuk ilustrasi. Ilustrasi lebih detail akan diuraikan dalam Laporan Bentuk Naskah

Artikel atau Risalah

Artikel merupakan laporan yang biasa, memuat jalannya suatu pertemuan, seperti diskusi, rapat, dan seminar. Isinya berupa pertanggungjawaban si pembuat atau penyelenggara pertemuan. Oleh karena itu, risalah bersifat mengikat, sebagai dokumen resmi dari peristiwa yang dilaporkan di dalamnya. Seperti jenis laporan yang lain risalah berisi tiga bagian, yaitu a) pendahuluan, b) isi/uraian, dan c) penutup. a) Pendahuluan berisi judul risalah, hari, tanggal, jam pertemuan, dan peserta yang hadir; (jika perlu peserta yang tidak hadir juga disebutkan).

b) Isi/Uraian berisi jalannya pertemuan. Dalam bagian ini dirinci

nama/jabatan pembicara, isi pembicaraan (mungkin berupa usul, bantahan, atau persetujuan). c) Penutup berisi simpulan atau putusan yang ditetapkan dalam pertemuan. Dalam bagian penutup dapat juga disebutkan jam berakhirnya pertemuan dan rencana pertemuan berikutnya. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh pembuat risalah antara lain: Jika ada pembicara mengatakan of the record, hal tersebut harus benar-benar dirahasiakan dan tidak boleh dicantumkan dalam risalah. Jika ada pernyataan yang kurang tepat, kewajiban penyusun yang memperbaiki sehingga pernyataan menjadi sopan, halus, dan pantas.

Surat
Laporan pelaksanaan suatu kegiatan dapat juga dituangkan dalam bentuk surat. Hal ini ditempuh agar si pelapor dapat menginformasikan kegiatannya dengan cepat dan si penerima laporan dapat segera mengetahui perkembangan kegiatan tersebut sehingga ia dapat segera mengambil langkahlangkah yang diperlukan.

Tata Cara Penulisan Laporan Dalam Bentuk Surat

Tata cara penulisan laporan dalam bentuk surat tidak jauh berbeda dengan penulisan informasi lainnya dalam bentuk surat-surat dinas. Dalam surat yang lengkap terdapat bagian-bagian 1) kepala surat, 2) tanggal surat, 3) nomor surat, 4) lampiran surat, 5) hal surat, 6) alamat yang dituju, 7) salam pembuka, 8) paragraf pembuka, 9) paragraf isi, 10) paragraf penutup, 11) salam penutup, 12) tanda tangan dan stempel, 13) nama penanda tangan, 14) jabatan penandatangan, 15) tembusan, dan 16) inisial. Rincian laporan yang merupakan inti permasalahan dalam surat hendaknya ditulis secara singkat, sederhana, jelas, tuntas, dan takzim.

Latihan
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Jelaskan jenis laporan menurut sarananya! Jelaskan jenis laporan menurut keresmiannya! Jelaskan jenis laporan menurut waktunya! Jelaskan jenis laporan menurut bentuknya! Jelaskan apa isi laporan secara umum! Sebutkan jenis-jenis laporan tertulis! Jelaskan apa itu ilustrasi dan berikan contoh! Apa itu risalah dan jelaskan apa isinya! Apa yang dimaksud dengan laporan bentuk surat?

Minggu 9, 10 Laporan Bentuk Naskah

Seperti telah diuraikan di atas laporan bentuk naskah sekurangkurangnya ada dua macam, yaitu laporan ilmiah dan laporan teknis. Laporan ilmiah berisi, antara lain: hasil penelitian yang dikerjakan mahasiswa, sarjana secara perorangan atau hasil penelitian suatu lembaga secara kelompok atau tim. Misalnya, laporan penelitian Manfaat Kartu Kredit bagi Nasabah Bank Laporan teknis berbentuk naskah berisi informasi tentang pelaksanaan tugas baik secara perorangan maupun tim, seperti laporan perjalanan, laporan pelaksanan penataran, laporan penyelesaian proyek, atau laporan neraca keuangan.

Sistematika Laporan Ilmiah dan Laporan Teknis

Wujud dan sistematika laporan ilmiah dan laporan teknis hampir sama. Perbedaannya adalah mengenai isi/pembahasannya. Di dalam laporan ilmiah dibahas analisis sejumlah data berdasarkan teori tertentu sehingga ditemukan suatu simpulan umum. Tidak jarang simpulan umum ini dijadikan teori atau dalil bagi karangan ilmiah lainnya. Di dalam laporan teknis dibahas -uraian pelaksanaan tugas yang dibebankan dan hasil yang dicapainya; - rincian penggunaan dana, rincian pelaksanaan, rincian tahap yang dilaluinya, dan sambutan. - berkas yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan ditampilkan sebagai lampiran

Penyusunan Laporan Teknis

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Tahap Penyusunan Perwajahan dan Sistematika Ilustrasi Kutipan Penampilan Kulit Catatan Kaki Penulisan Daftar Pustaka Penulisan Lampiran Penulisan Indeks (daftar kata atau istilah)

Tahap Penyusunan
Dalam penyususnan laporan teknis sekurang-kurangnya ada lima langkah, yaitu (1) persiapan, (2) pengumpulan bahan, (3) pengorganisasian, (4) pengetikan, dan (5) penyerahan laporan. 1) Dalam tahap persiapan dilakukan kegiahatan a) menentukan jadwal laporan teknis; b) membuat kerangka naskah laporan teknis. 2) Dalam tahap pengumpulan bahan dilakukan kegiatan a) menyiapkan data/berkas kegiatan b) mencari informasi yang relevan, baik dari sumber tertulis maupun sumber lisan; c) menyiapkan alat tulis yang akan digunakan. 3) Dalam tahap pengorganisasian dilakukan kegiatan a) mengelompokkan data/bahan; b) mengonsep naskah laporan; c) memeriksa dan menyunting naskah laporan.

. Setelah penyusun menganggap naskah akhir

sudah maksimal, baru ia sampai ke tahap 4, yaitu pengetikan naskah sesuai dengan format yang berlaku. Tahap 5, yaitu penyerahan laporan, yang merupakan tahap terakhir dari proses penyusunan laporan teknis.

Perwajahan
Untuk laporan teknis sebaiknya digunakan kertas HVS yang berukuran kuarto (21,5 x 28 cm) Format laporan teknis a. margin/pias (pinggir kertas yang kosong) bagian atas 4 cm; b. pias bawah 3 cm; c. pias kiri 4 cm; dan d. pias kanan 2,5 cm. Halaman Kata Pengantar, Daftar Isi, Bab 1 Pendahuluan, Bab 2 Uraian Masalah, Bab 3 Simpulan/Penutup dan Daftar Pustaka harus ditulis dengan huruf kapital, dan dimulai kira-kira 7 cm dari atas, dan ditulis di tengah-tengah dan simetris.

Sistematika
Sistematika laporan teknis adalah urutan penyajian laporan teknis. Dalam laporan teknis sekurang-kurangnya terdapat a) bagian awal, b) bagian tubuh, dan c) bagian akhir. a) Bagian Awal Dalam bagian ini terdapat komponen-komponen: 1) kulit luar laporan teknis; 2) halaman judul; 3) kata pengantar/prakata; 4) daftar isi; 5) daftar tabel; 6) daftar gambar, grafik, diagram (jika ada); 7) laporan panitia; dan 8) sambutan-sambutan.

b) Bagian Tubuh Dalam bagian ini terdapat tiga komponen, yaitu: 1) pendahuluan; 2) pembahasan/uraian; 3) simpulan/penutup. c) Bagian Akhir Dalam bagian akhir laporan teknis dapat dicantumkan daftar pustaka, indeks, dan lampiran.

Contoh Kerangka Laporan Teknis 1 PEMBUDIDAYAAN KERANGKA LAUT DI TELUK JAKARTA

PRAKATA PIDATO/ARAHAN DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Tujuan 1.3 Hasil yang Diharapkan 1.4 Pelaksana 1.5 Penahapan dan Jadwal

BAB II URAIAN KEGIATAN . 2.1 . 2.2. 2.3 2.3.1 . 2.3.2.. 2.4 BAB III SIMPULAN DAN SARAN 4.1 Simpulan 4.2 Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

Contoh Kerangka Laporan Teknis 2

PEMASYARAKATAN BAHASA INDONESIA YANG BAIK DAN BENAR BAGI PEJABAT DI TIMOR-TIMUR
I. II. III. IV. V. VI. PRAKATA DAFTAR ISI LAPORAN KETUA PANITIA PENYELENGGARA SAMBUTAN KEPALA .. SAMBUTAN PEMIMPIN PROYEK .. SEKALIGUS PERESMIAN KEGIATAN TAHAP KEGIATAN 6.1 Tahap Persiapan 6. 1.1 Penyusunan Rencana Kerja 6.1.2 Penyusunan Panitia 6.1.3 Penyusunan Materi Penataran 6.1.4 Lain-lain 6.2 Tahap Pelaksanaan 6.2.1 Pembukaan

6.2.2 Penyajian Materi 6.2.3 Penatar 6.2.4 Petatar 6.2.5 Tahap Penutupan VII LAMPIRAN 1. Surat Keputusan Kepanitiaan 2. Rancangan Kegiatan 3. Surat-surat Persiapan 4. Formulir 5. Edaran Pers 6. Analisa Biodata Peserta Penataran 7. Laporan Ketua Panitia pada Penutupan 8. Kesan dan Pesan Peserta 9. Contoh Piagam 10. Daftar Nama Peserta 11. Lembar Evaluasi

Contoh kerangka laporan teknis di atas memperlihatkan bahwa laporan teknis hanyalah menggambarkan jalannya kegiatan tahap demi tahap. Segala tahap yang dilaluinya dilaporkan agar penerima laporan dapat mengikuti kegiatan itu dengan mata hatinya. Walaupun si penugas tidak ikut terlibat secara langsung dalam kegiatan itu, ia akan turut merasakan pahit dan manisnya kegiatan, duka dan sukanya, hambatannya atau kelancarannya.

Penulisan Bab dan Subbab Setiap bab ditulis dengan huruf kapital semua. Termasuk juga penulisan prakata, daftar isi, laporan panitia, sambutan, tahap kegiatan, dan lampiran. Subbab dan sub-babbab ditulis dengan huruf awal kapital setiap kata, sedangkan huruf lainnya huruf kecil. Selain itu, subbab dan sub-babbab harus digarisbawahi.

Penomoran Bab dan Subbab

Semua bab dinomori dengan angka Romawi besar I, II, III, IV, dan seterusnya, sedangkan subbb dan sub-babbab dinomori dengan angka Arab sistem digital 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, dan seterusnya. Kata Pengantar, Daftar Isi,dan Daftar Lambang digunakan angka Romawi kecil i, ii, iii, dst. Perhatikan urutan pemakaian nomor berikut. BAB I 1.1 1.2 1.2.1 BAB II 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.2.1 2.2.2.2

2.3 2.3.1 2.3.1.1 2.3.1.2 a. b. 1) 2) a) b) (1) (2) (a) (b) BAB III 3.1 3.2

Contoh Kerangka Karangan Ilmiah

PRAKATA DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR LAMBANG DAN SINGKATAN SINOPSIS BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Tujuan 1.3 Kerangka Teori 1.4 Ruang Lingkup 1.5 Sumber Data 1.6 Metode dan Teknik

BAB II ANALISIS/PEMBAHASAN 2.1 . 2.2 . 2.3 . 2.3.1 . 2.3.2 . 2.4 . 2.4.1 . 2.4.2 . BAB III SIMPULAN DAN SARAN 3.1 Simpulan 3.2 Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN INDEKS

Di dalam latar belakang dijelaskan mengapa masalah .masalah apa yang akan tersebut perlu diteliti dan dibahas. Di dalam tujuan dibahas tujuan bagi kehidupan manusia umumnya dan bagi pengembangan ilmu itu sendiri. Segala analisis dalam karangan ilmiah harus berangkat dari kerangka teori tertentu secara konsisten. Data-data yang dikumpulkan harus jelas dan tegas dan ada batas-batasnya. Metode dan teknik yang digunakan harus dijelaskan secara rinci.

Ilustrasi
Seperti sudah dijelaskan di atas ilustrasi akan menjadikan laporan teknis lebih berbicara. Termasuk ke dalam ilustrasi yang dapat memperjelas laporan adalah potret, bagan, denah, tabel, grafik, skema, gambar, dan daftar. (lihat hal. 4652)

Kutipan
Pengertian
Kutipan adalah penjelasan yang berisikan penjelasan, pendapat, dan rumus yang diambil dari buku, majalah, atau surat kabar yang dibaca dalam menunjang tersajinya laporan teknis. Kutipan adalah pinjaman kalimat atau pendapat dari seorang pengarang atau ucapan seorang yang terkenal baik terdapat dalam buku-buku atau majalah-majalah.

Tujuan dan Alasan Mengutip

Tujuan a. menegaskan isi uraian b. membuktikan apa yang dikatakan Alasan Mengutip Membuang-buang waktu untuk menyelidiki kembali kebenaran yang telah dibuktikan dan telah dimuat dalam buku-buku, majalah, surat kabar, dan sebagainya. Hal penting yang sudah dikenal dan telah dimuat dalam berbagai terbitan tidak perlu diselidiki lagi. Penulis cukup mengutip dengan mencantumkan di mana pendapat itu dibaca sehingga pembaca dapat mencocokkan kembali.

Jenis Kutipan
a. Kutipan langsung: pinjaman pendapat dengan mengambil secara lengkap kata demi kata, kalimat demi kalimat dari sebuah teks asli. b. Kutipan tak langsung: pinjaman pendapat seorang pengarang atau tokoh terkenal berupa inti sari atau ikhtisar dari pendapat tersebut.

Kutipan langsung
1) Kutipan langsung tidak lebih dari empat baris (a) integrasi dengan teks (b) jarak dua spasi (c) diapit tanda kutip (d) sesudah kutipan selesai diberi nomor penunjukan atau dalam kurung ditulis nama, tahun, dan nomor halaman. 2) Kutipan langsung lebih dari empat baris (a) pisahkan dari teks dalam jarak 2,5 spasi (b) jarak antarkutipan 1 spasi (c) boleh/tidak diapit tanda kutip (d) seluruh kutipan dimasukkan 5-7 ketikan, jika alinea baru basukkan lagi 5-7 ketikan (e) sesudah kutipan selesai diberi nomor penunjukan atau dalam kurung ditulis nama, tahun, dan nomor halaman.

Kutipan Tidak Langsung

Cara memasukkan dalam teks (a) Diintegrasikan dengan teks (b) Jarak antarbaris kutipan dua spasi (c) Kutipan tidak diapit dengan tanda kutip (d) Sesudah kutipan selesai diberi nomor penunjukan atau dalam kurung ditulis nama, tahun, dan nomor halaman.

Kutipan Atas Ucapan Lisan

Sumber dari ceramah-ceramah, kuliah-kuliah, wawancara, dll. Jika mau dipakai harus ditunjukkan kepada orangnya. Kutipan jenis ini sulit dipercaya, kecuali ucapan oleh tokoh penting dan diikuti oleh masyarakat luas. Cara memasukkan dalam teks -diapit tanda kutip -langsung dimasukkan dalam teks atau catatan kaki.

Catatan
(1) kutipan jangan terlalu panjang sampai satu halaman (2) kutipan diambil seperlunya saja supaya tidak mengganggu uraian (3) kutipan panjang lebih baik dimasukkan dalam apendik atau lampiran.

Prinsip-Prinsip Mengutip
Jangan mengadakan perubahan waktu mengutip langsung baik-baik kata-kata maupun teknik dari teks aslinya. Jika terpaksa ada perubahan beri keterangan dalam tanda kurung segi empat *+ Misalnya [huruf miring dari saya, penulis]. Bila ada kesalahan, penulis tidak boleh memperbaiki kesalahan kata, ejaan, tata bahasa atau kesalahan lainnya. Penulis diperkenankan memperbaiki atau catatan atas kesalahan tersebut ditempatkan dalam tanda kurung segi empat *sic+ penulis tidak bertangggung jawab atas kesalahan itu Menghilangkan bagian kutipan dengan catatan tidak menyebabkan perubahan makna aslinya dan penghilangan menggunakan tiga titik berspasi (. . . ).

