Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian

Hendri
STMIK TIME
Jl. Merbabu no. 32 AA-BB Medan Telp. (061)-4561931 Fax. (061)-4533681
h4ndr7@hotmail.com

Abstrak
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi memberikan dampak positif berupa
kemudahan dalam hal penyediaan informasi yang dibutuhkan. Perusahaan perlu menerapkan sistem
informasi ini dalam kegiatan mereka untuk memenangkan persaingan. Salah satu bidang penerapan yang
dapat dipertimbangkan adalah dalam bidang penggajian. Dengan adanya penerapan sistem informasi
penggajian ini diharapkan penanganan transaksi penggajian dapat berlangsung dengan cepat dan
dengan kesalahan yang minim.
Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi Penggajian pada yang
mencakup proses pencatatan data gaji pegawai dan penyusunan laporan. Tools yang digunakan untuk
melakukan analisis dan desain adalah Data Flow Diagram (DFD). Sedangkan, bahasa pemrograman
yang digunakan untuk merancang sistem adalah Microsoft Visual Basic 2008 dengan menggunakan
aplikasi Microsoft Access 2007 sebagai database engine dan aplikasi Crystal Report sebagai desain
laporannya.
Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi penggajian yang terkomputerisasi yang dapat
digunakan untuk disimpulkan bahwa sistim usulan dapat efektif memenuhi keinginan manajemen
perusahaan.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Penggajian.

Abstract
The development of information and communication technologies have a positive impact in the
form of convenience in terms of providing the required information. Companies need to implement the
information system in their activities to win the competition. One area of application that can be
considered is in the field of payroll. With the application of information systems is expected handling
payroll payroll transactions can take place quickly and with minimal errors .
This study aims to develop an information system that includes Payroll on employee salary data
recording process and the preparation of reports. Tools used to perform the analysis and design are Data
Flow Diagrams ( DFD ). Meanwhile, the programming languages used to design the system is Microsoft
Visual Basic 2008 application using Microsoft Access 2007 as the database engine and application
Crystal Report as the report design.
Results from this study is that computerized payroll information system that can be used to
conclude that the proposed system can effectively satisfy the company's management .
Keywords: information systems, payroll

1.

Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang pesat telah menjadikan ilmu komputer
sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan manusia. Komputer umumnya digunakan untuk
pengolahan data untuk menghasilkan informasi. Dengan banyaknya kemudahan yang dapat diperoleh
dengan menggunakan sistem komputerisasi tersebut, maka tidak sedikit perusahaan yang telah
menerapkan sistem komputerisasi tersebut. Sistem Pengelolahan Penggajian menggunakan komputerisasi
adalah contoh sistem komputerisasi yang sering di terapkan di perusahaan-perusahaan.
Proses pencatatan dan perhitungan gaji yang masih manual menyebabkan proses gaji sering
terlambat. Oleh sebab itu, perusahaan ini sebenarnya membutuhkan suatu sistem perhitungan gaji yang
cepat dan akurat sehingga proses kerja bagian personalia dan kasir menjadi lebih efisien. Kesulitan dalam

82

pengelolahan data absensi pegawai dan data penggajian pun sering terjadi pada saat ingin dilakukan
pengecekan kembali. Dikarenakan sistem pengelolahan data baku absensinya yang masih menggunakan
sistem manual sehingga mutu kinerja operasional menjadi kurang.
Berdasarkan uraian di atas maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian bidang penggajian
pada dengan memilih judul analisa dan perancangan sistem penggajian. Solusi yang mampu diberikan
oleh sistim adalah sebagai berikut : bisa mempercepat proses pengelolahan data baku absensi. Data baku
absensi meliputi data jam masuk karyawan, data jam pulang karyawan, data lembur karyawan. Contohnya
yaitu kartu absensi, dapat membantu pembuatan laporan pengajian secara akurat sesuai dengan yang
dibutuhkan. Laporan yang dihasilkan adalah laporan pegawai, laporan absen, laporan lembur dan laporan
data penggajian pegawai.

2.

Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian dilakukan dengan mengumpulkan data terlebih dahulu. Proses pengumpulan
data dilakukan dengan dua cara yaitu : studi kepustakaan dan studi lapangan. Studi kepustakaan dilakukan
untuk memahami proses perancangan sistem informasi seperti mengumpulkan teori-teori yang
berhubungan dengan perancangan sistem dan penggajian. Studi lapangan dilakukan mencari bahan
penelitian dengan menuju langsung ke lokasi penelitian untuk melakukan : sampel dan investigasi yaitu
dengan meminta dan melihat dokumen yang digunakan dalam sistem pengajian. wawancara yaitu
mengajukan beberapa pertanyaan kepada pihak yang bersangkutan seputar objek penelitian dan observasi
yaitu dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan sistem penggajian. Seperti proses
pencatatan, perhitungan slip gaji dan proses penyusunan laporan.
Metode perancangan yang dilakukan terdiri dari perancangan data flow dokumen, diagram konteks
dan perancangan basis data dan tampilan.

