BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di era globalisasi saat ini kemajuan sistem informasi dan teknologi
komputer berkembang sangat pesat sejalan dengan besarnya kebutuhan terhadap
suatu informasi baru yang menunjang kegiatan sehari-hari. Perkembangan dan
perubahan di berbagai bidang seperti tekhnologi, ekonomi, sosial, dan budaya
mendorong setiap organisasi untuk tanggap dan dapat beradaptasi dalam setiap
perubahan

yang

terjadi

agar

dapat

menjalankan

dan

mempertahankan

organisasinya. Perkembangan teknologi informasi itu sendiri tidak lepas dari

berkembang pesatnya perkembangan teknologi komputer, karena komputer
merupakan suatu media yang dapat memberikan kemudahan bagi manusia dalam
menyelesaikan suatu pekerjaan. Tekhnologi informasi bukanlah penghambat laju
perkembangan sebuah perusahaan tetapi lebih ke arah solusi.
Persaingan bisnis yang tumbuh pesat saat ini, secara tidak langsung suatu
perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi di dalam menjalankan aktifitas
kerjanya terutama dalam melakukan suatu transaksi dalam jumlah besar seperti
rumah sakit, departmen store, dan bidang usaha lainnya yang transaksinya
berbentuk abstrak seperti usaha warung internet atau warung game online, dan
disinilah sistem billing bekerja. Sistem billing merupakan suatu sistem yang
membantu suatu perusahaan atau para usahawan dalam mengatur atau mencatat
segala transaksi yang terjadi. Pada dasarnya sistem billing merupakan suatu
sistem

pencatat

dan

pemonitor

transaksi

yang

berbentuk

software.

(www.wikipedia.com).
Perkembangan akan industri otomotif di Indonesia sudah semakin pesat dan
membuat tingkat persaingannya semakin ketat, khususnya di bidang usaha dealer
automotif. Hal inilah yang memacu motivasi perusahaan-perusahaan yang
bergerak di bidangnya senantiasa terus meningkatkan kualitas produksi dan kerja
guna menarik para konsumen. Banyaknya produk yang memiliki kesamaan
bentuk, fungsi, dan fitur-fitur lain yang membuat konsumen kesulitan untuk
membedakan produk-produk yang ada dalam pasar global, akibatnya konsumen
harus semakin selektif dalam memilih produk yang akan dibeli.
1

Persaingan yang terjadi saat ini semakin pesat tergantung dari pengelolahan
sistem pemasaran yang dilakukan perusahaan untuk dapat bertahan dalam
persaingan pasar. Seperti yang dikemukakan oleh Kotler dan Keller (2009:5)
menyatakan bahwa Pemasaran adalah suatu fungsi organisasi dan serangkaian
proses untuk menciptakan, mengkomunikasikan, dan memberikan nilai kepada
pelanggan dan untuk mengelola hubungan pelanggan dengan cara yang
menguntungkan organisasi dan pemangku kepentingannya. Sesuai yang
dikemukakan Kotler dan Keller tersebut bahwa pemasaran yang ada di Auto 2000
Kediri Suharmadji sudah sesuai dengan teori yang ada, hal ini dibuktikan dengan
kepuasan pelanggan dijadikan sebagai prioritas utama demi mencapai tujuan
perusahaan.
PT. Astra Internasional, Tbk Auto 2000 Kediri Suharmadji merupakan salah
satu perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualanan kendaraan dan
pelayanan jasa service kendaraan mobil khusus TOYOTA. Berbagai jasa
pelayanan telah dilakukan oleh Auto 2000 Kediri Suharmadji dalam
meningkatkan kualitas pelayanan service kendaraan yang berkualitas, baik jasa
service Body Paint (BP) maupun jasa service General Repair (GR). Pelayanan
terbaik yang diberikan Auto 2000 Kediri Suharmadji sangat diharapkan oleh para
customer, tetapi pelayanan tersebut tidak akan di rasakan secara optimal apabila
tidak di tunjang sistem kerja bagian Administrasi Service yang baik dan memadai.
Oleh karena itu, bagian Administrasi Service merupakan bagian yang harus ada
dan mempunyai peran yang sangat penting untuk mendukung pelayanan jasa
service yang optimal.
Selama melakukan kegiatan magang di Auto 2000 Kediri Suharmadji,
penulis melihat bahwa segala macam pencatatan dan pemonitoran data jasa
service Body Paint (BP) dan jasa service General Repair (GR) dilakukan dengan
terkomputerisasi oleh staff Administrasi Service yang dilakukan oleh satu
karyawan atau tenaga kerja (manpower). Sistem kerja bagian Administrasi
Service terdiri dari prosedur-prosedur dari berbagai bidang yang saling
berhubungan dan tidak dapat di pisahkan satu sama lain, sehingga proses
pencatatan transaksi dari proses pemberian pelayanan jasa service dapat di
pertanggungjawabkan. Di dalam suatu perusahaan sumber daya manusia (SDM)

mempunyai peran penting di dalam mencapai suatu tujuan organisasi, apapun

bentuk dan tujuan organisasi dibuat berdsarkan berbagai visi untuk kepentingan
manusia dan dalam pelaksanaan misinya dikelola dan diurus oleh manusia. Jadi,
manusia merupakan faktor yang sangat berpengaruh dalam semua kegiatan
institusi/organisasi.
Manpower (tenaga kerja) merupakan istilah yang identik dengan personalia
atau sumber daya manusia. Oleh karena itu, pengertian tenaga kerja dapat dilihat
secara makro maupun mikro. Secara makro, tenaga kerja atau manpower adalah
kelompok yang menduduki usia kerja. secara mikro pengertian tenaga kerja
adalah karyawan atau employee yang mampu memberikan jasa dalam proses
produksi. Jadi, secara makro pengertian tenaga kerja bersifat kuantitas, yaitu
jumlah penduduk yang mampu bekerja. Mampu bekerja disini bercirikan batas
usia kerja minimal, misalnya 10 tahun atau 15 tahun. Sedangkan secara mikro,
pengertian tenaga kerja bersifat kualitas, yaitu sebagai jasa yang diberikan atau
dicurahkan dalam proses produksi. Dalam konteks pengertian ini, maka tenaga
kerja sering dipandang sebagai human atau intelectual capital perusahaan. Pada
prakteknya khususnya di Indonesia, istilah tenaga kerja meliputi buruh, karyawan,
dan pegawai (Siswanto, 2000:12).
Manpower (tenaga kerja) mempunyai peran penting dalam menentukan
maju mundurnya suatu perusahaan. Untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan
karyawan yang sesuai dengan persyaratan dalam perusahaan, dan juga harus
mampu menjalankan tugas-tugas yang telah ditentukan oleh perusahaan. Setiap
perusahaan akan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerja karyawannya,
dengan harapan apa yang menjadi tujuan perusahaan akan tercapai. Kemampuan
karyawan akan tercermin dari kinerjanya, kinerja yang baik adalah kinerja yang
optimal. Kinerja karyawan tersebut merupakan salah satu modal bagi perusahaan
untuk mencapai tujuannya. Sehingga kinerja karyawan merupakan hal yang patut
diperhatikan oleh pimpinan perusahaan, sebab menurunnya kinerja karyawan
dapat mempengaruhi kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Mengingat pentingnya peran kinerja staff Administrasi Service pada Auto
2000 Kediri Suharmadji di dalam melayani pelayanan jasa service pada customer.
Oleh karena itu, penulis tertarik untuk menyusun tugas laporan magang ini dengan

mengangkat

judul

ADMINISTRASI

PENAMBAHAN
SERVICE

MANPOWER

GUNA

PADA

OPTIMALISASI

STAFF

KINERJA

KARYAWAN PT. ASTRA INTERNASIONAL, Tbk AUTO 2000 KEDIRI

SUHARMADJI.
B. Tujuan dan Manfaat Kegiatan Magang
1. Tujuan Kegiatan Magang
a. Untuk mengetahui kinerja karyawan pada bagian Administrasi
Service di Auto 2000 Kediri Suharmadji.
b. Untuk mengetahui pelayanan jasa service pada Auto 2000 Kediri
Suharmadji.
2. Manfaat Kegiatan Magang
a. Bagi Mahasiswa
1) pengalaman kepada mahasiswa praktek kerja di dunia kerja
nyata, khususnya di PT.Astra Internasional Tbk.
2) Membangun hubungan baik dengan karyawan PT. Astra
Internasional, Tbk Auto 2000 Cabang Suharmadji Kediri.
3) Melatih kemampuan mahasiswa dalam berkomunikasi dan
bersosialisasi.
4) Dapat mengetahui sistem kerja pada perusahaan instansi yang
bersangkutan.
5) Dapat mengembangkan kreatifitas, keahlian, keterampilan, dan
personaliti.
b. Bagi PT. Astra Internasional, Tbk Auto 2000 Kediri Suharmadji
1) Menciptakan kerjasama yang saling meguntungkan dan
bermanfaat antara institusi tempat magang dengan Fakultas Ilmu
Administrasi.
2) Perusahaan dapat

memanfaatkan

tenaga

terdidik

dalam

membantu penyelesaian tugas-tugas kantor untuk kebutuhan di

unit kerja masing-masing..
3) Memperoleh saran sebagai bahan masukan untuk kemajuan
perusahaan.
4) Perusahaan mendapat alternatif calon karyawan yang telah
dikenal mutu dan kredibilitasnya.
5) Mendapatkan masukan baru dari pengembangan keilmuan di
perguruan tinggi.

c. Bagi Program Studi

1) Laporan magang dapat menjadi salah satu audit internal kualitas
pengajaran.
2) Mendapat citra baik dari perusahaan yang bersangkutan dan
masyarakat pada umumnya.
3) Sebagai bahan masukan untuk mengadakan studi komperatif
mengenai relevansi kurikulum program pendidikan di Fakultas
Ilmu Administrasi dengan dunia kerja.
4) Mendapatkat masukan yang bergun untuk penyempurnaan
kurikulum yang sesuai dengan kebutuhan lapangan kerja.
5) Terbinanya jaringan kerjasama dengan perusahaan dalam upaya
meningkatkan keterkaitan dan kesepadanan antara substansi
akademik dengan pengetahuan dan keterampilan sumber daya
manusia yang dibutuhkan dalam pembangunan masyarakat.

