Bagian dari Surat Bisnis

Setiap surat niaga (business letter) mempunyai bagian-bagian tertentu dimana

setiap bagian mempunyai fungsi atau tugas tersendiri dan letak masing-masing
bagian harus sesuai dengan bentuk surat yang digunakan. Sepucuk surat niaga
yang lengkap umumnya mempunyai bagian-bagian sebagai berikut :

1. Kop Surat – Kop surat

Kop surat biasanya dicetak dengan menggunakan bermacam-macam
bentuk huruf yang disusun dalam bentuk yang sangat menarik. Dalam kop
surat biasanya dicantumkan antara lain:
- Nama perusahaan/nama perusahaan
- Alamat perusahaan/alamat perusahaan
- Telephone number / nomor telepon
- Telex number /nomor teleks
- Facsimile number/nomor faksimil
- Cable address/alamat kawat/telegram
- Post office (PO) box/nomor kotak pos
- Kind of bussines activity/jenis bidang usaha
- Alamat kantor cabang/alamat kantor cabang
- Banker/rekening bank perusahaan
- Logo perusahaan/logo perusahaan

2. Tanggal surat – tanggal surat

Letak tanggal surat tergantung dari bentuk surat (letter styl) yang
digunakan. Tanggal surat biasanya dicantumkan dua sampai empat spasi
dibawah kop surat atau bahkan lebih jika surat lebih pendek. Didepan
tanggal surat nama kota tidak dicantumkan lagi karena nama kota sudah
ada pada kop surat.
Kecuali dalam surat-surat yang bersifat pribadi yang tidak menggunakan
kop surat, nama kota tetap ditempatkan di depan tanggal surat.
Dalam mengetik tanggal surat, jangan menggunakan angka untuk
menunjukkan bulan karena hal ini bisa menimbulkan kekeliruan. Dalam
pengetikan bulan terdapat perbedaan antara British dan American Style.

Gaya Gaya Amerika

Britsh
12 Januari 20.. 12 Januari 20..
12 Januari 20.. 12 Januari 20..

1
Pengucapan tanggal dapat dilakukan dengan dua cara yakni :

- Tanggal dua belas Januari dua ribu dan...

- Januari tanggal dua belas dua ribu dan...

Dalam penulisan atau penegtikan tanggal suatu bulan biasanya digunakan

bilangan bertingkat (ordinal number).

1st = Tanggal 11 = 21 = dua puluh satu

pertama 2nd Kesebelas 22 = dua puluh dua
= kedua 3rd Tanggal 12 = 23 = dua puluh tiga
= ketiga 4th Tanggal 13 24 = dua puluh empat
= Keempat Kedua Belas = 25 = dua puluh lima
5th = Ketiga Belas 26 = dua puluh enam
kelima 6th Tanggal 14 = 27 = dua puluh tujuh
= keenam Tanggal 28 = dua puluh
7 = ketujuh Keempat Belas delapan 29 = dua
8= Tanggal 15 = puluh sembilan 30 =
kedelapan 9 Tanggal Lima ketiga puluh puluh
= Belas Tanggal 31 = tiga puluh satu
kesembilan 16 = Tanggal
10 = Keenam Belas
kesepuluh Tanggal 17 =
ketujuh belas
Tanggal 18 =
Kedelapan belas
Tanggal 19 =
Tanggal Sembilan
Belas Tanggal 20
= Kedua Puluh
3. Reference line / numer-initial penandatanganan dan pengetikan surat
Reference line ialah initial nama orang yang mendiktekan atau
menandatangani surat dan yang mengetik surat. Kalau dalam suatu surat
masuk (incoming letter) terdapat reference line, maka dalam balasan surat
juga haryus dicantumkan reference line dari surat yang diterima dan
dibawahnya dicantumkan pula reference line balasan surat. Reference line
dicatumkan di sudut atas sebelah kiri dua spasi dibawah kop surat.
Contoh : 1. Ref. WS/LS/C5
WS adalah initial penandatanganan, William Smith
LS adalah initial pengetik surat, Linda Smith
C5 menunjukan nomor filing dalam filing sistem.

