INDIKATOR EFISIENSI DAN

EFEKTIVITAS PENGELOLAAN OBAT di

RUMAH SAKIT
Distribution
Procurement
Use
Management Support
Organization & strategi
Financing
Information Management
Human Resources
Selection
Medicine Management Cycle

Direktur
Wakil direktur
penunjang medik
Komite
Medik
Farmasi Rumah
Sakit
Panitia Farmasi
dan Terapi
Staf Medik Fungsional
Usulan
Kebijakan
-obat
Kebijakan
-obat
KEBIJAKAN OBAT DI RUMAH SAKIT
KEBIJAKAN OBAT DI RUMAH SAKIT
Dasar :
Menjamin ketersediaan obat baik dalam jenis maupun jumlah
Menjamin kebenaran khasiat, keamanan, mutu dan keabsahan
obat untuk meningkatkan kerasionalan
penggunaan obat
Tujuan:
1. Mengembangkan potensi agar obat dapat
mengendalikan/mengurangi penyakit yang terbanyak dan
disesuaikan dgn sumber daya yang tersedia
2. Menjamin tersedianya obat yg bermutu, aman, efektif dan
terjangkau
KOMPONEN KEBIJAKAN OBAT DI RS
1. Kriteria pemilihan obat :
DOEN, Formularium RS
Obat vital (V) dan Esensial (E)
ESO paling ringan
Ada jaminan mutu dan manfaat
Bentuk sediaan dan harga terjangkau
2. Perencanaan dan pengadaan
Produsen: CPOB, kontinuitas produk terjamin
Trend harga obat
Informasi produk baru
Distribusi pengiriman: lead time
KOMPONEN KEBIJAKAN OBAT DI RS
3. Penyimpanan dan distribusi :
Tujuan: agar obat yang tepat selalu tersedia pada saat
dibutuhkan
Pertimbangan: fasilitas penyimpanan, pengendalian dan
keamanan stock
Sistem distribusi yang dipilih

4. Pengaturan perespan dan penyerahan obat
Kewenangan peresepan dari dokter
Kewenangan penyerahan oleh farmasis
Proses Manajemen
INPUT
INDIKATOR-standar INDIKATOR-standar
PROSES OUTPUT
Pemenuhan standar
INPUT PROSES OUTPUT
4.9% death
13.7% permanent
disability
5% permanent disability
MODEL MANAJEMEN STRATEGIS
PENGAMAT
AN
LINGKUNG
AN
STRATEGI
TUJUAN
MISI
EKSTERNAL
LINGKUNG
AN SOSIAL



LINGKUNG
AN TUGAS
LINGKUNG
AN
INTERNAL
STRUKTUR
BUDAYA
SUMBER
DAYA
PROGRAM
ANGGARAN
PROSEDUR
KINERJA
PERUMUSAN STRATEGI IMPLEMENTASI STRATEGI
EVALUASI &
PENGENDALI
AN
FEEDBACK
Definisi
Indikator adalah sebuah kriteria yang digunakan untuk
mengukur adanya perubahan, baik langsung maupun
tidak langsung, dan untuk menilai kesesuaian dengan
tujuan dan target dari program yang dilaksanakan
(Quick 1997)
Indikator adalah suatu alat ukur kuantitatif yang
digunakan untuk monitoring, evaluasi dan mengubah
atau meningkatkan mutu pengelolaan obat di suatu
pelayanan kesehatan (Nadzam, 1996)
Evaluasi
Evaluasi adalah penilaian secara pereodik kemajuan
yang dapat dicapai dari perjalanan program dalam
mencapai tujuan jangka panjang
Evaluasi adalah proses dimana aktivitas-aktivitas dan
hasil kinerja sesungguhnya dibandingkan dengan kinerja
yang diinginkan.
Pengukuran kinerja dengan indikator
output
Selain itu dapat berupa indikator input, dan
proses
Tujuan evaluasi
Menentukan nilai keberhasilan
Membandingkan dengan standar
yang ditetapkan
Mencari kesenjangan antara target
dengan pencapaian
Menentukan standar
Menilai kesesuaian antara
keberhasilan dengan tanggung jawab