BAB II
RENCANA KERJA
A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan
Kegiatan magang dilaksanakan pada PT. Astra Internasional, Tbk Auto 2000
Kediri Suharmadji Jalan Sersan Suharmadji Kediri NO. 198 Kecamatan Kota,
Kota Kediri. Dan dilaksanakan pada tanggal 5 oktober s/d 18 november 2015
B. Metode Pelaksanaan
Metode pelaksanaan kerja praktek ini dengan metode partisipasi aktif kerja,
dan dalam penyusunan laporan kerja praktek ini adalah dengan metode observasi
yaitu melakukan observasi dengan melibatkan diri langsung dalam setiap aktifitas

kerjanya. Pengamatan dan terjun langsung dalam setiap kegiatan yang diberikan
dapat memberikan manfaat, lebih mengerti tentang setiap kegiatan yang
dilakukan, dan belajar banyak tentang pekerjaan sebenarnya yang dilkakukan oleh
divisi tersebut. Selain itu, juga menggunakan metode interview dalam
mendapatkan infrormasi terkait yang akan menjadi topik dan kelengkapan
pembuatan laporan magang, interview ini dimaksudkan agar lebih mengenal
fungsi dan tugas masing-masing divisi secara langsung.
Pada saat pelaksanaan kerja praktek pada PT. Astra Internasional, Tbk Auto
2000 Kediri Suharmadji penulis ditempatkan di bagian Administrasi Service,
Administrasi Unit, dan Administrasi Gudang Bahan. Penulis banyak mendapat
pengarahan-pengarahan dan bimbingan pada masing-masing bidang tersebut.
Penulis melaksanakan kerja praktek selama 45 hari dari tanggal 6 Juli - 20
Agustus 2015. Dimana selama penulis melaksanakan kerja praktek di PT. Astra
Internasional , Tbk Auto 2000 Suharmadji, penulis membantu melaksanakan
sebagian tugas pada bagian Administrasi Service, Administrasi Unit, dan
Administrasi Gudang Bahan.
Program kerja yang telah dilakukan selama kegiatan magang berlangsung
sebagai berikut:
1. Pengenalan lingkungan perusahaan dan penyesuaian kondisi lingkungan
kerja.
2. Interaksi dan penyesuaian terhadap bagian pekerjaan, dan tata tertib di
PT. Astra Internasional, Tbk Auto 2000 Kediri Suharmadji Jalan Sersan
Suharmadji Kediri NO. 198 Kecamatan Kota, Kota Kediri.
3. Pengarahan, penetapan dan pelaksanaan kegiatan kerja.
4. Membantu kegiatan/tugas yang sesuai dengan bidang yang telah
ditentukan di PT. Astra Internasional, Tbk Auto 2000 Kediri Suharmadji
Jalan Sersan Suharmadji Kediri NO. 198 Kecamatan Kota, Kota Kediri.
5. Mengetahui penjualan jasa yang ada pada PT. Astra Internasional, Tbk
Auto 2000 Kediri Suharmadji Jalan Sersan Suharmadji Kediri NO. 198
Kecamatan Kota, Kota Kediri.
6. Pengumpulan data dan informasi yang dibutuhkan pada saat penyusunan
laporan magang.

Dalam melakukan kegiatan magang, ada hal-hal yang harus diketahui dan
dipatuhi pada saat kegiatan magang seperti tata tertib yang berlaku di perusahaan
yaitu sebagai berikut :
1. Menyerahkan surat pernyataan diterima magang di PT. Astra
Internasional, Tbk Auto 2000 Suharmadji Jalan Sersan Suharmadji
Kediri NO. 198 Kecamatan Kota, Kota Kediri.
2. Melakukan Absensi Cek in and Cek out.
3. Mahasiswa magang wajib datang sebelum dimulainya operasional
perusahaan.
4. Memakai pakaian yang rapi dan sopan pada saat bekerja.
C. Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan kerja mahasiswa magang disesuaikan dengan jadwal kerja
yang berlaku di PT. Astra Internasional, Tbk Auto 2000 Kediri Suharmadji Jalan
Sersan Suharmadji Kediri NO. 198 Kecamatan Kota, Kota Kediri. Adapun jam
kerjanya sebagai berikut :
Tabel 2.1 Jadwal Jam Kerja Karyawan PT. Astra Internasional, Tbk
Auto 2000 Kediri Suharmadji
No

Hari Kerja

Jam

1.
Senin-Jumat
08.00 WIB 16.00 WIB
2.
Sabtu
08.00 WIB 13.00 WIB
3.
Piket minggu
09.00 WIB 15.00 WIB
4.
Jam Istirahat
12.00 WIB 13.00 WIB
Sumber: PT. Astra Internasional, Tbk Auto 2000 Kediri Suharmadji
Tabel 2.2 Jadwal Jam Kerja Peserta Magang
No.
Hari Kerja
Jam
1.
Senin-Jumat
08.00 WIB 16.00 WIB
2.
Sabtu
08.00 WIB 13.00 WIB
3.
Jam istirahat
12.00 WIB 13.00 WIB
Sumber: PT. Astra Internasional, Tbk Auto 2000 Kediri Suharmadji
D. Pembagian Kerja
Pembagian kerja yang dilakukan oleh mahasiswa magang pada bagian
Administrasi Service, Administrasi Unit, dan Administrasi Gudang Bahan.
Adapun pelaksanaan kegiatan magang yang dilakukan penulis adalah sebagai
berikut :
Tabel 2.3 Rencana Kegiatan Magang Pada PT. Astra Internasional, Tbk
Auto 2000 Suharmadji

No

Waktu

Uraian

1.

Minggu Ke I

No

Waktu

1. Pengenalan lingkungan kerja di

tempat magang.
2. Training oleh staff Administrasi
Service.
3. Entry data WIP (work In Process)
yang merupakan bagian dari daftar
Opname.
4. Entry data diskon yang merupakan
bagian dari Stock Opname.
5. Entry data Beban Internal yang
merupakan bagian dari Stock
Opname.
6. Entry data Batal Faktur dan data Tax
In.
Uraian

2.

Minggu Ke II

3.

Minggu Ke III

7. Merekap data Bilyet Giro dan Cek.

8. Entry data WIP Body Paint dan WIP
General Repair.
9. Mengikuti Apel/ Upacara pagi.
10. Entry data WIP General Repair.
Filling Stock Opname.
1. Merekap data Order Pekerjaan Luar
(OPL).
2. Entry data Work In Process (WIP)
General Repair.
3. Filling TWC dan Stock Opname
4. Entry data Stock Opname.
1. Entry data tagihan claim BP
(Asuransi).
2. Filling kuitansi dan bukti terima uang
(Kasir).
3. Meregister kuitansi (Kasir).
4. Merekap STNK T480.
5. Merekap Surat Pesanan Kendaraan
(SPK).
6. Mengikuti Halal Bihalal dengan para
pimpinan dan karyawan Auto 2000
Kediri Suharmadji.
7. Mengarsip Surat Pesanan Kendaraan
(SPK).

Minggu Ke IV

No

Waktu

1. Mengarsip faktur kendaraan bermotor

dan BPKB.
2. Filling laporan kas.
3. Filling faktur kendaraan bermotor dan
BPKB.
4. Merekap faktur pajak.
5. Filling laporan kas.
6. Training oleh bagian Administrasi
Gudang Bahan.
7. Membantu petugas gudang bahan
mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.
8. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan
Uraian
dan Order Pembelian Bahan.

Minggu Ke V

Minggu ke VI

Minggu ke VII

1. Membantu petugas gudang bahan

mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.
2. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan
dan Order Pembelian Bahan.
3. Sosialisasi mengenai sejarah singkat
Auto 2000 Kediri Suharmadji dan
menjelaskan tentang Administrasi
Unit oleh pihak Auto 2000 Kediri
Suharmadji.
4. Menghitung jumlah stock bahan
beban perusahaan.
1. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan
dan Order Pembelian Bahan.
2. Membantu petugas gudang bahan
mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.
3. Sosialisasi mengenai Administrasi
Service
(Administrasi
Service
General Repaer dan Body Paint) oleh
pihak Auto 2000 Kediri Suharmadji.
4. Menghitung jumlah stock bahan
beban perusahaan.
1. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan
dan Order Pembelian Bahan.
2. Membantu petugas gudang bahan

10

mengambilkan bahan yang sesuai

dengan order pembelian bahan.
3. Sosialisasi mengenai Administrasi
Gudang Bahan dan Kasir oleh pihak
Auto 2000 Kediri Suharmadji.
4. Entry data WIP general repaer dan
body paint.
5. Meregister dan filling kuitansi (kasir).
6. Entry data diskon general repair dan
body paint.
7. Berpamitan pada pimpinan dan
karyawan PT. Astra Internasional,
Tbk Auto 2000 Kediri Suharmadji.
BAB III
HASIL KEGIATAN
A. Gambaran Umum Lokasi Magang
1. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Astra Internasional pertama kali didirikan pada tanggal 20 Februari
1957 dengan nama PT. Astra International Incorporation(AII). Perusahaan
ini didirikan oleh Drs. Tjia Kian Tie (Alm), William Soerjadja(Tjia Kiang
Liong), dan E. Hariman (Liem Peng Hong). PT. Astra Internasional bergerak
dalam bidang usaha ekspor-impor hasil bumi, investaris alat-alat kereta api
untuk PKA (sekarang menjadi PJKA), serta bahan-bahan untuk proyek
pengembangan PLTA Jatiluhur. Berkat usaha patungan antara Pemerintah
Indonesia, maka pada tanggal 25 Februari 1969 berdirilah PT. Gaya Motor.
Pada tanggal 1 Juli 1969 PT. Astra Internasional Incorporation (AII)
mendapatkan pengakuan resmi dari Pemerintah Republik Indonesia sebagai
agen tunggal kendaraan bermotor merek Toyota untuk seluruh wilayah
Indonesia. Pada tahun 1970 PT. Astra Internasional Incorporation (AII)
membentuk Toyota Division yang menangani distributor dan pemasaran
kendaraan merek Toyota. Pada tahun 1971 didirikan prusahaan baru yang
diberi nama PT. Toyota Astra Motor (TAM) yang merupakan patungan
antara Indonesia dengan Jepang. Perusahaan dari pihak Jepang adalah
Toyota Motor Company LTD, dan Toyota Sales Company LTD. Sedangkan
dari pihak Indonesia adalah PT. Astra Internasional dan PT. Gaya Motor.
Kegiatan PT. Toyota Astra Motor adalah mengimpor mobil-mobil
merek Toyota dalam keadaan Completely Knock Down (CK) dari Jepang

