Manual
Manual
Cileungsi Computer
Halaman 1
:
:
:
:
:
2. Penjelasan Umum
Sistem Pelaporan SPBU, atau disingkat Sispel SPBU, adalah sebuah program aplikasi
komputer untuk mengotomatiskan sistem pelaporan SPBU, baik laporan harian, maupun
rekapitulasi bulanan.
Dengan Sispel SPBU, petugas hanya perlu memasukkan data meteran awal dan meteran
akhir setiap pompa (per shift atau per hari), dan program akan otomatis menghitung jumlah
pengeluaran yang dilakukan, untuk selanjutnya dicetak ke dalam bentuk laporan harian.
Selain itu, jika terjadi perubahan volume tangki karena penambahan/pasokan, pengeluaran
untuk keperluan test, dan perubahan tinggi permukaan BBM yang diukur menggunakan
stick ukur, data ini pun akan dimasukkan sehingga dapat diketahui jumlah stock/persediaan
BBM yang dimiliki.
Sispel SPBU juga dilengkapi dengan fasilitas pengelolaan data stock barang-barang
suplemen/komplemen lain, seperti minyak pelumas (olie), air accu, dan sebagainya,
sehingga dapat diperoleh laporan yang komprehensif tentang penjualan dan stock/
persediaan yang ada di SPBU.
Halaman 2
Halaman 3
6. Fasilitas Program
Sebagai program aplikasi, Sispel SPBU juga dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas sebagai
berikut:
1. Pembuatan data cadangan (backup data) secara otomatis untuk mengantisipasi
kerusakan atau kehilangan data.
2. Pemisahan dan penggabungan data untuk meningkatkan performansi kecepatan
program.
3. Periksa keberadaan data, sehingga dapat diketahui sewaktu-waktu data apa yang
telah dimiliki (yang tersedia).
4. Pengurutan data kembali (reindeks) untuk menjamin akurasi dan kecepatan
program.
5. Pembuatan file data stock secara bulanan untuk mencegah akumulasi data yang tak
terhingga sehingga menurunkan performansi program.
6. Penentuan tanggal yang berbeda dengan tanggal sistem komputer, sehingga
memungkinkan penanganan data yang telah lalu.
7. Penempatan data yang relatif permanen ke dalam variabel umum, sehingga jika
diperlukan perubahan terhadap data tersebut dapat dilakukan sendiri oleh
petugas/administrator.
8. Sistem pengamanan program menggunakan password yang dapat diubah sendiri
oleh administrator, sehingga dapat dicegah pemakaian program oleh pihak lain
yang tidak berwenang.
Cileungsi Computer
Halaman 4
[Enter]
Program tersebut akan membuat direktori SPBU dan mengekstrak file yang diperlukan ke
dalam direktori tersebut.
Perhatian: Jika anda pernah menginstal program SPBU2002.EXE sebelumnya, atau anda
memiliki sebuah direktori bernama SPBU pada drive C:, maka ketika anda menjalankan
program SPBU2002.EXE akan muncul pesan error. Untuk mengantisipasi hal tersebut,
pastikanlah tidak ada direktori SPBU pada drive C ketika anda hendak menjalankan file
SPBU2002.EXE.
Halaman 5
Isilah nomor SPBU, nama SPBU (nama yang umumnya disebut orang), nama
perusahaan, dan alamat perusahaan. Setelah selesai, Enter pada <Simpan>.
Selanjutnya, tampak layar yang meminta konfirmasi anda untuk membuat file data,
seperti gambar berikut. Umumnya, anda tinggal menekan Enter pada <Ok>. Tetapi jika
sebelumnya anda sudah memiliki file data, anda bisa menekan Enter pada <Lewati>.