Tanggung jawab Penulis

Kutipan hendaknya dibuat dengan penuh tanggung jawab. Kutipan sekurang-kurangnya bertujuan untuk (a) sorotan, analisis, kritik; (b) memperkuat uraian. Butir (a) tidak banyak menuntut tanggung jawab apakah kutipan itu gagasan pengarang atau kutipan itu dikutip tanpa kesalahan. Butir (b) tanggung jawab terletak pada mengutip pendapat berarti setuju dengan pendapat itu, bertanggung jawab atas kebenaran, dan bersedia menunjukkan bukti-bukti.

Contoh-Contoh Kutipan
a) Satu orang pengarang Seperti yang dikemukakan oleh Nasution (1985: 213), pendanaan kegiatan perlu mempertimbangkan Dalam bidang bela diri pun diperlukan suatu pemain yang berintelegensi tinggi karena segala gerak manusia itu tidak terlepas dari kendali intelegensi (Al-Hadir, 1954: 421). b) Dua orang pengarang, dalam kurung dituliskan kedua nama pengarang itu. Seperti diketahui, tenaga mesin dapat mengatasi sekian tenaga manusia. Oleh sebab itu, masalah ketenagakerjaan menjadi masalah yang serius pula (Bachtiar dan Ibrahim, 1970: 18). c) Pengarang lebih dari dua orang, yang disebutkan hanya pengarang pertama dengan memberikan dkk. di belakang nama itu. Selanjutnya, pemanfaatan limbah industri dapat menghemat (Jusuf dkk., 1984: 62)

Catatan Kaki
Catatan kaki adalah catatan yang diletakkan di ujung halaman sebelah bawah. Catatan kaki ini digunakan untuk merujuk sesuatu yang bukan sumber tertulis. Yang dapat dicantumkan sebagai catatan kaki adalah keterangan tambahan, keterangan wawancara, pidato, dan yang sejenis dengan itu. Bagian yang akan diterangkan diberi nomor 1, 2, 3, dan seterusnya di belakangnya. Nomor tersebut dinaikkan setengah sepasi tanpa jarak ketuk. Antara akhir teks dan catatan kaki itu diberi garis sepuluh ketuk. Contoh Ekonomi Tasikmalaya sangat bergantung pada hasil sawah1. oleh karena itu, pemerintah harus menciptakan suatu produksi yang dapat menghasilkan cara hidup seperti itu. Misalnya, pada akhir tahun 1985 Masyarakat Tasikmalaya sudah mulai mengalihkan kehidupannya pada berkebun dan berladang2. 1) Pidato Bupati Tasikmalaya dalam 2) Tanaman yang digalakkan di Tasikmalaya adalah

Daftar Pustaka
Daftar pustaka diletakkan dalam halaman tersendiri. Daftar pustaka diisi dengan nama buku, majalah, surat kabar, antologi yang dipergunakan dalam menyusun laporan teknis. Daftar pustaka disusun secara alfabetis terhadap nama pengarang. Jika tidak ada pengarang yang dicantumkan nama lembaga yang menerbitkan buku itu. A. Buku jika sumber acuan pustaka itu buku, cara menulisnya adalah nama pengarang, tahun terbit, judul buku, tempat terbit (kota), dan nama penerbit. Sobur, Ali. 1990. Benda-Benda di Luar Bumi. Jakarta: Akademika Press. Abdi (Editor). 1991. Jasa Koprasi. Jakarta: Jembatan. Saleh, Ahmad dkk. 1991. Budaya dan Cara Melapor. Jakarta: Akademika Press

Darusman, Marzuki dan Lin Sumarni. 1990. Membaca dalam Hati. Jakarta: Akademika Press.
B. Majalah Saadah. 1991. Masalah Keluarga Berencana. Dalam Gadis (Mei, IX). Jakarta. C. Surat Kabar Sudomo. 1991. Mereka Ada yang Menggerakkan. Dalam Media Indonesia, 1 Juli 1991. D. Antologi Riyanto, Karim. 1985. Interior Mutakhir dan Prospeknya. Dalam Singarimbun (Editor). Teknologi Arsitek dan Lansekap. Medan: Putra Deli.

Penulisan Lampiran
Pada akhir laporan teknis dapat dicantumkan lampiran. Lampiran ini hanya keterangan pelengkap berupa data, tabel, gambar, bagan, peta, instrumen. Surat perintah jalan atau surat penugasan dapat pula dijadikan lampiran.

Penulisan Indeks
Penulisan indeks tidak menjadi keharusan. Andaikata laporan teknis hendak diterbitkan, indeks dapat dibuat. Indeks merupakan daftar kata-kata atau istilah-istilah yang terdapat dalam karya tulis itu. Indeks ditulis secara alfabet. Manfaat Indeks adalah agar pembaca dapat dengan cepat mencari kata atau istilah-istilah yang diperlukan dalam laporan teknis tersebut.

(lih. Contoh halaman 62)

INDEKS
A Abel, theodore, 3 Abstrak, 70 adiduniawi, 22 agitasi, 142 amoralitas antiseptik, 13 B Becker, Carl, 13 Becker, Howard, 16 Bell, Daniel, 30, 31 C Chamblis, Rollin, 14, 16 Cicero, 83, 85 Copernicus, 23

Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis

Bahasa laporan teknis harus lugas. Bahasa yang lugas artinya bahasa yang langsung menunjuk persoalan. Tidak bermakna ambigu, tidak bertele-tele atau berbunga-bunga. Paling tidak ada empat kaidah kebahasaan yang harus diperhtikan oleh penyusun laporan teknis, yaitu: (1) kaidah penyusunan paragraf, (2) pembuatan kalimat efektif, (3) pemilihan kata yang tepat, dan (4) penerapan ejaan yang cermat.

Paragraf
Syarat-syarat paragraf 1. Kesatuan
Dalam sebuah paragraf terdapat hanya satu pokok pikiran.

2. Kepaduan Hubungan yang baik antara kalimat topik dengan kalimat penjelas, kalimat penjelas satu dengan kalimat penjelas lainnya.

Contoh Paragraf Tanpa Kesatuan Pikiran

1) Kebebasan berekpresi berdampak pada pengembangan kreativitas baru. 2) Beberapa siswa tingkat SD sampai dengan SMU berasil menjuarai olimpiade fisika dan matematika. 3) walaupun kebutuhan ekonomi masyarakat relatif rendah, beberapa siswa berhasil memenangkan kejuaraan dunia dalam lomba tersebut. 4) Kreativitas baru tersebut membanggakan kita semua. Kalimat (1)(3) mengungkapkan pikiran yang berbedabeda, hanya kalimat (4) yang menunjukkan adanya hubungan.

Contoh Paragraf dengan Kesatuan Pikiran

(1) Kebebasan berekpresi berdampak pada pengembangan kreativitas baru. (2)Dengan kebebasan ini, para guru dapat dengan leluasa mengajar siswanya sesuai dengan basis kompetensi siswa dan lingkungannya. (3) Kondisi kebebasan tersebut menjadikan pembelajaran berlangsung secara alami, penuh gairah, dan siswa termotivasi untuk berkembang. (4) Siswa belajar dengan suasana gembira, aktif, kreatif, dan produktif. (5) Dampak kebebasan ini, setiap saat siswa dapat melakukan berbagai eksperimen dengan memadukan bahan ajar di sekolah dan lingkungannya. (6) Kreativitasnya menjadi tidak terbendung.

Cara-cara Menciptakan Kepaduan

Kepaduan dapat diciptakan dengan menggunakan kata transisi, kata ganti, atau kata kunci ( mengulang kata kunci atau sinonimnya). Beberapa kata transisi a) Hubungan tambahan: lebih lagi, selanjutnya, tambahan pula, di samping itu, lalu, berikutnya, demikian pula, begitu juga, di samping itu, lagi pula. b) Hubungan pertentangan: akan tetapi, namun, bagaimanapun, walaupun demikian, sebaliknya, meskipun begitu, lain halnya. c) Hubungan perbandingan : sama dengan itu, dalam hal yang demikian, sehubungan dengan itu. d) Hubungan akibat : oleh sebab itu, jadi, akibatnya, oleh karena itu, maka, oleh sebab itu. e) Hubungan tujuan : untuk itu, untuk maksud itu f) Hubungan singkatan : singkatnya, pendeknya, akhirnya, pada umumnya, dengan kata lain, sebagai simpulan. g) Hubungan waktu : sementara itu, segera setelah itu, beberapa saat kemudian. h) Hubungan tempat : berdekatan dengan itu.

Cotoh-contoh Paragraf
1) Pengulangan Peningkatan kesadaran etik dan moral masyarakat merupakan tantangan yang sangat penting bagi bangsa Indonesia. Kesadaran etik dan moral itulah yang melandasi ketaatan masyarakat terhadap hukum. 2) Kata ganti Primakov tiba di denpasar Senin malam lalu. Ia hendak mengadakan pembicaraan dengan Gubernur Bali Mangku Pastika. 3) Kata transisi Pengusaha Indonesia hendaknya bersiap-siap menyongsong peluang usaha pasca-Perang Teluk untuk mmperbaiki infrastruktur yang rusak selama perang. Oleh karena itu, perlu dibentuk semacam satuan tugas (tast force) untuk mengantisifasi hal itu.

Contoh Paragraf dengan Pengait Kata Transisi

Belum ada isyarat jelas bahwa masyarakat sudah menarik tabungan deposito mereka. Sementara itu, bursa efek Indonesia mulai goncang dalam menampung serbuan para pemburu saham. Pemilik-pemilik uang berusaha meraih sebanyak-banyaknya saham yang dijual di bursa. Oleh karena itu, bursa efek berusaha menampung minat pemilik uang menggebugebu. Akibatnya, indek harga saham gabungan( IHSG) dalam tempo cepat melampaui angka 100 persen. Bahkan, kemarin IHSG itu meloncat tinggi.

Kepaduan dengan Kata Ganti

1. Kata ganti orang
1. Kata ganti orang pertama : saya, aku, kita, kami. 2. Kata ganti orang kedua : engkau, kamu, kamu sekalian 3. Kata ganti orang ketiga : dia, ia, beliau, mereka, dan nya.

2. Kata ganti yang lain Misalnya : itu, ini, hal ini, tadi, begitu, demikian, di situ, ke situ, di atas, di sana, di sini, dan sebagainya.

Contoh Paragraf yang Menggunakan Kata Ganti Orang

(1) Pengusaha Indonesia kini mulai mandiri. (2) Mereka tidak lagi mengharapkan perlindungan sepenuhnya dari pemerintah. (3) Namun, dalam kaitan dengan persaingan global, mereka berharap agar pemerintah melindungi produk pertanian dengan cara membatasi impor. (4) Mereka juga berharap agar pemerintah menegakkan hukum dan memberantas KKN tanpa pandang bulu. (5) Sebab, dengan KKN mereka harus mengeluarkan beaya produksi yang sangat besar sehingga tidak mampu bersaing di pasar internasional.

Contoh Paragraf yang Menggunakan Kata Ganti yang lain

Contoh : (1) Itu asrama mereka. (2) Mereka tinggal di situ sejak kuliah tingkat satu sampai meraih gelar sarjana. (3) Orang tua mereka juga sering berkunjung ke situ.

(1) KKN segera teratasi. (2) Hal ini ditandai dengan semakin banyaknya kasus KKN yang terungkap dan pelakunya dihukum. (3) Dapat dipastikan bahwa hal ini segera berdampak pada penegakan hukum dan keadilan. (4) Jika pemerintah berhasil mengatasi KKN ini, kesejahtraan dan kemakmuran rakyat akan terus meningkat.

Contoh Paragraf yang Menggunakan Kata Kunci

Contoh: (1) Setiap penelitian harus mempunyai tujuan. (2) Tanpa tujuan penelitian tidak akan terarah dan hasilnya akan kabur. (3) Untuk menghindari hal tersebut, penelitian ini mempunyai dua tujuan yaitu: tujuan umum dan tujuan khusus. (1) Budaya merupakan sumber kreativitas baru. (2) Budaya yang berupa sistem ideal, sistem sosial, maupun sistem teknologi, ketiganya dapat dijadikan sumber kreativitas baru. (3) Budaya yang bersumber pada sistem ideal dapat mengarahkan kreativitas konsep-konsep pemikiran, filsafat, ilmu pengetahuan dan lain-lain. (4) Budaya yang bersumber dari sistem sosial dapat mengendalikan perilaku sosial atau masyarakat termasuk para pemimpinnya. (5) Budaya yang bersumber pada sistem teknologi dapat mengendalikan kreativitas baru berdasarkan geografis bangsa. (6) Sinergi dari ketiga sistem budaya dapat menghasilkan kreativitas yang lebih sempurna. (7) Misalnya, produk teknologi pertanian yang sesuai dengan tuntutan masyarakat, kondisi alam, dan daya pikir masyarakat akan menghasilkan budaya yang lebih disukai.

PEMBAGIAN PARAGRAF
1. Paragraf deduktif
Paragraf yang letak kalimat topiknya pada awal paragraf.

2. Paragraf induktif
Paragraf yang letak kalimat topiknya pada akhir paragraf.

Contoh Paragraf Deduktif

(1)Tidak ada alat yang lebih baik daripada bahasa untuk mengungkapkan jiwa seseorang. (2)Oleh sebab itu, kecuali harus memperhatikan isi, alur, susunan cerita, sudut pandang, dan sebagainya, bahasa sebagai alat pengungkapnya harus diperhatikan. (3)Diusahakan agar apa yang disampaikannya dapat diterima oleh pembaca. (4)Digunakannya bahasa secara efektif memungkinkan komunikasi penulis dan pembaca berjalan lancar.

(1)Menabung merupakan bagian dari pendidikan yang sangat penting bagi anak sekolah. (2)Mereka dididik berhemat sejak kecil supaya kelak tidak hidup berboros-boros. (3) Menabung di Tabanas adalah cara menyimpan uang yang paling aman sebab menabung dalam celengan di rumah mudah diambil. (4) Pelajar yang rajin menabung tentu kelak akan merasakan manfaatnya.

Contoh Paragraf Induktif

(1)Kebudayaan suatu bangsa dapat dikembangkan dan dapat diturunkan kapada generasi-generasi mendatang melalui bahasa. (2) Semua yang berada di sekitar manusia, misalnya: peristiwa-peristiwa, hasil karya manusia, dan sebagainya dapat diungkapkan kembali dengan bahasa juga. (3)Semua orang menyadari bahwa semua kegiatan dalam masyarakat akan lumpuh tanpa bahasa. (4)Memang, bahasa adalah alat komunikasi yang penting, efektif, dan efisien.

Contoh Paragraf Deduktif-Induktif

(1)Bagi manusia bahasa merupakan alat berkomunikasi yang sungguh penting. (2)Dengan bahasa manusia dapat menyampaikan isi hatinya kepada sesamanya. (3)Dengan bahasa itu pula manusia dapat mewarisi dan mewariskan, menerima dan memberikan segala pengalamannya kepada sesamanya. (4)Jelaslah bahwa bahasa merupakan sarana yang paling penting dalam kehidupan manusia.

Kalimat yang Efektif

Agar mudah dipahami oleh pembaca, kalimat laporan teknis harus pemperhatikan gaya penyajian berikut ini. 1) Gunakan kalimat-kalimat pendek dalam tulisan Anda. 2) Gunakan bahasa yang sederhana sehingga mudah dipahami. 3) Gunakan bahasa tanpa kalimat majemuk. 4) Gunakan bahasa yang sederhana, tetapi jernih pengungkapannya. 5) Gunakan bahasa yang padat dan kuat. 6) Gunakan bahasa yang positif. 7) Gunakan kalimat aktif.

