Enterprise Resource Planning (ERP)

dan
Data Warehouse
Disajikan oleh:
Eddy Winarso
 Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP adalahh sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya
perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material, dan
kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga
operasional disebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk
menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan atas
perusahaan tersebut.

ERP adalah aplikasi sistem informasi manajemen terintegrasi untuk

bisnis/organisasi yang mencakup multi fungsionalitas seperti penjualan,
pembelian, produksi, gudang, akuntansi & finansial, penggajian, sumberdaya
manusia, dsb.

Aplikasi ERP menjadi tulang punggung (backbone/ back- office) sistem informasi
manajemen untuk meningkatkan efisiensi operasi bisnis dan efektivitas
pengambilan keputusan. Aplikasi ERP memiliki peran yang strategis untuk
kepentingan persaingan bisnis
ERP dalam Klasifikasi Sistem Informasi

Executive Information Systems (EIS)

Top  Strategic supports
level
/Strategi
c
Decision Support Systems (DSS)
Middle level
 Decision making support
/Tactical

ERP Applications Transaction Processing Systems (TPS)

Low level & Database Management Systems
(Operational)  Office Automation Systems (AOS)
Sa Pr Hu
les od ma
& u nR
M cti
ar o n eso
ke ur
tin ce
g
Konsep Dasar ERP
Untuk menjadi perusahaan yang kompetitif, maka setiap
perusahaan harus mendelivery produk secara ontime,
secepat mungkin dengan harga yang bagus.
Oleh karena itu, ada 3 hal yang harus dipertimbangkan :
1.Apakah ERP sesuai denan cara-cara perusahaan dalam
melakukan bisnis?
2.Mengapa ERP penting buat perusahaan?
3.Bagaimana ERP bernilai bagi perusahaan?
1. Apakah ERP sesuai dengan cara-cara
perusahaan dalam melakukan bisnis?
Sebelum implementasi ERP dimulai, penting bagi perusahaan untuk
melihat dulu apakah paket ERP standard sudah sejalan dengan bisnis
perusahaan.
Jika standard ERP tidak sesuai dengan bisnis perusahaan, maka dapat
dilakukan :
a.Merubah bisnis proses untuk mengakomodir kebutuhan software, dan
resiko yang harus dijalankan yaitu merubah tugas dan tanggungjawab
setiap user.
b.Merubah atau mengupgrade software untuk menyesuaikan dengan
bisnis proses perusahaan. Resiko yang kemungkinan terjadi yaitu
memperlambat project dan akan muncul bugs dari sistem dikarenakan
dilakukan development / upgrade software
2. Mengapa ERP penting buat perusahaan?

ERP penting bagi perusahaan karena di dalam pengembangannya selalu untuk

meningkatkan order pelanggan dan proses produksi untuk mengingkatkan
keuntungan perusahaan, selain itu :
a.ERP mempengaruhi hampir seluruh fungsi perusahaan dan merupakaan alat
yang penting untuk Business Process Reengineering
b.ERP mendorong kompetisi untuk berubah dan mendorong bisnis partner
untuk menjadi lebih kompetitif
c.ERP meningkatkan profit perusahaan konsultan dan memaksa best practice
business process dalam perusahaan
d.ERP merubah pola kerja IT tradisional menjadi IT profesional dan mendorong
penggunaan teknplogi clienet-server
3. Bagaimana ERP penting bagi perusahaan?

a. Mengintegrasikan semua aktifitas perusahaan

b. Mendukung penggunaan “best practices”
c. Memungkinkan standarisasi perusahaan
d. Mengurangi informasi yang tidak simetris
e. Menyediakan informasi online dan real time
f. Mendukung akses data yang sama secara simultan untuk planning
dan control
g. Memfasilitasi komunikasi di dalam perusahaan
h. Memungkinkan kolaborasi antar perusahaan
Kekuatan ERP  Integrated

B
Input Output
A Process E

Interaksi / interelasi
(Konsep Sistem)
Cakupan Fungsional ERP
Sale &
Distribution