Pilihan Ciptakan Struktur Data akan menciptakan file data kosong, sementara pilihan
Isi Tabel Volume dengan nilai default akan otomatis mengisi tabel Volume dengan
nilai yang dibawa oleh program. Nilai ini bisa berbeda-beda, anda disarankan mengacu
kepada tabel volume/fraksi yang diberikan oleh Pertamina. Jika anda tidak memilih
pilihan ini, maka tabel Volume yang dihasilkan akan dibiarkan kosong, dan anda harus
memasukkan semua nilai dalam tabel volume/fraksi sendiri. Namun jika pilihan ini
Cileungsi Computer
Halaman 6
Halaman 7
Cileungsi Computer
Halaman 8
Setelah anda menyelesaikan empat tahap proses setup di atas, maka Sispel SPBU anda
siap dijalankan secara normal.
Catatan: Jika anda perlu melakukan prosedur setup di atas kembali, misalnya ingin
menambahkan petugas atau produk, anda dapat melakukannya kapan saja tanpa harus
memulai dari awal (langkah 1).
5) Menentukan Produk Pada Pompa BBM
Setiap pompa BBM mengeluarkan produk BBM yang berbeda sesuai dengan
instalasinya. Pompa I, misalnya, akan mengeluarkan Premium, sementara pompa yang
lain akan mengeluarkan Solar atau Premix.
Agar di dalam pemasukan data, produk BBM yang keluar dari setiap pompa tidak
diubah-ubah (yang mungkin sekali menyebabkan kesalahan), maka perlu ditentukan
Cileungsi Computer
Halaman 9
Cileungsi Computer
Halaman 10
(Enter)
Program Sispel SPBU akan dijalankan dan anda akan diminta untuk memasukkan
password. Masukkanlah password seperti yang dimasukkan ke dalam Tabel Petugas (pada
waktu setup). Tekan Enter setelah anda memasukkan password. Jika password anda benar,
maka Sispel SPBU akan menampilkan layar utama dimana terdapat menu pengoperasian
yang dapat anda pilih menggunakan tombol panah.
Untuk mengakhiri/keluar dari program, dilakukan dengan memilih menu Lain-lain, lalu
memilih Exit. Cara lain adalah langsung menekan tombol Alt+X pada saat menu utama
tampil di layar.
Jika program diakhiri bukan dengan cara di atas, misalnya langsung mematikan komputer
atau menekan Reset (Ctrl+Alt+Del), program akan meninggalkan file-file temporary
(berekstensi .tmp) yang akan menyebabkan error pada harddisk (namun tidak terlalu
berrisiko), dan akan menjadi file sampah saja karena tidak bisa digunakan lagi (hanya
menyita tempat di harddisk). Risiko yang paling besar jika program tidak diakhiri dengan
Cileungsi Computer
Halaman 11
Lakukan Scandisk
Hapus file-file berekstensi .tmp pada direktori SPBU
Jika terjadi kerusakan data, hal ini tidak dapat diperbaiki. Anda hanya bisa memulihkan
data dengan mengambil data hasil backup. Oleh karena itu, lakukanlah backup data
sesering yang diperlukan.
2. Pemasukan Data
Pengoperasian Sispel SPBU sehari-hari paling banyak menggunakan menu Entri, yaitu
memasukkan data ke dalam sistem.
Menu Entri terdiri dari:
1. Data Meteran BBM
2. Pengukuran Tangki
3. Penerimaan BBM
4. Pengembalian Test
5. Penjualan Non-BBM
6. Pembelian Non-BBM
7. Penambahan Stok Lain-lain
8. Stock Hilang/Rusak
9. Rincian Jumlah Uang
1) Data Meteran BBM
Digunakan untuk memasukkan data meteran pompa BBM. Sebelum mulai melakukan
penjualan BBM, data meteran pada setiap pompa harus dicatat terlebih dahulu (disebut
METERAN AWAL), kemudian setelah petugas selesai (misalnya karena pergantian
shift atau SPBU tutup), data meteran dicatat kembali (disebut METERAN AKHIR).
Selisih Meteran Akhir dikurangi Meteran Awal adalah jumlah pengeluaran BBM yang
menjadi tanggung jawab petugas pompa.
Pada Sispel SPBU disediakan 2 (dua) Shift, yaitu Shift 1 (pagi sampai sore) dan Shift 2
(sore sampai malam). Angka Meteran Akhir pada Shift 1 akan otomatis menjadi angka
Meteran Awal pada Shift 2 (jadi hanya perlu dicatat sekali yaitu pada pergantian shift).
