BAB 5

BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTU

Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (boof of final entry)
dalam sistem akuntansi pokok. Buku besar ini menampung ringkasan data yang sudah
diklasifikasikan, yang berasal dari jurnal. Setelah data dari jurnal diringkas dalam buku besar,
tidak ada lagi proses pencatatan dalam catatan akuntansi yang dilakukan untuk menghasilkan
laporan keuangan.
A. KARAKTERISTIK BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTU
Buku besar (general ledger) merupakan kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk
menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal. Buku pembantu
(subsidiary ledger) adalah suatu cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu yang
ada dalam buku besar .Dengan demikian baik buku besar maupun buku pembantu terdiri dari
rekening. Timbul pertanyaan apakah rekening itu ?. Rekening adalah judul suatu catatan
akuntansi yang umumnya berbentuk T, yang dibagi dua bagian, sebelah kiri disebut debit dan
sebelah kanan disebut kredit,sebagai alat untuk mengklasifikasikan dna mencatat transaksi
berdasar prinsip tata buku berpasangan (double entry bookeeping).
Proses sortasi dan pemindahan data ke dalam buku besar dan buku pembantu disebut dengan
pembukuan (posting). Dalam sistem manual, kegiatan posting ini memerlukan 4 tahap berikut
ini :
1. Pembuatan rekapitulasi jurnal
2. Penyertasian rekening yang akan diisi dengan data rekapitulasi
3. Pencatatan data rekapitulasi dalam rekening yang bersangkutan
4. Pengembalian rekening ke dalam arsip pada umumnya semula.
Pembuatan rekapitulasi mengawali kegiatan posting. Jika perusahaan menyelenggarakan
jurnal-jurnal khusus berkolom, kegiatan posting diawali dengan penjumlahan, kolom-kolom,
dan pembuatan ringkasan data rupiah dari kolom lain-lain dalam jurnal tersebut. Angka
rupiah beserta nama dan nomor rekening hasil kegiatan pembuatan rekapitulasi ini siap untuk
ditransfer ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
Untuk mencatat hasil rekapitulasi tersebut, harus dilakukan penyortasian terhadap rekeningrekening dalam buku besar, untuk mencari rekening yang bersangkutan dengan yang
tercantum dalam hasil rekapitulasi . Setelah rekening yang dimaksud ditemukan, kemudian
diambil dari arsip, diletakkan di meja untuk disiapkan menerima posting informasi dari
rekapitulasi jurnal.
Pencatatan data hasil rekapitulasi jurnal ke dalam rekening dilakukan dengan mencatat
tanggal,nama jurnal,halaman jurnal (folio jurnal), dan jumlah rupiah yang didebitkan atau
dikreditkan ke dalam rekening tersebut. Setelah kegiatan pencatatan ini selesai dilaksanakan,
rekening yang bersangkutan harus dikembalikan ke dalam arsip, pada tempatnya semula,
untuk memudahkan pencariannya kembali dan kegiatan posting yang lain.

Buku besar merupakan tempat untuk menampung informasi yang akan disajikan dalam
laporan keuangan. Dengan demikian susunan informasi yang akan disajikan dalam laporan
keuangan merupakan dasar untuk menyusun rekening-rekening yang ada dalam buku besar.
Selanjutnya rekening-rekening yang ada dalam buku besar digunakan sebagai dasar
penggolongan transaksi yang dicatat dalam jurnal.
Jika diperlukan rincian mengenai rekening tertentu dalam buku besar, maka dibentuklah buku
pembantu. Rekening yang ada dalam buku besar, yang dirinci dalam buku pembantu, yang
merupakan rincian rekening tertentu dalam buku besar disebut dengan rekening pembantu
(subsidiary account). Data yang di-posting ke dalam buku pembantu ini diperoleh dari
dokumen sumber atau dari jurnal. Dalam ledgerless bookkeeping, fungsi buku pembantu ini
digantikan oleh arsip dokumen sumber.
B. FORMULIR REKENING BUKU BESAR
Di atas sudah disebutkan bahwa rekening buku besar umumnya berbentuk T, yang merupakan
catatan akuntansi yang dibagi dua secara vertikal, sebelah kiri disebut debit,dan sebelah
kanan disebut kredit. Ada berbagai variasi bentuk formulir rekening buku besar :
1. Rekening dengan debit lebar (wide debit ledger)
2. Rekening biasa (regular ledger)
3. Rekening berkolom saldo di tengah (center balance ledger)
4. Rekening berkolom saldo (balance ledger)
5. Rekening ganda berkolom saldo (double ledger with balance ledger)
6. Rekening dengan saldo lama dan saldo baru (old and new balance ledger)
Rekening dengan Debit Lebar, Bentuk rekening ini menyediakan kolom keterangan pada
sebelah debit lebih lebar bila dibandingkan dengan kolom keterangan pada sebelah
kredit.Hal ini dilakukan karena penjelasan yang bersangkutan dengan transaksi pendebitan
lebih banyak bila dibandingkan dengan penjelasan yang bersangkutan dengan transaksi
pengkreditan, dan jika penentuan saldonya perlu dilakukan secara periodic. Lihat contoh
bentuk pada Gambar 5.1.

Rekening biasa.Bentuk rekening ini sangat luas digunakan. Rekening ini mempunyai
koloraketerangan yang sama lebar untuk sebelah debit maupun sebelah kredit. Umumnya
rekening buku besar menggunakan bentuk rekening ini. Buku pembantu yang menggunakan

bentuk rekening ini adalah buku pembantu piutang dan buku pembantu utang. Lihat contoh
gambar 5.2.

