MENGOPTIMALKANPENGGUNAANMSWORD

UNTUKADMINISTRASIPERKANTORAN

Rasiman
PerpustakaandanSistemInformasi

Disampaikanpada:
PELATIHANAPLIKASIKOMPUTERUNTUKADMINISTRASIPERKANTORAN
PERPUSTAKAANUNIVERSITASSUMATERAUTARA
Tanggal6Agustus2009

UNIVERSITASSUMATERAUTARA
PERPUSTAKAANDANSISTEMINFORMASI
2009

Daftar Isi

DaftarIsi..................................................................................... ii
Pendahuluan .............................................................................. 1
MemanfaatkanTombolPintas(Shortcut)................................. 1
Find,ReplacedanGoTo ............................................................ 2
MembuatAutoText ................................................................... 4
MemanfaatkanAutoCorrect...................................................... 4
MembuatTitikTitikdenganMudah ......................................... 5
MembelahJendelaMenjadi2 ................................................... 6
MenggunakanStyle ................................................................... 6
MembuatDaftarIsi(TableofContents) ................................... 8
Referensi .................................................................................... 9

ii

Rasiman:MengoptimalkanPenggunaanMSWorduntukAdministrasiPerkantoran

MENGOPTIMALKAN PENGGUNAAN MS WORD

UNTUK ADMINISTRASI PERKANTORAN
Oleh: Rasiman, S.Sos

Pendahuluan
Microsoft Word (MS Word) merupakan program aplikasi pengolah kata (word
processing) yang biasa digunakan untuk membuat dokumen seperti laporan, surat,
proposal, surat kabar, label surat, membuat tabel pada dokumen, dan tentunya masih
banyak lagi dukumen lain yang bisa dibuat dengan menggunakan MS Word. Tetapi
masih banyak juga pengguna yang hanya menggunakan MS Word apa adanya, tidak
memanfaatkan fitur yang disediakan secara optimal sehingga kadang kala dokumen
yang dihasilkan juga tidak memadai bahkan lebih parah lagi dapat menyulitkan orang
lain untuk mengedit atau memperbaiki karena tidak menggunakan perintah-perintah
standar misalnya. Padahal Microsoft sudah membuat MS Word dengan segala
kecanggihan fiturnya. Sekarang tinggal bagaimana kita bisa mengoptimalkan MS Word
supaya hal-hal seperti di atas menjadi lebih sempurna.
Ketik dulu format kemudian
Bagi Anda yang belum lihai dengan format-memformat lebih baik ketik dulu tulisan
anda sampai selesai baru setelah itu memikirkan formatnya. Karena biasanya
memformat pada saat mengetik membutuhkan waktu untuk memikirkan formatnya
sehingga ketikan kita menjadi lebih lambat selesai. Lagi pula bila diformat pada saat
mengetik, nanti pada saat selesai cenderung ingin mengubah lagi, sehingga kerja dua
kali atau bahkan lebih.

MemanfaatkanTombolPintas(Shortcut)
Umumnya penggunaan Mouse dalam mengoperasikan komputer atau menjalankan
sebuah aplikasi adalah untuk memudahkan pengguna pada saat memilih menu atau
melakukan perintah-perintah yang lain. Tetapi adakalanya menggunakan mouse juga
dapat memperlambat proses kerja, dimana dibutuhkan waktu untuk memindahkan letak
tangan dari memegang mouse ke keyboard atau sebaliknya. Sehingga tidak jarang
pengguna yang sudah terbiasa menggunakan keyboard untuk melakukan fungsi atau
perintah pada aplikasi tersebut dengan memanfaatkan tombol pintas (shortcut) terasa
lebih praktis dan lebih cepat dari pada menggunakan mouse. Ada banyak shortcut yang
dapat digunakan pada MS Word dalam membuat sebuah dokumen, berikut ini shortcut
yang sering dimanfaatkan antara lain adalah :
1. Membuka Dokumen, Membuat Dokumen Baru, Menyimpan dan Mencetak.
Untuk melakukan perintah di atas secara berurut caranya adalah Ctrl+O, Ctrl+N,
Ctrl+S, dan Ctrl+P.
2. Membesarkan atau Mengecilkan Font Size

