JOB DESCRIPTION PANITIA TEKNIK ROAD TO UI ART WAR 2013

1. Sekretaris Umum
Bertanggung jawab penuh secara langsung kepada PO
Mengurus segala bentuk administrasi dan kesekretariatan kepanitiaan
Bertanggungjawab kepada surat masuk dan surat keluar.
Menyusun LPJ TeknikRawr 2013.
Membuat surat undangan untuk artis, surat permohonan izin kegiatan, surat
permohonan izin tidak masuk kelas, surat permohonan izin pemakaian ruangan
dan fasilitas, serta surat permohonan dana ke dekanat.
Membuat notulensi rapat dan mengupload ke email teknikRAWR.
Mengumpulkan berkas pendaftaran tiap cabang lomba Fakultas Teknik kepada
pihak UI Art War
Mengirimkan berkas pendaftaran milik kontingen teknik ke UI Art War.
Membuat SOP pembuatan surat agar permintaan surat izin dsb tidak mendadak.


2. Bendahara Umum
Membuat laporan pemasukan dan pengeluaran dari masing-masing bidang
Membantu dalam proses pengajuan permohonan dana ke dekanat dan ILUNI.
Mengkordinir penjualan merchandise TeknikRAWR 2013 dengan berkordinasi
dengan PJ departemen masing-masing ( PJ akan ditentukan kemudian)
Membuat LPJ Bendum di akhir kepanitiaan

3. Kabid Operasional
Bertanggung jawab kepada PO
Bertanggungjawab kepada kebutuhan operasional dari cabang-cabang seni
Membagi cabang lomba yang akan dipegang oleh masing-masing kaops.
Mengetahui kebutuhan masing-masing cabang, mulai dari segi alat, persiapan,
transportasi ke tempat lomba, konsep audisi, jadwal dan tempat latian, pelatih dan
konsumsi pada hari H. (kordinasi dengan PJ lomba masing-masing)
Memastikan adanya supporter dan dokumentasi dari masing-masing cabang
lomba
Memastikan PJ lomba memiliki list calon artist yang akan mengikuti lomba.
Mengawasi latihan dari masing-masing cabang yang dipegang.
Mencari tahu perkembangan seni di fakultas lain (Tanya2 sama anak-anak
fakultas lain)
Mencari tahu tentang juri masing-masing cabang lomba yang dipegang, kira-
kira kriteria penilaiannya seperti apa, orangnya seperti apa dalam menilai, dsb.
Kordinasi antar kaops agar saling tahu progress masing-masing.
Mengadakan rapat H-1 sebelum lomba berlangsung untuk mempersiapkan teknis
pada saat hari H

4. PJ Cabang Lomba

UMUM (untuk dilaksanakan seluruh PJ cabang lomba) :
Bertanggungjawab pada PO dan Kaops
Membuat Rancangan Anggaran Biaya (RAB) berupa list kebutuhan dan biaya
produksi masing-masing cabang.
Mencari staff untuk membantu masing-masing cabang
Oprec calon kontingen akan dilaksanakan tanggal 2-6 September, setelah itu PJ
cabang lomba mengumpulkan nama-nama calon kontingen dan
menginformasikan mengenai audisi (jika diperlukan).
Untuk cabang yang memerlukan audisi, PJ cabang lomba membuat konsep audisi
berupa tanggal, tempat dan mencari juri untuk audisi. Semua audisi akan
dilaksanakan dengan konsep open audition, yaitu audisi yang terbuka dan bisa
dilihat oleh warga teknik sehingga mereka aware sama art war. Audisi akan
dilaksanakan antara tanggal 9-13 September, PJ lomba bikin jadwal audisi
diantara tgl tsb, kordinasi sama PJ cabang lain.
Tanggal 20 September akan ada pre event berupa penampilan kontingen sebelum
UI Art War, disini kontingen tampil tapi bukan nampilin konsep yg nanti
ditampilin di Art War.
Membuat jadwal latihan dan tempat latihan rutin, kordinasi sama PJ cabang
lomba lain dan sekum. Usahakan ga mendadak kasihtaunya ke sekum supaya bisa
diproses surat izinnya.
Mencari pelatih jika diperlukan.
Menghadiri technical meeting cabang lomba yang dipegang.
Sangat penting untuk melakukan research juri. Kordinasi dengan PJ cabang
lomba di UI Art War, tanya2 tentang jurinya.

