Aneka Surat Bisnis

Korespondensi Nursiah, S.E., M.
Si
ANEKA SURAT BISNIS

A. Prosedur Bisnis
PROSES UMUM TERJADINYA TRANSAKSI
Penjual Memperkenalkan perusahaan dan produknya

Calon pembeli
Surat perkenalan
Meminta penawaran Calon pembeli

Penjual
Surat permintaan penawaran
Menawarkan barang/jasa Calon pembeli

Penjual
Surat penawaran
Memesan barang/meminta jasa

Pembeli
Penjual
Surat pesanan
Mengirim pesanan
Pembeli
Penjual
Surat pengiriman pesanan
1
Korespondensi Nursiah, S.E., M.Si
B. Istilah Bisnis
 Umum
1. After sales service, layanan purna jual: layanan terhadap
kerusakan barang setelah pembelian.
2. Air way bill (AWB): surat angkutan yang disertakan pada

barang-barang yang akan dikirim dengan kapal udara.
3. Konosemen; bill of lading (B/L): surat angkutan yang

disertakan pada barang-barang yang akan dikirim dengan kapal
laut
4. CCB (Claim Constatering Bewijs): tanda bukti kerusakan barang.
5. Booklet: buku berisi keterangan lengkap tentang barang (berikut

gambar-gambar), termasuk cara pemakaian, cara pemeliharaan,
dan cara penggantian suku cadang.
6. Brosur: lembaran berita yang umumnya berisi gambar dan

keterangan singkat tentang barang, merk, tipe, kapasitas, dll.
7. Prospektus: lembaran berisi keterangan tentang jasa yang

ditawarkan.
8. Consignment (konsinyasi): perdagangan titip jual
9. Dividen: bagian keuntungan untuk pemilik saham yang

besarnya ditentukan direksi serta disahkan dalam rapat
pemegang saham.
10. Down payment: uang muka/panjar untuk barang yang dibeli.
11. Faktur: surat perhitungan harga barang yang dijual berdasarkan

jenis dan jumlahnya.
12. Faktur proforma: faktur yang dibuat untuk sementara sebelum

barang diterima oleh pemesan.
2
13. Harga faktur: jumlah terakhir dari perhitungan banyaknya

barang, harganya, dan potongan yang terdapat pada faktur.
14. S.E. & O (salvo errare et ommisionem): perhitungan yang dapat

diperbaiki jika terdapat kesalahan.
15. Katalog: daftar barang sejenis, tetapi tipenya berbeda.
16. Koli: satuan kemasan, misalnya pak, peti, bal.
17. Manual: buku pedoman dan keterangan tentang cara

pengoperasian serta petunjuk pemakaian suatu alat/mesin.
18. Monster, percontoh: contoh barang yang sesungguhnya dalam

bentuk ukuran dan jumlah yang terbatas disertai dengan
pembagian menurut jenis, kualitas, kelas, dan tingkatan harga.
19. Packing list: daftar rincian barang yangada di dalam peti atau
alat pengepakan lainnya.
20. Price list: daftar harga, biasanya untuk barang yang meliputi
harga satuan barang
21. Promes: surat pernyataan kesanggupan dari orang yang

berutang untuk membayar utangnya pada waktu yang telah
ditentukan.
22. Ready stock: sediaan barang yang siap untuk dikirim.
23. Storage: gudang penyimpanan barang dalam jumlah besar
3
 Sifat penawaran
1. Penawaran bebas: penawaran dengan syarat jual beli yang

tidak terikat oleh jangka waktu tertentu (jika sewaktu-waktu ada
perubahan, penjual tidak perlu member tahu terlebih dahulu).
2. Penawaran berjangka: penawaran dengan syarat jual beli dan

harga barang yang hanya berlaku dalam jangka waktu tertentu.
3. Penawaran terikat: penawaran dengan syarat jual beli dan

harganya terikat (bila sewaktu-waktu ada perubahan, penjual
harus member tahu terlebih dahulu).
 Cara pembayaran
1. Bayar di muka: pembayaran sebelum barang diterima atau

sebelum barang yang ada.
2. Bayar tunai (cash): pembayaran harga secara tunai bersama

dengan surat pesanan.
3. Bayar belakang: pembayaran dilakukan beberapa lama setelah

barang diterima.
4. CAC (cash and carry): harga barang terlebih dahulu sebelum

barang dibawa, atau uang diterima terlebih dahulu, baru barang
dikirimkan/diserahkan kepada pembeli.
5. COD (cash on delivery): pembayaran dilakukan pada waktu

barang diserahkan kepada pembeli.
6. Reimburs: pembeli harus membayar harga barang yang dibeli

kepada pengangkut barang (perusahaan pengangkutan) pada
waktu barang diserahkan.
7. Pada waktu dokumen tiba: pembayaran dilaksanakan ketika

dokumen barang yang dibeli tiba (di bank).
4
 Potongan harga
1. Potongan tunai: potongan harga yang diberikan kepada

pembeli yang membayar tunai.
2. Korting atau discount: potongan harga yang diberikan kepada

pembeli yang membeli barang dalam jumlah besar.
3. Rabat: potongan yang diberikan kepada agen dan took-toko

yang membeli barang untuk dijual dengan harga yang ditentukan
oleh penjual pertama
4. Refaksi: potongan harga dari penjual karena adanya kesalahan

mutu pada barang yang dikirimkan.
 Potongan berat
1. Tarra: potongan berat kotor (bruto) barang.
2. Tarra lazim: potongan berat yang sudah berlaku umum

terhadap jenis barang tertentu.
3. Tarra netto: potongan berat yang diberikan setelah barang

ditimbang dengan sungguh-sungguh.
4. Tarra faktur: potongan berat kotor barang yang resmi

dicantumkan pada faktur yang dikirim.
5. Potongan tangkai: potongan berat yang diberikan untuk

pembelian buah-buahan dan sayur-sayuran yang bertangkai.
 Penyerahan barang
1. Loko gudang: barang diserahkan oleh penjual kepada pembeli

sebelum dibungkus atau belum ditimbang (pembeli harus
menanggung ongkos pengepakan, penimbangan, dll).
5
2. Frangko stasiun: ongkos untuk mengangkut barang dari

gudang sampai tiba di stasiun kereta api ditanggung pembeli.
3. Frangko gudang pembeli: semua ongkos termasuk ongkos

pengangkutan sampai barang tiba di gudang pembeli ditanggung
oleh penjual.
4. F.O.B (free on board): penjual menanggung semua ongkos

sampai barang dimuat di atas kapal, sedangkan ongkos
pengangkutan selanjutnya ditanggung oleh pembeli.
5. C & F (cost and freight): semua ongkos termasuk biaya

pengangkutan barang dengan kapal ditanggung oleh penjual.
6. C.I.F (cost insurance and freight): semua ongkos yang

dikeluarkan untuk barang yang dibeli termasuk asuransi dan
biaya pengangkutan dengan kapal ditanggung oleh penjual.
7. F.O.R (free on rail): semua ongkos hingga barang yang dibeli

dimuat ke dalam gerbong kereta api ditanggung oleh penjual.
8. F.O.S (free on stasiun): penjual menanggung semua ongkos

barang sampai di stasiun, sedangkan ongkos untuk mengangkut
barang ke dalam gerbong kereta api dan ongkos angkut
ditanggung oleh penjual.
9. F.A.S (free alongside ship): penyerahan barang kepada

pembeli sampai di sisi kapal, sedangkan semua ongkos sampai
barang dimuat ke dalam kapal menjadi tanggungan pembeli.
10. F.O.S (free overside ship): biaya pemindahan barang dari kapal
ke motor boat sudah termasuk dalam harga barang.
6
C.Aneka Surat Bisnis
Beberapa surat bisnis yang akan dibahas pada bagian ini

adalah:
1. Surat perkenalan
2. Surat permintaan penawaran
3. Surat penawaran
4. Surat pesanan (surat penerimaan pesanan dan
penolakan pesanan)
5. Surat pengiriman pesanan
6. Surat pengantar barang
7. Surat penuntutan
8. Surat penagihan
7
1.Surat Perkenalan
Surat perkenalan yaitu surat dari penjual kepada calon pembeli yang
berisi informasi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon
pembeli. Dalam surat penawaran sebenarnya telah ada unsur
penawaran yang sifatnya terselubung. Dalam surat ini informasi yang
dicantumkan adalah:
 Nama perusahaan, dan bidang usaha atau kegiatannya

 Gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga, tenaga ahli,
dan peralatan yang dipakai
 Pekerjaan/proyek yang pernah dibangun
 Harapan yang dikehendaki oleh penjual.
Surat perkenalan yang ditujukan kepada instansi pemerintah harus

dilampiri Tanda Daftar Rekanan (TDR), Surat Izin Usaha Perdagangan
(SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
8
Contoh Surat Perkenalan
PT TARAMISU PRAKASA
Jalan Sumbawa No. 512
JAKARTA PUSAT
Telp. (021) 35467474 Faks. (021) 35467473
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nomor: 236/PD/V/2010 3 Mei 2010
Yth. Manajer Pemasaran PT LION STAR

Jalan Perkutut No. 21
Medan
Hal: Perkenalan Produk Terbaru Ponsel
Dengan hormat,
Pada kesempatan ini kami memperkenalkan perusahaan kami yang merupakan

distributor terbesar dalam memasarkan produk komunikasi. Produk terbaru kami
adalah NEWS 8546, ponsel yang sangat luar biasa, didesain dengan full graphic
display dengan berbagai pilihan warna yang dapat membuat pemakainya merasa
nyaman untuk berkomunikasi.
NEWS 8546 memiliki berbagai manfaat, diantaranya untuk mengirimkan faksimili, e-

mail, chatting, browsing, dan facebook, serta suaranya sangat jernih. Selama bulan
ini, kami memberikan harga spesial dengan potongan harga sebesar 30%. Kami juga
memberikan kartu telepon dan baterai. Untuk keterangan rinci, silahkan menghubungi
kami, kami akan memberikan pelayanan yang memuaskan.
Kami menunggu kabar dari Bapak, dan atas perhatian Bapak kami ucapkan terima
kasih.
Hormat kami,
Satria Hadi, S.E.

Manajer Penjualan
SH/is
9
2. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli

kepada penjual yang isinya meminta penawaran (calon pembeli
meminta agar penjual mengajukan penawaran secara resmi
kepadanya). Dengan adanya penawaran harga dari penjual, calon
pembeli akan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan
lainnya. Di dalam surat permintaan penawaran biasanya calon pembeli
menanyakan:
 Nama dan jenis barang

 Ciri-ciri khusus/spesifikasi barang (tipe, ukuran, kualitas,
kapasitas, dll)
 Harga, potongan, cara pembayaran, dan penyerahan
 Kemudahan yang mungkin diperoleh, seperti service gratis,
garansi, dll.
Jika mengajukan permintaan penawaran, sebaiknya tidak hanya

ditujukan kepada satu penjual tetapi kepada beberapa penjual, agar
nantinya dapat dibandingkan satu sama lainnya untuk menentukan
mana yang paling sesuai.
10
Contoh Surat Permintaan Penawaran
CV NUANSA ASRI
Jalan Serasi No. 76, Telp. (022) 8346521
BANDUNG
=================================================================
Nomor: 65/PB/V/2010
4 Mei 2010
Yth. Manajer Penjualan PT CRYSTY

Jalan Gatot Subroto No. 20
Jakarta Barat
Hal: Permintaan Penawaran Lemari Es
Dengan hormat,
Membaca iklan Saudara pada Harian Merdeka tanggal 2 Mei 2010, perihal
penawaran lemari es “CRYSTY FG-321 yang menggunakan NON/CFC tanpa Freon
dan aman bagi lingkungan, kami bermaksud ikut memasarkannya karena banyak
pengunjung yang berbelanja di toko kami menanyakan barang tersebut.
Untuk itu kami minta agar Saudara mengajukan penawaran barang tersebut dengan
memberikan informasi yang jelas tentang:
1. Ukuran, dan warna
2. Harga satuan, dan potongan harga
3. Syarat pembayaran
4. Cara penyerahan
5. Layanan purna jual.
Agar lebih jelas bagi kami, mohon dikirimkan katalog, dan brosurnya. Kami menunggu
penawaran Saudara, dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Oktrina Sulasmini, MBA