Financial & Material

Accounting Management

Central Databases
Project
Management Manufacturing

Human Resource
Contoh Aplikasi ERP populer

 SAP (mySAP)
 BAAN
 Oracle
 JD Edwards (telah diakuisisi Oracle)
 Peoplesoft (telah diakuisisi Oracle)
 Compiere (Opensource)
 dll.
Modul-Modul Utama pada ERP
Seperti yang disebutkan sebelumnya, sistem ERP terdiri dari berbagai Modul
dan Sub-modul yang mewakili komponen-komponen bisnis. Modul maupun
sub-modul tersebut dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan organisasi yang
ingin menerapkannya. Berikut ini adalah beberapa Modul Utama atau Modul
dasar yang paling sering dijumpai dalam sistem ERP.
Human Resource Module (Modul Sumber daya manusia)
Inventory Module (Modul Persediaan/Inventaris)
Sales and Marketing Module (Modul Penjualan dan Pemasaran)
Purchase Module (Modul Pembelian)
Finance and Accounting Module (Modul Keuangan dan Akuntansi)
Customer Relations Management Module (Modul Manajemen Hubungan
Pelanggan)
Manufacturing Module (Modul Manufakturing)
Supply Chain Management Module (Modul Manajemen Rantai Pasokan)
1. Human Resource Module
(Modul Sumber Daya Manusia)

Modul HRM membantu perusahaan untuk

mengelola SDM mereka secara lebih efisien.
Fungsinya mencakup pengelolaan informasi
karyawan, pelacakan jam kerja dan
kehadiran, penggajian, pengelolaan pajak
karyawan, pembuatan survei, rekrutmen dan
penerimaan karyawan baru, dan penilaian
kinerja karyawan.
2. Inventory Module
(Modul Persediaan / Invetaris)

Perusahaan mana pun yang memiliki banyak stok barang,

baik barang dagangan maupun aset mereka sendiri
memerlukan modul manajemen inventaris dalam sistem ERP
mereka. Modul ini berfungsi menangani pelacakan stok,
pengendalian pengadaan, pemesanan ke pemasok, dan
berbagai kebutuhan manajemen inventaris lainnya.

Fitur-fitur yang pada umumnya ada dalam modul manajemen

inventaris adalah manajemen stok, manajemen gudang,
prakiraan inventaris (inventory forecasting), pengambilan dan
pengepakan stok, manajemen pemasok, dan pelacakan
pengiriman.
3. Sales and Marketing Module
(Modul Penjualan dan Pemasaran)

Jika Anda menjual servis atau produk dan

membutuhkan solusi yang efektif dalam
mengelola prospek dan pelanggan, maka modul
penjualan adalah modul yang wajib
dipertimbangkan.

Modul ini mencakup pengelolaan data prospek

dan pelanggan, pemantauan siklus penjualan,
penjadwalan follow up ke prospek, pembuatan
penawaran dan faktur, dan pembuatan laporan
penjualan yang lengkap.
4. Purchase Module
(Modul Pembelian)

Sama seperti modul manajemen inventaris, modul

pembelian merupakan modul yang penting bagi
perusahaan manufaktur, grosir, dan ritel. Modul ini
membantu perusahaan mengelola pembelian
barang ke pemasok. Dengan modul ini, pengeluaran
dapat lebih terkontrol dan barang yang dibeli akan
selalu sesuai dengan permintaan konsumen.
5. Finance and Accounting Module
(Modul Keuangan dan Akuntansi)

Manajemen akuntansi atau manajemen keuangan adalah

modul ERP yang sangat penting untuk setiap industri,
karena hampir tidak ada perusahaan yang tidak mengelola
arus kas, pembayaran, hutang-piutang, dan berbagai
transaski keuangan sehari-hari.

Fitur-fitur yang ada dalam modul manajemen akuntansi

diantaranya yaitu manajemen tagihan (billing), manajemen
aset dan depresiasi, manajemen pajak, manejemn faktur,
laporan analitik keuangan, manajemen mata uang, dan
lainnya.
6. Customer Relations Management Module
(Modul Manajemen Hubungan Pelanggan)

Modul CRM hampir mirip dengan modul penjualan,

tetapi fokusnya lebih pada pengelolaan pelanggan.
Fungsinya mencakup pengelolaan pipeline
penjualan, pencatatan riwayat interaksi pelanggan,
email marketing campaign, laporan perilaku dan
pola pembelian pelanggan, dan lain-lain.
7. Manufacturing Module
(Modul Manufakturing)

