Badan Kepegawaian Negara

PENYUSUNAN PETA
JABATAN DAN
ANALISIS BEBAN KERJA
Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi
2011

Badan Kepegawaian Negara

TUGAS
POKOK
DAN
FUNGSI

MekaNISME PENYUSUNAN
KEBUTUHAN PEGAWAI
ANALISIS
JABATAN

INFORMASI
JABATAN

NAMA
NAMA JABATAN
JABATAN
IKHTISAR
IKHTISAR JABATAN
JABATAN
URAIAN
URAIAN TUGAS
TUGAS

ANALISIS
BEBAN KERJA

PETA JABATAN
KEBUTUHAN

KEBUTUHAN
PEGAWAI

Badan Kepegawaian Negara

PETA JABATAN

Peta jabatan adalah susunan nama dan

tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional

yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi

ari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi

Badan Kepegawaian Negara

CONTOH PETA JABATAN

Struktur Organisasi
Lengkap dengan Golru & Pendidikan

Rekapitulasi
Kekuatan Pegawai

Nomenklatur Fungsional
dengan Jumlah

Beban Kerja

Badan Kepegawaian Negara

ANALISIS BEBAN KERJA

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk

menentukan jumlah dan jenis pekerjaan

uatu unit organisasi yang dilakukan secara sistemati

menggunakan teknik analisis jabatan dengan
memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya

METODE
Badan Kepegawaian Negara

ANALISIS BEBAN KERJA

METODE DAFTAR PERTANYAAN

Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari

masing-masing pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis
jabatan, namun masih dimungkinkan untuk disesuaikan dengan
tugas-tugas baru karena adanya perubahan peraturan perundangundangan yang berlaku yang disampaikan kepada unit/satuan
kerja yang menjadi sasaran.

METODE WAWANCARA
Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang
berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh
pemegang jabatan

METODE PENGAMATAN LANGSUNG

Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang
jabatan

Badan Kepegawaian Negara

PENGHITUNGAN BEBAN KERJA

1. Unit pelaksana mengolah data laporan beban kerja dari satuan

unit/satuan organisasi dengan menghitung isi kerjanya,dengan
rumus :

ISI KERJA = BEBAN KERJA x NORMA WAKTU

2. Setelah seluruh jenis produk dihitung isi kerjanya, kemudian

dijumlahkan untuk mencari jumlah isi kerja jabatan dan isi
kerja unit dengan menggunakan satuan orang jam (OJ)

Badan Kepegawaian Negara

WAKTU KERJA EFEKTIF

WAKTU KERJA EFEKTIF per hari = 1 hari x 5 jam x 60 menit = 300

menit
WAKTU KERJA EFEKTIF per minggu = 5 hari x 5 jam x 60 menit =
1.500 menit
WAKTU KERJA EFEKTIF per bulan = 20 hari x 5 jam x 60 menit =
6.000 menit
WAKTU KERJA EFEKTIF per tahun = 240 hari x 5 jam x 60 menit =
72.000 menit
Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah
kebutuhan pegawai per jabatan dengan rumus :
Waktu Penyelesaian x Beban Kerja
Jumlah Kebutuhan
=
Pegawai Per jabatan
Waktu Kerja Efektif

Badan Kepegawaian Negara

FORMULIR PENGUKURAN
BEBAN KERJA PEGAWAI

Nama Jabatan
:
Unit Kerja
:
Ikhtisar Jabatan :
No

Uraian Tugas

Satuan
Hasil

Waktu
Penyele
-saian

1
2
3
4
5
6
7
8
Jumlah

Waktu
Kerja
Efektif

Beban
Kerja

Pegawai
Yg
Dibutuhkan

Ket.