Rekening Berkolom Saldo di Tengah, Bentuk rekening ini digunakan jika diperlukan
informasi saldo rekening setiap saat,baik saldo debit maupun saldo kredit dan diperlukan
penjelasan yang relatif sama banyaknya baik untuk transaksi pendebitan maupun transaksi
pengkreditan. Kolom saldo diletakkan di tengah-tengah formulir rekening. Rekening
pembantu piutang dan utang umumnya menggunakan bentuk formulir ini. Lihat contoh
bentuk rekening ini pada Gambar 5.3

Rekening Berkolom Saldo, Bentuk rekening ini digunakan jika diperlukan penjelasan yang
banyak, baik untuk transaksi pendebitan maupun transaksi pengkreditan, dan jika diperlukan
informasi saldo berjalan setiap saat. Kolom saldo diletakkan di sebelah kanan untuk
memudahkan penyusunan neraca sisa. Untuk menunjukkan apakah saldo yang tercantum
dalam kolom saldomerupakan saldo debit atau saldo kredit, ada dua cara merancang kolom
saldo tersebut :

(a) dengan mencantumkan kolom D/K untuk memberi tanda D untuk saldo Debit dan K
untuk saldo kredit di muka angka yang tercantum dalam kolom saldo (lihat Gambar 5.4) dan
(b) dengan membuat kolom saldo debit terpisah dari kolom saldo kredit (lihat gambar 5.5)
Rekening pembantu piutang,utang,dan persediaan umumnya menggunakan bentuk formulir

ini.

Rekening Ganda Berkolom Saldo. Bentuk rekening ini digunakan jika hanya diperlukan
penjelasan singkat untuk setiap transaksi pendebitan dan pengkreditan. Jika diperlukan
informasi saldo berjalan setiap saat , dan jika rekening sangat aktif dipakai. Lihat contoh
rekening ini pada Gambar.5.6.

Rekening dengan kolom Saldo Lama dan Saldo Baru. Rekening ini biasanya digunakan jika
perusahaan menggunakan mesin pembukuan sebagai alat posting-nya. Operasi posting

dengan mesin pembukuan memerlukan kegiatan penjemputan saldo lama (old balance pick
up).
Oleh karena itu formulir rekening didesain dengan menyediakan kolom-kolom saldo lama
dan saldo baru untuk memenuhi keperluan posting dengan mesin pembukuan tersebut. Lihat
contoh rekening ini pada Gambar 5.7

C. SUSUNAN REKENING BUKU BESAR

Rekening rekening yang dibentuk dalam buku besar harus disesuaikan dengan jenis dan
susunan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Biasanya laporan keuangan
yang dipakai sebagai dasar pembentukan dan penyusunan rekening-rekening buku besar
adalah neraca dan laporan rugi laba.
Umumnya jenis dan susunan informasi yang disajikan dalam neraca dan laporan rugi laba
untuk jenis tertentu telah mengikuti jenis dan susunan standar yang lazim dalam menyajikan
laporan keuangan dalam jenis usaha tersebut. Sebagai contoh jenis dan susunan informasi
mengenai aktiva lancar di dalam neraca perusahaan manufaktur umumnya adalah sebagai
berikut :
Kas dan bank
Investasi sementara
Piutang
Cadangan kerugian piutang
Persediaan produk jadi
Persediaan produk dalam proses
Persediaan bahan baku dan bahan penolong
Persekot biaya
Aktiva lancar lain
Jika jenis dan susunan informasi aktiva lancar seperti di atas , maka dalam buku besar harus
dibentuk jenis rekening-rekening tersebut dengan susunan yang sama dengan yang tersebut di
atas.

D. KODE REKENING
Kode adalah suatu kerangka (framework) yang menggunakan angka atau huruf atau
kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah
dibuat . Kode ini memudahkan identifikasi dan pembedaan elemen-elemen yang ada di dalam
suatu klasifikasi.
Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk
mencatat,mengklasifikasikan ,menyimpan, dan mengambil data keuangan. Dalam mencatat
transaksi pembelian bahan baku misalnya,perusahaan umumnya tidak hanya menggunakan
nama-nama rekening persediaan dan Utang Dagang, namun mencantumkan pula kode
rekening persediaan (012 Persediaan Bahan Baku dan 100 Utang Dagang) untuk
memudahkan pencatatan,pengklasifikasian,penyimpanan,dan pengambilan data akuntansi.
Penggunaan kode rekening dan bukan nama rekening akan mempercepat pencarian rekening
yang akan diisi dengan informasi dalam proses posting. Dalam hal tertentu , penggunaan
kode rekening akan mengurangi pekerjaan penulisan identitas rekening.
1. Tujuan Kode
Dalam sistem pengolahan data akuntansi , kode memenuhi berbagai tujuan berikut ini :
1. Mengidentifikasi data akuntansi secara unik
2. Meringkas data
3. Mengklasifikasi rekening atau transaksi
4. Menyampaikan makna tertentu.
Mengidentifikasi Data Akuntansi secara Unik. Data akuntansi perlu diberi identifikasi secara
unik agar dapat dilakukan pencatatan, klasifikasi , penyimpanan,dan pengambilan data
tersebut dengan benar. Jika misalnya perusahaan memiliki 300 debitur, nama debitur
bukanlah alat identifikasi yang baik untuk mencari transaksi yang bersangkutan tiap debitur .
Hanya dengan kode angka misalnya, masing-masing debitur menjadi memiliki identitas yang
unik , yang menjadikan satu debitur berbeda dari debitur yang lainnya.
Meringkas Data, Kode menjadikan data akuntansi lebih ringkas sehingga memerlukan lebih
sedikit ruang dalam pencatatannya. Dalam pencatatan transaksi penjualan misalnya,Bagian
Akuntansi tidak perlu menuliskan nama rekening Harga Pokok Penjualan dan Persediaan
Produk Jadi, namun cukup menuliskan kode kedua rekening dalam jurnal umum.
Mengklasifikasi Rekening atau Transaksi. Dalam mengolah data akuntansi, kode digunakan
untuk menunjukkan ke dalam klasifikasi apa suatu rekening atau transaksi dikelompokkan .
Misalnya daerah pemasaran yogyakarta diberi kode 15 , maka semua faktur penjualan untuk
transaksi penjualan yang terjadi di yogyakarta akan diberi kode 15 sehingga memudahkan
pengklasifikasian informasi penjualan menurut daerah pemasaran.
Menyampaikan Makna Tertentu. Dengan kode kita dapat menyampaikan informasi yang
bermakna tertentu bagi orang yang memahami sistem pemberian kode
tersebut. ............................................................................
2. Metode Pemberian Kode Rekening

