Tugas Paper -- ERP

APLIKASI CRM OPEN SOURCE DARI SEGI FUNGSIONALITAS DAN

ARSITEKTUR
Canggih Gultom, Joni Nainggolan, Lia Martina Pardede
September 2011

ABSTRAK
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem yang mengelola data dalam skala besar untuk
mendukung perencanaan dan kontrol operasional sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber
daya perusahaan seperti dana, bahan baku, manusia, dan sebagainya. ERP adalah sebuah paket sistem
perangkat lunak bisnis yang digunakan untuk mengautomatisasi dan mengintegrasikan bisnis proses, saling
berbagi data secara umum dan praktiknya, menghasilkan dan mengakses informasi pada lingkungan secara real
time pada sebuah perusahaan atau organisasi. Open Source ERP Software merupakan perangkat lunak ERP
yang dapat diunduh, dibuat sesuai kebutuhan pengguna (customize), digunakan, dan didistribusikan secara
bebas. Setiap jenis open source ERP software terdiri dari beberapa modul/fungsionalitas yang memiliki
kelebihan dan kekurangan masing-masing. Beberapa contoh open source ERP software adalah Opentaps, SQLLedger, OpenPro, dan ERP5.
Kata Kunci: ERP, open source, SQL-ledger, Opentaps, OpenERP
1.

PENDAHULUAN
Persaingan bisnis yang terjadi antar perusahaan
atau organisasi saat ini sangat ketat. Kecepatan dan
keakuratan perencanaan sumber daya sebuah
perusahaan dalam mengelola bisnis dapat
memengaruhi hasil akhir yang akan dicapai oleh
perusahaan tersebut. Semakin baik perencanaan
yang disusun, semakin baik pula hasil yang dicapai
sebuah perusahaan atau organisasi.
Perencanaan yang dilakukan sebuah perusahaan
dalam mengelola bisnis, meliputi perencanaan
sumber daya perusahaan dan kegiatan operasional.
Semakin besar sebuah perusahaan, semakin banyak
sumber daya perusahaan yang harus dikelola secara
terintegrasi dan menyeluruh. Oleh sebab itu,
dibutuhkan sebuah sistem yang dapat mengelola
sumber daya perusahaan dalam skala besar, yaitu
ERP.
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan
sistem perencanaan sumber daya perusahaan atau
organisasi yang terintegrasi dan menyeluruh. ERP
dikembangkan berdasarkan modul-modul fungsional
yang meliputi seluruh aspek sumber daya pada
perusahaan atau organisasi. Saat ini terdapat banyak
aplikasi yang menggunakan konsep ERP baik yang
bersifat komersial ataupun open source.
Open Source ERP Software atau perangkat lunak
ERP yang bersifat open source memampukan
perusahaan atau organisasi untuk membuat sistem
perencanaan sumber daya perusahaan sesuai dengan
kebutuhan perusahaan (customize).
Pada paper ini dijelaskan tentang beberapa jenis
perangkat lunak ERP yang open source, seperti
Opentaps, SQL-ledger, dan OpenPro. Penjelasan
masing-masing perangkat lunak meliputi deskripsi,
fungsionalitas/modul, dan kelebihan dan kelemahan
masing-masing perangkat lunak.

2.

PEMBAHASAN
Informasi yang disampaikan pada paper ini
berdasarkan hasil pencarian dari sumber online
seperti yang tertulis pada daftar pustaka di bagian
paling akhir paper ini.
2.1 Opentaps
Opentaps yang merupakan singkatan dari Open
Source Enterprise Application Suite adalah aplikasi
Java berbasis web yang menggunakan konsep ERP
dan Customer Relationship Management (CRM).
Opentaps digunakan pada usaha kecil dan menengah
untuk mengelola bisnis perusahaan atau organisasi
secara lebih efektif. Saat ini, Opentaps mendukung
fungsi-fungsi
seperi
eCommerce,
Customer
Relationship
Management,
Warehouse
and
Inventory Management, Supply Chan Management,
dan Financial Management to Business Intelligence
dan mobility integration. Tampilan aplikasi
Opentaps ditunjukkan pada Gambar 1.

