Inisiasi Proyek

1.

Pengertian Inisiasi Proyek

Inisiasi proyek adalah tahap awal (pertama kalinya) suatu proyek dimulai. Pada intinya,
inisiasi proyek adalah mengawali sebuah proyek, dalam artian memberikan gambaran global
suatu proyek dalam bentuk Project Defenition atau definisi proyek.

2.

Tujuan Inisiasi Proyek

Menentukan tujuan proyek secara rinci.
Mengidentifikasi factor-faktor penentu keberhasilan intik melaksanakan proyek.
Menentukan ruang lingkup proyek,jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek
secara garis besar, asumsi proyek, seta batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam
membuat perencanaan menejemen proyek.
Menentukan kriteria keberhasilan proyek.

3.

Mekanisme Inisiasi Proyek

Pemilik proyek memberi penugasan kepada menejer proyek dan tim proyek.
Manajer dan tim proyek secara bersama-sama membuat definisi proyek dan disetujui
pemilik proyek.
Definisi proyek yang telah dibuat, selanjutnya akan dijadikan sebagai acuan atau landasan
dalam pembuatan perencanaan menejemen proyek.

4.

Batasan Pembahasan
Pada batasan pembahasan akan dibahas tentang bagaimana membuat definisi proyek atau
project definition. Proyek akan dibatasi pada scope, time dan cost, sehingga project definition
yang akan dibuat juga dibatasi oleh tiga hal tersebut.

5.

Dokumen yang harus dipersiapkan

Surat Penugasan atau SK Direksi sebagai acuan dalam pembuatan project defenision
Defenisi Proyek atau Project Defenition

6.

Contoh
a) Surat Tugas (Bukan Format Baku)
b) Project Defenition (Bukan Format Baku)

a) Surat Tugas

SURAT TUGAS
N0. 007/AQS/SI/0414
Yang bertandatangan di bawah ini :
1. Nama
: Sri Widiastuti
NIK
: 113980050
Jabatan
: Kepala Pusmesmas
Alamat
: Jl. Swasembada Barat XX No.19 Raha
Menugaskan kepada :
1. Nama
NIK
Jabatan
Alamat
2.

Nama
NIK
Jabatan
Alamat

:
:
:
:

Aqila Rafif Al Khumaini

1130800010
Pemilik Proyek
Jl. Jati Raya No 22 Raha

:
:
:
:

Mr. Ale
1130800010
Manager Proyek
Jl. Jati Raya No 22 Raha

Untuk melaksanakan kegiatan proyek Pembangunan Sistem Informasi Kewaspadaan

Dini pada Dinas Kesehatan Raha tahun anggaran 2014, bertempat di jalan beringin no 15
Raha.
Kepada yang bersangkutan dimohon untuk berkoordinasi.
Setelah melaksanakan tugas, saudara diwajibkan membuat laporan dan disampaikan
kepada Direktur.
Demikian harap dilaksanakan sebaik-baiknya.

Kendari, 17 April 2014

Direktur

Sri Widiastuti
113980050

b) Project Defenition

PROYEK PEMBANGUNAN
SISTEM INFORMASI KEWASPADAAN DINI
DINAS KESEHATAN RAHA

PENDEFENISIAN PROYEK

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI..
DOKUMEN KONTROL..
INFO UMUM.
A. Permasalahan.
B. Deskripsi Produk
C. Faktor Penentu Keberhasilan
D. Keuntungan yang Diharapkan..
E. Teknologi yang Digunakan..
F. Deskripsi Proyek
G. Perencanaan Aktifitas Secara Global
H. Batasan
I. Asumsi..

