Materi Korespondensi Bahasa Inggris

PARTS OF A BUSINESS LETTER

LETTERHEAD/HEADING

REFERENCE LINE DATELINE

INSIDE ADDRESS

ATTENTION LINE 

SALUTATION

SUBJECT LINE

BODY OF LETTER

COMPLIMENTARY CLOSE

SIGNATURE

ENCLOSURE

CARBON COPY NOTATION

Contoh: Heading

PT MANUNGGAL JAYA

Home and Overseas Merchants

50 Pintu 1 Senayan Jakarta

Cable : Manunggal Jkt 

Phone : (021) 7876544

Telex : Jkt 021787

Po Box : 975 Jkt

E-mail : manunggal_jaya@yahoo.com 

website : www.manujay.co.id

Bankers: BNI 1946 Cabang Jakarta Pusat

__________________________________________________

Ref 21st April, 2010

DATELINE

Catatan:

— Tanggal bulan dan tahun harus ditulis lengkap, jangan menggunakan angka. Hal tersebut
untuk menghindarkan kekeliruan karena adanya perbedaan antara British dan American
Style.

— Perhatikan perbedaan tersebut:

— 5-8-2010

— American style : 8th May, 2010

 — British style : 5 th August, 2010

Contoh menulis tanggal yang baik dan benar adalah:

British style : 6th December, 2010

American style: December 6th, 2010

REFERENCE LINE

— Reference Line ialah inisial, singkatan nama orang yang mendiktekan atau menandatangani

dan mengetik surat. Dalam business correspondence umumnya dicantumkan disudut atas
sebelah kiri sejajar dengan dateline atau ada juga yang mencantumkan di dasar surat sebelah
kiri.

— Contoh.

— Ref. HH/AP/B9

HH adalah inisial penanda tangan (signature), singkatan dari Harrison Heywood. AP initial

pengetik surat (typist), singkatan dari Anne Palmer. B9 adalah nomor filing
intern atau reference number yang menunjukan filing system.

. Reference line yang sering digunakan dalam membalas surat adalah:

- Your ref.: HW/SC/251 – reference surat yang dibalas.

- Our ref.: HH/AP/B5 – reference dari pembalas surat.

INSIDE ADDRESS

— Inside Address adalah nama lengkap dan alamat perusahaan atau orang yang dikirimi surat.
Ditulis antara 4 sampai 6 baris di bawah dateline, bisa dalam block form atau indented
form (step form).

— Contoh:

Block Form

Mr. John White, Sales Manager PT Utaba Indo,

Minland Electric Co, Ltd. S. Widjoyo Centre, 3rd floor,

25 Twity Place, Macstown Jl. Sudirman 71,

England MA 17 QE Jakarta 12190, Indonesia

— Indented Form

Mr. John White, Sales Manager PT Utaba Indo,

Minland Electric Co, Ltd. S. Widjoyo Centre, 3rd floor,

25 Twity Place, Macstown Jl. Sudirman 71,

England MA 17 QE Jakarta 12190, Indonesia

Catatan:

— Pada inside address harus disebut sebutan-sebutan, antara lain:

— Mr. Singkatan dari Mister ditulis didepan nama seorang pria, atau jika tidak diketahui jenis
kelaminnya.
 — Mrs. Singkatan dari Mistress, ditulis didepan nama seorang wanita bersuami (Married
woman)

— Miss. Ditulis di depan nama seorang wanita yang belum bersuami (unmarried woman) atau

jika sangsi bila yang bersangkutan sudah atau belum bersuami.

— Messrs. Singkatan Messieurs didepan nama dua orang atau lebih atau perush.

— Jangan mencantumkan Messrs didepan nama perusahaan yang menggunakan mnama negara,
kota pulau, sebagai gantinya gunakan artikel The. Misal: The British Woolen Company, The
Indonesian Milk Co, Ltd. The Krakatau Steel Industry.

ATTENTION LINE

— Jika surat ingin cepat mencapai alamat yang dituju dalam suatu perusahaan,
gunakan attention line, contohnya:

The Papandayan Weaving Mills Co, Ltd.