Gambar 1. Aplikasi Opentaps

Tugas Paper -- ERP

2.1.1 Functionalities/modules
Beberapa fitur Opentaps yang paling terkenal
adalah:
1. eCommerce Online Store
Mendukung berbagai jenis toko, katalog,
kategori barang, dan produk yang beragam.
Mendukung produk-produk fisik, digital
dan produk yang dapat diunduh, dan
menyediakan kartu hadiah bagi para
pelanggan.
Aturan harga untuk para pelanggan ataupun
harga khusus bagi kelompok-kelompok
tertentu.
Mesin promosi toko secara online.
Terintegrasi dengan penyedia payment
gateway.
Kemampuan untuk mencari di semua
aplikasi dengan menggunakan hibernate
search.
2.

3.

4.

Customer Relationship Management (CRM)

Automatisasi proses penjualan.
Mengelola peluang penjualan.
Menciptakan prediksi visibilitas penjualan.
Berbagi jadwal dan tugas di dalam satu
team.
Berbagi dan mengelola dokumen-dokumen.
Customer services dan case management
Quotes, order entry, dan mengelola
prioritas pemesanan barang.
Warehouse dan Manufacturing
Merunut inventaries baik yang nonserialized maupun yang serialized.
Mengelola proses manufacturing dengan
Bill of Materials (BOM), tugas-tugas
produksi dan work orders.
Memenuhi pesanan secara efisien dengan
menggunakan picking lists, packing station
berbasi web, dan penjadwalan pengiriman
barang.
Terintegrasi dengan UPS, FedEx, DHL,
dan Endicia.
Financial Management dan Accounting
Mendukung banyak organisasi dengan
hierarki akun yang tak terbatas.
Mengelola accounts receivables (AR) dan
accounts payables (AP), termasuk invoices,
payments, statements, aging.
Menghasilkan finansial dan tax statements,
termasuk income statement, balance sheet,
cash flow statement, trial balances, tax
summary dan report secara detil.
Terintegrasi secara lengkap dengan orders,
inventory, purchasing, manufacturing outof-the-box.
Scheduled transactions postings.

Recurring invoices.
Third party billing support.

5.

Purchasing dan Supply Chain Management

Mengelola catatan para supplier, termasuk
informasi contact person.
Melihat inventaris secara real time.
Mengautomatisasi produksi dan kalender
penjualan
menggunakan
Material
Resources Planning (MRP).
Mendukung Value Added Taxes (VAT)
melalui modul VAT.

6.

Business Intelligence dan Reporting

Mendukung
transformasi
data
menggunakan Pentaho open source
business intelligence.
Graphical WYSIWYG report writer
(iReport)
dan
ad
hoc
reporting
menggunakan Jasper Reports.
Opentaps Analytics dapat mengetahui
pelanggan dan data penjualan secara
lengkap.

7.

Module tambahan, antara lain:

Project management.
Human resources.
Fixed asset management.
Outlook dan mobile phone integration with
Funambol.
Terintegrasi dengan eBay, Google base,
Google check out.
Content management.
Point Of Sales.

2.1.2 Advantages and disadvantages

Penggunaan
aplikasi
Opentaps
dapat
mengakibatkan pengelolaan bisnis lebih cepat dan
lebih baik, khususnya pada bagian customer dan
sales, inventory, manufacturing dan purchasing,
serta financial dan reporting.
Sementara kelemahan aplikasi Opentaps adalah
fungsionalitas/modul yang dapat dilakukan masih
tergolong fungsi-fungsi yang mudah dan ringan.
Selain itu, tampilan Opentaps juga butuh
peningkatan.
2.2 OpenERP
OpenERP adalah aplikasi ERP lengkap dari aplikasi
bisnis,termasuk penjualan, CRM, manajemenproyek
,manajemenGudang, manukfaktur ,akutansi dan
sumber daya manusia. OpenERP telah terpisah klien
dan server komponen. XML-RPC interface yang
tersedia.

