Panduan Sipnap

Versi 1.2009.07

1.
2.Daftar Isi
Panduan Sipnap...................................................................................................................1
Versi 1.2009.07....................................................................................................................1
1. Daftar Isi......................................................................................................................2
2. Alur Proses Keseluruhan.............................................................................................3
3. Instal Aplikasi..............................................................................................................4
3.1. Download dari Internet............................................................................................4
3.2. Setup Aplikasi..........................................................................................................6
3.3. Memindahkan data lama..........................................................................................6
4. Memulai Aplikasi.........................................................................................................7
4.1. Memulai Pertama Kali.............................................................................................7
4.2. Login........................................................................................................................9
4.3. Menu Aplikasi..........................................................................................................9
4.4. Mendaftarkan Unit Pelayanan...............................................................................10
5. Membuat Form..........................................................................................................11
5.1. Pembuat Form........................................................................................................12
5.2. Form Unit Pelayanan.............................................................................................16
6. Kirim Form ke Unit Pelayanan..................................................................................16
7. Menerima Form dari Unit Pelayanan........................................................................18
8. Memproses Form.......................................................................................................19
8.1. Baca Data...............................................................................................................19
8.2. Save & Calculate...................................................................................................20
8.3. Mengirimkan ke Internet.......................................................................................22
8.4. Mengirimkan Saldo Awal......................................................................................23
8.5. Pengecekan Saldo Awal.........................................................................................24
8.6. Pengecekan Lebih Dari Satu Laporan...................................................................27

3.
4.Alur Proses Keseluruhan
Berikut alur proses keseluruhan, dibagi atas peran masing-masing:

5.Instal Aplikasi
Instalasi dilakukan dengan menjalankan file Setup.exe:

File ini ada di dalam file Aplikasi_SIPNAP.zip yang dapat di download dari Internet.

5.1. Download dari Internet

Untuk Download dari internet, login ke website sipnap:
http://www.binfar.depkes.go.id/sipnap
Untuk download, klik pada APLIKASI SIPNAP di kolom sebelah kanan.

Nama file yang akan didownload adalah Aplikasi_SIPNAP.zip.

Apabila sudah di download, file zip ini di ekstrak seperti di bawah ini.

5.2. Setup Aplikasi

Jalankan Setup.exe dengan di klik dua kali, Struktur Direktori.
Klik Next sampai Installation Complete.
Catatan: Lokasi instalasi dapat diganti di Select installation folder.
Apabila sudah terinstal, ada icon yang dibuat di Desktop untuk Sipnap. Pada menu
akan ada dua pilihan di folder Binfar Depkes:
1. Latihan Sipnap
2. Sipnap Kabupaten 1.TTTT.BB
Dimana:
TTTT adalah tahun dan B adalah bulan versi aplikasi yang diinstal.

5.3. Memindahkan data lama

Jika sudah menggunakan aplikasi Sipnap lama, data dari aplikasi sebelumnya dapat
dipindahkan dengan mencopy file <Direktori Sipnap>\App\Database.sdb .
Aplikasi lama dapat dilihat menjadi dua macam:
1. Aplikasi Sipnap sebelum Oktober 2008.
2. Aplikasi Sipnap Oktober 2008 (versi Sipnap 1.10.2008)
Untuk no 2, file data aplikasi lama, <Direktori Sipnap
Lama>\App\Database.sdb,
dapat langsung dipindahkan ke ke
direktori berikut:
C:\Binfar\Sipnap 1.TTTT.BB\App
Apabila diminta untuk Replace, klik Yes.
Untuk no 1, file <Direktori Sipnap Lama>\App\Database.sdb jangan dipindahkan ke
direktori di atas karena berbeda versi, melainkan ke direktori:
C:\Binfar\Sipnap 1.TTTT.BB\App\BuatForm\App
Namun data unit layanan akan dapat dibaca oleh Pembuat Form yang akan dibahas lebih
lanjut.

6.Memulai Aplikasi
Untuk memulai aplikasi, dapat dengan menggunakan menu Start->All Programs->Binfar
Depkes->Sipnap Kabupaten 1.TTTT.BB, atau juga tersedia Shortcut Icon dari Desktop
dengan di klik dua kali.
Catatan: Gunakan menu Start->All Programs->Binfar Depkes->Latihan apabila hendak
latihan.