Pemberian kode rekening umumnya didasarkan pada kerangka pemberian kode tertentu
sehingga memudahkan pemakai dalam penggunaannya . Pemberian kode rekening tidak
dimaksudkan agar pemakai menghapalkan kode-kode rekening yang disusun, namun untuk
memudahkan pemakai mengikuti kerangka logika pemberian kode rekening sehingga dapat
menggunakan rekening yang disusun untuk pemberian identifikasi transaksi yang terjadi
dalam perusahaan :
Ada 5 metode pemberian kode rekening :
1. Kode Angka atau Alfabet Urut (numerical or alphabetic-sequence code)
2. Kode Angka Blok (block numerical code)
3. Kode Angka Kelompok (group numerical code)
4. Kode Angka Desimal (demical code)
5. Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical seguence preceded by an alphabetic
reference).
Kode Angka atau Alfabet Urut. Dalam metode pemberian kode ini , rekening buku besar
diberi kode angka atau huruf yang berurutan . Kelamahan Kode Angka atau Alfabet Urut ini
adalah jika terjadi perluasaan jumlah rekening. Hal ini akan mengakibatkan perubahan
menyeluruh terhadap kode rekening yang mempunyai kode angka yang lebih besar. Contoh
Kode Angka Urut adalah sebagai berikut :
1. Kas dan bank
2. Investasi sementara
3. Piutang
4. Cadangan kerugian piutang
5. Persediaan produk jadi
6. Persediaan produk dalam proses
7. Persediaan bahan baku dan bahan penolong
8. Persekot biaya
9. Aktiva Lancar
10. Investasi jangka panjang
11. Tanah
12. Gedung
13. Akumulasi Depresiasi Gedung
14. Mesin
15. Akumulasi Depresiasi mesin
16. Mebel
17. Akumulasi Depresiasi Mebel
18. Aktiva tetap lain
19. Akumulasi Depresiasi Aktiva Tetap Lain
20. Beban yang ditangguhkan
21. Aktiva lain-lain
22. Utang Dagang
23. Utang Pajak
24. Utang Gaji dan Upah

25. Utang Biaya

26. Pendapatan yang diterima dimuka
27. Utang lancar Lain-lain
28. Utang jangka Panjang Bank
29. Modal Saham
30. Laba Ditahan
31. Pendapatan Penjualan
32. Harga Pokok Penjualan
33. Biaya bahan Baku
34. Biaya tenaga kerja
35. Biaya Overhead Pabrik
36. Biaya Administrasi dan Umum
37. Biaya Pemasaran
38. Penghasilan Di Luar Usaha
39. Biaya Di Luar Usaha
40. Rugi Laba
Pemberian kode dengan Kode Angka Urut ini memiliki karakteristik sebagai berikut :
a. Rekening diberi kode dengan angka urut, dari angka kecil ke angka besar.
b. Jumlah angka (digit) dalam kode tidak sama. Rekening dengan kode 1 sampai 9 memiliki 1
angka dalam kode rekeningnya, sedangkan rekening dengan kode 10 sampai dengan 99
memiliki 2 angka , sedangkan rekening dan kode 100 sampai 999 memiliki 3 angka dalam
kode rekeningnya,dan seterusnya.
c. Perluasan klasifikasi pada suatu rekening akan mengakibatkan perubahan kode semua
rekening yang kodenya lebih besar dari kode rekening yang mengalami perluasan. Sebagai
contoh, jika rekening 21 Beban yang ditangguhkan dalam daftar rekening diatas dirinci lebih
lanjut menjadi 3 rekening : 21 Beban organisasi,22 Rugi Trial-Run,dan 23 Beban Promosi,
maka rekening-rekening yang sebelumnya berkode diatas rekening yang dipecah tersebut
(kode 22 dan selanjutnya) semuanya akan mengalami perubahan kode.
Kode Angka Blok. Dalam metode pemberian kode ini, rekening buku besar dikelompokkan
menjadi beberapa golongan dan setiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan
untuk memberi kodenya. Penggunaan Kode Angka Blok ini dapat mengatasi kelemahan Kode
Angka urut, yang jika terjadi perluasan klasifikasi pada suatu rekening mengakibatkan
perubahan kode semua rekening yang kodenya lebih besar dari kode rekening yang
mengalami perluasan. Untuk menghadapi kemungkinan perluasaan rekening, dalam setiap
blok angka disediakan angka cadangan perluasan,sehingga perluasaan kode rekening hanya
akan mempengaruhi pemberian kode rekening dalam blok yang bersangkutan.
Contoh Kode Angka Blok adalah sebagai berikut : rekening buku besar digolongkan menjadi
golongan dan setiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan sebagai berikut :

1-24
25-39
40-69
70-79
80-99
100-124
125-129
130-139
140-169
170-199
200-299
300-349
350-399
400-449
450-499
500

