KOMUNIKASI BISNIS

MINGGU KE 10

Bahan Kajian : UNDERSTANDING REPORT & PROPOSAL

Sub-CPMK :
1. Mampu menjelaskan yang dimaksud dengan Proposal & Report
2. Mampu membedakan antara Proposal dan Report
3. Mampu menyusun Proposal dan Report

Referensi :
Djoko Purwanto. 2011. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga
Courtland L.Bovee And John V. Thill. 2013. Business Communication Today. Eleventh
Edition: Pearson Education Ltd
06/27/2021 1
Understanding Reports
and Proposals
MATERI KULIAH KE 10
A proposal

• Proposal mirip dengan laporan tetapi dimaksudkan untuk

membujuk dan menginformasikan. Proposal memberikan
informasi tentang produk, layanan, atau ide dan mencoba
meyakinkan pembaca untuk mengadopsi solusi yang
disarankan.
• Perbedaan utama antara laporan dan proposal adalah ketika
ditulis.
• Suatu proposal biasanya dikembangkan di awal proses
pengambilan keputusan ketika itu dapat mempengaruhi
keputusan.
A report

• Laporan biasanya ditulis setelah beberapa tindakan telah

dilakukan. Beberapa laporan mendokumentasikan status
suatu kegiatan atau proyek saat itu terjadi
• Laporan lain ditulis pada akhir kegiatan atau proyek.
What is your purpose for
writing?
• Langkah pertama dalam menulis laporan jelas
mendefinisikan tujuan Anda. Mulailah dengan
menganalisis apa yang ingin Anda capai.
• Apakah tujuan Anda untuk memberi informasi,
memperbarui, menganalisis, atau membujuk? Sasaran
Anda akan membantu Anda memutuskan format yang
harus Anda gunakan.
Who are your readers?

• Seperti halnya jenis dokumen lainnya, tulis laporan atau proposal dengan
mempertimbangkan pembaca Anda.
• Untuk memenuhi kebutuhan pembaca Anda, identifikasi seberapa baik mereka
memahami subjek Anda.
• Apa yang ingin mereka pelajari dari membaca laporan atau proposal Anda?
Bagaimana mereka bereaksi?
• Bagaimana seharusnya Anda menulis untuk membuat informasi menjadi jelas
dan dapat dimengerti oleh pembaca Anda?
• Pastikan untuk mempertimbangkan audiens utama (utama) Anda dan audiens
sekunder, yang mencakup siapa pun yang mungkin membaca dokumen
Should you write a report or a proposal?

• Anda menulis laporan untuk berbagi informasi dengan orang

lain.
• Anda menulis proposal untuk meyakinkan pembaca Anda
untuk mengadopsi ide, produk, atau solusi Anda.
• Mereka mirip dengan laporan analitis kecuali bahwa Anda
hanya menyajikan satu rekomendasi.
Will your report present information
or analyze a topic?

• Laporan dapat berupa satu dari dua jenis.

• Laporan informasi menyajikan informasi dalam format yang jelas dan objektif.
• Laporan informasi sesuai ketika Anda ingin memberikan ringkasan tertulis tentang
subjek untuk pembaca Anda.
• Pendapat dan rekomendasi tidak dimasukkan dalam laporan informasi.
• Laporan analitis biasanya menyajikan data, analisis, dan kesimpulan. Laporan
analitis sering memberikan opsi yang berbeda, mengidentifikasi pro dan kontra
untuk alternatif, dan memasukkan rekomendasi spesifik.
Is your proposal for an internal
or external audience?

• Proposal internal merekomendasikan cara menyelesaikan

masalah dalam organisasi, seperti dengan mengubah prosedur
atau menggunakan produk atau layanan yang berbeda dari
vendor.
• Proposal eksternal dirancang untuk menjual produk atau
layanan kepada pelanggan dan biasanya ditulis sebagai
tanggapan atas permintaan
JENIS-JENIS LAPORAN
• Laporan berdasarkan Waktu :
• Laporan berkala
• Laporan incidental
• Laporan berdasarkan Bentuk :
• Laporan berbentuk surat
• Laporan berbentuk naskah
• Laporan berbentuk memo
• Laporan berdasarkan Penyampaian :
• Laporan Lisan : Naratif, deskriptif, ekspositoris, argumentatif, dan
persuasif.
• Laporan Tertulis : laporan Penelitian, Peristiwa, Kegiatan, Perjalanan,
Hasil Diskusi
• Laporan Visual : laporan dalam bentuk presentasi dengan power point
JENIS-JENIS LAPORAN

• Laporan berdasarkan isinya :

• Laporan Informatif
• Laporan Analitikal
• Laporan Pertanggung jawaban
• Laporan Rekomendasi
Laporan Berkala

Laporan berkala (periodic reports) dapat dikeluarkan secara

harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan.
Yang termasuk laporan berkala antara lain:
laporan bursa saharn setiap jam,
laporan penjualan tiap hari,
laporan biaya tiap seminggu,
laporan produksi setiap bulan,
laporan kegiatan komite tiap kuartar, dan
anggaran tahunan.
06/27/2021 12
Laporan incidental

• Laporan incidental atau laporan khusus ditulis

manakala kebutuhan terhadap suatu informasi
muncul, jadi tidak dilaporkan secara rutin. Laporan
incidental atau laporan khusus ini mencakup suatu
situasi atau kejadian yang unik (khusus) seperti
munculnya krisis dalam suatu perusahaan.