11

dan merakitnya di PT. Gaya Motor serta menyalurkan pada dealer-dealer

utama di Indonesia. Disamping sebagai agen tunggal PT. Astra Motor juga
bergerak sebagai importir suku cadang untuk mobil-mobil merek Toyota.
Pada tanggal 1 Januari 1976 didirikan PT. Astra Motor Sales (AMS)
berdasarkan Akta Notaris Kartini Mulyadi, SH. No.195 tanggal 30 Juli 1975
dan No. 52 tanggal 10 Oktober 1975 PT. Astra Internasional pada tahun
1989.
Kegiatan utama PT. Astra Internasional adalah menjual mobil merek
Toyota, menjual sahamnya pada masyarakat (go publik) dengan niai
nominal yang tidak terlalu tinggi. Pada saat go publik nama PT. Astra
Internasional diubah menjadi PT. Astra Internasional Toyota Divison. Pada
tanggal 8 Agustus 1995 menurut Akte Notaris Ny. Rukmasanti Hardjasatya,
SH No. 2, PT. Astra Internasional Toyota Division berubah menjadi PT.
Astra Internasional Toyota Sales Operation yang bertempat di Jl. Dr.
Djunjunan 192 Bandung, maka pada tanggal 4 Maret 1996 diresmikan PT.
Astra Internasional Toyota Cabang Pasteur Bandung oleh Chief Executive
AUTO 2000 Yap Tjay Soen.
Sedangkan Auto 2000 sendiri adalah jaringan jasa penjualan,
perawatan,

perbaikan

dan penyediaan suku cadang Toyota

yang

manajemennya ditangani penuh oleh PT. Astra Internasional Tbk. Saat ini
Auto 2000 berdiri pada tahun 1975 dengan nama Astra Motor Sales, dan
pada tahun 1989 berubah nama menjadi Auto 2000. Auto 2000 memiliki
cabang yan terbesar di seluruh Indonesia (kecuali Sulawesi, Maluku, Irian
Jaya, Jambi, Bengkulu, Jawa Tengah dan D.I.Y). Selain cabang-cabang Auto
2000 yang berjumlah 95 outlet cabang (disebut Direct), dan memiliki 89
dealer (disebut Indirect).
Dengan demikian, terdapat 184 cabang yang mewakili penjualan Auto
2000 di seluruh Indonesia dan 81 bengkel milik Auto 2000 merupakan yang
terbesar dan terlengkap di Asia Tenggara. Disamping itu Auto 2000 juga
memiliki 596 Partshop yang menjamin keaslian suku cadang produk
Toyota. Auto 2000 berdiri pada tahun 1975 dengan nama Astra Motor Sales
dan pada tahun 1989 berubah nama menjadi Auto 2000, sedangkan di Jawa

12

Timur memiliki cabang tersebar banyak. Di wilayah kediri ada dua, yang
pertama beralamat di Jalan Hasanudin 2A cabang Auto 2000 kediri dan yang
kedua di Jalan Sersan Suharmadji Kediri NO. 198 Kecamatan Kota, Kota
Kediri.
Auto 2000 Kediri Suharmadji yang bergerak di bidang penjualan
kendaraan Toyota dan layanan purna jual berdiri pada tanggal 3 Mei 2014
dan diresmikan pada tanggal 12 Juli 2014. Latar belakang pendirian dealer
ini adalah karena potensi pasar di kediri masih tinggi, sementara perusahaan
yang melayani permintaan pasar selama ini yaitu Auto 2000 Kediri
Hasanudin mulai kewalahan dalam melayani semua konsumen yang ingin
melakukan pembelian dan layanan purna jual kendaraan Toyota.
Disamping itu, pangsa pasar yang potensial di Tulungagung,
Trenggalek, Blitar dan sekitarnya juga menjadi pertimbangan berdirinya
Auto 2000 Kediri Suharmadji. Didukung dengan lengkapnya fasilitas dan
pelayanan yang prima maka dealer ini bisa mengalami perkembangan yang
pesat. Auto 2000 Kediri Suharmadji tidak hanya melayani penjualan dan
service kendaraan Toyota saja, tetapi juga banyak pelayanan tambahan yang
sangat bermanfaat untuk kondisi dan perawatan kendaraan agar tetap bagus
diantaranya:
a. Engine Care (Pembersihan Area Mesin).
b. Salon Mobil (Pembersihan Interior Kendaraan).
c. Flassing (Pembersihan Power Steering).
d. Body Repair (Perbaikan Body Kendaraan).
e. Body Paint (Pengecetan Kendaraan).
f. Spoorting dan Balancing (Penyetelan Kemudi dan Roda Kendaraan).
Dengan adanya pelayanan tambahan yang sangat mendukung tersebut
diharapkan konsumen akan lebih merasa puas dalam membeli dan memiliki
produk Toyota di Auto 2000 Kediri Suharmadji. Auto 2000 Kediri
Suharmadji juga memberikan diskon sebesar 10% untuk jasa dan 2,5%
untuk sparepart bagi pelanggan yang melakukan booking service terlebih
dahulu apabila akan melakukan service kendaraan. Dimana booking service
ini sebenarnya juga lebih menguntungkan para pelanggan dalam melakukan
service karena pelanggan tidak terlalu lama menunggu.

13

Dengan adanya melakukan booking terlebih dahulu, maka otomatis

semua sudah dijadwalkan mulai dari waktu dan biaya yang dibebankan.
Sehingga kejenuhan dalam menunggu tidak akan terjadi disini, kecuali ada
keluhan atau perbaikan tambahan yang sifatnya mendadak dan mendesak.
Strategi ini merupakan salah satu strategi pelayanan di bidang pemasaran
yang dilakukan perusahaan untuk mempertahankan para konsumennya
dalam rangka menghadapi persaingan yang semakin ketat dan yang paling
utama agar pelanggan bisa terpuaskan.
2. Visi dan Misi PT. Astra Internasional, Tbk Auto 2000 Suharmadji
a. Visi Auto 2000
Menjadi dealer Toyota terbaik dan paling handal di Indonesia
melalui proses kerja berkelas dunia.
b.
Misi Auto 2000
1. Memberikan pengalaman terbaik dalam membeli dan memiliki
kendaraan Toyota kepada pelanggan.
2. Mencapai dan mempertahankan posisi market share no. 1 di
seluruh segmen dan wilayah.
3. Menciptakan lingkungan kerja terbaik.
4. Menciptakan pertumbuhan bisnis yang berkesinambung.
3. Struktur Organisasi
Dalam rangka mendukung kinerja karyawan yang baik, maka
perusahaan menetapkan struktur organisasi sedemikian rupa agar masingmasing bagian dalam organisasi dapat bekerja secara maksimal dan
profesional pada masing-masing divisinya. Dalam struktur organisasi
tersebut, maka ditempatkan orang-orang yang mempunyai keterampilan dan
pengetahuan lebih dibidangnya masing-masing untuk dijadikan pemimpin di
divisi yang ada dibawahnya, disiplin, bertanggung jawab dan mempunyai
integritas yang tinggi. Adapun struktur organisasi yang ada di Auto 2000
Kediri Suharmadji dapat dilihat di gambar 3.1 sebagai berikut:

14

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Auto 2000 Kediri Suharmadji

Sumber: Auto 2000 Kediri Suharmadji

15

Keterangan :
PGA
: Personal General Affaer
PDS
: Pre Delivery Service
CRC
: Customer Reliaziation Coordinator
TL BP
: Technical Leader Body Paint
Dari gambar struktur organisasi di atas, dapat dijelaskan tugas-tugas
dari masing-masing bagian diantaranya:
1. Kepala cabang
Uraian tugas:
a. Mengawasi dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan kantor
cabang yang dipimpinnya sesuai kebijakan yang telah
ditetapkan.
b. Membuat analisa mengenai perkembangan perusahaan baik
dilihat dari sisi keuangan maupun pelaksanaan operasional
perusahaan untuk menilai efisiensi dan efektivitas kerja.
c. Menerima laporan dari setiap kepala department tentang hasil
yang dicapai oleh masing-masing department tersebut.
d. Mendelegasikan wewenang dan tanggungjawab kepada masingmasing kepla department sesuai dengan bidangnya.
e. Menandatangani surat-surat penting yang berhubungan dengan
kantor cabang.
2. Customer Reliaziation Coordinator (CRC)
Uraian tugas:
a. Membuat Astra World.
b. Mentraining salesman baru.
c. Membuat dan mengirimkan kuesioner kepada

customer

mengenai produk dan pelayanan Auto 2000 Kediri Suharmadji.

3. Kepala Bengkel
Uraian tugas:
a. Mengawasi aktifitas bengkel dan penjualan suku cadang.
b. Mengatur dan merencanakan persediaan spare part secara
optimum.
c. Mengarahkan pekerja dalam menangani kendaraan pelanggan
agar sesuai standart bengkel Toyota.
d. Menangani komplain pelanggan, menandatangani service
invoice, menentukan diskon dan meningkatkan kualitas mekanik
dengan pelatihan.
4. Kepala Administrasi
Uraian Tugas:
a. Mengkoordinasikan karyawan administrasi.

16

b. Bertanggung jawab mengenai seluruh hal-hal administrasi.

c. Menandatangani atau memberikan paraf sebagai tanda
persetujuan atas penerimaan dan pengeluaran dari masingmasing department.
d. Mengelola bidang-bidang personalia, keuangan, persediaan dan
piutang dagang.
e. Mengkoordinasikan, memusyawarahkan dan mengawasi serta
memastikan bahwa pelaksanaan semua kegiatan keuangan
administrasi

umum

dilakukan

sesuai

dengan

kebijakan

perusahaan.
5. Sales Supervisor
Uraian tugas:
a. Mengontrol penjualan.
b. Menyusun dan membuat laporan penjualan.
c. Menentukan metode-metode pendistribusian dan kebijakan
penjualan.
d. Mengusahakan terpenuhinya produk yang diinginkan pelanggan.
e. Menyusun strategi dan memotivasi para salesman untuk menjual
mobil sesuai target.

6. Salesforce
Uraian tugas:
a. Mencari order dan menjual kendaraan.
b. Melayani pembeli secara tunai dan kredit.
c. Membuat surat pesananan kendaraan (SPK).
d. Menyiapkan surat tanda uji jalan (STYUJ) dan menyiapkan
e.
f.
g.
h.
i.

surat tanda nomor kendaraan (STNK).

Mengecek list kendaraan jika kendaraan sudah ada.
Mengurus aplikasi kredit jika pelanggan membeli secara kredit.
Merencanakan dan mengadakan showroom event.
Pengecekan kendaraan setelah delivery.
Memungkinkan para pembeli mengetahui produk-produk yang

dihasilkan.
j. Meyakinkan para pelanggan untuk membeli kendaraankendaraan merek Toyota.
k. Menyerahkan kendaraan kepada pelanggan.
7. Administrasi Unit
Uraian tugas:

17

a. Filling/ meregister surat pesanan kendaraan (SPK).

b. Memasukkan mutasi-mutasi penerimaan.
c. Membuat delivery order (DO) dan bukti serah terima kendaraan
baru (BSTKB).
d. Registrasi DO dan BSTKB.
e. Membuat laporan penjualan, stok dan lain-lain.
f. Membuat surat pengantar, surat masuk dan surat keluar
kendaraan.
g. Membuat faktur Toyota Astra Motor/ application for invoice
(TAM/AFI) dan file registernya.

