BAB 1

PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Penelitian

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang pemerintahan

daerah maka dibentuklah pemerintahan desa. Pemerintahan Desa merupakan

lembaga pemerintahan yang berada di tingkatan paling bawah dalam struktur
pemerintahan di Indonesia yang berinteraksi langsung dan melayani kebutuhan
dasar

masyarakat

yang

berada

di

wilayah

pedesaan.

Dalam

konteks

penyelenggaraan pemerintahan daerah yang terpenting adalah bagaimana

pemerintahan desa mampu meningkatkan kesejahteraan rakyatnya, mampu
memberikan pelayanan kepada masyarakat desa dan mampu meningkatkan daya
saing desanya. Oleh karena itu kinerja pemerintah desa mempunyai dampak
secara langsung terhadap peningkatan kesejahteraan masyarakat desa.
Penyelenggaraan pemerintahan desa tidak terlepas dari berbagai hal yang
mendukung kegiatan urusan pemerintahan desa seperti kepemimpinan kepala
desa, keuangan desa, sumber daya manusia, administrasi desa maupun manajemen
pemerintahan desa. Administrasi desa sebagai salah satu kegiatan yang dilakukan
oleh pemerintahan desa mempunyai kewajiban memberikan pelayanan kepada
masyarakat dalam hal pembuatan KTP, Akta kelahiran, Akta Kematian, Akta
Kepemilikan Tanah serta ketersediaan data yang diperlukan oleh masyarakat
seperti monografi desa. Kegiatan administrasi ini tentunya memerlukan
penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat, baik kedalam maupun keluar

dengan sistem tertentu dan dapat dipertanggung jawabkan. Kegiatan ini disebut
dengan istilah Kearsipan.
Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang
sangat penting dan tidak mudah. Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus
dikelola dengan baik sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat
membantu tugas pimpinan serta membantu mekanisme kerja dari seluruh
karyawan instansi yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien
dan efektif.
Titik berat dari kearsipan adalah pada segi penemuan kembali, bukan pada
penyimpanannya.

Informasi

yang

tertulis

disimpan

untuk kemungkinan

dipergunakan pada waktu yang akan datang. Menyimpan informasi tertulis

dengan baik adalah penting, sedangkan menemukan kembali arsip dengan segera
adalah vital. Pada saat ini pengelolaan kearsipan desa belum mendapatkan
perhatian yang cukup sehingga ketika arsip diperlukan terdapat berbagai
permasalahan seperti adanya arsip yang rusak dikarenakan tidak adanya
pemeliharaan yang cukup atau hilang karena sistem pengelolaannya yang tidak
mengikuti aturan atau kaidah yang benar dan sebagainya. Ketidak jelasan
pengelolaan arsip desa terlebih yang menyangkut

arsip-arsip vital dapat

mengganggu proses perjalanan pemerintahan desa. Selain itu sumberdaya

manusia, sarana, dan prasarana yang belum tersedia secara memadai
menyebabkan pelaksanaan pengelolaan arsip tidak efektif dan kurang dapat
dipertanggungjawabkan.

Melihat permasalahan yang terjadi maka perlu adanya sistem pengelolaan

kearsipan yang baik. Pengelolaan kearsipan dikatakan baik apabila waktu arsip
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan tepat dan cepat hal ini tergantung
dari sistem penyimpanan yang digunakan. Oleh karena itu diperlukan penataan
arsip yang sistematis dan efektif karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari
kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali. Faktor lain dari keberhasilan
pengelolaan kearsipan juga dipengaruhi oleh sarana dan prasarana untuk
menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Semua itu tidak
lepas dari faktor sumber daya manusianya itu sendiri, keterbatasan sumber daya
biasanya akan membawa dampak, saat arsip itu akan disimpan dan ditemukan
kembali.
Desa paloan merupakan salah satu desa yang ada di Kecamatan Sengah
Temila Kabupaten Landak, terbentuk pada tahun 1982 dan berada di ibu kota
kecamatan dengan sebagian besar wilayahnya terletak di daerah jalur sutra.
Intensitas kegiatan adminstrasi yang berkaitan dengan kearsipan juga cukup sering
dilakukan seperti yang berkaitan dengan data-data tentang monografi desa dan
surat tanah.

Kearsipan yang ada di Kantor Desa Paloan mempunyai fungsi

sebagai penunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam

membuat atau mengambil suatu keputusan secara tepat dalam menghadapi suatu
masalah. Semua itu tergantung pada kecepatan dan ketepatan informasi yang
terkandung dalam arsip, oleh karena itu sistem pengelolaan arsip diarahkan sesuai
dengan kegunaan bagi kepentingan petugas arsip maupun pimpinan yang akan
memakainya.