2. Your ref: LH/DC/2D-Reference surat masuk

Our ref: RM/AM/21A-Reference surat ke luar
4. Inside address- nama dan alamat pada surat

2
 Nama dan alamat pada surat adalah nama lengkap dan alamat
perusahaan atau orang yang dikirim surat. Inside address diketik tiga spasi
dibawah tanggal surat. Alamat surat dapat diketik dalam bentuk lurus atau
bentuk bertakuk dan alamat surat yang baik harus disusun sebagai berikut :
1. Baris pertama
Nama lengkap dan jelas serta jabatan/nama perusahaan yang dikirim
surat.
2. Baris Kedua
Lokasi/nama jalan berikut nomer rumah/gedung tempat perusahaan beralamat.
3. Baris ketiga
Nama kota dan kode pos.
4. Kalau surat dikirim ke luar negeri, harus dicantumkan nama negara pada
baris terakhir alamat surat.

Contoh:
Bentuk blok
Tn. Richard R. Anderson
Ins Kebutuhan Komputer Jakarta
Skyline International Builing, 7th floor
10B Jln. M. H. Thamrin
Jakarta 10003

Bentuk indentasi

PT. Jaya Utama Maphilindo

Sumitomo Building, 11th floor
9 Jln. Jend. Sudirman
Jakarta 10002
Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam pengetikan alamat surat
antara lain:
 Jangan menyingkatkan nama kota, kecuali kalau singkatan itu memang sudah
merupakan suatu standar.
Misalnya : St. Louis diketik Santo Louis Santo Paulus
diketik Santo Paulus
 Jangan menyingkatkan jabatan seseorang sesudah namanya,
Misalnya : Personnel Manager disingkat PM
Secretary disingkat Sec

Gunakan Mr, Mrs, Ms, atau Dr didepan nama seseorang. Kalau jabatan seseorang
pendek, tempatkan jabatan pada baris pertama sejajar dengan nama. Sedangkan kalau
jabatan seseorang cukup panjang, tempatkan pada baris ke dua dibawah namanya.

Contoh :
3
 Mr. George T. Mann, Manager Lawrence Mr. James P. Mundy President Director Windsay & Petterson L
& Woolfs Ltd
109 Raffle City Street New York, NY
10045 USA

Mr singkatan dari mister dan ditempatkan di depan nama seorang laki-laki:

Bapak. William Smith
Tn. Hendry Morison

Mrs singkatan dari mistres dan ditempatkan di depan nama seorang wanita bersuami :
Ibu Linda Hamiolton
Nyonya Nancy Smith

Miss ditempatkan di depan nama seorang wanita yang belum berkeluarga :

Nona Linda Monica
Nona Diana Lane

Messrs singkatan dari messieurs dan digunakan bilamana surat ditunjukkan pada sebuah
perusahaan perseroan yang menggunakan nama orang. Messrs tidak ditempatkan
didepan nama perusahaan yang menggunakan nama kota atau negara :
Messrs Marvin, Tobin & Smart
Messrs Hijau &; Periksa Ltd
Bener : Indonesia Manufacturing Corporation
Salah : Messrs Indonesia Manufacturing Co rporation
Esq adalah singkatan dari esquire. Esq deapat digunakan di belakang nama seorang
pengacara terkemuka atau seorang terkenal yang tidak mempunyai gelar. Kalau sudah
menggunakan Esq di belakang nama seseorang jangan lagi menggunakan Mr di depan
namanya.
Benar: Richard T. Davis, Esq
William P. Roger, Esq Salah : Bapak
Richard T. Davis, Esq
Tn. William P. Roger , Esq

4
5
5. Attention line-baris nama orang yang dituju
Baris nama orang yang dituju (attention line) ditempatkan dua spasi
dibawah baris terakhir alamat surat yang digunakan jika surat ingin
cepat tiba pada orang tertentu dalam suatu perusahaan.
Attention line ini akan lebih menjamin bahwa surat yang dikirim
betul-betul akan sampai atau di buka oleh orang yang namanya
tercantum. Ada beberapa cara penulisan atau pengetikan attention line
yakni:
Perhatian : Mr. Robert Mann
Perhatian : Mr. Robert Mann, Manajer Pembelian
Perhatian : Manajer Penjualan
Perhatian Manajer Penjualan
PERHATIAN Divisi Penjualan
PERHATIAN-Mr. Richard Smith
Untuk perhatian: Mr. Rivhard Smith