Direktur
OS/ns
11
3. Surat penawaran
Surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli

yang berisi penawaran barang/jasa. Surat penawaran ini dapat terjadi
karena adanya permintaan penawaran atau dapat juga tanpa adanya
permintaan penawaran calon pembeli. Surat penawaran yang dikirim
oleh penjual atas inisiatifnya mempunyai kedudukan yang lemah
karena surat jual itu belum tentu diharapkan calon pembeli.
Surat penawaran memberikan informsi tentang barang atau jasa dan

menggugah minat calon pembeli agar tertarik pada apa yang
ditawarkan. Oleh karena itu haruslah memenuhi syarat sebagai
berikut:
 Bahasa surat harus menarik
 Isi surat sesuai dengan kondisi barang atau jasa yang
ditawarkan, lengkap, jelas, dan sebaiknya dilampiri brosur
atau gambar-gambar.
 Isi surat harus memotivasi pembaca agar ingin lebih tahu
lebih lanjut tentang sesuatu yang ditawarkan.
Surat penawaran memerlukan bahasa yang menarik karena surat ini

bersifat merayu calon pembeli agar setidak-tidaknya mau mengenal
produk yang ditawarkan.
12
Contoh Surat Penawaran
PT TOYOTA – ASTRA MOTOR

Jalan Bougenville Raya No. 298 Telp. (021) 6636875
JAKARTA PUSAT
================================================================
Nomor: 75/PB.M/V/2010 6 Mei 2010
Yth. Direktur PT ERA MOTOR

Jalan Taman Anggrek No. 45
Jakarta Barat
Hal: Penawaran Mobil New Mitsubishi

Dengan hormat,
Memenuhi surat permintaan penawaran Saudara tanggal 5 Mei 2010 mengenai mobil
NEW MITSUBISHI, dengan ini perkenankanlah kami mengajukan penawaran sebagai berikut:
1. Nama kendaraan: NEW MITSUBISHI

Jenis/tipe : Sedan
Harga satuan : Rp 235.000.000,- (dua ratus tigapuluh lima juta rupiah)
2. Nama kendaraan: NEW MITSUBISHI
Jenis/tipe : Mini cap
Harga satuan : Rp 175.000.000,- (seratus tujuhpuluh lima juta rupiah)
Keterangan:
1. Harga tersebut di atas sudah termasuk PPN
2. Pembayaran:
a. 50% dibayar pada waktu pesan
b. 25% dibayar pada waktu barang dikirim
c. 25% dibayar setelah barang diterima dengan baik
3. Pengiriman dua minggu setelah pembayaran pertama
4. Penawaran bersifat tidak terikat
5. Untuk pembelian dua unit kendaraan kedua jenis tersebut di atas, kami berikan potongan
harga sebesar 10% dan untuk pembelian satu unit saja maka potongan harga tersebut tidak
berlaku.
Demikian penawaran ini kami sampaikan, dan sambil menunggu tanggapan yang
positif dari Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Fahriza Reza, M.Sc

Direktur Pemasaran
13
4. Surat pesanan
Surat pesanan adalah surat dari pembeli kepada penjual yang isinya
memesan barang atau meminta jasa tertentu. Pemesanan dilakukan
setelah pemesan mengetahui informasi tentang barang/jasa yang akan
dibeli melalui surat penawaran, iklan, atau petugas pemasaran dari
perusahaan penjual. Informasi itulah yang akan menjadi dasar
pembuatan surat pesanan. Di dalam surat pesanan, harus menyebut:
 Nama, jenis, tipe, dan cirri-ciri lain barang yang dipesan

 Jumlah pesanan
 Cara pembayaran, dan cara pengiriman atau cara penyerahan
yang dikehendaki
 Waktu penyerahan atau pengiriman yang yang diinginkan.
Keempat hal di atas harus disebut oleh pemesan, karena hal itu
akan menjadi pertimbangan bagi penjual untuk menentukan apakah
pesanan dapat dipenuhi atau tidak.
Jika pembeli berhubungan dagang dengan perusahaan penjual

untuk pertama kalinya dan ia ingin membeli barang secara kredit, maka
pihak penjual memerlukan referensi dari bank atau perusahaan lain
untuk mengetahui kredibilitas pembeli apakah memenuhi syarat untuk
diberi kredit atau tidak. Surat referensi diberikan secara rahasia oleh
pihak yang memberi kepada pihak yang meminta.
14
Contoh Surat Pesanan
PT SERBA SERBI
Jalan Orion Barat No. 67
ACEH BARAT
Nomor: 098/PLK/V/2010 10 Mei 2010
Yth. Direktur PT SUMBERLAND SPRING BED

Jalan Gajah Mada No. 21
Medan
Hal: Pesanan Perlengkapan Rumah Tangga
Dengan hormat,
Sesuai dengan surat penawaran Saudara No. 007/PJ/V/2010 tanggal 7 Mei

2010, kami ingin memesan barang-barang sebagai berikut:
1. Lima buah tempat tidur AirLand Yunior @ Rp 800.000,-

2. Empat buah tempat tidur Airland Grand Lux @ Rp 2000.000,-
3. Dua buah tempat tidur Airland Beauty Pocket @ Rp 3000.000,-
4. Satu buah tempat tidur tipe 500 Airland Superior @ Rp 5000.000,-
Uang pembayaran sebesar 50% dari jumlah terbayar yaitu Rp 11.500.000,-

(sebelas juta lima ratus ribu rupiah) telah kami kirimkan melalui Bank CIMB Niaga
Cabang Aceh Barat, dan sisanya akan kami bayarkan setelah barang diterima. Kami
harap barang tersebut sudah dapat kami terima pertengahan bulan ini.
Kami menunggu kabar, dan terima kasih atas perhatian Saudara.
Hormat kami,
Azhar Suwardi, S.E.

Manajer Penjualan
AS/ns
15
4.1 Surat penerimaan pesanan
Bila penjual dapat memenuhi semua persyaratan yang dikehendaki

pemesan itu dapat disetujui, maka penjual dapat segera mengirim
barang kepada pemesan tanpa membalas surat pesanan jika barang
dalam keadaan ready stock (barang siap untuk dikirim). Bila penjual
dapat memenuhi pesanan, namun barang tidak ready stock sehingga
diperlukan waktu beberapa lama untuk mempersiapkan barang yang
dipesan, atau penjual memerlukan waktu yang cukup lama untuk
mengurus dokumen barang dan mempersiapkan pengirimannya,
penjual perlu memberitahu pemesan bahwa pada dasarnya pesanan
dapat dipenuhi tetapi minta tempo untuk merealisasikan barang. Surat
ini dinamakan surat penerimaan pesanan.
Manfaat surat penerimaan pesanan adalah:

 Pemesan merasa tenang karena pesanannya dapat dipenuhi
 Pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari penjual yang lain
 Pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum
barang yang dipesan tiba
 Pemesan dapat menawarkan barang pesanannya kepada pihak lain
walaupun barangnya belum tiba.
4.2 Surat penolakan pesanan
Banyak hal yang menyebabkan penjual terpaksa menolak pesanan.

Misalnya karena barang yang dipesan sudah habis, tidak tercapainya
persesuaian mengenai cara penyerahan atau pengiriman barang, tidak
disetujuinya cara pembayaran, dll. Walaupun isi surat menyatakan
penolakan pengiriman suratnya jangan sampai ditunda. Penjual yang
terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukan
penolakan itu kepada pemesan.
Kadang-kadang penjual dapat menyampaikan dua maksud yang

sangat kontradiktif di dalam satu surat. Sambil menolak satu pesanan,
penjual dapat menawarkan barang baru, asalkan barangnya sejenis
16
dengan barang yang dipesan, jadi disini ada penawaran baru.

Misalkan ada penjual yang mendapat pesanan komputer IBM TX 041
dengan pembayaran secara kredit. Penjual berkeberatan untuk
memenuhinya. Setelah menolak pesanan computer dengan tipe yang
dimaksud pemesan, penjual dapat menawarkan komputer IBM TX 040
yang harganya jauh lebih murah, sedangkan kemampuannya tidak jauh
berbeda dari tipe TX 041. Karena bertujuan menawarkan barang,
bersama suratnya turut dilampirkan daftar harga dan brosur.
Surat penolakan pesanan harus berisi alasan yang logis, dan

diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan
baik tetap terbina.
17
Contoh surat penerimaan pesanan
PT BINA SARANA
Jalan Hayam Wuruk No. 24
SURABAYA
Nomor: 245/PJ/V/2010 12 Mei 2010
Yth. Manajer Umum CV Indah Lestari

Jalan Kol. Sugiono No.5
Medan
Hal: Penerimaan Pesanan
Dengan hormat,
Surat pesanan Saudara No.: 23/PLK/V/2010 telah kami terima dengan senang hati
dan kami ucapkan terima kasih atas pesanan tersebut.
Alat-alat kantor modern yang Saudara pesan dengan syarat-syarat yang Saudara
inginkan dapat kami penuhi. Barang-barang tersebut akan segera kami kirimkan dan
akan tiba di tempat Saudara paling lambat tanggal 20 Mei 2010.
Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara.
Hormat kami,
Rizky Kurniawan, S.Sos

Manajer Penjualan
RK/rw
18
Contoh surat penolakan pesanan
PT ERA AGUNG KOMPUTER

Jalan Belitung Hilir No. 35
MEDAN
=================================================================
Nomor: 125/PB/VI/2010
1 Juni 2010
Yth. Ketua STIKOM ANUGERAH

Jalan H.M. Yamin S.H. No. 56
Medan
Hal: Pesanan Saudara No.: 23/SB/V/2010
Dengan hormat,
Terima kasih atas pesanan Saudara berupa 40 unit komputer IBM TX 041 melalui
surat dengan nomor tersebut di atas. Akan tetapi, dengan sangat terpaksa kami
beritahukan bahwa saat ini kami tidak dapat lagi mempertimbangkan penjualan
komputer tersebut secara kredit. Untuk itu kami mohon maaf.
Namun, jika Saudara tidak berkeberatan, kami sarankan agar Saudara mengganti
pesanan tersebut dengan computer IBM TX 040. Harganya jauh lebih murah,
sedangkan kemampuannya tidak jauh berbeda dari tipe TX 041. Bersama ini kami
lampirkan brosur komputer tersebut.
Jika Saudara menyetujui saran kami, harap memberi kabar dengan segera agar kami
dapat mempersiapkan pengirimannya lebih awal. Atas perhatian Saudara kami
ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Irma Syafitri, S.E., MBA.

Direktur
Lampiran: Brosur
IS/rh
19
LATIHAN
 Surat Perkenalan
1. Manajer Pemasaran (Ir. Hendra Gunawan) PT TECHNO AIR CONDITION – Jalan

Pajajaran No. 56 Bandung, bermaksud mengirim surat kepada Direktur CV MITRA
SEJATI – Jalan Sutomo No. 8 Medan untuk memperkenalkan perusahaannya yang
memproduksi Techno Air Conditioning hemat energi, harga terjangkau, dan tahan
lama. Produk ini didesain untuk memberikan kenyamanan bagi para penggunanya.
Bersama surat tersebut dilampirkan brosurnya, untuk informasi selanjutnya
dipersilahkan menghubungi nomor telp. (022) 7658432. Tulislah surat perkenalan PT
Techno Air Condition kepada CV Mitra Sejati.
 Surat Permintaan Penawaran
2. PT SANGKURIANG yang beralamat di Jalan Gegerkalong Hilir No. 2 Bandung

memerlukan 15 unit sepeda motor Yamaha 125 cc untuk keperluan karyawan kantor.
Dari seorang relasinya diperoleh nama dealer sepeda motor Yamaha, yaitu PT
SARANA MOTOR – Jalan Kahuripan Raya 12 Jakarta Timur. Untuk itu, PT
Sangkuriang mengirim surat kepada PT Sarana Motor untuk meminta keterangan
tentang harga dan syarat jual beli kendaraan yang diperlukan. Tulislah surat
permintaan penawaran PT Sangkuriang kepada PT Sarana Motor.
 Surat Penawaran
3. PT DUTA KOMPUTINDO – Jalan Pinang Baris 578 Surabaya, telah mendatangkan

berbagai jenis komputer buatan Jepang. Karena itu dikirimnya daftar harga kepada CV
DAHLIA KOMPUTER – Jalan Garuda Raya No. 85 Medan, untuk diajak bekerja sama
memasarkan komputer-komputer tersebut. Dijelaskan bahwa jenis-jenis komputer itu
sangat canggih dan paling up to date. Hal ini dapat dibaca dalam brosur yang dikirim
sebagai barang cetakan. Harganya sangat bersaing dan penyerahan barang franco
Medan. Pembayaran seperti biasa 50% di muka, dan sisanya sebulan sesudah barang
diterima. Pembelian partai besar mendapat potongan 10%.
Buatlah surat penawaran dari PT Duta Komputindo tersebut.
20
 Surat Pesanan
4. PT PRAMITA JAYA – Jalan Perintis Kemerdekaan No.34 Banda Aceh telah menerima
brosur dan surat penawaran alat-alat kantor dari PT RODA DUA – Jalan Jenderal
Ahmad Yani No. 6 Medan. Karena itu PT Pramita Jaya memesan barang-barang
sebagai berikut:
- Dua unit Laptop merek Compact Core 2 Duo

