Nama: Fadli F

Malawat

Perusahaan yang gagal menerapkan ERP ?

FOX MEYER DRUG (FMD)
Fox Meyer Drug (FMD) merupakan perusahaan farmasi obat-obatan
terbesar di dunia yang mengalami kebangkrutan di tahun 1996. Faktor
penyebab bangkrutnya FMD adalah karena adanya kesalahan dalam
pengimplementasian pada system enterprise resource planning (ERP) yang
mereka punya. FMD memilih SAP R/3 sebagai aplikasi ERP mereka. Pada
tahun
1993
tepatnya
pada
bulan
september,
FMD
mencoba
mengimplementasi SAP pada proses bisnis mereka dan menandatangani
kontrak dengan konsultan SAP yaitu Andersen Consulting (Accenture). Proyek
ini meliputi Information Systems, Inventory Control, Supply Chain, Strategic
Planning, Customer Service, Handling, dan Pengiriman.
Dengan adanya persaingan yang ketat secara global, membuat FMD
sendiri berupaya untuk mencari solusi yang dapat menunjang segala
kebutuhan bisnisnya. Dengan solusi ini juga diharapkan perusahaan akan
mampu mengelola pesanan, persediaan, dan aktivitas penjualan di dalam
satu streamline operation serta menyediakan distribusi yang efektif dan
efisien dari resep obat yang merupakan sebuah komponen penting di dalam
sebuah industry farmasi. Pengembangan system yang di lakukan secara
bertahap. Di tahun 1994 Fox Meyer Drug menambahkan aplikasi pada 6
gudang baru dengan melakukan kontrak dengan Andersen. Rencananya
aplikasi tersebut akan di implementasikan pada bullan January dan February
1995. Dengan pengembangan system secara bertahap ini akan diharapkan
perusahaan dapat dengan cepat mengidentifikasi jika ada suatu kesalahan
pada sistem. Akan tetapi yang terjadi adalah kesalahan itu sudah tidak dapat
lagi ditanggulangi karena sudah terlanjur banyak terjadi kesalahan yang
mengakibatkan perusahaan rugi sekitar US$ 100 juta.
Penyebab kegagalan dalam Implementasi ERP
Tidak adanya keterlibatan dari pengguna akhir atau end user menyebabkan
kegagalan di dalam implementasi ERP. Proses Perencanaan dan penerapanya
hanya dilakukan oleh manajemen tingkat atas (upper management) dari
FMD, Andersen Consulting, serta orang-orang teknis yang berkepentingan
lainnya. Orang-orang yang menjadi end user tidak dilibatkan sehingga terjadi
gap yang besar antara pengguna dengan perencana sistem. Kurangnya
kerjasama diantara end user juga menjadi salah satu penyebab lainnya. Dan
tidak adanya pelatihan khusus yang dilakukan oleh pihak perusahaan kepada
para pengguna SAP di FMD. Penyebab lainya, adalah Perusahaan
menginginkan solusi yang tepat yaitu menyediakan informasi yang up-todate, otomatis, dan mampu untuk mengintegrasikan sistem persediaan
barang. Dengan maksud mampu untuk mengelola pesanan, persediaan, dan
aktivitas penjualan ke dalam satu sistem serta menyediakan distribusi yang
efektif dan efisien. Akan tetapi telah terjadi kekeliruan dalam
pengimplementasian ERP karena menggunakan aplikasi yang salah, secara