Kaidah Penyusunan Kalimat Efektif

Selain memperhatikan gaya penyajian, penulis laporan teknis juga harus memperhatikan kaidah penyusunan kalimat efektif. a) Harus ada subjek *Dalam air Bengawan Solo mengandung amoniak yang melebihi batas ambang. b) Harus ada predikat *Sektor pariwisata Bali yang mendapat alokasi dana sebesar Rp725.000 000,00. c) Predikat-Objek tidak disisipi kata depan *Bagian brikut akan menguraikan tentang beberapa macam hama yang merugikan petani.

d) Tidak diguakan dua kata penghubung yang bertentangan

Minggu malam, namun hasil itu tidak menggoyahkan kedudukan Inter Milan yang memimpin klasemen sementara Liga Italia tahun ini. e) Kata penghubung intrakalimat tidak mengawali kalimat tunggal Kata penghubung intrakalimat misalnya sedangkan, sehingga, walaupun, meskipun, agar, ketika, dan sebelum. *Akibat ancaman gubernur, warga yang mengambil ganti rugi jumlahnya meningkat. Sehingga panitia pembayaran ganti rugi mengubah teknik pembayaran. (salah) Akibat ancaman gubernur, warga yang mengambil ganti rugi jumlahnya meningkat sehingga panitia pembayaran ganti rugi mengubah teknik pembayaran. (benar)

*Walaupun AC Milan mengalahkan Inter Milan 10

Pembentukan Kata danPilihan Kata yang Tepat

Masalah kata dasar tidak akan banyak dipersoalkan bagi penulis laporan teknis karena penulisan kata-kata dasar dapat dilihat di kamus. Misalnya, penulisan sistem atau sistim. Diksi (pilihan kata) sangat berpengaruh terhadap mutu laporan teknis. Diksi yang tidak tepat akan merusak kekuatan laporan teknis kita.

Pembentukan Kata
Pilihan kata juga mempertimbangkan bentukan kata yang benar. Beberapa Kaidah bentukan kata. 1) me- + kata dasar berawal dengan konsonan p, t, k, s, konsonan tsb. akan luluh. me- + saring menyaring me- + pukul memukul me- + tari menari me- + kupas mengupas

2) me- + kata dasar bersuku satu , me- berubah menjadi mengme- + tik mengetik me- + las mengelas me- + pel mengepet me- + cor mengecor

3) Konsonan rangkap pada awal kata tidak luluh me- + kritik mengkritik me- + proses memproses me- + klasifikasi mengklasifikasi me- + syukur + -i mensyukuri

Bentuk Jamak dalam Bahasa Indonesia

1) Bentuk jamak dengan mengulang anak-anak kursi-kursi mobil-mobil 2) Bentuk jamak dengan menambah kata bilangan beberapa kursi semua anak lima mobil tujuh motor 3) Bentuk jamak dengan menambah kata bantu jamak para undangan daftar kata 4) Bentuk jamak dengan menambah kata ganti orang kami, kita , kalian, mereka.

Ungkapan Ideomatik
Beberapa contoh: sehubungan dengan sesuai dengan berhubungan dengan bertepatan dengan sejalan dengan terdiri atas terjadi dari disebabkan oleh berbicara tentang bergantung pada

Beberapa Contoh Pemakaian Kata

1) masing-masing dan tiap-tiap a) Tiap-tiap kelas terdiri atas empat puluh orang. b) Mereka pulang ke rumahnya masing-masing. 2) pukul dan jam a) Pelatihan itu berlangsung selama delapan jam, yaitu dari pukul 08.00 16.00. 3) sesuatu dan suatu a) ia sedang mencari sesuatu di ruangan ini. b) Pada suatu waktu ia datang dengan gembira.

.
4) dari dan daripada a) Saya mendapat tugas dari atasan saya. b) Gelang itu terbuat dari perak. c) Ia datang dari Bandung. d) Dari kecil ia sudah tampak kecerdasannya. e) Ruang anggrek lebih luas daripada ruang mawar.

Pemakaian Ejaan yang Cermat

Walaupun usia ejaan sudah 40 tahun, masih banyak di antara kita yang masih bingung kapan di ditulis serangkai dan kapan di ditulis terpisah. Demikian juga, ada yang menuliskan huruf kapital bukan pada tempatnya. Dalam hal ini buku Pedoman Umum Ejaan yang Disempurnakan dapat dipedomani.

Contoh Pemakaian Bahasa Laporan Teknis

Contoh 1 *Telah diuraikan diatas, bahwa Biro Keuangan itu adalah merupakan suatu organisasi yang terdapat di setiap Departemen yang mempunyai banyak unsur-unsur penting yaitu: (1) sekelompok orang, (2) kerjasama antar petugas dan (3) tujuan tertentu. Contoh 2 *Namun demikian, penguasaan bahasa tulis juga mempunyai peranan yang sangat penting sekali mengingat kemajuan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi pada masa sekarang lebih banyak dikomunikasikan dengan bahasa tulis. Karenanya, agar murid dapat menggunakan bahasa lisan dan tulisan dengan baik dan benar, murid harus menguasai kaidahkaidah Bahasa Indonesia.

Contoh 3 *Naskah (manusrip) hasil penelahan seorang pengarang dikembalikan oleh suatu Penerbit disebabkan karena tidak adanya sistem penulisan yang dipakai dalam naskah tersebut. Contoh 4 *Dengan ketidakmampuannya orang tua dalam hal memenuhi kebutuhannya sehari-hari, anak-anak karena tidak mengenyam akan suatu pendidikan yang layak. Contoh 5 *Hal itu sesuai pendapat yang menyatakan bahasa itu sebenarnya berupa ujaran atau bahasa lisan. Contoh 6 * Perbedaan-perbedaan itu disebabkan karena adanya perbedaan mengenai segi pandangan, latar belakang pendidikan kepentingan jabatan yang diduduki, dan lain sebagainya.

Contoh 7 * Setiap hari Minggu kesibukan di lingkungan RT tersebut adalah: a. Bapak-Bapak membabat rumput di pinggir jalan. b. Ibu-Ibu menyediakan makanan. c. Anak-anak membuang sampah ke tempat yang sudah disediakan. Contoh 8 *Syarat-syarat untuk dapat melamar menjadi pegawai negeri sipil,antara lain sebagai berikut: 1. Warga negara Indonesia. 2. Berusia antara 18 dan 40 tahun. 3. Tidak pernah dihukum. 4. Berkelakun baik. 5. Berbadan sehat.

Perbaikannya
Contoh 1a Telah diuraikan di atas bahwa Biro Keuangan itu merupakan suatu organisasi yang terdapat di setiap departemen yang mempunyai banyak unsur penting, yaitu (1) sekelompok orang, (2) kerja sama antarpetugas, dan (3) tujuan tertentu. Contoh 2a Namun, penguasaan bahasa tulis juga mempunyai peranan yang sangat penting mengingat kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi pada masa sekarang lebih banyak dikomunikasikan dengan bahasa tulis. Oleh karena itu, agar dapat menggunakan bahasa lisan dan tulisan dengan baik dan benar, murid harus menguasai kaidah-kaidah bahasa Indonesia.

Contoh 3a Naskah (manuskrip) hasil penelaahan seorang penulis dikembalikan oleh suatu penerbit disebabkan oleh/karena tidak adanya sistem penulisan yang dipakai dalam naskah tersebut. Contoh 4a Karena orang tua mereka tidak mampu memenuhi kebutuhan mereka sehari-hari, akhirnya anak-anak tidak mengenyam pendidikan yang layak. Contoh 5a Hal itu sesuai dengan pendapat yang mengatakan bahwa bahasa itu sebenarnya berupa ujaran atau bahasa lisan. Contoh 6a Perbedaan-perbedaan itu terjadi karena adanya perbedaan segi pandangan, latar belakang pendidikan, kepentingan jabatan yang diduduki, dan sebagainya.

Contoh 7a Setiap Minggu kesibukan di lingkungan RT tersebut adalah a. bapak-bapak membabat rumput di pinggir jalan; b. ibu-ibu menyediakan makanan; dan c. anak-anak membuang sampah ke tempat yang sudah disediakan. Contoh 8a Syarat-syarat untuk dapat melamar menjadi pegawai negeri sipil, antara lain, sebagai berikut: 1. warga negara Indonesia, 2. berusia antara 18 dan 40 tahun, 3. tidak pernah dihukum, 4. berkelakun baik, dan 5. berbadan sehat.

Contoh 7b Setiap Minggu kesibukan di lingkungan RT tersebut adalah sebagai berikut. a. Bapak-bapak membabat rumput di pinggir jalan. b. Ibu-ibu menyediakan makanan. c. Anak-anak membuang sampah ke tempat yang sudah disediakan.

Contoh 8b (rinciannya berupa kalimat, setelah berikut tanda titik) Syarat-syarat untuk dapat melamar menjadi pegawai negeri sipil, antara lain, sebagai berikut. 1. Pelamar adalah warga negara Indonesia. 2. Pelamar harus berumur antara 18 dan 40 tahun. 3. Pelamar tidak pernah dihukum. 4. Yang bersangkutan harus berkelakun baik. 5. Yang bersangkutan harus berbadan sehat.

Minggu 11/12

Pidato
1. Definisi Pidato 11. Bahasa pidato 2. Fungsi Pidato 12. Penampilan dalam berpidato 3. Metode Pidato 13. Cara Berpidato yang Baik 4. Hakekat Pidato 14. Etika Berpidato 5. Membaca Teks Pidato 15. Sikap Saat Pidato 6. Tujuan Pidato 7. Jenis Pidato 8. Langkah-langkah Berpidato 9. Persiapan Pidato 10. Kerangka Susunan Pidato

Definisi Pidato
Pidato adalah sebuah kegiatan berbicara di depan umum atau berorasi untuk menyatakan pendapatnya, atau memberikan gambaran tentang suatu hal. Pidato biasanya dibawakan oleh seorang yang memberikan orasi-orasi, dan pernyataan tentang suatu hal/peristiwa yang penting dan patut diperbincangkan. Pidato adalah salah satu teori dari pelajaran bahasa indonesia. Pidato adalah sebuah kegiatan berbicara di depan umum untuk menyampaikan gagasan, pikiran atau informasi serta tujuan dari pembicara kepada orang lain (audience) dengan cara lisan.

Pidato bisa juga diartikan sebagai the art of persuasion, yaitu sebagai seni membujuk/mempengaruhi. Berpidato termasuk seni menggunakan bahasa dengan efektif (retorika).

Pidato biasanya digunakan oleh seorang pemimpin untuk memimpin dan berorasi di depan banyak anak buahnya atau khalayak ramai.
Pidato yang baik dapat memberikan kesan positif bagi orang-orang yang mendengar pidato tersebut. Dalam berpidato, penampilan, gaya bahasa, dan ekspresi kita hendaknya diperhatikan serta kita harus percaya diri menyampaikan isi dari pidato kita, agar orang yang melihat pidato kita pun tertarik dan terpengaruh oleh pidato yang kita sampaikan.

Contoh pidato: pidato kenegaraan, pidato menyambut hari besar, pidato sambutan acara atau event, pidato pembangkit semangat, pidato wisuda, pidato kepemimpinan, pidato keagamaan, orasi, dan sebagainya.

Fungsi Pidato
Mempermudah komunikasi antar atasan dan bawahan. Mempermudah komunikasi antar sesama anggota organisasi. Menciptakan suatu keadaan yang kondusif dimana hanya perlu 1 orang saja yang melakukan orasi/pidato tersebut. Mempengaruhi orang lain agar mau mengikuti kemauan kita dengan suka rela. Memberi suatu pemahaman atau informasi kepada orang lain. Membuat orang lain senang dengan pidato yang menghibur. Mempermudah komunikasi dari pemimpin atau pejabat negara guna terciptanya keadaan yang demokratis. Menenangkan massa atau khalayak ramai.

Metode Pidato
Impromptu yaitu metode berpidato yang serta merta tanpa adanya persiapan Memoriter yaitu metode berpidato dengan menghapalkan naskah pidato terlebih dahulu. Naskah yaitu metode berpidato dengan membacakan teks/naskah pidato. Ekstemporan yaitu metode berpidato dengan terlebih dahulu menyiapkan garis-garis besar konsep pidato yang akan disampaikan.

Hakekat pidato
1. Pidato pada hakekatnya adalah penyampaian ide atau gagasan secara lisan kepada audien. 2. Pidato adalah memberi informasi secara langsung baik melalui tutor langsung, media cetak, maupun media elektronik. .

Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam Membaca Teks Pidato

a. Kejelasan ucapan (suara harus jelas) b. Penekanan pada kata-kata kunci. c. Intonasi yang meliputi nada, irama, dan ritme

Tujuan Pidato
Pidato umumnya bertujuan : 1. Mempengaruhi orang lain agar mau mengikuti kemauan kita dengan suka rela. 2. Memberi suatu pemahaman atau informasi pada orang lain. 3. Membuat orang lain senang dengan pidato yang menghibur sehingga orang lain senang dan puas dengan ucapan yang kita sampaikan.

Jenis Pidato Berdasarkan Sifatnya :

1. 2. 3. Pidato Pembukaan, adalah pidato singkat yang dibawakan oleh pembaca acara atau mc. Pidato pengarahan adalah pidato untuk mengarahkan pada suatu pertemuan. Pidato Sambutan, yaitu merupakan pidato yang disampaikan pada suatu acara kegiatan atau peristiwa tertentu yang dapat dilakukan oleh beberapa orang dengan waktu yang terbatas secara bergantian. Pidato Peresmian, adalah pidato yang dilakukan oleh orang yang berpengaruh untuk meresmikan sesuatu. Pidato Laporan, yakni pidato yang isinya adalah melaporkan suatu tugas atau kegiatan. Pidato Pertanggungjawaban, adalah pidato yang berisi suatu laporan pertanggungjawaban.

4.
5.

6.

Langkah-langkah Berpidato
Menentukan Topik. dapat berupa topik bebas atau terikat dengan syarat baru, relevan, dan menarik Mengumpulkan data atau opini disertai sumber asal data Membuat kerangka karangan Mengembangkan karangan dapat berupa narasi, deskripsi, eksposisi, persuasi, ataupun argumentasi

Persiapan Pidato
Sebelum memberikan pidato di depan umum, ada baiknya untuk melakukan persiapan berikut ini : 1. Wawasan pendengar pidato secara umum 2. Mengetahui lama waktu atau durasi pidato yang akan dibawakan 3. Menyusun kata-kata yang mudah dipahami dan dimengerti. 4. Mengetahui jenis pidato dan tema acara. 5. Menyiapkan bahan-bahan dan perlengkapan pidato, dsb.

Kerangka Susunan Pidato

Skema susunan suatu pidato yang baik : 1. Pembukaan dengan salam pembuka 2. Pendahuluan yang sedikit menggambarkan isi 3. Isi atau materi pidato secara sistematis : maksud, tujuan, sasaran, rencana, langkah, dll. 4. Penutup (kesimpulan, harapan, pesan, salam penutup, dll)

Gaya dan Bahasa Pidato di Depan Umum

GAYA LISAN
Gaya lisan merupakan kualitas berbicara yang jelas dibedakan dengan bahasa tulisan. Susunan kata dan tata bahasa yang Anda gunakan tidak persis seperti yang Anda tulis. De Vito (1965, 1990a) menyatakan bahwa pada umumnya bahasa lisan terdiri dari kata-kata yang lebih sederhana, lebih pendek, dan lebih populer daripada katakata dalam bahasa tulisan.

Bahasa lisan mengandung sejumlah besar istilah referensi sendiri, ungkapan, istilah yang kuantitatif semu (misalnya banyak, sangat, berbagai, sejumlah), lebih banyak mengandung pernyataan yang menyatukan pembicara sebagai bagian dari pengamatan, dan lebih banyak menggunakan kata benda daripada kata keterangan. Sebagaian besar gaya berbicara ini harus dipertahankan di dalam pembicaran di depan umum, namun harus diberikan polesan gaya yang diperkirakan cocok untuk keperluan bericara dan paling efektif dalam mengomunikasikan maksud kepada khalayak pendengar.