Aktiva Lancar
Investasi Jangka Panjang
Aktiva Tetap Berwujud
Aktiva Tidak Berwujud
Aktiva Lain-lain
Utang Lancar
Utang Jangka Panjang
Modal
Pendapatan Penjualan
Harga Pokok Penjualan
Biaya Produksi
Biaya Administrasi dan Umum
Biaya Pemasaran
Penghasil Di Luar Usaha
Biaya Di Luar Usaha
Rugi Laba

Rincian susunan dan kode rekening dengan menggunakan Kode Angka Blok adalah sebagai
berikut :
1 - 24
1
2
3
4
10
11
12
20
24
25 - 39
25
26
27

Aktiva Lancar
Kas dan Bank
Investasi Sementara
Piutang
Cadangan Kerugian Piutang
Persediaan Produk Jadi
Persediaan Produk dalam Proses
Persediaan Bahan Baku dan Bahan
Penolong
Persekot Biaya
Aktiva Lancar Lain
Investasi Jangka Panjang
Investasi Jangka Panjang Saham
Investasi Jangka Panjang Obligasi
Investasi Jangka Panjang Deposito
Berjangka

40 - 69
40
41
42
43
44
45
46
47
48

Aktiva Tetap Berwujud

Tanah
Gedung
Akumulasi Depresiasi Gedung
Mesin
Akumulasi Depresiasi Mesin
Mebel
Akumulasi Depresiasi Mebel
Aktiva Tetap Lain
Akumulasi Depresiasi Aktiva Tetap Lain

70 - 72
79
70
71
73

Aktiva Tidak Berwujud

Goodwill
Beban Pendirian
Merk dan Cap Dagang
Paten

80 - 99 Aktiva Lain-Lain
80 Jaminan PLN
81 Jaminan Telkom
100-124
100
101
102
103
110
124
125 - 139
125
126
127

Utang Lancar
Utang Dagang
Utang Pajak
Utang Gaji dan Upah
Utang Biaya
Pendapatan yang Diterima Di Muka
Utang Lancar Lain-Lain
Utang Jangka Panjang
Utang jangka panjang Bank
Utang jangka panjang Obligasi
Utang jangka panjang-lembaga kredit lain

130 - 139 Modal

130 Modal Saham
131 Laba Ditahan
140 - 169 Pendapatan Penjualan
140 Pendapatan Penjualan Produk A

141 Pendapatan Penjualan Produk B

170 - 199 Harga Pokok Penjualan
170 Harga Pokok Penjualan Produk A
171 Harga Pokok Penjualan Produk B

200 - 299
200
230
270
271

Biaya Produksi
Biaya Bahan Baku
Biaya Tenaga Kerja
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya
Biaya Overhead Pabrik yang dibebankan

300 - 349 Biaya Administrasi dan Umum

300 Biaya Administrasi dan Umum
350 - 399 Biaya Pemasaran
350 Biaya Pemasaran
400 - 449
400
401
402
403

Penghasilan di Luar Usaha

Pendapatan Bunga
Pendapatan Dividen
Laba Penjualan Surat Berharga
Laba Penjualan Aktiva Tetap

Biaya di Luar Usaha

450 - 499
Biaya berbunga
450
Rugi Penjualan surat berharga
451
Aktiva tetap
452
500

Rugi-Laba

Pemberian kode dengan Kode Angka Blok ini memiliki karakteristik sebagai berikut :
a. Rekening diberi kode dengan blok angka yang berurutan, dari angka kecil ke angka besar.
b. Jumlah angka (digit) dalam kode tidak sama. Rekening berkode angka dalam blok sampai
dengan 9 memiliki 1 angka dalam kodenya. Dalam blok 10 sampai dengan 99 memiliki 2
angka dalam kodenya, dan yang dalam blok 100 sampai dengan 999 memiliki 3 angka dalam
kodenya, dan seterusnya.
c. Perusahaan klasifikasi pada suatu rekening ditampung dengan menyediakan angka
cadangan dalam setiap blok yang diperkirakan akan mengalami perluasan klasifikasi. Sebagai
contoh, untuk klasifikasi rekening Utang Jangka Panjang disediakan angka 125 sampai

dengan 129, karena diperkirakan jumlah rekening yang termasuk dalam klasifikasi ini tidak
akan lebih dari 5 rekening, Untuk sementara baru 3 angka yang dipakai untuk memberi kode ,
yaitu angka 125,126, dan 127 Angka 128 dan 129 disediakan untuk menampung perluasan
klasifikasi utang jangka panjang, yang diperkirakan oleh analisis sistemnya tidak lebih dari 2
rekening tambahan. Jika misalnya analisis sistem memperkirakan kemungkinan tambahan
rekening akibat perluasan klasifikasi utang jangka panjang berjumlah 10 rekening, maka blok
angka yang disediakan untuk klasifikasi utang jangka panjang adalah 125 sampai dengan
139, bukan hanya 125 sampai dengan 129. Berikut ini dicantumkan kembali blok angka yang
disediakan untuk memberi kode klasifikasi utang jangka panjang untuk memudahkan
pembaca mengikuti uraian di atas.
125-129 Utang Jangka Panjang
125 Utang Jangka Panjang Bank
126 Utang Jangka Panjang Obligasi
127 Utang Jangka Panjang Lembaga Kredit Lain