@ Rp 6.500.000,- Rp ………………………….
- Lima lemari arsip merek Casu model PX-23
@ Rp 1.500.000,- Rp ………………………….
- Dua unit LCD Projector merek Sony
@ Rp 12.500.000 Rp ………………………….
- Satu unit mesin fotokopi merek Sharp
@ Rp 9.000.000,- Rp …………………………..
________________________
Jumlah Rp ………………………….
Discount 10% Rp ………………………….
Jumlah dibayar Rp ………………………….
Terbilang: ……………………………………………………..
Pembayaran sebesar 50% dari jumlah harga dibayar telah dikirimkan melalui Bank
Permata Cabang Banda Aceh dan fotokopi tanda bukti pembayaran terlampir.
Berhubung barang-barang tersebut sangat dibutuhkan, diminta agar pengiriman
dipercepat paling lambat pertengahan bulan ini. Sisa pembayaran akan dibayarkan
setelah barang tersebut diterima.
Buatlah surat pesanan dari PT Pramita Jaya kepada PT Roda Dua.
21
5. Surat pengiriman pesanan
Pengiriman pesanan dari penjual kepada pembeli sudah pasti memakai surat, paling
tidak pengantar barang. Surat pengiriman pesanan berisi pemberitahuan dengan
keterangan:
 Berdasarkan order barang dikirim

 Jenis, dan jumlah barang yang dikirim
 Alat pengangkutan barang
 Dokumen yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanan.
6. Surat pengantar barang
Surat ini merupakan bukti penyerahan barang, peranannya seperti kuitansi dalam
penyerahan uang. Surat pengantar barang harus dibuat dengan jelas, pengisian datanya
harus akurat sebab pembeli akan memeriksa barang yang diterimanya berdasarkan surat
tersebut. Isi kolom-kolom surat pengantar barang umumnya sebagai berikut:
 Nama barang
 Banyaknya barang
 Kenderaan pengangkut
 Keterangan lain yang dirasa perlu.
Di dalam surat pengantar barang disediakan ruang tanda tangan penerima.
7. Surat penuntutan
Surat penuntutan dikirimkan bila ada pihak yang merasa dirugikan atau terjadi hal yang
kurang memuaskan dalam realisasi penyerahan barang atau aktivitas jasa di antara para
pelaku transaksi bisnis. Pihak yang merasa dirugikan akan mengajukan penuntutan (klaim)
melalui surat penuntutan. Hal-hal yang dapat mengakibatkan timbulnya penuntutan antara
lain:
 Barang tidak sesuai dengan pesanan, atau barang rusak

 Barang sangat terlambat tiba
 Berat atau jumlah barang berkurang
 Barang hilang, atau musnah karena kecelakaan.
Tuntutan akibat kesalahan di atas setelah disesuaikan dengan kasusnya, dapat berupa
salah satu yang disebutkan di bawah ini:
 Minta ganti rugi sejumlah uang karena kesalahan mutu atau pengiriman barang sangat
terlambat.
22
 Minta barang baru sebagai pengganti barang yang kurang, rusak, atau hilang dengan
ongkos kirim menjadi tanggungan pihak yang merugikan
 Minta potongan khusus karena kesalahan mutu atau karena terlalu banyak barang yang
rusak.
 Membatalkan pesanan, dan minta uang kembali apabila pembayaran telah dilakukan
8. Surat penagihan
Transaksi bisnis dapat dilakukan secara tunai maupun kredit. Sistem pembayaran secara
kredit menyebabkan adanya pihak yang berutang (debitor) dan pihak yang mempunyai
piutang (kreditor). Pembayaran utang dari debitor kepada kreditor sering tertunda atau
tidak tepat waktu karena beberapa sebab. Bila hal itu terjadi kreditor akan melakukan
penagihan, dan bila penagihan melalui surat, suratnya disebut surat penagihan.
Pengiriman surat penagihan dilakukan oleh kreditor kepada debitor agar debitor
membayar utangnya bila debitor tidak membayar utangnya pada tanggal jatuh tempo tanpa
memberitahukan penangguhan pembayaran kepada kreditor. Dalam penyampaiannya,
hendaknya memperhatikan maksud yang pasti, hati-hati, ramah, dan sopan untuk mendapat
hasil penagihan tanpa merusak hubungan baik. Pokok-pokok yang perlu dikemukakan
dalam surat ini adalah:
 Menyebutkan tanggal transaksi dan nomor faktur penjualan yang sudah berlaku
 Menyebutkan tanggal jatuh tempo, dan sudah berapa lama tanggal tersebut berlalu
 Menyebutkan besarnya tunggakan yang harus dibayar
 Menyebutkan cara pengiriman uang atau cara pembayaran yang diinginkan oleh kreditor
 Menyebutkan hal lain yang perlu, seperti teguran, peringatan, atau ancaman akan
mengadu ke kantor pengadilan sesuai dengan sifat dan tahap penagihan.
23
Contoh surat pengiriman pesanan
BUANA BUSINESS MACHINES

Jalan Sultan Iskandar Muda No. 82
JAKARTA BARAT
==================================================================
Nomor: 87/PP/VI/2010 17 Juni 2010
Yth. Direktur CV Anugerah Sakti

Jalan Batam Raya No. 6
Medan
Hal: Pengiriman Komputer
Dengan hormat,
Kami beritahukan bahwa pesanan Saudara berupa 80 unit komputer merek Acer melalui surat
Nomor: 23/PK/VI/2010 telah kami kirimkan hari ini dengan kapal Raja Samudera milik
perusahaan pelayaran Nusantara.
Seluruh komputer itu kami pak ke dalam empat buah peti yang kuat. Setiap peti berisi 20 unit
komputer dan tiap-tiap kami beri nomor urut K-01 s.d. K-04. Bersama itu pula kami kirimkan
dokumen barang berupa tiga lembar faktur, satu lembar packing list, dua lembar konosemen,
dan tiga lembar kuitansi.
Kami harap sisa pembayaran sebesar 50% lagi segera dikirimkan melalui Bank BNI.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Yenni Putri, S.E., Ak

Manajer Penjualan
YP/ys
24
Contoh surat penuntutan
TOKO CITRA KIRANA

Jalan HOS Cokroaminoto No. 3
MEDAN
==================================================================
Nomor: 53/KB/VI/2010 19 April 2010
Yth. Direktur PT Gegap Gempita

Jalan Riang Gembira No. 6
Surabaya
Hal: Pengiriman Barang Pecah Belah
Dengan hormat,
Kiriman Saudara berupa barang pecah belah yang dipak ke dalam lima buah peti telah
kami terima. Setelah kami adakan peelitian ternyata di dalam peti dengan kode PB-03 terdapat
barang yang rusak terdiri dari tiga lusin gelas dan empat lusin piring merek Sango.
Menurut kami, kerusakan tersebut disebabkan oleh kelalaian pihak Saudara yang kurang
teliti mengepak barang. Di dalam peti tidak diberi gabus dan kertas rumput yang cukup
sehingga barang mudah terguncang-guncang dan mengakibatkan pecah.
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami minta agar Saudara mengganti kerugian
seharga barang yang rusak, atau mengganti dengan barang dengan barang yang baru dengan
ongkos kirim menjadi tanggungan Saudara. Untuk penyelesaian persoalan tersebut, bersama ini
kami kirmkan fotokopi dokumen barang.
Demikian agar Saudara maklum, dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Nury Hami, S.E.

Pemilik
Lampiran:
- Dua lembar faktur
- Empat lembar kopi packing list
- Satu lembar kuitansi
25
LATIHAN
 Surat Penagihan
10. PT Citra Garden – Jalan Jenderal Gatot Koco No. 13 Jakarta, telah mengirim 20 unit
komputer merek Wearnes kepada CV Citra Lestari Komputer – Jalan Karya Wisata No.
6 Medan seharga Rp 80.000.000,- (delapan puluh juta rupiah) pada tanggal 15 Januari
2010. Pembayaran telah dilakukan sebesar 50% dari jumlah harga pada saat barang
dipesan. Menurut perjanjian, sisa pembayaran sebesar Rp 40.000.000,- (empat puluh
juta rupiah) akan dibayar pada akhir bulan Januari. Tetapi sampai sekarang (tanggal 15
Februari) sisa pembayaran itu belum diterima. Oleh karena itu, PT Citra Garden
menulis surat untuk mengingatkan keterlambatan tersebut. Diminta uang sisa itu agar
segera dikirimkan.
11. Tiga minggu setelah surat PT Citra Garden dikirimkan ternyata tidak mendapat
jawaban dari CV Citra Lestari Komputer. Mengingat uang tersebut sangat diperlukan,
maka PT Citra Garden terpaksa menulis surat lagi kepada CV Citra Lestari Komputer
yang memberitahukan bahwa janji CV Citra Lestari Komputer untuk membayar sisa
pembayaran itu pada akhir bulan Januari sudah lewat beberapa minggu dan itu telah
menghambat proses dagang perusahaan. PT Citra Garden meminta CV Citra Lestari
Komputer agar melunasi sisa pembayaran itu segera.
12. Dua minggu setelah surat tagihan kedua dikirimkan, CV Citra Lestari Komputer belum
juga melunasi sisa pembayaran itu. Karena itu, PT Citra Garden mengirimkan surat
tagihan ketiga. PT Citra Garden memperingatkan agar setelah surat itu diterima, CV
Citra Lestari Komputer supaya mengirimkan sisa uang pembayaran tersebut dengan
segera. Kalau tidak, ia terpaksa menyampaikan hal ini kepada Bank Mandiri yang
mengeluarkan referensi bagi CV Citra Lestari Komputer.
26
BAGIAN I
PENDAHULUAN
A. Pengertian Surat dan Korespondensi

Manusia merupakan makhluk sosial yang saling membutuhkan manusia satu
dengan manusia yang lain. Karena saling membutuhkan, maka mereka secara
otomatis akan saling interaksi. Dalam proses interaksi tentunya mereka melakukan
suatu komunikasi. Proses komunikasi dalam kehidupan manusia dapat dilakukan
secara lisan dan tertulis. Salah satu media komunikasi tulis yang sangat diperlukan
adalah dalam bentuk surat.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis / lembaran kertas yang ditulis yang
berguna untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain atas nama
perseorangan atau atas nama jabatan dalam suatu organisasi. Komunikasi tertulis ini
dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat menyurat yaitu:
penggunaan kertas, penggunaan model atau bentuk, penggunaan kode dan notasi,
pemakaian bahasa yang khas, dan pencantuman tanda tangan. Informasi tersebut
dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan
laporan, dan sebagainya.
Dengan perantaraan surat setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan

sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu. Kegiatan saling berkirim surat
oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi,
dan pihak yang terlibat atau para pelakunya disebut dengan koresponden.
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan

organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik
dan lancar. Di dalam upaya menjalin dan membina hubungan tesebut, surat masih
memegang peranan yang penting di samping penggunaan sarana komunikasi lainnya
seperti telepon, faksimili, internet, dan lainnya.
Seiring perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang begitu pesat,

penulisan dan penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak yang lain dapat
dilakukan bukan saja dengan surat kertas, tetapi juga melalui surat elektronik
(electronic mail atau e-mail). Masyarakat modern banyak menggunakan fasilitas
internet (e-mail) sebagai media pengiriman surat, akan tetapi penggunaan e-mail
memiliki kekurangan dalam hal bukti otentik yang ditandai dengan tidak adanya tanda
tangan asli dari penanggung jawab surat dan atau cap/stempel lembaga sebagai
identitas resmi lembaga seperti yang dimiliki surat biasa.
Beberapa survei mengenai bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80%

kegiatan kegiatan komunikasi dan interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan
27
melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faksimili, dan
e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka
langsung „face to face negotiation’, ini berarti bahwa korespondensi memegang
peranan yang amat penting dalam perdagangan internasional pada umumnya. Hasil
negosiasi tatap muka „face to face negotiation‟ pada akhirnya juga akan dirumuskan
dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi. Hasil
pertemuan tatap muka kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam
bentuk catatan „notulen‟ atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis biasanya akan
ditandatangani masing-masing pihak, sebagai tanda kesepakatan bersama. Apabila
perundingan tersebut dilakukan dalam beberapa kali tatap muka dan
berkesinambungan, maka semua catatan notulen dari setiap pertemua tersebut akan
dituangkan dalam kesimpulan akhir yang disebut dengan “Persetujuan Prinsip” atau
“Memorandum of Understanding (MoU)”, yang ditandatangani bersama oleh kedua
belah pihak yang membuat kesepakatan.
Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan

cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis. Maka
cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau
negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi akan memegang peranan
penting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks,
faksimili, e-mail, dan lain-lain maka suatu transaksi perdagangan rasanya mustahil
dapat dilaksanakan.
B. Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau
informasi dari suatu pihak kepada pihak lainnya, Fungsi lain surat adalah:
1. Tanda bukti tertulis
2. Alat pengingat
3. Pedoman untuk bertindak
4. Keterangan keamanan
5. Duta/wakil organisasi
6. Dokumen historis dari suatu kegiatan
Dalam dunia bisnis maupun dinas instansi pemerintahan, dokumentasi surat

sangatlah penting dilakukan, karena surat yang keluar/masuk dapat dijadikan sebagai
bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hukum (hitam di atas putih) yang
sifatnya mengikat misalnya surat perjanjian, bukti tanda terima, dan sebagainya. Surat
memiliki bukti otentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki alat
komunikasi lisan. Adanya bukti tertulis dapat dijadikan arsip yang manfaat sebagai
dokomentasi historis tidak perlu diragukan lagi, sebab bukan tidak mungkin suatu saat
akan diperlukan lagi untuk dibaca.
28
Dengan surat seseorang baik selaku pribadi maupun wakil organisasi dapat
bertindak dengan pasti, sebab di dalam surat dapat dituliskan secara jelas pedoman
tentang tugas, hak, dan kewajiban seseorang misalnya surat keputusan, surat
perintah, surat pengangkatan, dan sebagainya. Surat juga dapat berfungsi sebagai
jaminan keamanan misalnya surat keterangan jalan, surat izin mengemudi, dan
sebagainya. Surat sebagai duta/wakil organisasi, dengan jasa surat suatu organisasi
dapat berhubungan dengan organisasi lain yang sangat jauh letaknya tanpa harus
menghadirkan pejabatnya.
C. Penggolongan/Jenis Surat
Surat-surat dapat dikelompokkan berdasarkan hal-hal berikut:

1. Berdasarkan wujudnya:
a. Surat bersampul
b. Kartu pos
c. Warkat pos
d. Telegram
e. Memo dan Nota
f. Surat Tanda Bukti
2. Berdasarkan pemakaiannya/pembuat surat:
a. Surat pribadi
b. Surat bisnis
c. Surat pemerintah
d. Surat sosial
3. Berdasarkan sifatnya/keamanan isinya:
a. Surat biasa
b. Surat konfidensial
c. Surat rahasia
4. Berdasarkan banyaknya sasaran yang dituju:
a. Surat biasa
b. Surat edaran dan pengumuman
5. Berdasarkan urgensi penyelesaiannya:
a. Surat biasa
b. Surat segera
c. Surat kilat
D. Kriteria dan Ciri Umum Surat yang Baik
Surat sebagai duta, menggambarkan siapa atau perusahaan yang berada

dibelakangnya. Oleh karena itu surat harus ditulis seteliti mungkin, objektif, sistematis,
dan jelas sebab isi surat juga dapat mencerminkan citra diri, kualitas, serta wibawa
dari pengirimnya. Banyak persyaratan yang harus dipenuhi dalam menulis surat.
29
Untuk mampu menyusun surat yang baik, menarik dan modern, penulis harus
menguasai kriteria dan cirri umum surat yang baik.
Kriteria dan Ciri Umum Surat yang Baik adalah:
1. Menggunakan kertas surat yang tepat (ukuran, jenis, dan warna) sesuai dengan
surat yang akan ditulis
2. Menggunakan bahasa yang jelas dan lugas
3. Menggunakan bahasa Indonesia yang baku
4. Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat
5. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap
6. Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai dalam surat menyurat
7. Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat
8. Menggunakan bentuk surat yang standar
Beberapa persyaratan lain yang harus dipenuhi penulis surat yang baik adalah:
1. Mengetahui prosedur surat menyurat secara umum

2. Mengetahui seluk beluk permasalahan yang akan diungkapkan
3. Mengetahui pemakaian bahasa tulis yang baik
4. Mengetahui posisi hubungan antara pengirim dan penerima surat
E. Bahasa Surat
Dengan bahasa, manusia setidak-tidaknya dapat mengkomunikasikan tiga hal,

yaitu pikiran, perasaan, dan sikapnya terhadap sesuatu hal. Bahasa surat yang baik
dapat membuat pembaca semakin antusias untuk membaca surat tersebut lebih lanjut.
Surat menggunakan bahasa tulis. Oleh sebab itu sebuah surat harus memenuhi syarat
bahasa tulis yang baik dan benar sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.
1. Bahasa yang jelas
Bahasa yang jelas adalah bahasa yang tidak memberi peluang untuk ditafsirkan
secara berbeda (jika dua orang atau lebih mempunyai penafsiran yang sama tentang
suatu maksud. Ketidakjelasan dapat disebabkan oleh banyak faktor mulai dari
kesalahan ejaan sampai ketidakrapian penataan alinea.
Salah satu contoh ketidakjelasan bahasa yang disebabkan oleh kesalahan ejaan
(tanda baca) seperti berikut: Menurut catatan dalam agenda sekretaris manajer
pemasaran akan memberikan pengarahan kepada salesman. Pada kalimat ini tidak
jelas siapa yang akan memberikan pengarahan kepada salesman: sekretaris, atau
manajer pemasaran. Jika yang „sekretaris‟ yang akan memberikan pengarahan maka
30
tanda koma harus diletakkan setelah kata „agenda‟, jika yang dimaksud adalah
manajer pemasaran maka tanda koma harus diletakkan setelah kata „sekretaris‟.
2. Bahasa yang lugas
Bahasa yang lugas adalah bahasa yang langsung menunjukkan permasalahan dan
tidak bertele-tele atau berbelit-belit. Hal ini diwujudkan dengan pemakaian kalimat
yang padat dan hemat namun tetap mengandung makna yang lengkap dan jelas.
Pemakaian kata-kata atau ungkapan yang berlebihan sering menjadi penyebab
ketidaklugasan. Berikut ini beberapa ungkapan yang berlebihan beserta bentuk lugas
sebagai perbaikannya.
Berlebihan Lugas
 adalah merupakan adalah

merupakan
 agar supaya agar
supaya
 demi untuk demi
untuk
 seperti misalnya seperti
misalnya
 sejak dari sejak
dari
 disebabkan oleh karena disebabkan oleh
karena
 keputusan daripada rapat keputusan rapat
3. Bahasa yang baku
Kata-kata bahasa Indonesia berasal dari berbagai bahasa daerah dan bahasa
asing. Demi keseragaman, keseluruhan kata itu perlu dibakukan terlebih dahulu. Kata
yang baku atau standar adalah kata yang dianggap paling benar ditinjau dari segi
penulisan dan pengucapannya. Kata-kata dialek atau ragam kedaerahan seperti
ngopi, bikin, betulin, ketemu, duit termasuk tidak baku, walaupun kata-kata itu dapat
dipakai dalam percakapan sehari-hari. Padanan kata-kata tersebut yang dianggap
baku adalah minum kopi, membuat, membetulkan, bertemu, dan uang. Kata-kata
itulah yang dipakai dalam keperluan resmi, termasuk dalam surat resmi. Berikut ini
sebagian kata-kata yang sering digunakan dalam surat menyurat:
31
Baku Tidak baku

 advertensi adpertensi
 agresif agresip
 Agustus Augutus
 akta akte
 akhir akir; ahir
 alinea alenia
 aktivitas aktifitas
 analisis analisa
 antre antri
 asas azas
 atlet atlit
 biaya beaya
 bus bis
 ekspor eksport
 Februari Pebruari
 foto photo
 fotokopi photocopy
 ijazah ijasah
 izin ijin
 jadwal jadual
 Jumat Jum‟at
 kemarin kemaren
 kuitansi kwitansi
 legalisasi legalisir
 miliar milyar
 November Nopember
 objek obyek
 persen prosen
 rezeki rejeki
 risiko resiko
 sistem sistim
 a.n. (atas nama) a/n
 d.a. (dengan alamat) d/a
 s.d. (sampai dengan) s/d
 u.p. (untuk perhatian) u/p
 CV C.V.
 PT P.T.
32
4. Bahasa yang umum
Bahasa yang umum adalah bahasa resmi yang memasyarakat; bahasa baku yang
di depan umum; bahasa yang dipahami oleh seluruh lapisan masyarakat. Bahasa
umum adalah bahasa standar, harus bebas dari dialek, slang, atau kata-kata bahasa
prokem. Sedapat-dapatnya menggunakan kata atau istilah bahasa Indonesia, tidak
menggunakan kata atau istilah asing. Contohnya: pakailah kata jelas bukan clear;
perhatian bukan attention, pendekatan bukan approach; dan sebagainya. Jika kata
asing sudah menjadi istilah khusus di dalam surat menyurat, misalnya carbon copy,
file, dan note bene; kata-kata itu boleh digunakan disamping kata-kata bahasa
Indonesia: tembusan/tindasan, arsip, dan catatan.
5. Ungkapan tetap
Ungkapan tetap adalah ungkapan yang unsurnya terdiri atas dua kata atau lebih
yang berpola tetap, susunan kata-katanya bersifat permanen, tidak boleh
dipertukarkan dan tidak boleh ditambah atau dikurangi.
Contoh ungkapan tetap sebagai berikut:
 bersama ini
 melalui surat ini
 dengan hormat
 dengan ini
 hormat kami
 sehubungan dengan
 berbicara tentang
 disebabkan oleh
6. Pemakaian Ejaan yang Disempurnakan
Ejaan yang berlaku untuk bahasa Indonesia sekarang ini adalah Ejaan yang
Disempurnakan (EYD). Ketentuan pemakaian ejaan ini terdapat dalam buku
Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan, isinya meliputi:
pemakaian huruf, penulisan huruf, penulisan kata, penulisan unsur serapan, dan
pemakaian tanda baca.
33
BAGIAN II
BENTUK SURAT
A. Pengertian Bentuk Surat
Bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Penempatan
bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model yang tertentu pula.
Bentuk surat Indonesia dipengaruhi oleh bentuk surat asing, terutama Belanda,
Inggeris , dan Amerika. Pemakaian bentuk surat pada tiap organisasi dapat berbeda,
bergantung pada kebiasaan dan peraturan instansi yang mengeluarkan surat.
B. Bentuk Surat
Bentuk surat harus dibedakan antara:

1. Surat berperihal, yaitu surat yang memakai notasi perihal dan tidak mempunyai
judul
2. Surat berjudul, yaitu surat yang memakai judul, dan tidak mempunyai perihal
1. Bentuk Surat Berperihal
Seluruh surat berperihal harus ditulis dengan menggunakan tiga bentuk utama,
yaitu:
a) Bentuk Resmi Indonesia (Official Style)
b) Bentuk Lurus (Block Style)
c) Bentuk Bertakuk (Indented Style)
a. Bentuk Resmi Indonesia, mempunyai variasi sebagai berikut:

