SIPI Case 01 Final
SIPI Case 01 Final
SIPI Case 01 Final
PENGENDALIAN
INTERNAL
KASUS: ACKOFFS MANAGEMENT
MISINFORMATION SYSTEM
FITRI WILDA
HAFIZAH MARDIAH
PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI
UNIVERSITAS ANDALAS
Kasus ini diadaptasi dari sebuah artikel klasik berjudul Management Misinformation
System
Ini
ditulis
oleh
Russell
L.
Ackoff
dan
muncul
di Management
Sciences. Dalam artikel itu, Ackoff mengidentifikasi lima asumsi umum tentang
sistem informasi dan kemudian menjelaskan mengapa ia tidak setuju dengan
mereka.
DIBUTUHKAN:
Bacalah lima asumsi, isi, dan penjelasan Ackoff ini. Untuk masing-masing, putuskan
apakah Anda setuju atau tidak setuju dengan Ackoff. Pertahankan pendapat Anda
dengan menyiapkan laporan untuk menjelaskan keyakinan Anda.
ASUMSI 1: MANAJEMEN MEMBUTUHKAN INFORMASI LEBIH LANJUT
Asumsi
1. Sebagian
besar
sistem
informasi
manajemen
(MIS)
dirancang
perhatian
hampir
secara
eksklusif
diberikan
kepada
generasi,
utama, tetapi tidak eksklusif, sebagai salah satu yang muncul dari informasi tidak
relevan yang berlebihan, yang sebagian besar tidak meminta, maka dua fungsi
yang paling penting dari sebuah sistem informasi menjadi filtrasi (atau evaluasi)
dan kondensasi. Literatur tentang MIS jarang mengacu pada fungsi-fungsi ini,
apalagi mempertimbangkan bagaimana membawa mereka keluar.
Pengalaman saya menunjukkan bahwa sebagian besar manajer menerima lebih
banyak data (jika bukan informasi) dari yang mereka mungkin dapat menyerap
bahkan jika mereka menghabiskan seluruh waktu untuk melakukannya. Oleh karena
itu mereka sudah menderita akibat informasi yang berlebihan. Mereka harus
menghabiskan banyak waktu untuk memisahkan dokumen yang relevan. Sebagai
contoh, saya telah menemukan bahwa saya menerima rata-rata 43 jam bahan
bacaan yang tidak diinginkan setiap minggu. Materi yang diminta biasanya
setengah lagi jumlah ini.
Saya telah melihat laporan status stock harian yang terdiri dari sekitar 600 halaman
cetakan komputer. Laporan ini beredar setiap hari di meja manajer. Saya juga
melihat permintaan untuk belanja modal utama yang datang dalam ukuran buku,
beberapa di antaranya didistribusikan ke manajer setiap minggu. Hal ini tidak biasa
bagi banyak manajer untuk menerima rata-rata satu jurnal sehari atau lebih. Satu
bisa terus menerus.
Kecuali kelebihan informasi ke manajer berkurang, informasi tambahan yang
disediakan oleh MIS tidak dapat diharapkan untuk digunakan secara efektif.
Bahkan dokumen yang relevan memiliki terlalu banyak redundansi. Sebagian besar
dokumen dapat sangat berisi tanpa kehilangan konten. Maksud saya di sini adalah
yang terbaik dibuat, mungkin, dengan menggambarkan secara singkat percobaan
dimana saya dan beberapa rekan melakukan riset operasi (OR) literatur beberapa
tahun yang lalu. Dengan menggunakan panel ahli terkenal, kami mengidentifikasi
empat artikel OR bahwa semua anggota panel dianggap "atas rata-rata" dan empat
artikel yang dianggap "bawah rata-rata." Para penulis dari delapan artikel diminta
untuk mempersiapkan "obyektif" pemeriksaan (durasi 30 menit) ditambah jawaban
untuk
mahasiswa
pascasarjana
yang
akan
ditugaskan
untuk
membaca
berpengalaman diminta untuk mengurangi setiap artikel untuk dua pertiga dan
sepertiga dari panjang aslinya hanya dengan menghilangkan kata-kata. Mereka juga
menyiapkan abstrak singkat setiap artikel. Mereka yang melakukan kondensasi
tidak melihat pemeriksaan untuk diberikan kepada siswa.
Sekelompok mahasiswa pascasarjana yang sebelumnya tidak membaca artikel
kemudian dipilih. Masing-masing diberi empat artikel yang dipilih secara acak, yang
masing-masing berada di salah satu dari empat versi yang: 100 persen, 67 persen,
33
persen,
atau
abstrak. Setiap
versi
setiap
artikel
dibacakan
oleh
dua
mahasiswa. Semua diberi ujian yang sama. Skor rata-rata pada ujian dibandingkan.