8. Administrasi Service
Uraian tugas:
a. Memeriksa PKB (Perintah Kerja Bengkel) yang diserahkan oleh
Service Advisor, mencakup order pekerjaan, account indicator,
barang dan jasa serta status pengerjaan (tecnical complete).
b. Melakukan pencetakan Nota Jasa dan Nota Barang sesuai
dengan order pekerjaan yang telah diselesaikan.
c. Membuat dan dan mencetak pembebanan service internal antar
cabang dan HO.
d. Membuat dan melakukan penagihan piutang atas customer
tertentu (PKS, Asuransi, dan TAM).
e. Melakukan follow up dan konfirmasi

piutang

hingga

pelunasannya ke customer.
f. Membuat dan mencetak kontrak kerja untuk customer PKS
ssesuai dengan kesepakatan yang telah disetujui manajemen.
g. Membuat dan mencetak Faktur Pajak.
h. Melakukan sweeping billing terhadap billing yang belum dicetak
faktur pajak nya.
i. Membuat BPH yang berkaitan dengan transaksi service cabang.
j. Monitoring Work In Process (WIP) dan melakukan koordinasi
dengan team service .
k. Filling seluruh dokumen service dan menjaga kerahasiaan.
9. Administrasi Gudang Bahan
Uraian tugas:
a. Mengatur dan mengkoordinasi gudang spare parts.

18

b. Membuat order pembelian bahan (OPB) dan bukti pengeluaran

bahan (BPB).
c. Memeriksa dan

menandatangani

semua

surat

jalan

pembelian/penjualan spare parts.

d. Membuat rekap stok harian yang tembusannya diberikan kepada
accounting dan kepala cabang.
10. Kasir
Uraian tugas:
a. Menerima uang atau pembayaran dengan bukti yang sah.
b. Membuat laporan kas dan bank secara harian.
c. Menjaga keamanan uang kas.
d. Mengeluarkan uang kas atas dasar bon permintaan yang
disetujui oleh kepala cabang tau kepala administrasi.
e. Membuat laporan uang masuk maupun uang keluar.
f. Menyetor check/bilyet giro/tunai ke bank.
g. Memonitor peminjaman kuitansi.
h. Membukukan uang muka.
i. Membukukan rekonsiliasi bank.
j. Melakukan tracking system uang muka dan pelunasan.
11. Personal General Affair (PGA)
Uraian tugas:
a. Sebagai perwakilan perusahaan untuk menjalin hubungan baik
kepada pihak eksternal seperti pihak Pemda, Pemkab,
Kecamatan, Kepolisian, Muspika dan lain-lain.
b. Memenuhi semua kebutuhan operasional

pada

internal

perusahaan, seperti penyediaan alat tulis kantor, kartu nama

sales, pengajuan perawatan kendaraan dan lain-lain.
c. Menjaga, mendata dan merawat seluruh asset perusahaan.
d. Membantu kelancaran operasional perusahaan.
e. Menangani masalah kekaryawanan dan dengan lingkungan
sekitar lokasi perusahaan.
f. Melayani seluruh unit kerja di perusahaan dalam hal
administrasi pengelolaan pelayanan rutin kantor.
12. Service Advisor
Uraian tugas:
a. Memahami dan menganalisa dengan benar kebutuhan service
bagi pelanggan.
b. Membuat laporan material (bahan).
c. Menerangkan pekerjaan yang telah dilakukan dengan jelas pada
saat penyerahan kendaraan.

19

d. Bertindak sebagai penasihat service.

e. Melaksanakan tahap proses pelayanan pelanggan dan menerima
perjanjian sampai menindaklanjuti pekerjaan service.
f. Menyiapkan perintah kerja bengkel (PKB) dan cattan hasil
diagnosa dalam PKB.
g. Membuat kalkulasi terhadap langganan kepada PKB, bukti
pengeluaran bahan atau part.
13. Technical leader
Uraian tugas:
a. Membuat informasi tekhnik.
b. Sebagai leader dalam pemecahan problem saat service
kendaraan.
c. Mengurusi Toyota Waranty Claim (TWC).
14. Foreman
Uraian tugas:
a. Melakukan pembagian tugas kepada para mekanik yang
dibawahnya sehingga kegiatan dapat dilaksanakan dengan
lancar.
b. Menganalisa catatan atas keluhan dari pemilik kendaraan.
c. Bertanggungjawab atas mutu pekerjaan mekanik selama
melakukan checking sebelum kendaraan diserahkan ke SA.
d. Melakukan pembagian tugas mekanik dengan mencatat jam
pekerjaan.
e. Melakukan final check.
15. Partman
Uraian tugas:
a. Memeriksa jemlah unit, kualitas dan spesifikasi dari barang
yang diterima.
b. Ikut memeriksa fisik atas persediaan dan mencocokkannya
dengan saldo menurut kartu gudang.
c. Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran barang serta
mengirimkan copy pada bagian administrasi.
16. Mekanik
Uraian tugas:
a. Melaksanakan pekerjaan sesuai perintah kerja bengkel.
b. Konfrirmasi ke foreman apabila ada tambahan penggantian
spare parts maupun ada keluhan.
c. Komponen yang lain diluar order perbaikan dan melaporkan
hasil pekerjaan.
17. PDS (Pre Delivery Service)

20

Uraian tugas:
a. Menerima kendaraan baru dari PDC (Pre Delivery Center)
pusat.
b. Menyiapkan kendaraan yang akan ditransfer atau dikirim ke
pelanggan.
c. Mengispeksi fisik kendaraan yang ada di cabang sesuai dengan
standart kualitas.
d. Memeriksa optional/aksesoris kendaraan yang terpasang sesuai
tipe kendaraan.
e. Menyimpan kendaraan yang tidak di display pada gudang
cabang.
f. Menempatkan kendaraan di lokasi display pada gudang cabang.
g. Menjaga kebersihan kendaraan kyang ada di display (koordinasi
dengan petugas washing.
h. Melaksanakan perawatan kendaraan sesuai dengan SOP
perawatan kendaraan.
i. Menyiapkan/mengirim/menerima kendaraan yang akan dipasang
optional.
j. Memeriksa hasil pemasangan optional.
k. Meneyiapkan dokumen pengiriman dan serah terima.
l. Mendata dan melaporkan penerimaan/pengeluaran harian ked
Departmen logistik.
m. Membuat laporan TWC.

Mendata

dan

melaporkan

ke

Departmen logistik.
18. Booking service
Uraian tugas:
a. Menerima booking service pelanggan yang akan melakukan
service.
b. Menelpon atau follow up pelanggan yang kendaraannya sudah
waktunya service rutin.
19. Messenger
Uraian tugas:
a. Membeli kebutuhan barang yang dibutuhkan perusahaan.
b. Mengirim file perusahaan ke perusahaan lain.
20. Valet service
Uraian tugas:
a. Menerima customer yang akan service kendaraan.
b. Mencetak nomor antrian customer.
c. Menyerahkan kendaraan customer.
21. Washing

21

Uraian tugas:
a. Melakukan pencucian exterior kendaraan dan karpet tambahan.
b. Membersihkan ruanga kendaraan yang telah dilakukan final test
oleh foreman dengan cara mem-vacuum karpet dan karpet besar,
seluruh jok dan asbak rokok.
c. Melakukan pencucian kendaraan operasional bengkel.

22

22. Service plus

Uraian tugas:
a. Memeriksa dan menambah oli mesin, power steering, air
radiator, air washer, air accu, minyak rem, minyak kopling jika
kurang.
b. Membersihkan bagian interior.
c. Memebrsihkan seluruh bagian eksterior.
23. Cleaning service
Uraian tugas:
Menjaga kebersihan semua ruangan dan semua area yang ada di
dalam perusahaan supaya selalu dalam keadaan bersih dan rapi.
24. Driver
Uraian tugas:
Mengirim kendaraan atau unit baru ke customer.
25. Security
Uraian tugas:
a. Menjaga keamanan dan ketertiban di lingkungan perusahaan
khususnya keamanan fisik aset perusahaan.
b. Melaksanakan pengamanan secara menyeluruh dilokasi kerja.
c. Menerima dan menyapa customer yang datang.
B. Bidang-Bidang Kegiatan
1. Pihak-pihak yang Terkait Dalam Pelayanan Jasa Service Pada Auto
2000 Kediri Suharmadji
Pihak-pihak yang terkait dalam pelayanan jasa service pada Auto 2000
Kediri Suharmadji antara lain:
a. Pelanggan service AUTO 2000.
b. Service Advisor bertugas menerima perjanjian dari pelanggan dan
membuat estimasi biaya perbaikan, membuat surat perintah kerja
bengkel (PKB) dan bertugas untuk menyerahkan kembali kendaraan
ke pelanggan.
c. Kepala bengkel bertugas menyetujui adanya kontrak pelanggan jika
adanya pembayaran sistem rekening.
d. Administrasi service bertugas untuk membuat dan mencetak faktur
service dan kuitansi-kuitansi mengenai service.
e. Foreman bertugas melakukan final check untuk memastikan bahwa
setiap jasa perbaikan telah dilakukan sesuai dengan yang tercantum
dalam Perintah Kerja Bengkel (PKB).

23

f. PTM (Pembagi Tugas Mekanik) bertugas membuat rencana

pekerjaan dan penentuan tugas terhadap mekanik berdasarkan
kapasitas teknisi/mekanik.
g. Teknisi/mekanik bertugas melaksanakan perbaikan kendaraan sesuai
dengan Perintah Kerja Bengkel (PKB).
h. Petugas Gudang (Parts dan bahan) bertugas menyiapkan parts dan
bahan dan membuat Bukti Pengeluaran Parts (BPP) dan Bukti
Pengeluaran Bahan (BPB).
i. Koordinator Bengkel bertugas memeriksa dan menandatangani
kuitansi-kuitansi bengkel.
j. Kasir bertugas menerima uang/pembayaran dari pelanggan.
2. Pelayanan Jasa Service Pada Auto 2000 Kediri Suharmadji
Di dalam melayani pelayanan jasa service, pihak Auto 2000 Kediri
Suharmadji mempunyai dua macam jenis jasa service, yaitu:
a. Pelayanan Jasa Service Body Paint (BP)
Pelayanan Jasa Service Body Paint (BP) adalah suatu pelayanan
jasa service yang melayani perbaikan kerusakan body kendaraan dan
pengecetan kendaraan akibat tabrakan/benturan. Dengan adanya
pelayanan jasa service body paint (BP), diharapkan para pelanggan
merasa puas dan terlayani dengan baik karena body mobil pelanggan
kembali ke spesifikasi dan standart awal. Di dalam pelayanan jasa
service body paint (BP), pihak Auto 2000 menyediakan fasilitas Kartu
OK atau Kartu Gratis berupa fasilitas garansi khusus untuk pengerjaan
Body Paint selama 3 bulan (terhitung sejak penyerahan kendaraan).
b. Pelayanan Jasa Service General Repair (GR)
Pelayanan Jasa Service General Repair (GR) adalah pelayanan jasa
service yang memperbaiki kerusakan kendaraan secara umum mulai
dari kerusakan ringan hingga kerusakan parah, layanan ini diberikan
karena part kendaraan mengalami kerusakan atau jika pelanggan ingin
mengecek kendaraan (cek temperatur, alarm, bensin/oli boros, suara
mesin kasar, dll) sedangkan untuk part kendaraan yang rusak maka
customer harus melakukan resparasi atau penggantian part (ganti
timing belt, tali kipas, baterai, lampu, dan lain-lain).
Untuk estimasi waktu pengerjaan dari general repair ini tergantung
dari lamanya kerusakan atau pengecekan kendaraan untuk estimasi