Modul ini berfungsi menyederhanakan

berbagai proses manufaktur yang kompleks.
Fungsinya meliputi perencanaan produksi,
pengaturan rute produksi, pengelolaan
anggaran, pemantauan stok bahan baku dan
barang jadi, dan masih banyak lagi.
8. Supply Chain Management Module
(Modul Manajemen Rantai Pasokan)

Modul SCM adalah salah satu modul ERP yang paling

penting untuk perusahaan manufaktur. Modul ini
memberikan perusahaan visibilitas ke seluruh rantai
pasokan, dari awal hingga selesai.

Fitur-fitur yang ada dalam modul SCM di antaranya yakni

manajemen inventaris, manajemen pesanan,
manajemen pengadaan, pelacakan logistik dan
pengiriman barang, perencanaan dan prakiraan,
manajemen pemasok, dan manajemen pengembalian
barang.
Contoh MySAP
mySAP ERP Procurement
(source Genovate-SAP)

efausa@yahoo.com
Mini Case : mySAP (1)
Contoh kasus mySAP Order Fullfilment

Anda bekerja sebagai sales executive di perusahaan

penjual komputer (yang saat ini telah
mengimplementasikan aplikasi mySAP ERP.

Pagi ini anda menerima order dari salah satu

customer (Mr.X) order 3 flat monitor untuk 3 server
barunya.

Gunakan user name dan password untuk login ke

sistem mySAP dan lakukan beberapa tugas berikut :
buat sales order, delivery order, dan billing.
Mini Case : mySAP (2)
Diagram skenario proses bisnis
Buat
Permintaan dari customer ke perusahaan untuk
Mulai mengirim sejumlah barang (products) atau
Sales order
menyediakan layanan pada waktu tertentu.

Buat Segera setelah dipastikan hari material tersedia atau

Delivery order hari jadwal pengiriman, waktu penjadwalan telah
Outbound delivery ditetapkan.

Pada saat anda membuat outbound delivery, anda

Buat telah memulai (memicu) aktivitas pengiriman seperti
Transfer order pengambilan barang dan penjadwalan transpor

Jika barang telah dikeluarkan dari warehouse dan siap

Posting untuk dikirim
Isu barang
Billing merupakan tahapan proses akhir untuk transaksi bisnis
(Sales and Distribution). Pembuatan invoice berdasar
deliveries atau service, menerbitkan memo kredit dan debit,
Buat pembatalan transaksi billing, fungsi pricing, menerbitkan
Akhiri
Invoice rebates, transfer data billing ke modul Financial Accounting (FI)
Investasi ERP
Saat ini kebutuhan akan laporan pengukuran Return on
Investment (ROI) oleh vendor implementasi ERP sangat tinggi.
Dimana customer menuntut analisis ROI, karena merupakan
faktor yang kritikal dalam pengambilan keputusan dalam
mendapatkan sistem baru tersebut.

Pada saat suatu perusahaan akan implementasi ERP,

perusahaan harus sudah mengetahui tangible dan intangible
benefit implementasi ERP. Juga membandingkan jika tidak jadi
implementasi ERP, berapa biaya yang harus disiapkan untuk
membetulkan lack of current sistem
 Mengapa perlu Sistem Informasi Terintegrasi (ERP) ?
1. Perencanaan dan manajemen yang terkontrol (planning)
Sistem ERP akan menyajikan beragam data dari unit bisnis yang berbeda-beda
secara sistematis, komprehensif, real-time, dan mudah dalam aksesnya. Hal ini
akan memudahkan perusahaan dalam melakukan pemantauan dan
pengendalian atas proses bisnis Anda.
Selain menyediakan perencanaan yang lebih baik, sistem ERP juga dapat
meningkatkan efisiensi pada aktivitas rutin harian seperti pemesanan,
pengiriman, kinerja pemasok, manajemen kualitas, manajemen kas, dan
realisasi penjualan. Dengan adanya sistem ERP, siklus waktu penjualan ke kas
dan pembayaran ke pemasok pun dapat dipersingkat.