Selain itu, Sispel SPBU juga menyediakan fasilitas untuk memasukkan data
pengeluaran BBM untuk pemakaian sendiri (intern perusahaan), dan pengeluaran BBM
untuk keperluan test. Jumlah pemakaian intern dan pengeluaran test dapat diperoleh
dari nota atau kupon yang dibuat/dicatat pada waktu terjadi pengeluaran.
Untuk memasukkan data meteran, pilih menu Entri, Data Meteran BBM, Data
Meteran. Tampak tampilan seperti gambar berikut:
Cileungsi Computer
Halaman 12
Halaman 13
Cileungsi Computer
Halaman 14
Cileungsi Computer
Halaman 15
3. Proses Data
Proses data diperlukan untuk melakukan kalkulasi dari setiap data entri yang telah
dilakukan. Proses data ini berlangsung cepat dan tidak mempengaruhi/mengubah data.
Anda dapat melakukan proses data sesering yang anda perlukan. Namun sebagai acuan,
proses data perlu dilakukan jika anda pernah memasukkan atau mengubah data dan akan
mencetak laporan. Jika anda mengubah data pada suatu tanggal, maka data yang perlu
diproses hanyalah data pada tanggal itu saja. Dikecualikan dari ini adalah data stock NonBBM, karena data stock ini berlanjut dari hari ke hari. Stock akhir hari ini akan menjadi
stock awal pada hari esok, demikian seterusnya. Jika anda melakukan perubahan data stock
pada tanggal 15 misalnya (melakukan pemasukan data pembelian, modifikasi data, dan
sebagainya), maka anda perlu memproses data mulai tanggal 15 tersebut sampai tanggal
terakhir (terkini).
Cileungsi Computer
Halaman 16
4. Mencetak Laporan
Laporan yang disediakan Sispel SPBU terdiri dari Daftar Produk, tiga buah laporan tentang
produk BBM, tiga buah laporan tentang produk Non-BBM, dan sebuah rekapitulasi hasil
penjualan total.
1) Daftar Produk
Laporan ini berupa printout dari daftar produk sehingga petugas tidak perlu selalu
mengingat kode dan spesifikasi produk.
2) Laporan Penjualan BBM
Adalah laporan pengeluaran produk BBM, baik untuk penjualan (umumnya) maupun
untuk keperluan test dan pemakaian intern. Laporan ini dilengkapi dengan data rincian
uang tunai yang diterima petugas.
Laporan Penjualan BBM inilah yang selalu dicetak oleh petugas sebagai
pertanggungjawaban per shift.
Cileungsi Computer
Halaman 17
Halaman 18
Reindeks
Set Tanggal Sistem
Variabel Umum
Buat File Stok
Backup Data
Pisahkan Data
Gabungkan Data
Periksa Keberadaan Data
1) Reindeks
Dipergunakan untuk menciptakan dan memperbaharui indeks data. File indeks
digunakan oleh Sispel SPBU untuk mempercepat pencarian data, mempercepat proses,
dan menampilkan data dalam urutan sebagaimana mestinya.
Jika anda merasa agak aneh terhadap hasil proses atau penampilan data/laporan anda,
lakukanlah reindeks. Atau jika anda baru saja me-restore data, anda perlu melakukan
reindeks.
2) Set Tanggal Sistem
Pada dasarnya, Sispel SPBU selalu menggunakan tanggal pada sistem komputer dalam
pemasukan data dan pencetakan laporan. Namun dengan fasilitas ini, anda bisa
menentukan tanggal lain selain tanggal pada sistem komputer untuk dipakai oleh Sispel
SPBU. Dengan cara ini, anda bisa menangani atau me-review data pada waktu
kapanpun.
Fasilitas Set tanggal Sistem hanya bisa diakses oleh System Administrator, karena
mengandung resiko terhadap perubahan data (jika dilakukan modifikasi). Umumnya
operator diharuskan bekerja berdasarkan tanggal yang aktual, sesuai tanggal pada
sistem komputer.