KHUSUS
Teater
Mencari pengiring music untuk mengiringi teater pada hari H (jika diperlukan)
Mendampingi jalannya latihan dan memastikan latihan sudah terlaksana minimal
8 minggu sebelum hari H.
Memberi laporan kepada PO dan kaops terkait persiapan kontingen teater.
Membantu kaops dalam kegiatan research juri teater.


Vocal Group dan Solo Vocal
Audisi kalau memungkinkan boleh dilaksanakan bersamaan, siapin tema atau lagu
wajibnya dan juri.
Memastikan kontingen solo vocal dan vocal group beda, jadi gada kontingen yang
dobel mewakili kedua cabang.
Pelatih harus yang diketahui kapabilitasnya, yang bisa aransemen music dan
mengerti tentang olah vocal.
Mencari pengiring music untuk kedua cabang.
Membantu dalam kegiatan research juri solo vocal dan vocal group
Band
Perbanyak kordinasi dengan PJ band UI Art War (Tanya2 tentang juri).
Mempersiapkan tempat audisi , alat dan juri juga tema lagu atau lagu wajib yang
akan dibawakan pada saat audisi.
Mengatur latihan rutin, kordinasi sama sekum untuk latian di dekanat.
Tari
Mengkordinasi dengan pelatih mengenai jadwal latian
Mengadakan evaluasi setiap selesai latian
Memastikan konsumsi pelatih
Membuat absensi penari
Membuat peraturan yang mengikat mengenai jadwal latihan
Kordinasi dengan PJ tari di UI Art War mengenai peraturan, juri, dsb.
Film
Memastikan ketersediaan sumber daya untuk cabang film.
Mempersiapkan materi film dan bertindak sebagai produser.
Menghubungi mahasiswa teknik yang pernah terlibat dalam kegiatan membuat
film di UI Art War tahun lalu.
Bertanggungjawab penuh pada produksi film (materi, skrip, talent,desain grafis,
editing, dvd case, dsb)
Melakukan pengumpulan film.
Perbanyak kordinasi dengan panitia pusat dari cabang film.
Fotografi
Menentukan system / teknis seleksi kontingen untuk cabang fotografi jika
diperlukan.
Bertanggungjawab pada saat pengumpulan karya
Mencari pelatih jika diperlukan dan menentukan jadwal latihan
Stand Up Comedy
Menentukan materi untuk seleksi kontingen
Membantu kontingen dalam mempersiapkan materi stand up yang akan dibawa ke
UI Art War
Mural
Tidak perlu melakukan audisi jika orangnya tidak berlebih, sistemnya lebih ke
kerjasama jadi kontingen digabung dan bersama-sama menjadi perwakilan cabang
mural ke UI Art War.
Menentukan berapa jumlah kontingen yang akan mewakili cabang mural.
Pj dengan tegasa mempunyai timeline khusus kapan harus bertemu yang semua
harus komplit , melakukan latian dan membeli barang barang yang dibutuhkan,
sehingga saat hari H tidak terlalu panik.
Mempunyai tema dan konsep fix setelah technical meeting pertama
Mempersiapkan alat-alat mural dari seminggu sebelum hari H.
Lukis
Menentukan tema seleksi dan menentukan juri untuk seleksi
Memajang hasil lukisan calon kontingen di kantek
Mempersiapkan kebutuhan kontingen lukis, termasuk alat lukis, media, dsb.