875 Jl. Papandayan

Bandung 40377, West Java

Indonesia

For the attention : Mr. Atmadilaga

Purchase Manager

Catatan: Attention line ditulis dua spasi di bawah inside address

SALUTATION

British: American:

Dear Sir, Dear Sirs:

Sir, Gentelemen:

Dear Madam, Dear Mr. Green,

Dear Mesdames, Dear Miss Claire,

Dear Mr. Albert, Dear Mrs. Green,

My Dear Albert, My Dear Albert,

My Lovely Nina, My Honey Nina,

SUBJECT LINE

Dear Sirs,

TOYOTA FORKLIFT

Would you please send us your illustrated catalogue of your Toyota Forklift with prices and terms
of payment.
If .............................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
...........

Catatan:
 Subject line ditulis dua baris dibawah salutation, ada pula yang menuliskannya sejajar atau sebelum
salutation. Tujuan subject line untuk memberi kemudahan kepada pembacanya perihal isi serta
maksud tujuan surat secara keseluruhan, dan lazimnya memakai garis bawah.

BODY of THE LETTER

— Ditulis dua baris dibawah subject line atau salutation .

— Body of letter dibagi dalam tiga alinea:

1. Opening paragraph

2. Message of the letter (The real subject)

3. Closing paragraph

Complimentary Close

Yours faithfully,

Faithfully yours,

Yours sincerely,

Sincerely yours,

Yours truly,

Very truly yours,

— Enclosure ( lampiran )

Jika melampirkan suatu barang dalam surat yang dikirimkan harus menuliskan enclosure dengan
singkatan (Encl. atau Incl.) dibagian bawah sebelah kiri. Contoh: Encl.: catalogue

Encl. : pricelist

Incl. : three copies

Incl. : invoice

 Carbon Copies notation (CC-cc)

CC ialah tembusan atau tindasan yang suratnya dikirimkan kepada orang /badan lain untuk
diketahui, ditulis dibawahenclosure (lampiran).

Contohnya: CC : Mr. John Lennon

 Postcript notation

Postcript biasanya ditulis dibagian bawah surat sebelah kiri , jika penulis teringat akan sesuatu hal
yang perlu disampaikan setelah surat itu selesai.

Contoh: PS. Please settle our invoice no. 567

P.S. Please return the duplicate

— Signature

Signature adalah tanda tangan si pengirim/penulis surat. Dalam surat bisnis biasanya disertakan pula
nama lalu diikuti gelar penulis.

Contoh: John Westwood, Ph.D.

 Maman Surahman, MBA.

KINDS of BUSINESS LETTER

1. Inquiry letter = surat permintaan informasi

2. Offering/sales letter = surat penawaran
3. Reply to inquiry = balasan inquiry
4. Ordering letter = surat pesanan
5. Reference letter = surat referensi
6. Execution of order = surat pelaksanaan pengiriman barang
7. Complaints letter = surat keluhan
8. Adjusment letter = penyelesaian perihal keluhan
9. Circular letter = surat edaran
10. Telegram/cable = telegram
11. Business documen = dokumen perdagangan
12. Collection letter = surat penagihan
13. Application Letter = surat lamaran pekerjaan

-Thank you-
Diposkan 26th September 2010 oleh HYGIENIC INSIDE
 1. Rincian Materi Perkuliahan

Pertemuan 1 : Overview mata kuliah, Pengenalan mata kuliah, Kebijakan pelaksanaan mata
kuliah, Tuagas yang harus diselesaikan, Buku pedoman yang harus diselesaikan
Pertemuan 2 : Paparan mengenai jenis-jenis surat
Pertemuan 3 : Bagian-bagian surat
Pertemuan 4 : Pemilihan kata dalam membuat surat
Pertemuan 5 : Jenis-jenis surat bisnis secara umum
Pertemuan 6 : Jenis-jenis surat bisnis: Making Enquiries
Pertemuan 7 : Jenis-jenis surat bisnis: Making Enquiries (part 2)
Pertemuan 8 : UTS
Pertemuan 9 : Jenis-jenis surat bisnis: Replaying to Enquiries (Part 1)
Pertemuan 10 : Jenis-jenis surat bisnis: Replaying to Enquiries (Part 2)
Pertemuan 11 : Send out advertising/sales letter
Pertemuan 12 : Dealing with others
Pertemuan 13 : Reminding
Pertemuan 14 : Apologising
Pertemuan 15 : Apologising Bagian 2
Pertemuan 16 : UAS