Kode Angka Kelompok. Kode Angka Kelompok terbentuk dari dua atau lebih subcodes yang
dikombinasikan menjadi satu kode. Kode Angka Kelompok ini mempunyai Karakteristik
sebagai berikut :
1. Rekening diberi Kode angka atau kombinasi angka dan huruf
2. Jumlah angka dan /atau huruf dalam kode mempunyai arti tertentu
3. Posisi angka dan /atau huruf dalam kode mempunyai arti tertentu
4. Perluasan Klasifikasi dilakukan dengan memberi cadangan angka dan / atau huruf ke
kanan.
Sebagai contoh adalah pemakaian Kode Angka Kelompok untuk memberi kode rekening
biaya guna menghasilkan informasi biaya yang menggambarkan :
xx Daerah Istimewa Yogyakarta
xxx Kode unik (unique code) mobil
xx Daerah Tingkat II di bawah Daerah Tingkat I atau Karasiden
Jadi kode mobil AB7964CE menyampaikan makna sebagai berikut :
AB Daerah Istimewa yogyakarta
7964 Kode unik untuk mobil tertentu
CE Kabupaten Sleman
Kode Angka Kelompok dapat pula digunakan untuk menunjukkan hirarkhi data. Sebagai
contoh adalah pemakaian Kode Angka Kelompok untuk memberi kode rekening biaya guna
menghasilkan informasi biaya yang menggambarkan :
a. Hubungan biaya dengan pusat pertanggungjawaban dalam perusahaan , yang dibagi
menurut hirarkhi berikut ini :
Direksi

Departemen
Bagian
b. Jenis Biaya
Berdasarkan data tersebut di atas dapat ditentukan bahwa jumlah angka dalam kode
adalah 5, dengan rincian 3 angka pertama untuk menunjukkan hubungan biaya dengan
struktur organisasi (ada 3 jenjang organisasi), dan 2 angka sisanya untuk
menunjukkan jenis biaya (karena jumlah jenis biaya diperkirakan tidak akan lebih dari
100, sehingga hanya diperlukan 2 angka saja). Dengan demikian arti posisi angka
dalam kode rekening biaya tampak pada Gambar 5.8 berikut ini.

Dari Gambar 5.8 tersebut angka pada posisi ke -1 sampai dengan ke-3 dalam kode
mempunyai makna pusat pertanggungjawaban , yang dirinci lebih lanjut sebagai
berikut:
Posisi ke 1 : Jenjang Direksi
Posisi ke 2 : Jenjang Departemen
Posisi ke 3 : Jenjang Bagian
Rincian kode pusat pertanggungjawaban lebih lanjut dapat dilihat pada Gambar 5.9.
Dari Gambar 5.9 tersebut dapat diambil contoh makna kode 213 Bagian penyelesaian
sebagai berikut :
a. Posisi angka ke 1 menunjukkan bahwa Bagian Penyelesaian di bawah Direktur
Produksi yang mempunyai kode 200
b. Posisi angka ke 2 menunjukkan bahwa bagian penyelesaian di bawah
Departemen Produksi yang mempunyai kode 21
c. Posisi angka ke 3 menunjukkan kode bagian , yaitu Bagian Penyelesaian itu
sendiri Oleh karena itu, posisi angka ke-3 ini merupakan kode unik (uniqe code) bagi
Bagian Penyelesaian.
Dengan demikian jika orang menjumpai kode 213, orang tersebut akan menafsirkan
bahwa Bagian Produksi dan di bawah Direktur Produksi.Begitu pula setiap kode yang
posisi angka ke 1 nya berkode 3 berarti berada di bawah Direktur Keuangan. Cara
pemberian kode semacam ini akan memudahkan identifikasi terjadinya biaya dengan
manajer yang bertanggungjawab terhadap terjadinya.

Posisi angka ke 4 dan ke 5 menunjukkan jenis biaya . Seperti telah dikemukakan

diatas, untuk jenis biaya disediakan 2 posisi angka karena diperkirakan jenis biaya
tidak akan lebih dari 100 jumlahnya. Jika misalnya diperkirakan jenis biaya akan
berjumlah 100 atau lebih , maka untuk jenis biaya akan disediakan 3 angka yang
menempati posisi ke 4 sampai dengan ke 6. Rincian jenis biaya beserta kodenya
adalah sebagai berikut :
01 Biaya bahan baku
02 Biaya bahan penolong
Biaya bahan bakar
03 Biaya suku cadang
04 Biaya upah
05 Biaya kesejahteraan karyawan Biaya
asuransi tenaga kerja
06 Biaya reparasi dan pemeliharaan
07 aktiva tetap

09
10
11
12
13
14
30

Biaya depresiasi aktiva tetap

Biaya asuransi aktiva tetap
Biaya akuntan dan konsultan
Biaya iklan
Biaya pembungkus
Biaya telepon dan telegraf
Biaya lain-lain

08
01
Berdasarkan kode tersebut di atas, biaya asuransi tenaga kerja yang dikeluarkan oleh
Bagian Pulp diberi kode 21107 dengan kerangka kode seperti terlihat pada Gambar 5.10.
Biaya bahan bakar yang dikonsumsi oleh Bagian Listrik dan Air dicatat dalam rekening
yang berkode 22203.
Kode Angka Desimal. Desimal berarti persepuluhan. Kode Angka Desimal memberi kode
angka terhadap klasifikasi yang membagi kelompok menjadi maksimum 10 sub
kelompok dan membagi subkelompo menjadi maksimum 10 golongan yang lebih kecil
dari subkelompok tersebut. Sebagai contoh adalah sebagai berikut :
1
1.1
1.2
1.3
1.9

Persediaan
Persediaan Suku Cadang
Persediaan Bahan Penolong
Persediaan Bahan Baku
Persediaan Lain-Lain

I.