5. Kabid Acara

Membuat konsep masing-masing acara
Kabid membagi job desc PJ, yang perlu PJ sebenarnya 2 acara yaitu event maba
dan penampilan artis sebelum art war, karena opening akan dibantu free show dan
closing dipegang Humas BEM. Di rangkaian masing-masing acara, anak acara
wajib saling membantu.
Mengawasi jalannya setiap acara
Untuk arak-arakan UI Art War, Kabid menentukan waktu dan tempat berkumpul
dan kordinasi dengan peserta arak-arakan setiap departemen.
Rangkaian acara ada 4 yaitu:
Opening
Tempat : Panggung rotunda
Tanggal : 6 september 2013,
-Opening akan digabung dengan salah satu proker seni yaitu free show .
-Mencari MC untuk opening dan mempersiapkan materi/que card yang akan
diomongin sama MC. Isi que card adalah memperkenalkan TeknikRAWR pada
warga teknik dan mengumumkan hari tsb adalah hari terakhir oprec artis. Nanti
akan ada booth oprec artis.
-Kerjasama dengan publikasi free show

PJ Event Maba
Tempat : tentative
Tanggal : minggu ke 3 bulan oktober
-kerjasama sama sekum untuk izin tempat
-PJ event maba membuat konsep event yang bisa diikuti oleh seluruh maba.
Contohnya taun lalu ada percussion battle, taun ini bisa flash mob, cheerleading
squad atau cari konsep lain yang rame. Bisa juga gabungin flash mob sama
perkusi.
-Berkordinasi sama KEMA BEM karena ini utk maba, nanti masalah kordinasi
akan dibantu PO.
-Membuat rundown acara, urutan penampilan, dsb
-Mencari MC dan membuat que card untuk MC
-Mencari hadiah yang akan diberikan pada pemenang battle.
-Bekerjasama dengan publikasi

PJ Penampilan Artis Sebelum Art War
Tempat : Rotunda
Tanggal : 20 September 2013
-Mencari MC dan membuat que card
-membuat rundown acara
-Mencari media untuk memajang hasil lukisan kontingen cabang lukis dan
fotografi, pengadaan media akan diurus perlap
-Bekerjasama dengan publikasi
-Bekerjasama dengan sekum untuk izin tempat

Closing
-untuk closing yaitu Malam Apresiasi Teknik (MAT), akan diadakan oleh Humas
BEM
-Pihak acara TeknikRAWR wajib membantu, kordinasi sama humas
-membuat urutan pengumuman cabang dan nama kontingen

6. Sarana dan Prasarana
Bertanggungjawab kepada PO
Membuat SOP Sarana dan Prasarana supaya tidak ada pemberitahuan mendadak
tentang list kebutuhan.
Kordinasi dengan PJ acara, pj cabang lomba mengenai list kebutuhan yang
diperlukan.
Mencari staff perlap.

7. Kabid Humas
Bertanggungjawab kepada PO
Bertanggung jawab menyebarluaskan informasi mengenai UI Art War ke dalam
dan ke luar kepanitiaan sebelum, saat, dan sesudah UI Art War dilaksanakan
Bertanggungjawab atas pendaftaran kontingen ke UI Art War
Bekerjasama dengan registrasi untuk pembuatan form registrasi dan stand
registrasi calon kontingen teknik untuk art war.
Bekerja sama dengan PJ Publikasi dalam pembuatan media publikasi
TeknikRAWR, baik dalam bentuk media online, mading, flyer, dan instalasi
Bekerja sama dengan setiap bidang dalam kepanitiaan yang memiliki materi
publikasi, contohnya Bendahara dan Danus dalam menyebarkan informasi
penjualan kaos dan merchandise TeknikRAWR
Menyebarkan jarkom kepada seluruh panitia mengenai informasi UI Art War dan
kegiatan-kegiatan intern TeknikRAWR
Menyebarkan jarkom jadwal lomba UI Art War kepada warga Teknik
Penyebaran jadwal audisi, jadwal latihan, kaos dan merchandise, dapat dilakukan
melalui twitter dan jarkom.
Penyebaran jarkom lomba dikirim kepada Ketua SIWA departemen, seluruh
panitia, ketua BEM FT dan Kabid& Wakabid Seni.
Mengawasi dan membantu pekerjaan PJ publikasi, desain dan registrasi