Dalam pengelolaan arsip yang dilakukan di Kantor Desa Paloan masih ada
kegiatan yang belum dilakukan dengan baik. Hal ini terlihat dari kegiatan
penataan

kearsipannya

yang

menyangkut

penyimpanan,

peletakan

dan

pemeliharaan arsip. Penyimpanan arsip yang dilakukan di Kantor Desa Paloan

tidak memenuhi syarat, dimana berkas-berkas yang ada disimpan dan diletakkan
di atas lemari dan meja, bahkan ada yang di tumpuk di dalam kardus sehingga
arsip itu rusak karena dimakan rayap. Padahal arsip itu hendaknya di simpan di
tempat yang memenuhi syarat seperti rak logam ( Bhartos, 57:2009).
Permasalahan lain yang berkaitan dengan arsip di Desa Paloan yaitu
hilangnya arsip desa seperti monografi desa. Menurut penuturan sekretaris Desa
Paloan, monografi desa itu dipinjam oleh Kementerian Sosial sejak Oktober 2011
yang hingga saat ini tidak dikembalikan. File Monografi Desa Paloan ini tidak ada
di Kantor Desa Paloan tetapi ada di Kantor Kecamatan Sengah Temila. Fakta lain
yaitu tidak tersedianya data-data yang berkaitan dengan data tingkatan umur dan
tingkatan pekerjaan
Berdasarkan penuturan sekretaris Desa Paloan bapak selpanus, beliau
mengatakan pernah mengikuti pendidikan dan pelatihan kearsipan yang
diselenggarakan di Pontianak, dengan adanya pelatihan tersebut diharapkan
pegawai yang ada di Kantor Desa Paloan mengerti tentang arsip. Selain itu
berdasarkan data mengenai perangkat desa, perangkat Desa Paloan terdiri dari 8
Kepala Dusun 1 orang berpendidikan S1, 1 orang Diploma dan yang lainnya
SMA, 1 Sekretaris Desa, 3 Kaur dan Kepala Desa dengan pendidikan S1. Hal ini
menunjukkan bahwa sumber daya manusia yang ada jika dilihat dari segi

pendidikan boleh dikatakan sudah cukup baik sehingga diharapkan mampu

mendukung penyelenggaraan kearsipan di Kantor Desa Paloan.
Melihat berbagai fakta yang ada dan menyadari betapa pentingnya peranan
arsip bagi Kantor Desa Paloan, maka peneliti tertarik untuk mengadakan
penelitian dengan judul Pengelolaan Kearsipan

Di Kantor Desa Paloan

Kecamatan Sengah Temila Kabupaten Landak.

1.2.

Pembatasan Permasalahan
Berdasarkan latar belakang penelitian, penyelenggaraan pemerintahan desa

di dukung oleh banyak faktor antara lain kepemimpinan kepala desa, keuangan
desa, manajemen pemerintahan desa, sumberdaya manusianya serta administrasi
desa. Penelitian yang peneliti lakukan ini berkaitan dengan administrasi desa yang
lebih fokus kepada kearsipan desa, oleh karena itu permasalahan yang ada dalam
penelitian ini dibatasi pada pengelolaan kearsipan di Kantor Desa Paloan
Kecamatan Sengah Temila Kabupaten Landak.

1.3.

Rumusan Permasalahan
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada latar belakang penelitian

diatas, maka rumusan masalahnya adalah Bagaimana Pengelolaan Kearsipan di

Kantor Desa Paloan Kecamatan Sengah Temila Kabupaten Landak?

1.4.

Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui bagaimana perawatan, pemeliharaan, pengamanan dan

sistem penyimpanan arsip yang ada di Kantor Desa Paloan.
2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan apa saja yang ada dalam proses
pengelolaan arsip di Kantor Desa Paloan

1.5.

Manfaat Penelitian

1.5.1. Manfaat Teoritis

1. Penelitian ini dilakukan untuk menambah wawasan keilmiahan yang
berkaitan dengan pengelolaan Kearsipan Desa.
2. Dapat menjadi bahan penelitian selanjutnya mengenai Pengelolaan
Kearsipan di Kantor Desa Paloan.
1.5.2. Manfaat Praktis
1. Penelitian ini berguna untuk mempraktekkan atau menerapkan ilmu
pengetahuan yang telah peneliti peroleh selama mengikuti kuliah di
Program Studi Ilmu Pemerintahan
2. Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi pertimbangan dalam
merumuskan dan menyusun kebijakan terutama dalam pengelolaan
kearsipan desa.
3. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi masukan pemikiran yang
baik dan rasional kepada pemerintah serta lingkungan masyarakat
tentang pengelolaan kearsipan desa.
4. Bagi pegawai Kantor Desa Paloan Kecamatan Sengah Temila
Kabupaten Landak agar dalam pengelolaan kearsipan dapat bekerja

dengan maksimal untuk mendukung pelayanan publik di Kantor Desa

Paloan.

BAB II
KAJIAN PUSTAKA

2.1.

Teori

2.1.1. Kearsipan
Menurut Bhartos dalam bukunya mengenai manajemen kearsipan,
Istilah Kearsipan berasal dari akar kata "Arsip". Arsip (Record) yang dalam
istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai warkat, pada
pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik
dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan
mengenai subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang
untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.
Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian
arsip itu misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji,
daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain
sebagainya.
Beberapa pengertian lain mengenai arsip, akan dikemukakan dibawah
ini :

a) Menurut UU No.43/2009/pasal 1 dalam :

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi poltik,
organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
b). Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran
Modern dalam (Sugiarto dan Wahyono,2005:4), arsip adalah suatu
kumpulan dokumen yang disimpan secara sistemastis karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali.