Badan Kepegawaian Negara

URAIAN

PETUNJUK PENGISIAN
KETERANGAN

Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku

dengan nama yg tersebut dalam surat keputusan
Unit Kerja

Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja

Ikhtisar
Jabatan

Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang

memberikan gambaran secara umum tentang ruang
lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu kalimat yang
mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana
cara mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (why)

Uraian Tugas

Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas

pokok saudara secara berurutan dari yang paling berat,
kurang berat dan ringan dalam satu kalimat yang
mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana
cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why)

Satuan Hasil

Tulislah satuan hasil yang saudara peroleh dalam

melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas, satuan hasil
tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu rencana, kegiatan,

Badan Kepegawaian Negara

URAIAN

PETUNJUK PENGISIAN
KETERANGAN

Waktu
Penyelesaian

Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam

penyelesaian suatu tugas jabatan

Waktu Kerja
Efektif

Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari

waktu efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1
bulan = 6000 menit dan 1 tahun 72000 menit

Beban Kerja

Beban kerja yang harus diselesaikan apakah harian,

mingguan atau bulanan

Pegawai Yang
Dibutuhkan

Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi

jabatan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu
tahun

Badan Kepegawaian Negara

CONTOH (1)

Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi

Unit Kerja
: Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai
Ikhtisar Jabatan: Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi
tambahan formasi
Instansi Pusat dan Daerah sesuai
dengan peraturan yang berlaku,
untuk kelancaran
pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat
Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN
No

Uraian Tugas
Menginventarisasi
data usulan formasi
yang
disampaikan
oleh Instansi Pusat
dan Daerah dengan
cara
mengelompokkan
sesuai
dengan
instansinya
agar

Satuan
Hasil

Waktu
Penyele
-saian

Waktu
Kerja
Efektif

Beba
n
Kerja

Pegawai
Yg
Dibutuhkan

Data

5 menit

24.000
menit

602

0,125

Ket

Badan Kepegawaian Negara

CONTOH (2)
Waktu
Kerja
Efektif

Beba
n
Kerja

Pegawai
Yg
Dibutuhkan

No

Uraian Tugas

Satuan
Hasil

Waktu
Penyele
-saian

Memeriksa
data
usulan formasi yang
disampaikan
sesuai
dengan
format
formulir
yang
ditentukan agar data
akurat

Lapora
n

15
menit

24.000
menit

602

0,376

Mengolah data usulan

Bahan
formasi berdasarkan
Pertimjenis jabatan untuk
bangan
membuat
bahan
Formasi
pertimbangan

15
menit

24.000
menit

602

0,376

30
menit

72.000
menit

0,002

Memelihara database
formasi pegawai
dengan cara
menyimpan,
memperbaharui dan

Kegiata
n

Ket

Badan Kepegawaian Negara

CONTOH (3)
Waktu
Kerja
Efektif

Beba
n
Kerja

Pegawai
Yg
Dibutuhkan

No

Uraian Tugas

Satuan
Hasil

Waktu
Penyele
-saian

Memberikan informasi
yang dibutuhkan
Penganalisis Formasi
Pegawai berdasarkan
data usul formasi
sebagai bahan
pembuatan kebijakan
formasi dan
pertimbangan alokasi
tambahan formasi
pegawai Instansi
Pusat dan Daerah

Lapora
n

5 menit

24.000
menit

602

0,125

Lapora
n

6000
menit

24.000
menit

0,125

Membuat konsep
laporan statistik
mengenai formasi
pegawai Instansi
Pusat dan Daerah
berdasarkan data usul
formasi untuk

Ket

Badan Kepegawaian Negara

CONTOH (4)
Waktu
Kerja
Efektif

Beba
n
Kerja

Pegawai
Yg
Dibutuhkan

No

Uraian Tugas

Satuan
Hasil

Waktu
Penyele
-saian

Membuat konsep
pertimbangan Kepala
BKN mengenai alokasi
tambahan formasi
pegawai Instansi
Pusat dan Daerah
berdasarkan data usul
formasi sebagai
bahan pertimbangan
teknis Kepala BKN

Pertimbangan

6000
menit

24.000
menit

0,250

Melaksanakan tugas
kedinasan lain yang
diperintahkan oleh
atasan baik lisan
maupun tertulis untuk
kelancaran
pelaksanaan tugas

Kegiata
n

10
menit

300
menit

0,100

Jadi, jumlah pegawai yang dibutuhkan

Jumlah 2 orang (dibulatkan)

1,604

Ket

Badan Kepegawaian Negara

TERIMA
KASIH