Rendy KR

Project Communication Management merupakan serangkaian proses yang digunakan untuk optimalisasi waktu pengerjaan proyek dengan menciptakan komunikasi yang efektif diantara project manager, team dan para stakeholdernya

Serangkaian proses yang terdapat dalam komunikasi manajemen proyek : Identify Stakeholder Plan Communication Distribute Information Manage Stakeholder Expectations Report Performance

Rizky Dian B/5210105002

 Project charter Procurement documents Vendor list, purchase order, dll Enterprise environmental factors Struktur dan budaya perusahaan, peraturan dan hukum pemerintah, dll Organizational process assets Stakeholder register templates, pengalaman dan nama baik dari proyek sebelumnya

 Stakeholder analysis Mengidentifikasi minat, ekspektasi dan pengaruh dari stakeholder dan hubungannya pada proyek Expert judgement Untuk memastikan indentifikasi dan mendaftar stakeholder, keputusan dan keahlian secara menyeluruh

 Mengidentifikasi seluruh stakeholder potensial dan informasi lain yang relevan Mengidentifikasi imbas atau dukungan yang mungkin terjadi dari stakeholder, serta mengklasifikasikan untuk melakukan strategi pendekatan Menilai reaksi pada situasi yang berbeda untuk merencanakan tindakan mitigasi atas pengaruh baik positif maupun negatif pada proyek

Senior management Unit lain organisasi Stakeholder kunci yang teridentifikasi Manajer proyek Subject matter experts (SMEs) Grup dan konsultan industri Asosiasi profesional dan teknis

 Stakeholder register Stakeholder management strategy

Berisi : Identification information Assessment information Stakeholder classification

Berisi : Stakeholder kunci Tingkat partisipasi yang diinginkan dalam proyek Grup stakeholder dan manajemennya

 contoh

Andi Saputra/5210105013

 Plan Communications adalah sebuah proses untuk menentukan kebutuhan informasi dari stakeholder sebuah proyek dan mendefinisikan pendekatan komunikasi terhadap stakeholder. Proses dari Plan Communications ini adalah untuk merespon kebutuhan informasi dan komunikasi dari stakeholder, misalnya siapa yang membutuhkan informasi apa, kapan informasi itu dibutuhkan, bagaimana cara penyampaiannya dan oleh siapa informasi itu akan disampaikan.

 Ketika proyek memberikan sebuah informasi maka kebutuhan dan metode penyebaran informasi harus diberikan secara luas tapi bervariasi. Mengidentifikasikan kebutuhan informasi kepada stakeholder dan menentukan cara yang pas untuk pendistribusian informasi adalah merupakan sebuah factor penting untuk kesuksesan sebuah proyek. Communications Plan yang tidak tepat akan mengakibatkan masalah dalam proyek, seperti terlambatnya penyampaian informasi, memberikan informasi kepada pihak yang salah atau kurangnya informasi kepada salah satu pihak.

 Communications Plan mengharuskan seorang manajer proyek untuk mendokumentasikan pendekatan komunikasi yang efektif dan efisien terhadap stakeholder. Komunikasi yang efektif berarti informasi harus disediakan dengan cara yang tepat, waktu yang tepat dan pengaruh yang baik. Komunikasi yang efisien berarti menyediakan informasi hanya kepada yang dibutuhkan. Dalam kebanyakan proyek, Communications Plan harus dilakukan di awal proyek, seperti saat pembuatan rencana manajemen proyek. Hal ini berarti Communication Plat bias mendapatkan Sumber Daya (Waktu dan Uang) yang tepat untuk menghasilkan komunikasi yang efektif.

 Hasil dari Communications planning bisa dirubah setelah diriew secara periodik. Hal ini dimaksudkan agar memastikan penerapan perencanaan yang berkelanjutan.

1. Stakeholder Register Telah dibahas di Identify Stakeholders: Outputs 2. Stakeholder management Strategy Telah dibahas di Identify Stakeholders: Outputs 3. Enterprise Environtment Factors Semua faktor yang berhubungan dengan Perusahaan harus menjadi input dari proses ini, karena komunikasi harus berhubungan dengan Project Environment.

4.Organizational Process Assets Semua asset dari perusahaan bisa dijadikan input dari proses Communications Plan. Yang terpenting adalah informasi tentang perusahaan dan perkembangannya karena hal tersebut dapat menyediakan gambaran yang tepat untuk menentukan sebuah komunikasi yang efektif dan efisien.