Untuk artikel diatas rata-rata tidak ada perbedaan yang signifikan antara skor tes
rata-rata untuk 100 persen, 67 persen, dan 33 persen versi, tapi ada penurunan
yang signifikan dalam uji skor rata-rata untuk orang-orang yang telah membaca
hanya abstrak. Untuk artikel di bawah rata-rata tidak ada perbedaan dalam uji rata
skor antara mereka yang telah membaca 100 persen, 67 persen, dan 33 persen
versi, tapi ada peningkatan yang signifikan dalam nilai ujian rata-rata mereka yang
telah membaca hanya abstrak.
Sampel yang digunakan adalah jelas terlalu kecil untuk kesimpulan umum, tetapi
hasilnya sangat menunjukkan sejauh mana menulis yang baik dapat terkondensasi
tanpa kehilangan informasi. Saya menahan diri dari menggambar kesimpulan yang
jelas tentang menulis yang buruk.
Tampak jelas bahwa kondensasi serta filtrasi, dilakukan secara mekanis atau
sebaliknya, harus menjadi bagian penting dari MIS, dan bahwa sistem tersebut
harus mampu menangani banyak, jika tidak semua, dari yang tidak diminta serta
informasi yang diminta bahwa Manajer menerima.
Tanggapan 1. Saya setuju pengan pendapat Russel L. Ackoff. Disaat manajer
membutuhkan suatu informasi dari data yang mereka miliki, mereka harus
menyediakan waktu untuk memisah-misahkan data ataupun dokumen untuk
memperoleh apa yang mereka inginkan. Misalnya, manajer di sebuah perusahaan
konstruksi ingin mengecek jumlah persediaan item A yang berada di gudang.
Manajer tersebut membutuhkan kartu gudang atau kartu stock. Kartu stock
berisikan informasi semua jenis persediaan yang ada. Untuk memperoleh informasi
yang diinginkan, manajer tersebut harus menghabiskan waktu untuk memisahkan
dari informasi yang tidak relevan.
Contoh kartu stock:
fenomena
yang
relevan,
mencoba
menyediakan
melebihi
dari
sebagian
besar
manajer
sebuah
tablo
awal
dari
matematika
nilai,
mereka
mungkin
tidak
buruk,
tetapi
mereka
akan
jarang
yang jelas untuk manajer;tidak pula hasil analisis risiko di mana perkiraan subjektif
manajer sendiri probabilitas yang digunakan.
Pesan yang dapat diambil: Hal ini diperlukan untuk menentukan seberapa baik
manajer
dapat
kompleksitas
menggunakan
dari
proses
informasi
pengambilan
yang
dibutuhkan. Ketika,
keputusan,
mereka
karena
tidak
bisa
fungsi
dilakukan
oleh
departemen
terpisah. Departemen
diterapkan
Departemen
Pembelian
adalah
tingkat
perputaran
Sekarang dengan memeriksa satu item, mari kita perhatikan apa yang terjadi dalam
sistem
ini. Manajer
merchandising,
menggunakan
pengetahuannya
tentang
Q 1 disediakan
oleh
Departemen pembelian.
Dalam perusahaan ini manajer pembelian juga memiliki akses ke kurva hargademand. Dia tahu bahwa manajer penjualan selalu memesan secara optimis. Oleh
karena itu, dengan menggunakan kurva yang sama, ia membaca lebih dari Q 1 ke
batas atas dan bawah untuk nilai yang diharapkan, dari mana ia memperoleh
Q 2, kuantitas yang benar-benar dimaksudkan tersedia. Manajer pembelian tidak
berniat untuk membayar optimisme manajer penjualan. Jika merchandise kehabisan
stok, itu bukan dia khawatir. Sekarang manajer merchandise diberitahu tentang apa
yang manajer pembelian yang telah dilakukan, sehingga ia disesuaikan harga untuk
P 2. Manajer pembelian pada gilirannya diberitahu bahwa manajer merchandise
telah membuat penyesuaian ini, jadi dia berencana untuk hanya membuat
Q 3 tersedia. Jika
proses
ini
(dimungkinkan
hanya
dengan
komunikasi
yang
sempurna antara departemen) telah diizinkan untuk lanjut, tidak akan ada yang
telah dibeli dan tidak aka nada yang terjual. Hasil ini dihindari dengan melarang
komunikasi antara dua departemen dan memaksa masing-masing untuk menebak
apa yang lain lakukan.
Gambaran situasi ini: Ketika unit organisasi memiliki langkah-langkah kinerja yang
tidak pantas yang menempatkan mereka dalam konflik satu sama lain, seperti yang
sering terjadi, komunikasi antara mereka bisa merusak kinerja organisasi, tidak
membantu. Struktur organisasi dan pengukuran kinerja harus diperhitungkan
sebelum membuka pintu dan memungkinkan aliran bebas informasi antara bagian
organisasi.
