FENOMENA APLIKASI TAMBAL SULAM

Richardus Eko Indrajit

Salah satu hasil audit sistem aplikasi yang paling sering dijumpai adalah suatu kenyataan bahwa telah
terjadi pengembangan perangkat lunak aplikasi yang tambal sulam. Istilah tambal sulam sendiri terkesan
berkonotasi negatif. Yang dimaksud dengan istilah ini sebenarnya bertolak dari kenyataan bahwa telah
terjadi konstruksi modul-modul aplikasi tanpa perencanaan matang terlebih dahulu dari waktu ke waktu,
akibat perubahan-perubahan kebutuhan bisnis perusahaan yang semakin lama kian bertambah dengan
cepat, dan sangat beragam. Sebenarnya fenomena tambal sulam tersebut merupakan suatu hal yang wajar.
Dikatakan demikian karena perusahaan mengalami evolusi dalam bisnis. Dari mulai pertama kali berdiri
dengan segala keterbatasan fasilitas dan investasi, berkembang menjadi perusahaan menengah karena
keuntungan bertambah, sampai dengan menjadi perusahaan besar setelah melakukan ekspansi usaha.
Perkembangan usaha inipun terjadi dalam suatu lingkungan bisnis yang berubah secara cepat. Sistem
informasi, yang merupakan kumpulan dari berbagai jenis modul aplikasi, dibangun sejalan dengan
perkembangan kebutuhan perusahaan. Permasalahannya, karena modul-modul tersebut dibuat oleh
berbagai macam vendor yang berlainan, termasuk oleh SDM internal perusahaan, tanpa adanya suatu
perencanaan atau paduan blue print yang jelas, maka pengembangan aplikasi secara tambal sulam
mengakibatkan terjadinya penurunan pada kualitas sistem informasi secara signifikan. Sistem menjadi
kurang atau bahkan tidak reliable pemeliharaan aplikasi menjadi lebih mahal, terjadi redundansi data dan
proses, kontrol internal menjadi buruk, merupakan beberapa akibat negatif yang disebabkan oleh sistem
yang tidak terencana.
PENYEBAB TAMBAL SULAM
Dilihat dari kacamata manajemen sistem informasi, ada lima hal yang menjadi potensial penyebab
berubahnya kebutuhan bisnis yang berdampak langsung terhadap perancangan modul-modul aplikasi.
Hal pertama adalah struktur organisasi. Sejalan dengan berkembangnya sebuah perusahaan, jumlah
karyawannya pun akan membengkak. Belum lagi jika terjadi proses-proses penggabungan usaha seperti
merger dan acquisition, atau ekspansi bisnis lainnya. Sebagai konsekuensi logis, struktur organisasi internal
perusahaan akan mengalami perubahan dari waktu ke waktu. Dampak langsung terhadap desain perangkat
lunak aplikasi adalah dalam hal penentuan sistem pengkodean struktur organisasi. Tantangan pertama
adalah untuk membuat suatu sistem pengkodean berbasis tree untuk merepresentasikan struktur organisasi.
Struktur data yang sesuai harus ditentukan untuk keperluan ini. Hal kedua yang harus ditentukan adalah
standar pengkodean yang akan dipergunakan sebagai basis pengkodean unik masing-masing kode pada
struktur organisasi. Kode ini disatu pihak harus informatif bagi manajemen, dan dilain pihak harus secara
teknis mampu menghadapi kemungkinan perubahan secara dinamis di kemudian hari. Hal terakhir dan
terpenting untuk dilakukan adalah penyusunan strategi secara teknis untuk mengantisipasi jika terjadi
perubahan struktur organisasi di kemudian hari. Satu hal yang harus diingat sehubungan dengan hal ini,
yaitu bahwa data historis mengenai struktur organisasi dan jabatan karyawan yang melekat di dalamnya
harus terekam dengan baik.
Hal kedua yang berpotensi untuk menghasilkan aplikasi tambal sulam adalah perubahan proses, standar,
atau prosedur dalam perusahaan. Seperti diketahui, bahwa dalam perusahaan terdapat akvitias-aktivitas
penciptaan produk dan jasa, baik yang berhubungan dengan front office maupun back office. Adalah suatu
hal yang lumrah bahwa dari waktu ke waktu perusahaan berusaha untuk menciptakan suatu proses kerja
yang semakin lama semakin efektif dan efisien untuk kepuasan pelanggan. Sehubungan dengan hal itu,
sering kali terjadi perubahan prosedur dalam penanganan berbagai macam keperluan, bahkan tidak
menutup kemungkinan terjadinya aktivitas-aktivitas atau proses-proses baru yang harus segera
diakomodasikan kebutuhannya dalam modul aplikasi. Selain harus merubah alur kerja, perubahan proses
ini akan mempengaruhi pula faktor-faktor kontrol terhadap data dan informasi yang dihasilkan. Modul
aplikasi yang dibuat harus dapat mengakomodasikan segala kemungkinan perubahan alur proses yang ada
dengan tetap berpegang bahwa segala hal yang berhubungan dengan pengolahan data dan penyampaian
informasi harus secara historis terekam dengan baik.