Rasiman:MengoptimalkanPenggunaanMSWorduntukAdministrasiPerkantoran

Membesarkan atau mengecilkan Font Size caranya adalah blok bagian yang akan
diubah menggunakan tombol Shift+tombol arah ( atau ), kemudian tekan tombol
shortcut Ctrl+Shift+> (membesarkan) dan Ctrl+Shift+< (mengecilkan). Maka akan
terjadi perubahan size; misal dari 12 menjadi 14.
3. Mengganti Case
Kadang ketika kita membuat/mengetik sebuah singkatan seperti USU, POLRI, TVRI,
tidak menggunakan huruf besar (kapital) atau mengetikkan judul dalam sebuah tulisan
menggunakan huruf kecil seluruhnya. Lalu bagaimana, apakah harus dihapus terlebih
dahulu kemudian diketik ulang lagi? Jawabannya tidak, karena itu tidak efisien. Karena
mengganti case (change case) lebih mudah dan cepat dari pada mengetik ulang. Caranya
di blok kata atau kalimat yang akan diubah, lalu tekan tombol shortcut Shift+F3.
Teks Awal
usu
perpustakaan
automasi perpustakaan

Tekan sekali
Usu
Perpustakaan
Automasi Perpustakaan

Tekan dua kali

USU
PERPUSTAKAAN
AUTOMASI
PERPUSTAKAAN

Atau menggunakan menu Format > Change Case.

Tentu masih banyak lagi tombol pintas yang lainnya. Untuk mendapatkan tulisan ini
yang membahas tentang tombol-tombol shortcut beserta penjelasannya selengkapnya
Anda bisa download di Website ini Unlimited It News , www.ilmukomputer.com atau
di support.microsoft.com.

Find,ReplacedanGoTo
Menemukan sebuah kata pada dokumen yang jumlah halamannya sedikit, memang
mudah tetapi coba bayangkan apabila harus menemukan satu kata pada dokumen yang
terdiri puluhan bahkan ratusan halaman, alangkah repotnya dan akan menyita banyak
waktu. Oleh karena itu, gunakanlah fasilitas Find yang ada di MS Word dengan cara
sbb:
1. Pilih menu Edit > Find atau gunakan tombol shortcut Ctrl + F.
2. Pada kotak pilihan Find what, tulislah teks yang yang akan dicari.
3. Pilih Find Next untuk melakukan pencarian.

Jika ingin menampilkan semua kata yang ditemukan dan ditandai dengan highlight
(block) maka beri tanda ceklist pada bagian Highlight all items found in.

Rasiman:MengoptimalkanPenggunaanMSWorduntukAdministrasiPerkantoran

Replace berfungsi untuk mengganti suatu kata. Kadang sering kita membuat suatu
istilah atau kata yang tidak benar dan harus diganti dengan kata lain. Tentunya hal ini
harus dilakukan perubahan. Jika kata pada dokumen yang akan diganti jumlahnya
banyak tentu sangat merepotkan dan akan menyita banyak waktu. Oleh karena itu untuk
mengatasi masalah tersebut kita dapat memanfaatkan fasilitas Find and Replace.
Langkah-langkahnya adalah sbb:
1. Pilih menu Edit > Find atau gunakan tombol shortcut Ctrl + F.
2. Pilih tab Replace, pada bagian Find what, tulislah teks yang yang akan diganti.
3. Pada bagian Replace with, tulislah teks sebagai pengganti.
4. Pilih Find Next untuk melakukan pencarian terlebih dahulu, kemudian
5. Pilih Replace untuk mengganti teks satu persatu, atau Replace All untuk
keseluruhan.

Jika sudah selesai akan terlihat seperti gambar berikut.

Go To berfungsi untuk berpindah dari satu halaman atau seksi ke halaman/seksi tertentu
degan cepat dalam sebuah dokumen. Untuk melakukan fungsi ini perintahnya adalah
dari menu Edit > Go To atau gunakan tombol shortcut Ctrl + G. Pada bagian Enter
page number: ketikkan nomor halaman atau seksi yang diinginkan. Kemudian klik Go
To.

Rasiman:MengoptimalkanPenggunaanMSWorduntukAdministrasiPerkantoran

MembuatAutoText
Pernahkan Anda mengalami mengetik sebuah kata atau kalimat berulang-ulang? Jika
ada sebuah frasa atau kalimat yang sering diulang, biasanya secara manual kita
melakukan copy-paste atau bahkan mengetiknya kembali. Padahal, dalam MS Word,
ada sebuah fasilitas untuk mempermudah menulis ulang kata atau frasa atau kalimat.
Kita cukup mengetik sebuah kata saja, selanjutnya MS Word secara otomatis akan
menulis ulang frasa atau kalimat yang telah kita buat sebelumnya. Misalnya, dalam
artikel ini saya sering mengetik Microsoft Word. Saya cukup mengetik mw saja, lalu
tekan F3, otomatis akan berubah menjadi Microsoft Word. Adapun langkah-langkahnya
sebagai berikut:
1. Ketik frasa yang akan sering diulang, lalu blok frasa tersebut.
2. Tekan tombol Alt + F3, lalu ubah frasa tersebut menjadi sebuah kata yang lebih
sederhana, misalnya: ms, lalu klik OK.
3. Ketika dalam paragraph Anda akan mengetik frasa tersebut kembali, cukup
mengetik kata ms lalu tekan F3. Secara otomatis, kata ms akan berubah menjadi
Microsoft Word.