1. Communication Reqwuirements Analysis Analisis tentang kebutuhan komunikasi mementukan informasi apa saja yang dibutuhkan untuk masingmasing stakeholders. Kebutuhan ini didistribusikan dari kombinasi tipe dan format dengan analisis dari setiap nilai informasi. Sumber daya yang digunakan nantinya diharapkan dapat dikeluarkan hanya untuk mengkomunikasikan hal-hal yang penting, jika tidak maka akan terjadi pemborosan dalam penggunaan sumber daya.

 Perhitungan dari petensi jalur komunikasi dirumuskan n(n1) dengan

2

Dengan n adalah jumlah stakeholder yang ada. Contoh jika ada 10 stakeholder maka perhitungannya adalah 10(10 1) = 45 2

 Informasi biasanya digunakan untuk menentukan kebutuhan komunikasi sebuah proyek meliputi : Organization charts Project Organization dan Stakeholder Responsibility Relationship Departemen, Sub Departemen dan Speciality yang terlibat dalam proyek. Pembagian SDM yang terlibat dalam proyek dan lokasinya. Kebutuhan informasi internal, seperti komunikasi antar departemen. Kebutuhan informasi eksternal, seperti Komunikasi dengan public, media atau pihak ketiga. Informasi untuk stakeholder dari Stakeholder Register dan Stakeholder Management Strategy.

2. Communication Technology
Metode yang digunakan mendistribusikan informasi diantara stakeholder yang ada sangat beragam, seperti perbedaan pemberian informasi terhadap level kewenangan dari stakeholder. Factor yang mempengaruhi perbedaan ini adalah: Urgensi dari kebutuhan organisasi. Teknologi yang mendukung. Kemampuan dari SDM yang ada. Durasi dari proyek. Project Environtment.

Sender mengirimkan informasi kepada Receiver Receiver menerima informasi, tapi tidak menutup kemungkinan adanya Noise (hal yang mengakibatkan informasi menjadi tidak tepat) Receiver, berdasarkan informasi sebelumnya, mengirimkan informasi balasan kepada Sender. Sender menerima informasi balasan dari Receiver, yang juga tidak menutup kemungkinan adanya Noise yang terjadi.

Ada beberapa metode komunikasi yang digunakan untuk mendistribusikan informasi kepada stakeholder, yaitu : Interactive Communication
Terjadi antara dua (2) pihak dalam pertukaran informasi. Hal ini dinilai lebih efisien untuk menjamin kesepahaman antara kedua belah pihak mengenai informasi yang ditukarkan. Contoh : Rapat, Teleepon atau Video Conference.

Push Communication
Mengirimkan kepada pihak yang terkait tentang informasi yang dirasa perlu diketahui. Contoh Surat, Memo atau Press Release.

Pull Communication
Menerima informasi dalam jumlah besar atau kepada banyak pihak. Contoh Website, e-learning atau repositories.

Communication Management Plan

Communication Management Plan dapat bersifat formal ataupun non-formal, besifat detail atau secara gambaran luas, dan berdasaran kebutuhan dari proyek. Comunication Management Plan biasanya menyediakan: 1.Kebutuhan komunikasi dari stakeholder. 2.Rencana komunikasi yang akan didistribusikan, termasuk bahasa, format, konten, dan level kedetailan. 3.Penjadwalan dan Frekuensi dan pendistribusian informasi. 4.Pihak yang bertanggung jawab atas pendistribusian informasi. 5.Pihak yang bertanggung jawab atas penggesahan informasi.

 Pihak yang akan menerima pendistribusian informasi. Metodelogi dan teknologi pendistribusian informasi. Sumber daya yang digunakan untuk pendistribusian informasi. Proses eskalasi pengidentifikasian penjadwalan dan rantai manajemen untuk proses eskalasi. Metode untuk perubahan dan penerimaan rencana manajemen komunikasi sebagai progress proyek. Glosarry dari terminology. Diagram alur dari distribusi informasi dalam pryek. Batasan komunikasi.

 Communication Management Plan juga berisi guidelines dan template untuk rapat status proyek, rapat tim proyek, electronic meeting, dan email. Dapat juga dibantu oleh website proyek atau software sebagai pendukung komunikasi.