2.1.2. Ruang Lingkup Manajemen Arsip

Ruang lingkup manajemen kearsipan meliputi aspek POAC dalam
pengelolaan kearsipan (Sugiarto dan Wahyono, 2005:15). Yang dimaksud
dengan POAC merupakan singkatan dari planning, organizing, actuating,
controlling.
Planning (perencanaan) merupakan aspek yang cukup penting dalam
melaksanakan suatu kegiatan. Tanpa adanya suatu perencanaan yang baik,
maka suatu kegiatan tidak akan dapat berjalan dengan baik. demikian juga
dalam kegiatan pengelolaan arsip diakntor. Aspek perencanaan dalam
pengelolaan arsip sangat diperlukan. Adapun aspek perencanaan dalam
bidang kearsipan meliputi masalah perencanaan arsip apa yang benar-benar
perlu diciptakan, bagaimana memberi pelayanan arsip tersebut agar dapat

memenuhi kebutuhan dalam pelaksanaan efisiensi, mengapa arsip perlu

dimusnahkan dan juga dilestarikan.
Kegiatan dalam Planning (perencanaan) tidak akan berjalan dengan
baik apabila tidak ditunjang dengan koordinasi (Organizing) dari berbagai
komponen dalam manajemen kearsipan. Organizing merupakan aspek
tindak lanjut dari sebuah perencanaan. Suatu rencana tanpa disertai dengan
langkah konkrit, maka suatu perencanaan tidak akan berarti apa-apa.
Demikian juga dengan langkah mengkoordinasikan dalam pengelolaan
kearsipan. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengelolaan
kearsipan meliputi:
1) Pegawai atau petugas yang cakap sesuai dengan bidangnya yang
dihadapi.
2) Keuangan yang mendukung untuk keberhasilan rencana pengurusan
arsip.
3) Peralatan yang memadai.
4) Sistem atau metode penyimpanan yang baik serta di dukung dengan
mesin-mesin yang akan mengakibatkan kelancaran kerja pengelolaan
arsip.
5) Pemilihan sistem penataan berkas arsip yang sesuai dengan aktivitas
manajemen melalui prosedur kerja terarah.
Ruang lingkup manajemen kearsipan selanjutnya adalah Actuating,
yaitu meliputi pengendalian sejak lahirnya arsip hingga pemusnahan atau
pelestarian termasuk di dalamnya masalah pemeliharaan arsip, melalui
pengawasan yang cermat serta terarah. Lingkup manajemen kearsipan yang
terakhir adalah Controlling, yang meliputi pengawasan dari semua
komponen dari manajemen kearsipan, sehingga manajemen kearsipan

10

benar-benar dapat dilaksanakan sesuai dengan standar serta efektif dan

efisien. Keberhasilan ataupun kegagalan suatu manajemen kearsipan harus
dapat dilihat dalam aspek ini. Sehingga dari kegiatan ini akan diperoleh
suatu evaluasi terhadap pelaksanaan pengelolaan kearsipan.
2.1.3. Sistem Penataan Arsip
Bagi kehidupan suatu organisasi, informasi memegang peranan
penting karena informasi merupakan dasar bagi pimpinan untuk
mengambil keputusan didalam menentukan kebijakan. Informasi dapat
berupa bahan tertulis dan dapat juga berbentuk lisan yang akhirnya perlu
dituangkan dalam bentuk tulisan. Penataan arsip perlu dilakukan untuk
memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat
diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan
metode penyimpanan atau sistem penataan arsip (Filing System). Menurut
Soedarmayanti ( 2009:195) Filing System yaitu pengaturan dan
penyusunan berkas secara tertib dan sistematis, penyimpanan dan
perawatannya untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
Menurut Sugiarto dan Wahyono dalam bukunya Manajemen
Kerasipan Modern , Ada lima (5) macam sistem penataan arsip yaitu :
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System).
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
susunan abjad dari nama dokumen yang bersangkutan. Melalui sistem
abjad ini, dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi kata,
huruf demi huruf. Nama dapat terdiri dari dua jenis yaitu nama orang dan
nama badan. Nama orang terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal.

11

Sedangkan nama badan terdiri dari nama badan pemerintah, nama badan
swasta dan nama organisasi.
2. Sistem Subjek (Subject Filing System).
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kepada isi dari dokumen bersangkutan. Dengan kata lain sistem ini
merupakan suatu sistem penyimpanan dokumen yang didasarkan pada isi
dokumen dan kepentingan dokumen.
Sistem penyimpanan subjek lebih tepat digunakan :
a. Pada kantor yang pengelolaan kearsipannya dilakukan secara terpusat
(sentralisasi), sehingga ada kecenderungan penyimpanan dokumen
yang terdiri berbagai pokok permasalahan.
b. Pada penyimpanan data pada toko serba ada, yang memiliki data
tentang berbagai jenis barang yang dijual.
Untuk jumlah arsip yang banyak dengan berbagai macam subjek, maka
pada sistem subjek harus dibuatkan suatu daftar tingkat-tingkat kelasnya.
Tingkat-tingkat kelas digunakan agar subjek-subjek yang banyak tersebut
dapat dirinci dari subjek besar sampai subjek kecil. Nama kelompok
sering di tunjukkan dengan nama yang bervariasi yang dapat dipilih
sendiri seperti devisi, kelas, subjek atau tingkat.
3. Sistem Nomor (Numerical Filing System).
Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan

dokumen

yang

berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama
badan. Hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanan dokumen
didasarkan pada nama, sistem nomorpun penyimpanan dokumen
berdasarkan nama, hanya diganti dengan kode nomor.