MemanfaatkanAutoCorrect
Setiap orang kadang sering melakukan kesalahan dalam mengetik, seperti misalnya
sering mengetik utnuk padahal seharusnya untuk atau mengetik yg seharusnya
yang karena dibutuhkan dalam dokumen formal, Entah kenapa kesalahan ini bisa
menjadi kebiasaan yang sulit dihilangkan. AutoCorrect adalah fitur dari MS Word
untuk menyelesaikan masalah itu. Caranya adalah sbb:
1. Pada menu pilih Tools > AutoCorrect Options.
2. Pada kotak Replace masukan kata-kata salah yang sering kita ketik, pada kotak
With masukkan kata yang benar. Klik Add, kemudian pilih OK.

Rasiman:MengoptimalkanPenggunaanMSWorduntukAdministrasiPerkantoran

AutoCorrect juga dapat dimanfaatkan sebagai pembuat shortcut. Masukkan saja katakata yang sering kita pakai seperti yg untuk yang, tk untuk terima kasih, yth
untuk yang terhormat, ws untuk wassalam, dan lain-lain. Selanjutnya coba,
masukkan pada AutoCorrect Options dengan cara seperti di atas pada kotak Replace
masukkan tk dan pada kotak With masukkan terima kasih. Klik Add, dan Pilih OK.
Kemudian mari kita praktikkan pada dokumen. Ketik tk lalu tekan spasi. Perhatikan
apa yang terjadi?

MembuatTitikTitikdenganMudah
Pada saat membuat formulir, soal, kuisioner, daftar isi dan lain sebagainya biasanya
terdapat titik-titik di dalamnya. Misalnya:
1. Pendahuluan ......................................................................................................... 1
2. Tujuan.................................................................................................................... 2
Nah, untuk membuatnya apakah kita harus menekan tombol titik berulang kali? Ini
merupakan pekerjaan yang membosankan ditambah pula dengan hasil yang tidak rapi.
Untuk membuatnya lebih cepat kita dapat memanfaatkan yang namanya Tab Stop. Tab
Stop adalah tempat dimana kursor akan berhenti saat kita menekan tombol Tab.
Langkah-langkahnya adalah sbb:

1. Klik pada ruler (penggaris). Seperti pada contoh diatas, dibuat 2 tab stop, yaitu
pada tempat dimana kita hendak menulis pendahuluan, pada awal titik-titik.
2. Untuk membuat tab stop yang ke 2 dengan yaitu mengklik 2 kali pada ruler,
maka akan muncul kotak Tabs. Akan terlihat posisi dimana saja kita membuat
tab stop.

3. Klik pada tab stop yang paling terakhir, kemudian pada pilihan Leader pilih no
2 untuk membuat titik-titik. Klik Set, kemudian OK.

Rasiman:MengoptimalkanPenggunaanMSWorduntukAdministrasiPerkantoran

Selanjutnya mari kita praktikkan pada dokumen. Ketik 1., kemudian tekan TAB, ketik
Pendahuluan, tekan TAB, ketik nomor halaman. Perhatikan apa yang terjadi?

MembelahJendelaMenjadi2
Ada kalanya pada beberapa jenis dukomen pada saat mengetiknya sesuatu kita harus
melihat acuan ke halaman sebelumnya atau juga sebaliknya. Jika halaman tersebut
letaknya jauh atau dokumen yang sudah memiliki jumlah halaman lebih banyak, apakah
kita harus bolak-balik dengan tombol Page down/Page up atau Ctrl+Home/Ctrl+End?
Jawabannya tidak perlu, cukup belah (split) jendela MS Word.
1. Caranya pilih menu Windows > Split. Tentukan ukuran Split sesuai keinginan
kita lalu klik sekali. Maka akan ada 2 (dua) jendela MS Word untuk dokumen
yang sama.
2. Sedang jika tidak diperlukan lagi untuk menghilangkannya caranya pilih menu
Windows > Remove Split. Mudah bukan?