PROCESSES,
STANDARDS,
AND
PROCEDURES

ORGANIZATION
AND
STRUCTURE

POLICY
AND
RULES

Market
and
Customers
PEOPLE
AND
CULTURES

Products
and
Services

INFORMATION
TECHNOLOGY
AND OTHER
RESOURCES

Sumber: Renaissance Advisors, 1997

Faktor-faktor eksternal di luar perusahaan seringkali menyebabkan harus adanya perubahan kebijakankebijakan ataupun peraturan-peraturan di dalam perusahaan. Perubahan peraturan mengenai pajak, upah
gaji minimum, sistem penggajian, bentuk badan usaha, dan lain sebagainya merupakan hal-hal yang cukup
memusingkan kepala para programmer. Karena kebijakan dan peraturan merupakan hal yang sangat
fundamental, perubahan pada kedua hal tersebut akan berdampak cukup besar dalam operasional
perusahaan sehari-hari, yang secara langsung maupun tidak langsung memiliki dampak yang sangat
signifikan terhadap sistem aplikasi. Secara teknis, perubahan kebijakan maupun peraturan akan
berpengaruh terhadap dua aspek: segala perhitungan yang mempergunakan perhitunganperhitungan/formula tertentu, dan master file (database) yang berisi standarisasi dari berbagai macam hal.
Semua modul yang terkait dengan kedua hal ini akan memiliki potensi untuk berubah sewaktu-waktu.
Hal keempat yang walaupun terlihat kecil namun dapat mengakibatkan terjadinya perancangan sistem yang
tambal sulam adalah karena faktor-faktor yang terkait dengan SDM dan budaya perusahaan (corporate
culture). Istilah user friendly misalnya, memiliki pengertian yang sangat relatif. User friendly bagi
karyawan yang sudah bertahun-tahun bekerja di perusahaan adalah sistem sederhana yang berbasis DOS.
Sementara bagi para karyawan muda yang baru, sistem clig and drag dengan menggunakan mouse-lah yang
dikatakan sebagai sistem yang user friendly. Tidak jarang kedua sistem terpaksa dipertahankan
keberadaannya karena sulit untuk merubah mindset dan budaya SDM yang sudah bertahun-tahun terbentuk.
People do not like to change, segala hal yang bersifat merubah kebiasaan sehari-hari akan menjadi
hambatan dalam memperkenalkan suatu sistem baru. Potensi aplikasi tambal sulam sangat mungkin terjadi
dalam kondisi ini, mengingat sistem berbasis DOS dan Windows memiliki paradigma atau konsep
perancangan dan pengembangan yang cukup mendasar dan berbeda.
Hal terakhir yang tidak kalah pentingnya adalah karena faktor perkembangan teknologi informasi yang
sedemikian cepat. Tambal sulam paling banyak terjadi sehubungan dengan adanya perubahan paradigma
yang berhubungan dengan perangkat lunak. Disiplin ilmu yang sangat berpengaruh terhadap perkembangan
perangkat lunak aplikasi antara lain: sistem operasi, sistem basis data (database), konsep bahasa
pemrograman, dan metodologi rekayasa perangkat lunak. Perubahan dari teori struktur data berbasis
hirarkis ke RDBMS adalah contoh klasik yang sangat mewarnai permasalahan integrasi antara modul
aplikasi lama dengan modul-modul baru. Perubahan konsep pemrograman dari DOS ke dalam Windows
yang sudah menggunakan paradigma object technology juga merupakan permasalahan tersendiri yang
harus dihadapi. Belum lagi ditambah dengan adanya berbagai macam platform sistem operasi seperti unix,
OS/2, Windows NT, dalam suatu perusahaan yang harus diintegrasikan satu dan lainnya.
DAMPAK NEGATIF BAGI PERUSAHAAN
Seperti telah dijelaskan sebelumnya, sistem tambal sulam yang tidak terencana dan terkelola dengan baik,
akan mendatangkan dampak yang sangat merugikan perusahaan. Dampak yang sangat berbahaya adalah
jika terjadi penurunan terhadap reliability dari sistem informasi. Jika informasi yang dihasilkan dari