Pada sistem

12

nomor terdapat 3 (tiga) unsur yaitu: File Utama, Indeks disini adalah
suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada
sesuatu koresponden atau nama bila mana nomor yang bersangkutan
tidak diketahui dan Buku Nomor yang merupakan buku yang berisi
nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor koresponden
(nama) dalam file sistem nama.
4. Sistem Kronologi ( Chronological Filing System).
Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem penyimpanan yang di
dasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai
tanggal, bulan, tahun, dekade, ataupun abad. Dalam sistem ini semua
dokumen diurutkan pada urutan tanggal, bulan dan tahun dokumen itu
disimpan. Dari segi peletakan dan penyimpanan, sistem ini mudah
dilakukan karena hanya didasarkan pada urutan tanggl, bulan serta tahun.
Tetapi dalam hal penemuan kembali didokumen yang telah disimpan,
sistem ini kurang efektif karena biasanya permintaan dokumen jarang
dilakukan berdasarkan kata panggil tanggal.
5. Sistem Wilayah atau Daerah ( Geographical Filing System).
Sistem wilayah atau daerah adalah sistem penyimpanan dokumen
berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini
timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen-dokumen tertentu lebih
mudah dikelompokkan menuut tempat asal pengirimannya atau nama
tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan, nama individu ataupun
isi dokumen yang bersangkutan. Sistem wilayah atau tempat dapat
dikelompokkan menurut tiga tingkatan yaitu menurut nama depan

13

negara, nama pembagian wilayah administrasi negara dan nama

pembagian wilayah administrasi khusus.
Menurut Zulkifli Amsyah dalam bukunya tentang Manajemen Kearsipan
(2001:16) mengemukan bahwa ada tiga (3) macam sistem penataan arsip yaitu :
1) Sentralisasi
Sentralisasi arsip merupakan suatu sistem penyimpanan atau penataan
arsip yang dipusatkan disatu unit kerja yang lazim disebut Sentral Arsip.
Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat yanga da dikantor yang
sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip. Sistem pengelolaan
arsip secara sentral ini hanya efektif dan efisien bila dilaksanakan pada
kantor kecil seperti kantor desa.
2) Desentralisasi
Desentralisasi arsip maksudnya apabila semua unit kerja yang ada di
kantor maupun organisasi mengelola arsipnya masing-masing. Sistem
penyimpanan yang dipergunakan masing-masing unit kerja tergantung
kepada ketentuan kantor yang bersangkutan. Untuk organisasi besar
dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan
arsip secara desentralisasi sangat sesuai digunakan. Disini semua kegiatan
kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan,
pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan oleh satu unit kerja masingmasing dan tempat unit kerja masing-masing.
3) Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif
dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing

14

pengolah, atau arsip yang sudah tidak dipergunakan atau arsip inaktif
dikelola di Sentral Arsip.
2.1.4. Pemeliharaan, Perawatan dan Pengamanan Arsip
Fungsi yang penting tetapi sering diabaikan dalam penataan arsip
untuk menjamin kelestarian informasi yang di kandung di dalam arsip itu
adalah pemeliharaan dan perawatan fisik. Mengingat begitu pentingnya
arsip yang kita miliki, maka perlu dilakukan langkah-langkah untuk
menjaga keberadaan arsip tersebut sehingga keberadaan arsip yang kita
miliki tetap mendukung kegiatan dikantor dalam waktu lama atau sesuai
umur arsip yang sudah ditentukan.
Sugiarto dan Wahyono dalam bukunya Manajemen Kerasipan
Modern (2005:83) mengemukakan bahwa untuk menjaga keberadaan arsip
ada beberapa hal yang perlu dilakukan yaitu:
a. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi
fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat
memelihara arsip dengan baik, perlu diketahui beberapa faktor penyebab
kerusakan arsip dan cara pencegahannya.
1. Penyebab kerusakan arsip
Faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi faktor
intrinsik dan ekstrinsik. Faktor intrinsik ialah penyebab kerusakan yang
berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya kualitas kerta, pengaruh tinta,
pengaruh lem perekat dan lain-lain. Faktor ekstrinsik ialah faktor

15

penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip yakni lingkungan
fisik, organisasi perusak dan kelalaian manusia.
2. Usaha pencegahannya
Ada beberapa upaya untuk mencegah kerusakan akibat faktor-faktor
penyebab kerusakan tersebut, yaitu:
1. Sedapat mungkin gunakan kertas, pita, tinta, karbon, lem dan bahanbahan lain yang bermutu tinggi.
2. Lokasi ruangan/gedung arsip sebaiknya terletak diluar daaerah
industri dengan luas yang cukup untuk menyimpan arsip yang sudah
diperkirakan.
3. Konstruksi bangunan sebaiknya tidak menggunakan kayu yang
langsung menyentuh tanah untuk menghindari serangan rayap.
4. Ruangan sebaliknya dilengkapi dengan penerangan, pengatur
temperatur

ruangan

yang

bermanfaat

untuk

mengendalikan

kelembaban udara di dalam ruangan.

5. Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, puntung rokok,
maupun sisa makanan.
b. Perawatan Arsip
Perawatan arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah
mengalami kerusakan tidak bertambah parah. Pada umumnya kerusakan
yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air dan
terbakar. Arsip yang rusak karena sobek dapat diperbaiki dengan cara
bagian yang sobek ditempeli kertas yang sejenis dengan menggunakan
perelat kanji.
c. Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip tidak
hilang dan agar isi atau informasinya tidak sampai diketahui oleh orang
yang tidak berhak. Petugas arsip harus mengetahui persis mana saja arsip

16

yang vital bagi organisasinya, mana arsip yang tidak terlalu penting, mana
yang sangat rahasia dan sebagainya. Untuk pengamannya antara lain
dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
a. Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia.
b. Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip. Misalnya dapat
ditetapkan bahwa peminjaman arsip hanya boleh dilakukan oleh petugas
atau unit kerja yahng bersangkutan dengan penyelesaian surat itu.
c. Diberlakukan larangan bagi semua orang selain petugas arsip mengambil
arsip dari tempatnya.
d. Arsip diletakkan pada tempatnya yang aman dari pencurian.
2.2.
Hasil Penelitian Yang Relevan
Adapun penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya terkait dengan
penelitian yang akan peneliti lakukan yaitu:
1) Penelitian yang dilakukan oleh Ermin Kartianti yang berjudul Pengelolaan
Arsip Pada Bagian Tata Usaha Kantor Dinas Pendidikan Dan Kebudayaan
Kabupaten Jepara pada tahun 2007 ( Fakultas Ekonomi Universitas Negeri
Malang ).
Hasil penelitian ini menyimpulkan bahwa :
a. Kantor dinas pendidikan dan kebudayaan kabupaten jepara dalam
pelaksanaan arsip menggunakan prinsip kesamaan urusan.
b. Kurang memperhatikan masalah perawatan arsip.
c. Belum mempunyai tenaga ahli kearsipan.
2) Penelitian yang dilakukan oleh Fitriyah Yang berjudul Sistem Pengelolaan
Kearsipan Pada Kantor Kecamatan Lamongan pada tahun 2007 ( Program
Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Manajemen, Fakultas
Ekonomi, Universitas Negeri Malang). Hasil penelitian ini menunjukkan
pengelolaan kearsipan yang dilakukan di Kantor Kecamatan Lamongan dilihat

17

dari sistem penyimpanannya sudah sesuai dengan bidangnya sehingga arsip

dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
Hasil penelitian yang relevan tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan
kearsipan berperan penting dalam setiap instansi seperti Kantor Kecamatan dan
Kantor Dinas. Hal ini tergantung dari bagaimana pengelolaan kearsipan yang
ada dalam instansi tersebut.
Penelitian yang dilakukan oleh peneliti dilakukan di Kantor Desa
Paloan dan bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan kearsipan di
Kantor Desa Paloan dengan berpijak pada teori yang dikemukakan oleh
Sugiarto dan Wahyono tentang manajemen kearsipan yang meliputi planning,
organizing, actuating, controlling (POAC), sistem penataan arsip menurut
Zulkifli Amsyah dan Sugiarto dan Wahyono serta sistem pemeliharaan,
pengamann dan penjagaan menurut Sugiarto dan Wahyono.

2.3.

Kerangka Pikir Penelitian

Pemerintahan

desa

sebagai

ujung

tombak

pemerintahan

daerah

mempunyai peran penting dalam pemenuhan informasi dan pemenuhan kebutuhan

masyarakat akan administrasi. Dalam suatu organisasi seperti Kantor Desa,
informasi juga dibutuhkan dalam kegiatan teknis sampai dengan pengambilan
keputusan oleh pimpinan. Salah satu sumber informasi adalah rekaman data-data
dalam berbagai media yang disebut dengan arsip. Mengingat pentingnya peran
arsip dalam mendukung aktivitas, maka perlu dilakukan pengelolaan arsip secara