Seleksi
Persentase kepatuhan terhadap formularium atau obat
esensial: obat yang termasuk formularium yang dilayani
dibandingkan dengan keseluruhan obat yang dilayani X 100%
Rata-rata ketersediaan obat indikator: jumlah obat yang
tersedia dibandingkan dengan rata-rata pemakaian obat tiap
bulan (bulan)
Persentase formularium dengan DOEN: jumlah obat dalam
formularium yang terdapat dalam DOEN dibandingkan dengan
yang ada di formularium X 100%

Contoh
Persentase kepatuhan terhadap formularium atau
obat esensial: obat yang termasuk formularium yang
dilayani dibandingkan dengan keseluruhan obat yang
dilayani X 100%
Ambil data penggunaan seluruh obat pada 1
th, buat samplingnya atau ambil seluruh data
bila menggunakan SIM (LAN), hitung yang
termasuk formularium. Obat formularium
dibagi keseluruhan obat X 100%
Perencanaan
Persentase dana yang tersedia dengan kebutuhan: dana
yang ada dibandingkan dengan dana yang dibutuhkan X 100%
Persentase perencanaan dengan kenyataan: jumlah obat
yang ada dalam perencanaan dibandingkan dengan jumlah obat
yang kenyataan diadakan X 100%
Persentase kesesuaian antara perencanaan dengan
kenyataan untuk masing-masing obat : jumlah obat
indikator yang ada dalam perencanaan dibandingkan dengan
kenyataan yang diadakan X 100%
Pembelian / pengadaan
Frekuensi pembelian: berapa kali obat dibeli dalam setahun
(ambil beberapa contoh obat)

Frekuensi surat pemesanan yang tidak lengkap: berapa
kali surat pesanan yang dibuat yang tidak cocok dengan
kenyataan (ambil untuk 3 bulan 1 tahun)

Persentase keterlambatan pembayaran dari pihak
rumah sakit: pembayaran yang sudah dilakukan rumah sakit
tidak memenuhi perjanjian dalam hal pembayaran
dibandingkan dengan yang sesuai perjanjian X 100%
Distribution
Prescribing indicators:
Average number of medicines per encounter: hitung
jumlah R/ resep ( dalam bulan tahun)
dibandingkan dengan jumlah lembar resep.
Percentage of medicines prescribe by generic name:
hitung jumlah obat yang ditulis (R/)dengan
generik dibandingkan dengan obat yang
ditulis
Percentage of encounters with an antibiotic prescribed:
jumlah obat antibiotik yang ditulis
dibandingkan dengan semua obat yang
ditulis X 100%

Contd
Percentage of encounters with an injection prescribed:
jumlah obat injeksi yang ditulis
dibandingkan dengan semua obat yang
ditulis X 100%
Percentage of medicines prescribed from formulary:
jumlah obat yang masuk formularium
dibandingkan dengan semua obat yang
ditulis X 100%
Percentage of non formulary medicines: jumlah obat
yang ditulis dan termasuk non formularium
dibandingkan dengan jumlah semua obat X
100%

Penyimpanan
Persentase kesesuaian antara stelling card (kartu tunggu)
dengan kenyataan: bandingkan antara jumlah obat dalam
kenyataan yang tidak cocok dengan kartu stelling dengan dengan
yang cocok X 100%,
TOR = Turn Over Ratio: jumlah penjualan dalam HPP
dibandingkan dengan rata-rata total nilai persediaan dalam HPP
(X)
Persentase kesesuaian antara kebijakan sistem
penyimpanan dengan kenyataan: bandingkan antara obat
yang disimpan tidak sesuai kebijakan dengan yang sesuai X 100%


APOTEK SEVEN STAR
Neraca per 31 Desember 2007
















Aktiva (Rp) % dari aktiva
Kas/Bank Rp 10.500.000 4,46
Piutang Rp 34.423.500 14,63
Persediaan Obat Rp 131.990.000 56,09
Peralatan (inventaris) apotek Rp 45.770.000 19,45
Inventaris kendaraan Rp 12.650.000 5,37
Rp 235.333.500 100

