PARTS OF A BUSINESS LETTER

LETTERHEAD/HEADING
REFERENCE LINE DATELINE
INSIDE ADDRESS
ATTENTION LINE
SALUTATION
SUBJECT LINE
BODY OF LETTER
COMPLIMENTARY CLOSE
SIGNATURE
ENCLOSURE
CARBON COPY NOTATION
Contoh: Heading
PT MANUNGGAL JAYA
Home and Overseas Merchants
50 Pintu 1 Senayan Jakarta
Cable : Manunggal Jkt
Phone : (021) 7876544
Telex : Jkt 021787
Po Box : 975 Jkt
Bankers: BNI 1946 Cabang Jakarta Pusat
Ref 21st April, 2010
DATELINE
Catatan:
Tanggal bulan dan tahun harus ditulis lengkap, jangan menggunakan angka. Hal
tersebut untuk menghindarkan kekeliruan karena adanya perbedaan
antara British dan American Style.
Perhatikan perbedaan tersebut:
5-8-2010
American style : 8th May, 2010
British style : 5 th August, 2010
Contoh menulis tanggal yang baik dan benar adalah:
British style : 6th December, 2010
American style: December 6th, 2010
REFERENCE LINE
Reference Line ialah inisial, singkatan nama orang yang mendiktekan atau
menandatangani dan mengetik surat. Dalam business correspondence umumnya
dicantumkan disudut atas sebelah kiri sejajar dengan dateline atau ada juga yang
mencantumkan di dasar surat sebelah kiri.
Contoh.

 Ref. HH/AP/B9
HH adalah inisial penanda tangan (signature), singkatan dari Harrison Heywood. AP
initial pengetik surat (typist), singkatan dari Anne Palmer. B9 adalah nomor filing
intern atau reference number yang menunjukan filing system.
. Reference line yang sering digunakan dalam membalas surat adalah:
- Your ref.: HW/SC/251 reference surat yang dibalas.
- Our ref.: HH/AP/B5 reference dari pembalas surat.
INSIDE ADDRESS
Inside Address adalah nama lengkap dan alamat perusahaan atau orang yang dikirimi
surat. Ditulis antara 4 sampai 6 baris di bawah dateline, bisa dalam block
form atau indented form (step form).
Contoh:
Block Form
Mr. John White, Sales Manager PT Utaba Indo,
Minland Electric Co, Ltd. S. Widjoyo Centre, 3rd floor,
25 Twity Place, Macstown Jl. Sudirman 71,
England MA 17 QE Jakarta 12190, Indonesia
Indented Form
Mr. John White, Sales Manager PT Utaba Indo,
Minland Electric Co, Ltd. S. Widjoyo Centre, 3rd floor,
25 Twity Place, Macstown Jl. Sudirman 71,
England MA 17 QE Jakarta 12190, Indonesia
Catatan:
Pada inside address harus disebut sebutan-sebutan, antara lain:
Mr. Singkatan dari Mister ditulis didepan nama seorang pria, atau jika tidak diketahui
jenis kelaminnya.
Mrs. Singkatan dari Mistress, ditulis didepan nama seorang wanita bersuami (Married
woman)
Miss. Ditulis di depan nama seorang wanita yang belum bersuami (unmarried
woman) atau jika sangsi bila yang bersangkutan sudah atau belum bersuami.
Messrs. Singkatan Messieurs didepan nama dua orang atau lebih atau perush.
Jangan mencantumkan Messrs didepan nama perusahaan yang menggunakan mnama
negara, kota pulau, sebagai gantinya gunakan artikel The. Misal: The British Woolen
Company, The Indonesian Milk Co, Ltd. The Krakatau Steel Industry.
ATTENTION LINE
Jika surat ingin cepat mencapai alamat yang dituju dalam suatu perusahaan,
gunakan attention line, contohnya:
The Papandayan Weaving Mills Co, Ltd.
875 Jl. Papandayan
Bandung 40377, West Java
Indonesia
For the attention : Mr. Atmadilaga

Purchase Manager
Catatan: Attention line ditulis dua spasi di bawah inside address
SALUTATION
British: American:
Dear Sir, Dear Sirs:
Sir, Gentelemen:
Dear Madam, Dear Mr. Green,
Dear Mesdames, Dear Miss Claire,
Dear Mr. Albert, Dear Mrs. Green,
My Dear Albert, My Dear Albert,
My Lovely Nina, My Honey Nina,
SUBJECT LINE
Dear Sirs,
TOYOTA FORKLIFT
Would you please send us your illustrated catalogue of your Toyota Forklift with prices
and terms of payment.
If .........................................................................................................................................
....................................................................... ....................................................................
............................................................................................................................................
........................................................................
Catatan:
Subject line ditulis dua baris dibawah salutation, ada pula yang menuliskannya sejajar
atau sebelum salutation. Tujuan subject line untuk memberi kemudahan kepada
pembacanya perihal isi serta maksud tujuan surat secara keseluruhan, dan lazimnya
memakai garis bawah.
BODY of THE LETTER
Ditulis dua baris dibawah subject line atau salutation .
Body of letter dibagi dalam tiga alinea:
1. Opening paragraph
2. Message of the letter (The real subject)
3. Closing paragraph
Complimentary Close
Yours faithfully,
Faithfully yours,
Yours sincerely,
Sincerely yours,
Yours truly,
Very truly yours,
Enclosure ( lampiran )
Jika melampirkan suatu barang dalam surat yang dikirimkan harus menuliskan
enclosure dengan singkatan (Encl. atau Incl.) dibagian bawah sebelah kiri. Contoh:
Encl.: catalogue

Encl. : pricelist
Incl. : three copies
Incl. : invoice

Carbon Copies notation (CC-cc)

CC ialah tembusan atau tindasan yang suratnya dikirimkan kepada orang /badan lain
untuk diketahui, ditulis dibawahenclosure (lampiran).
Contohnya: CC : Mr. John Lennon

Postcript notation

Postcript biasanya ditulis dibagian bawah surat sebelah kiri ,jika penulis teringat akan
sesuatu hal yang perlu disampaikan setelah surat itu selesai.
Contoh: PS. Please settle our invoice no. 567
P.S. Please return the duplicate
Signature
Signature adalah tanda tangan si pengirim/penulis surat. Dalam surat bisnis biasanya
disertakan pula nama lalu diikuti gelar penulis.
Contoh: John Westwood, Ph.D.
Maman Surahman, MBA.

KINDS of BUSINESS LETTER

1.
2.

Inquiry letter = surat permintaan informasi

Offering/sales letter = surat penawaran

3.

Reply to inquiry = balasan inquiry

4.

Ordering letter = surat pesanan

5.

Reference letter = surat referensi

6.

Execution of order = surat pelaksanaan pengiriman barang

7.

Complaints letter = surat keluhan

8.

Adjusment letter = penyelesaian perihal keluhan

9.

Circular letter = surat edaran

10.

Telegram/cable = telegram

11.

Business documen = dokumen perdagangan

12.

Collection letter = surat penagihan

13.

Application Letter = surat lamaran pekerjaan