06/27/2021 13
Laporan Lisan

06/27/2021 14
 Types of reports and proposals

Internal proposal External proposal

Recommends solution Recommends solution
to audience to audience
within an organization outside an organization

Decision
or action

Analytical report
Informational report Presents alternatives
Summarizes subject and
recommendations
 When to write a report or proposal

Scenario: Report/proposal/others

•Anda menghadiri pameran dagang dan ingin memberi tahu orang lain
tentang produk pesaing Anda ……………………………..

•Anda menawarkan layanan perusahaan Anda kepada orang atau

organisasi ……………………………..

•Anda menganalisis apakah akan membeli peralatan komputer baru atau ……………………………...
memutakhirkan peralatan saat ini
……………………………...
•Anda mempromosikan layanan perusahaan Anda untuk khalayak umum.
JENIS PROPOSAL

• Proposal Bisnis, berkaitan dengan dunia usaha, baik itu perseorangan

maupu kelompok. Contoh: Proposal Pendirian Usaha, Proposal
Kerjasama antar perusahaan
• Proposal Proyek, berisikan rencana bisnis. Contoh: Proposal Proyek
Pembangunan.
• Proposal Penelitian, lebih sering digunakan di bidang akademisi.
Contoh: Proposal penelitian untuk pembuatan skripsi, tesis dan
lainnya. Isi dari proposal ini adalah pengajuan kegiatan penelitIan.
• Proposal rencana kegiatan baik itu bersifat individu maupun
kelompok misalnya proposal kegiatan pentas seni budaya,Public
Relation.
Planning a Report or Proposal

ESSENTIAL ELEMENTS :

1. Mulailah dengan mengidentifikasi ide utama Anda

2. Gunakan judul untuk ide-ide penting Anda
3. Buat subpos untuk subtopik
4. Sertakan bagian yang sesuai
5. Tinjau garis besar Anda
SUSUNAN BUSINESS PROPOSAL

I. Latar Belakang
II. Rumusan Masalah
III. Maksud dan Tujuan Program
IV. Output yang Diharapkan
V. Manfaat Program bagi stakeholders
VI. Rerangka Pemikiran Program
VII. Langkah-langkah Pelaksanaan Program.
1. Latar Belakang
Latar Belakang adalah dasar ataupun titik tolak untuk memberikan
pemahaman kepada pembaca mengenai apa yang ingin disampaikan”
Latar belakang digunakan untuk memaparkan secara singkat masalah
yang akan di bahas
Dalam penulisan latar belakang, ada beberapa poin penting yang harus
dimuat, antara lain:

1. fakta dan data terkait masalah ,

2. alasan yang mendasari atau yang memicu dibuatnya proposal ini.
3. Fakta yang menunjukkan layaknya suatu rencana yang akan
diajukan
 Contoh Latar belakang Masalah (Proposal usaha
Makanan)
• Ada banyak macam dan ragam makanan ringan dari yang kecil sampai yang
besar, dan dari yang harganya murah sampai yang harganya mahal. Setiap orang
yang memiliki aktivitas yang cukup padat tentunya membutuhkan makanan.
Makanan yang ada di pasaran kini sudah semakin beragam, tetapi sayangnya
tidak banyak yang menjual makanan tradisional atau makanan khas dari
Indonesia.
• Salah satu makanan ringan yang sederhana penyajiannya dan memiliki rasa yang
enak dan khas Indonesia serta cocok dicemil di berbagai situasi adalah keripik
singkong pedas. Pembuatan makanan yang baru dijual di pasaran ini sangat
sederhana, higienis karena dibuat sendiri dan tanpa bahan pengawet apapun
serta harganya cukup terjangkau sehingga akan menarik minat masyarakat.
• Keripik singkong pedas yang dikombinasikan dengan rasa buah nanas ini
merupakan jenis makanan tradisional yang enak, lezat, gurih dan nikmat. Keripik
yang baru akan muncul di pasaran ini akan dikembangkan dan dipromosikan ke
masyarakat. Sehingga usaha ini memang layak menjadi salah satu usaha kuliner
lain daripada yang lain di Indonesia.
2. Rumusan Masalah