DOKUMEN KONTROL

Daftar Perbaikan Dokumen

Tanggal

Penulis

14-04-2014

Versi

Mr. Ale

1.0

Referensi
Surat tugas dari Kepala Dinas
Kesehantan

Mengetahui
Nama
Aqila Rafif Al Khumaini

Jabatan
Pemilik Proyek

Tanda Tangan

INFO UMUM

Nama Proyek

: Sistem Informasi Kewaspadaan Dini

Pemilik Proyek

: Aqila Rafif Al Khumaini

Manajer Proyek

: Mr. Ale

Global Proyek

Deskripsi Singkat

: Membangun Sistem Informasi Kewaspadaan Dini pada

Dinas Kesehatan Raha dan sistem pelaporan W2 secara
otomastis

Predecessor

: -

Successor

: -

A. Permasalahan
Beri keterangan singkat mengenai permasalahan bisnis.
Sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan proses bisnis pada Dinas Kesehatan yang
rutinitasnya membutuhkan pelaporan yang tepat waktu, data yang akurat dari setiap puskesmas
sebagai ujung tombak pelayanan kesehatan bagi masyarakat, maka dirasa sangat dibutuhkan
otomatisasi sistem pelayanan kesehatan dan pelaporan berkala (laporan W2) atau pelaporan
mingguan tentang penyebaran penyakit di masyarakat. Hal ini disebabkan oleh banyak hal,
utamanya adalah hasil pemantauan kinerja pegawai puskesmas yang cenderung
menurun,akibatnya pelaporan sering terlambat di kirim ke Dinas Kesehatan, data yang kurang
akurat akibat pengolahan manual, Format pelaporan yang tidak terstadarisai, ini tentu saja sangat
mempengaruhi proses pengambilan keputusan pada Dinas Kesehatan. Hal lain yang
menyebabkan perlunya otomatisasi adalah proses pencatatan atau registrasi pasien yang lambat,
jejak rekam medis atau histori pasien yang tidak akurat sehingga mempengaruhi proses petugas
medis mendiagnosa pasien. Oleh karenanya, otomatisasi sistem ini perlu segera direalisasikan.
Untuk selanjutnya proyek ini disebut dengan Proyek Pembangunan Sistem Informasi
Kewaspadaan Dini

B. Deskripsi Produk / Servis

Beri keterangan singkat mengenai deskripsi produk atau servis.

Melakuan pendaftaran pasien secara komputerisasi

Melakukan diagnosa pasien secara komputerisasi
Menampilkan data rekam medis pasien
Melakukan input, edit, delete data master diagnose secara komputerisasi
Melakukan input, edit, delete data tenaga medis secara komputerisasi
Melakukan input, edit, delete data geografis secara komputerisasi
Management security aplikasi secara komputerisasi
Mencetak laporan W2 secara otomatis

C. Faktor Penentu Keberhasilan

Deskripsikan tentang kondisi yang menyangkut faktor-faktor yang mendukung keberhasilan proyek, juga
faktor-faktor yang bisa memhambat proyek.

Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen

Komitmen dan dukungan dari tim proyek
Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing
Kerjasama yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam proyek
Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek
Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap
Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai

D. Keuntungan yang Diharapkan

Deskripsikan keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari proyek yang akan dilaksanakan.
Dari sisi perusahaan :

Lebih mudah dalam melakukan monitoring kegiatan puskesmas

Lebih mudah dalam monitoring penyebaran penyakit di masyarakat
Dengan kinerja pegawai yang baik, maka secara otomatis akan meningkatkan
produktifias dan kualitas pelayanan terhadap masyarakat
Pertangung jawaban organisasi terhadap karyawan akan lebih mudah
Dari sisi pegawai :

Proses pembuatan pelaporan menjadi lebih mudah dan cepat

Proses pendaftaran pasien menjadi lebih mudah
Proses managemen data rakam medis pasien menjadi lebih mudah
Lebih nyaman dalam bekerja, karena tidak membutuhkan enegi yang besar

E. Teknologi
Deskripsikan tentang teknologi yang diperlukan / digunakan untuk keperluan proyek.
Software Development : Oracle JAVA FX 8
Database
: MySQL 5.5
Report Tool
: Jasper Studio 5.5.1
Operating Sistem Server: CENTOS 6.4
Operating Sistem Client : MS. Windows 8
Komputer Server
Komputer Client

: Intel Pentium i3, Memori 2 GHz, HDD 500 Gb

: Intel Pentium i3, Memori 1 GHz, HDD 200 Gb

F. Deskripsi Proyek
Berikan deskripsi proyek secara umum (high-level) yang meliputi:
1.

Tujuan Proyek
Tujuan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat memberikan informasi tentang
kewaspadaan dini terhadap penyebaran penyakit pada wilayah kerja Dinas Kesehatan Raha.
Informasi ini menyangkut data detail pasien yang terkena penyakit, petugas medis yang mendiagnosa
pasien, tanggal kejadian, serta pelaporan mingguan atau pelaporan W2 tentang penyebaran penyakit
berdasarkan wilayah geografis misalnya kelurahan atau desa secara cepat dan tepat. Pelaporan W2
dibuat oleh puskesmas-puskesmas yang ada dalam wilayah kerja Dinas Kesehatan Raha dan akan
dikirim atau disetor ke Dinas Kesehatan kabupaten Raha, propinsi Sulawesi Tenggara.