24

waktu minimal kurang lebih 1 jam dan estimasi waktu maksimal kurang
lebih 6 jam.
3. Jenis-jenis Pelayanan Jasa Service General Repair Pada Auto 2000
Kediri Suharmadji
a. Layanan Express Maintenance
Dengan adanya Layanan Express Maintenance atau layanan service
cepat hanya 1 jam akan lebih memudahkan bagi para customer yang
akan melakukan service, karena para customer tak perlu menunggu
waktu lama dalam melakukan perawatan berkala di Auto 2000 Kediri
Suharmadji. Layanan ini merupakan salah satu terobosan untuk
memberikan service berkualitas dengan waktu yang lebih singkat.
Dengan fasilitas khusus dan peralatan yang lebih lengkap dan
dikerjakan oleh 2 orang teknisi, maka para customer akan menemukan
pengalaman baru mengenai service kendaraan berkualitas dengan waktu
yang lebih singkat dan harga tetap.
b. Layanan Booking Service
Dengan melakukan booking service minimal dua hari sebelumnya,
maka customer akan mendapatkan keuntungan sebagai berikut, yaitu:
1) Customer bisa menentukan waktu service sesuai dengan
keinginannya.
2) Tidak perlu antri, karena sebelumnya sudah membuat janji dan
datang sesuai jam yang telah disepakati sebelumnya.
3) Part dan Teknisi sudah siap, dengan konfirmasi kedatangan 1
hari sebelumnya customer akan mendapatkan kemudahan
berupa terhindar dari suku cadang yang tidak tersedia.
4) Mendapat potongan harga jasa dan spare part, dimana besarnya
diskon sesuai dengan syarat dan ketentuan yang berlaku
c. Layanan Kontrak Service
Kontrak service adalah perawatan kendaraan selama periode atau
jarak tertentu yang ditawarkan oleh pihak Auto 2000. Paket perawatan
ini dibayarkan secara penuh oleh pelanggan pada saat pertama kali
mengikuti program ini dan selanjutnya pelanggan dapat melakukan
perbaikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada Buku Kontrak
Service yang telah disepakati bersama.
Keuntungan Kontrak Service dari Auto 2000:
1) Memberikan kemudahan perawatan dan perbaikan terencana.

25

2) Biaya tetap untuk perawatan berkala dengan jangka waktu 1

tahun (30.000km), 2 tahun (60.000km), 3 tahun (90.000km).
3) Kemudahan proses administrasi.
4) Jaminan keaslian suku cadang (Toyota Genui Parts).
d. Layanan Auto 2000 One Stop Service
Pelanggan tidak perlu lagi pergi ke bengkel lain untuk
mendapatkan layanan perbaikan khusus untuk Toyota, karena Auto
2000 telah menyiapkan One Stop Service untuk totalitas layanan
perbaikan Toyota Anda. Dengan mengunjungi Auto 2000, maka
pelanggan akan bisa mendapatkan layanan perbaikan yang lengkap.
Adapun layanan tersebut meliputi:
1) Layanan Spooring and Balancing.
2) Layanan penjualan ban dan aksesoris kendaraan.
3) Layanan perawatan interior dan eksterior kendaraan (Car Care/
Salon).
4) Layanan perbaikan sistem pendingin (AC).
5) Layanan perawatan prima untuk mesin dan komponen
kendaraan Anda.
e. Kartu OK atau Kartu Gratis
Mobil Toyota Anda adalah investasi yang berharga dan sebagai
pemilik, pelanggan layak memperoleh kenyamanan yang sempurna. Itu
sebabnya Auto 2000 memberi service bergaransi OK atau Gratis.
Layanan bergaransi ini meliputi:
1) 15 hari atau 1000 km untuk service atau reparasi.
2) 1 bulan untuk Engine Overhaul.
3) 3 bulan untuk pengecetan Body.
Service Auto 2000 dijamin memuaskan dan apabila pelanggan
merasa tidak puas, maka pihak Auto 2000 siap melakukan service ulang
untuk bagian yang diperbaiki sebelumnya tanpa dikenakan biaya. Di
setiap akhir service, Service Advisor Auto 2000 akan memberikan Kartu
Jaminan perbaikan(Kartu OK) sebagai bentuk pernyataan jaminan Auto
2000 atas pekerjaan perbaikan yang sudah diberikan.
f. Service Plus
Setiap kendaraan yang di service di Auto 2000 secara otomatis
akan mendapatkan fasilitas Service Plus, yaitu service tambahan
berupa pengecekan seluruh bagian kendaraan secara gratis. Service
Plus meliputi pekerjaan :

26

a. Pengecekan/penambahan air accu, air radiator, air wiper, oli

b.
c.
d.
e.
f.

mesin dan minyak rem.

Penyetelan posisi jam.
Pengecekan kondisi radio.
Pengecekan tekanan ban.
Penyetelan posisi jok, spion, dan sun visor.
Pembersihan asbak, interior kendaraan, karpet dan eksterior.

g. Toyota Waranty Claim (TWC)

Dengan melakukan perawatan berkala secara rutin di bengkel resmi
Toyota, maka pelanggan akan mendapatkan jaminan kendaraan
langsung dari Toyota selama 3 tahun atau 100.000km (Toyota Waranty
Claim). Untuk mendapatkan jaminan tersebut, maka pelanggan bisa
melakukan perawatan kendaraan di bengkel Auto 2000 dan melakukan
klaim atas kerusakan komponen kendaraan yang tercakup dalam Toyota
Warranty Claim di bengkel Auto 2000.
4. Ketentuan Pelayanan Jasa Service Pada Auto 2000 Kediri
Suharmadji
Dalam prosedur pelayanan jasa service di bengkel PT. Astra
Internasional, Tbk Auto 2000 Suharmadji terdapat ketentuan-ketentuan yang
harus di perhatikan oleh seluruh staf pegawai Auto 2000 khususnya bagian
bengkel. Ketentuan-ketentuan tersebut sebagai berikut:
a. Estimasi Biaya
Service Advisor dianjurkan untuk membuat estimasi biaya melalui
komputer agar pelanggan dapat mengetahui perkiraan-perkiraan:
1) Biaya Perbaikan.
2) Penggantian Suku Cadang.
3) Penggantian Bahan.
4) Perkiraan Waktu Selesai.
b. Perintah Kerja Bengkel
1) Semua kendaraan yang akan direparasi di bengkel Auto 2000
harus dibuatkan Perintah Kerja Bengkel (PKB) yang dicetak
dengan program komputer bengkel.
2) Service Advisor harus menentukan jenis pembayaran:
a) Tunai.

27

b) Rekening (Pelanggan yang telah mengikat kontrak dengan

Auto 2000, dimana pembayaran akan dilakukan dengan
jangka waktu tertentu setelah perbaikan kendaraan).
c) Claim Asuransi (Pembayaran sebagian dilakukan oleh
pelanggan/Own Risk, sebagai lagi dilakukan oleh pihak
Asuransi).
d) Discount (Auto 2000 Club, Voucher)
3) Di Service Advisior harus selalu tersedia:
a) Daftar Pelanggan dengan sistem pembayaran rekening.
b) Warning List (Daftar pelanggan yang telah menunggak
pembayarannya lebih dari 30 hari).
4) Untuk pelanggan dengan sistem pembayaran rekening, pada
saat mengajukan perbaikan kendaraan harus membawa surat
pengantar perusahaan yang berisi:
a) Surat Perintah Kerja.
b) Nomor Kendaraan yang akan diperbaiki.
c) Tanda Tangan Pejabat yang berwenang.
Apabila ada salah satu dari ketentuan diatas yang tidak
terpenuhi, maka Service Advisor harus menolak permohonan
perbaikan kendaraan, atau pembayaran dilakukan secara tunai.
5) Service Advisior hanya dapat menerima pelanggan yang telah
menunggak lebih dari 30 hari setelah ada persetujuan
ADH/Kacab/Kabeng.
c. Bukti Serah Terima Kendaraan
Untuk perbaikan yang diperkirakan memakan waktu lebih dari 1
hari, maka harus dibulatkan Bukti Serah Terima Kendaraan yang
berisikan kondisi dan kendaraan pada saat diterima.
d. Bukti Pengeluaran Parts
1) Kecuali untuk penjualan suku cadang, petugas Gudang hanya
diizinkan untuk mengeluarkan barang sesuai dengan yang
tercantum dalam PKB yang telah disetujui oleh Foreman/
Kepala Bengkel.
2) Setiap pengeluaran barang harus dibuatkan Bukti Pengeluaran
Parts pada saat barang tersebut diserahkan ke mekanik sebagai
bukti serah terima.
3) Pencetakan Bukti

Pengeluaran

Parts

merupakan

pengakuan stok berkurang dan Work In Process timbul.

