Mengelola Data dan Informasi di Tempat Kerja

A. Data
1. Pengertian Data
Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan
adanya suatu pengolahan. Data bisa berujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka,
matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan
untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.
Pengertian data menurut The Liang Gie adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya
apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan
keterangan, pembuatan kesimpulan,atau penetapan keputusan.
Dr. S.P. siagian menjelaskan arti data dan informasi. Beliau menyatakan bahwa: ada
perbedaan konsepsional yang cukup prinsipil antara data dan informasi. Jelaslah kiranya
bahwa data merupakan sumber informasi dan merupakan bahan informasi.
2.

Klasifikasi Data

a. Klasifikasi data berdasrkan sumbernya

Klasifikasi data berdasarkan sumbernya dikelompokkan menjadi dua,antara lain;
1. Data intern, yaitu data yg dibutuhkan oleh suatu organisasi sebagai landasan pengambilan
keputusan yang di peroleh dari catatan-catatan organisasi itu sendiri.
2. Data Ekstern, yaitu data yang diperoleh dari sumber-sumber di luar organisasi.
b. Klasifikasi Data Berdasarkan Pengolahannya
1. Data Primer
2. Data Sekunder
c.

Klasifikasi Data Berdasarkan Sifat

1. Data Kuantitatif
2. Data Kualitatif
d. Klasifikasi Data Berdasarkan Jenisnya
1. Data Hitung
2. Data Ukur
3. Pengolahan Data.

a.
b.

Lembaga
Lingkungan kerja

c.

Media massa.

d.

Instansi pemerintah

e.

Masyarakat

pendidikan.

4. Sumber sumber Data

Pengolahan data ada 8 macam yaitu:
a. Reading
b. Writing
c. Recording or printing
d. Sorting
e. Transmitting
f. Calculating
g. Comparing
h. Storing
5. Macam macam type data
Type data integer/oridinal
Type data boolean

Type data flowating point/real

Type data enumerated

Type data string & carakter

6. Ekstensi dari data/file softcopy

a)
3ds Graphic (3D studio)
b)
3fx Efek (corel chart)
c)
3gr data file (window video grabber)
d) 4sw 4dos Swap file
e)
A Library (UNIX)
f)
Act Actor Source code file
8. Teknik Pengumpulan Data
1. Wawancara
Wawancara ialah proses interaksi atau komunikasi secara langsung antara pewawancara dan
responden. Pengumpulan data dengan tehnik wawancara dapat digunakan untuk memperoleh data
yang bersifat fakta, misalnya umur, pekerjaan, jumlah anak, tingkat pendidikan dan riwayat

kesehatan. Wawancara juga dapat digunakan untuk menilai sikap, pendapat, pengalaman, dan
sebagainya.
Keuntungan
a. Memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka
b. Pewawancara dapat mengembangkan pertanyaan
c. Pewawancara dapat melihat kebenaran jawaban melalui gerak-gerik dan raut wajah yang
diwawancarai
Kerugian
a. Membutuhkan waktu yang lama
b. Tergantung dari kepapandaian si pewawancara
c. Dapat mengganggu orang yang diwawancarai

2. Kuesioner
Kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis yang ditujukan kepada responden. Jawaban responden
atas semua pertanyaan dalam kuesioner kemudian dicatat/direkam.
Kuesioner merupakan metode pengumpulan data yang efisien bila peneliti mengetahui secara pasti
data/informasi apa yang dibutuhkan dan bagaimana variabel yang menyatakan informasi yang
dibutuhkan tersebut diukur.
Keuntungan
a. Daftar pertanyaan baik untuk sumber data yang banyak
b. Responden tidak merasa terganggu
c. Daftar pertanyaan relatif lebih efisien untuk sumber data yang banyak
d. Karena daftar pertanyaan biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat
lebih obyektif.
Kerugian
a. Daftar pertanyaan tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan.
b. Daftar pertanyaan cenderung tidak fleksibel
c. Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan.
d. Daftar pertanyaan yang lengkap sulit untuk dibuat Observasi adalah pengamatan langsung suatu
kegiatan yang sedang dilakukan. Melalui observasi penganalisis dapat memperoleh pandanganpandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung keterkaitan diantara para
pembuat keputusan di dalam organisasi, memahami pengaruh latar belakang fisik terhadap para
pembuat keputusan, menafsirkan pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat keputusan lewat tata letak
kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya
(Sevilla, 1993).