6.1. Memulai Pertama Kali

Pada saat pertama kali setelah diinstal, aplikasi perlu terlebih dahulu di isikan User Name
dan User Password untuk masuk ke aplikasi. Pada saat diklik dua kali setelah baru
diinstall, akan tampil jendela sebagai berikut:

Pilih Propinsi dan Kabupaten, gunakan pilihan yang tersedia, jangan diisi sendiri. Anda
dapat mengetik untuk mengisi User Name dan User Password yang akan digunakan
untuk menjalankan aplikasi ini. Kemudian klik Simpan, akan ada tampilan seperti
berikut.

Klik OK. Aplikasi sudah siap digunakan.

6.2. Login
Selanjutnya pada saat memulai aplikasi akan diminta User Name (Nama Pengguna) dan
User Password (Kata Sandi) seperti berikut:

Setelah diisi Nama Pengguna dan Kata Sandi, akan ada tampilan berikut:
Catatan:
Untuk Latihan perlu dibuatkan hal yang sama, namun Nama Pengguna dan Kata Sandi
dapat berbeda.

6.3. Menu Aplikasi

Pada bagian atas aplikasi, terdapat menu untuk fasilitas yang disediakan oleh aplikasi
seperti dijelaskan secara singkat berikut ini.
Form Entry Data
Fasilitas untuk entry data Narkotika dan Psikotropika per bulan-tahun dan per
apotik/puskesmas/RS. Terdapat beberapa item produk Narkotika dan Psikotropika.
Download Form
Fasilitas untuk Download Form Entry Baru, jika terjadi perubahan form pelaporan secara
nasional. Khususnya jumlah list Narkotika dan Psikotropika.
Rekapitulasi Bulanan

Fasilitas untuk melihat rekapitulasi data per bulan se-Kabupaten/Kota.

Kirim Data melalui Internet
Fasilitas untuk kirim data rekap bulanan (upload) melalui internet, dengan syarat
komputer yang sedang digunakan telah terhubung dengan internet.
Rekapitulasi Tahunan
Fasilitas untuk melihat rekapitulasi data per tahun se-Kabupaten/Kota.
Rekapitulasi per Unit Pelayanan per Bulan
Fasilitas untuk melihat rekapitulasi data per bulan per apotik/puskesmas/RS.
Rekapitulasi per Unit Pelayanan Setahun
Fasilitas untuk melihat rekapitulasi data per tahun per apotik/puskesmas/RS.
Form Entry Data Unit Pelayanan
Fasilitas untuk entry data apotik/puskesmas/RS se-Kabupaten/Kota. Setiap apotik
mempunyai kode, nama, alamat dan apoteker/penanggungjawab.
Status Laporan Unit Pelayanan
Fasilitas untuk melihat status laporan bulanan semua apotik/puskesmas/RS.
Print
Fasilitas untuk mencetak laporan bulanan maupun tahunan.
Aplikasi Excel
Fasilitas untuk membaca data dan membuat form dengan aplikasi Excel.
Log Out
Untuk keluar dari aplikasi.
Panduan Penggunaan Aplikasi
Buku Panduan Penggunaan Aplikasi Pendataan dalam format PDF.

6.4. Mendaftarkan Unit Pelayanan

Unit Pelayanan dapat didaftarkan melalui menu berikut.

Kemudian klik menu Form. Daftarkan unit-unit pelayanan sesuai dengan Catatan untuk
pengisian data.

Catatan untuk pengisian data :

- Data Apotik/Puskesmas/Rumah Sakit ini hanya di-isi pada awal penggunaan aplikasi, tidak setiap
bulan. Kecuali ada penambahan Apotik/Puskesmas/Rumah Sakit baru.
- Data Narkotika & Psikotropika dapat berasal dari Apotik, Puskesmas, Rumah Sakit. Semua sumber

data harus didata di form ini.

- Kode dapat di-isi sebagai berikut: misalnya Apotik (kode APT0001, APT0002, dst), Puskesmas
(PUS0001, PUS0002, dst), Rumah Sakit (RS0001, RS0002, dst). Jangan menggunakan spasi.
- Nama Sumber Data di-isi nama lengkap Apotik/Puskesmas/RS, juga alamat lengkapnya.
- Apoteker/Penanggungjawab di-isi dengan person yang bertanggungjawab atas data di
Apotik/Puskesmas/Rumah Sakit.
- Untuk menambah data, isikan pada baris kosong paling bawah, dan SAVE. Untuk mengubah data,
ubah pada baris yang ingin diubah, dan SAVE.