 Bentuk Resmi Indonesia Lama
 Bentuk Resmi Indonesia Baru
 Bentuk Resmi Indonesia Usulan Pusat Bahasa Depdiknas
b. Bentuk Lurus, mempunyai variasi sebagai berikut:
 Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
 Bentuk Lurus (Block Style)
 Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
c. Bentuk Bertakuk, mempunyai variasi sebagai berikut:
a. Bentuk Bertakuk (Indented Style)
b. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
34
Bentuk surat berperihal yang banyak dipakai adalah bentuk resmi Indonesia
dan bentuk lurus dengan variannya. Bentuk resmi Indonesia dipakai oleh instansi
pemerintah, dan masyarakat umum sedangkan bentuk lurus dipakai terutama oleh
perusahaan. Bentuk bertakuk dan alinea menggantung hampir tidak pernah
dipakai dalam penulisan surat sehari-hari.
2. Bentuk Surat Berjudul
Bentuk surat berjudul ada dua yaitu surat berjudul yang memakai subjudul, dan
surat berjudul tanpa subjudul. Bentuk surat berjudul yang satu akan berbeda dengan
bentuk surat berjudul lainnya, walaupun sama-sama memakai judul. Contoh surat
berjudul misalnya surat keputusan, surat perjanjian, surat kuasa, surat pernyataan,
surat keterangan, surat pengumuman, dan sebagainya. Surat keputusan, misalnya
akan berbeda bentuknya dengan surat perjanjian, dengan surat pengumuman, atau
dengan surat berjudul yang lain.
Jenis surat yang dapat dibuat dengan sistem judul sangat banyak jumlahnya.
Surat berjudul ada yang sangat singkat, seperti surat keterangan, surat kuasa, surat
pernyataan, akta notaries, dan lainnya. Surat berjudul yang sederhana
penyusunannya terkadang lebih praktis jika dibandingkan dengan surat berperihal.
Hal itu disebabkan oleh penempatan bagian-bagian suratnya relatif lebih strategis
daripada surat berperihal.
Sesuai dengan nama suratnya, judul surat ditempatkan di tengah kertas bagian
atas dan seluruhnya ditulis dengan huruf kapital, bila ada subjudul diletakkan di
bawah judul. Nomor surat dituliskan tepat berada di bawah judul. Antara judul dan
nomor tidak perlu diberi garis pemisah atau pembatas karena pada dasarnya hal itu
tidak perlu. Alamat tujuan (alamat dalam) kadang-kadang ada, kadang-kadang tidak.
Hal itu disesuaikan dengan keperluan. Tanggal surat diletakkan di sebelah kanan
bawah setelah isi surat dan selalu diawali oleh nama kota asal surat, di atas nama
penanda tangan dan nama penanggung jawab surat.
C. Gambar Bentuk Surat
Bentuk surat yang terdiri dari surat berperihal dan surat berjudul digambarkan
sebagai berikut:
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
BAB III
BAGIAN SURAT DAN FUNGSINYA
A. Bagian Surat
Bagian-bagian surat resmi pada umumnya adalah:
1. Kepala (Kop)
2. Nomor
3. Tanggal
4. Lampiran
5. Hal/Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Nama organisasi
11. Jabatan penanda tangan
12. Tanda tangan dan nama penanggung jawab
13. Tembusan
14. Inisial pengonsep dan pengetik
Beberapa instansi ada yang menambahkan sifat atau klasifikasi surat, misalnya
sifat biasa, segera, atau rahasia dalam surat yang umumnya memakai bentuk resmi
Indonesia. Notasi itu umumnya ditempatkan berkelompok dengan notasi nomor,
lampiran, dan perihal. Pada bagian akhir surat, sebelum inisial dapat dicantumkan
tambahan yang dapat ditulis dengan notasi catatan, N.B. (Nota Bene). Khusus untuk
surat undangan, pada bagian akhir surat lazim dituliskan RSVP (Respondes si’l Vouz
Plait), misalnya RSVP Irma Syafitri 8216631, berarti melalui telepon itu orang yang
diundang dapat memberi respon apakah ia akan hadir atau tidak.
B. Fungsi Bagian Surat
9. Kepala (Kop)
Kepala surat lebih dikenal dengan istilah kop surat, yaitu bagian surat paling atas
dan berfungsi memudahkan penerima surat untuk mengetahui nama dan alamat
kantor instansi atau organisasi yang mengirim surat. Pada kepala surat dapat dicetak
hal-hal yang merupakan identitas organisasi, yaitu:
 Nama organisasi atau lembaga

 Alamat
 Nomor telepon, faksimili, kotak pos atau tromol pos
 Lambang (logo)
46
Khusus untuk surat-surat niaga (perusahaan), pada kepala surat sering dicantumkan
macam usaha atau bidang kegiatan, dan nama banker.
10. Nomor
Surat resmi hendaknya diberi nomor dan kode tertentu. Nomor adalah urutan
nomor surat yang telah dikeluarkan oleh instansi atau organisasi tersebut.
Rangkaian nomor surat umumnya terdiri atas nomor urut, kode intern, bulan, dan
tahun pembuatan surat. Pada nomor surat kadang-kadang dicantumkan kode
klasifikasi masalah yang disampaikan dalam surat tersebut, misalnya SK (Surat
Keputusan), SE (Surat Edaran). Contoh:
Nomor: 215/AB/SK/IV/2010
Keterangan:
215 = nomor urut
AB = kode intern
SK = surat keputusan
IV = bulan pembuatan surat (April)
2010 = tahun pembuatan surat
Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena berguna untuk:

 Mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu
 Penunjukan sumber dalam kegiatan surat menyurat dengan menunjuk nomor
surat yang dibalas atau yang ditindaklanjuti (misal: Membalas surat Saudara
nomor ……).
Cara penomoran surat umumnya bervariasi sesuai dengan kode yang diatur
secara intern oleh masing-masing organisasi, sehingga cara penomoran pada suatu
instansi/perusahaan berbeda dengan instansi/perusahaan lainnya. Penempatan
nomor harus disesuaikan dengan bentuk dan sistem penulisan surat. Untuk surat
menyurat Indonesia posisi nomor ada dua macam, yaitu:
 Dalam surat berperihal (bentuk resmi, bentuk lurus, dan bentuk bertakuk), nomor
surat ditempatkan di bagian kiri atas kertas surat, di bawah kepala surat.
 Dalam surat berjudul, nomor surat ditempatkan di bawah judul surat di tengah
kertas bagian atas.
11. Tanggal
Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kop surat tidak wajib diawali
dengan nama kota karena nama kota telah tercantum pada kop surat. Jika pada kop
surat terdapat beberapa nama kota, dalam hal kantor pusat dan cabang-cabang
memakai kop yang sama, nama kota perlu ditulis untuk mengetahui dari mana asal
surat tersebut.
Bila tanggal ditempatkan di bagian bawah kanan kertas surat, yaitu pada surat
berjudul, nama kota wajib ditulis. Penulisan tanggal, bulan, dan tahun harus
47
lengkap. Nama bulan tidak boleh diganti dengan angka. Untuk surat pribadi, tanggal
surat diawali dengan alamat pengirim.
12. Lampiran
Lampiran surat adalah bagian surat yang berguna untuk menunjukkan adanya
sesuatu yang disertakan bersama surat. Sebaiknya, lampiran surat ditulis secara
jelas agar penerima surat segera mengetahui ada tidaknya sesuatu yang dilampirkan
bersama surat tersebut. Untuk menyebutkan adanya lampiran dapat dilakukan
dengan dua cara.
Pertama, menyebutkan satu per satu setiap dokumen yang dilampirkan bila
jumlahnya sedikit. Kedua, menyebutkan secara umum bila lampirannya banyak.
Contoh untuk menyatakan lampiran yang sedikit:

Untuk melengkapi lamaran ini, bersama ini saya lampirkan fotokopi ijazah dan
transkrip, daftar riwayat hidup, surat pengalaman kerja, sertifikat kursus, dan
pasfoto.
Contoh untuk menyatakan lampiran yang banyak:
Untuk melengkapi lamaran ini, bersama ini saya lampirkan fotokopi ijazah,
dan surat-surat penting lainnya.
Selain disebutkan di dalam isi surat, lampiran harus dinyatakan di dalam notasi
lampiran. Ada dua cara penulisannya, dengan memperhatikan bentuk surat yang
dipakai.
 Dalam surat bentuk resmi., lampiran ditempatkan di bagian kiri atas di bawah
nomor surat, yang dituliskan hanya jumlahnya. Contoh:
Nomor : 52/UM/IV/2010
Lampiran: Empat lembar
Perihal : Pesanan Barang
 Dalam surat bentuk lurus, bentuk bertakuk, dan surat berjudul, lampiran
ditempatkan di bagian kiri bawah kertas surat. Jika yang dilampirkan hanya satu
macam, cara penulisannya sama dengan surat bentuk resmi yaitu di sebelah
kanan notasi lampiran itu (sebaris dengan notasinya). Jika yang dilampirkan
lebih dari satu macam dan akan dirinci, rinciannya ditempatkan di bawah notasi
lampiran dan diberi nomor urut. Contoh:
Lampiran:
1. Fotokopi ijazah dan transkrip
2. Daftar riwayat hidup
3. Surat pengalaman kerja
4. Sertifikat kursus
48
5. Hal atau Perihal
Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk tentang masalah pokok surat.
Perihal sama fungsinya dengan judul pada karangan lain. Perihal sebaiknya ditulis
secara singkat. Banyak surat yang ditulis dengan sistem judul, misalnya surat
keputusan, surat perjanjian, surat perintah, dll. Ada juga surat yang dapat ditulis baik
dengan sistem judul maupun perihal, misalnya surat undangan, surat edaran.
Beberapa ketentuan penulisan perihal adalah:

 Penulisan perihal dituliskan dengan kombinasi huruf besar-kecil, sedangkan
judul surat selalu dituliskan dengan huruf besar/kapital. Huruf awal setiap kata
depan atau penghubung harus ditulis dengan huruf kecil.
 Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.
 Bila perihal lebih dari satu baris, jarak pengetikan antar baris adalah satu spasi.
 Pemakaian garis bawah sekarang ini sudah tidak lazim, yang masih sering
dipakai adalah garis batas.
6. Alamat tujuan
Alamat tujuan ada dua macam yaitu alamat luar (pada sampul surat) dan alamat
dalam (pada kertas surat). Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
 Alamat surat tidak wajib diawali dengan „kepada‟ dan sejenisnya asalkan
ditempatkan pada posisi yang tepat. Penulisannya dapat langsung diawali
dengan „Yth‟ diikuti dengan sapaan Bapak/Ibu/Saudara dan nama sapaan, atau
jabatan. Contoh:
Yth. Bapak Ahmad Dani

Yth. Direktur PT Bina Kasih
Yth. Sdr. Afina, S.E.
 Ungkapan Yth hanya ditujukan kepada orang, bukan organisasi atau lembaga.
 Pada akhir alamat tujuan diberi tanda titik
 Kode pos hany ditulis pada alamat luar.
7. Salam Pembuka
Salam pembuka hanya dipakai dalam surat berita. Dalam praktik, surat pribadi
selalu memakai salam pembuka, juga surat niaga/bisnis sedangkan surat dinas
pemerintah jarang memakai salam pembuka. Contoh salam pembuka:
 Dengan hormat
 Bapak/Ibu yang terhormat
 Salam sejahtera
 Assalamualaikum w.w
49
Dalam surat dinas pemerintah, salam pembuka sering diintegrasikan ke dalam

alinea pembuka. Contoh: Kami sampaikan dengan hormat kepada Saudara
bahwa ………..
8. Isi surat
Isi surat yang paling ideal terdiri atas tiga macam alinea yaitu alinea pembuka,
transisi, dan penutup.
 Alinea pembuka
Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera

mengetahui pokok surat, alinea ini harus mampu memotivasi pembaca untuk
membaca seluruh isi surat. Bunyi alinea pembuka tergantung dari tujuan surat
apakah memberitahukan, menanyakan, melaporkan, menyampaikan sesuatu, atau
membalas surat dan menunjuk surat/iklan tertentu.
Contoh:
- Dengan ini kami beritahukan bahwa …
- Bersama ini kami kami kirimkan daftar…
- Sebagai tidak lanjut pertemuan kita ….
- Sehubungan dengan surat Saudara Nomor ….
- Berkenaan dengan surat Saudara perihal …
 Alinea transisi
Alinea transisi adalah seluruh alinea yang terdapat antara alinea pembuka dan
penutup, yang berisi uraian, atau penjelasan tentang masalah pokok surat. Pada
alinea ini dijelaskan pesan-pesan yang ingin disampaikan pengirim surat.
Contoh:
- Alinea pembuka:
Pada kesempatan ini kami memperkenalkan perusahaan kami PT Indah
Sekali,
yang bergerak dalam bidang jasa asuransi kerugian, khususnya asuransi
kebakaran.
- Alinea transisi (lanjutan):
Asuransi kerugian, khususnya asuransi kebakaran telah menjadi spesialisasi
kami selama 20 tahun, mulai tahun 1990 sampai sekarang. Kami
telah…………….dst.
 Alinea penutup
Alinea ini menandakan uraian masalah pokok surat sudah selesai. Pada alinea
ini penulis surat dapat menegaskan sesuatu, mengemukakan harapan atau
imbauan, dan mengucapkan terima kasih bila perlu. Alinea ini harus singkat dan
50
tegas serta tidak berisi basa basi yang berlebihan. Bunyi alinea penutup sebuah
surat berita berbeda dengan surat nonberita.
Contoh alinea penutup:
- Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
- Demikianlah agar Saudara maklum, dan atas perhatian Saudara kami
- Kami harap hal ini mendapat perhatian Saudara sepenuhnya, dan kami
- Demikian agar instruksi ini dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
9. Salam penutup
Pemakaian salam penutup tidak wajib. Dalam praktik, surat pribadi dan surat
niaga selalu memakai salam penutup, sedangkan surat dinas pemerintah jarang
memakai salam penutup. Salam penutup hanya dipakai dalam surat-surat berita,
tempatnya di bawah isi surat. Gunanya untuk menunjukkan rasa hormat atau sikap
akrab pengirim terhadap penerima surat. Contoh salam penutup:
- Hormat kami
- Salam hormat
- Wassalam
- Salam takzim
10. Nama organisasi yang mengeluarkan surat
Nama organisasi tidak perlu dicantumkan lagi karena telah terdapat pada
kepala surat, kecuali bila surat menggunakan lebih dari satu lembar kertas. Lembar
kedua, ketiga, dan seterusnya tidak lagi menggunakan kertas berkop sehingga
bagian akhir surat nama organisasi perlu dicantumkan lagi, walaupun bukan
merupakan keharusan. Jika sebuah surat dikeluarkan oleh unit organisasi
sedangkan pada kepala suratnya tertera nama induk organisasi (dalam satu
perusahaan misalnya jarang sekali terdapat bermacam-macam kepala surat), nama
unit organisasi perlu dicantumkan.
11. Jabatan penanda tangan
Dalam surat niaga jabatan penanda tangan ditempatkan di bawah nama

