Starting Internal Audit

Sebelum memulai internal audit, harus ditentukan tujuan yang akan dicapai. Setelah
menentukan tujuan, Langkah pertama dalam memulai audit internal yang sebenarnya adalah
menginformasikan kelompok atau organisasi yang akan diaudit bahwa audit internal telah
dijadwalkan. Walaupun Internal audit harus menyiapkan planning memo sebagai alat
dokumentasi berkas internal audit, kegunaan dari internal audit itu sendiri harus
diberitahukan pada perencanaan internal audit. Jika tidak, audit internal harus
menginformasikan orang-orang yang tepat di suatu bagian yang ditinjau melalui catatan
informal yang diikuti dengan pemberitahuan lebih formal. Pemberitahuan dari audit internal
yang direncanakan akan datang ini disebut surat penunjukan. Surat penunjukan ini adalah
dokumen perencanaan internal yang menginformasikan auditee kapan audit internal
dijadwalkan, siapa yang akan melakukan review, dan mengapa audit dilaksanakan. Surat
penunjukan harus memberitahu auditee informasi seperti:
1. Penerima (di bagian auditee)
Surat ini ditujukan kepada orang (manajer atau bagian yang terkait) untuk diaudit.
2. Tujuan dan lingkup audit
Auditee harus dengan jelas mengetahui tujuan dan ruang lingkup audit.
3. Diharapkan tanggal mulai auditnya dan durasi direncanakannya audit
Engagement letter harus memberi tahu sejelas mungkin kapan proses audit akan
dimulai dan berakhir.
4. Orang yang bertanggung jawab untuk melakukan review
Auditee setidaknya harus mengetahui auditor yang bertanggung jawab dalam
melakukan penugasan.
5. Persiapan kebutuhan audit
Auditor harus memberitahu auditee tentang kebutuhan apa saja yang diperlukan
dalam melaksanakan audit nanti.
6. Surat Engagement salinan
Surat salinan tersebut harus diberikan kepada orang yang membutuhkan di dalam
perusahaan.
7. Laporan operasi lainnya
Selain dari tujuan audit, statistik keuangan dan laporan lain yang berhubungan
dengan proses audit harus di request pada awal di dalam engagement memo.
Berikut adalah contoh dari engagement letter dari buku Internal Audit Brinks.

Beberapa level manajemen, harus diberikan salinan dari engagement memo ini.
Walaupun pada teorinya auditor harus memberitahukan auditee bahwa internal audit telah
dijadwalkan, namun ada beberapa situasi dimana audit tersebut dilakukan secara mendadak.
Sebagai contoh untuk audit mengenai fraud, audit akan lebih baik dilakukan secara mendadak
dan hanya meberitahukan jadwal audit kepada level top manajemen.
Beberapa auditor internal profesional telah mengambil keputusan yang berbeda pada
persoalan apakah audit harus diumumkan terlebih dahulu. Mereka berpendapat bahwa audit
secara tiba-tiba memungkinkan review untuk melihat kondisi yang sebenarnya tanpa
memberikan auditee kesempatan untuk membersihkan catatan, dokumentasi, dan hal-hal

lainnya. Namun, kedatangan tim audit untuk audit mendadak dapat menyebabkan beberapa
gangguan serius terhadap organisasi auditee, dengan kemungkinan bahwa auditee utama
(supervisi yang memegang kendali bagian) mungkin berlibur atau sedang tidak di tempat
karena berbagai alasan. Kecuali ada dugaan kecurangan atau kebutuhan untuk perhitungan
kas kejutan, audit mendadak umumnya harus dihindari. Bahkan mungkin ada alasan untuk
menunda atau menjadwal ulang review seperti yang diumumkan dalam surat penunjukan.
Ketika sebuah audit sudah dijadwalkan dan manajemen sudah diberitahu, tim audit
yang ditugaskan harus sudah siap melakukan pekerjaannya di tempat auditee. Hal ini disebut
fieldwork (kerja lapangan). Walaupun pelaksanaan audit tidak dilakukan daerah lain, atau
bahkan internal audit hanya dilaksanakan di tempat yang tidak jauh dari internal audit, atau
mungkin hanya melalui web screens, penggunaan kata kerja lapangan tetap digunakan. Kerja
lapangan itu sendiri memiliki definisi dimana internal audit dilaksanakan dihitung sejak hari
pertama auditor melakukan pekerjaannya. Pada saat ini tim internal audit sudah mendapatkan
gambaran umum dari perusahaan seperti kebijakan dan prosedur terkait proses bisnis. Setelah
hal tersebuit selesai, selanjutnya internal audit akan melaksanakan survei lapangan agar
pemahaman mengenai area yang akan diaudit serta membuat dokumentasi atas proses audit
tersebut.
A. Internal Audit Field Survey
Sebuah survei awal penting dalam menentukan arah, ruang lingkup, dan tingkat upaya
audit, hal ini adalah langkah pertama yang diambil di lokasi audit. Sebuah survei lapangan
memungkinkan auditor untuk: (1) membiasakan diri dengan proses utama di lapangan; dan
(2) mengevaluasi struktur pengendalian dan tingkat risiko kontrol dalam berbagai proses dan
sistem yang termasuk dalam audit. Jika anggota dalam tim audit tidak familiar dengan
lingkungan maupun manajeman auditee, pada saat survei inilah saat yang tepat untuk
perkenalan dan mengklarifikasi hal-hal yang kurang jelas pada saat pembuatan engagement
letter. Pada tahap ini juga adalah saat yang tepat bagi auditor untuk membuat outline
pertanyaan dan menetapkan preliminary schedule. Unsur-unsur informasi harus dibangun
oleh auditor dan anggota tim lainnya selama survei lapangan adalah:

Organisasi

Selama survei lapangan, auditor harus mengkonfirmasikan bahwa bagan organisasi

termasuk nama-nama personil kunci adalah benar. Auditor harus akrab dengan
tanggung jawab fungsional dan orang-orang kunci yang terlibat dalam operasi,
karena jabatan yang ada dalam bagan organisasi belum tentu sesuai dengan
pekerjaan yang dilakukan. Jika pada saat auditor meminta bagan organisasi tidak
ada, maka auditor harus membuat draft dan berdikusi dengan auditee terkait

dengan bagan organisasi tersebut.

Manual dan arahan
Salinan kebijakan yang berlaku dan prosedur manual, penggalian data yang
menarik untuk kertas kerja audit, mungkin tersedia melalui sistem online, dan
akses yang tepat harus diperoleh. Tergantung dengan tujuan audit, correspondence

files harus di screening untuk hal yang material.

Laporan
Laporan manajemen yang relevan dan risalah rapat meliputi bidang-bidang yang
sesuai dengan audit seperti anggaran, operasi, biaya studi, dan masalah personel,
dan hasil dari setiap inspeksi eksternal atau tinjauan manajemen serta tindakan
yang diambil harus dianalisis. Laporan tersebut dapat menuntun kepada audit sama
seperti ringkasan masalah yang dihadapi, rekomendasi yang diberikan, dan progres
dari sebuah implementasi.

Pengamatan pribadi
Dapat dilakukan melalui kegiatan membiasakan auditor internal dengan entitas,
operasi dasar, personil, dan pemanfaatan ruang. Hal ini memberikan tim audit
kesempatan untuk bertanya dan observasi terhadap operasi bisnis auditee. Auditor
biasanya tidak mau untuk mengunjungi kegiatan operasi, sehingga hal tersebut
membuat kurangnya pemahaman auditor terhadap operasi yang dilakukan auditee.
Sehingga hal tersebut akan berdampak pada final audit.

Diskusi dengan personil kunci

Diskusi di area yang diaudit dapat memberikan bantuan untuk menentukan
masalah yang diketahui oleh para personil kunci, hasil saat operasi unit, dan setiap
perubahan yang direncanakan atau reorganisasi. Pertanyaan harus diajukan
berdasarkan data awal atau pengamatan terakhir auditor.

B. Documenting The Internal Audit Field Survey

Untuk review yang besar, survei dapat dilakukan selama kunjungan terpisah sebelum
pengujian rinci dan analisis kerja. Dalam kedua kasus tersebut, pekerjaan yang dilakukan dan
ringkasan data yang dikumpulkan melalui survei lapangan harus didokumentasikan dalam
kertas kerja audit. Salinan laporan dan prosedur utama harus diperoleh, catatan ringkasan dari
semua wawancara, dan pengamatan hasil observasi disiapkan dengan diagram alur untuk
semua sistem atau proses.
C. Field Survey Auditor Conclusions
Tujuan dari survei lapangan adalah untuk mengkonfirmasi asumsi yang diperoleh dari
perencanaan audit pendahuluan, dan mengembangkan pemahaman tentang proses dan sistem
kunci. Karena informasi yang mendukung perencanaan audit pendahuluan sering tidak
sempurna, survei lapangan adalah titik penting di mana tim audit yang ditugaskan dapat
membuat penyesuaian terhadap tujuan dan lingkup audit yang direncanakan. Internal auditor
mungkin menghadapi kasus di mana informasi yang diperoleh dari survei lapangan dapat
menyebabkan tim audit untuk menyesuaikan ruang lingkup audit yang direncanakan secara
substansial atau bahkan membatalkan pekerjaan audit rinci. Bahan yang dikumpulkan dalam
survei lapangan harus digunakan baik untuk mendokumentasikan atau memperbaharui
dokumen workingpaper secara permanen. Dokumen ini sangat penting jika auditor merasa
butuh untuk mengubah lingkup pemeriksaan atau prosedur yang direncanakan.

Contoh dari Field Survey Conclusions Audit Report.