Persediaan Bahan Baku dibagi menjadi maksimum 10 golongan :

1.3.1
1.3.2

Bagian Baku Kayu

Bahan Baku Ampas Tebu

1.3.3
1.3.4
1.3.9

Bahan Baku Jerami

Bahan Baku Bambu
Bahan Baku Lain-lain

Persediaan Bahan kayu dibagi menjadi maksimum 10 golongan :

1.3.1.1
1.3.1.2
1.3.1.3
1.3.1.4
1.3.1.5
1.3.1.6
1.3.1.9

Bahan baku Serat Panjang Ex Jepang

Bahan baku Serat Panjang Ex USA
Bahan baku Serat Panjang Ex Brasilia
Bahan baku Serat Pendek Ex Jepang
Bahan baku Serat Pendek Ex USA
Bahan baku Serat Pendek Ex Brasilia
Bahan baku Serat Kayu lain-lain

Pemberian kode dengan Kode Angka Desimal ini memiliki karakteristik sebagai berikut :
a. Rekening diberi dengan angka yang berurutan, dari angka kecil ke angka besar.
b. Jumlah angka (digit) dalam kode tidak sama. Klasifikasi besar memiliki jumlah angka
yang lebih sedikit bila dibandingkan dengan klasifikasi rinciannya.
c. Perluasan klasifikasi pada suatu rekening dilakukan dengan maksimum pemecahan
tidak lebih dari 10. Pemberian kode perluasannya dilakukan dengan menambahkan 1
angka di sebelah kanannya.
Kode Angka urut Didahului dengan Huruf. Metode ini menggunakan kode berupa
kombinasi angka dan Huruf. Setiap rekening diberi kode angka yang di mukanya
dicantumkan huruf singkatan kelompok rekening tersebut.

Misalnya :
AL 101
ATL 112
MO 245
AL merupakan singkatan dari aktiva lancar, ATL singkatan aktiva tidak lancar , dan MO
singkatan dari modal.
Hal yang Perlu Dipertimbangkan dalam Merancang Kode Rekening
Dalam merancang kerangka kode rekening, berbagai pertimbangan berikut ini perlu
diperhitungkan :
1. Rerangka kode harus sesuai logis memenuhi kebutuhan pemakai dan metode
pengolahan data yang digunakan. Kode sembarang , seperti SSR untuk menunjukkan
Sempati Air dalam kode penerbangan, membingungkan para penumpang pesawat.

2. Setiap kode harus mewakili secara unik unsur yang diberi kode. Kode untuk rekening
piutang kepada Risa Rimendi harus hanya menunjukkan rekening debitur tersebut, bukan
debitur yang lain.
3. Desain kode harus mudah disesuaikan dengan tuntutan perubahan. Jika struktur kode
harus diubah setiap kali menghadapi tuntutan perubahan, hal ini akan memerlukan biaya
perubahan dan membingungkan pemakai.
E. BUKU PEMBANTU (SUBSIDIARY LEDGERS)
Buku pembantu adalah suatu kelompok rekening yang merupakan rincian rekening
tertentu dalam buku besar (general ledger), yang dibentuk untuk memudahkan dan
mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan. Seperti telah disebutkan dalam
Bab 1, rekening buku besar yang dirinci informasinya dalam buku pembantu disebut
rekening control (controlling account), Sedangkan rekening-rekening rincian yang
terdapat dalam buku pembantu disebut rekening pembantu (subsidiary account).
Umumnya perusahaan manufaktur menyelenggarakan berbagai buku pembantu berikut
ini :
a. Buku pembantu persediaan
b. Buku Pembantu piutang
c. Buku pembantu utang
d. Buku pembantu harga pokok produk
e. Buku pembantu biaya
f. Buku pembantu aktiva tetap
Berikut ini diuraikan secara rinci masing-masing buku pembantu tersebut.
Buku Pembantu Persediaan. Buku pembantu ini terdiri dari kartu persediaan yang berisi
informasi baik mengenai kuantitas maupun harga pokok berbagai persediaan. Kartu
persediaan ini digunakan untuk mencatat mutasi persediaan dan saldo tiap jenis
persediaan, baik kuantitas maupun harga pokoknya. Biasanya kartu persediaan ini
disediakan oleh Bagian Akuntansi Biaya Contoh formulir kartu persediaan tampak pada
Gambar 5.11
Buku Pembantu Piutang. Buku pembantu ini terdiri dari kartu piutang yang disusun
menurut nama debitur perusahaan. Kartu piutang ini digunakan untuk mencatat mutasi
dan saldo piutang kepada tiap debitur serta digunakan sebagai sumber informasi untuk
pembuatan pernyataan piutang (account receivable statement) yang dikirimkan kepada
tiap debitur secara periodic. Buku pembantu ini merupakan rincian rekening piutang
dagang yang diselenggarakan dalam buku besar.
Bentuk formulir kartu piutang dapat menggunakan Rekening Biasa (Gambar 5.2)
Rekening dengan kolom saldo di Tengah (Gambar 5.3) Atau Rekening dengan Kolom
Saldo (Gambar 5.4 dan 5.5).
Buku Pembantu Utang. Buku pembantu ini terdiri dari kartu utang yang disusun menurut
nama debitur perusahaan. Kartu utang ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo
utang kepada tiap debitur serta digunakan sebagai sumber informasi untuk rekonsiliasi

dengan pernyataan piutang (account receivable statement) yang terdiri dari kreditur secara
periodik.