penanda tangan, sedangkan dalam surat pemerintah nama jabatan dicantumkan
lebih dahulu kemudian tanda tangan barulah diikuti nama penanda tangan di
bawahnya. Dalam surat dinas pemerintah, di bawah nama penanda tanda tangan
dicantumkan nomor induk pegawai (NIP).
12. Tanda tangan dan nama penanggung jawab
Penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum di dalam surat
yang bertanggung jawab atas kegiatan yang dilaksanakannya baik atas nama
organisasi secara keseluruhan maupun atas nama unit organisasi. Pendelegasian
51
wewenang untuk penandatanganan surat memang dapat dilakukan demi

kelancaran arus pekerjaan, atau karena pejabat utama yang harus
menandatangani surat sedang berhalangan. Pendelegasian wewenang
penandatanganan surat ada dua macam yaitu pendelegasian wewenang atas
nama (disingkat a.n.), dan untuk beliau (disingkat u.b.)
- Atas nama
Cara ini dipakai bila pejabat utama melimpahkan kekuasaan kepada
bawahannya untuk menandatangani surat atas nama pejabat utama. Pemberian
kuasa harus sesuai dengan bidang tugas rutin dari pejabat yang diberi kuasa,
kecuali untuk hal-hal yang bersifat khusus. Contoh:
a.n. Menteri Pendidikan Nasional a.n. Direktur PT BMG
Dr. Ir. Suryadinata, M.Sc Tika Widiarti, MM

NIP. 195804311989111001 Manajer Pemasaran
- Untuk beliau
Pendelegasian wewenang untuk beliau dipakai bila pendelegasian wewenang

terdiri atas dua tingkat yaitu bila pejabat yang telah mendapat kekuasaan atas
nama melimpahkan lagi wewenang untuk menandatangani surat kepada
bawahannya. Pelimpahan itu harus sesuai dengan hierarki dan bidang tugas rutin
dari pejabat yang diberi kuasa.
Yang menandatangani surat bukanlah orang terakhir yang bertanggung jawab

untuk surat yang ditandatanganinya, tanggung jawab penuh tetap berada pada
atasannya. Penandatanganan melalui delegasi wewenang untuk beliau hanya
dapat dilakukan untuk surat-surat yang pembuatannya diketahui oleh atasan, atau
atas perintah atasan. Jadi, pejabat yang menandatangani surat tidak merupakan
wakil atasannya dari segi jabatan, melainkan terbatas mewakili atasan dalam
penandatanganan saja agar surat menjadi sah. Contoh:
a.n. Menteri Pendidikan Nasional
Kepala Biro Kepegawaian
u.b.
Kepala Bagian PAK
Satrio Hadinugroho, SE, MM

NIP. …………………………
13. Tembusan
Tembusan maksudnya bila kopi surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada
sangkut-pautnya atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan. Notasi
tembusan dapat juga ditulis tindasan atau carbon copy (c.c.) ditempatkan di
52
ssebelah kiri bawah kertas surat pada margin kiri. Bila hanya satu tembusan yang
akan dikirimkan, maka penulisannya sejajar dengan notainya. Tembusan yang
objeknya lebih dari satu, dituliskan berurut ke bawah.
Contoh:
- Tembusan: Direktur Politeknik Negeri Medan

- Tembusan:
1. Dirjen Pendidikan Tinggi Jakarta
2. Kepala KPN Medan
3. Direktur Polmed Medan
Bila tembusan disampaikan kepada pihak tertentu (pihak ketiga) tanpa

diketahui oleh penerima atau objek surat, maka dibuat tembusan buta (bcc.)
Caranya adalah surat diketik tanpa tembusan, setelah selesai dikopi sesuai
kebutuhan. Selanjutnya pada kopi surat yang pada tempat biasa diketik tembusan,
diketik notasi tembusan buta atau dengan notasi bcc (blind carbon copy).
14. Inisial pengonsep dan pengetik
Inisial adalah singkatan nama pengonsep dan pengetik surat, yang terdiri atas
dua huruf. Inisial banyak dipakai dalam surat bisnis, gunanya untuk mengetahui
siapa konseptor dan pengetik surat. Setelah inisial tidak boleh ada tambahan
bagian surat lagi. Biasanya inisial pengonsep ditulis dengan huruf kapital, dan
pengetik dengan huruf kecil. Contoh: RN/ni
53
Latihan 1:
Bagian-bagian surat di bawah ini belum tertata sesuai format surat bisnis. Ketiklah
sesuai dengan format surat bisnis bentuk lurus penuh (full block style).
Kop surat: PT BRAWIJAYA LESTARI – Jalan R.E. Marthadinata 201 Medan.

Telp. ……. Faks. ………
(Buat logo pada kop suratnya).
Tanggal: 10 September 20….

Pengirim : Direktur (Anas Bramantyo, MBA)
Nomor : 13/PSR/IX/20..
Hal:: Penawaran Mesin Tik IBM
Lampiran: Satu ……..
Yth. Manajer Umum

PT BINA KARYA
Jalan Setia Budi No. 52
Medan
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat permintaan penawaran Saudara Nomor:

25/PMS/IX/20.., dengan ini kami mengajukan penawaran mesin tik elektronik sebagai
berikut:
1. Merk dan warna : IBM hitam

2. Ukuran dan tipe : 24 feet DD 500
3. Tahun pembuatan: 2010
4. Harga per unit : Rp 2.750.000,- (…………………………………….)
Agar lebih jelas bagi Saudara, bersama ini kami lampirkan brosur mesin tik
tersebut. Saat ini kami hanya memiliki persediaan sebanyak 30 unit. Jika Saudara
memesan lebih dari jumlah yang tersedia, saat ini kami sedang menunggu pesanan
sebanyak 80 unit yang diperkirakan pertengahan bulan depan sudah tiba di gudang
kami.
Demikianlah penawaran ini kami ajukan, mudah-mudahan Saudara berkenan

memesan. Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami
Inisial
54
Latihan 2:
Surat di bawah ini letak bagian-bagian suratnya masih ada yang tidak tepat, sehingga
tidak sesuai dengan format surat bisnis. Ketiklah kembali surat di bawah ini secara
lengkap sesuai format surat bisnis bentuk Semi block style (setengah lurus). Buat logo
pada kop suratnya..
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
PT PRAMITA JAYA
JALAN GEGERKALONG HILIR NO. 16 TELP. (022) 7500012
BANDUNG 40218
Bandung, 17 September 20 ……
Yth. Direktur PT Surya Kencana

Jalan Ahmad Yani No. 92
Medan
Nomor: 234/EPM/…../20…..
Hal: penawaran produk
Dengan hormat,
Izinkanlah kami memperkenalkan perusahaan kami sebagai salah satu pabrik karpet
terbesar di Indonesia. Kami ingin menawarkan produksi kami dengan kondisi dan
persyaratan sebagai berikut:
Nama barang : Karpet EPM

Ukuran : 200 cm x 300 cm
Warna pilihan : Biru, merah, hijau, coklat, kuning
Harga : Rp 150.000,-/unit
Pesanan minimal : Satu container dengan ukuran 10 kaki (6.000 unit)
Contoh dan warna : Terlampir
Kami berharap penawaran ini dapat memuaskan Saudara dan kami menunggu
jawaban dari Saudara. Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara.
Hormat kami,
Manajer Ekspor
PT NASIONAL MANDIRI PRIMA
Radinta Kusumaatmaja, S.E.
55
Latihan 3:
Ketiklah surat di bawah ini dengan bentuk lurus (block style), letakkan bagian-bagian
surat pada posisi yang tepat, dan buatkan logo pada kop suratnya. Pengirimnya
Direktur PT KENCANA JAYA – Jalan Merpati 55 Medan, Telp. ….. Faks……….
Surat dikirim kepada CV MITRA SEJATI – Jalan Sriwijaya No. 114 Surabaya
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nomor surat: 20/MJU/…./20……
Tanggal: ……………………………………
Perihal: Pesanan Peralatan Kantor
Dengan hormat,
Kami telah membaca iklan Bapak dalam Harian Kompas tanggal ……. tentang
penawaran peralatan kantor. Sehubungan dengan itu kami bermaksud memesan
barang-barang sebagai berikut:
1) Lima buah Filing Cabinet merk Lion @ Rp 1.275.000,- Rp ………...........

2) Dua buah Rex Rotary Folio @ Rp 2.975.000,- Rp ………………
3) Dua meja setengah biro @ Rp 750.000,- Rp ………………
4) Satu set kursi tamu Rp 1.750.000,-
Jumlah Rp ……………
(terbilang: ……………………………….)
Hari ini kami telah mengirimkan uang sebesar Rp 8.000.000,- (tujuh juta rupiah)
melalui Bank BNI Cabang Thamrin, sedangkan sisanya akan dibayar setelah barang
diterima.
Demikian surat pesanan ini kami sampaikan. Kami harapkan barang-barang tersebut
dapat kami terima minggu depan. Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rini Aprianty, MBA
Inisial
56
Latihan 4:
Ketiklah surat berikut ini dengan menggunakan bentuk surat Resmi Indonesia Baru. Pengirimnya
adalah DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL, DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI - Gedung
DIKTI Lantai 4 Jl. Jenderal Sudirman Pintu I Senayan, Jakarta 12001.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nomor : 66/D3/LL/20.. ……………………………….. 20..

Lampiran :
Hal : Insentif Penulisan Buku Ajar 2010
Kepada Yth.:
1. Pimpinan Perguruan Tinggi Negeri
2. Koordinator Kopertis Wilayah I s.d XII
di seluruh Indonesia
Dengan hormat kami sampaikan bahwa dalam rangka memotivasi dan menumbuh kembangkan minat
dosen perguruan tinggi dalam menghasilkan publikasi ilmiah berupa Buku Ajar yang sesuai dengan
disiplin ilmu dan mata kuliah yang diampunya, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen
Pendidikan Nasional tahun 20.. akan memberikan insentif kepada dosen perguruan tinggi (PTN/PTS)
yang telah menulis Buku Ajar (sudah terbit).
Berkenaan dengan hal tersebut di atas kami mohon kiranya dapat menyampaikan informasi ini
kepada para dosen di lingkungan perguruan tinggi Saudara dan kepada Koordinator Kopertis agar
meneruskannya kepada pimpinan perguruan tinggi diwilayah kerja Saudara untuk segera
menyampaikan usulannya. Usulan disampaikan selambat-lambatnya tanggal …………………..20…, pukul
17.00 WIB, ditujukan kepada:
Direktur Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
Kementerian Pendidikan Nasional
Jalan Pintu Satu Senayan Lt.4, Jakarta Pusat
Telp. (021) 57946100 Ext.0440,0441, 0444, Fax. (021) 5731846
Terlampir kami sampaikan Panduan Pengajuan Usulan Program Insentif Penulisan Buku Ajar
Perguruan Tinggi 2010 yang juga di publikasikan di www.dp2m.dikti.go.id.
Atas perhatian dan kerja samanya diucapkan terima kasih.
Direktur Penelitian dan Pengabdian