Tanggapan 4. saya setuju dengan pernyataan Russel L. Ackoff bahwasanya
komunikasi adalah hal yang paling penting ketika datang untuk bekerja bersamasama. seiring waktu, tingkat atas manajemen cenderung menjadi terisolasi dari
seluruh organisasi. sebuah jurang mengembangkan hasil tersebut di celah dalam
komunikasi,
saling
pengertian,
dan
pengetahuan. tanpa
komunikasi
yang
atau
tepat
penerimaan
dari
ide-ide
manajer,
baru
organisasi
dan
akan
Pernyataan 5. Manajer harus memahami MIS mereka atau mereka cacat dan tidak
dapat benar beroperasi dan mengendalikan perusahaan. Kebanyakan desainer MIS
berusaha untuk membuat sistem mereka tidak berbahaya dan mudah digunakan
manajer, agar manajer tidak takut. Para desainer mencoba untuk menyediakan
manajer dengan akses yang sangat mudah ke sistem dan meyakinkan mereka
bahwa mereka tidak perlu tahu tentang hal itu. Para desainer biasanya berhasil
membuat manajer bodoh dalam hal ini. Ini membuat manajer tidak dapat
mengevaluasi MIS secara keseluruhan. Hal ini sering membuat mereka takut untuk
bahkan mencoba melakukannya, supaya mereka menampilkan ketidaktahuan
mereka
secara
terbuka.Dalam
kegagalan
mengevaluasi
MIS,
manajer
mendelegasikan banyak kendali organisasi untuk desainer sistem dan operatoryang mungkin memiliki banyak kebajikan, tetapi kompetensi manajerial jarang ada
di antara mereka.
Biarkan saya mengutip kasus. Seorang ketua dewan dari perusahaan menengah
meminta bantuan pada masalah berikut. Salah satu divisi yang lebih besar
(desentralisasi) telah memasang pengendalian persediaan produksi dan sistem
informasi manajer manufaktur terkomputerisasi sekitar setahun sebelumnya. Hal ini
memerlukan peralatan bernilai sekitar $ 2 juta untuk melakukannya. Ketua dewan
baru saja menerima permintaan dari divisi untuk
dengan
yang
peralatan
baru
seharga
beberapa
kali
dari
aslinya.
Sebuah
"pembenaran" yang luas untuk melakukan hal diberikan dengan permintaan. Ketua
ingin tahu apakah permintaan itu dibenarkan. Dia mengakui untuk menyelesaikan
ketidakmampuan dalam hubungan ini.
Pertemuan
diatur di divisi,
di
briefing yang
diperpanjang dan rinci. Sistem itu besar tapi relatif sederhana. Pusatnya adalah titik
pemesanan
ulang
untuk
setiap
item
dan
tingkat
stok
maksimum
yang
10
baru. Saya diberitahu ada banyak. Saya meminta daftar sekitar 30 dan untuk
beberapa kertas grafik. Keduanya disediakan. Dengan bantuan desainer sistem dan
volume laporan harian tua saya mulai merencanakan tingkat persediaan item
terdaftar pertama dari waktu ke waktu. Ketika item ini mencapai tingkat persediaan
maksimum "diijinkan", itu telah diatur kembali. Sistem desainer terkejut dan
mengatakan bahwa saya telah menemukan salah satu dari beberapa kesalahan
yang
dilakukan
oleh
sistem
dengan
"keberuntungan". Perencanaan
terus
menunjukkan bahwa karena pemesanan ulang item yang berulang tidak pernah
dibawah level stok maksimum yang diijinkan. Jelas, program ini membingungkan
tingkat persediaan maksimum dan titik pemesanan ulang. Ini ternyata menjadi
kasus dalam lebih dari setengah dari item pada daftar.
Berikutnya saya bertanya apakah mereka memiliki banyak bagian dipasangkan,
sesuatu yang hanya digunakan oleh lainnya, misalnya, mur dan baut cocok. Mereka
memiliki banyak. Sebuah daftar dihasilkan dan kami mulai memeriksa penarikan
hari sebelumnya. Lebih dari setengah dari pasangan memiliki perbedaan dalam
jumlah tercatat dengan yang ditarik sangat besar. Tidak ada penjelasan diberikan.
Sebelum hari itu, ini menunjukkan beberapa perhitungan cepat dan kotor bahwa
sistem komputerisasi yang baru membebankan perusahaan hampir $ 150.000 per
bulan melebihi sistem tangan yang telah diganti, sebagian besar ini dalam
persediaan berlebih.
Rekomendasinya adalah sistem akan didesain ulang secepat mungkin dan bahwa
peralatan baru tidak diizinkan untuk saat ini. Pertanyaan yang diajukan dari sistem
telah yang jelas dan sederhana. Manajer harus mampu meminta mereka, tetapi
mereka
merasa
tidak
kompeten
untuk
melakukannya. Mereka
tidak
akan
11
12