 Berikut ini pedoman dalam menyusun pidato dalam rangka menghasilkan gaya lisan yang memperhatikan kesempurnaan dan persuasif: 1. kita bicarakan dahulu bagaimana memilih kata untuk mencapai gaya pidato yang efektif. 2. kita akan mengupas beberapa saran dalam menyusunm gaya kalimat yang memberikan kejelasan dan penguatan.

PILIHAN KATA
Dalam berpidato hendaklah memilih kata dengan seksama yang lebih menguraikan, lebih gamblang, lebih sesuai, lebih personal, dan lebih menguatkan. Uraian dalam gaya bericara harus merupakan tujuan utama dalam berpidato. Berikut pedoman untuk membuat pembicaran yang lebih jelas. yang ringkas, contoh warnanya biru, pukul 21.00 malam hari gunakan istilah dan angka spesifik, contoh lebih baik katakan kucing daripada makhluk hidup gunakan ungkapan yang memandu contoh pendapat saya berikutnya adalah , coba kita perhatikan bagaimana cara. gunakan istilah pendek, populer, dan umum, contoh lebih baik mengatakan menggali daripada mengorek keterangan gunakan ulangan dan ringkasan internal yang gamblang

 gunakan kata kerja aktif, contoh lebih baik manajemen menemui kita besok daripada manajemen akan berada di sini besok. gunakan teknik berpidato, perhatikan aliterasi, hiperbola, metafora, metonimi, personifikasi, pertanyan retorik, dan simile gunakan indera, rangsang indera perasaan khalayak indera penglihatan, dalam menguraikan obyek ciptakan bayangan seolaholah khalayak melihatnya mulai visualisasi tinggi, berat, warna, berntuk, besaran indera pendengaran, rangsang khalayak untuk menguraikan bunyi, misal angin mendesis, teriakan guru indera perasa, gunakan istilah yang merangsang perasaan pendengar, misal halusnya kulit bayi yang baru lahir, kasarnya kertas ampelas kesesuaian, mengikuti pedoman untuk membantu memilih bahasa yang sesuai berbicara pada formalitas yang sesuai, misalnya ucapkan takkan daripada tidak akan

 hindari kata asing, jargon, kata teknis, dan singkatan. Memang beberapa singkatan tak asing bagi pendengar, namun harus hati-hati karena tidak semua pendengar paham. Oleh sebab itu, penggunaan singkatan harus diikuti oleh penjelasan artinya. Hindari ungkapan vulgar, tidak boleh menyinggung perasaan pendengar hindari istilah dan ungkapan yang ofensif (menyakitkan hati), misal lebih baik menyebut pemain drama daripada dramawan gaya personal, lebih baik pembicara yang bericara dengan mereka daripada berbicara kepada mereka gunakan kata ganti orang, misal lebih baik ia, saya, anda daripada seseorang pertanyaan langsung ke khalayak, mengajak pendengar untuk menjadi bagian acara dari pembicaraan ciptakan kesiapan, lebih baik mengatakan Anda akan menyukai membaca daripada Setiap orang akan menyukai membaca

 penguatan, dengan mengendalikan perhatian, pikiran dan perasaan khalayak, dengan bahasa yang menguatkan hilangkan yang melemahkan, misalnya rasanya, menurut pendapat saya hindari kata umum dan klise, misalkan saya tidak mengetahui seni modern, tetapi saya tahu apa yang saya sukai atau ungkapan klise seperti manis seperti madu mainkan intensitas suara dengan derajat inetnsitas gaya yang berbeda-beda untuk menciptakan suasana yang mendalam Hindari menggunakan kata-kata yang tidak perlu seperti: apa itu . Apa namanya ehm you know dll. Jangan mengucapkan kata maaf jika Anda salah mengucapkan, cukup anda ulangi sekali lagi kalimat tersebut dengan benar.

PEMBENTUKAN KALIMAT
Pidato yang efektif memerlukan perhatian khusus dalam pembentukan kalimat. Berikut ini beberapa pedomannya. pilih kalimat pendek pilih kalimat langsung, misalnya lebih baik mengatakan Kita tidak usah menerima rancangan saya tunjukkan kepada Anda tiga alasan daripada Saya ingin memberitahu Anda mengenai tiga alasan mengapa kita tidak perlu menerima rancangan pilih kalimat aktif, lebih baik mengatakan Manajemen menyetujui proposal itu daripada Proposalnya disetujui oleh manajemen

 gunakan kalimat yang positif, lebih baik mengatakan kami menolak proposal itu daripada kami tidak menerima proposal itu variasi jenis dan panjang kalimat.Kalimat harus pendek, langsung, aktif, dan positif memang benar, namun terlalu banyak kalimat yang jenis dan panjangnya sama akan terasa membosankan. Gunakan variasi dalam pembentukan kalimat dengan tetap memperhatikan pedoman umum di atas.

Penampilan dalam Berpidato

Pastikan penampilan kita membawa pesan yang positif dan kita kelihatan lebih baik dan merasa lebih baik. Gunakan pakaian yang sesuai dengan suasana pertemuan dan sesuai dengan jenis pakaian yang digunakan oleh hadirin lainnya. Lakukan komunikasi non-verbal yaitu: kontak mata, ekspresi wajah, penampilan fisik, nada suara, gerakan tubuh, dan aksesoris yang kita gunakan. Jika peserta ngantuk kita harus mengubah suasana atau cara menyampaikan pesan. Hal-hal yang perlu diperhatikan: kualitas suara, rasa percaya diri, sikap seorang penceramah.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Berpidato

1. Kesalahan dalam penampilan dan sikap a. penampilan yang tidak bersemangat b. kurang ada kontak mata dengan audien c. hanya mengarahkan pandangan pada satu titik atau tempat di dalam ruangan d. gerak-gerik yang tidak terkontrol e. tangan dimasukkan ke dalam jaket atau saku celana f. berdiri sambil memeluk atau menaruh perut pada mimbar. g. tidak tenang melenggang ke sana ke mari. 2. Kesalahan dalam berbicara a. terlalu banyak mengulang

b. tempo bicara yang terlalu cepat. c. suara yang monoton tidak ada tinggi rendah d. terlalu banyak bunyi-bunyian yang mengganggu sebagai tanda bahwa orang tidak menguasai bahan misalnya eh, e, u.. Dll. e. penggunaan dan penerapan kata-kata asing yang salah.

Cara Berpidato yang Baik 1.Berpakaian dengan sopan 2.Berbahasa dengan baik 3.Bahan pidato harus baik 4.Penampilan atau performance harus baik

Berpakaian dengan Sopan

Pakaian harus disesuaikan dengan situasi dan latar belakang pendengarnya dan acara yang disuguhkan oleh panitia. Misalnya acara keagamaan, acara peresmian, acara seminar, dll (pakaiannya harus disesuaikan)

Berbahasa dengan baik

1. 2. 3. 4. 5. Vokal harus jelas Bahasa yang sopan Bahasa yang komunikatif Kosa kata sesuai dengan bobot isi pidato Jangan gunakan istilah asing yang tidak dipahami peserta 6. Jangan monoton baik vokal maupun isi pidato 7. Gunakan bahasa baku jika berpidato pada forum resmi (rapat, sidang, seminar, dll)

Bahan Pidato Harus Baik

1. Sesuai dengan keinginan pendengar 2. Isi pidato aktual, tidak basi, namun segar 3. Isi pidato berhubungan erat dengan permasalahan yang sedang timbul di masyarakat pendengar 4. Isi pidato disesuaikan dengan waktu yang disediakan panitia 5. Jangan terlalu banyak improvisasi sehingga timbul kesan berpidato seenaknya 6. Persiapkan teks jika menyangkut hal yang faktual 7. Jangan mempergunakan materi yang bertentangan dengan kemauan, adat, norma, agama yang dianut oleh pendengar

Penampilan atau performance

1. Tampil dengan percaya diri, tidak (minder, rendah diri, takut,
bingung atau grogi). 2. Tampil dengan kondisi tubuh yang prima 3. Tunjukkan bahwa Anda mempunyai wawasan yang luas 4. Tidak terlalu vulgar mempengaruhi pendengar (diterima secara pelan tapi pasti) 5. Materi pidato tidak ada yang saling bertentangan dan tidak bertentangan dengan fakta 6. Psikologis tidak labil 7. Jangan memvonis pendengar dengan memaksakan kehendak

ETIKA DALAM BERPIDATO

1. 2. 3. 4. 5. Etika berpidato di depan umum Etika berpidato di depan pejabat Etika berpidato di depan pemuka agama Etika berpidato di depan para wanita Etika berpidato di depan pemuda/mahasiswa 6. Etika berpidato di depan masyarakat Desa

Etika Berpidato di Depan Umum

Mengenakan pakaian yang sesuai dengan suasana pertemuan, rapi, bersih, dan sopan. Tampil dengan bersahaja, sopan, dan rendah hati. Menyisipkan humor segar dalam berpidato. Gunakan kata-kata yang sopan, halus, dan sederhana. Sebagai kata penutup jangan lupa mengucapkan maaf bila terdapat tutur kata yang kurang berkenan dan lain-lain.

Etika Berpidato di Depan Pejabat

Menghilangkan rasa rendah diri. Jangan tampil seolah-olah menggurui, sikap lebih tahu dan lainlain. Jangan terlalu memberikan penghormatan yang berlebihan terhadap audien.

Etika Berpidato di Depan Pemuka Agama

Jangan mengeluarkn kata-kata yang menyinggung umat beragama. Jagan ada nada merendahkan atau memuji agama tertentu. Peranyak istilah-istilah keagamaan.

Etika Berpidato di Depan Para Wanita

Jangan menyinggung harkat dan martabat wanita(jika pembicara lakilaaki). Gunakan istilah yang tepat seperti ibu-ibu, saudari sekalian Hindari kata-kata kasar atau kurang senonoh dan kurang sopan

Etika Berpidato Di Depan Pemuda/Mahasiswa

Pidato harus mengutamakn penalaran yang berkaitaan dengan dunia anak-anak muda. Jangan mengelurkan kata-kata yang bersifat menentang. Jangan mengkritik dan menyalahkan anak-anak muda.

Etika Berpidato di Depan Masyarakat Desa

Jangan berbohong. Gunakan kata-kata yang sopan dan sederhana Kalau bisa sisipkan istilah bahasa setempat di sela-sela pidato Anda.

SIKAP PADA SAAT PIDATO

Sikap berdiri Mimic Wajah Gerakan Anggota Badan Penampilan Sebelum, Saat, dan Sesudah Pidato

Sikap Berdiri
Sikap berdiri yang kurang baik adalah:
Berdiri dengan kaki sebelah. Berdiri dengan kaki terlalu rapat Berdiri dengan kaki yang terlalu terbuka Berdiri loyo atau kaku Berdiri dengan kurang seimbang. Bersandar pada mimbar. Menggoyang-goyangkan badan yang tidak perlu. Berdiri dengan tidak tenang. Berdiri terlalu santai atau rileks

Mimic Wajah
Mimik wajah yang kurang baik:
Tertawa yang dibuat-buat. Dahi selalu erkerut. Tersenyum terus-menerus Tersenyum tetapi tidak ada yang lucu. Muka selalu masam. Sikap gugup.

Gerakan Anggota Badan

Gerakan yang kurang baik:
Selalu menggerakkan bagian-bagian tertentu. Gerakan yang canggung. Kaku dan gerakan mekanis yang berdiri terpaku. Menggaruk-garuk teling. Merogoh-rogoh saku. Memainkan pensil atau pulpen. Berbicara dengan melihat teks terus-menerus. Terlalu banyak melangkah atau berjalan.

Penampilan Sebelum, Saat, dan Sesudah Pidato

Persiapan sebelum pidato:
Bercakap-cakap dengan orang sekitar untuk menghilangkan rasa gugup. Pusatkan pikiran pada tata cara pidato.

Sebelum pidato:
Memperhatikan pakaian Sikap simpatik Sikap tenang. Sikap hormat.

 Saat pidato
Percaya pada diri sendiri. Sikap tenang Menghirup nafas panjang sebelum berpidato,tetapi tidak boleh terlihat oleh audien Tataplah audien pada bagian atas matanya.

Sesudah Pidato
Mengucapkan salam akhir Turun dari mimbar dgn. sikap tenang dan tertib Wajah cerah dengan sedikit senyum Memberi hormat.

Ada lima cara dimana pembicara dapat mempengaruhi public.

Pertama adalah memberikan hiburan (entertainment) bagi public. Kedua ,membagi informasi dengan mereka. Ketiga, memberikan pengalaman yang menimbulkan motivasi . Keempat, memberikan inspirasi , dan terakhir Kelima, transformasi (melaksanakan perubahan).

 Memengaruhi public juga dapat dilakukan dengan memberikan humor, anekdot, beritahukan sebuah cerita, berikan sampel, ajukan pertanyaan,nyatakan statistik yang mengagetkan, dan gesture yang menarik perhatian audiens. Informasi yang disampaikan oleh seorang pembicara bisa tetap dikenang, atau segera dilupakan. Ini tergantung pada relevansi isu yang disampaikan kepada para pendengar, dan implementasi informasi itu.

CARA MEMBUKA PIDATO

Langsung menyebutkan pokok persoalan Melukiskan latar belakang masalah Menghubungkan dengan peristiwa mutakhir atau kejadian yang tengah menjadi pusat perhatian khalayak Menghubungkan dengan peristiwa yang sedang diperingati Menghubungkan dengan tempat komunikator berpidato Menghubungkan dengan suasana emosi (mood) yang tengah meliputi khalayak Menghubungkan dengan kejadian sejarah masa lalu Menghubungkan dengan kepentingan vital pendengar Memberikan pujian kepada khalayak atas prestasi mereka

Memulai dengan pernyataan yang mengejutkan Mengajukan pertanyaan yang provokatif Menyatakan kutipan Menceritakan pengalaman pribadi Mengisahkan cerita faktual, fiktif, atau situasi hipotesis Menyatakan teori atau prinsip-prinsip yang diakui kebenarannya Membuat humor

CARA MENUTUP PIDATO

Menyimpulkan/mengikhtisarkan pembicaraan Menyatakan kembali gagasan utama dengan kalimat yang berbeda Mendorong khalayak untuk bertindak Mengakhiri dengan klimaks Mengatakan kutipan sajak, kitab suci, peribahasa, atau ucapan para ahli Menceritakan contoh yang berupa ilustrasi dari tema pembicaraan Menerangkan maksud sebenarnya pribadi pembicara Memuji dan menghargai khalayak Membuat pernyataan yang humoris atau anekdot lucu

PEDOMAN UNTUK PENILAIAN PIDATO

Kelancaran berbicara Kesungguhan Sistimatis dan logis Vokal dan intonasi Performance Illustrasi Gesture / gerakan Kesopanan dan pemilihan kata-kata Humor Waktu / ketepatan durasi Originalitas.

Saatnya menjadi orator yang handal!

Minggu 13/14 1. PROTOKOLER

A. Pengertian B. Sejarah Kata Protokol C. Persyaratan Menjadi Protokoler D. Jenis-jenis Kegiatan Protokol E. Aktivitas Protokoler F. Tata Cara Mengatur Kegiatan Protokol G. Peran dan Fungsi Protokoler

Pengertian
Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat.

Sejarah Protokoler
Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocoll(um) dan bahasa Yunani protocollon. Dalam kamus Bahasa Inggris Oxford, "Protocol is the code of ceremonial forms or courtesies used in official dealings, as between heads of state or diplomats."

 Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin luas tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional. Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal. Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.

 Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati keprotokolan adalah Norma-norma atau aturanaturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat. Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undangundang nomor 8 tahun 1987, ialah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

Persyaratan Menjadi Protokoler.