Project Document Update Update dari dokumen proyek meliputi tapi tidak terbatas pada: Project Schedule. Stakeholder Register Stakeholder management Stategy

Olivia Renanda

Distribusi informasi adalah proses untuk membuat informasi yang relevant untuk stakeholders dari proyek sesui dengan perencaanaan. Yang menjadi fokus disini adalah pad proses eksekusi dimana juga mencakup implementasi dari communication management plan, serta merespond dengan baik permintaan akan informasi yang diluar perkiraan.

 Sender-receiver models Choice of media

Memilih media yang paling tepat sesuai dengan situasi

Writting style
Memperhatikan kalimat aktif dan pasif, struktur penulisan kalimat, serta pemilihan kata.

Meeting Management Technique

Mentuapkan agenda dan mengatasi konflik

Presentation Technique
Memperhatikan bahasa tubuh serta bantuan desain visual untuk membantu imajinasi

Facilitation Techniques
Membangun kesepakatan dan mengatasi hambatan

1. Project Management Plan

PMP berisi comunication management plan

2. Performance Report
Performance report digunakan untuk mendistribusikan informasi dari performa dan status proyek, harus dibuat sebelum rapat proyek dan sesuai dengan keadaan saat ini. Sebuah forecast akan diupdate dan diterbitkan kembali berdasarkan perngukuran performa kerja saat proyek dilaksanakan. Informasi ini akan mencakup performa proyek sebelumnya yang dapat mempengaruhi proyek dimasa akan datang, seperti estimasi penyelesaian proyek dan estimasi untuk menyelesaikan. Forecast dari informasi umumnya didapatkan menggunakan metode earn value namun juga bisa menggunakan metode lain seperti analogi dengan proyek sebelumnya, melalukan re-estimasi terhadap sisa proyek, mempertimbangkan dampak dari faktor eksternal terhadap schedule. Informasi ini harus ada bersamaan dengan informasi performa proyek dan informasi penting lainnya harus didistribusikan untuk membantu pengambilan keputusan.

3. Organizational Process Asset

Beberapa aset proses organisasi yang mempergaruhi pendistribusian informasi meliputi : Kebijakan, prosedur, dan pedoman distribusi informasi Template Histori informasi dan pelajaran

1. commucication method Pertemuan individu maupun kelompok, video dan audio conference, computer chat, dan alat komunikasi lain adala metode yang digunakan dalam pendistribusian informasi.

2. Information Distribution Tools

Informasi proyek dapat didistribusikan dengan berbagai macam tools seperti : Dokumen hardcopy, sistem pengisian manual, press release, dan akses untuk share elektronilk database Menggunakan media elektronik untuk komunikasi seperti email, fax, vioce mail, video dan web conference, serta website dan web publishing. Menggunakan media elektronik untuk manajemen proyek seperti web interface untuk schedulimng dan web manajemen software, serta berbagai macam tools proyek lainnya.

Organization Pricess Asset Updates Stakeholder Notification

Informasi yang berkenaan dengan permasalahan yang telah diatasi, perubahan yang telah disetujui, serta status proyek secara general
Project Report

Formal dan informal project report yang mendeskripsikan status proyek yang didalamnya mencakup pelajaran yang diterima, permasalahan, output, serta knowledge areas.

 Project Presentation

Tim dari proyek membuat membuat sebuah informasi formal maupun informal yang akan dipresentasikan kepada setiap stakeholder yang telah disesuaikan dengan kebutuhan mereka.
Project Record

Project record meliputi koresponden, memo, meeting minutes, serta dokumen lain yang mendeskripsikan proyek. Setiap informasi ini harus disimpan dengan baik dan setiap member dari tim harus memaintain dalam sebuah proyek notebook, bisa dalam bentuk fisik maupun elektronik.

 Feedback stakeholder

Setiap informasi yang didapatkan dari stakeholder harus didistribusikan dan digunakan untuk meningkatkan peforma proyek dimasa depan.
Lesson learned documentation

Dokumentasi juga mencakup penyebab dari permasalahan yang ada, alasan dibalik tindakan yang dipilih dalam perbaikan, serta pelajaran yang diperoleh saat mendistribusikan informasi. Pelajaran tersebut didokumentasikan dan didistribusikan untuk menjadi history dari database dan juga bagi organisasi dan pelaku proyek.