18

baik dan benar. Hal ini sejalan dengan tujuan kearsipan yaitu untuk menjamin
keselamatan

bahan

pertanggungjawaban

nasional

tentang

perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan

bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah (Barthos, 2005:12).
Pengelolaan kearsipan yang baik dapat dilihat bagaimana sistem
penyimpanan, pemeliharaan, perawatan, penjagaan serta manajemen pengelolaan
arsip itu sendiri. Pengelolaan kearsipan yang efektif, akan dapat menyediakan data
dan informasi dengan cepat dan tepat. Kegiatan pengelolaan kearsipan
dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti tersedianya sarana dan prasarana yang
memadai, sumber daya manusia yang memiliki kemampuan dibidangnya, dan
sistem penataannya. Dengan berjalannya sistem pengelolaan yang baik maka
tujuan pelayanan kearsipan seperti yang tercantum dalam Undang-undang
Kearsipan No 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang bertujuan untuk
meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan arsip yang autentik
dan terpercaya akan dapat dilaksanakan. Berpijak dari pemikiran diatas, maka
dapat dibuat alur pikir penelitian seperti gambar dibawah ini:
Gambar 2.1
Kerangka Pikir Penelitian
Undang- Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Fenomena:
1. Penyimpanan arsip yang tidak sesuai di Kantor Desa Paloan.
2. Arsip rusak.
3. Arsip Monografi Desa hilang.
4. Tidak tersedianya arsip mengenai data tingkatan penduduk menurut
pekerjaan dan umur.

19

Teori:
1. Pengelolaan kearsipan yang meliputi aspek POAC.
2. Penataan atau penyimpanan arsip.
3. Pemeliharaan,perawatan dan pengamanan arsip

Pengelolaan kearsipan yang autentik dan terpercaya (Tujuan Kearsipan

Menurut Undang-Undang No 43 Tahun 2009)
2.4.

Pertanyaan Penelitian
Bagaimana pengelolaan kearsipan yang ada di Kantor Desa Paloan yang

berkaitan dengan sistem penataan, perawatan, pemeliharaan, penjagaan dan sistem

manajemen pengelolaannya dan apa saja hambatan-hambatan yang ada dalam
melakukan kegiatan pengelolaan kearsipan di Kantor Desa Paloan ?
BAB III
METODE PENELITIAN

2.1.

Pendekatan dan Jenis Penelitian

Metode adalah aspek yang sangat penting dan besar pengaruhnya terhadap

berhasil tidaknya suatu penelitian, terutama untuk mengumpulkan data. Sebab

data yang diperoleh dalam suatu penelitian merupakan gambaran dari obyek
penelitian. Menurut Saebani dan Afifuddin (2009:41) penelitian merupakan suatu
kegiatan yang ditujukan untuk mengetahui seluk beluk sesuatu. Kegiatan ini

20

biasanya dilakukan karena ada suatu masalah yang memerlukan jawaban atau
ingin membuktikan sesuatu yang telah dialami selama hidup atau mengetahui
berbagai latar belakang terjadinya sesuatu.
Dalam penelitian ini pendekatan yang dilakukan adalah melalui
pendekatan kualitatif. Artinya data yang dikumpulkan bukan berupa angka-angka,
melainkan data tersebut berasal dari naskah wawancara, catatan lapangan,
dokumen pribadi, catatan memo, dan dokumen resmi lainnya. Sehingga yang
menjadi tujuan dari penelitian kualitatif ini adalah ingin menggambarkan realita
empirik di balik fenomena secara mendalam, rinci dan tuntas. Oleh karena itu
penggunaan

pendekatan

kualitatif

dalam

penelitian

ini

adalah

dengan

mencocokkan antara realita empirik dengan teori yang berlaku dengan

menggunakan metode diskriptif.

2.2.

Langkah-langkah Penelitian
Langkah-langkah penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah:
1) Tahap Pra-lapangan, meliputi kegiatan: penentuan fokus penelitian,
penyesuaian paradigma dengan teori, penjajakan alat peneliti, mencakup
observasi lapangan dan permohonan ijin kepada subyek yang diteliti,
konsultasi fokus penelitian, penyusunan usulan penelitian.
2) Tahap pekerjaan lapangan, meliputi mengumpulkan bahan-bahan yang
berkaitan dengan pengelolaan kearsipan desa dalam mendukung pelayan
publik di desa paloan kecamatan sengah temila kabupaten landak. Data

21

tersebut diperoleh dengan observasi, wawancara dan dokumentasi dengan

cara melihat perilaku dan kegiatan yang dilakukan oleh pegawai di kantor
desa paloan.
3) Tahap analisis data, meliputi analisis data baik yang diperolah melaui
observasi, wawancara mendalam maupun dokumentasi dengan pegawai
yang ada di kantor desa paloan. Kemudian dilakukan penafsiran data
sesuai dengan konteks permasalahan yang diteliti selanjutnya melakukan
pengecekan keabsahan data dengan cara mengecek sumber data yang
didapat dan metode perolehan data sehingga data benar-benar valid
sebagai dasar dan bahan untuk memberikan makna data yang merupakan
proses penentuan dalam memahami konteks penelitian yang sedang
diteliti.
4) Tahap penulisan laporan

dan

kesimpulan , meliputi : kegiatan

penyusunan hasil penelitian dari semua rangkaian kegiatan pengumpulan

data sampai pemberian makna data. Setelah itu melakukan konsultasi hasil
penelitian dengan dosen pembimbing untuk mendapatkan perbaikan saransaran demi kesempurnaan skripsi yang kemudian ditindak lanjuti hasil
bimbingan tersebut dengan penulis skripsi yang sempurna. Langkah
terakhir melakukan pengurusan kelengkapan persyratan untuk ujian
skripsi.