Persyaratan untuk menjadi protokoler yaitu : 1. Mempunyai pengetahuan dan pengalaman luas terutama dlm hubungan antarmanusia 2. Bermental kuat dan kepribadian tangguh 3. Trampil dan cekatan menguasai situasi 4. Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat 5. Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul 6. Sangat memahami perasaan orang lain 7. Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang 8. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri 9. Rendah hati tetapi tidak rendah diri 10. Penampilan menarik 11. Pandai berbusana sesuai dengan suasana 12. Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik 13. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsure-unsur manajemen 14. Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing

Jenis-jenis Kegiatan Protokol

Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi: a. Jenis kegiatan Umum/ Kenegaraan Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:
1) 2) 3) 4) 5) Upacara pelantikan dan serah terima jabatan Upacara penandatanganan naskah kerjasama Upacara sumpah pegawai Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainya

b. Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi 1) Upacara Dies Natalies 2) Upacara wisuda sarjana 3) Upacara pengukuhan guru besar 4) Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa

Aktivitas Protokoler Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu a. Tata ruang, b. Tata upacara, c. Tata Tempat, d. Tata Busana, e. Tata Warkat.

Tata ruang
Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas. 1) Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya 2) Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.

Yang Perlu Diperhatikan dalam Perangkat Keras

1) Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi) 2) Papan nama petunjuk yang diperlukan 3) Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat 4) Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

Perangkat Lunak
Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di lapangan, termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan sebagainya Khusus Pemandu Acara (MC), dapat dijelaskan sebagai berikut: a)Sebagai pemandu acara ia akan melaksanakan tugas sebagai MC (1). Sikap yang tegas dan berdisiplin tinggi (2). Volume suara yang konstan dan mantap (3). Kemampuan menguasai bahasa secara baik, bahasa Indonesia maupun bahasa asing. (4). Kepekaan terhadap situasi, dalam arti mampu menguasai keadaan dan mampu mengambil keputusan (5). Sifat yang tidak mudah tersinggung (6). Berkepribadian

b) Pemandu acara adalah kemudi dari seluruh pelaksanaan kegiatan acara, oleh sebab itu harus trampil dengan cepat tanggap membaca situasi. c) Harus dapat menempatkan diri cukup sopan dan simpatik d) Mengetahui tempat posisi berdiri yang tepat (men guasai arena kegiatan) e) Pandai mengatur volume suara f) Tidak dibenarkan pemandu acara mengulas (memberikan komentar) pidato seseorang g) Mampu menguasai massa

Tata upacara
Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan: 1) jenis kegiatan; 2) bahasa pengantar yang dipergunakan; 3) materi aktivitas. Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Pengisi acara, misal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi. Untuk kelancaran suatu "upacara" diperlukan seorang "stage manajer" yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

Tata Tempat (Preseance)

Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968. Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance: 1) Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabarannya atau kedudukannya. 2) Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.

Pedoman tata tempat (Preseance)

1) Aturan dasar tata tempat (Preseance) a) Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau mendahului, b) Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang di sebelag kanan. 2) Aturan umum tata tempat a) Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah menghadap pintu keluar. Yang duduk di dekat pintu dianggap paling terakhir. b) Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat yang paling tengah adalah yang pertama tergantung situasi.

3)

Aturan tempat duduk Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut: a) Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi b) Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor dua. 4) Aturan urutan memasuki kendaraan Tata urutan memasuki kenderaan, bagi undangan resmi atau kenegaraan memerlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang matang. Tipe kenderaan juga mempengaruhi pengaturan itu. Peranan pengemudi, ia juga harus mengenal pengetahuan protokoler, termasuk penampilannya. Beberapa cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kenderaan mobil atau kereta api sebagai berikut: a) Pesawat udara : Seorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling akhir, sedangkan kalau menuruni pesawat, orang yang utama akan turun lebih dahulu.

b) Kapal laut: orang yang utama, naik terlebih dahulu dan akan turun akan turun lebih dahulu c) Kenderaan mobil atau kereta: orang yang paling utama baik sewaktu naik maupun sewaktu turun akan mendahului yang lain. Namun demikian apabila letak kendaraan tidak dapat diatur sedemikian rupa karena keadaan, hal tersebut merupakan suatu perkecualian. d) Letak kenderaan hendaknya dihadapkan ke kiri, artinya arah kenderaan akan menuju, berada di sebelah kiri kita. e) Yang utama duduk di tempat duduk sebelah kanan, sedang berikutnya di sebelah kiri. f) Bila sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kenderaan dihadapkan ke sebelah kanan, sehingga memudahkan yang utama dapat turun lebih dahulu.

g) Jika penumpang mobil tiga orang dan duduk di belakang, maka orang yang paling terhormat duduk disebelah kanan, orang kedua duduk paling kiri, dan orang ketiga duduk di tengah. h) Jika mobil dimungkinkan diduduki oleh lebih dari 5 atau 6 orang, karena ada tambahan bak di tengah, maka bak yang paling tengah diduduki oleh orang yang paling rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki di sebelah kanan kirinya.

Tata Busana
Tata busana disini ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan. Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal. Jenis tata busana yang perlu diketahui: 1) Pakaian Sipil Lengkap (PSL) 2) Pakaian Sipil Harian (PSH) 3) Pakaian Dinas Lapangan (PDL) 4) Pakaian Dinas Harian (PDH) 5) Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer. 6) Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu) 7) Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri) 8) Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)

TataWarkat
Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah: 1) Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan. 2) Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri. 3) Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi, dan sebagainya. 4) Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan, dan alamatnya. 5) Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.

6) Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya. 7) Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan. 8) Menentukan batas waktu penerimaan tamu. 9) Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez sil vous plaiz) 10) Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).

Tata Cara Mengatur Kegiatan Protokol

Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki: a. Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah dilakukan. b. Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan c. Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.

Peran dan Fungsi Protokoler

Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional. Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang mempengaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

2.

PENYELENGGARAAN SEMINAR

Tahapan penyelenggaraan seminar : 1. Tahap orientasi 2. Tahap persiapan 3. Tahap pelaksanaan 4. Tahap penutupan 1. Tahap orientasi, yang perlu dipertimbangkan adalah : a. Latar belakang diadakannya suatu kegiatan b. Tujuan diadakannya suatu kegiatan c. Manfaat yang akan diperoleh dari suatu kegiatan yang diadakan d. Kemungkinan kemungkinan yang akan terjadi jikan suatu kegiatan tersebut diadakan

2. Tahap persiapan, langkah-langkahnya adalah : a.Pembentukan panitia, melalui pembentukan formatur atau musyawarah langsung. b.Rapat-rapat panitia, diperlukan untuk mengetahui persiapan persiapan pelaksanaan kegiatan agar nantinya kegiatan pokok dapat berjalan lancer sesuai dengan yang diharapkan. c.Anggaran dana, membuat daftar periksa anggaran yang memuat informasi prediksi pengeluaran yang akan dikeluarkan. 3. Tahap pelaksanaan Memastikan penggunaan ruangan/gedung yang akan dipakai, memperhatikan kapasitasnya. fasilitas2 dan letak yang strategis dilihat dari prediksi asal peserta, kenderaan umum, dan juga penataan ruangan.

4. Tahap penutupan Bentuk kegiatan tahap akhir adalah rapat pertanggungjawaban atas seluruh tanggung jawab masing-masing personal/seksi sesuai dengan bagian yang menjadi tugasnya. Setelah semua pekerjaan dianggap selesai maka dilakukan pembubaran panitia, biasanya dilakukan oleh pejabat tertinggi dalam kepanitiaan.

C. Pembawa Acara (MC=Pemandu Acara)

1. 2. Pembawa acara merupakan bagian dari kegiatan protokoler. Istilah pembawa acara sering diartikan sama dengan Announcer {penymr), Toatmasier(pembawa acara untuk pesta-pesta). Masterof CErEmony(pembawa acara untuk acara yang sifatnya seremonial. misalnya: upacara wisuda, upacara kenegaraan, dsb). Beberapa hal yang perlu diperhatikan : 1. Berbusana yang baik 2. Nada/volume suara yang baik 3. Tata bahasa yang baik 4. Bersikap yang baik 5. Cara bertindak dari acara satu ke acara yang lain 6. Cara menutup acara yang baik

DAFTAR PUSTAKA
Haryati, Sri. Keprotokolan di Indonesia, Pengertian dan Istilah. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2004. Olii, Helena. Pengetahuan Protokol. Jakarta: Fikom UMB, 2007. Wiryandari, Rosita. Sejarah dan Fungsi Keprotokolan. Jakarta: Fikom UMB, 2007 www.panca .wordpress.com/2006/07/17/sejarahkata-protokol. www.unpad.ac.id. Anbarini, Ratih. Protokol berperan penting dalam pencitraan oragnaisasi.

Minggu 14 Sekilas Tentang Protokoller

Dasar Hukum Pengertian Hal-hal terkait Protokoler Siapa yang menjadi Prioritas Pengaturan Tempat Duduk Urutan saat naik turun kendaraan Menghadiri Perayaan/Acara Diterima Pejabat Tinggi Saat Audensi Berfoto Bersama Pejabat Usai Audensi

Dasar Hukum
Peraturan Pemerintah Nomor 62 Tahun 1990 tentang Ketentuan Keprotokollan Mengenaii Tata Tempat,, Tata Upacara dan Tata Penghormatan (Lembaran Negara Republliik Indonesiia Tahun 2000 Nomor 54,, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3952)

Pengertian
Protokol berasal dari kata Protos dan Kolla. Protos = lembar pertama Kolla = melekatkan Protokol adalah suatu rule of politeness yang berisi aturan, hukum atau perjanjian yang telah disepakati bersama dalam hubungan diplomatik antar negara Prottokol adalah serangkaian aturan dalam acara kenegaran atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang sesuai dgn jabatan dan/atau kedudukannya dalam Negara, Pemerintah atau masyarakat

Hal-hal terkait Protokoler:

Kedudukan Protokoler adalah Kedudukan yang diberikan kepada seseorang untuk mendapatkan penghormatan, perlakuan, dan tata tempat dalam acara resmi atau pertemuan resmi. Acara Resmi adalah acara yang bersifat resmi yang diatur dan dilaksanakan oleh Institusi dalam mlaksanakan tugas dan fungsi tertentu, dihadiri oleh pejabat negara,, pejabat pemerintah dan undangan lainnya. Tata Upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan dan acara resmi. Tata Tempat adalah aturan mengenai urutan tempat bagi pejabat negara,, pejabat pemerrintah, pejabat pemerintah Daerah dan tokoh Masyarakat tertentu dalam acara kenegaran atau acara resmi. Tata Penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi pejabat negara,, pejabat pemerintah dan tokoh masyarakat tertenttu dalam acara kenegaraan atau acara resmi.

Siapa yang menjadi Prioritas

Mereka yang memiliki jabatan dan pangkat tertentu (VIP) dan juga memiliki derajat tertentu (Very Important Citizen). Umumnya kedudukan itu diperoleh dari kepemilikan tanda jasa dan jabatan. Disini diatur siapa yang berhak mendapatkan prioritas dalam urutan pengaturan tempat, tata upacara dan tata penghormatan.

Pengaturan Tempat Duduk

Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya. Jika menghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar. Kanan adalah utama: Bila ada dua orang yang berjajar posisi sebelah kanan adalah yang utama, urutannya: 2-1 Bila tiga orang urutannya menjadi: 2-1-3 Bila empat orang urutannya menjadi: 4-2-1-3 Bila enam orang urutannya menjadi: 6-4-2-1-3-5 dan seterusnya.

Urutan saat naik turun kendaraan

Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal. Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu.

Orang yang paling utama duduk di sebelah

kanan, yang kedua yang terpenting di posisi paling kiri dan orang ketiga duduk di sebelah tengah

 Urutan Saat Datang & Pulang

Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal.

Posisi mobil saat menjemput dan

mengantarkan tamu kehormatan mobil berhenti pada posisi dimana pintu kanan mobil berada di arah pintu keluar gedung, sehingga sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begitu turun dari mobil dan sebaliknya.

Menghadiri Perayaan/Acara
Sebaiknya hadir 15 menit sebelum acara dimulai Duduk sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan. Kalau sudah duduk tidak usah mondar mandir untuk menyapa relasi Menahan diri untuk tidak menguap, kantuk atau melirik kesana kemari. Tidak mengobrol saat acara berlangsung. Pastikan bahwa fisik cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.

Diterima Pejabat Tinggi

Sebelum Audensi perlu langkah sebagai berikut:
Menghubungi orang yg berhubungan dan menangani masalah audensi ini. Mengecek lagi waktu dan tempat kita akan diterima Mempersiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama sesuai arahan protokol. Mendata nama masing - masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi Menyusun pokok-pokok materi yang akan dibicarakan: Secara tertulis di atas kertas berkop organisasi. Dimasukkan dalam map yang bersih dan beri amplop. Ditujukan kepada pejabat yang bersangkutan.

Saat Audensi
Datang setengah jam lebih awal. Mengisi buku tamu yang disediakan Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, kita patuhi peraturan tersebut. Tidak ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu. Dilarang keras merokok. Masuk ke ruangan dengan dipimpin ketua rombongan Ketua berdiri di dekat pejabat untuk memperkenalkan anggota. Saat diajak berbicara ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu. Ketua harus membahas isi pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberikesempatan pada anggota.

Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audensi dimulai, terlebih dahulu meminta pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, kita meminta kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atau menodong

Usai Audensi
Bila ada jumpa pers, perlu disediakan materi untuk dibagi-bagikan pada wartawan. Segera membuat ucapan terimakasih kepada pejabat yang telah menerima, dan sebaiknya menyerahkan surat tsb dua hari setelah acara audensi selesai kepada petugas protokol Jangan lupa mengucapkan terimaksih kepada semua pihak yang membantu terlaksananya audensi

Minggu 15/16 BERTELEPON

1. Pengertian bertelepon 2. Berkomunikasi melalui telepon 3. Etiket bertelepon 4. Bahasa dalam bertelepon

Pengertian Telepon
Telepon berasal dari bahasa Yunani yaitu terdiri dari dua buah kata yaitu tele yang berarti jauh, dan phone berarti bunyi. Telepon merupakan pesawat atau alat penerima getaran bunyi dari jarak jauh. Pengertian telepon dalam kehidupan sehari-hari mengandung pengertian mikrofon dan telepon. Mikrofon berfungsi sebagai pengirim suara (yang menghadap mulut), sedangkan telepon berfungsi yang menerima suara (yang menempel pada telinga)

Definisi 'telepon Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia

Telepon (N) 1 pesawat dng. listrik dan kawat, untuk bercakap-cakap antara dua orang yg berjauhan tempatnya; pesawat telepon: kantor -- , kantor pusat hubungan telepon; tiang -- , tiang kawat telepon; 2 percakapan yg disampaikan dng. pesawat telepon: kelompok ini meneror lewat selebaran, -- , atau dr. mulut ke mulut; -- engkol telepon yg cara mengoperasikannya dng memutar alat spt engkol sbg penyambungnya; -- genggam telepon dng antena tanpa kabel yg dapat dibawa ke mana-mana; -- koin telepon umum yg dipakai dng menggunakan koin (uang logam); -- mobil telepon yg dipasang dl mobil dng sistem nomor khusus; -- nirkabel telepon yg disambungkan ke jaringan telepon dng menambahkan perangkat radio di rumah pelanggan;

-- radio telepon nirkabel; -- seluler telepon mandiri yg menggunakan baterai, tanpa kabel, dan menerima suara melalui sinyal: sekarang sedang dipasarkan -paling kecil dan paling ringan di dunia; -- tidur telepon yg tidak diaktifkan sehingga hanya membayar biaya pemasangan; bertelepon (v) 1 ada (mempunyai) pesawat telepon; 2 sedang berbicara dng. perantaraan pesawat telepon; menelepon (v) bercakap-cakap (memanggil) melalui pesawat telepon: ia ~ suaminya yg masih ada di kantornya

Telepon sebagai Sarana Berkomunikasi

Anda tentu saja pernah menyampaikan atau menerima suatu pesan, berita, informasi, dan sebagainya melalui telepon, bukan? Saat ini bukan hal yang aneh dan mewah lagi, bahwa penggunaan telepon sudah menjadi kebutuhan primer di masyarakat. Bahkan anak kecil pun sudah banyak yang menggunakan alat komunikasi jarak jauh ini. Dalam KBBI (2005) disebutkan bahwa telepon adalah pesawat dengan listrik dan kawat untuk bercakap-cakap antara dua orang yang berjauhan tempatnya atau percakapan yang disampaikan melalui pesawat. Telepon merupakan sarana komunikasi yang sangat penting peranannya dalam kehidupan manusia. Sarana komunikasi jenis telepon ini tidak hanya mengatasi kendala jarak dan waktu, tetapi memudahkan manusia dalam memenuhi kebutuhannya. Maksudnya, berkomunikasi dengan telepon dapat dilakukan kapan saja dan di mana pun berada

Pada umumnya, telepon digunakan agar mempermudah hubungan atau komunikasi, walaupun tempatnya berjauhan. Kita tidak perlu datang dan bertatap muka secara langsung. Apabila menggunakan pesawat telepon, kita hanya mendengar suaranya. Meskipun demikian, dalam berkomunikasi melalui telepon harus memerhatikan santun berbahasa agar terjadi hubungan yang harmonis antara pengirim telepon dan penerima telepon. Oleh karena itu, bahasa yang digunakan dalam bertelepon hendaknya bahasa yang efektif,sopan, baik, dan benar. Untuk itu, Anda perlu memerhatikan tata cara bertelepon secara benar.