8. PJ Publikasi
Bertanggung jawab dalam pembuatan slogan, poster, spanduk, dan flyer
TeknikRAWR.
Bertanggung jawab dalam penyebaran informasi mengenai teknikRAWR dan UI
Art War melalui segala media.
Bertanggung jawab terhadap penyampaian informasi yang berhubungan dengan
UI Art War.
Bertanggung jawab dan berkoordinasi dengan Kepala Bidang Humas.
Membuat mading yang memuat jadwal lomba UI Art War.
Melakukan publikasi kontingen seni teknik untuk UI Art War dan perlombaan UI
Art War melalui social media (twitter). Update twitter diusahakan setiap hari.
Melakukan publikasi lomba UI Art War di FT dalam bentuk pembagian flyer.
Membuat dan menggantung hiasan teknikRAWR di lorong2 FT
Menempel poster teknikRAWR di mading 8 departemen dan di lokasi strategis
FT.

Membuat spanduk teknikRAWR. Terdapat 3 jenis spanduk:
- 3 Spanduk provokasi Teknik berisi kalimat-kalimat yang membuat orang tertarik
pada teknikRAWR (dipasang di selasar dekanat, perempatan EC-Lobby K-Sipil-
Ars, dan Kantek).
- 2 Spanduk dengan logo teknikRAWR (dipasang di kantek) : 1 Spanduk besar, 1
Spanduk kecil.
Melakukan publikasi lomba UI Art War dalam bentuk pembagian flyer di Kantek.

9. PJ Desain
Berkordinasi langsung dengan PJ Publikasi dan Humas
Bertanggungjawab dalam pembuatan desain logo, desain kaos + merchandise
(kipas), desain poster, spanduk, flyer, dsb yang bertujuan untuk publikasi

10. PJ Registrasi
Bertanggungjawab terhadap stand pendaftaran calon kontingen teknik untuk UI
Art War (nanti stand akan dipasang depan ruang bem). Yang jaga stand akan
dibuat shift. Pendaftaran dibuka tanggal 2-6 september 2013.
Bertanggungjawab terhadap registrasi online calon kontingen. Registrasi online
dibuka pada tanggal yang sama
Mengumpulkan data calon kontingen dan merekap data (dari yg dftr ke stand
sama yg daftar online) kemudian diserahkan kepada PJ lomba masing-masing.


11. PJ Supporter
Menghubungi cp SIWA masing2 dept untuk menginfokan lomba agar dr msg2
dept ada perwakilan supporter, terutama dari dept kontingen yang maju.
Menghubungi cp SIWA masing2 dept untuk menginfokan agar ada perwakilan
supporter dari dept yang mengikuti arak-arakan saat opening UI Art War
Bertanggungjawab untuk mengkordinir saat arak-arakan Opening UI Art War
berlangsung (tanggal akan ditentukan oleh panitia UI Art War pusat)
Mengkordinir supporter yang hadir dalam setiap lomba

12. PJ Dokumentasi
Hadir dan mendokumentasikan setiap event yang diadakan TeknikRAWR
Hadir dan mendokumentasikan setiap cabang lomba dalam UI Art War
Mengumpulkan dokumentasi dalam bentuk softcopy dan dikelompokkan ke
dalam file terpisah sesuai eventnya
Mengupload foto dalam setiap event ke social media (twitter/fb TeknikRAWR),
kordinasi dengan publikasi.