Kepada Masyarakat
Suryo Hapsoro Tri Utomo

NIP.19560901 198503 1 003
Tembusan:
Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi (sebagai laporan)
57
Latihan 5:
Ketiklah surat berikut ini dengan menggunakan bentuk surat Resmi Indonesia Baru Usulan Pusat
Bahasa. Pengirimnya adalah DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL, DIREKTORAT JENDERAL
PENDIDIKAN TINGGI – Gedung DIKTI Lantai 4 Jl. Jenderal Sudirman Pintu I Senayan, Jakarta 12001.
Surat ditandatangani oleh Suryo Hapsoro Tri Utomo (NIP.19560901 198503 1 003) – Direktur Penelitian
dan Pengabdian Kepada Masyarakat.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
9 Oktober 20..
Nomor : 894/D3/LL/20..
Lampiran:
Perihal : Program E-Journal Kepada Yth.
1. Pimpinan Perguruan Tinggi
2. Koordinator Kopertis Wil. I s.d. XII
Di seluruh Indonesia
Dalam rangka peningkatan kualitas pembelajaran dan riset di perguruan tinggi dengan pemberian
akses ke khasanah pengetahuan dunia yang terkini melalui jurnal ilmiah dan bahan pustaka digital
secara nasional, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi tahun 20.. telah melanggankan jurnal dan
pustaka secara digital (E-Journal) sejumlah 7000 jurnal yang mencakup semua bidang ilmu dengan hak
akses bagi seluruh perguruan tinggi yang ada di Indonesia.
Agar sumber pustaka tersebut dapat dimanfaatkan dengan optimal dan bermanfaat bagi kalangan
perguruan tinggi telah dilakukan sosialisasi dan pelatihan aplikasi program e-journal kepada
Pustakawan/Pengelola Perpustakaan/Dosen yang ditunjuk oleh msing-masing perguruan tinggi di 22
lokasi seluruh Indonesia. Dalam pelatihan tersebut masing-masing peserta mewakili perguruan
tingginya elah diberikan username dan password untuk selanjutnya dapat disosialisasikan ke seluruh
civitas akademika.
Bagi perguruan tinggi yang tidak hadir pada saat sosialisasi dan pelatihan dapat mengajukan surat
permohonan resmi untuk mendapatkan username dan password ke Direktorat Penelitian dan
Pengabdian Kepada Masyarakat Ditjen Dikti melalui faks. (021) 5731846. Sedangkan perguruan tinggi
yang telah memiliki IP Address dan termasuk dalam jaringan inherent dapat langsung mengaksesnya.
Program E-Journal ini akan berakhir pada 24 Desember 20.., untuk itu kami menghimbau kepada
seluruh perguruan tinggi agar dapat memanfaatkan fasilitas tersebut dengan mengakses portal Ditjen
Dikti yaitu www.e-journal.dikti.go.id.
Demikian untuk diketahui dan atas perhatian serta kerja samanya yang baik diucapkan terima kasih.
Direktur Penelitian dan Pengabdian

Kepada Masyarakat
Suryo Hapsoro Tri Utomo

NIP. NIP.19560901 198503 1 003
Tembusan: Dirjen Dikti (sebagai laporan)
58
BAGIAN VI
SURAT STATUTA
Matakuliah : Korespondensi Indonesia

Kode Matakuliah : --
Semester : 4 (empat)
SKS dan Jumlah Jam : 2 (dua), 4 jam (180 menit) / minggu
Matakuliah Pendukung : Pengetikan Niaga 1, 2, dan 3; Microsoft Word
Pendukung Matakuliah :
Dosen : Nursiah, S.E., M.Si.
Minggu ke : 16 s.d. 18
1. Unit Kompetensi : Surat Statuta
1. Pengertian Surat Statuta

2. Elemen Kompetensi : 2. Surat Keputusan
3. Surat Perjanjian
1.Pengertian surat statuta dijelaskan dengan baik

3. Kriteria Kinerja : 2. Surat keputusan dijelaskan dengan baik
3. Surat perjanjian dijelaskan dengan baik
Proses Pembelajaran
KEGIATAN MEDIA/
ALOKASI HASIL
NO. ALAT/
WAKTU DOSEN MAHASISWA (Kriteria Unjuk Kerja)
BAHAN
Memulai proses perkuliahan Menyimak dan
1 10’ (menjelaskan tujuan pembelajaran mempersiapkan - -
saat ini) diri
Mengerti tentang surat
Menjelaskan pengertian surat Memahami dan Papan tulis
2 80’ statuta dan keputusan
statuta , dan surat keputusan mencatat & Projektor
dengan baik
59
Komputer,
Memberikan instruksi latihan Latihan, dan Satu buah surat
3 90’ printer, dan
mengetik surat keputusan mencetaknya keputusan
kertas
Memahami dan Papan tulis Mengerti tentang surat
4 90’ Menjelaskan surat perjanjian
mencatat & Projektor perjanjian dengan baik
Memberikan instruksi latihan Latihan, dan
5 90’ Surat perjanjian
mengetik surat perjanjian mencetaknya
Mereview semua materi mata Memahami dan
6 80 - -
kuliah ini yang sudah dipelajari mencatat
Menutup proses perkuliahan Memahami dan
7 10’ - -
(menyimpulkan pembelajaran) mencatat
BAGIAN VI
SURAT STATUTA
Surat statuta adalah surat yang dibuat berdasarkan statuta. Statuta adalah undang-undang
dan semua peraturan pemerintah serta ketentuan lain yang dapat menjadi pedoman, dasar
hukum, atau landasan bagi pembuatan surat tertentu. Surat ini mempunyai kekuatan hukum
sehingga keberadaannya diakui dan dilindungi oleh Negara. Surat Keputusan, dan surat
perjanjian merupakan contoh surat statuta.
A. Surat Keputusan
Surat keputusan adalah surat yang berisi hal tertentu yang merupakan kebijakan pucuk
pimpinan suatu organisasi (pimpinan tertinggi yang berhak mengeluarkan surat keputusan).
Contoh: Surat Keputusan Presiden, Surat Keputusan Menteri, Surat Keputusan Gubernur, Surat
Keputusan Direktur, dll. Pejabat yang lebih rendah hanya boleh menandatangani surat
keputusan dengan mengatasnamakan pimpinan tertinggi.
1. Guna surat keputusan

Surat keputusan berguna untuk:
a) Menetapkan atau mengubah status seseorang atau suatu barang
b) Mengesahkan pendirian, mengubah status, dan atau membubarkan suatu
organisasi/lembaga
c) Mengesahkan berlaku atau tidak berlakunya suatu pedoman/peraturan
d) Mencabut masa berlaku surat keputusan terdahulu.
2. Syarat penulisan surat keputusan

a) Mempunyai statuta (dasar pembuatan)
b) Mempunyai konsiderans (bahan pertimbangan)
60
c) Mempunyai desideratum (tujuan pembuatan)

d) Mempunyai diktum (butir ketetapan).
Surat keputusan dibuat dengan bentuk tertentu yang dapat diaktakan sudah standar. Surat
keputusan berisi tiga hal pokok, yaitu konsiderans, desideratum, dan dictum.
 Konsiderans
Konsiderans adalah bagian surat keputusan yang berisi hal-hal yang menjadi pertimbangan
pembuatan surat keputusan (undang-undang, keputusan terdahulu, peraturan, usul, dan saran
yang dirinci ke dalam subtopik menimbang, mengingat, membaca, mendengar, dan
memperhatikan. Konsideran ini bersifat wajib karena tertera landasan hokum (statuta), isinya
minimal dua, dan maksimal lima. Dri kelima subtopik tersebut, yang paling penting dan harus
dipakai adalah menimbang dan mengingat.
Subtopik menimbang berisi hal-hal yang menjadi pertimbangan perlunya dibuat surat
keputusan. Subtopik mengingat menuliskan nomor surat pengangkatan pemimpin tertinggi
organisasi sehingga memungkinkan baginya mengeluarkan surat keputusan. Subtopik
membaca mencantumkan ketentuan dan peraturan yang tidak berkaitan secara langsung dengan
masalah pokok yang menjadi keputusan, namun ketentuan dan peraturan itu diperlukan untuk
memperkuat konsidertan sehingga pertimbangan sebelum memutuskan seauatu menjadi lebih
lengkap. Dalam subtopik mendengar biasanya dicantumkan usul dan saran yang pernah
disampaikan oleh pihak tertentu kepada pimpinan tertinggi/pengambil keputusan. Subtopik
memperhatikan biasanya berisi keputusan rapat yang pernah atau sengaja diadakan berkaitan
dengan permasalahan yang akan dibuat surat keputusannya.
 Desideratum
Desideratum adalah bagian yang berisi tujuan (untuk apa) surat keputusan dibuat. Tujuan itu
dapat satu atau lebih. Keberadaan desideratum dapat secara implisit, artinya desideratum dapat
berada secara tersirat di dalam konsiderans atau di dalam dictum, atau di dalam konsiderans dan
diktum.
Contoh desideratum dalam konsiderans:

…. Untuk melakukan pembinaan dan bimbingan bagi setiap mahasiswa, perlu diangkat
penasihat akademik.
(penerbitan surat keputusan bertujuan untuk mengangkat penasihat akademik)
Contoh desideratum di dalam diktum:

…. Keputusan ini disampaikan kepada yang bersangkutan untuk diketahui dan dilaksanakan
sebagaimana mestinya.
(penerbitan surat keputusan bertujuan meminta pihak tertentu agar mengetahui dan
melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya.)
61
Sebenarnya desideratum sudah ada pada judul surat keputusan, tepatnya pada subjudulnya
yang ditandai oleh kata tentang.
 Diktum
Diktum adalah bagian surat yang berisi butir-butir ketetapan. Diktum merupakan isi inti
sebuah surat keputusan (apa saja yang akan ditetapkan oleh pengambil keputusan). Rangkaian
diktum diawali oleh subtopik memutuskan yang ditempatkan di tengah kertas (centering),
diikuti kata menetapkan yang ditempatkan di margin kiri setelah itu dituliskan isi diktum. Bila
isinya akan dirinci, butir-butirnya diberi kode urutan.
3. Klasifikasi surat keputusan

Ada tiga variasi surat keputusan yang dipakai dalam praktik, yaitu:
a) Surat keputusan utama
b) Petikan surat
c) Salinan surat keputusan
 Surat keputusan utama
Surat keputusan utama adalah surat keputusan yang asli, dengan atau tanpa lampiran (buka
petikan atau salinan. Petikan dan salinan surat keputusan baru dapat dibuat setelah ada surat
keputusan utama (pembuatan petikan dan salinan surat keputusan harus berdasarkan surat
keputusan utama karena datanya terdapat dalam surat keputusan utama.
Bagian-bagian surat keputusan utama adalah:
1. Kepala surat
2. Judul
3. Nomor
4. Subjudul
5. Konsideran
6. Diktum
7. Nama kota tempat penetapan keputusan
8. Tanggal penetapan keputusan
9. Jabatan pengambil keputusan
10. Tanda tangan dan nama pengambil keputusan
11. Tembusan (kalau ada)
12. Lampiran (kalau ada)
Jika surat keputusan utama mempunyai lampiran, lampirannya harus dibuat terpisah pada
lembaran baru tersendiri, pada bagian awalnya adalah judul lampiran yang diawali kata
lampiran dan diikuti nama surat keputusan beserta nomornya, selanjutnya ditulis isi lampiran.
Bagian terakhir lampiran adalah tanda tangan dan nama pengambil keputusan.
62
Contoh Surat Keputusan
SURAT KEPUTUSAN
REKTOR UNIVERSITAS ANUGERAH UTAMA
Nomor: 75/Kep.KI/LPPM/2010
tentang
Pemberian Honorarium Bagi Penulis Jurnal
REKTOR UNIVERSITAS ANUGERAH UTAMA
Menimbang : 1. Bahwa Universitas Anugerah Utama sebagai lembaga pendidikan tinggi perlu
meningkatkan dan memelihara atmosfir akademik antara lain dengan
mendorong lahirnya karya-karya tulis ilmiah.
2. Bahwa untuk memenuhi persyaratan akreditasi berkala jurnal ilmiah oleh

Dirjen Pendidikan Tinggi – Departemen Pendidikan Nasional, diperlukan
upaya peningkatan mutu jurnal ilmiah di Universitas Anugerah Utama.
3. Bahwa dalam rangka menghargai karya tulis ilmiah, perlu diberikan honorarium
bagi penulis jurnal di lingkungan Universitas Anugerah Utama.
Mengingat : 1. Statuta Universitas Anugerah Utama
2. Surat Keputusan Dewan Pengurus Yayasan Perguruan Tinggi Anugerah Utama

No. 15/Kep/YPTK/II/2010 tanggal 20 Pebrauri 2004 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Universitas Anugerah Utama.
63
Memperhatikan : 1. Hasil diskusi pembenahan Surat Keputusan Rektor tentang Deklarasi