umum perusahaan FMD ingin menggunakan SAP R/3 akan tetapi software ini
hanya didesain untuk perusahaan manufaktur bukan untuk wholesalers
terutama yang membutuhkan banyak transaksi dalam proses bisnisnya.
Penyebab lainya adalah karena tidak adanya komunikasi antara pihak
manajemen, tim proyek, dengan pengguna akhir serta tidak adanya
restrukturisasi proses bisnis yang dikerjakan (change management). SAP
tidak terintegrasi karena ketidakmampuan dari FMD untuk merestrukturisasi
proses bisnis yang mereka jalankan dengan adanya SAP. Mereka ingin
menggunakan software tersebut karena software tersebut merupakan
software terpopuler pada masa itu, sehingga adanya keterpaksaan oleh
management FMD sendiri yang tidak terencana dengan baik menggunakan
software yang tidak cocok.
Kesimpulan
Perlu adanya perencanaan dan Keputusan yang dilakukan oleh Fox Meyer
Drug untuk mengimplementasikan ERP dengan menggunakan aplikasi yang
cocok sehingga dapat membantu perusahaan untuk kebutuhan bisnisnya.
Perusahaan perlu bekerja sama untuk menghindari perusahaan dari sebuah
kegagalan implementasi sistem informasi, yaitu dengan melibatkan end user
dalam penerapan system informasi yang baik.
Perusahaan yang sukses menerapkan ERP?
PT. SEMEN GRESIK
PT. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan sejak tahun
1957. Bagi manajemen PT Semen Gresik, urusan semen juga identik dengan sistem informasi
yang kompleks dan rantai pasok yang mesti terintegrasi. Bisnis PT. SEMEN GRESIK perlu di
tunjang dengan pemanfaatan teknologi informasi (TI) yang memadai. Semuanya akan menjadi
lebih simpel dengan diterapkannya sistem TI yang terintegrasi dan mutakhir.
Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada
di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan
berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian
manufakturing.
Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP
(Garside, 2004), yaitu :
1. Kebutuhan Back Bone System yang kuat dan mampu memberikan informasi yang
relevan dan tepat waktu.
2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan
sinergi yang lebih optimal.
Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development)
berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. tetapi, aplikasi-aplikasi yang
digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum
terintegrasi antara satu dan lainnya. Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa
mengakomodasi kebutuhan perusahaan -- khususnya para user -- yang dari waktu ke waktu terus
berkembang. Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user.

IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK

Proses Implemetasi ERP, di lakuakan dengan cara Mendefinisikan rencana proyek yang realistis
dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan. Kemudian melaksanakan
tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target
dan waktu yang ditentukan, serta rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.
Setelah melalui proses cukup panjang -- memakan waktu hampir 1,5 tahun -- Semen Gresik
akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi
Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan.
Awalnya perusahaan memerlukan beberapa hal teknis yang mendukung bisnisnya. Seperti
sofware J.D.Edwards, kemudian membangun infrastruktur server dan database, Membangun tata
ruang sistem informasi, dan Menyusun dokumentasi sistem. Pada saat yang hampir bersamaan,
perusahaan juga membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang
yang tersebar di beberapa lokasi.Proses implementasi ini PT. Semen Gresik harus mengeluarkan
dana sekitar Rp 46 miliar lebih.
Sedangkan aspek non teknis Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang
dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang The Best. Proses mapping
dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang
dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses
semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah
mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan
dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk
mengikuti bisnis proses J.D.Edwards. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP
menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job
discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.
Aplikasi Change Management untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan
adanya implementasi ERP.
Kendala-kendala dalam Implementasi ERP salah satunya adalah masalah bahasa dan perubahan
dari model hard copy menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi
istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang
digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa
Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional
dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan
kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan
melalui media tersebut (model display).
HASIL IMPLEMENTASI ERP
Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang
diperoleh diantaranya :
Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan
semen.

Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima
belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
Meningkatkan keakuratan informasi
Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis
di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal
perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku puas.

KESIMPULAN
Untuk proses implementasi ERP pada suatu perusahaan membutukan waktu yang cukup lama,
dan membutuhkan dana yang cukup besar. Dalam penerapanya setiap para karyawan dituntut
terus menerus untuk meng-update data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus
bersifat real time. Selain itu komitmen dari management merupakan hal yang penting dalam
mendukung implementasi ERP di Semen Gresik dimana mereka memiliki inisiatif untuk
menerapkan sistem ini sehingga dapat memberikan hasil yang baik kepada bisnis mereka,
dengan memberikan banyak perubahan-perubahan yang nantinya akan di sesuaikan
REFERENSI
Garside, Annisa Kesy. 2004. Faktor-Faktor Kesuksesan Implementasi Enterprise Resource
Planning (ERP) di PT. Semen Gresik.