Tugas Paper -- ERP

Gambar 2. Aplikasi OpenERP

2.2.1 Functionalities/modules
Beberapa fitur OpenERP adalah :
1.

dipesan. Selain itu, OpenERP juga memungkinkan

perusahaan untuk memanajemen pengiriman parsial
oleh supplier dan replenishment manajemen dari
OpenERP juga memungkinakn system secara
otomatis mengenerate draft purchase order.
Poin kunci :
Manajemen tender
Integrasi best practice (MTS / MTO, JIT,
MPS, Kanban)
Faktur, pengiriman produk dan control
pelayanan
5. Sales

Point of Sales

Fitur Point of Sales ini digunakan untuk

memanajemen titik penjualan perusahaan termasuk
di dalamnya titik operasi penjualan yang terdiri dari
penjualan, stok, pencairan dana, faktur, dan lainlainnya.
Poin kunci untuk fitur ini adalah :
Berbagai macam system pembayaran
Memungkinkan adanya faktur langsung
Memungkingan pertukaran produk
12 tipe barcode
2.
Invoicing
OpenERP mendukung berbagai macam logistic
untuk otomatisasi faktur dari order penjualan,
pembiayaan (timesheet, pembelian, dan lain-lain),
tugas-tugas, layanan berlangganan , dan lainlainnya.
Poin kunci :
System pendaftaran harga yang powerful
Follow-up modul yang berguna
3.
Service Management
Service Management merupakan salah satu fitur
OpenErp yang memungkinkan perusahaan untuk
memanajemen sub-projek yang ada, mengontrol
tugas-tugas dari manajer proyek, memberi
peringatan pada pelanggan melalui e-mail untuk
mendukung proyek, penjadwalan dan member
prioritas pada tugas yang ditetapkan, dan lainlainnya.
Poin kunci untuk fitur ini adalah :
Menu untuk pengguna yang spesifik
berdasarkan peran dari pengguna
History untuk setiap penugasan dan proyek
Control jadwal
4. Purchase
Manajemen pembelian memngkinkan perusahaan
untuk melacak daftar harga dari supplier dan
mengubahnya ke dalam Purchase Order. OpenERP
memiliki beberapa meted untuk monitoring faktur
dan melacak penerimaan dari barang yang telah

Memungkinkan untuk memanajemen dan

mengklasifikasikan pesanan penjualan ke dalam
sistem
terstruktur.
Selain
itu
juga
memungkinkan untuk membuat pesanan baru
dan mereview pesanan yang sudah ada pada
berbagai macam keadaan. Konfirmasi order
dapat mentrigger pengiriman barang dan waktu
faktur didefinisikan oleh pengaturan dari setiap
pesanan.
Poin kunci :
Menyediakan semua informasi yang
dibutuhkan oleh salesman dalam satu
tampilan
Mengontrol pesanan, pengiriman dan faktur
penjualan
Pelacakan semua kegiatan pelanggan
2.2.2 Advantages and disadvantages
Penggunaan
aplikasi
OpenERP
dapat
mengakibatkan pengelolaan bisnis lebih cepat dan
lebih baik.
Sementara kelemahan aplikasi OpenERP adalah
dokumentasi yang kurang baik dari OPENERP
sendiri dan untuk mendapatkan support yang baik
dari Open ERP kita harus membayar lisensi.
2.3

SQL-Ledger
SQL-Ledger adalah salah satu dari aplikasi ERP
yang dikhususkan untuk accounting .Dimana
seluruh data-data accounting disimpan dalam
database SQL untuk digunakan selanjutnya dalam
proses pengolahan data data accounting .Modul
modul SQL-Ledger dibagi dalam beberapa tingkatan
sesuai dengan hak akses dalam setiap user yang
menggunakan SQL-Ledger. SQL-Ledger juga dapat
diunakan dalam managemen inventory dimana setiap
item yang ada dalam gudang dihubungkan dengan
proses penghitungan pendapatan,pengeluaran,stock
dalam
inventory,dan
pajak
untuk
barang
tersebut.Ketika sebuah item di beli ataupun dijual
maka aplikasi SQL-Ledger akan otomatis
mengupdate data pada modul yang berhubugnan
dengan item tersebut.