BERKOMUNIKASI MELALUI TELEPON

Komunikasi dalam suatu organisasi, baik yang bersifat intern maupun ekstern dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, salah satu cara berkomunikasi adalah dengan menggunakan telepon. Bagi seorang sekretaris, telepon merupakan piranti pokok guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerjanya. Dengan telepon, informasi dapat disampaikan dan diterima dengan cepat, sehingga organisasi atau perusahaan dengan cepat menindaklanjuti atau melakukan tindakan antisipatif. Hampir semua kegiatan bisnis pada masa kini memerlukan komunikasi melalui media telepon, seperti memperkenalkan perusahaan, memperkenalkan produk, memperkenalkan diri, maupun upaya persuasif memasarkan produk, meningkatkan relasi dengan pelanggan, mencari informasi dan sebagainya.

Pemakaian telepon yang efektif akan membantu keberhasilan dalam menjalin relasi bisnis. Namun perlu diingat bahwa pembicaraan melalui telepon bukan komunikasi tatap muka sehingga lawan bicara tidak dapat melihat cara nonverbal seperti mimik, ekspresi wajah, gerakan bagian tubuh dan sebagainya. Untuk itu orang yang berkomunikasi melalui telepon harus berusaha untuk berbicara dengan suara yang jelas, tenang, dan menyenangkan.

Pengertian Hubungan Telepon

Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antar individu pada tempat yang berlainan dan berjauhan. Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung, antara komunikator dan komunikan secara fisik tidak tatap muka, tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik yang disebut pesawat telepon. Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat, karena dengan telepon baik komunikator (penyampai pesan) maupun komunikan (penerima pesan) dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam, apalagi ber hari-hari. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain.

Macam-Macam Pesawat dan Hubungan Telepon

a. Jenis Pesawat Telepon Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesawat telepon, macamnya, ada beberapa jenis pesawat telepon. 1) Intercom Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya komunikasi di dalam. Hubungan di dalam intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau intertelephone. Di kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi. 2) Pesawat Telepon Telephone merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor.

3) PMBX (Private Manual Branch Excharge) Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Untuk menelepon, penelpon harus terlebih dahulu melalui operator, penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. Setelah menyambung, penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang dikehendaki, umumnya menggunakan ekstensi 4) PABX (Private Automatic Branch Excharge) Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Penelpon dapat berhubungan langsung ke luar dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. Setelah itu, penelepon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi bila diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan.

5) Switchboard (papan sambungan) Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar, yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat satu ke tempat lain. Saat ini Swithboard masih digunakan untuk keperluan intern kantor yaitu untuk menambah sambungan telepon agar komunikasi setiap bagian dengan bagian lain tetap berjalan dengan lancar. 6) Loudspeaking telephone (pengeras suara telepone) Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon.Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini adalah kita dapat: a. meningkatkan kemampuan kerja. b. meningkatkan efisiensi waktu. c. menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada. 7) Telephone answering machine (mesin penjawab telepon) Yaitu suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk.

Jenis Hubungan Telepon

Hubungan telepon, ditinjau dari segi jarak jangkauannya dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga): 1) Hubungan antar bagian (intern), yaitu hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor. 2) Hubungan local (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan pada satu lingkup daerah tertentu, yakni dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju. 3) Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh, antar kota atau antar propinsi, namun tetap dalam satu negara

4) Hubungan internasional (overseas call), yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara yang lain. Permintaan hubungan telepon internasional dapat dilakukan dengan menekan atau memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008. Setelah itu, menekan atau memutar kode Negara, kode wilayah, baru kemudian nomor telepon yang dituju. Dalam melakukan hubungan internasional, sekretaris harus memperhatikan perbedaan waktu antarnegara, agar tidak menyalahi etiket bertelepon. Untuk melakukan hubungan di atas, penelepon bergantung pada jenis pesawat telepon. Sekarang di Indonesia telah menerapkan sistem SLJJ (sambungan langsung jarak jauh) untuk hubungan interlokal dan sistem SLI (sambungan langsung internasional) untuk hubungan internasional.

Peletakan Pesawat Telepon

Ditinjau dari peletakannya, ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi, yakni: 1) Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja. 2) Telepon dinding (wallphone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding. 3) Telepon mobil, kapal, atau pesawat, yakni telepon yang diletakkan pada mobil, kapal atau pesawat. 4) Telepon mobil atau telepon genggam (Handphone), yakni telepon yang bisa dibawa kemana-mana oleh pemiliknya. Telepon ini belakangan ini mengalami kemajuan yang pesat, yang slogannya tidak ada orang tanpa memiliki-menggunakan HP-ini. Selain, HP ini dapat digunakan seperti hubungan telepon yang lazim (local, interlokal, dan internasional), HP ini memiliki fasilitas dapat digunakan SMS (sort message services).

Cara Kerja Telepon

Ditinjau dari cara kerjanya, telepon dapat dikelompokkan dalam 2 (dua) jenis, yaitu: 1) Hubungan Melalui Operator Bila melalui operator, penelepon memutar/menekan nomor operator sentral untuk minta hubungan perorangan. Berikan nama dan nomor telepon orang yang ingin dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri. Kalau sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan, operator sentral akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk bicara. 2) Hubungan Langsung Hubungan langsung jarak jauh maksudnya penelepon menelpon sendiri tanpa operator, memutar kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh kemudian langsung bicara.

3) Hubungan Langsung dengan SMS Hubungan langsung jarak jauh, bahkan melintas batas negara dengan menggunakan layanan pesan pendek, yang bisa secara tertulis atau melalui suara(voice). Layanan telepon jenis SMS ini banyak digemari karena biayanya yang murah dan cepat, sekaligus tertulis sehingga bisa langsung mengingatkan pesan tanpa harus dituliskan lagi pada buku catatan sekretaris.

Rangkuman
1. 2. Melalui pesawat telepon orang dapat saling berkomunikasi dengan cepat dan mudah meskipun mereka berada di tempat yang berlainan dan berjauhan. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Ada empat macam hubungan telepon yaitu hubungan intern, hubungan lokal, hubungan interlokal, hubungan internasional. Ada beberapa jenis pesawat telepon yaitu interkom, pesawat telepon, PMBX (Private Manual Branch Excharge), PABX (Private Automatic Branch Excharge), switchboard(papan sambungan), loudspeaking telephone (pengeras suara telepone), telephone answering machine (mesin penjawab telepon) Ditinjau dari peletakannya, terdapat 4 (empat) jenis telepon yakni telepon meja, telepon dinding, telepon mobil-pesawat-kapal, dan telepon genggam (handphone atau mobile phone). Ada dua macam cara kerja melakukan telepon, yaitu hubungan melalui operator, dan hubungan langsung, serta menggunakan SMS (layanan pesan singkat).

3.

4.

5.

Etiket Bertelepon
Banyak orang menyamakan begitu saja kata etika dan etiket padahal keduanya memiliki pengertian berbeda. Etika adalah cabang filsafat yang membahas tingkah laku manusia berdasarkan kaidah baik-buruk, benar-salah, tepattidak. Sedangkan etiket (bahasa Perancis Etiquette) adalah tata krama, sopan santun, atau tata pergaulan. Kalau etika membahas apa yang benar, salah, jujur, adil dan lain-lain, sementara etiket apa yang sopan dan pantas. Etiket diterapkan, misalnya dalam percakapan, bertamu, berkunjung, makan-minum, melayani atau menerima tamu, bertelepon dan seterusnya.

Bagaimana etiket bertelepon?

Ketika kita menggunakan pesawat telepon, kita memang tidak berhadapan dengan orang yang kita ajak berkomunikasi. Dengan demikian, kita tidak perlu tampil dengan cantik dan menarik, memakai busana yang up to date, juga tidak perlu menampakkan wajah yang ramah dan penuh senyum seperti layaknya menerima tamu. Hal yang terpenting hanyalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan bersahabat, dan juga tidak bernada emosi. Dengan suara yang merdu didengar, tidak jarang orang menjadi lebih betah dan senang berkomunisi dengan kita. Walaupun begitu, penampilan tetap tidak boleh diabaikan, karena tugas sekretaris bukan hanya menerima atau menelpon.

Tidak salah jika ada kesan pertama orang luar terhadap perusahaan atau kantor dapat berasal dari cara pembicaraan di telepon. Dengan hanya mendengar suara, apa yang dikatakan, dan bagaimana cara menyatakannya di telepon, orang luar sering memakai hasil komunikasi itu sebagai dasar untuk menarik simpulan tentang pribadi penerima telepon dan perusahaan. Penampilan yang menarik tidak akan tampak dalam hubungan telepon, akan tetapi kepribadian seseorang jelas tercermin melalui bagaimana mereka menyampaikan sesuatu yang harus dikatakan. Walaupun orang tidak bisa melihat perilaku penerima telepon, tetapi jalan pikiran penerima telepon dapat dirasakan melalui pembicaraan yang dilakukannya seketika dia menjawab telepon. Untuk itu penerima telepon harus selalu bersikap ramah dan memberikan kesan bahwa ini benar-benar ingin membantu.

Jangan sekali-kali beranggapan bahwa orang yang menelepon ini tidak melihat siapa yang menerima telepon, lalu penerima telepon berbicara kurang sopan. Berhati-hatilah agar nada kesal jangan sampai terdengar oleh penerima telepon. Ia boleh saja tidak senang, tegas, atau tidak sabar, tetapi janganlah ini sampai diketahui lawan bicara. Setiap pegawai harus menganggap pelayanan telepon merupakan bagian dari tugas sehari-hari dan harus dengan senang hati menanganinya. Di kantor, suara penerima telepon mewakili suara pimpinan dan organisasi/perusahaan.Oleh karena itu, sikapnya di telepon harus mencerminkan pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan berdasarkan reaksi yang diperolehnya waktu menelepon. Perusahaan sudah mengeluarkan uang banyak sekali untuk mendapatkan gambaran yang baik di mata umum. Tetapi, satu kali pelayanan telepon tidak memuaskan, gambaran baik itu bisa rusak dan menghancurkan seluruh usaha yang sudah dilakukan.

Sebaliknya, sikap yang baik dalam melakukan pelayanan telepon dapat memberikan gambaran yang baik mengenai perusahaan. Bagi penerima telepon sendiri, hubungan baik yang dibina dengan orang yang belum pernah ditemui akan sangat besar manfaatnya. Sikap wajar dan ramah dalam menelepon mungkin lebih penting daripada sikap dalam kontak langsung (bertemu muka). Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon, tunjukkanlah ketulusan dan kemauan untuk mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara di telepon, tanpa harus memotongnya pembicaraan penelpon sebelum ada nada sela yang memberikan kesempatan kita untuk menjawabnya. Memang kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak bicara akan tetapi etiket dalam bertelepon tidak boleh diabaikan.

Hal-hal Penting dalam Etiket Bertelepon

Adapun hal-hal yang penting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon adalah sebagai berikut. 1. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Siapapun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya. 2. Jangan memulai dengan kata halo tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. Kata hallo hanya membuang waktu dan bertelepon bila seseorang sudah mengenal penelpon begitu dekat, tetapi jika kita berada di tempat kerja, sebaiknya kata tersebut tidak digunakan.

3. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. Sekretaris yang pada umumnya wanita, sering tergoda dengan hobi ngerumpi. Dalam hal ini kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Sebaiknya dihindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun, apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa menggangu tugas kita. 4. Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan. Kadang-kadang kita meminta penelpon mengulangi pembicaraan dengan ungkapan, apa, bisa diulang? Sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu, konsentrasikan pikiran sejenak pada percakapan tersebut. 5. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. Mungkin kita mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan melalui telepon, tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar, bahkan sampai menyinggung perasaan penelpon. Bagaimanapun juga, seorang sekretaris harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon.

6. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya. 7. Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Tetapi bila kita berbicara terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita. Namun juga jangan berbicara dengan suara terlalu keras dan perhatikan volume suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan kecepatan yang normal. 8. Apabila kita menelepon, kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraannya. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, saya harus berbicara dengan siapa ya? 9. Apabila kita menelpon seseorang, kita dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya.

10. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan

gangguan kepada pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan, dan jangan bicara di telepon tidak boleh sambil makan atau berdecak. 11. Catat poin pesan-pesan yang disampaikan. 12. Mintalah nomor teleponnya, sekaligus mintalah maaf jika membuat kesalahan-kesalahan sewaktu dalam pembicaraan telepon. 13. Mengakiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan kata terima kasih (thank you) dan kembali (you are welcome), dan mengucapkan salam Selamat pagi atau Selamat Siang ketika mengakiri pembicaraan. 14. Meletakkan gagang telepon dengan pelan.

Tata Cara yang Baik Saat Menelpon Adalah Sebagai Berikut :

1. Pegang gagang telepon dengan baik. Hal ini penting untuk menghindarkan suara yang kita keluarkan tidak jelas . Perhatikan juga jarak telepon, jangan terlalu dekat ataupun terlalu jauh dengan mulut kita. 2. Usahakan nafas kita pada saat berbicara tidak terdengar seperti mendengus di telepon. Kasihan lawan bicara kita, mbrebek (kata orang Jawa)..: P 3. Ucapkan salam baik pada saat kita menelpon atau menerima telepon, seperti Selamat Pagi, Selamat Siang, Selamat Sore dsb. Bila menerima telepon di kantor biasanya kita sebutkan identitas perusahaan, salam, nama dan kalimat bisa dibantu. Misal: PT Kolang-Kaling, Selamat pagi/siang/sore, dengan Dian bisa dibantu..? 4. Jangan lupa tanyakan identitas penelpon dengan kalimat, boleh tahu dengan Bapak/Ibu/Mas/Mbak siapa saya berbicara..?

5. Gunakan Smiling Voice selama pembicaraan berlangsung, bahkan sejak pertama mengucapakan salam. Bagaimana sich membuat suara kita enak & empuk didengar dan selalu seperti tersenyum..?ya kuncinya tersenyumlah selama berbicara dan buat nada suara kita berada pada posisi suara rendah (jangan melengking) dan menggunakan suara perut 6. Selama pembicaraan jaga kecepatan bicara kita (pitch control) agar tidak terlalu cepat dan terlalu lambat 7.Simak baik-baik pesan atau kalimat yang diucapkan lawan bicara. Jangan memotong pembicaraan. Bila perlu mencatat, siapkan selalu alat tulis di dekat kita 8.Apabila tidak mengerti, tidak ada salahnya kita melontarkan pertanyaan 9. Simpulkan hal-hal penting sepanjang pembicaraan sebelum mengakhiri pembicaraan 10.Akhiri pembicaraan dengan pertanyaan apakah ada lagi yang bisa saya bantu? atau ada hal-hal penting yang terlewat untuk disampaikan. Bila tidak maka ucapkan terima kasih dan jangan lupa ucapkan kembali salam 11.Yang menghubungi atau menelpon adalah yang meletakkan / menutup gagang telepon terlebih dahulu. Hal ini untuk menghindarkan adanya hal penting yang mungkin belum disampaikan sepanjang pembicaraan dan telepon keburu ditutup atau berkesan kita mentup/membanting telepon padahal lawan biacara belum selesai berbicara.