2. Daftar Buku

Wilson, Martin. 1987. Writing for Business London: Nelson English Teaching.
Seraydarian, Patricia E. 1994. Writing for Business Results, Richard D. Irwin INC.

letters of Inquiry

A letter of inquiry asks someone for specific information. In some cases, such as a request for
promotional material, the recipient will have a clear interest in responding to your letter. In other
cases, such as a request for specific information on a product, the recipient may or may not be as
motivated to respond quickly. Consequently, always make the tone of the letter friendly and make it
easy for the recipient to identify and provide the information you need.

Format of a Letter of Inquiry

Follow this format in writing a letter of inquiry:

1. In the first paragraph, identify yourself and, if appropriate, your position, and your institution or
firm.
2. In the second paragraph, briefly explain why you are writing and how you will use the requested
information. Offer to keep the response confidential if such an offer seems reasonable.
3. List the specific information you need. You can phrase your requests as questions or as a list of
specific items of information. In either case, make each item clear and discrete.
4. Conclude your letter by offering your reader some incentive for responding.

The following letter of inquiry is written by a computer programmer requesting specific information
about an upcoming release of a software product.
Tips Menulis Email Profesional Yang
Sempurna
Memulai dengan kata sapa/salam

Sangat penting untuk selalu membuka email Anda dengan kata sapa, seperti "Dear Lillian,".
Tergantung formalitas hubungan Anda, mungkin sebaiknya menggunakan nama belakang mereka,
seperti misalnya "Dear Mrs. Price,". Jika hubungan Anda lebih santai, maka cukup katakan, "Hi
Kelly," Jika Anda menghubungi sebuah perusahaan, dan bukannya perorangan, maka tulis "To
Whom It May Concern:"

Berterima kasihlah kepada si penerima

Jika Anda menjawab permintaan klien, Anda harus memulai dengan ucapan terima kasih.
Contohnya, jika seseorang bertanya tentang perusahaan Anda, Anda bisa katakan, "Thank you for
contacting ABC Company." Jika seseorang membalas email Anda, pastikan untuk berkata, "Thank
you for your prompt reply." atau "Thanks for getting back to me." Jika Anda bisa menemukan cara
untuk berterimakasih kepada mereka, maka lakukanlah. Ini akan membuat mereka lebih senang dan
akan membuat Anda terlihat lebih sopan.

Sebutkan maksud Anda

Namun, jika Anda yang memulai komuniasi dengan email tersebut, tidak perlu untuk mengucapkan
terima kasih. Melainkan, mulai dengan menyatakan maksud Anda. Contohnya, "I am writing to
enquire about?" atau "I am writing in reference to?" Sangat penting untuk menyatakan tujuan Anda
sejelas mungkin di awal email, lalu masuk ke paragraf utama dari email tersebut. Ingatlah untuk
memperhatikan tata bahasa, ejaan, tanda baca, dan hindari kalimat yang bebelit-belit dengan
membuatnya singkat dan jelas.

Kalimat penutup

Sebelum akhir email Anda, sangat sopan untuk berterima kasih sekali lagi dan juga menambahkan
kalimat penutup. Anda mungkin bisa mulai dengan "Thank you for your patience and cooperation."
atau "Thank you for your consideration." dan ikuti dengan, "If you have any questions or concerns,
don't hesitate to let me know." dan "I look forward to hearing from you."

Akhiri dengan kalimat penutup

Langkah terakhir adalah menutup dengan menyebutkan nama Anda. "Best regards," "Sincerely,"
dan "Thank you," semuanya terdengar profesional. Hindari untuk menggunakan kata-kata seperti
"Best wishes," atau "Cheers," karena itu biasa digunakan untuk email yang bersifat pribadi.
Terakhir, sebelum Anda tekan tombol kirim, periksa kembali email Anda untuk memastikan
semuanya sudah sempurna.