Gambar 1. Gambar Flow Data Dokumen Perhitungan Gaji

83

Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Informasi Perhitungan Gaji

Entitas yang terdapat pada sistem informasi perhitungan gaji diusulkan adalah sebagai berikut:
entitas Komisaris adalah entitas yang berfungsi menerima daftar pegawai, daftar perhitungan gaji, daftar
absensi dan daftar lembur dari sistem informasi perhitungan gaji. Entitas Bagian Personalia adalah entitas
yang berfungsi memberikan data jabatan, data golongan dan data keputusan gaji ke dalam sistem
informasi dan menerima daftar pegawai, daftar perhitungan gaji, daftar absensi dan daftar lembur dari
sistem informasi perhitungan gaji. Entitas Karyawan adalah entitas ini berfungsi menerima slip gaji dari
sistem informasi perhitungan gaji dan memberikan data pegawai, data absensi dan tanda terima gaji.
Untuk merancang sistem yang baik dan terstruktur dibutuhkan basis data (database). Adapun
struktur basis data yang digunakan ada sebanyak 5 tabel.

No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19

FIELD NAME
NIP
NamaPegawai
TglLahir
Telepon
Alamat
TanggalMasuk
JenisKelamin
Agama
StatusNikah
JumlahAnak
Pendidikan
Keterangan
NamaJabatan
GajiPokok
TunjanganIstri
TunjanganAnak
UangMakan
UangTransport
UangLembur

Tabel 1. Struktur Tabel Data Pegawai

TYPE
SIZE
Text
10
Text
20
Text
30
Text
14
Text
50
Date/Time
Text
1
Text
17
Text
1
Number
Long Integer
Text
20
Text
20
Text
255
Number
Long Integer
Number
Long Integer
Number
Long Integer
Number
Long Integer
Number
Long Integer
Number
Long Integer

No
1
2
3
4
5
6

FIELD NAME
Absensi
Bulan
Tahun
NIP
Jenis
Keterangan

Tabel 2. Struktur Tabel Absensi

TYPE
SIZE
Text
255
Number
Long Integer
Number
Long Integer
Text
10
Text
10
Text
20

Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian ( Hendri )

84

No
1
2
3
4
5
6
7
8
9

FIELD NAME
Lembur
Bulan
Tahun
NIP
TglLembur
JamMulai
JamSelesai
Jumlah
Keterangan

Tabel 3. Struktur Tabel Lembur

TYPE
SIZE
Text
255
Number
Long Integer
Number
Long Integer
Text
255
Date/Time
Date/Time
Date/Time
Text
255
Text
20

No
1
2
3
4
5
6

FIELD NAME
Bulan
Tahun
NIP
JumlahHadir
JumlahAbsen
JumlahLembur

Tabel 4. Struktur Tabel Gaji

TYPE
SIZE
Number
Long Integer
Number
Long Integer
Text
255
Number
Long Integer
Number
Long Integer
Number
Long Integer

No
1
2
3
4

FIELD NAME
Jabatan
NamaJabatan
GajiPokok
Keterangan

Tabel 5. Struktur Tabel Jabatan

TYPE
SIZE
Text
5
Number
Long Integer
Number
Long Integer
Text
20

Setelah melakukan perancangan basis data maka dilanjutkan dengan perancangan halaman
utama dan bagian lain yang terlibat seperti pada gambar 3.

Gambar 3. Perancangan hal utama

3. Analisis dan Hasil

3.1 Analisis
Analisis sistem informasi penggajian ini terdiri dari tiga bagian sesuai dengan kinerja sistem yaitu
masukan (input) proses keluaran (output). Analisa masukan adalah analisa yang dilakukan terhadap
dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan untuk sistem penggajian. Dokumen tersebut ada 2

85

yaitu: dokumen pencatatan absensi dan dokumen pencatatan lembur. Analisis proses adalah Menganalis
proses perhitungan gaji total, pph hingga gaji bersih . Analisa keluaran adalah analisa yang dilakukan
untuk mengambil dan mempelajari laporan-laporan yang digunakan oleh pihak perusahaan, seperti :
laporan pegawai, laporan absen, laporan lembur dan laporan data penggajian pegawai.
3.2 Hasil
Adapun perancangan layar keluaran yang terdapat pada aplikasi perhitungan gaji adalah sebagai
berikut:
1. Laporan Daftar Pegawai
Laporan daftar pegawai dapat dilihat pada gambar 4. Berikut

Gambar 4. Laporan Daftar Pegawai

Laporan daftar Pegawai adalah laporan yang menyajikan data-data Pegawai. Laporan ini terdiri
dari kolom NIP, Nama Karyawan, Tmp & Tgl Lahir, Jenis Kelamin, Agama, Tanggal Masuk, Status
Nikah, Alamat, Pendidikan, Nama Jabatan dan Keterangan
2.