MenggunakanStyle
Masih banyak pengguna Microsoft Word yang belum menggunakan style dalam
mengetik, mungkin karena memang jarang dibahas pada buku-buku atau modul
praktikum. Padahal bila tidak memanfaatkan style kita akan sering memformat satu
persatu yang tentunya akan sangat merepotkan. Style adalah gabungan beberapa format,
semacam template dari format. Misalnya format ukuran huruf 18pt, Centered, Arial,
diberi nama style Title. Dengan menggunakan style, kita bisa menerapkan format yang
sama tanpa harus memformat satu persatu. Setiap huruf yang diketikkan pada MS Word
memiliki style, style yang default adalah Normal.

Bila belum diubah, style normal adalah format font Times New Roman, 12pt, rata kiri,
spasi 1, tanpa indentasi. Style dapat diakses dari toolbar seperti gambar di atas, atau dari
menu Format > Styles and Formatting.
Mari kita praktikkan langkah-langkahnya berikut:
1. Buat dokumen baru, ketik Ini menggunakan Style 1.

Rasiman:MengoptimalkanPenggunaanMSWorduntukAdministrasiPerkantoran

2. Pilih menu Format > Styles and Formatting > New Style kemudian tentukan
Name: Style1, Formating: Arial, 16 pt, Bold, rata kiri. Pilih OK
3. Blok teks Ini menggunakan Style Ubah nama style pada tool bar Style1.

4. Tekan ENTER untuk pindah ke baris baru, kemudian ketik Ini menggunakan
Style2 dan lakukan langkah No. 2, beri Name: Style2, Formating: Comic Sans
MS, 22 pt, Bold, Centrered, Italic, Underline. Pilih OK, kemudian ubah nama
style pada tool bar Style2.

Rasiman:MengoptimalkanPenggunaanMSWorduntukAdministrasiPerkantoran

MembuatDaftarIsi(TableofContents)
Mungkin kita lebih sering terfokus pada isi dokumen ketimbang bagian lain yang juga
sebetulnya penting, seperti daftar isi (table of contents). Sehingga bagian ini sering
dikerjakan belakangan dan kadang karena diburu waktu, kita tidak sempat
memperbaikinya bila ada perubahan pada dokumen.
Hal tersebut sering terjadi bila kita membuat daftar isi secara manual. Oleh sebab itu,
ganti cara manual dengan fitur yang sudah disediakan oleh MS Word. Fitur ini dapat
membantu membuat daftar isi dengan cepat dan mudah, dan jika ada perubahan pada
nomor halaman dan judul dalam dokumen, kita dapat melakukan update daftar isi
dengan perintah sederhana saja.
Menandai Bagian untuk Daftar Isi
Sebelum membuat daftar isi, kita perlu menandai bagian-bagian mana saja yang akan
ditampilkan dalam daftar isi. Bagian tersebut biasanya berupa heading atau judul bab,
contoh: Bab 1 Pendahuluan, 1.1 Pengenalan MS Office2003, dan sebagainya. Cara
mudah untuk membuat heading adalah menggunakan heading styles yang sudah
disediakan (built-in sytles) oleh MS Word, yaitu Heading 1 sampai dengan Heading 9.
Cara Membuat Daftar Isi
Setelah menandai bagian untuk daftar isi, maka langah selanjutnya adalah ke tahap
pembuatan.
Membuat Daftar Isi dari Built-In Heading Styles. Gunakan cara ini bila dokumen
menggunakan heading styles seperti Heading 1, Heading 2, dan seterusnya.
1. Klik pada bagian halaman yang ingin ditaruh daftar isi (biasanya di awal
dokumen).
2. Pilih menu Insert > Reference > Index and Tables
3. Klik tab Tables of Contents, pilih gaya daftar isi yang diinginkan.
4. Pilih OK.
5. Perhatikan apa yang terjadi.

Rasiman:MengoptimalkanPenggunaanMSWorduntukAdministrasiPerkantoran

Cara Update Daftar Isi

Update dilakukan jika ada perubahan pada nomor halaman dan judul dalam dokumen.
Untuk melakukan update langkah-langkahnya sbb:
1. Letakkan kursor pada bagian daftar isi yang sudah ada.
2. Klik kanan pada daftar isi, pilih Update Filed.
3. Pilih Update page number only (jika hanya ingin update nomor halaman saja),
atau
4. Pilih Update entire table (untuk update daftar isi secara keseluruhan).
5. Pilih OK untuk mengakhiri.

Referensi
Microsoft Office Word Help yang sudah diterjemahkan.
Gambar dibuat sendiri menggunakan software Screen Capture Utility SnagIt
V.9.0.0 (Build 351)

Rasiman:MengoptimalkanPenggunaanMSWorduntukAdministrasiPerkantoran