Slamet Darmawan/5210105013

Manage Stakeholder Expectations is the process of communicating and working with stakeholders to meet their needs and addressing issues as they occur.

Manage Stakeholder Expectations involves communication activities directed toward project stakeholders to influence their expectations, address concerns, and resolve issues, such us: Actively managing the expectations of stakeholders to increase the likelihood of project acceptance by negotiating and influencing their desires to achieve and maintain the project goals. Addressing concerns that have not become issues yet, usually related to the anticipation of future problems. These concerns need to be uncovered and discussed, and the risks need to be assessed. Clarifying and resolving issues that have been identified. The resolution may result in a change request or may be addressed outside of the project, for example, postponed for another project or phase or deferred to another organizational entity.

 helps to increase the probability of project success by ensuring that the stakeholders understand the project benefits and risks. decreases the risk that the project will fail to meet its goals and objectives due to unresolved stakeholder issues, and limits disruptions during the project.

Inputs
1. Stakeholder register 2. Stakeholder management strategy 3. Project Management plan 4. Issue log 5. Change log 6. Organizational process asset

Tools and Techniques

1. Communication methods 2. Interpersonal skills 3. Management skills

Outputs
1. Organizational Process Assets updates 2. Change Requests 3. Project Management Plan updates 4. Project Document updates

 The stakeholder register is a list of the relevant stakeholders for the project. It is used to ensure that all stakeholders are included in the project communications.

http://www.brighthub.com

 An understanding of stakeholder goals and objectives is used to determine a strategy to manage stakeholder expectations. The strategy is documented in the stakeholder management strategy document.

http://www.projectmanagementdocs.co m

 The project management plan contains the communications management plan. Stakeholder requirements and expectations provide an understanding of stakeholder goals, objectives, and level of communication required during the project. The needs and expectations are identified, analyzed, and documented in the communications management plan which is a subsidiary of the project management plan.

 An issue log contains a list of ongoing and closed issues of the project. An issue log or action item log can be used to document and monitor the resolution of issues. It can be used to facilitate communication and ensure a common understanding of issues. Unresolved issues can be a major source of conflict and project delays.

http://en.wikipedia.org/wiki/Issue_Log

 A change log is used to document changes that occur during a project. These changes and their impact. to the project in terms of time, cost, and risk, must be communicated to the appropriate stakeholders.

http://pmtips.net/change-management-change-log/

 Every organization keeps a database of all the information and records of the previous executed projects and these information are stored in a central repository called Organizational Process Assets. (http://www.pmbody.com/blog/organizational-process-assets/) Organizational Process Assets may include but not limited to all the documents, templates, policies, procedures, plans, guidelines, lesson learned, historical data and information, earned value, estimating, risk etc. The organizational process assets that can influence the Manage Stakeholder Expectations process include, but are not limited to: 1. Organizational communication requirements, 2. Issue management procedures, 3. Change control procedures, and 4. Historical information about previous projects.

 The methods of communication identified for each stakeholder in the communications management plan are utilized during stakeholder management

 The project manager applies appropriate interpersonal skills to manage stakeholder expectations. For example: Building trust, Resolving conflict, Active listening, and Overcoming resistance to change.

 Management is the act of directing and controlling a group of people for the purpose of coordinating and harmonizing the group towards accomplishing a goal beyond the scope of individual effort. Management skills used by the project manager include but are not limited to: Presentation skills, Negotiating, Writing skills, and Public speaking.

 Organizational process assets that may be updated include, but are not limited to: Causes of issues, Reasoning behind corrective actions chosen, Lessons learned from managing stakeholder expectations.

Managing stakeholder expectations may result in a change request to the product or the project. It may also include corrective or preventive actions as appropriate.

http://www.technologyuk.net/computing/project_management/managing_change.shtml

 Elements of the project management plan that may be updated include, but are not limited to, a communications management plan. This is updated when new or changed communication requirements are identified. For example, some communications may no longer be necessary, an ineffective communication method may be replaced by another method, or a new communication requirement may be identified.

Project documents that may be updated include, but are not limited to:

Stakeholder management strategy

This is updated as a result of addressing concerns and resolving issues. For example, it may be determined that a stakeholder has additional informational needs.