6. Salutation-Salam pembuka
Salam pembuka (salutation) merupakan salam yang ditujukan
kepada pembaca yang namanya tercantum pada alamat surat. Salam
pembuka menunjukan hubungan antara penulis surat dan pembaca
surat yang dapat berbentuk hubungan resmi maupun tidak resmi.
Dalam surat niaga bahasa inggris terdapat beberapa macam bentuk
salam pembuka, baik yang resmi maupun tidak resmi. Penggunaan
salam pembuka harus disesuaikan dengan hubungan antara pengirim
surat dan orang atau perusahaan yang dikirm surat. Untuk memberikan
suatu gambaran yang lebih jelas dalam penggunaan salam pembuka,
perhatikanlah beberapa ketentuan dan contoh berikut ini.

1. Kalau surat ditunjukan kepada sesorang tertentu dalam suatu

perusahan, misalnya: Kepala Personalia, Manager Pemasaran

Gaya Inggris Amerika Gaya

Dear Sir, Sayang Bapak:
Nyonya, Pria:

2. Kalau surat ditunjukan kepada perusahaan perseroan atau kepada

lebih dari satu orang.
British style style American

6
 Dear Sir, Gentlemen:
Dear Madame,

3. Kalau surat ditunjukan kepada seorang yang telah dikenal dalam

suatu perusahaan.
Gaya Inggris Amerika gaya
Bapak Richard yang terhormat, Sayang
Sir Richard:
Ibu Manses yang terhormat, Sayang
Nyonya Manses:

7. Baris subjek – Perihal surat

Perihal surat (subject line) ditetapkan dua spasi dibawah salam
pembuka. Tujuan perihal surat ialah untuk memudahkan pembaca
mengetahui isi surat secara keseluruhan dengan cepat. Perihal surat
biasanya diberi garis bawah, tapi dalam surat niaga modern sudah tidak
digaris bawahi lagi.
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dalam pengetikan
perihal surat, perhatikan beberapa contoh berikut ini :
Perihal : Computer sales
Subject-Statement-July 1993
PERIHAL : New Credit Policy
Purchase Order No. MDX. 21
NEGOSIASI KONTRAK

Selain menggunakan kata “subject” ada juga perusahaan yang

menggunakan kata Latin ‘Re’ didepannya.
Re : Purchase Order No.24X
RE : Inventory Control

Contoh 13:

MATTHEWA & SONTHY LTD

Ladies’ Shoes 321 Seventh Avenue New York, NY 13440

21
 Your ref: DH/LH/54 Our ref : FA/DC/2A
23 July, 20.....

Messrs Grant & Jackson 126 Cleveland Street

Oklahoma 14532 Dear Sirs,
Subject : Purchase Order No.MDX 21 Thank you for your letter of 1 july, enclosing your catal

Contoh 14 :
MATTHEWA & SONTHY LTD
Ladies’ Shoes 321 Seventh Avenue New York. NY 13454

Your ref: NA/FA /21 Our ref : LH/DC/11

10 July, 20.....

Messrs Grant & Jackson 126 Cleveland Street

Oklahoma 14532 Dear Sirs,
Re: Purchase Order No.MDX 21
Thank you for your letter of 1 July, enclosing your catalogues, price-list and sample of your prom

8. Isi surat – isi surat

22
 Isi surat ditempatkan dua spasi dibawah perihal surat jika ada.
Sedangkan kalau surat tidak menggunakan perihal surat, isi surat
diketik dua spasi dibawah salam pembuka.
Kalo surat menggunakan bentuk lurus penuh (full block style),
pengetikan semua baris isi surat diawali dari margin kiri. Sedangkan
surat yang menggunakan bentuk setangah lurus (semi block style) atau
bentuk bertaku (indented style), setiap alenia diawali lima hentkan
kedalam.