Etika Bertelepon
1.

2.

3.

4.

Ceklah dengan baik nomor telepon yang akan anda hubungi agar anda tidak mengganggu orang yang sedang tidur atau mengganggu orang yang sedang sakit atau merisaukan orang lain. Pilihlah waktu yang tepat untuk berhubungan via telepon, karena setiap orang mempunyai kesibukan dan keperluan, mereka juga mempunyai waktu tidur dan istirahat, waktu makan dan bekerja. Jangan memperpanjang pembicaraan tanpa alasan, karena khawatir orang yang sedang dihubungi itu sedang mempunyai pekerjaan penting atau mempunyai janji dengan orang lain. Hendaknya wanita tidak memperindah suara disaat berbicara (via telepon) dan tidak berbicara melantur dengan laki-laki. Allah berfirman yang artinya, "maka janganlah kamu tunduk dalam berbicara sehingga berkeinginanlah orang yang ada penyakit dalam hatinya, dan ucapkanlah perkataan yang baik".(Al- Ahzab:32). Maka hendaknya wanita berhatihati, jangan berbicara diluar kebiasaan dan tidak melantur berbicara dengan lawan jenisnya via telepon, apalagi memperpanjang pembicaraan, memperindah suara, memperlembut dan lain sebagainya.

5. Hendaknya penelpon memulai pembicaraannya dengan ucapan salam karena dia adalah orang yang datang, maka dari itu ia harus memulai pembicaraan dengan salam dan juga menutupnya dengan salam. 6. Tidak memakai telepon orang lain kecuali atas seizin pemiliknya, dan itu pun bila terpaksa. 7. Tidak merekam pembicaraan lawan bicara kecuali seizin darinya, apapun pembicaraannya. Karena hal tersebut merupakan tindakkan penghianatan dan mengungkap pembicaraan orang lain, dan inilah tipu muslihat dan apabila rekaman itu kamu sebar-luaskan mala itu berarti lebih fatal lagi dan merupakan penodaan terhadap amanah. Dan termasuk di dalam hal ini juga adalah merekam pembicaraan orang lain dan apa yang terjadi di antara mereka. Maka, ini haram hukumnya, tidak boleh dikerjakan!. 8. Tidak menggunakan telepon untuk keperluan yang negatif, karena telepon pada hakikatnya adalah nikmat dari Allah yang dia berikan kepada kita untuk kita gunakan demi memenuhi keperluan kita. Mala tidak selayaknya jika kita menjadikannya sebagai bencana, menggunakannya untuk mencari-cari kejelekkan dan kesalahan orang lain dan mencemari kehormatan mereka, dan menyeret kaum wanita ke jurang kenistaan.

a. Jika kamu sebagai penelepon, hendaknya memerhatikan halhal berikut.

1) Meyakinkan kebenaran nomor telepon yang hendak dihubungi agar tidak salah sambung. 2) Menyiapkan pokok pembicaraan yang akan disampaikan agar pembicaraan tidak melantur. 3) Pembicaraan dilakukan dengan singkat dan jelas. b. Jika kamu sebagai penerima telepon, hendaknya memerhatikan hal-hal berikut. 1) Memerhatikan keadaan dan berbicara dengan sopan serta ramah saat menerima telepon. 2) Menyediakan alat untuk mencatat hal-hal penting

Langkah-langkah bertelepon Agar dalam bertelepon menjadi lancar, kita harus dapat bertelepon dengan langkah-langkah sebagai berikut: a. Mengucapkan salam; b. Menyebutkan identitas diri dan tujuan bertelepon; c. Berbicaralah seefektif mungkin; d. Akhiri pembicaaan dengan sopan, seperti ucapan terima kasih dan salam.

Cara menggunakan telepon Untuk dapat mempergunakan telepon, cara yang dapat digunakan adalah: a. Mengangkat ganggang telepon; b. Menekan nomor telepon; c. Melakukan percakapan sesuai langkah-langkah di atas; d. Meletakkan ganggang telepon pada posisi semula.

Hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat telepon
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen. Berbicara terlalu banyak basa-basi. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. Berbicara dengan nada memerintah. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan. Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan. Suara jangan terlalu keras dan perhatikan volume suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar dan kecepatan yang normal.

Menerima Telepon
Langkah-langkah dan Teknik Menerima Telepon a. Teknik Mengangkat Telepon Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari 3 (tiga) kali, sebab akan mengganggu suasana kerja. Karena letak ruang sekretaris berdekatan dengan ruang pimpinan, dering telepon yang terus-menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan. Oleh karena itu, kita harus bergerak cepat bila telepon berdering, walaupun sedang sibuk sekalipun, kita tidak dapat mengabaikan. Sikap dalam menerima telepon, yakni ketika telepon berdering, angkat gagang telepon dengan segera dan gunakan tangan kiri, tangan kanan siap dengan alat tulis.

b. Menyiapkan Buku Catatan Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. Sekretaris harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua tangannya, tangan kiri memegang gagang telepon, tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan. c. Memberi Salam Kepada Penelpon Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelpon, kemudian menyebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja (nama kantor atau nomor telepon dan nama penerima telepon). Bila penelpon lebih dulu mengucapkan salam dan kemudian menyeutkan identitas perusahaan dan dirinya. Tidak cukup hanya menyapanya dengan bapak, ibu, atau saudara, kemudian kita lanjutkan identitas diri dan perusahaan.Tidak cukup kita menyapanya dengan bapak, ibu atau saudara; tetapi dengan sebutan namanya, misalnya Bapak Djoko.Jika penelpon tidak menunjukkan identitas dirinya, kita dapat mengajukan dengan pertanyaan, misalnya Maaf dapatkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?; atau maaf, bolehkah saya mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?; tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil misalnya, ini siapa sih. Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon, tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelpon.

d) Membuka Pembicaraan Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada ditempat kerja, penelpon dimohon untuk menunggu sebentar karena kita harus menstranfer hubungan tersebut ke telepon pimpinan. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu, maka dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau yang lain. Biasanya hal ini terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat, kita dapat segera menginformasikan keberadaan pimpinan, misalnya dengan mengatakan, Maaf, Bapak pimpinan sedang mengadakan rapat, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau? Percakapan serupa dapat juga dilakukan, apabila pimpinan sedang dinas keluar. Pada saat menjawab penelpon, sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail, tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja. Di sini, sekretaris ditantang untuk menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan. Misalnya, jika pimpinan sedang menelpon seseorang, agar penelpon tidak terlalu lama menunggu, katakana bahwa pimpinan sedang on line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain

Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan Bapak Soeryanto dari Unesa. Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat, anda dapat juga mengajukan pertanyaan, apakah berkenan dihubungkan dengan wakil pimpinan. Tetapi Hindari penggunaan kata halo karena kurang sopan. Kata halo hanya digunakan apabila menyambung pembicaraan yang terputus atau ada gangguan. Contoh: Selamat pagi, PT DANA PERTAMA, di sini, atau Selamat siang, di sini PT DANA PERTAMA, atau Selamat sore, PT DANA PERTAMA, Fina bicara Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri, penerima telepon dapat menjawab sebagai berikut. Selamat siang, dengan Septiani di sini atau Pesawat 213, selamat siang atau Administrasi Perkantoran. Septiani di sini. Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat bertanya: Bolehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara? Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara? Hindari pertanyaan seperti berikut. Siapa ini?, atau siapa sih ini? atau Anda siapa? atau Siapa yang bicara

e. Hubungkan segera Penelepon dengan yang Dicari Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi/dicari karena penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki. Sebagai contoh: Yang ingin dihubungi Ardi, bukan Andi. Yang ingin dihubungi Halimah, bukan Fatimah. Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alfabet untuk memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas. e. Menciptakan Kesan yang Baik 1. Penelpon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan, jawablah dengan lembut atau sopan. Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar? Ya. Pak/Bu, apakah dapat menunggu? Hindari ucapan: Tunggu yah atau Bentar yah. 2. Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju, ucapan: Terima kasih atas kesabaran menunggu Bapak/Ibu. Sekarang Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu .

3. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon sedang keluar, penerima telepon harus: Memberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidakhadiran orang yang dicari secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-hati, dan menyenangkan. Contoh ucapan yang baik: Bapak/Ibu . Sedang keluar, dapatkah saya membantu Anda? Bapak/Ibu . Sedang keluar, dapatkah Anda menelepon kembali? Bapak/Ibu . Sedang keluar, dapatkah Anda meninggalkan pesan? Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon.

4. Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. Hal ini karena kondisi mengharuskan. Oleh karena itu, penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana. Sebagai contoh: Keadaan Sebenarnya Jawaban yang Bijaksana Pimpinan sedang mengadakan rapat dengan para relasi Bapak Pimpinan sedang tidak di tempat sekarang, tetapi beliau akan kembali segera Bapak Pimpinan sedang di ruang Bapak dan telepon dapat disambung ke sana Bapak Pimpinan sedang keluar ruangan mungkin di bagian lain. Adakah yang bisa dibantu? Bapak Pimpinan pulang karena sakit. Bapak Pimpinan sedang tidak di kantor untuk satu atau dua hari ini. Bapak Pimpinan sedang menelepon. Bapak Pimpinan sedang dengan telepon lain Bapak Pimpinan sedang seminar. Bapak Pimpinan sedang mengikuti seminar.

5. Ketika penelepon berbicara, penerima telepon harus mendengarkan baik-baik dan jangan mengganggu pimpinan. Di sela-sela pembicaraan, penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan katakata: Ya Tentu Ya, saya tahu Benar, dan sebagainya 6. Jika penelepon salah sambung, penerima telepon berbicara: Maaf Anda telah salah sambung, di sini 7431265 (identitas penerima telepon).

Mencatat Pesan
Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju, penerima telepon harus: a. Mencatat segala sesuatu yang diperlukan; b. Memberikan keterangan yang jelas dan lengkap; c. Menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya, hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali; d. Menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut; e. Sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerima; Untuk itu, penerima telepon harus selalu menyiapkan formulir atau lembar pesan (block note) dan alat tulis di sekitar tempat telepon. Catatan Pesan Telepon Tanggal

Formulir atau book note untuk menerima telepon

PT UNIK SEPTHIANI JLN. WIJAYA NEGARA 17 JAKARTA TIMUR BERITA TELEPON Hari, Tanggal : ................................................ Waktu : ............................................................ Dari : ............................................................ Perusahaan : ............................................................ Alamat : ............................................................ No. Telepon : ............................................................ Untuk : ............................................................ : ............................................................ Pesan : ............................................................ : ............................................................ : ............................................................ : ............................................................ Jakarta, .. Yang menerima telepon, ....................................

Formulir berita telepon

Untuk : . Dari : . Kantor : . Jabatan : . No. Telepon : . Dengan pesan: ( ) Minta waktu untuk bertemu ( ) Akan datang ( ) Ingin bertemu ( ) Menjawab telepon ( ) Mohon ditelepon kembali ( ) Akan menelepon kembali ( ) Lain-lain Diterima oleh: . Tanggal: .. Pukul:

Salam Penutup
Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon, penerima telepon sebaiknya mengucapkan Selamat pagi atau siang atau sore dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelpon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik oleh penelepon.

Latihan Bertelepon
Dodi : Halo, selamat pagi. Ibu Ratna : Selamat pagi. Dodi : Benarkah ini nomor 8977878, rumah Ibu Ratna? Ini dari Dodi. Ibu Ratna : Benar, Dodi. Apakah Ibu bisa membantu? Dodi : Maaf, Bu. Hari ini saya tidak masuk sekolah. Saya sakit, Bu. Saya mohon izin dulu dan surat izinnya saya titipkan Lulu. Ibu Ratna : Ya, baik. Beristirahatlah yang cukup supaya lekas sembuh. Dodi : Terima kasih, Bu. Saya rasa cukup sekian dulu. Selamat pagi. Ibu Ratna : Terima kasih kembali. Selamat pagi.

Minggu 17/18 Diskusi

1. Pengertian Diskusi 2. Macam-macam Diskusi 3. Komponen Diskusi 4. Tugas dan Tanggung Jawab dalam Diskusi 5. Tata Cara Diskusi 6. Hakikat Diskusi 7. Bahasa dalam Diskusi

Pengertian Diskusi
Diskusi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka (Departemen Pendidikan dan Kebudayaan; 1990) memiliki arti "pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai suatu masalah". Biasanya dalam diskusi para peserta mencari penyelesaian suatu masalah, minimal mereka mengajukan usul atau ide yang mungkin bisa menyelesaikan masalah yang mereka diskusikan. berdiskusi v mengadakan diskusi; bertukar pikiran: mereka ~ mengenai ketahanan nasional; mendiskusikan v membicarakan sesuatu dl diskusi: para peserta seminar sedang ~ masalah pembinaan generasi muda source: kbbi3 Diskusi adalah sebuah interaksi komunikasi antara dua orang atau lebih/kelompok. Biasanya komunikasi antara mereka/kelompok tersebut berupa salah satu ilmu atau pengetahuan dasar yang akhirnya akan memberikan rasa pemahaman yang baik dan benar. Diskusi bisa berupa apa saja yang awalnya disebut topik. Dari topik inilah diskusi berkembang dan diperbincangkan yang pada akhirnya akan menghasilkan suatu pemahaman dari topik tersebut.

Macam-macam Diskusi
1. Seminar 2. Sarasehan/Simposium 3. Lokakarya/Sanggar Kerja 4. Santiaji 5. Muktamar 6. Konferensi 7. Diskusi Panel 8. Diskusi Kelompok

1. Seminar
Pertemuan para pakar yang berusaha mendapatkan kata sepakat mengenai suatu hal[1]. Seminar bisa diartikan sebuah bentuk pengajaran akademis (pembahasan masalah secara ilmiah). Baik diberikan di sebuah universitas, oleh organisasi tertentu atau diberikan oleh profesional. Kata seminar itu sendiri berasal dari kata Latin yaitu seminarum, yang artinya tanah tempat menanam benih. Seminar biasanya fokus pada sebuah suatu topik tertentu yang khusus (sama seperti training), di mana mereka yang hadir dapat berpartisipasi secara aktif. Namun, seminar seringkali dilaksanakan dalam bentuk dialog dengan moderator, atau melalui sebuah presentasi hasil penelitian dalam bentuk yang formal. Kadang kala ada sesion debat dan ada kala berbagi pengalaman, walaupun topik yang dibahas adalah masalah sehari-hari. Dalam membahas masalah, tujuannya adalah mencari suatu pemecahan, oleh karena itu suatu seminar selalu diakhiri dengan kesimpulan atau keputusan-keputusan yang merupakan hasil pendapat bersama, yang kadang-kadang diikuti dengan resolusi atau rekomendasi.

 Pembahasan dalam seminar berpangkal pada makalah atau kertas kerja yang telah disusun sebelumnya oleh beberapa orang pembicara sesuai dengan pokok-pokok bahasan yang diminta oleh sesuatu panitia penyelenggara. Pokok-pokok bahasan yang diminta oleh suatu penitia penyelenggara. Pokok bahasan yang telah ditentukan, akan dibahas secara teoritis dan dibagi menjadi beberapa subpokok bahasan bila masalahnya sangat luas. Pada awal seminar, dapat dibuka dengan suatu pandangan umum oleh orang berwenang (yang ditunjuk panitia) sehingga tujuan seminar terarah. Kemudian hadirin (massa) dibagi menjadi beberapa kelompok untuk membahas permasalahan lebih lanjut. Tiap kelompok dapat diserahi tugas membahas suatu sub pokok bahasan untuk dibahas dalam kelompok yang biasanya juga disebut seksi/komisi, di bawah pimpinan seorang ketua komisi (kelompok). Dari hasil-hasil kelompok, disusun suatu perumusan yang merupakan suatu kesimpulan yang dirumuskan oleh suatu tim perumus yang ditunjuk.