2. Akurasi data yang lebih baik (Costing)

Menentukan akurasi nilai – nilai default dari skema dasar yang digunakan dalam
hampir keseluruhan proses transaksi khususnya transaksi keuangan dan
material. Dengan sistem ERP Anda dapat menentukan lebih dari satu
penggunaan metoda dan level penilaian material sesuai dengan tipe/jenis
kategori material dan kebijakan perusahaan.
Dengan auto costing ini, setiap transaksi material dan aspek terkait dengan
bisnis Anda dapat secara real-time mempengaruhi pergerakan dan perubahan
kondisi keuangan perusahaan, yang pada akhirnya akan dapat menyajikan
laporan keuangan dengan cepat bahkan real-time
 Mengapa perlu Sistem Informasi Terintegrasi (ERP) ?
3. Peningkatan efisiensi dan produktifitas (Forecasting)
Keuntungan yang dapat dirasakan secara langsung adalah pengurangan cost yang di butuhkan dalam menjalankan
bisnis. Sistem ERP dapat memperkirakan aspek yang tidak menguntungkan. Dalam hal ini sistem ERP memiliki alat-
alat pendukung pengambilan keputusan yang baik seperti alat perencanaan dan alat simulasi yang dapat membantu
manajemen untuk lebih tepat memanfaatkan sumber dayanya seperti material, sumber daya manusia dan mesin
atau peralatan kerja.
Sistem ERP memiliki fleksibilitas untuk beradaptasi dengan kebutuhan-kebutuhan di masa depan. Integrasi, kinerja,
dan alur informasi yang berjalan dengan lebih baik dapat meningkatkan kemampuan perusahaan dalam melakukan
perencanaan dan pengendalian sehingga mereka siap menghadapi tantangan di masa yang akan datang.

4. Ekosistem perusahaan yang terintegrasi (Integration)

Sistem ERP terdiri dari berbagai modul dan sub-modul yang dapat mewakili komponen bisnis tertentu. Kesulitan
mengakses data bukanlah hal yang kita inginkan. Apalagi jika data yang kita butuhkan tersebut sangat penting
karena mempengaruhi keputusan yang perlu diambil. Kesulitan akses data tersebut mungkin dapat terjadi jika kita
tidak memiliki suatu sistem yang rapi dan mudah untuk diakses dari manapun seperti software ERP. Karena
terkadang kita tidak melulu ada di kantor, sedangkan kita hanya dapat mengakses informasi dari kantor saja.
Software ERP dengan cloud system membantu Anda otomatisasi proses bisnis, mengatur aktifitas harian di setiap
bagian. Tanpa sistem ERP, Anda akan menjadi sangat sulit untuk dapat menjalankan alur kerja secara efektif dan
kolaborasi antara bagian dengan baik.
Resiko ERP
Pada saat implementasi ERP ada 3 sisi besar dari ERP management,
yaitu : people, process, and technology.
Bagian yang paling beresiko adalah orangnya, kemudian proses dan
yang terakhir teknologi.
Resiko ERP
1. People Risks

Merupakan faktor yang paling krusial dalam menentukan

sukses tidaknya sistem ERP yang meliputi karyawan,
manajemen, tim implementasi, konsultan dan vendor.
Implementasi sistem ERP adalah sebuah perubahan dan
umumnya orang akan restance terhadap perubahan
tersebut. Untuk mencapai sukses dalam implementasi
sistem ERP, maka semua orang yang terlibat dalam
project harus kooperatif.
Resiko ERP
2. Process Risks

a.Program Management
Dalam program manajemen, ERP hanya fokus pada bisnis proses yang penting
bagi perusahaan, seperti manufacturing, sales order, human resource, dll. Adanya
project manajemen yang tidak kalah penting bagi perusahaan yang menggunakan
desktop sistem non ERP tentunya menyebabkan adanya kemungkinan GAP
antara report ERP dan aplikasi yang digunakan untuk program manajemen.

b. Business Process Reengineering

BPR tidak hanya merubah bisnis proses, melainkan perubahan yang dramatis
dan perbaikan yang dramatis. Perubahan ini meliputi struktur organisasi, sistem
manajemen, job description, pengukuran performance, pengembangan skill,
training dan yang paling penting adalah penggunaan teknologi. BPR ini akan
berakibat bagaimana organisasi menjalankan bisnis,
Resiko ERP
2. Process Risks

c. Stage Transition
Siapa yang bertanggung jawab setelah go live ERP ?
Pada saat project berjalan banyak orang yang terlibat didalamnya, oleh
karena itu setelah go live orang-orang yang terlibat di dalam project
tersebutlah yang harus bertanggung jawab.