Kewajiban
Utang (Obat) Rp 87.915.000 37,36
Utang (Bank) Rp 36.295.000 15,42
Biaya yang masih harus dibayar Rp 13.047.500 5,54
Rp 137.257.500 58,32
Ekuitas
Pemilik Rp 50.000.000 21,25
Cadangan ekuitas Rp 48.076.000 20,43
Rp 98.076.000 41,68

Total Kewajiban + Ekuitas Rp 235.333.500 100

Perhitungan Laba Rugi APOTEK SEVEN STAR
Untuk tahun yang berakhir per 31 Desember 2007
Penjualan Bersih (Rp) %Penjualan
Penjualan (kontan). Rp 635.422.500 70
Penjualan kredit. Rp 272.322.500 30
Total Penjualan Rp 907.745.000 100
Harga Pokok Penjualan
Persediaan awal. Rp 111.657.500
Pembelian bersih... Rp 632.377.500
Persediaan akhir Rp 131.990.000 (-)
H.P.P Rp 612.045.000 67,42
Laba Kotor dari penjualan Rp 295.700.000 32,58
Beban Usaha:
Gaji (Apt, AA, JR) Rp 144.817.500
Biaya sewa kantor. Rp 17.187.500
Biaya pemakaian suplai
kantor/apotek Rp 7.150.000
Biaya Asuransi. Rp 9.290.000
Biaya Bunga. Rp 5.930.000
Biaya Pemeliharaan
gedung & peralatan.. Rp 8.895.000
Biaya iklan... Rp 4.197.500
Biaya Pemasaran.. Rp 15.245.000
Biaya Penyusutan Rp 7.822.500
Biaya pemakaian air,
listrik dan telepon Rp 2.712.500
Biaya serba-serbi. Rp 27.390.000
Total Biaya Usaha Rp 250.637.500 27,61
Laba Bersih Rp 45.062.500 4,96
Contd
Persentase obat yang rusak dan kadaluwarsa:
Hitung jumlah obat yang rusak dan kadaluwarsa bandingkan
dengan jumlah keseluruhan obat X100%
Hitung nilai obat yang rusak dan kadaluwarsa bandingkan
dengan total nilai persediaan X 100%
Persentase obat yang disimpan sesuai FIFO &
FEFO: jumlah obat yang disimpan tidak sesuai dengan
FIFO&FEFO bandingkan dengan yang cocok X 100%
Tingkat ketersediaan obat :
bandingkan antara jumlah obat (tertentu)
yang tersedia dengan rata-rata penggunaan
obat per bulan dalam bulan
Persentase obat dengan tingkat
aman : bandingkan total jenis obat dengan
tingkat minimal, sama dengan waktu tunggu
dengan total jenis obat dalam persediaan X
100 %
Contd
Patient care indicators:
Average consultation time: rata-rata waktu yang digunakan
dalam konsultasi
Average dispensing time: rata-rata waktu yang digunakan
untuk memberikan pelayanan sejak resep diterima sampai obat
diberikan kepada pasien disertai informasi
Percentage of medicines actually dispensed: hitung jumlah
obat yang dilayani bandingkan dengan keseluruhan obat yang
seharusnya dilayani X 100%
Percentage of adequately labeled: hitung jumlah label yang
dibuat yang tidak sesuai standar bandingkan dengan label yang
sesuai standar label yang harus dipenuhi


Contd..
Percentage of patients knowledge of correct dosage:
bandingkan jumlah pasien yang tidak mengerti dosis dan
pemakaian obat dengan yang mengerti X 100%
Percentage of patient complains: bual kuesioner, berapa
pasien yang puas dengan pelayanan farmasi
Percentage of medical doctors complains: buat kuesioner
kepuasan dokter, hitung persentase dokter yang tidak puas

Contd..
Biaya per kunjungan resep: bandingkan dana
pemakaian obat tahun lalu dengan jumlah kunjungan
resep tahun lalu
Kesesuaian ketersediaan obat dengan pola
penyakit: bandingkan antara jumlah jenis obat yang
tersedia dengan jumlah jenis obat untuk semua kasus
(dilihat dari standar pengobatan) X 100 %
Contd.
Complementary medicine use indicators
Percentage patients treated without medicines: hitung
pasien yang mengalami DRP karena ada
indikasi tetapi tidak mendapatkan obat
Percentage medicine costs spent on antibiotic: hitung
biaya antibiotika yang digunakan
bandingkan dengan keseluruhan biaya obat
Percentage medicine costs spent on injection: hitung
biaya injeksi yang digunakan bandingkan
dengan keseluruhan biaya obat
Contd..
Prescription in accordance with treatment guidelines:
tingkat kepatuhan terhadap standar
diagnosa dan terapi