Tugas Paper -- ERP

SQL-Ledger juga menyediakan fitur reporting

yang memungkinkan user untuk mencetak hasil
perhitungan data accounting mereka.SQL-Ledger
dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan baik
perubahan untuk keseluruhan system maupun
perubahan yang spesifik untuk setiap user.Apabila
kita mengembangkan sebuah modul kita dapat
menambahkannya pada SQL-Ledger tanpa harus
mengubah program secara keseluruhan.Sehingga
proses pengembangan system SQL-Ledger lebih
dinamis.
SQL-Ledger dapat diakses dari mana saja,
karena interface yang digunakan berbasis web , dan
SQL-Ledger dapat digunakan dalam platform
system
operasi
apapun
seperti
Linux,Macintosh,ataupun windows.
Fungsi Fungsi atau Modul dalam SQLLedger .
Adapun fungsi fungsi yang ada dalam SQLLedger yaitu :
1.
Account Receivable (AR):
Modul AR digunakan untuk melihat pendapatan
yang diterima oleh perusahaan , seperti
penghitungan jumlah pembelian yang dilakukan oleh
pembeli,penyimpanan faktur untuk setiap transaksi
yang dilakukan dalam suatu perusahaan.
2.
Account Payable (AP)
Modul AP digunakan untuk melihat daftar
pengeluaran dalam suatu perusahaan, dimana dalam
modul AP tersimpan data data pembelian bahan
baku yang dilakukan perusahaan serta faktur untuk
setiap transaksi pembelian bahan baku dari supplier
3.
Budgeting
Dengan menggunakan modul budgeting , user dapat
melihat seluruh transaksi yang dilakukan oleh tiap
departemen .Dengan begitu dapat dilakukan analisa
keuangan perusahaan .
4.
Managemen Inventori
Dengan modul inventori managemen, kita dapat
melihat proses penjualan dan pemesanan setiap item
yang ada dalam gudang .Dengan modul ini dapat
diketahui stok yang ada dalam pergudangan dan
datanya dapat digunakan dalam proses pemesanan
bahan baku.
5.
Tax
Dengan modul tax kita dapat melakukan modifikasi
terhadap penghitungan keuangan apabila terjadi
perubahan seperti suku bunga, ataupun nilai mata
uang
yang
digunakan
dalam
proses
akuntansi.Sehingga user tidak perlu menghitunga
kembali apabila terjadi perubahan nilai mata uang.
2.3.1 Keuntungan SQL-Ledger
Managemen yang terpusat dimana selurah data
dan pengolahan transaksi dilakukan terpusat
,sehingga lebih terjamin keakuratan datanya. Dapat

diakses dimanapun karena GUI untuk SQL-Ledger

berbasis web. Mudah untuk diintegrasikan dengan
modul third party yang lain.
Fleksibel karena system SQL-Ledger dapat
dimodifikasi sesuai kebutuhan dalam perusahaan,
karena SQL-Ledger disediakan berikut dengan
sourcecode nya .
2.3.2 Kelemahan SQL-Ledger
Tidak ada modul untuk Payroll, sehingga proses
tersebut harus dilakukan manual ataupun dengan
mengembangkan menjadi sebuah modul baru untuk
diintegrasikan dengam
SQL-Ledger.
Proses
pengembangan maupun pemeliharan SQL-Ledger
membutuhkan pengetahuan yang baik , dan
dokumentasi yang disediakan sedikit , sehingga
pengembang SQL-Ledger menyediakan jasa untuk
pengembangan ataupun pemeliharaan system SQLLedger.

3.

ANALISA DAN HASIL

4.

KESIMPULAN
Open source ERP software merupakan salah satu
alternatif yang digunakan untuk membantu
pengelolaan sumber daya perusahaan atau organisasi
yang dapat di-customize sesuai dengan kebutuhan
perusahaan atau organisasi.
Beberapa jenis open source ERP software
memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.
Dari hasil perbandingan di atas, XXX lebih user
friendly dibandingkan dengan XXX. Sedangkan
dalam bidang tertentu, XXX lebih cocok digunakan.

PUSTAKA
Open Source Strategies Inc. (2011). Opentaps.
Diakses pada 24 September 2011 dari
http://www.opentaps.org/.
ERPsoftwre360.com. (2011). Top 5 Open Source
ERP Software Applications. Diakses pada 24
September
2011
dari
http://erpsoftware360.com/erp-open-source.htm.
Open ERP (2011). Diakses pada 26 September dari
2011 http://www.openerp.com/products