Laporan Daftar Absensi

Laporan daftar absensi dapat dilihat pada gambar 5. Berikut

Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian ( Hendri )

86

Laporan daftar absensi adalah laporan yang menyajikan data-data absensi Pegawai perusahaan.
Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Jabatan, lalu daftar Tgl Absensi, dan Keterangan.
3. Laporan Hadir
Laporan Hadir dapat dilihat pada gambar 6. Berikut

Gambar 6. Laporan Hadir

Laporan daftar absensi adalah laporan yang menyajikan data-data absensi Pegawai perusahaan.
Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Jabatan, lalu daftar Tgl Hadir, dan Keterangan.
4.

Laporan Absen
Laporan Absen dapat dilihat pada gambar 7. Berikut

Gambar 7. Laporan Absen

Laporan daftar absen adalah laporan yang menyajikan data-data absen Pegawai perusahaan.
Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Jabatan, lalu daftar Tgl Absen, dan Keterangan.

5.

87

Laporan Daftar Lembur

Laporan daftar lembur dapat dilihat pada gambar 8. Berikut

Gambar 8. Laporan Daftar Lembur

Laporan daftar lembur adalah laporan yang menyajikan data-data lembur Pegawai perusahaan.
Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Jabatan, lalu daftar Tgl Lembur, Jam Masuk, Jam
Keluar dan Keterangan
6.

Laporan Daftar Penggajian

Laporan daftar penggajian dapat dilihat pada gambar 9. Berikut

Gambar 9. Laporan Daftar Penggajian

Laporan daftar penggajian adalah laporan yang menyajikan data-data penggajian pegawai
perusahaan. Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Gaji Pokok, Tunjangan Istri, Tunjangan
Anak, Uang Makan, Uang Transport, Uang Lembur, Gaji Kotor, Pph 21, dan Gaji Bersih.

Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian ( Hendri )

88

7.

Laporan Slip Gaji

Laporan Slip Gaji dapat dilihat pada gambar 10. Berikut

Gambar 10. Laporan Slip Gaji

Laporan Slip Gaji adalah laporan yang menyajikan data-data penggajian pegawai perusahaan.
Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Gaji Pokok, Tunjangan Istri, Tunjangan Anak, Uang
Makan, Uang Transport, Uang Lembur, Gaji Kotor, Pph 21, dan Gaji Bersih.
4.

Kesimpulan dan Saran

Dari hasil penelitian ini dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: Sistem informasi
perhitungan gaji yang masih manual menyebabkan kesulitan untuk menghitung data gaji karyawan .
Sistem informasi perhitungan gaji selain untuk membantu kelancaran proses penghitungan gaji, juga
untuk memberikan kemudahan untuk para pegawai khususnya bagian kepegawaian dalam melaksanakan
tugasnya. Aplikasi yang dirancang sudah multi user dimana user lain bisa menggunakan database yang
sama pada komputer yang berbeda. Agar sistem pengelolaan data dapat berjalan lebih baik lagi di masa
mendatang, pertimbangkan beberapa saran berikut integrasikan sistem penggajian dengan sistem
keuangan perusahaan sehingga staf keuangan (kasir) dapat bekerja dengan lebih cepat dan efisien.

Daftar Pustaka
[1.] Connolly, T. and Begg, C. Database Systems, A Practical Approach to Design, Implementation and
Management. New York : Addison Wesley. 2002.
[2.] Edhy Sutanta. Basis Data dalam Tinjauan Konseptual. Yogyakarta : Andi. 2011.
[3.] Jogiyanto. Analisis dan Design. Yogyakarta : Andi. 1989.
[4.] McLeod, R.. Management Information Systems, 7th edition. USA : Prentice Hall. New Jersey. 1998.
[5.] OBrien, James A. Introduction to Information System., 11th edition. USA: The McGraw-Hill
Companies Inc.2002.
[6.] Teguh, Hendra. Sistem Informasi Manajemen versi Bahasa Indonesia, Edisi ketujuh. Jakarta : PT.
Prenhallindo.2001.
[7.] Turban, E., et al., Introduction to Information Technology, 2nd edition. John Wiely and Sons
Inc..United State of America. 2003.
[8.] Whitten, J.L., et al. Systems analysis and Design Methods, 6th edition. USA : The McGraw-Hill
Companies Inc. 2004.