• Rumusan masalah di gunakan sebagai pembatas dari masalah

yang nantinya akan di bahas. Umumnya, bagian rumusan
masalah ini akan berisi kalimat singkat mengenai topik dan
masalah tersebut.
• Dalam rumusan masalah berupa garis besar dari sebuah masalah
yang di bahas dan mendapatkan solusi yang akan di gunakan
secara langsung.
• Tentunya di saat Anda mengajukan sebuah proposal maka
rumusan masalah akan menjadi salah satu poin yang amat
sangat penting yang wajib untuk dijawab mengenai layaknya jika
bisnis ini dijalani.
Contoh Rumusan Masalah
(Proposal usaha makanan)

1. Apa strategi yang bisa di gunakan untuk

meningkatkan omset dari penjualan dari bisnis
makanan tersebut?
2. Bagaimana cara untuk menekan biaya produksi
tanpa harus mengesampingkan dari kualitas
produk makanan?
3. Apa saja bentuk dari sebuah promosi yang bisa di
lakukan untuk dapat menarik minat konsumen?
3. Maksud dan Tujuan Program

Maksud dan Tujuan program adalah sasaran yang

ingin dicapai dan mengacu pada rumusan
masalah dan bentuknya berupa pernyataan.
Contoh Maksud dan Tujuan program/proyek
(Proposal usaha makanan)

• Maksud dan Tujuan program/proyek ini adalah:

1.Mendapatkan keuntungan.
2.Menarik minat konsumen
3.Dapat membuka lapangan pekerjaan baru.
4.Membantu mempertahankan makanan tradisional agar tidak
hilang.
4. Output yang diharapkan

• Output program/proyek adalah harapan-

harapan yang ingin dicapai dari proyek
tersebut.
Contoh Output program/proyek
(Proposal usaha makanan)

• perusahaan bisa memiliki banyak konsumen yang

loyal, keuntungan yang fantastis,
• menjadi bisnis yang merajai pangsa pasarnya,
• dan mengurangi jumlah pengangguran di
lingkungan masyarakat.
Manfaat program bagi Stakeholders

• Manfaat program bagi stakeholders adalah program

yang layak yakni yang dapat dijalankan dan
menghasilkan manfaat serta keuntungan bagi para
stakeholdersnya.
Rerangka Pemikiran Program

• Rerangka Pemikiran suatu program adalah

susunan faktor-faktor yang yang berhubungan
dan membentuk terwujudnya tujuan program.
Langkah-langkah Pelaksanaan Program

• Langkah-langkah pelaksanaan Program adalah urut-

urutan pelaksanaan program yang mencakup faktor-
faktor yang mendukung terwujudnya tujuan program
yang layak dan menguntungkan.
 Formal outlines of Report

I. Introduction
A. Overview
Purpose: to describe B. Background
tours and activities II. Facts
offered by Quest
competitor
A. TJ Travel
1. Tours
2. Activities
a. Adventure
b. Educational
B. Global Tours
1. Tours
2. Activities
a. Adventure
b. Educational
SISTEMATIKA LAPORAN SECARA UMUM

1. Pendahuluan.
Pendahuluan memuat latar belakang masalah dan rumusan
masalahnya, tujuan penulisan laporan (harus berkaitan dengan
permasalahan), ruang lingkup, dan sistematika laporan
2. Isi Laporan dan Pembahasan
Berisikan data dan fakta pelaksanaan kegiatan, kesesuaian
pelaksanaan dengan perencanaan, masalah yang terjadi,
pembahasan masalah.
3. Penutup
Berisikan Kesimpulan dan Saran.
Writing the Beginning

• ELEMEN PENTING:
• 1. Halaman Judul
• 2. Surat pengiriman
• 3. Ringkasan eksekutif
• 4. Daftar isi
• 5. Pendahuluan
Writing the Body

• ELEMEN PENTING:

1. Tinjau pos dan bagian

2. Jelaskan metode Anda
3. Sajikan bukti
4. Menyiapkan rekomendasi dan mengidentifikasi alternatif
5. Diskusikan atau evaluasi rekomendasi
6. Akhiri laporan
TYPES OF ROUTINE REPLIES AND
POSITIVE MESSAGES

• Permintaan informasi atau tindakan

• Pemberian klaim dan permintaan penyesuaian
• Rekomendasi
• Pesan informatif
• Pengumuman kabar baik
• Pesan niat baik
WHEN YOUR COMPANY IS AT FAULT
• Mengakui penerimaan klaim
• Ambil tanggung jawab pribadi
• Bersimpati dengan pelanggan
• Jelaskan rencana tindakan Anda
• Perbaiki hubungan
• Tindak lanjuti dengan pelanggan
WRITING NEGATIVE MESSAGES

Saat menulis pesan negatif pertimbangkan hal berikut:

1. Akankah berita buruk itu mengejutkan?

2. Apakah audiens lebih suka pesan singkat?
3. Seberapa pentingkah berita itu kepada audiens?
4. Apakah Anda perlu mempertahankan hubungan kerja yang
erat?
5. Apakah Anda perlu mendapatkan perhatian audiens?
6. Apa gaya pilihan organisasi Anda?
7. Berapa banyak komunikasi tindak lanjut yang Anda
inginkan?
selesai
 Terima kasih

06/27/2021 39