saat

28

e. Bukti Pengeluaran Bahan

1) Untuk Dijual
Harus dibuatkan Bukti Pengeluaran Bahan.
2. Untuk Dipakai
a) Tidak dibuatkan Bukti Pengeluaran Bahan.
b) Diakui sebagai biaya secara periodik.
f. Order Pekerjaan Luar
1) Semua pekerjaan luar harus dibuatkan Order Pekerjaan Luar
(OPL) oleh Foreman.
2) Satu OPL digunakan untuk 1 Supplier dan 1 kendaraan.
3) OPL yang telah selesai harus diperiksa hasil pekerjaan dan di
tanda tangani oleh petugas Auto 2000 yang memeriksa.
4) OPL yang telah selesai harus segera diinput biayanya oleh
foreman yang merupakan Pengakuan Hutang Pekerjaan Luar.
5) OPL yang asli yang telah di tanda tangani oleh petugas Auto
2000 harus dilampirkan pada bon hijau.
h. Perbaikan Kendaraan
1) Mekanik hanya diizinkan mengerjakan perbaikan sesuai
dengan PKB.
2) Setiap ada penambahan pekerjaan diluar PKB, maka harus
ditanyakan dulu ke pelanggan oleh Service Advisor.
3) Setiap penambahan pekerjaan harus dicantumkan pada PKB.
i. Kuitansi/ Memo Pembebanan dan Faktur Service
1) Pembuatan Kuitansi/Memo Pembebanan, Faktur Service
dikerjakan pada hari yang sama dengan selesainya seluruh
pekerjaan yang tercantum dalam PKB.
2) Faktur Service berfungsi sebagai Faktur Pajak Sederhana.
3) Pengarsipan PKB, Memo Pembebanan, Kuitansi, dan Faktur
Service dilakukan pada file yang terpisah dan nomor urut
dokumen untuk keperluan perpajakan di Cabang.
4) Nota Barang diperlukan untuk kebutuhan Perpajakan.
Untuk cabang DKI pengarsipan dilakukan di Cabang masingmasing, sedangkan untuk Cabang Luar DKI pengarsipan
dilakukan di Accounting Pusat.
5) Pengiriman Nota Barang lembar ke 2 untuk Accounting Pusat
diakukan berdasarkan nomor urut Nota Barang dan secara
periodic (paling lambat tanggal 2 bulan berikutnya).
j. Penyerahan Kendaraan

29

1) Untuk pembayaran dengan sistem kredit, maka pada saat

kendaraan diserahkan kepada pelanggan diserahkan fotocopy
kuitansi, nota jasa, nota barang.
2) Pada saat kendaraan keluar

cabang

maka

pihak

keamanan/security harus meminta surat ijin keluar kendaraan

yang telah di tanda tangani oleh Ketua Bengkel/ Kasir.
5. Tugas Utama Bagian Administrasi Service Pada Auto 2000 Kediri
Suharmadji
Adapun tugas utama bagian Administrasi Service adalah:
a. Membuat Faktur Service
Faktur Service terdiri dari Nota Jasa dan Nota Barang dibuat
berdasarkan nomor PKB serta menjelaskan mengenai nama, alamat
pemilik/ pihak yang membayar biaya kendaraan dan jumlah harga
mengenai pekerjaan (biaya jasa), nama barang, kode barang, harga
barang yang digunakan untuk memperbaiki kendaran. Faktur Service
terdiri dari 3 Lampiran, yaitu:
1) Putih untuk Pelanggan Auto 2000.
2) Merah muda untuk Bagian Billing.
3) Kuning untuk Accounting Pusat.
b. Membuat Kuitansi Bengkel
Kuitansi Bengkel dibuat berdasarkan nomor PKB dan tanggal
pembuatan PKB serta menjelaskan mengenai data historis kendaraan,
nama dan alamat pemilik kendaraan, jumlah biaya yang harus dibayar
baik biaya jasa maupun pemakaian barang. Kuitansi bengkel ini terdiri
dari 3 lampiran, yaitu:
1) Putih untuk Pelanggan Auto 2000.
2) Merah muda untuk Bagian Billing.
3) Kuning untuk Accounting Pusat.
6. Alur Pelayanan Jasa Service Pada Auto 2000 Kediri Suharmadji
Berikut ini merupakan alur pembuatan kuitansi bengkel pada Auto 2000
Kediri Suharmadji:
Gambar 3.2 Alur pembuatan kuitansi bengkel

Customer
Advisor

Security 3
PTM

Vallet

5Service

30

12

11

Security
Mekanik

Kasir

Foreman
10
0

Service Advisor

Administrasi Service

Service Advisor
Sumber: data diolah

Deskripsi alur pelayanan jasa service:

1. Customer datang ke bengkel AUTO 2000 Kediri Suharmadji untuk
melakukan service kendaraan.
2. Customer disambut dan diarahkan oleh security menuju vallet.
3. Sebelum kendaraan mulai untuk diservice, pelanggan akan dilayani dan
diterima oleh vallet yang mengajukan pertanyaan mengenai apakah
pelanggan telah melakukan booking service atau tidak. Kemudian
vallet

membuatkan nomer antrian service dan memarkirkan mobil

customer.
4. Kemudian seorang vallet mempersilahkan pelanggan untuk menuju ke
bagian Service Advisor (SA). Setelah itu, Service Advisor membuat
Perintah Kerja Bengkel berdasarkan data historis kendaraan dan
keluhan customer. Kemudian SA meng-entry data serta meberikan
estimasi biaya service dan mencetaknya (Rangkap 3).
5. Bagian Service Advisor (SA) menuju ke Pembagian Tugas Mekanik
(PTM) untuk memberikan Perintah Kerja Bengkel (PKB) yang telah
tercetak, kemudian bagian PTM menunjuk salah satu mekanik untuk
melakukan service kendaraan yang dimiliki oleh customer tersebut.

31

6. Mekanik melakukan proses perbaikan terhadap kendaraan costomer

sesuai dengan Perintah Kerja Bengkel.
7. Setelah mekanik selesai melakukan perbaikan kendaraan, kemudian
foreman melakukan final check untuk memastikan bahwa setiap jasa
perbaikan telah dilakukan sesuai dengan yang tercantum dalam Perintah
Kerja Bengkel (PKB).
8. Setelah melakukan final check, foreman menyerahkan PKB kembali
kepada Service Advisor.
9. PKB tersebut oleh bagian Service Advisor diberikan kepada bagian
Administrasi Service guna pembuatan faktur service dan kuitansi
service (rangkap 3).
10. Setelah faktur service dan kuitansi service selesai dicetak, untuk
kuitansi warna putih dan kuning akan diberikan pada bagian Service
Advisor untuk data pembayaran dikasir, sedangkan kuitansi warna
merah muda disimpan oleh bagian billing untuk arsip.
11. Service Advisor dan customer menuju ke kasir untuk melakukan
pembayaran atas biaya perbaikan yang telah dilakukannya. Bagian kasir
mencetak bukti transaksi atas pembayaran serta Surat Ijin Keluar
Kendaraan (SIKK) untuk diberikan kepada customer.
12. Customer menunjukkan SIKK kepada security sebagai bukti bahwa
kendaraan tersebut telah selesai melakukan service dan telah diijikan
untuk keluar.
7. Dokumen-dokumen yang Terkait Dalam Pelayanan Jasa Service
Pada Auto 2000 Kediri Suharmadji
Bagian Administrasi Service (Bagian Billing) membuat kuitansi bengkel
karena adanya prosedur perbaikan kendaraan atau berdasarkan datadata/dokumen yang lengkap dari pihak-pihak yang terkait dalam pelayanan
jasa service, dokumen-dokumen tersebut diantaranya:
a. Perintah Kerja Bengkel (PKB)
Surat Perintah Kerja Bengkel berisi tentang data Historis Kendaraan,
nama dan alamat pemilik kendaraan, nama Service Advisor dan
Mekanik yang memperbaiki kendaraan serta data mengenai keluhan dan
perbaikan kendaraan.
b. Estimasi Biaya Perbaikan

32

Estimasi Biaya Perbaikan dibuat untuk mengetahui perkiraanperkiraan mengenai biaya perbaikan, pergantian suku cadang,
pergantian bahan serta perkiraan waktu selesai.
c. Order Pekerjaan Luar (OPL)
Dokumen Order Pekerjaan Luar dibuat oleh Service Advisor jika ada
pekerjaan diluar bengkel.
d. Bukti Pengeluaran Parts (BPP) dan Bukti Pengeluaran Bahan (BPB)
Dokumen ini hanya dibuat apabila kendaraan memerlukan bahan dan
mengambil suku cadang yang terlampir dalam daftar lampiran.
B. Bentuk-Bentuk Dukungan
Dukungan yang diberikan oleh PT. Astra Internasional, Tbk Auto 2000
Kediri Suharmadji terhadap kinerja karyawan berupa :
a. Fasilitas kelengkapan kerja yang dapat meningkatkan kinerja terhadap
seluruh karyawan di Auto 2000 Kediri Suharmadji.
b. Tidak adanya batasan antara pimpinan dan karyawan, seperti halnya
apabila terjadi masalah mengenai suatu tagihan Claim Asuransi yang
belum terbayarkan, Kepala Administrasi dan Kepala Bengkel siap
membantu dalam menyelesaikan masalah yang terjadi.
c. Adanya jaminan kesehatan untuk seluruh karyawan yang bekerja di
Auto 2000 Kediri Suharmadji.
C. Hambatan-Hambatan
Hambatan mengenai kinerja karyawan PT. Astra Internasional, Tbk Auto
2000 Kediri Suharmadji yaitu :
a. Auto 2000 Kediri Suharmadji dalam melakukan kegiatan penginputan
data dengan menggunakan sistem online, apabila terjadi masalah
gangguan jaringan pada saat kegiatan kerja berlangsung, maka
penginputan data dilakukan secara manual yang dapat memperlambat
lead time proses kinerja karyawan, sehingga tidak efisien dan efektif.

33

BAB IV
PEMBAHASAN
A. Temuan GAP Antara Teori dan Praktek
1.
Landasan Teori
Manpower (tenaga kerja) merupakan istilah yang identik dengan
personalia atau sumber daya manusia. Oleh karena itu, pengertian tenaga
kerja dapat dilihat secara makro maupun mikro. Secara makro, tenaga kerja
atau manpower adalah kelompok yang menduduki usia kerja. secara mikro
pengertian tenaga kerja adalah karyawan atau employee yang mampu
memberikan jasa dalam proses produksi. Jadi, secara makro pengertian
tenaga kerja bersifat kuantitas, yaitu jumlah penduduk yang mampu bekerja.
Mampu bekerja disini bercirikan batas usia kerja minimal, misalnya 10
tahun atau 15 tahun. Sedangkan secara mikro, pengertian tenaga kerja
bersifat kualitas, yaitu sebagai jasa yang diberikan atau dicurahkan dalam
proses produksi. Dalam konteks pengertian ini, maka tenaga kerja sering
dipandang sebagai human atau intelectual capital perusahaan. Pada
prakteknya khususnya di Indonesia, istilah tenaga kerja meliputi buruh,
karyawan, dan pegawai. (Siswanto, 2000:12)
Sedangkan menurut UU No. 13 tahun 2003 Bab I pasal 1 ayat 2 tentang
tenaga kerja. Tenaga kerja adalah setiap orang yang mampu melakukan
pekerjaan guna menghasilkan barang dan atau jasa baik untuk memenuhi
kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa tenaga kerja
adalah individu yang sedang mencari atau sudah melakukan pekerjaan untuk
menghasilkan barang atau jasa yang sudah memenuhi persyaratan, untuk
memperoleh hasil atau upah demi memenuhi kebutuhan sehari-hari.
Pengertian Kinerja menurut Sulistiani (2003:223), Kinerja seseorang
merupakan kombinasi dari kemampuan, usaha, dan kesempatan yang dapat
dinilai dari hasil kerjanya.
Sedangkan menurut A. A. Anwar Prabu Mangkunegara (2001:67)
mengemukakan Kinerja (prestasi kerja adalah hasil kerja secara kualitas