2.

Hasil yang Diinginkan

Sistem Informasi yang dihasilkan dapat:

3.

Melakukan pendaftaran pasien secara komputerisasi

Melakukan diagnosa pasien
Melakukan manajemen data rekam medis pasien (Input,Edit,Delete,View,Search)
Melakuan menajemen data petugas medis (Input,Edit,Delete,View,Search)
Melakukan manajemen data master diagnosa (Input,Edit,Delete,View,Search)
Melakukan managemen wilayah geografis (Input,Edit,Delete,View,Search)
Melakukan managemen security (Input,Edit,Delete,View,Search)
Melakukan pelaporan dan mencetak Laporan W2
Monitoring kegiatan puskesmas
Manajemen laporan W2

Jadwal
Proyek dikerjakan selema kurun waktu 40 hari, yaitu meliputi :

Pekerjaan pembangunan atau pembuatan sistem selama kurun waktu tertentu

Perawatan selama kurun waktu tertentu
Pertemuan dengan team proyek, manajemen, penutupan

4.

Estimasi / Perkiraan Biaya

Biaya yang dibutuhkan unutk membangun sistem ini adalah Rp. 27.500.000,- (Dua puluh tujuh juta
lima ratus ribu rupiah)

5.

Estimasi Sumber daya yang Diperlukan

Sumber daya secara global terdiri atas :
Sumber daya manusia yaitu : 1 orang manager proyek, 2 orang tim proyek (programming n
reporting), dan 1 orang dokumentasi proyek
Material/Alat : Infrastruktur pendukung proyek 3 buat laptop
Komputer server dan computer client sudah tersedia (tidak termasuk dalam anggran biaya)

G. Perencanaan Aktivitas Secara Global

Berikut aktifitas yang dilakukan:
No.
Deskripsi Aktivitas
Aktivitas
1
Analisis & Design Sistem
2
Design Aplikasi
3
Pemrograman
4
Testing
5
Instalasi
6
Dokumentasi
7
Training
8
Pemeliharaan
9
Tambahan kerja + Meeting + Lain-Lain
TOTAL

Jumlah
Hari
5 Hari
3 Hari
10 Hari
3 Hari
1 hari
3 Hari
2 Hari
30 Hari
3 Hari
40 Hari

Estimasi Biaya
Rp.27.500.000,-

Catatan :
Ada aktifitas yang bisa dikerjakan secara simultan (bisa 2 atau lebih aktifitas), sehingga jumlah total hari
bukanlah dari jumlah total hari per aktifitas
H. Batasan
Pembahasan disini hanya pada risiko perubahan scope proyek, tidak membahas risikorisko proyek
secara keseluruhan (seperti: riisko kebijakan pemerintah, risiko perubahan struktur organisasi, dll).

Fokus proyek adalah pada pembangunan atau pembuatan sistem informasi sampai dengan
pemeliharaaan dalam kurun waktu tertentu
Tidak membahas tentang infrastruktur jaringan
Tidak membahas tentang security jaringan
Tidak membahas mengenai resiko proyek, bahasan hanya membahas pada resiko permintaan
perubahan (akan ditangani secara khusus di manajemen perubahan)
Biaya yang dimaksud adalah biaya untuk tim pengembang atau tim development proyek
(tidak termasuk manajer proyek)

J. Asumsi
Deskripsikan asumsi-asumsi proyek secara umum.

Sumberdaya manusia sudah tersedia sesuai dengan spesifikasi proyek yang dikerjakan
Sumberdaya non personil sudah tersedia
Manajer Proyek adalah orang atau karyawan Dinas Kesehatan yang telah ditunjuk