3. Observasi
Keuntungan

a. Cenderung mempunyai keandalan yang tinggi

b. Analis sistem dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan
c. Analis sistem dapat menggambarkan tata letak fisik dari kegiatan kegiatan
d. Analis sistem dapat mengukur tingkat dari suatu pekerjaan
Kerugian
a. Biasanya orang yang diamati merasa terganggu.
b. pekerjaan yang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitan.
c. Dapat mengganggu kerja yang dilakukan.

Read more: http://apkexcellent.blogspot.com/2012/09/mengola-data-dan-informasiditempat.html#ixzz2j5mRk23j

B. Informasi

1. Pengertian Informasi
Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun
suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk
menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai
obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga
bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.
Informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan
mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang
sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.
2. Proses Penanganan Informasi
3. Tujuan Pendistribusian Informasi
4. Jenis-Jenis Pendistribusian Informasi
a. Distribusi Informasi Secara Tertulis
b. Distribusi Informasi Secara Lisan
5. Macam-Macam Penyajian Informasi
a. Media Distribusi Informasi secara tertulis
Memo
Majalah atau BULETIN
Laporan tahunan
Uraian tugas
Buku pedoman
b. Media Distribusi Informasi secara Lisan
Telepon
Rapat atau pertemuan
Radio dan televise
C. Metode Pengumpulan Data
1. Definisi Metode Pengumpulan Data
a. Teknik atau cara yang digunakan untuk mengumpulkan data.
Macam-Macam Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan Data dengan Metode Tes
Definisi Tes
Jenis Tes

 Pengumpulan Data dengan Metode Angkel

Definisi Kuesioner
Jenis Kuesioner
Keuntungan kegunaan Kuesioner
Pengumpulan Data dengan Metode Wawancara
Definisi Wawancara
Jenis Wawancara
Kelebihan metode wawancara
Pengumpulan Data dengan Metode Observasi
Definisi Observasi
Cara Melakukan Observasi
Kelemahan Observasi
Kebaikan Observasi
Kegiatan yang harus dilakukan ketika observasi
Kegiatan yang tidak boleh dilakukan ketika observasi.
Pengumpulan Data dengan Menggunakan Metode Dokumentasi
Definisi Dokumentasi
Metode Dokumentasi
D. Mengolah Data Menjadi Informasi
1. Recording
2. Klasifikasi
3. Sorting
4. Calculating
5. Penyusunan laporan
6. Penyimpanan
7. Pencarian
8. Komunikasi

E. Konsumen Informasi

Konsumen informasi adalah setiap orang yang menerima informasi, yang digunakan untuk
menambah pengetahuan, membuat keputusan dsb bagi penerima informasi tersebut.

F. Pengertian Kantor
Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: kantoor, yang maknanya: ruang tempat
bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris
office memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang
tempat kerja.
Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor
dalam arti statis.
Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi.
Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau
kegiatan administrasi dalam arti sempit
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro,
instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan
kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian
data/informasi.
Jadi dalam garis besar kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha dan
prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.

G. Jenis jenis yang dikelola kantor

Menurut Leffing Well & Robinson :

menerima pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya
membuat rekening
surat menyurat
menyimpan warkat
menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai
mengurus dan membagi serta mengirim surat
memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat
macam-macam pekerjaan seperti menelpon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, megnhapuskan pekerjaan yang
tidak perlu.
membuat warkat, mencatat data yang diinginkan
Menurut G.R. Terry :
mengetik
menghitung
memeriksa
menyimpan warkat
menelpon
menggandakan
mengirim surat

H. Aktivitas Pegawai Kantor

Aktivitas pegawai kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo digolongkan menjadi 4 macam
yaitu :

1. Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi

Terdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi, korespondensi.
2. Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi
Terdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro,
perekaman tape.
3. Segala macam pekerjaan komputasi
Terdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik, statistik,
penyusunan laporan.
4. Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi
Terdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi, pemberian
keterangan.