Buku pembantu ini merupakan rincian rekening utang dagang yang diselenggarakan dalam
buku besar. Seperti halnya dengan piutang bentuk formulir kartu utang dapat menggunakan
Rekening Biasa (Gambar 5.2). Rekening dengan kolom Saldo Di Tengah (Gambar 5.3) atau
Rekening dengan kolom saldo (Gambar 5.4 dan 5.5).
Buku Pembantu Harga Pokok Produk. Buku pembantu ini terdiri kartu harga pokok produk
yang digunakan untuk mencatat harga pokok pesanan yang diproduksi perusahaan. Buku
pembantu ini digunakan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, dan
merupakan rincian rekening Barang Dalam Proses yang diselenggarakan dalam buku besar
Contoh kartu harga pokok tampak pada Gambar 5.12
Buku Pembantu Biaya. Buku pembantu ini terdiri dari kartu biaya yang digunakan untuk
mencatat biaya yang tidak bersangkutan dengan pesanan tertentu (biaya overhead) pabrik
sesungguhnya, biaya administrasi dan umum dan biaya pemasaran kartu biaya umumnya
menggunakan formulir rekening dengan kolom saldo (Gambar 5.4 dan 5.5)
Buku Pembantu Aktiva Tetap. Buku pembantu ini terdiri kartu aktiva tetap yang digunakan
untuk mencatat semua informasi mengenai aktiva tetap, seperti tanggal perolehan jenis aktiva

tetap ,spesifikasi, lokasi,depresiasi, dan pengeluaran modal. Buku pembantu ini merupakan
rincian rekening aktiva tetap yang diselenggarakan dalam buku besar. Contoh kartu aktiva
tetap tampak pada Gambar 5.13
Pada Gambar 5.14 disajikan contoh buku pembantu, nama rekening kontrol, dan nama jurnal
yang menjadi sumber informasinya.
F. POSTING KE DALAM REKENING BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTU
Seperti telah dikemukakan pada awal bab ini, posting adalah proses sortasi dan pemindahan
data ke dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Posting ke dalam buku besar dan
buku pembantu dapat dilakukan dengan salah satu di antara 4 Metode berikut ini :
1. posting jurnal ke dalam rekening buku besar dengan tulisan tangan dan posting dokumen
sumber ke dalam rekening buku pembantu dengan cara yang sama.
2. posting dokumen sumber ke dalam rekening buku pembantu yang menghasilkan jurnal
sebagai tembusan posting ke dalam rekening tersebut.
3. Posting kedalam buku pembantu sebagai akibat dari pengisian dokumen sumber yang
sekaligus menghasilkan jurnal sebagai tembusan pengisian bukti tersebut.
4. Pembukuan tanpa buku pembantu (ledgerless bookkeeping)
Posting Jurnal ke dalam Rekening Buku Besar dengan Tulisan Tangan dan posting Dokumen
Sumber ke dalam Rekening buku Pembantu dengan cara yang sama dalam metode posting
ini, data yang sudah terkumpul dalam jurnal di posting ke dalam buku besar dengan tulis
tangan. Posting ke dalam rekening buku pembantu dapat bersumber dari data yang telah
dicatat dalam jurnal atau langsung dari dokumen sumber.
Untuk dapat men-posting jurnal ke dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar,
dilakukan pembuatan rekapitulasi jurnal lebih dahulu. Untuk menjamin ketelitian posting,
secara periodik dibuat neraca percobaan (trial balance) yang berisi jumlah pendebitan dan
pengkreditan tiap rekening buku pembantu. Neraca percobaan ini direkonsiliasi dengan
pendebitan dan pengkreditan rekening kontrol yang bersangkutan dalam buku besar . Di
samping itu, dari rekening-rekening buku besar secara periodik dibuat neraca percobaan
untuk mengecek apakah jumlah pendebitan dan jumlah pengkreditan rekening-rekening buku
besar seimbang. Lihat bagan alir metode posting ini pada Gambar 5.15

Posting Dokumen Sumber ke dalam Rekening Buku Pembantu yang menghasilkan jurnal

sebagai tembusan posting ke dalam rekening tersebut. Dalam metode posting ini, dokumen
sumber di posting ke dalam buku pembantu dengan tulis tangan atau dengan mesin
pembukuan , yang tembusan posting-nya menghasilkan jurnal. Posting ke dalam rekening
buku besar bersumber dari jurnal yang merupakan tembusan hasil posting tersebut. Jika
digunakan mesin pembukuan, ketelitian posting dapat diuji dengan melakukan pembuktian
ketelitian posting langsung (direct prof) dengan menggunakan mesin pembukuan atau dengan
melaksanakan pembuktian ketelitian posting tidak langsung yang digunakan secara periodik
dibuat neraca percobaan berisi jumlah pendebitan dan pengkreditan tiap rekening buku
pembantu. Neraca percobaan ini direkonsiliasi dengan pendebitan dan pengkreditan rekening
kontrol yang bersangkutan dalam buku besar . Di samping itu dari rekening-rekening buku
besar secara periodik dibuat neraca percobaan untuk mengecek apakah jumlah pendebitan
dan jumlah pengkreditan rekening-rekening buku besar seimbang lihat bagan alir metode
posting ini pada Gambar 5.16.

Posting ke dalam Buku Pembantu sebagai Akibat dari Pengisian dokumen sumber yang
sekalius menghasilkan jurnal sebagai tembusan pengisian bukti tersebut. Dalam metode
posting ini, pembuatan dokumen sumber, posting ke dalam buku pembantu, dan pencatatan
jurnal dilakukan dalam sekali tulis (biasanya dengan mesin pembukuan). Data yang dicatat
dalam buku pembantu, dan jurnal merupakan tembusan hasil pengisian data diatas dokumen
sumber. Posting ke dalam rekening buku besar bersumber dari jurnal , Jika pembuktian
ketelitian posting tidak langsung yang digunakan , secara periodik dibuat neraca percobaan
untuk mengecek apakah jumlah pendebitan dan jumlah pengkreditan rekening-rekening buku
besar seimbang. Lihat bagan alir metode posting ini pada Gambar 5.17

