Mengkoordinasikan aktivitas

Elemen utama kelima dalam pengorganisasian adalah koordinasi. Koordinasi adalah

proses menghubungkan aktivitas dari berbagai departemen dalam pnegorganisasian. Seperti telah
dibahas sebelumnya, spesialisasi pekerjaan dan departementalisasi merupakan pengelompokan
pekerjaan menjadi unit-unit kecilndan kemudian mengkombinasikan pekerjaan tersebut ke dalam
departemen-departemen. Ketika pengorganisasian ini telah selesai, aktivitas dari departemen
harus dihubungkan dengan sistem yang harus diterapkan agar aktivitas setiap departemen tetap
berfokus pada pencapaian tujuan organisasi. Fokus ini dicapai melalui koordinasi dengan proses
menghubungkan aktivitas dari berbagai departemen dalam organisasi
Kebutuhan akan Koordinasi
Alasan utama untuk koordinasi adalah departemen dan kelompok kerja saling
bergantung. Keduanya bergantung satu sama ain untuk berbagi informasi dan sumber daya guna
melaksanakan aktivitas. Semakin besar ketergantungan antardepartemen, semakin banyak
koordinasi yang diperlukan organisasi agar departemen mampu berkinerja dengan efektif. Tiga
bentuk utama ketergantungan yaitu: terpusat, berurutan, dan timbale balik.
Ketergantungan terpusat adalah tingkat ketergantungan yang paling rendah. Unit-unit
dengan ketergantungan terpusat beroperasi dengan sedikit interaksi. Output dari unit tersebut
dikumpulkan pada tingkat organisasi. Toko pakaian The Gap beroperasi dengan ketergantungan
terpusat. Setiap took dianggap sebagai suatu departemen oleh perusahaan induk. Masing-masing
memiliki anggaran operasinya sendiri, satf, dan lain sebagainya. Laba atau rugi dari setiap took
ditambahkan pada tingkat organisasi. Toko saling bergantung pada sejauh mana keberhasian
atau kegagalan dari satu took akan mempengaruhi took lainnya, tetapi pada umumnya mereka
tidak berinteraksi secara harian.
Dalam ketergantungan berurutan, output satu unit menjadi input dari unit lain dengan
suatu cara yang berurutan. Pengaturan ini menciptakan tingkat ketergantungan yang moderat. Di
Nissan, misalnya, satu pabrik membut mesin dan kemudian mengirimkannya ke lokasi perakitan
akhir di pabrik lain agar mobil dapat diselesaikan. Pabrik-pabrik tersebut saling bergantung
karena pabrik perakit terakhir harus menerima maesin dari perakit mesin sebelumnya agar dapat
memproduksi mobil jadi sebaai fungsi utamanya. Akan tetapi tingkat ketergantungan pada
umumnya satu jalan dan pabrik mesin tidak perlu bergantung pada pabrik perakitan akhir.

Ketergantungan timbale balik muncul ketika aktivitas mengalir secara dua arah
antarunit. Bentuk ini jelas merupakan bentuk yang paling kompleks. Dalam Marriott Hotel,
misalnya, departemen reservasi, front-desk, check-in, dan pemeliharaan, secara timbale balik
saling bergantung. Departemen reservasi harus menyediakan informasi mengenai berapa banyak
tamu yang diharapkan dalam satu hari kepada karyawan front-desk, dan pemeliharaan perlu tahu
kamar mana yang memerlukan prioritas pembersihan. Jika salah satu dari ketiga unit ini tidak
melakukan pekerjaamnya dengan baik, maka akan berpengaruh pada departemen lain.
Teknik Koordinasi Struktural
Karena persyaratan koordinasi yang nata mengkarakterisasi sebagian besar organisasi,
teknik untuk mencapai koordinasi telah banyak dikembangkan. Beberapa alat yang paling beruna
untuk mempertahankan koordinasi di antara unit yang saling bergantung adalah hierarki
manajemen, aturan dan prosedur, rencana dan tujuan, peran penghubung, satuan tugas, dan
departemen integrasi. Mengelola dalam Dunia E-business mengilustrasikan bagaimana penerbit
raksasa internasional Bertlesmann mengunakan teknik koordinasi structural.
Hierarki Manajerial. Adanya rantai perintah dalam organisasi paling atas mulai dari
tingkatan organisasi paling atas menurun sampai tingkatan paling bawah dapat menghubungkan
di antara para anggota organisasi dan unit-unit yang ada dalam organisasi tersebut. Rantai
perintah tersebut merupakan saluran arus informasi dan kerja sama di antara unit-unit tersebut.
Aturan dan Prosedur. Suatu organisasi menggunakan aturan dan prosedur untuk
memperlancar kejadian dan keiatan rutin dalam organisasi. Para bawahan degan mengikuti
aturan dan prosedur yang berlaku, dapat melaksanakan kegiatan secara cepat dan mandiri
sehingga para manajer mempunyai waktu yang cukup untuk menangani hal-hal yang baru atau
kejadian-kejadian khusus.
Rencana dan rujuan. Koordinasi efektif dapat dicapai melalui rencana dan tujuan
meyakinkan bahwa semua unit dapat mengarahkan usaha-usaha mereka terhadap target-target
yang sama.
Peran Penghubung. Sebagai alat koordinasi, seorang manajer yang berperan sebagai
penghubung mengkoordinasi unit yang saling bergantung dengan bertindak sebagai pusat
penghubung yang umum. Individu ini mungkin tidak memiliki otoritas formal atas kelompo tapi
hanya memfasilitasi arus informasi antarunit.

Satuan Tugas. Suatu satuan tugas mungkin diciptakan ketika kebutuhan akan koordinasi
sangat mendesak. Ketika saling ketergantungan bersifat kompleks dan terdapat beberapa unit
yang terlibat, seorang penghubung tunggal mungkin tidak cukup. Tapi satuan tugas dapat
dibentuk dengan menarik seorang perwakilan dari setiap kelompok. Sehingga fungsi koordinasi
tersebar pada beberapa individu, dan masing-masing memiliki informasi khusus ke posisi awal
mereka.
Departemen integrasi. Departemen integrasi biasanya digunakan untuk koordinasi. Hal
ini hampir serupa dengan satuan tugas tetapi lebih bersifat permanen. Pada umumnya
Departemen integrasi memiliki beberapa anggota permanen dan beberapa anggota sementara
terutama dari unit yang membutuhkan koordinasi. Departemen integrasi biasanya memiliki lebih
banyak otoritas daripada satuan tugas dan bahkan mungkin mengendalikan anggaran yang
diberikan oleh organisasi.
Secara umum, semakin besar tingkat ketergantungan, semakin banyak perhatian yang harus
diberikan organisasi terhadap koordinasi. Ketika ketergantungan terpusat atau berurutan, hierarki
manajerial atau aturan dan prosedur sering kali mencukupi. Ketika bentuk ketergantungan urutan
yang lebih kompleks atau bentuk ketergantungan timbale balik yang sederhana muncul,
penghubung atau satuan tugas atau departemen integrasi diperlukan. Tentu saja juga harus
bergantung pada pengalaman dan wawasannya sendiri ketika memilih teknik koordinasi untuk
organisasi.