34

dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan

tugasnya sesuai dengan tanggungjawab yang diberikan kepadanya.
Berdasarkan kedua pengertian diatas dapat disimpukan bahwa kinerja
adalah hasil atau prestasi yang dicapai seseorang selama periode tertentu
secara keseluruhan dalam melaksanakan semua tugas berdasarkan dengan
tanggungjawab yang telah diberikan kepadanya.
Pengertian jasa menurut para ahli tidak lepas dari pelayanan, sebab
pada dasarnya jasa dapat juga disebut dengan pelayanan. Seperti yang telah
dikemukakan oleh Supranto (2006:227) bahwa Jasa/pelayanan merupakan
suatu kinerja penampilan, tidak berwujud dan cepat hilang, lebih dapat
dirasakan dari pada dimiliki, serta pelanggan lebih dapat berpartisipasi aktif
dalam proses mengkonsumsi jasa tersebut.
Sedangkan menurut Sugiarto (2002:36) mendefinisikan pelayanan
merupakan suatu tindakan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan
orang lain yang tingkat kepuasan hanya dapat dirasakan oleh yang melayani
maupun yang dilayani.
Berdasarkan kedua pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa
pelayanan/jasa dapat diartikan sebagai sesuatu yang tidak berwujud, yang
melibatkan tindakan melalui proses dan kinerja yang ditawarkan oleh satu
pihak ke pihak lain.
2.
Praktek
Pada saat melaksanakan magang penulis melihat bahwa pada staff
Administasi Service yang ada di PT. Astra Internasional, Tbk Auto 2000
Kediri Suharmadji bertugas dalam pembuatan faktur service dan kuitansi
bengkel, beserta pengarsipan atas kelengkapan-kelengkapan dokumen yang
terkait pada bidang tersebut dalam hubungannya dengan proses pelayanan
jasa service di perusahaan tersebut, baik pelayanan jasa service general
repair maupun service body paint yang hanya dilakukan oleh satu karyawan
saja.
Keterbatasan jumlah tenaga kerja (manpower) yang ada pada staff
Administrasi Service di Auto 2000 Kediri Suharmadji dapat mengakibatkan
tingkat kinerja karyawan kurang optimal. Salah satu yang menjadi akibat
dari kurangnya tenaga kerja (manpower) adalah terjadinya penumpukan

35

pada saat melakukan penginputan data pelayanan jasa service berlangsung.

Karena, pada staff Administrasi Service tidak adanya pemisahan tugas
dalam hal penginputan data antara jasa service general repair dan jasa
service body paint.
3.

GAP Antara Teori dan Praktek

Pada dasarnya teori tentang tenaga kerja (manpower), kinerja

karyawan, dan pelayanan jasa yang dikemukakan oleh para ahli sudah
sesuai dengan kenyataan rill dunia kerja yang ada dilapangan, namun dalam
pelaksanaan aktivitas pada staff Administrasi Service di Auto 2000 Kediri
Suharmadji masih terdapat penyimpangan (terjadinya gap antara teori dan
praktik).
Dalam kegiatan aktifitas pada staff Administrasi Service, prosedur kerja
pelayanan jasa service harus sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan
oleh perusahaan. Namun adapun masalah yang muncul saat aktifitas
prosedur kinerja dalam Administrasi Service, diantaranya :
a. Terjadi penumpukan pada saat penginputan data pelayanan jasa
service general repair dan pelayanan jasa service body paint.
Penjelasan :
Terjadi penumpukan pada saat penginputan data pelayanan jasa service
general repair dan pelayanan jasa service body paint. Dalam hal ini,
terjadinya penumpukan berkaitan dengan masalah sumber daya manusia
yaitu kurangnya jumlah tenaga kerja (manpower) pada staff Administrasi
Service, sehingga mengakibatkan tidak adanya pemisahan tugas dalam
penginputan data antara jasa service general repair dan jasa service body
paint. Tetapi setelah dikonfirmasi kepada staff Administrasi Service, bahwa
penambahan jumlah tenaga kerja (manpower) bisa terpenuhi jika target unit
entry yang ditentukan oleh pihak Auto 2000 Kediri Suharmadji sebanyak 50
unit yang ada di bengkel sudah tercapai.
B. Rekomendasi Perbaikan
Setelah dikonfirmasi kepada staff Administrasi Service, penambahan jumlah
tenaga kerja (manpower) bisa terpenuhi jika target unit entry yang ditentukan oleh

36

pihak Auto 2000 Kediri Suharmadji sebanyak 50 unit yang ada di bengkel sudah
tercapai. Oleh karena itu, untuk menghindari terjadinya kesalahan atau
penumpukan segala penginputan data pelayanan jasa service body paint maupun
jasa service general repair yang dilakukan oleh staff Administrasi Service.
Sebaiknya, pihak Auto 2000 Kediri Suharmadji perlu untuk melakukan
penambahan jumlah tenaga kerja (manpower) pada staff Administrasi Service. Hal
ini dimaksudkan guna optimalisasi kinerja karyawan dan untuk menghindari
terjadinya kesalahan atau penumpukan dalam penginputan data pelayanan jasa
service. Dengan adanya penambahan manpower pada staff Adminstrasi Service,
diharapkan supaya ada pemisahan tugas antara bagian yang melakukan
penginputan data pelayanan jasa service general repair dan pelayanan jasa service
body paint.

37

BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pelayanan jasa service yang ada pada PT. Astra Internasional, Tbk Auto
2000 Kediri Suharmadji Jalan Sersan Suharmadji Kediri NO. 198 Kecamatan
Kota, Kota Kediri sudah cukup baik meskipun masih ada kelemahan atau
kekurangan pada staff Administrasi Service. Kesimpulan yang dapat penulis
simpulkan setelah melaksanakan kegiatan magang yang dilakukan di Auto 2000
Kediri Suharmadji adalah sebagai berikut:
1.
Pelayanan Jasa Service yang diterapkan di Auto 2000 Kediri
Suharmadji dilakukan secara terkomputerisasi oleh staff Administrasi
Service.
2.
Auto 2000 Kediri Suharmadji melayani dua jenis jasa service, yaitu
jasa service body paint dan jasa service general repair.
Segala penginputan data pelayanan jasa service body paint dan

3.

pelayanan jasa service general repair, hanya dilakukan oleh satu

karyawan di staff Administrasi Service.
Tidak adanya pemisahan tugas dalam penginputan data antara

4.

pelayanan jasa service general repair dan pelayanan jasa service body
paint.
5.

Penambahan jumlah tenaga kerja (manpower) bisa terpenuhi jika

target unit entry yang ditentukan oleh pihak Auto 2000 Kediri
Suharmadji sebanyak 50 unit yang ada di bengkel sudah tercapai.

B. Saran
Mengingat pentingnya peran bagian Administrasi Service di dalam
menyajikan suatu informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan dan demi kemajuan
serta perkembangan Auto 2000 Kediri Suharmadji kedepannya. Penulis
menyarankan supaya pihak Auto 2000 Kediri Suharmadji menambah jumlah
tenaga kerja (manpower) pada staff Administrasi Service. Hal ini dimaksudkan
guna optimalisasi kinerja karyawan dan untuk menghindari terjadinya kesalahan
atau penumpukan segala penginputan data pelayanan jasa service, baik jasa
service body paint maupun jasa service general repair.

38

Dengan adanya penambahan jumlah karyawan pada staff Adminstrasi

Service, dimaksudkan supaya ada pemisahan tugas antara bagian yang melakukan
penginputan data pelayanan jasa service general repair dan pelayanan jasa service
body paint.

DAFTAR PUSTAKA
Buku :
J. Supranto. 2006. Pengukuran Tingkat Kepuasan Pelanggan: Untuk
Menaikkan Pangsa Pasar. Jakarta : Rineke Cipta.
Kotler, Philip dan Kevin Lane Keller. 2009. Manajemen Pemasaran Edisi 13
Jilid 1. Jakarta : Erlangga.
Rivai, Vethzal & Basri. 2005. Performance Appraisal : Sistem yang Tepat
untuk Menilai Kinerja Karyawan dan Meningkatkan Daya Saing
Perusahaan. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada.
Siswanto, Bedjo. 2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia (Pendekatan
Administratif dan Operasional). Jakarta : Bumi Aksara.

39

Sugiarto. 2002. Psikologi Pelayanan Dalam Industri Jasa. Jakarta : PT

Gramedia Pustaka Utama.
Sulistiyani, Ambar T. Dan Rosidah. 2003. Manajemen Sumber Daya
Manusia. Yogyakarta : Graha Ilmu.
Sutrisno, Edy. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Kencana
Prenada Media Group.
Perundang-undangan :
Undang-undang No. 13 tahun 2003 bab I pasal 1 ayat 2 tentang Tenaga Kerja.

Lampiran 1. Jadwal Kegiatan Magang

JADWAL KEGIATAN MAGANG
PT. ASTRA INTERNASIONAL, Tbk AUTO 2000 KEDIRI SUHARMADJI
No
1

Hari & Tanggal

Senin/ 06 Juli 2015

Selasa/ 07 Juli 2015

Rabu/ 08 Juli 2015

Kegiatan
1. Pengenalan lingkungan kerja di tempat
magang.
2. Training oleh staff Administrasi Service.
3. Entry data WIP (work In Process) yang
merupakan bagian dari daftar Opname.
1. Entry data diskon yang merupakan
bagian dari Stock Opname.
2. Entry data Beban Internal yang
merupakan bagian dari Stock Opname.
3. Entry data Batal Faktur.
4. Entry data Tax In.
1. Merekap data Bilyet Giro dan Cek.
2. Entry data WIP Body Paint dan WIP
General Repaer.