Percentage of health facilities with access to impartial
medicine information: tetapkan standar
informasi yang harus dilakukan,
bandingkan antara pasien yang
mendapatkan informasi tidak sesuai
standar dengan yang sesuai standar X
100%

The Final Set of Indicators
Stage of
medicine
managemen
t
No Indicator Standard Value
Selection 1
Availability of medicine budget
100 %
2
Ratio of planning and consumption
1:1
3
Average percentage of medicine consumed
100 %
Procurement 1
Average procurement frequency
Depends on optimal balance
between space and quantity
2
Frequency of incomplete medicine order
0
3
Frequency of delayed hospital medicine payment
0
The Final Set of Indicators
Stage of
medicine
manageme
nt
No Indicator Standard Value
Storage 1
Conformity of records to physical checks on
medicine quantity
100 %
2
Turn over ratio
8 - 12 x
3
Percentage of medicines placed in shelf properly
100 %
4
Percentage of damaged and expired medicine
0 %
Distribution 1
Percentage of generic medicine use
>80 %
2
Percentage of outpatient complaints
0 %
3
Percentage of doctors complaints
0 %
4
Time to fill prescription
<30 minutes
5
Percentage of prescription which are not filled
0 %
6
Percentage of non-formulary medicines
0 %
Indicators Unit Calculation
Availability of medicine budget %
Available budget at a time divided by the total fund needed for medicines in one year x
100%
Ratio of planning and
consumption
ratio
Total medicine items planned in the beginning of the year : total medicine items used at
the end of the year
Average percentage of
medicine consumed
%
Randomly select 10 medicine items, calculate the percentage of the quantity consumed
over quantity planned for each item, calculate the average
Average procurement
frequency
x
Randomly select 10 medicine items, calculate the frequency of purchase during the last
1 year for each item, calculate the average
Frequency of incomplete
medicine order
x/mont
h
Take all medicine order forms in the last 1 month, identity the number of mistakes in
writing the orders
Frequency of delayed hospital
medicine payment
x/year
Calculate the number of invoices during the last 1 year, check with the due date of
payment, calculate how many are overdue in the respective year
Conformity of records with
physical checks on medicine
quantity
%
Randomly select 10 medicine items at the time of visit, check the record with the
physical quantity, calculate how many items of the 10 are incorrect, x 100%
Turn over ratio x
The total value (Rp) of medicine income in the last 1 year divide by the total value (Rp)
of medicines on stock at the end of the year
Calculation
Indicators Unit Calculation
Percentage of medicines
placed in shelf properly
%
Randomly select 10 medicine items, check the order of purchase, check
the placement of the medicines. The first in (or the first expired) must be
in the front rows. Calculate the number of items placed incorrectly, divide
by 10, x 100%
Percentage of damaged
and expired medicine
%
Calculate the value of damaged and expired medicine s (Rp), divided by the
total value (Rp) of medicines in stock, x 100 %
Percentage of generic
medicine use
%
Calculate the number of R/ in generic in the last 1 month, divided by the
total R/ in the respective month, x 100%
Percentage of outpatient
complaints
%
Interview 30 out-patient exits, calculate the percentage of patients who
are not satisfied with the pharmaceutical services
Percentage of doctors
complaints
%
Interview 10 doctors on the day of visit, calculate the percentage of
doctors who are not satisfied with the pharmaceutical services
Time to fill prescription
minut
es
Randomly select 20 out patients in the pharmacy service area, calculate
the average time spent to get the prescription ready
Percentage of prescription
which are not filled
%
Calculate the number of prescription filled during the last 10 days, divided
by the total number of prescriptions written during the same period, x
100%
Percentage of non-
formulary medicines
%
Observe all prescription during the last 10 days, calculate the number of R/
which is not from the hospital formulary, divided by the total R/ of the
same period, x 100%
Calculation