2.3.

Tempat dan Waktu Penelitian

22

Kantor Desa paloan merupakan salah satu kantor desa yang terletak di ibu
kota kecamatan, sehingga intensitas pelayanan kepada masyarakat cukup sering
dilakukan dibandingkan dengan desa-desa yang berada jauh dari ibu kota
kecamatan. Peneliti juga berharap penelitian ini dapat memberikan kontribusi
yang positif pada Kantor Desa Paloan khususnya mengenai pengelolaan kearsipan
yang ada di kantor desa paloan itu sendiri.
Waktu penelitian dilakukan sesuai dengan Tanggal, Bulan dan Tahun
peneliti mulai melakukan penelitian yaitu dengan di keluarkannya Surat
Keputusan oleh pihak pengelola sampai dengan selesainya proses pengumpulan
data penelitian dan proses penelitiaan.

23

Tabel 3.1
Jadwal Kegiatan Penelitian

BulanNo

KEGIATAN

1
2
3
4
5

Bimbingan proposal
Seminar Proposal
Finalisasi Proposal
Penelitian
Bimbingan

6
7

Penulisan Skripsi
Ujian skripsi
Finalisasi atau

Mei 2012

Juni 2012 Juli 2012

1
x

1 2 3 4

2 3 4
x x x

Agustus
2012

2 3 4 1 2

3 4

x x
x x
x

x
x x x x x
x
x

perbaikan skripsi
Sumber : Data diolah oleh peneliti (Tohardi, 2008:133)

2.4.

Subjek dan Objek Penelitian

Subjek penelitian dalam penelitian ini adalah perangkat desa yang ada di

Kantor Desa Paloan yang terdiri dari

kepala desa, sekretaris desa, 3 Kepala

Urusan (Kaur) dan 8 orang Kepala dusun serta tokoh masyarakat. Objek penelitian
yaitu lebih berfokus atau terarah pada bagaimana pengelolaan kearsipan di Kantor
Desa Paloan.

2.5.

Instrumen pengumpulan data

24

Dalam penelitian ini, peneliti bertindak sebagai pengumpul data dan

sebagai instrument aktif dalam upaya mengumpulkan data-data di lapangan.
Instrument pengumpulan data dilengkapi dengan berbagai bentuk alat yang berupa
dokumen-dokumen lainnya seperti pedoman wawancara, pedoman observasi dan
dokumentasi yang digunakan untuk menunjang keabsahan hasil penelitian.
Kehadiran peneliti secara langsung di lapangan sebagai tolak ukur keberhasilan
untuk memahami kasus yang diteliti, sehingga keterlibatan peneliti secara langsung
dan aktif dengan informan dan atau sumber data lainnya di sini mutlak diperlukan.

2.6.

Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data merupakan langkah yang sangat penting dalam

penelitian, karena itu seorang peneliti harus terampil dalam mengumpulkan data
agar mendapatkan data yang valid. Pengumpulan data adalah prosedur yang
sistematis dan standar untuk memperoleh data yang diperlukan. Teknik
pengumpulan data yang dilakukan oleh peneliti adalah:
1) Wawancara Semi Terstruktur ( Semistructure Interview)
Jenis wawancara ini termasuk kedalam kategori in-dept interview. Tujuan
dari wawancara jenis ini adalah untuk menemukan permasalahan secara lebih
terbuka, dimana pihak yang diajak wawancara diminta pendapat dan ide-idenya.
Dalam melakukan wawancara, peneliti perlu mendengarkan secara teliti dan
mencatat apa yang dikemukakan oleh informan ( Sugiyono, 2009:233 ).

2) Observasi Partisipatif

25

Dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan sehari-hari orang

yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian. Susan
Stainback (dalam Sugiyono, 2009:227) menyatakan dalam observasi partisipatif,
peneliti mengamati apa yang dikerjakan orang, mendengarkan apa yang mereka
ucapkan dan berpartisipasi dalam aktivitas mereka.
3) Dokumentasi
Dokumentasi adalah setiap bahan tertulis baik berupa karangan, memo,
pengumuman, instruksi, majalah, buletin, pernyataan, aturan suatu lembaga
masyarakat, dan berita yang disiarkan media massa. Metode dokumentasi adalah
pengumpulan data dengan meneliti catatan-catatan penting yang sangat erat
hubungannya dengan obyek penelitian. Tujuan digunakan metode ini untuk
memperoleh data secara jelas dan konkret tentang perilaku dan kegiatan yang
dilakukan oleh pegawai di kantor desa paloan yang berkaitan dengan pengelolaan
kearsipan.

3.7.

Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis

data kualitatif. Analisis data ini dilakukan pada saat pengumpulan data
berlangsung dan setelah selesai pengumpulan data dalam periode periode tertentu.
Pada saat wawancara, peneliti sudah melakukan analisis terhadap jawaban yang di
wawancarai. Bila jawaban yang diwawancarai setelah dianalisis terasa belum
memuaskan maka peneliti akan melanjutkan pertanyaan lagi sampai tahap
tertentu, sehingga diperoleh data yang dianggap kredibel. Menurut Miles dan

26

Huberman dalam (Sugiyono,2009:246) mengemukakan bahwa aktivitas dalam

analisis data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus
menerus sampai tuntas, sehingga datanya sudah jenuh. Aktivitas dalam analisis
data yaitu data reduction, data display dan conclusion drawing/verification.
Langkah-langkah analisis data yang dilakukan di tunjukkan dalam gambar
berikut:

Gambar 3.1
Analisis Data (Flow Model)

Periode pengumpulan data

------------------------------------------------Reduksi Data
Antisipasi

Selama

Setelah
Analisis

Display Data
Selama

Setelah

Kesimpulan/verifikasi
Selama

Setelah

Sumber : Miles dan Huberman (dalam Sugiyono, 2010:246)

3.8.

Teknik Keabsahan Data

27

Untuk menghindari kesalahan dan kekeliruan mengenai data-data yang

didapat dan dibuat oleh peneliti, maka perlu dilakukan uji keabsahan data. Menurut
Sugiyono (2009:270) uji kredibilitas data atau kepercayaan terhadap data hasil
penelitian

kualitatif

dapat

dilakukan

dengan

perpanjangan

pengamatan,

peningkatan ketekunan dalam penelitian, triangulasi dan referensi.

a. Perpanjangan pengamatan
Dengan perpanjangan pengamatan berarti peneliti kembali kelapangan,
melakukan pengamatan, wawancara lagi dengan sumber data yang pernah di
temui maupun yang baru. Pengujian ini difokuskan pada data yang telah
diperoleh, apakah data yang diperoleh itu setelah dicek kembali kelapangan benar
atau tidak, berubah atau tidak.
b. Meningkatkan ketekunan
Meningkatkan ketekunan berarti melakukan pengamatan secara lebih cermat
dan berkesinambungan. Dengan meningkatkan ketekunan, maka peneliti dapat
melakukan pengecekan kembali data yang telah ditemukan itu salah atau tidak,
sehingga peneliti dapat memberikan deskripsi data yang akurat dan sistematis
tentang apa yang diamati.
c. Triangulasi
1. Triangulasi Sumber : dilakukan dengan cara mengecek data yang telah
diperoleh melalui beberapa sumber.
2. Triangulasi Teknik : dilakukan dengan cara mengecek data kepada sumber
yang sama dengan teknik yang berbeda.
d. Menggunakan Bahan Referensi

28

Bahan referensi disini adalah adanya pendukung untuk membuktikan data

yang telah ditemukan oleh peneliti.

Daftar Pustaka

29

Buku:
Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka
Utama.
Bhartos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan
Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara.
Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT. Prestasi Pustaka.
Saebeni, Beni Ahmad., Afifuddin. 2009 . Metode Penelitian Kualitatif. Bandung :
Pustaka Setia.
Soedarmayanti.

2009.

Dasar-Dasar

Pengetahuan

Tentang

Manajemen

Perkantoran. Bandung: CV. Mandar Maju.

Sugiarto, Agus., Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern Dari
Konvensional Ke Basis Komputer. Yogyakarta : Grava Media.
Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R & D. Bandung:
Alfabeta.
Tohardi. 2008. Petunjuk Praktis Menulis Skripsi. Bandung: CV. Mandar Maju.

Peraturan Undang-Undang :
Undang-Undang No 32 Tahun 2004 Tentang Otonomi Daerah.
Undang-Undang No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

Hasil Penelitian:

30

Fitriyah. 2007. Sistem Pengelolaan Kearsipan Pada Kantor Kecamatan

Lamongan. Skripsi Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran,
Jurusan Manajemen,Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Malang.

Kartianti, Ermin. 2007. Pengelolaan Arsip Pada Bagian Tata Usaha Kantor
Dinas Pendidikan Dan Kebudayaan Kabupaten Jepara. Skripsi Fakultas
Ekonomi Universitas Negeri Malang.

Pedoman Wawancara

31

1. Penataan kearsipan seperti apa yang telah dilakukan di lakukan di Kantor

Desa Paloan?
2. Apakah sarana dan prasarana yang tersedia sudah cukup untuk menunjang
pengelolaan kearsipan di Kantor Desa Paloan?
3. Apakah pegawai yang ada di Kantor Desa Paloan pernah mengikuti atau
diberikan kesempatan untuk mengikuti pelatihan tentang kearsipan?
4. Bagaimana sistem pengelolaan yang dilakukan, apakah menggunakan sistem
manual atau komputer?
5. Hambatan-hambatan apa saja yang dialami dalam melakukan kegiatan
kearsipan di Kantor Desa Paloan?
6. Bagaimana perawatan dan sistem pengamanan yang dilakukan dalam
pengelolaan kearsipan di Kantor Desa Paloan?

Pedoman Observasi
No
1
2
3
4
5
6

Hal-hal penunjang dalam

pengelolaan kearsipan di
Kantor Desa Paloan
Bangunan Kantor Desa
Paloan
Folder (Map)
Peralatan komputer
Box (Kotak)
Meja kerja dan kursi
Ticker File (Berkas

Baik

Kurang

Tidak tersedia

Jumlah

32

7
8

Pengingat)
Lemari Arsip
Rak (Arsip)