40

Kamis/ 09 Juli 2015

Jumat/ 10 Juli 2015

Sabtu/ 11 Juli 2015

7
8

Minggu/ 12 juli 2015

Senin/ 13 Juli 2015

No
9

Hari & Tanggal

Selasa/ 14 Juli 2015

10
11
12
13
14
15
16

Rabu/ 15 Juli 2015

Kamis/ 16 Juli 2015
Jumat/ 17 Juli 2015
Sabtu/ 18 Juli 2015
Minggu/ 19 juli 2015
Senin/ 20 Juli 2015
Selasa/ 21 Juli 2015

17

Rabu/ 22 Juli 2015

18

Kamis/ 23 Juli 2015

19

Jumat/ 24 Juli 2015

20

Sabtu/ 25 Juli 2015

21
22

Minggu/ 26 juli 2015

Senin/ 27 Juli 2015

No

Hari & Tanggal

1. Merekap kuitansi tagihan.

2. Entry data TWC (Toyota Waranty
Claim) dengan menggunakan aplikasi
Waranty Online System.
1. Mengikuti Apel/ Upacara pagi.
2. Entry data WIP General Repaer.
3. Filling Stock Opname.
Filling Stock Opname.
Libur Hari Minggu.
1. Merekap data Order Pekerjaan Luar
(OPL).
2. Entry data WIP General Repaer.
Kegiatan
1. Filling TWC dan Stock Opname.
2. Entry data Stock Opname.
Libur menjelang hari raya Idul Fitri.
Libur menjelang hari raya Idul Fitri.
Libur hari raya Idul Fitri.
Libur hari raya Idul Fitri.
Libur hari raya Idul Fitri.
Libur hari raya Idul Fitri.
Libur hari raya Idul Fitri.
1. Entry data tagihan claim BP (Asuransi).
2. Filling kuitansi dan bukti terima uang
(Kasir).
3. Meregister kuitansi (Kasir).
1. Merekap STNK T480.
2. Merekap Surat Pesanan Kendaraan
(SPK).
1. Merekap Surat Pesanaan Kendaraan
(SPK).
2. Mengikuti Halal Bihalal dengan para
pimpinan dan karyawan Auto 2000
Kediri Suharmadji.
Mengarsip Surat Pesanan Kendaraan
(SPK).
Libur Hari Minggu.
1. Mengarsip faktur kendaraan bermotor
dan BPKB.
2. Filling laporan kas.
Kegiatan

41

23

Selasa/ 28 Juli 2015

24

Rabu/ 29 Juli 2015

25

Kamis/ 30 Juli 2015

1.
2.
1.
2.

Filling faktur kendaraan bermotor dan

BPKB.
Merekap faktur pajak.
Filling laporan kas.
Training oleh bagian Administrasi
Gudang Bahan.
Membantu petugas gudang bahan
mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.

26

Jumat/ 31 Juli 2015

27

28

Sabtu/ 01 Agustus 2015 1. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan dan

Order Pembelian Bahan.
2. Membantu petugas gudang bahan
mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.
Minggu/ 02 Agustus Libur Hari Minggu.

29

2015
Senin/ 03 Agustus 2015

30

No
31

32

1. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan dan

Order Pembelian Bahan.
2. Membantu petugas gudang bahan
mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.

1. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan dan

Order Pembelian Bahan.
2. Membantu petugas gudang bahan
mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.
Selasa/ 04 Agustus 1. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan dan
Order Pembelian Bahan.
2015
2. Membantu petugas gudang bahan
mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.
Hari & Tanggal
Kegiatan
Rabu/ 05 Agustus 2015 1. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan dan
Order Pembelian Bahan.
2. Membantu petugas gudang bahan
mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.
Kamis/ 06 Agustus 1. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan dan
Order Pembelian Bahan.
2015
2. Membantu petugas gudang bahan

42

33

34

35
36

No
37

38

mengambilkan bahan yang sesuai

dengan order pembelian bahan.
Jumat/ 07 Agustus 2015 1. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan dan
Order Pembelian Bahan.
2. Membantu petugas gudang bahan
mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.
3. Sosialisasi mengenai sejarah singkat
Auto 2000 Kediri Suharmadji dan
menjelaskan tentang Administrasi Unit
oleh
pihak Auto
2000
Kediri
Suharmadji.
Sabtu/ 08 Agustus 2015 1. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan dan
Order Pembelian Bahan.
2. Membantu petugas gudang bahan
mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.
3. Menghitung jumlah stock bahan beban
perusahaan.
Minggu/ 09 Agustus Libur Hari Minggu.
2015
Senin/ 10 Agustus 2015 1. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan dan
Order Pembelian Bahan.
2. Membantu petugas gudang bahan
mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.
Hari & Tanggal
Kegiatan
Selasa/ 11 Agustus 1. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan dan
Order Pembelian Bahan.
2015
2. Membantu petugas gudang bahan
mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.
Rabu/ 12 Agustus 2015
1. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan
dan Order Pembelian Bahan.
2. Membantu petugas gudang bahan
mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.
3. Sosialisasi mengenai Administrasi
Service (Administrasi Service General
Repaer dan Body Paint) oleh pihak
Auto 2000 Kediri Suharmadji.

43

39

40

41

42
No
43
44

Kamis/

13

Agustus 1. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan dan

Order Pembelian Bahan.
2015
2. Membantu petugas gudang bahan
mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.
Jumat/ 14 Agustus 2015 1. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan dan
Order Pembelian Bahan.
2. Membantu petugas gudang bahan
mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.
Sabtu/ 15 Agustus 2015 1. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan dan
Order Pembelian Bahan.
2. Membantu petugas gudang bahan
mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.
3. Menghitung jumlah stock bahan beban
perusahaan.
Minggu/

16 Agustus Libur Hari Minggu.

2015
Hari & Tanggal
Kegiatan
Senin/ 17 Agustus 2015 Libur Hari Kemerdekaan Indonesia.
Selasa/ 18 Agustus 1. Mencetak Bukti Pengeluaran Bahan dan
Order Pembelian Bahan.
2015
2. Membantu petugas gudang bahan
mengambilkan bahan yang sesuai
dengan order pembelian bahan.

45

Rabu/ 19 Agustus 2015

46

Kamis/
2015

20

1. Menginput data WIP General Repaer

dan Body Paint.
2. Meregister Kuitansi (Kasir).
3. Filling Kuitansi (Kasir).
Agustus 1. Entry data WIP General Repaer dan
Body Paint.
2. Entry data diskon General Repaer dan
Body Paint.
3. Meregister Kuitansi (Kasir).
4. Filling Kuitansi (Kasir).
5. Berpamitan
pada
pimpinan
dan
karyawan Auto 2000 Kediri Suharmadji.

44

45

46

47

48

49

50

51

Lampiran 4. Perintah Kerja Bengkel

Lampiran 5. Faktur Service

52

Lampiran 6. Kuitansi Bengkel

53

54

Lampiran 7. Data Jumlah Karyawan PT. Astra Internasional, Tbk Auto 2000
Kediri Suharmadji
No
Nama
Jabatan
1.
Dwi Bayu Nugroho
Kepala Cabang
2.
Septiana Maharani
CRC (Customer Reliaziation
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.

David Sumarjono
Mustafa
Teguh Mardiansyah
Brian Septa Anggara
Bambang Sutrisno
Mohamad Ihsan Haqq
Julfyanty Wulansari
Dimmas Gushay Angga S
Novian Sapta Rino
Moh. Radika Mari
Ardi Setiawan
Toni Prihantono
Arief Rachman J
Aditya Ferry Nugroho
Lendy Hendrianto
Novan Eko Setiawan
M. Rizal Maulana
Christian Bernardi
Arisudin
Itsna Roni Setyawan
Irkham Aditya Hermawan
Fahru Saleh Adam
Dudung wijianto
Ibnu Robby
Andrias Kuswoyo
Wahyu Nurintan Laksana
Renandra Sriwardana
Muhamad Reo Firman N
Deni Setyo Budi
Risky Bayu Septiawan
Anggara Putra Setyawan
Pujianto
M. Yusi Eko Saputro
Taufiqi Rachmad D
Galuh Gendrasworo
Deta Karnandes Rintjap
Eko rusmianto, SH
Arie Christian Mayang A

Coordinator)
Kepala Bengkel
Kepala Administrasi
Sales supervisor
PGA (Personal General Affaer)
Kasir
Administrasi Unit
Administrasi Service
Administrasi Gudang Bahan
Technical Leader
Foreman General Repaer (GR)
Foreman Body Paint (BP)
Service Advisor (SA)
Service Advisor (SA)
Service Advisor (SA)
Service Advisor (SA)
Service Advisor (SA)
Partman
Partman
Pre Delivery Service (PDS)
Booking Service
Salesforce
Salesforce
Salesforce
Salesforce
Salesforce
Salesforce
Salesforce
Salesforce
Salesforce
Salesforce
Salesforce
Salesforce
Salesforce
Salesforce
Salesforce
Salesforce
Salesforce
Salesforce

55

41.
No
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
51.
52.
53.
54.
55.
56.
57.
58.
59.
60.
61.
62.
63.
64.
65.
66.
67.
68.
69.
70.
71.
72.
73.
74.
75.
76.
77.
78.
79.
80.
81.
82.
83.

Wendra Putra Kurniawan

Nama
Dion Bramanta
M. Sholehudin
Zainul Abidin
Agung Sukarnoto
Nurwakhid Efendi
Arieska Pradana Surya
Denny Septian Rahmadi
Deni Deo Pratama
Uut Heles Wancara
Wahono Zainal Abidin
Yudi Winarko
Ardy Rivandhai Imawan
Febri Ramadhani
Ngatiman
Bondhan P
Budiyatna
Udin Saiful Arif
Moari
Robani
Rivan Setiawan
Dedik Wahyudi
Karyadi
Subur
Andi Sulistiyo
Budi hermansyah
Nurbuat
Dwi Aris Wianto
Ahmad Baidowi
Syair Choirul
Robetuloh
Mashuri
Fahmi Nico K
Latib
Ucun Sutisna
Dang Nera
Hendra H
Rudi
Dede
Prastiyo
Faizol Sunu
Supriyono
M. Yusuf

Salesforce
Jabatan
Salesforce
Messenger
Mekanik General Repaer (GR)
Mekanik General Repaer (GR)
Mekanik General Repaer (GR)
Mekanik General Repaer (GR)
Mekanik General Repaer (GR)
Mekanik General Repaer (GR)
Mekanik General Repaer (GR)
Mekanik General Repaer (GR)
Mekanik General Repaer (GR)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Mekanik Body Paint (BP)
Admin Vendor Body Paint
Mekanik Mixing
Service Plus
Service Plus dan washing
Valet Service
Driver

56

84.

Eko Purwanto
Driver
Nama
Jabatan
85.
Aris kristiowati
Cleaning Service
86.
Darto
Cleaning Service
87.
Imam Muzaki
Cleaning Service
88.
M. Nur Khamim
Cleaning Service
89.
Dwiki
Cleaning Service
90.
Suyono
Cleaning Service
91.
Karyono
Cleaning Service
92.
Selvi
Cleaning Service
93.
Luluk Febriana
Cleaning Service
94.
Adi Darma Sisworo
Security
95.
M. Yogi Krisdianto
Security
96.
Aditya Dwi Nugroho
Security
97.
Ahmad Rafiz
Security
98.
Rahmad Said
Security
99.
Roni Wahyu
Security
100. Moch. Alwi Rosyadi
Security
101. Samsu Hadi
Security
Sumber: PT. Astra Internasional, Tbk Auto 2000 Kediri Suharmadji
No

57

Lampiran 8. Absensi Karyawan

58