Pembukuan tanpa Buku Pembantu (Ledgerless Bookkeeping). Dalam metode posting ini,
tidak digunakan buku pembantu dalam pembukuan. Fungsi buku pembantu digantikan
dengan arsip dokumen sumber . Dokumen sumber dicatat dalam jurnal dengan tulis tangan,
dan secara periodik informasi dalam jurnal di-posting ke dalam rekening yang bersangkutan
dalam buku besar dengan tulis tangan. Setelah dokumen sumber dicatat dalam jurnal,
kemudian diarsipkan sementara menurut abjad atau susunan yang lain. Arsip dokumen
sumber inilah yang berfungsi sebagai buku pembantu. Lihat bagan alir metode pembukuan
tanpa buku pembantu itu pada Gambar 5.18

G. CARA PENANGANAN DOKUMEN SUMBER

Dokumen sumber seringkali dengan istilah media dapat digolongkan menjadi dua : media
tunggal (single document atau single media) dan media campuran (mixed document atau
mixed media ). Media tunggal adalah dokumen sumber yang hanya berisi satu rekening yang
didebit atau satu rekening yang di kredit. Media campuran adalah dokumen sumber yang
berisi lebih dari satu rekening yang dikredit atau lebih dari satu rekening yang didebit.

Seperti telah disebutkan di atas, dokumen sumber merupakan dokumen yang digunakan
untuk merekam data terjadinya transaksi keuangan, yang merupakan dasar untuk melakukan
pencatatan ke dalam jurnal dan rekening pembantu. Pencatatan dokumen sumber ke dalam
jurnal, baik yang berupa media tunggal media yang bersangkutan.
Namun pencatatan data yang direkam pada media campuran ke dalam rekening pembantu
memerlukan 5 tahap berikut ini :
Tahap ke 1 : Mengambil media yang akan dicatat ke dalam rekening
pembantu
Tahap ke 2 : Mencari kartu rekening yang akan di debit atau di kredit yang di simpan dalam
arsip berdasarkan data yang tercantum dalam media.
Tahap ke 3 : Mengambil dari arsip kartu rekening yang dipilih dalam tahap ke 2 dan
meletakkannya diatas meja (atau jika posting ke dalam rekening dilakukan dengan mesin
pembukuan, dipasang pada mesin tersebut).
Tahap ke 4 : Mencatat data yang tercantum dalam media ke dalam kartu rekening yang
diambil dari arsip pada tahap ke 3
Tahap ke 5 : Mengembalikan kartu rekening ke tempatnya semula dalam arsip untuk
memudahkan pencariannya kembali dan posting berikutnya.
Karena setiap kali posting Bagian Akuntansi harus melalui 5 tahap seperti tersebut di atas,
maka umumnya media di posting ke dalam rekening pembantu secara kelompok, (batch)
dan kelompok media tersebut di posting ke dalam rekening pembantu dalam satu kali
periode posting.
1. Penanganan Media Tunggal
Posting media tunggal ke dalam rekening pembantu tidak menimbulkan masalah . Sebagai
contoh media tunggal adalah faktur penjualan kredit yang merupakan dokumen sumber
dalam pencatatan piutang ke dalam rekening pembantu piutang. Faktur penjualan kredit
dibuat untuk setiap pembeli ,sehingga setiap faktur hanya berisi satu pendebitan ke dalam
rekening pembantu piutang debitur yang namanya tercantum dalam faktur.Oleh karena itu
faktur penjualan kredit merupakan contoh media tunggal yang berisi satu pendebitan kedalam
rekening pembantu piutang debitur yang bersangkutan. Jika Bagian Akuntansi menerima satu
batch faktur penjualan kredit dari bagian penagihan, oleh bagian akuntansi media tunggal
tersebut disortasi menurut nama debitur. Berdasarkan faktur penjualan yang telah disortasi
menurut nama debitur tersebut, bagian akuntansi kemudian mengambil kartu piutang yang
bersangkutan, meletakkannya di atas meja (atau di mesin pembukuan). Data yang tercantum
dalam media yang telah disortasi tersebut kemudian di posting ke dalam rekening yang
bersangkutan . Langkah terakhir adalah Bagian Akuntansi mengembalikan kartu piutang yang
telah diisi data dari media ke dalam arsip menurut nama debitur . Gambar prosedur posting ke
dalam rekening pembantu tampak pada Gambar 5.15

2. Penganan Media Campuran

Posting media campuran ke dalam rekening pembantu dilakukan dengan salah satu dari
metode ini :
1. Random posting
2. Exhaust posting sekaligus
Random posting.Dalam metode posting ini . media campuran diposting kedalam rekening
sesuai dengan urutannya pada saat diterima oleh petugas posting. Petugas posting mengambil
media pertama dari tumpukan media yang diterima, mem-posting setiap debit atau setiap
kredit ke dalam rekening yang bersangkutan, kemudian setelah selesai mengambil media
urutan berikutnya dan mem-posting seperti yang dilakukan pada media pertama tersebut.
Begitu seterusnya sampai semua media diposting ke dalam rekening yang bersangkutan.
Karakteristik random posting adalah:
1. Setiap media hanya diambil sekali untuk di-posting ke dalam rekening
2. Rekening dapat diambil lebih dari satu kali selama periode posting
Exhaust Posting. Dalam metode posting ini, media dikelompokkan dan dikelompokkan
kembali menurut rekening yang akan didebit ataudikredit. Rekening hanya diisi sekalidengan
semua debit atau kredit selama posting semua media. Karakteristik exhaust posting adalah
sebagai berikut :
1. Setiap rekening hanya diambil sekali untuk diisi posting dari media
2. Media dapat diambil lebih dari satu kali untuk di-posting ke dalam rekening selama
periode posting.

...................................................................................................................