Isi surat dibagi dalam tiga alenia (paragraph) yaitu:

1. Paragraf pembuka
2. Pesan surat
3. Paragraf penutup

1. Opening paragraph (alenia pembuka) merupakan kesan pertama

dari isi sepucuk surat. Bagian ini penting sekali diperhatikan karna
akan menarik perhatian pembaca surat dan sekaligus untuk
mempengaruhi keputusannya sehubungan dengan surat yang
dibacanya itu.
2. Message of the letter (isi surat yang sesungguhnya) merupakan
inti dari semua permaslahan yang disampaikan dalam surat. Karna
ini merupakan maksud surat yang sebenarnya, isinya harus
disampaikan dengan jelas, singkat, tidak berbelit-belit, dan bernada
sopan.
3. Closing paragraph (alenia penutup) juga merupakan bagian yang
sama pentingnya dengan alenia pembuka karena bagian ini
mengandung suatu harapan serta ucapan terima kasih atas segala
yang dikemukakan dalam isi surat.

Dalam surat niaga bahasa Inggris, baik pada alenia pembuka atau
alenia penutup terdapat ungkapan-ungkapan yang lazim digunakan
untuk menulis surat. Penggunaan ungkapan-ungkapan ini akan
dibahas atau diberikan pada bab-bab berikutnya sesuai dengan
jenis surat yang dibuat.

Contoh 15 :
23
 Dear Sirs,

Thank you for you letter of 23 July, enclosing your catalogues, price-list, terms of payment
We have pleasure in enclosing herewith our order from No. 25A with detailed instruction f
When the goods are ready for despacth, please let us know immediately.

Yours faithfully,

Charles P. Smith Purcase Manager

9. Complimentary close- Salam Penutup

Sama halnya dengan salam pembuka (salutation), salam penutup
(complimentary close) juga menunjukkan hubungan antara penulis
surat dan orang yang membaca surat atau orang yang namanya
tercantum dalam alamat surat. Salam penutup ditempatkan dua atau
tiga spasi dibawah baris terakhir isi surat dan posisinya harus
disesuaikan dengan bentuk surat yang digunakan. Untuk memberikan
gambaran yang lebih jelas dalam penempatan salam penutup,
Perhatikanlah ketentuan- ketentuan dan contoh-contoh berikut ini.

1. Kalau surat ditujukan untuk seseorang tertentu dalam suatu

perusahan, misalnya : Kepala Personalia (Personnel Manager),
Manajer Pemasaran (Marketing Manager), atau Manajer Penjualan
(Sales Manager).

Gaya Inggris Gaya Amerika

Hormat kami, Benar-benar milikmu,
Hormat kami,

24
 2. Kalau surat ditunjukkan kepada suatu perusahaan perseroan atau
lebih dari satu orang.

Gaya Inggris Gaya Amerika

Hormat kami, Benar-benar milikmu,
Salam

3.Kalau surat ditunjukkan pada seorang yang telah dikenal dalam

suatu perusahaan.

Gaya Inggris Gaya Amerika

Rasa hormat Hormati kami, hormati
kami, rasa Anda,
hormat kami, Dengan hormat kami,
Dengan harapan terbaik, Hormat kami,

10. Signature-tanda tangan

Dalam tanda tangan (signeture) termasuk tanda tangan itu sendiri,
nama jelas dan jabatan penandatanganan. Kalau nama perusahaan
dicantumkan, nama perusahaan ditempatkan di bawah salam penutup
dan nama penandatanganan diketik empat spasi dibawah nama
perusahaan. S edangkan kalau nama perusahaan tidak dicantumkan,
nama penandatanganan diketik empat spasi dibawah salam penutup.

11. Enclosure-lampiran

Dalam suatu surat mungkin saja ada sesuatu yang perlu dilampirkan
atau disertakan bersama surat yang dikirimkan. Untuk melampirkan
sesuatu bersama surat yang dikirimkan harus ditambahkan kata
“enclosure” pada bagian kiri bawah surat. Cara pengetikannya ada
beberapa macam yaitu :

Kandang. Katalog Enc. 2

Termas
uk (2)
termas
uk.2
Enc.katalog

25
 Jika dalam suatu surat terdapat lebih dari satu macam lampiran,
lampiran harus diketik satu persatu.

Lampiran:

Formulir hak
cipta Letter of
credit Formulir
Pemesanan
Termasuk:
Daftar
Harga
Katalog