pengolahan data yang ada tidak dapat dipercaya, sama saja dengan sistem yang bersangkutan tidak dapat
dipergunakan dalam perusahaan. Hal ini disebabkan karena dapat membahayakan proses pengambilan
keputusan strategis bagi manajemen. Dapat dibayangkan seorang direksi salah mengambil keputusan
karena informasi yang disajikan oleh sistem informasi tidak akurat (menyimpang dari data sesungguhnya).
Hal berikutnya adalah terjadinya redudansi pekerjaan, seperti dalam hal data entry misalnya. Tentu saja
dilihat dari kacamata manajemen, hal ini sama sekali tidak efisien dan membuang-buang biaya karena
harus menggaji beberapa karyawan untuk memasukkan data yang sama. Persoalan kontrol terhadap data
yang disimpan juga menimbulkan permasalahan lain dalam situasi dimana data yang ada disimpan di
beberapa tempat yang berbeda. Belum lagi hal-hal lain yang berkaitan dengan data, seperti konsistensi,
tingkat up-do-date, dan lain sebagainya. Biaya lain yang tidak sedikit adalah biaya pemeliharan berbagai
ragam infrastruktur perangkat keras, perangkat lunak, dan brainware dari sistem yang beragam. Dapat
dibayangkan biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar vendor-vendor yang beragam
setiap tahunnya, karena merekalah yang paling mengetahui seluk beluk semua portfolio perangkat aplikasi
yang dimiliki perusahaan.
MENGAPA TERJADI DAN BAGAIMANA PEMECAHANNYA?
Terjadinya kecenderungan perancangan aplikasi tambal sulam dapat dilihat dari berbagai segi. Aspek
pertama adalah karena adanya urgensi kebutuhan suatu modul dari pihak manajemen. Keterbatasan waktu
yang sangat singkat membuat para pembuat sistem hanya memperhatikan dampak jangka pendek, dalam
arti kata yang penting bahwa kebutuhan mendesak dari manajemen perusahaan dapat segera terpenuhi.
Aspek kedua adalah karena keterbatasan pengetahuan dan kemampuan pembuat sistem, apakah SDM dari
dalam perusahaan maupun vendor atau konsultan dari luar. Aspek lainnya adalah karena ketidakinginan
pihak manajemen untuk memberikan investasi yang cukup untuk membuat sistem yang baik, istilah
kasarnya adalah dilakukan perancangan akal-akalan terhadap sistem yang dimiliki sekarang, walaupun
dalam kenyataannya sudah tidak memadai lagi bagi perusahaan. Bagaimana cara menanggulanginya? Sulit
tapi mudah. Sebagaimana halnya seseorang yang ingin membangun rumah, sejak awal harus diketahui dulu
apakah nantinya rumah tersebut akan dibuat bertingkat dua atau lima. Kalau semenjak awal sudah
ditentukan bahwa nantinya rumah tersebut akan dipersiapkan untuk bertingkat lima, pondasi dan arsitektur
yang dirancang harus memperhatikan kemungkinan tersebut. Demikian pula dengan arsitektur aplikasi
teknologi informasi. Jika telah diketahui bahwa nature perusahaan yang akan berkembang, dengan
kemungkinan perubahan pada lima aspek utama di atas, harus dibuat suatu perencanaan strategi
perancangan aplikasi-aplikasi terkait, baik yang diperlukan untuk jangka pendek, jangka menengah, dan
jangka panjang. Blue print ini dapat dibuat oleh divisi teknologi informasi internal perusahaan dengan
bantuan tenaga dari luar seperti konsultan atau vendor-vendor teknologi informasi, namun harus ada satu
tim teknologi yang kuat dari dalam perusahaan. Harap diingat bahwa walau bagaimanapun, tim SDM
teknologi dari perusahaanlah yang paling bertanggung-jawab terhadap penyediaan fasilitas sistem
informasi. Oleh karena itu, diperlukan pasukan SDM yang selain mengerti permasalahan manajemen, juga
dapat menterjemahkan tantangan-tantangan bisnis yang dihadapi ke dalam kerangka pelaksanaan teknis dan
operasional.