Publikasi Ilmiah bagi Dosen/Karyawan Universitas Anugerah Utama di Pusat
Penelitian pada tanggal 20 Pebruari 2010.
2. Perolehan poin dalam persyaratan akreditasi jurnal berkala ilmiah oleh Direktur
Jenderal Pendidikan Tinggi.
3. Masih terdapat beberapa jurnal Universitas Anugerah Utama yang belum

terakreditasi dan memerlukan kontribusi penulis dari luar Universitas
Anugerah Utama.
MEMUTUSKAN
Menetapkan : 1. Bagi Pegawai Edukatif/Non Edukatif Tetap, Calon Pegawai, dan Pegawai Kontrak
jam kerja kurang dari 36 jam/minggu atau Pegawai Edukatif Tidak Tetap
(dengan menggunakan identitas Universitas Anugerah Utama) yang artikelnya
berhasil diterbitkan di jurnal Universitas Anugerah Utama, diberikan
honorarium sebesar Rp 350.000,- (tiga ratus lima puluh ribu rupiah) per
artikel.
2. Honorarium sebagaimana dimaksud di atas belum dikenakan pajak, maka

honorarium diberikan dengan dikenakan pajak sesuai ketentuan yang
berlaku.
3. Honorarium bagi penulis yang berstatus Pegawai Edukatif/Non Edukatif

Tetap, Calon Pegawai dan Pegawai Kontrak dengan jam kerja minimal 36
jam/minggu diberikan sebagai Deklarasi Publikasi Ilmiah dan diatur dengan
Keputusan Rektor tersendiri.
4. Dengan berlakunya keputusan ini, maka segala ketentuan yang bertentangan

dengan keputusan ini dinyatakan tidak berlaku.
5. Keputusan ini berlaku untuk jangka waktu 3 (tiga) tahun terhitung sejak
tanggal 1 Maret 2010, dengan ketentuan bahwa segala sesuatunya akan
ditinjau kembali dan diperbaiki sebagaimana mestinya bila terdapat
kekeliruan di dalam penetapan keputusan ini.
Ditetapkan di Medan
Pada tanggal 27 Februari 2010
Rektor,
Prof. Irma Syafitri Tarigan, SE, M.Si., Ph.D.

NIDN 19900516
64
B. Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah perjanjian tertulis antara kedua belah pihak yang berjanji dengan
tujuan agar kedua belah pihak bersama-sama menepati isi perjanjian yang dibuat. Surat
perjanjian ditujukan untuk menghindari permasalahan bila timbul persengketaan di kemudian
hari antara kedua belah pihak. Surat perjanjian ini dapat digunakan untuk perjanjian jual beli,
perjanjian sewa menyewa, borongan pekerjaan, perjanjian kerja, perjanjian pembelian secara
kredit, dll.
Perjanjian ada dua macam, yaitu perjanjian autentik (perjanjian yang

disaksikan/dilegalisasikan oleh pejabat pemerintah, dan perjanjian di bawah tangan (perjanjian
yang tidak disaksikan dan tidak dilegalisasikan oleh pejabat pemerintah).
1. Syarat syahnya surat perjanjian
a). Ditulis di atas kertas segel atau kertas biasa yang dibubuhi materai
b). Pembuatannya harus atas rasa ikhlas, rela, tanpa paksaan
c). Disetujui oleh kedua belah pihak yang berjanji
d). Pihak yang berjanji harus sudah dewasa, dalam keadaan sadar, dan waras
e). Isi surat harus jelas (tidak mempunyai peluang untuk ditafsirkan secara berbeda)
f). Isi surat tidak boleh bertentangan dengan undang-undang dan norma susila umum yang
berlaku.
2. Guna surat perjanjian
65
a). Menciptakan ketenangan bagi kedua belah pihak yang berjanji

b). Mengetahui secara jelas batas hak dan kewajiban pihak yang berjanji
c). Menghindari terjadinya perselisihan
d). Bahan penyelesaian perselisihan atau perkara yang mungkin timbul akibat suatu
perjanjian.
Contoh surat perjanjian jual beli
SURAT PERJANJIAN JUAL BELI

Nomor: 54/JB-SK/2010
Pada hari ini Selasa tanggal 23 April tahun 2010, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
1. Nama : Marzuki Atmodjo, S.H.

Pekerjaan : Direktur PT BAHTERA ABADI
Alamat : Jalan Gaharu No. 635 Medan
Selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama
2. Nama : Afina Mustika, S.E.

Pekerjaan : Direktur PT PERKASA
Alamat : Jalan Bambu No. 78 Medan
Selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua
Menyatakan telah bersepakat mengadakan perjanjian jual beli ruko dengan syarat-syarat
sebagai berikut:
Pasal 1
JENIS BARANG
66
Pihak kedua menjual dan menyerahkan kepada Pihak Pertama yang membeli sebuah ruko dan
menerima penyerahan dari Pihak Kedua berupa”sebuah rumah toko (ruko) tiga lantai dengan
luas 300 m persegi di kawasan Jalan Kol. Laut Yos Sudarso Medan.
Pasal 2
HARGA DAN CARA PEMBAYARAN
Harga ruko adalah Rp 850.000.000,- (delapan ratus lima puluh juta rupiah) ditambah pajak
penjualan sebesar 10% dan telah dibayar sebagai uang muka sebesar Rp 400.000.000,-.
Sisanya akan dibayar secara langsung paling lambat satu bulan setelah perjanjian ini
ditandatangani.
Pasal 3
PENYERAHAN
Penyerahan ruko tersebut pasal 1 dari Pihak Kedua kepada Pihak Pertama akan dilakukan
selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah berlakunya perjanjian.
Pasal 4
SANKSI
Apabila Pihak Kedua tidak dapat menyerahkan ruko tersebut pada waktu yang disebutkan
dalam pasal 3, akibat hal-hal di luar kekuasan Pihak Kedua, Pihak Kedua dikenakan denda
sebesar Rp 1.000.000,- (satu juta rupiah) setiap hari dengan maksimum 50% pembayaran yang
telah diterima Pihak Kedua, kecuali bila keterlambatan ini dikarenakan kesalahan Pihak
Pertama, Pihak Kedua tidak diwajibkan untuk membayar uang denda.
Pasal 5
JAMINAN
Pihak Kedua menjamin Pihak Pertama bahwa ruko yang disebutkan pada pasal 1 adalah milik
Pihak Kedua, tidak ada orang/pihak lain yang turut memilikinya dan sebelumnya belum pernah
dijaminkan dengan cara apapun juga kepada Pihak Ketiga.
Pasal 6
Mengenai perjanjian ini dan segala akibatnya Kedua Pihak telah memilih tempat kedudukan
hokum yang tetap dan tidak berubah di Kantor Kepaniteraan Pengadilan Negeri Jakarta.
Pasal 7
Perjanjian jual beli secara angsuran ini mulai berlaku sejak ditandatangani oleh Kedua Pihak.
Demikian perjanjian ini dibuat rangkap dua, asli pertama dan kedua, bermaterai cukup serta
mempunyai kekuatan hokum yang sama untuk masing-masing pihak dan kopinya untuk pihak-
pihak yang memerlukan.
Medan, 23 April 2010

Pihak Kedua Pihak Pertama
67
PT PERKASA PT BAHTERA ABADI
Marzuki Atmodjo, S.H. Afina Mustika, S.E.

Direktur Direktur
LATIHAN
 Surat keputusan
13. Ketiklah surat keputusan seperti yang tertera dalam contoh di atas (Surat Keputusan
Rektor Universitas Anugerah Utama) dengan baik dan benar.
14. Carilah satu buah contoh surat keputusan dari internet, buku, instansi pemerintah atau
organisasi dan ketik kembali dengan baik dan benar.
 Surat perjanjian
15. Ketiklah surat perjanjian seperti yang tertera dalam contoh di atas (surat perjanjian jual
beli) dengan baik dan benar.
16. Carilah satu buah contoh surat perjanjian dari internet, buku, instansi pemerintah atau
organisasi dan ketik kembali dengan baik dan benar.
68
DAFTAR PUSTAKA
Budiman, Arif, dkk. 2004. Surat Menyurat Bisnis Modern. Edisi Revisi. Bandung: CV
Pustaka Setia.
Finoza, Lamuddin. 2001. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia. Cetakan ketujuh.
Jakarta: Diksi Insan Mulia.
Finoza, Lamuddin. 1999. Aneka Surat Statuta, Laporan, Dan Notula. Cetakan ketiga.
Jakarta: Mawar Gempita
Wiyasa, Thomas. 1996. Pola Dasar Penyusunan Surat-Surat Resmi. Cetakan ketiga (Edisi
revisi). Jakarta: PT Pradnya Paramita.
69

Aneka Surat Bisnis

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Aneka Surat Bisnis

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Korespondensi Nursiah, S.E., M.

ANEKA SURAT BISNIS

PROSES UMUM TERJADINYA TRANSAKSI

Penjual Memperkenalkan perusahaan dan produknya

Meminta penawaran Calon pembeli

Menawarkan barang/jasa Calon pembeli

Memesan barang/meminta jasa

2. Air way bill (AWB): surat angkutan yang disertakan pada

3. Konosemen; bill of lading (B/L): surat angkutan yang

4. CCB (Claim Constatering Bewijs): tanda bukti kerusakan barang.

5. Booklet: buku berisi keterangan lengkap tentang barang (berikut

6. Brosur: lembaran berita yang umumnya berisi gambar dan

7. Prospektus: lembaran berisi keterangan tentang jasa yang

8. Consignment (konsinyasi): perdagangan titip jual

9. Dividen: bagian keuntungan untuk pemilik saham yang

10. Down payment: uang muka/panjar untuk barang yang dibeli.

11. Faktur: surat perhitungan harga barang yang dijual berdasarkan

12. Faktur proforma: faktur yang dibuat untuk sementara sebelum

13. Harga faktur: jumlah terakhir dari perhitungan banyaknya

14. S.E. & O (salvo errare et ommisionem): perhitungan yang dapat

15. Katalog: daftar barang sejenis, tetapi tipenya berbeda.

16. Koli: satuan kemasan, misalnya pak, peti, bal.

17. Manual: buku pedoman dan keterangan tentang cara

18. Monster, percontoh: contoh barang yang sesungguhnya dalam

21. Promes: surat pernyataan kesanggupan dari orang yang

22. Ready stock: sediaan barang yang siap untuk dikirim.

23. Storage: gudang penyimpanan barang dalam jumlah besar

1. Penawaran bebas: penawaran dengan syarat jual beli yang

2. Penawaran berjangka: penawaran dengan syarat jual beli dan

3. Penawaran terikat: penawaran dengan syarat jual beli dan

1. Bayar di muka: pembayaran sebelum barang diterima atau

2. Bayar tunai (cash): pembayaran harga secara tunai bersama

3. Bayar belakang: pembayaran dilakukan beberapa lama setelah

4. CAC (cash and carry): harga barang terlebih dahulu sebelum

5. COD (cash on delivery): pembayaran dilakukan pada waktu

6. Reimburs: pembeli harus membayar harga barang yang dibeli

7. Pada waktu dokumen tiba: pembayaran dilaksanakan ketika

1. Potongan tunai: potongan harga yang diberikan kepada

2. Korting atau discount: potongan harga yang diberikan kepada

3. Rabat: potongan yang diberikan kepada agen dan took-toko

4. Refaksi: potongan harga dari penjual karena adanya kesalahan

1. Tarra: potongan berat kotor (bruto) barang.

2. Tarra lazim: potongan berat yang sudah berlaku umum

3. Tarra netto: potongan berat yang diberikan setelah barang

4. Tarra faktur: potongan berat kotor barang yang resmi

5. Potongan tangkai: potongan berat yang diberikan untuk

1. Loko gudang: barang diserahkan oleh penjual kepada pembeli

2. Frangko stasiun: ongkos untuk mengangkut barang dari

3. Frangko gudang pembeli: semua ongkos termasuk ongkos

4. F.O.B (free on board): penjual menanggung semua ongkos

5. C & F (cost and freight): semua ongkos termasuk biaya

6. C.I.F (cost insurance and freight): semua ongkos yang

7. F.O.R (free on rail): semua ongkos hingga barang yang dibeli

8. F.O.S (free on stasiun): penjual menanggung semua ongkos

9. F.A.S (free alongside ship): penyerahan barang kepada

C.Aneka Surat Bisnis

Beberapa surat bisnis yang akan dibahas pada bagian ini

 Nama perusahaan, dan bidang usaha atau kegiatannya

Surat perkenalan yang ditujukan kepada instansi pemerintah harus

Contoh Surat Perkenalan

Nomor: 236/PD/V/2010 3 Mei 2010

Yth. Manajer Pemasaran PT LION STAR

Hal: Perkenalan Produk Terbaru Ponsel

Pada kesempatan ini kami memperkenalkan perusahaan kami yang merupakan