Stakeholder register
This is updated as information on stakeholders change, when new stakeholders are identified or if registered stakeholders are no longer involved in or impacted by the project, or other updates for specific stakeholders are required.

Issue log
This is updated as new issues are identified and current issues are resolved.

Vinda Daningrum

 Report Performance is the process of collecting and distributing performance information, including status reports, progress measurements, and forecasts. The performance reportingprocess involves the periodic collection and analysis of baseline versus actual data to understand and communicate the project progress and performance as well as to forecast the project results. Performance reports need to provide information at an appropriate level for each audience. The format may range from a simple status report to more elaborate reports.

might show performance : Performance information, such as percent complete, or status dashboards for each area (i.e., scope, schedule, cost, and quality)

may include: Analysis of past performance, Current status of risks and issues, Work completed during the period, Work to be completed next, Summary of changes approved in the period, and Other relevant information which must be reviewed and discussed.

 should also include forecasted project completion (including time and cost). These reports may be prepared regularly or on an exception basis.

1 Project Management Plan

The project management plan provides information on project baselines. The performance measurement baseline is an approved plan for the project work to which the project execution is compared, and deviations are measured for management control. The performance measurement baseline typically integrates scope, schedule, and cost parameters of a project, but may also include technical and quality parameters.

2 Work Performance Information

Information from project activities is collected on performance results such as: Deliverables status, Schedule progress, and Costs incurred..

3 Work Performance Measurements

Work performance information is used to generate project activity metrics to evaluate actual progress compared to planned progress. These metrics include, but are not limited to: Planned versus actual schedule performance, Planned versus actual cost performance, and Planned versus actual technical performance.

4 Budget Forecasts
Budget forecast information from the Control Cost (7.3.3.2 ) provide information on the additional funds that are expected to be required for the remaining work, as well as estimates for the completion of the total project work.

5 Organizational Process Assets The organizational process assets that can influence the Report Performance process include, but are not limited to: Report templates, Policies and procedures that define the measures and indicators to be used, and Organizationally defined variance limits.

1. Variance Analysis
Variance analysis is an after-the-fact look at what caused a difference between the baseline and the actual performance. Steps: Verify the quality of the information collected to ensure that it is complete, consistent with past data, and credible when comparing with other project or status information, Determine variances, comparing the actual information with the project baseline and noting all differences both favorable and unfavorable to the project outcome. Earned value management uses specific equations to quantify variances. The technique is explained in detail in Section 7.3.2.1. Determine the impact of the variances in the project cost and schedule as well as in other areas of the project (i.e., quality performance adjustments and scope changes, etc.)

2. Forecasting Methods Forecasting is the process of predicting future project performance based on the actual performance to date. Forecasting methods: Time series methods. Time series methods use historical data as the basis for estimating future outcomes. Causal/econometric methods. Some forecasting methods use the assumption that it is possible to identify the underlying factors that might influence the variable that is being forecasted. judgmental methods. Judgmental forecasting methods incorporate intuitive judgments, opinions, and probability estimates Other methods. Other methods may include simulation, probabilistic forecasting, and ensemble forecasting.

3. Communication Methods Status review meetings can be used to exchange and analyze information about the project progress and performance

4. Reporting Systems A reporting system provides a standard tool for the project manager to capture, store, and distributeinformation to stakeholders about the project cost, schedule progress, and performance. Software packages allow the project manager to consolidate reports from several systems and facilitate report distribution to the project stakeholders.

1 Performance Reports Performance reports organize and summarize the information gathered, and present the results of any analysis as compared to the performance measurement baseline. Reports should provide the status and progress information, at the level of detail required by various stakeholders, as documented in the communications management plan Performance reports are issued periodically and their format may range from a simple status report to more elaborate reports

2. Organizational Process Assets updates The organizational process assets that can be updated include, but are not limited to, report formats and lessons learned documentation, including the causes of issues, reasoning behind the corrective action chosen, and other types of lessons learned about performance reporting. Lessons learned are documented so that they become part of the historical database for both this project and the performing organization.

2. Change Requests Analysis of project performance often generates change requests. These change requests are processed through the Perform Integrated Change Control process as follows: a. Recommended corrective actions include changes that bring the expected future performance of the project in line with the project management plan, and b. Recommended preventive actions can reduce the probability of incurring future negative project performance.