- Data Apotik/Puskesmas/Rumah Sakit yang telah dimasukkan tidak boleh dihapus. Jika
misalnya ada Apotik tutup, ubah data nama dengan manambahkan teks (tutup), juga
pada alamat dan apotekernya.

7.Membuat Form
Setelah unit pelayanan selesai didaftarkan di aplikasi, selanjutnya adalah membuatkan
form Excel untuk pelayanan tersebut.
Gunakan menu Aplikasi Excel untuk membuat form:

Klik menu Buat Form untuk menampilkan Pembuat Form.

7.1. Pembuat Form

Pembuat Form tampilannya seperti berikut.

Gunakan tombol Ganti DB untuk membuka database yang lama.

Sebagai contoh, menggunakan aplikasi Latihan data pada daftar Unit Pelayanan adalah
sbb:

Klik Aplikasi Excel->Buat Form untuk menampilkan Pembuat Form, lalu klik tombol
Ganti DB. Aplikasi latihan menggunakan database yang terdapat pada direktori
<Direktori Sipnap>\App\BuatForm\App, klik Database.sdb.

Klik Apotik Satu untuk menyorot unit pelayanan yang hendak dibuatkan formnya.
Pastikan alamat Dinas Kesehatan sudah dilengkapi, kemudian klik Buat Form, progress
pembuatan form dapat dimonitor di bagian bawah Pembuat Form. Klik OK jika sudah
selesai.
Catatan:
Form dapat disorot lebih dari satu.

Selanjutnya akan dibuka folder Hasil Ekspor dimana form sudah selesai dibuat.

Sorot salah satu file untuk kemudian di buka atau di simpan ke media CD/Floppy untuk
dikirim ke unit pelayanan. Klik Open untuk membuka, atau Save untuk menyimpan ke
media.

7.2. Form Unit Pelayanan

Form Unit Pelayanan merupakan suatu file Excel yang akan diisi oleh unit pelayanan dan
dikembalikan ke Dinas Kesehatan melaporkan penggunaan Narkotika dan Psikotropika.
File ini terdiri dari 5 file Excel Sheet. Penjelasan mengenai form ini lebih detail dapat
dilihat pada Sheet BacaDulu.

8.Kirim Form ke Unit Pelayanan

Form yang sudah siap dikirim dapat ditemukan di direktori HasilExport. Data dari
Apotik dapat di lihat pada Sheet Data Pelapor.

Unit Pelayanan dapat mengganti Bulan dan Tahun sesuai dengan laporan yang hendak
diberikan. Penamaan file form ini juga distandarkan untuk mempermudah proses:
form_<KODE UNIT PELAYANAN>_<NAMA APOTIK>_<TTTT>_<B>.xls
Dimana:
TTTT adalah tahun yang dilaporkan
B adalah bulan yang dilaporkan
Kode unit pelayanan dan nama apotik adalah sesuai yang sudah dibuat secara otomatis
dan tidak perlu dirubah. Tetapi tahun dan bulan dirubah sesuai pemakaian tahun dan
bulan yang dilaporkan.

9.Menerima Form dari Unit Pelayanan

Unit Pelayanan mengembalikan form yang sudah diisi ke Dinas Kesehatan masingmasing, yang alamatnya tercantum di Sheet BacaDulu. Pada saat diterima, Unit
Pelayanan juga melampirkan cetakan (hard copy) dari Sheet Cetak Narkotika dan Sheet
Cetak Psikotropika yang dilaporkan setelah ditanda-tangani oleh Apoteker penanggung
jawab di pojok kanan atas.
File form Excel (soft copy) disimpan di direktori berikut untuk diproses lebih lanjut:
<Direktori Sipnap>\Sumber Data
Catatan:
1. Untuk Latihan, gunakan direktori berikut:
<Direktori Sipnap>\App\BuatForm\Sumber Data
2. Pastikan file yang diberikan dalam form *.xls (Excel 1997-2003).

10. Memproses Form

Setelah form file Excel yang dikembalikan ditaruh di Sumber Data, maka dapat
dilanjutkan proses baca data.

10.1.