 Pembahasan dalam seminar memakan waktu yang lebih lama karena sifatnya yang ilmiah. Apabila para pembicara tidak dapat mengendalikan diri biasanya waktu banyak dipergunakan untuk pembahasan yang kurang penting. Oleh karena itu, dibutuhkan pimpinan kelompok yang menguasai persoalan sehingga penyimpangan dari pokok persoalan dapat dicegah. Penyimpangan ini dapat diatasi bila setiap kali ketua sidang menyimpulkan hasil pembicaraan sehingga apa yang akan dibicarakan selanjutnya sudah terarah. Pastinya, jika anda berperan sebagai peserta, anda harus siap menulis apa yang ingin anda tanyakan atau yang belum anda pahami dari apa yang dibahas oleh si pembicara. Karena memang anda harus mendapat sesuatu dan hasil, bukan? Hal ini harus anda lakukan mengingat anda sama sekali tidak akan praktek pada saat acara berlangsung.

2. Sarasehan/Simposium
Pengertian Simposium berdasarkan arti sebagai : 1. Pertemuan dengan beberapa pembicara yang mengemukakan pidato singkat tentang topik tertentu atau tentang beberapa aspek dari topik yang sama; 2. Kumpulan pendapat tentang sesuatu, terutama yang dihimpun dan diterbitkan; 3. Kumpulan konsep yang diajukan oleh beberapa orang atas permintaan suatu panitia. Secara Umum, Simposium adalah serangkaian pidato pendek di depan pengunjung dengan seorang pemimpin. Simposium menampilkan beberapa orang pembicara dan mereka mengemukakan aspek-aspek pandangan yang berbeda dan topik yang sama. Dapat juga terjadi, suatu topik persoalan dibagi atas beberapa aspek, kemudian setiap aspek disoroti tersendiri secara khusus, tidak perlu dari berbagai sudut pandangan.

Pembicara dalam simposium terdiri dari pembicara (pembahas utama) dan penyanggah (pemrasaran banding), di bawah pimpinan seorang moderator. Pendengar diberi kesempatan untuk mengajukan pertanyaan atau pendapat setelah pembahas utama dan penyanggah selesai berbicara. Moderator hanya mengkoordinasikan jalannya pembicaraan dan meneruskan pertanyaan-pertanyaan, sanggahan atau pandangan umum dari peserta. Hasil simposium dapat disebar luaskan, terutama dari pembahas utama dan penyanggah, sedangkan pandangan-pandangan umum yang dianggap perlu saja.

3. Lokakarya/Sanggar Kerja
Lokakarya (Inggris: workshop) adalah suatu acara di mana beberapa orang berkumpul untuk memecahkan masalah tertentu dan mencari solusinya. Sebuah lokakarya adalah pertemuan ilmiah yang kecil. Menurut artikata, Lokakarya adalah pertemuan antara para ahli (pakar) untuk membahas masalah praktis atau yg bersangkutan dengan pelaksanaan dalam bidang keahliannya; sanggar kerja; ber-lo-kakar-ya (v) 'melakukan lokakarya'.

4.DISKUSI PANEL
Pengertian Panel merupakan salah satu bentuk diskusi yang sudah direncanakan tentang suatu topik di depan para pengunjung. Diskusi panel dibawakan oleb 3 - 6 orang yang dianggap ahli yang dipimpin oleh seorang moderator. Para panelis berdiskusi sedemikian rupa, sehingga para pengunjung dapat mengikuti pembicaraan mereka. Pengunjung hanya berfungsi sebagai pendengar, oleh karena itu pengunjung yang begitu besar jumlahnya dianggap sebagai kelompok yang diajar oleh suatu regu guru. Tetapi panel tidak boleh hanya sekedar merupakan pengajaran informatif, melainkan harus dapat merangsang cara berpikir massa dengan memberikan berbagai perspektif.

 Pelaksanaan panel dimulai dari perkenalan para panelis oleh moderator, kemudian disampaikan persoalan umum kepada para panelis tersebut, untuk didiskusikan. Mereka seharusnya adalah orang-orang yang pandai berbicara dengan lancar dan menarik. Moderator juga memegang penanan dalam diskusi ini, sebagai pengatur jalannya pembicaraan dengan sekali-kali menyimpulkan apa yang dikemukakan oleh para panelis. Perbedaan pendapat tidak menjadi persoalan, karena pada diskusi panel tidak perlu dicapai suatu kesatuan pendapat atau keputusan. Bahkan perbedaan pendapat itulah yang diharapkan dapat memberikan stimulus bagi pendengar untuk dapat berpikir lebih jauh. Pendengar tidak hanya akan menelan pesan yang sudah jadi, melainkan dapat mengikuti proses pemikiran para panelis jalannya diskusi. Setelah diskusi selesai, pendengar dapat membentuk kelompok-kelompok untuk mendiskusikannya lebih lanjut. Akan tetapi selama diskusi panel, pendengar tidak diberi kesempatan untuk mengemukakan pandangan. Diskusi yang dilangsungkan oleh panelis dan disaksikan/dihadiri oleh beberapa pendengar, serta diatur oleh seorang moderator[1].

5. KONGRES
Secara umum, apabila kita mendengar kata kongres, pastilah terkait dengan sebuah partai politik. Seperti Kongres Partai Demokrat, Kongres Partai Gerinda, Kongres Partai Demokrasi Indonesia Perjuangan (PDIP), dan yang lainnya. Sesungguhnya apa kongres itu? Apakah setiap orang bisa memberikan sebuah pengertian yang jelas tentang kongres tersebut? Belum tentu. oleh karena itu, mari coba simak pengertian kata "kongres" berikut.

 Menurut artikata, kongres dapat didefinisikan sebagai berikut: 1. pertemuan besar para wakil organisasi (politik, sosial, profesi) untuk mendiskusikan dan mengambil keputusan mengenai pelbagai masalah; muktamar; rapat besar; 2. pertemuan wakil-wakil negara untuk membicarakan satu masalah; 3. (politik) dewan legislatif yg terdiri atas senat dan dewan perwakilan di Amerika Serikat, yg pd dasarnya bertugas mengawasi dan mencocokkan kegiatan pemerintah. Jadi jelas, secara umum: Kongres adalah kumpulan orang, terutama untuk tujuan politik.

 6. Santiaji Pertemuan yang diselenggarakan untuk memberikan pengarahan singkat menjalang pelaksanaan kegiatan[1]. 7. Muktamar Pertemuan para wakil organisasi mengambil keputusan mengenai suatu masalah yang dihadapi bersama[1]. 8. Konferensi Pertemuan untuk berdiskusi mengenai suatu masalah yang dihadapi bersama[1]. 9. Diskusi Kelompok Penyelesaian masalah dengan melibatkan kelompokkelompok kecil[1].

KOMPONEN DISKUSI
1. Pemimpin / Pemandu diskusi /Moderator 2. Notulen 3. Penyaji makalah / referator 4. Peserta / Penyanggah/ Pembanding 5. Peninjau

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DALAM DISKUSI

1.Pemimpin diskusi /Moderator: a. membuka diskusi b. Menyampaikan tema atau topic diskusi. c.Mengutarakan tujuan yang akan dicapai. d. menyampaikan aturan permainan diskusi e. memimpin diskusi dengan sabar, jujur, ramah, dan adil. f. Menjaga agar pembicara tetap pada pokok masalah g. menjadi motor penggerak dalam diskusi h. menanggapi dan menghargai semua pendapat i. merumuskan simpulan dan rangkuman j. menutup diskusi

2. Notulen, yaitu orang yang tugasnya mencatat hal-hal penting yang terjadi dalam diskusi. 3. Penyaji : a. menyiapkan dan membuat makalah yang dilandasi referensi mutakhir b. menyajikan makalah dengan jelas, berurutan, dan meyakinkan c. menjawab pertanyaan dengan objektif berdasarkan fakta d. berusaha agar penanya puas dengan jawabannya 4. Peserta : a. mempelajari masalah yang akan didiskusikan dari berbagai sumber b. mendengarkan dengan penuh perhatian c. tidak bersikap emosional dan berprasangka jelek terhadap pembicara dan peserta lain d. bila mengajukan pertanyaan secara sopan, jelas, mudah dipahami, dan terfokus ke masalah yang dibicarakan e. ikut menjaga kelancaran diskusi f. menerima keputusan diskusi dengan lapang dada 5. Peninjau, yaitu orang yang mengawasi jalannya diskusi.

TATA CARA DISKUSI

(1) (2) (3) (4) (5) (6) Pembukaan diskusi; Pembicaraan masalah; Pencarian sebab-sebab timbulnya masalah; Pemecahan masalah; Pemberian pertimbangan (penyimpulan); Penutupan diskusi.

Prinsip Berdiskusi
1. 2. Diskusi merupakan forum ilmiah untuk bertukar pikiran dan wawasan dalam menyikapi suatu permasalahan yang dihadapi bersama. Diskusi bukan forum untuk berbagi pengalaman (sharing), perasaan (curhat), kepentingan (musyawarah), atau ilmu kepintaran (mengajar). Dalam diskusi, harus terjadi dialog atau komunikasi intelektual dan ilmiah. Dalam hal ini, harus dijauhkan unsur emosional dan mengabaikan kedekatan hubungan personal sehingga terlahir pemikiran pemikiran yang rasional dan objektif. Diskusi merupakan forum resmi, formal, dan terbuka. Oleh karena itu, proses komunikasi menggunakan bahasa nasional yang baku sehingga dapat dipahami semua kalangan dengan baik. Diskusi bukan forum kekeluargaan yang ditujukan pada kelompok terbatas. Diskusi berlangsung dalam situasi yang tertib, teratur, dan terarah serta bertujuan jelas. Oleh karena itu, diperlukan adanya perangkat dan instrumen pendukung seperti ketua/moderator, notulis, dan tata tertib. Proses diskusi dikatakan hidup dan sehat jika seluruh peserta terlibat secara aktif dengan mengikuti tatanan yang ada. Sebaliknya, akan dikatakan tidak sehat jika proses bertukar pikiran didominasi oleh satu atau dua pikiran saja.

3.

4.

Tata Cara Diskusi

-Kegiatan awal yang biasanya dilakukan pada saat berdiskusi adalah pemandu membuka diskusi dengan menyampaikan beberapa rincian prosedur diskusi. -Setelah itu pemandu diskusi akan mengemukakan masalah yang diangkat dalam kegiatan diskusi yang akan diselenggarakan. -Yang bertindak sebagai pemimpin serta moderator dalam berdiskusi adalah pemandu diskusi. -Diskusi berlangsung dengan diadakannya jajak pendapat, saran, maupun pertanyaan mengenai kemungkinan pemecahan masalah. -Pemecahan masalah dalam berdiskusi juga dapat dilakukan dengan jalan beradu argument dengan batasan-batasan tertentu. -Mempertimbangkan baik buruk argumen yang disampaikan peserta diskusi, usahakan agar dapat mencapai kata mufakat tetapi apabila tidak gunakan pengambilan suara terbanyak. -Pemandu diskusi akan menutup kegiatan diskusi setelah pemecahan masalah telah rampung dengan pembacaan hasil diskusi serta memberikan harapan-harapan yang diakhiri dengan salam penutup.

Mengajukan Pertanyaan
Di dalam berdiskusi interaksi antar anggota diskusi sangat penting. Dengan berinteraksi sesama anggota diskusi tentu akan menemui jalan yang lebih mudah untuk dicapainya kata mufakat dalam pemecahan suatu masalah. Berinteraksi dapat dilakukan dengan bertanya. Adapun cara mengajukan pertanyaan yang kami anggap tepat dalam berdiskusi antara lain : -Mengemukakan pertanyaan setelah dipersilahkan oleh pemimpin diskusi. -Menyertakan fakta-fakta dalam pertanyaan agar mempunyai landasan yang kuat. -Mengikuti jalannya diskusi. Dengan mengikuti jalannya diskusi kami yakin pertanyaan yang disampaikan tidak akan melenceng dari topik yang dibicarakan. -Menghormati dan memahami pendapat yang disampaikan dari orang lain.

Hakikat Diskusi
Seperti yang telah kita ketahui, diskusi adalah membicarakan suatu masalah oleh para peserta diskusi untuk mendapatkan pemecahan yang paling baik berdasarkan berbagai masukan. Diskusi biasanya dilakukan karena ada suatu masalah yang belum menemukan jalan keluar yang baik. Masalah yang menyebabkan terjadinya suatu diskusi biasanya disebut dengan topik diskusi. Dari suatu topik ini, para anggota dituntut melakukan diskusi secara terarah, sehingga tidak ada saran, kritik, tanggapan, dan pertanyaan yang melenceng dari perbincangan. Di dalam penggolongannya, diskusi dapat dilakukan dengan banyak cara. Cara pertama, yaitu: pertama, seorang atau lebih nara sumber menyampaikan suatu topik yang akan dibahas. Sementara itu, moderator mengatur jalannya tanggapan, sanggahan, masukan, dan pertanyaan. Kedua, yaitu penyampaian materi oleh suatu kelompok kepada kelompok lain dengan menggunakan kertas kerja atau makalah sebagai alat diskusi, sehingga timbul tanya jawab diantara mereka. Jenis diskusi ini banyak digunakan dalam dunia pendidikan.

Ketiga, yaitu seorang atau lebih penceramah yang menyampaikan suatu topik, sementara peranan anggota diskusi adalah meminta kejelasan atas apa yang disampaikan. Rasa kurang nyaman dan keingintahuan yang lebih dari anggota diskusi tentang materi yang dipaparkan akan menimbulkan suatu diskusi yang hidup. Keempat, yaitu pemberian suatu materi oleh pemimpin diskusi kepada para peserta diskusi yang diharapkan menyampaikan berbagai pendapat mengenai materi tersebut. Kesimpulan yang terbentuk dari diskusi ini merupakan benang merah dari keseluruhan pendapat yang nantinya akan dibawa untuk menjadi kerangka pembahasan materi yang lain. Diskusi yang baik merupakan kombinasi antara berbagai pendapat, saran, kritik, tanggapan, maupun pertanyaan yang dilontarkan secara aktif. Melalui diskusi yang aktif, elemen-elemen yang ada dapat saling bertukar pikiran mengenai topik yang dibahas didalam diskusi sehingga tujuan dari diskusi tercapai. Sementara itu, penyampaian pendapat secara sopan dan sikap mau menerima pendapat dari orang lain adalah suatu tuntutan yang harus dilakukan sehingga tidak terjadi konflik pendapat yang dapat mengganggu jalannya diskusi.

Bahasa Dalam Diskusi

Penggunaan bahasa yang tepat merupakan salah satu unsur yang sangat penting dalam diskusi. Oleh karena itu, berdiskusi sebaiknya menggunakan bahasa Persatuan, yaitu Bahasa Indonesia. Hal ini mencegah terjadinya kesalahpahaman atau miskomunikasi antara elemen-elemen diskusi yang mungkin berbeda bahasa daerahnya. Bahasa yang digunakan sebaiknya merupakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pemakaian kosa kata yang baku, bentukan kata yang tepat, kalimatkalimat yang efektif sehingga semua pihak yang terkait dalam diskusi dapat menguraikan maksud dan tujuan secara efektif. Meskipun sebenarnya penggunaan bahasa dapat disesuaikan dengan berbagai macam keadaan, seperti dimana kita berdiskusi, dengan siapa kita berdiskusi, maupun sifat diskusi yang diadakan. Diskusi yang formal sebaiknya menggunakan bahasa yang baik dan benar, sementara diskusi yang non-formal sifat bahasa yang digunakan bisa disesuaikan karena yang terpenting dalam diskusi adalah penyampaian maksud dan tujuan yang diungkapkan dapat dimengerti dengan mudah.