I. Syarat syarat Pegawai Kantor

Pegawai kantor adalah pegawai yang bekerja di kalangan kantor, baik instansi pemerintah
maupun suatu dan berusaha memberikan jasanya untuk mencapai tujuan yang akan dicapai
oleh kantor masing-masing sesuai dengan bidang kegiatannya. Sedangkan persyaratan yang
dituntut oleh dunia usaha dan industri tidak sama, secara umum setiap pegawai harus
memenuhi syarat-syarat :
1. Syarat pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi
2. Syarat ketrampilan untuk dapat melakukan sesuatu dengan cermat dan berhasil.
3. Syarat kepribadian, keseluruhan sifat yang merupakan watak seseorang, yang dapat dikenali
dari :
* sikap badan ketika duduk, berjalan dan berbicara
* sifat bersih dan rapi
* sifat luwes dan berbusana serasi
* sifat yang bertalian dengan kesehatan diri
* kemampuan dan ketrampilan
* sifat kerohanian

J. Penyusunan Laporan
Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan
mengenai sesuatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya.
Laporan inilah yang secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat
pertanggungjawaban, dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi.
Sebelum laporan disajikan secara lisan, laporan terlebih dahulu disusun dalam bentuk tertulis
secara sistematis sehingga mudah dipahami. Dari segi bentuk tertulis, laporan terbagi menjadi
seperti berikut.
1. Laporan berbentuk formulir atau matriks, yaitu laporan yang tinggal mengisi pada blangko
yang disediakan.
2. Laporan berbentuk memorandum atau nota, yaitu laporan yang diuraikan secara singkat.
Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja antara atasan dan bawahan atau
antar-unsur-unsur dalam suatu instansi.
3. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari memorandum
sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. Jenis laporan ini dapat dipergunakan untuk
bermacam-macam topik.
4. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun seperti makalah.
Materi laporan dibagi menjadi beberapa topik dan subtopik.
5. Laporan berbentuk buku, yaitu laporan yang disusun dalam bentuk buku.

Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses penyusunan laporan,
selain harus memperhatikan berbagai prinsip dan syarat dalam penyusunan laporan, juga
harus memperhatikan tata caranya. Pada intinya, tata cara penyusunan laporan dimulai dari
tahap persiapan yang mencakup penentuan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan,
dan proses pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan , dan diakhiri dengan
tahap penulisan laporan itu sendiri.
1.Tahap Persiapan
Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa yang akan
dilaporkan ? Mengapa hal itu harus dilaporkan ? Kapan laporan akan disampaiakan ? Data
apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung ? Dengan terjawabnya
beberapa pertanyaan ini, maka akan dapat dirumuskan secara jelas latar belakang dan
masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang relevanuntuk disajikan, dan
sumber-sumber data.
2. Pengumpulan dan Penyajian Data
Setelah itu, langkah berikutnya adalah merencanakan pengumpulan dan penyajian data.
Dalam proses pengumpulan harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah
ditetapkan. Data yang diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber
sekunder. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang menjadi
bahan utama dan data pendukung atau penunjang.
dan penyajian data.
3. Sistematika Laporan
Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut
sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih
lanjut dalam kalimat-kalimat.
4. Penulisan Laporan
Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga
laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.

Pengumpulan Data dan Penyusunan konsep dalam laporan

Pengumpulan data merupakan pencatatan peristiwa-peristiwa atau hal-hal atau keteranganketerangan juga karakteristik-karakteristik sebagian atau seluruh elemen populasi yang akan
menunjang dan mendukung penelitian atau kegiatan tertentu.
Berikut ini adalah teknik pengumpulan data yang sering dipergunakan dalam penelitian :
1. Wawancara (interview)
2. Pengamatan (Observasi)
3. Menggunakan Tes
4. Kuisioner / Angket
5. Dokumentasi
Penyusunan konsep merupakan langkah awal atau penyusunan utama dalam membuat
laporan, yang dapat berbentuk kata maupun simbol, dimana penyusunan konsep dilakukan
agar laporan dapat terbentuk dengan benar.

Pengetikan dan Penjilidan dalam laporan

Pengetikan adalah proses akhir dalam pembuatan laporan, dimana dalam pengetikan harus
sangat tertata rapi sehingga laporan dengan mudah dapat dipahami.
Penjilidan adalah suatu kegiatan menghimpun/ menyusun halaman-halaman/lembaran
lembaran lepas menjadi satu sesuai urutan lembaran-yang seharusnya, yang dilindungi oleh
ban atau sampul dengan menggunakan bahan dan alat bantu tertentu (peralatan dan bahan
penjilidan) agar mudah digunakan dan untuk melindungi buku tersebut (fisik/
nilai informasi-nya).