Baca Data

Proses baca data dapat dimulai melalui menu:

Aplikasi Excel->Baca Data
Akan tampil jendela seperti berikut ini.

Setelah selesai di baca, data sudah masuk ke aplikasi, dapat dilihat melalui menu:
Unit Pelayanan -> Laporan

10.2.

Save & Calculate

Data yang sudah di baca perlu diproses lebih lanjut dengan Save & Calculate. Hal ini
dapat dilakukan dengan menggunakan menu:
Form -> Data Entry

Untuk Save & Calculate dapat dilakukan pada form ini dengan scroll ke paling bawah,
terdapat tombol untuk Save & Calculate. Data yang sudah di Save & Calculate akan
menggunakan 2 desimal di belakang koma.

10.3.

Mengirimkan ke Internet

Proses terakhir dari data yang dikumpulkan melalui aplikasi Sipnap Kabupaten/Kota ini
adalah mengirimkan data melalui internet, dengan menggunakan menu:
Rekap Total-> Bulanan

Gunakan tombol Kirim Data via Internet pada bagian bawah dari menu aplikasi sipnap
ini.

Jika data sudah terkirim ke server melalui Internet, akan tampak tampilan seperti berikut.

10.4.

Mengirimkan Saldo Awal

Yang dikirimkan via internet adalah isi dari Pemasukan dan Penggunaan. Untuk yang
baru memulai melaporkan, Saldo Awal dikirik lewat Internet menggunakan bulan
Desember tahun sebelumnya.
Misalnya, jika Kota Satu baru mulai melaporkan di bulan Oktober 2009, maka untuk
setiap laporan unit layanan yang masuk, dibuatkan terlebih dahulu form dengan
menggunakan bulan Desember 2008, dengan isi nilai Pemasukan sama dengan Saldo
Awal dari laporan Saldo Awal unit layanan pada bulan Oktober 2009 tersebut. (isi
keterangan kolom Dari dengan Saldo Awal).
Jadi pada bulan Oktober 2009, Apotik Satu melakukan proses baca data dan pengiriman
via Internet dua kali. Pertama untuk Saldo Awal, selanjutnya dengan laporan Oktober
2009.

10.5.

Pengecekan Saldo Awal

Selanjutnya, aplikasi Sipnap Kabupaten/Kota ini juga dapat melakukan pengecekan saldo
awal secara otomatis pada saat baca data. Apabila di bulan berikutnya, pada contoh di
atas, Apotik Satu tidak mengupdate Saldo Awal Codein 10 mg tablet menjadi 125 pada
laporan bulan Juni, maka file Excel bulan Juni tidak akan diproses.
Contoh:
File yang akan diproses adalah apotik Satu untuk laporan Juni 2009:

Isi dari Sheet Narkotika salah mengisi, ternyata saldo awal masih 100 yang seharusnya
diganti menjadi 125.

Maka saat dilakukan proses baca data, akan tampil seperti berikut ini:

Ternyata data pada Psikotropika juga belum diupdate , Metaneuron masih menggunakan
saldo yang salah. Selanjutnya setelah diperbaiki:
Codein 10 mg menjadi Saldo Awal 125.

Metaneuron menjadi 255 pada saldo awalnya.

Maka data bulan Juni 2009 sudah dapat diproses dan dimasukkan ke database aplikasi.

10.6.

Pengecekan Lebih Dari Satu Laporan

Lebih dari satu file Excel dapat diproses baca data dengan menaruh semua file Excel
tersebut sekaligus ke direktori SumberData.

Setelah dibuatkan form, dan dikembalikan oleh unit pelayanan, ditaruh di direktori
SumberData.

Misalkan, Puskesmas Tiga memiliki laporan data Narkotika sebagai berikut:

Dan data Psikotropika sebagai berikut:

Sedangkan Rumah Sakit melaporkan Narkotika sebagai berikut:

Dan data Psikotropika sebagai berikut:

Maka cukup setelah kedua file dikembalikan oleh unit pelayanan dan sudah berada di
direktori SumberData menjalankan proses baca data seperti biasanya,:

Kemudian data baru tersebut di Save & Calculate terlebih dahulu:

Setelah di Save & Calculate, data tersebut siap untuk dikirim ke Internet, seperti berikut
ini.

yankeskotapas@gmail.com
pw:iskandar