12. Carbon copy notation – tembusan surat

Bisa saja tembusan surat dikirimkan pada orang-orang lain yang
mungkin perlu mengetahui isi surat. Kata carbon copy ditempatkan
dua spasi dibawah enclosure, dan pengetikannya ada beberapa cara,
yakni:
CC
CC:
C
C
C
C:
Salinan ke:

13. Postcript
Dalam surat niaga, postcript digunakan bukan untuk memasukan
bagian yang tertinggal dalam isi surat, melainkan untuk menegaskan
sesuatu hal atau masalah yang dianggap cukup penting untuk
disampaikan. Pengetikan postcript ada beberapa cara yang lazim
digunakan yakni antara lain:
PS PS. PS: PS-

PS jika Anda memesan dalam waktu tujuh hari,

Kami dapat memberi Anda diskon 10 persen.

26
Latihan:

1. Atur tanggal berikut menjadi surat bisnis lengkap dengan gaya blok penuh.
- Cambridge Electronic corporation, 231 Blackmore street, New York,
NY 20011 USA
- Ref. DT/NN/12
- 7 Mei 20..
- Messrs. Johnson Smith & Carlson Ltd, 16 Fifth Avenue Street, Los
Angeles, LA.
- Bapak-bapak Yang Terhormat
- Kami harus mengingatkan Anda bahwa akun Anda untuk televisi yang
dipesan pada 12 Februari belum
telah dibayar. Diskon sekarang tidak diperbolehkan.
- Anda akan ingat bahwa kami mengalami kesulitan untuk memenuhi
tanggal pengiriman Anda, dan kami yakin Anda tidak ingin
merepotkan kami dengan menunda pembayaran Anda.
- Salinan pernyataan terlampir, dan kami akan dengan senang hati
menerima cek Anda dengan pengembalian.
- Hormat kami,
- Perusahaan Elektronik Cambridge
- Jonathan R.Smith
- Enc. 1
2. Atur tanggal berikut menjadi gaya semi blok
- Royal Typewritter corporation, 135 Ribbon Street, Indiana Polis,
Indiana 34087
- Ref Anda: TL/TT/2B, Ref kami: BT/LB/12
- 23 Juli, 20..
- Tn.Allan Mc.Donald, Beli Manajer Maphilindo
Peralatan Kantor Inc, 12 Fifth Boulevard, New York, NY 12098
- Dear Mr. Allan
- Pesanan Pembelian No. 234 DC
- Kami dengan senang hati memberi tahu Anda tentang pengiriman
pesanan Anda No. 234 Dc, yang dikumpulkan pagi ini untuk diangkut
oleh Holland National Freight.
- Tagihan, sertifikat asuransi dan faktur untuk biaya pengiriman dan
asuransi terlampir
- Kami berharap dapat menerima pesanan Anda berikutnya di masa mendatang
- Hormat kami,
Richard T. Jackson, Manajer
Penjualan Enc. 3
3. Susun data berikut menjadi surat bisnis lengkap dalam gaya blok.

27
 - Bridgestones International Corporation, 17 International Boulevard,
New York, NY 12007
- Anda LA / LL / 2, Ref kami: GT / SB / 16
- 23 Juli, 20..
- Mr. William Reed, Purchase Manager,261 Jln. Mahkota Raya, Jakarta
12001, Indonesia.
- Bapak William yang terhormat.
- Terima kasih atas surat Anda tanggal 15 Juli, menanyakan tentang
katalog, daftar harga, dan ketentuan pembayaran terbaru kami.
- Kami dengan senang hati melampirkan katalog, daftar harga, dan
ketentuan pembayaran terbaru kami bersama dengan sampel hadiah
promosi kami.
- Kami hape Anda akan menemukan harga dan persyaratan kami
memuaskan dan berharap untuk menerima pesanan percobaan Anda.
- Hormat kami.
- Richard T. Mann, Manajer Pemasaran.
- Enc. 2
4. Apa istilah bahasa Inggris untuk yang berikut ini?
a. Tanggal Surat
b.Salam Pembuka
c. Alamat Surat
d.Kepala Surat
e. Pesanan Pertama
f. Surat Permintaan Keterangan
g.Surat Niaga
h.Tembusan Surat
i. Isi Surat
j. Salam Penutup
k.Alenia Pembuka
l. Alenia Penutup
m. Perihal Surat

Penyelidikan

28