d. Benefit Realization
Implementasi dapat sukses, akan tetapi jika operasionalnya tidak
direncanakan dan tidak diatur dengan baik dan proyek ini melibatkan
banyak orang di dalamnya maka benefit tidak terwujud. Disini sangatlah
penting faktor partisipasi karyawan, training, dan re-training, support
management, dan penggunaan kemampuan sistem.
 Resiko ERP
3. Technological Risks

Pada saat implementasi ERP akan menggunakan teknologi terbaru pada saat itu yang
meliputi :
a.Software functionality, install software yang terbaru belum tentu semua feature yang
ada didalamnya akan digunakan.
b.Technological obsolence merupakan teknologi yang tidak lama lagi akan using.
c.Application portofolio management, organisasi IT biasanya harus maintain inventory
software dan infrastruktur, agar lebih efisien harus selalu mengacu portofolio
management dengan mengurangi duplikasi dan complexity.
d.Echancement and upgrade, sisterm ERP memerlukan upgrade dan selalu Up to Date.

Implementasi Issues :
Meliputi : Project size, lamanya waktu omplementation, investasi yang tinggi, deadline
yang tidak masuk akal, dana implementeasi yang tidak cukup, dan interface
Kesimpulan ERP, menurut kami :
Benefit implementasi ERP terdiri dari manfaat langsung dan tidak
langsung seperti :
-Langsung :

a.Meningkatkan efisiensi
b.Integrasi IT untuk membuat pengambilan keputusan yang lebih baik
c.Respon time ke pelanggan lebih cepat

-Tidak Langsung :
a.Membuat image corporate lebih bagus
b.Meningkatkan keinginan pelanggan
c.Meningkatkan kepuasan pelanggan
Data Warehouse
 adalah suatu sistem komputer untuk mengarsipkan dan
menganalisis data historis suatu organisasi seperti data
penjualan, gaji, dan informasi lain dari operasi harian.
Pada umumnya suatu organisasi menyalin informasi dari
sistem operasionalnya (seperti penjualan dan SDM) ke
gudang data menurut jadwal teratur, misalnya setiap
malam atau setiap akhir minggu. Setelah itu, manajemen
dapat melakukan kueri kompleks dan analisis (contohnya
penambangan data, data mining) terhadap informasi
tersebut tanpa membebani sistem yang operasional
4 Karakteristik Data Warehouse
1. Berorientasikepada subjek
2. Data yang dimiliki terintegrasi
3. Data yang disimpan bersifat tetap
4. Dibuat dalam rentang waktu tertentu
 Komponen Data Warehouse
1. Source Data
Source data merupakan gudang data dari berbagai sumber, yakni dari data internal, data eksternal,
archived, dan lain-lain.

2. Data Stagging
Data yang diekstrak dan load dalam format yang sama yang tidak merubah nilai data.
3.Data Storage
Media penyimpanan data yang dihasilkan dari data stagging.
4. Metadata
Komponen yang memberi penjelasan  tentang data melebihi kamus data. Metadata terbagi atas
Metadata Operasional, Metadata Transformasi & Ekstrak, serta Metadata User.
5. Information Delivery
Penyampaian informasi pada pengguna yang mana terdapat teknik online, infraned serta email.
6. Management and Control
Merupakan pengelolaan serta pengendalian yang ada pada data stagging serta metadata.
Data Warehouse Process
1. Melakukan denormalisasi data (OLTP – OLAP )
2. Extract data dari database operasional
3. Membersihkan data dari data yang tidak valid
4. Mentransformasi data ke warehouse model
5. Memuat data ke database Data Warehouse
Data Mining
 Perangkat lunak yang digunakan untuk
menemukan pola-pola tersembunyi
maupun hubungan-hubungan yang
terdapat dalam basis data yang besar dan
menghasilkan aturan-aturan yang
digunakan untuk memperkirakan perilaku
di masa medatang
Terima Kasih