Pentingnya Manajemen Proyek

Dewasa ini, kebutuhan perusahaan terhadap fungsi manajemen proyek tidak dapat dipandang
hanya dengan sebelah mata. Hal ini disebabkan karena dalam melakukan proses produksi,
perusahaan harus mampu menghasilkan suatu produk baik berupa barang ataupun jasa yang
sesuai dengan kriteria ,waktu dan besarnya biaya yang telah ditetapkan. Perubahan terhadap
salah-satu dari ketiga faktor tersebut dapat mempengaruhi dua faktor lainnya yang tentunya juga
akan berdampak pada besar kecilnya nilai keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan. Lalu
seberapa besar pentingnya penerapan manajemen proyek dalam suatu perusahaan?
Manajemen proyek mulai dianggap penting saat bangsa Amerika mengalami kegagalan yang
sangat serius dalam kegiatan mega proyek mereka. Kegagalan Apolo 13 untuk melakukan
pendaratan di bulan membuka mata NASA mengenai pentingnya menerapkan manajemen
proyek. Sebelum kecelakaan fatal itu terjadi, pihak NASA hanya menekankan masalah yang
bersifat teknis dan mengabaikan permasalahan yang bersifat human (manajemen). Tonggak
sejarah inilah yang mengawali berkembangnya ilmu manajemen proyek yang pada dasarnya
dimulai dari industri konstruksi.
Kabar lain yang sangat mengejutkan juga berasal dari kegiatan pengembangan proyek IT. Pada
tahun 1998, Standish Group dalam laporannya menjelaskan bahwa proyek-proyek IT yang
dinyatakan sukses pada tahun tersebut, pada kenyataannya hanya 26% yang benar-benar dapat
dinyatakan sukses, sedangkan sisanya masuk kedalam kategori challenged (overtime dan over
budget) atau bahkan masuk kedalam kategori failed (gagal). Dan yang paling menarik dari hasil
penelitian ini adalah bahwa faktor terbesar penyebab kegagalan ini bukan berasal dari masalah
teknis, melainkan faktor manajemen yang dalam hal ini adalah kemampuan dalam melakukan
manajemen proyek. Hal ini patut untuk dicermati sehingga keberadaan manajemen proyek dalam
dunia IT memang benar-benar dirasa sangat dibutuhkan.
Di masa mendatang, manajemen proyek memiliki peran yang sangat penting dalam mendukung
kegiatan pengembangan perusahaan kearah yang bersifat strategis. Beberapa alasan yang
dianggap dapat menguatkan pentingnya keberadaan fungsi manajemen proyek yang baik dalam
suatu perusahaan antara lain semakin pendeknya kompresi daur hidup produk, tingginya tingkat
kompetisi global serta pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang
menyebabkan semakin meningkatnya kompleksitas aktivitas proyek.
4 Hal Penting Dalam Manajemen Proyek
Ada 4 (empat) hal penting yang harus dipahami oleh seorang project manager ketika
melaksanakan suatu proyek.

1. Scope
Scope berbicara masalah cakupan pekerjaan yang dilakukan. Terkadang hal ini yang menjadi
perdebatan antara pelaksana proyek dengan pemilik proyek. Scope yang menjadi luas akibat
permintaan owner yang datang terus menerus dapat mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek
dan biaya proyek.


2. Time
Merupakan waktu pelaksanaan proyek. Semakin lama suatu proyek dikerjakan, maka semakin
besar biaya operasional proyek yang dibutuhkan. Project Time management yang baik akan
mempengaruhi besar kecilnya profit margin proyek yang didapat
3. Cost
Merupakan komponen biaya proyek. Komponen ini juga saling terkait dengan 2 komponen
sebelumnya (scope and time) karena besar kecilnya biaya proyek (termasuk penambahan biaya
jika diperlukan) akan mempengaruhi besarnya scope proyek serta cepatnya waktu pelaksanaan
proyek
4. Quality
Kualitas merupakan harapan yang ingin didapatkan owner dari proyek tersebut dan atau
mengacu pada standar tertentu (misal ISO). Kualitas dapat diraih dengan menentukan biaya,
waktu dan scope proyek sesuai dengan kebutuhan.
Idealnya, Suatu proyek yang baik adalah proyek yang dapat selesai tepat waktu (time) dengan
budget yang telah direncanakan sebelumnya (cost) sesuai dengan cakupan pekerjaan yang
disetujui (scope) dengan kualitas yang diharapkan / ditentukan sebelumnya (quality).
Sering kali seorang project manager terbentur dengan permasalahan klasik dalam pelaksanaan
suatu proyek (khusunya proyek-proyek IT). Terlambat, biaya membengkak, dan owner yang
terlalu banyak permintaan merupakan contoh dinamika yang ada dalam suatu proyek. Lantas
bagaimana menyikapinya ? Apakah kualitas sah untuk dikorbankan ?
Tidak banyak pilihan memang, jika seorang project manager dihadapkan pada permasalahan
tersebut. Namun, ada baiknya kita menggunakan cara-cara yang sistematis dalam menyelesaikan
permasalahan diatas. Untuk dapat meraih keuntungan (dalam hal ini tangible benefit) adalah
sesuatu hal yang hanya dapat menjadi angan-angan. Namun, tetap masih ada opsi lain, dimana
hubungan baik tetap diusahakan terjaga. Intagible benefit itulah yang dapat kita harapkan dari
kerugian dan resiko kegagalan suatu proyek. Dimana, sedapat mungkin kita memberikan kesan
bertanggung jawab kepada klien kita dengan mencari solusi terbaik (walaupun muncul tendensi
mengeliminasi kerugian yang diderita semaksimal mungkin, walaupun kualitas harus sedikit
berkurang), sehingga kepercayaan pelanggan tetap terjaga, dan merubah paradigma pelanggan
bahwa kegagalan ini adalah satu diantara keberhasilan yang pernah kami lakukan, bukan
ketidakprofesionalan sebagai seorang pengembang.