Cileungsi Computer
Halaman 19
Cileungsi Computer
Halaman 20
Halaman 21
D. Lampiran
1. Memasukkan Saldo Awal Produk Non-BBM
Jika anda memiliki saldo persediaan produk Non-BBM, anda dapat memasukkannya
dengan cara sebagai berikut:
1. Pilih menu Tabel, Tabel Produk.
2. Masukkan semua produk ke dalam Daftar Produk.
3. Pilih menu Laporan, Daftar Produk. Cetaklah daftar produk agar anda tidak perlu
mengingat semua kode produk yang telah dimasukkan.
4. Pilih menu Entri, Penambahan Stok Lain2. Masukkan tanggal dimana anda ingin
mulai menghitung persediaan. Jika anda ingin mulai pemakaian Sispel SPBU pada
bulan Juni 2002, maka masukkanlah tanggal 31/05/2002, yaitu sehari sebelum
tanggal awal pemakaian. Tanggal yang anda masukkan pada jendela ini berguna
agar penampilan data pada tabel memperlihatkan tanggal 31/05/2002 tersebut
(sangat berguna jika anda telah memasukkan sebagian saldo persedian, kemudian
akan meneruskannya lagi setelah berhenti dan keluar dari tabel).
5. Masukkan tanggal, seperti contoh di atas, 31/05/2002.
6. Masukkan kode produk. Nama produk akan muncul otomatis jika kode produk
yang anda masukkan benar (sudah dimasukkan ke dalam Tabel Produk).
7. Masukkan jumlah saldo persediaan.
8. Ulangi langkah 5 sampai 7 untuk semua produk yang ingin anda masukkan
saldonya. Jika record/baris kosong tidak tersedia, tekan F2 untuk menambahkannya.
9. Jika anda ingin melihat saldo persediaan produk Non-BBM, lakukan proses data
dengan memilih menu Proses, Proses Stok Non-BBM. Masukkan tanggal sehingga
meliputi tanggal 31/05/2002 (contoh) sampai tanggal dimana data persediaan ingin
anda lihat.
Catatan: jika anda memasukkan saldo persediaan pada tanggal 31/05/2002 (seperti contoh
di atas), padahal sekarang sudah tanggal 17 Juni 2002 (misalnya) dan telah terjadi
penjualan atau pembelian produk Non-BBM tersebut, maka jumlah yang anda masukkan
ke dalam tabel (sebagai saldo awal) harus di-rekalkulasi kembali sehingga angka saldo
persediaan tersebut benar-benar angka seperti seharusnya pada tanggal 31/05/2002.
Dengan demikian, untuk penjualan dan pembelian produk selama periode 1 Juni 2002
sampai 17 Juni 2002 bisa anda masukkan pula datanya ke dalam Sispel SPBU.
Halaman 22
Cileungsi Computer
Ruko Pondok Damai Blok B1 No. 6 Cileungsi, Bogor 16820
Telp. 0818-789641
Cileungsi Computer
Halaman 23
4. Technical Support
Jika anda merasa kesulitan dalam pemakaian Sispel SPBU, anda dapat mengajukan
pertanyaan ke Technical Support kami di:
Cileungsi Computer
Ruko Pondok Damai Blok B1 No. 6 Cileungsi, Bogor 16820
Telp. 0818-789641
Website: http://www.cileungsi.com
E-mail: office@cileungsi.com
Jika anda membutuhkan training atau bantuan dalam mensetup Sispel SPBU sehingga
benar-benar berjalan dengan lancar pada SPBU anda, anda dapat meminta bantuan kami
dengan alamat tersebut di atas. Untuk hal ini anda akan dikenakan biaya dinas yang
besarnya dapat anda tanyakan langsung kepada kami.
Untuk keperluan pengembangan sistem informasi di perusahaan anda, atau jika anda
menghendaki modifikasi terhadap Sispel SPBU atau sistem-sitem buatan kami yang lain
yang telah anda pakai --sehingga benar-benar sesuai dengan karakteristik perusahaan andasilahkan menghubungi kami. Kami akan senang sekali membantu anda.
Selamat bekerja,
Semoga bermanfaat
Cileungsi Computer
Halaman 24