ANALISIS DAN PERUBAHAN SISTEM

DALAM ORGANISASI

A. METODE ANALISIS KOMUNIKASI ORGANISASI

Dalam metode analitis terdapat 2 jenis metode yang paling mendasar, yaitu:

1) METODE INTERPRETIF

Strine dan Pacanowsky (1985) menyatakan bahwa metode Interpretif

adalah metode penelitian yang amat menyerupai telaah komunikasi organisasi

tradisional yang lengkap dengan angka-angkanya, tapi sebagian tampak

seperti analitis kritis tentang suatu drama yang penuh dengan dialog serta

penulisan jurnalisme maupun fiksi. Dengan kata lain, metode interpretif

membutuhkan penghayatan yang tinggi dalam setiap implementasinya.

Jika telaah tradisional (seperti yang dimaksudkan di atas) memiliki

data yang terdiri dari angka-angka, maka metode interpretif mepunyai data

yang merupakan pesan-pesan organisasi, yang bisa didapatkan melalui

interaksi komunikatif, dokumen organisasi, output organisasi, dan artifak

fisik.

Menurut Bantz (1983) pesan organisasi merupakan produk

sesungguhnya dari setiap organisasi. Pesan-pesan organisasi memiliki fungsi

yakni sebagai pembentuk citra organisasi. Pesan organisasi tersebut memiliki

hubungan erat dengan budaya organisasi. Dan, menurut Lundberg (1985) ada

4 tahap budaya organisasi yaitu:

 Artifak

 Perspektif

 Nilai

 Asumsi

Adapun unsure/variable yang digunakan dalam penelitian interpretif

suatu organisasi adalah”

 Pengamatan

 Analisis tanggung jawab

 Analisis cerita

 Analisis metafora

 Wawancara

Dalam penelitian Interpretif, menurut Pacanowsky dan O’Donnell-

Trujillo (1982) setiap peneliti harus “akrab” dengan perilaku organisasi yang

ditelitinya, tetapi pada saat yang sama mereka harus tetap berada pada posisi

untuk menelaah perilaku itu sebagai perilaku “asing” sehingga perilaku

tersebut dapat ditelaah dan dipertanyakan.

Dibawah ini contoh sistematika/kerangka dalam penelitian dengan

metode interpretif:

a. Apa yang ditelaah? Yaitu menyangkut focus masalah, contoh budaya

organisasi.

b. Apakah yang merupakan data? Percakapan/interaksi merupakan data

primer.
 c. Bagaimana data dikumpulkan? Yaitu, dengan cara pengamatan

berperan serta (participant observation) dan wawancara (interview).

d. Bagaimana data dibangkitkan? Yaitu peneliti hendaklah selalu bertanya

“why”(kritis) terhadap anggota organisasi untuk meminta penjelasan

tentang perilaku organisasi (Pacanowsky dan O’Donnell-Trujillo).

e. Bagaimana data diinterpretasikan?

Louis (1981,1985) menyatakan bahwa tahap interpretasi terbagi atas:

 Interpretasi antara anggota

 Interpretasi antara anggota dan peneliti

 Interpretasi peneliti

 Interpretasi yang dirundingkan di antara 2 orang peneliti

 Interpretasi yang disahkan seorang peneliti diantara 2 orang peneliti

 Pengesahan interpretasi seorang peneliti oleh seorang anggota organisasi

 Interpretasi kritis peneliti.

2) METODE FUNGSIONAL

Menurut Harrison (1987) metode fungsional dalam organisasi adalah

suatu pendekatan yang mencakup penggunaan pengetahuan ilmu perilaku

untuk memperkirakan keadaan terkini suatu organisasi dan untuk menemukan

jalan ke arah perbaikannya.

Proses yang digunakkan dalam pendekatan terhadap organisasi adalah

proses diagnosis organisasi. Menurut Harvey dan Brown (1992), diagnosis

organisasi ditujukan untuk mempersiapkan suatu analisis data yang cermat

mengenai struktur, penggunaan, interaksi, prosedur, interfaces, dan berbagai

unsur penting lainnya dalam system yang diteliti. Diagnosis tersebut menelaah

subunsur organisasi seperti divisi, parlemen, dan produk, sera proses-proses

organisasi seperti jaringan komunikasi, pemecahan masalah, pembuatan

keputusan, gaya kepemimpinan dan gaya otoritas, penentuan tujuan dan

metode perencanaan, dan cara penanganan konflik dan persaingan.

Schein (1969) menjelaskan bahwa seandainya organisasi-organisasi

dapat mengennali proses apa saja yang memerlukan perbaikan (aliran kerja,

hubungan interpersonal, komunikasi,dll) maka kebanyakan organisasi tersebut

akan jauh lebih efektif. Menurut Schein ada 6 proses manusiawi yang perlu

didiagnosis dalam organisasi:

 Komunikasi

 Peranan anggota dan fungsinya dalam kelompok

 Kelompok pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

 Norma kelompok dan pertumbuhan kelompok

 Kepemimpinan dan otoritas

 Kerjasama antar kelompok.

Batasan bahasan mengenai metode fungsional analisis komunikasi

organisasi ini tertuju pada Profil Komunikasi Organisasi. Profil komunikasi

organisasi merupakan daftar pertanyaan tertulis dimana pengisian dan

pemehamannya relative mudah dan memberikan informasi mengenai fungsi

system komunikasi organisasi secara menyeluruh.

 Menurut Pace-Peterson Profil komunikasi organisasi memiliki 8

variabel, yaitu:

 Kepuasan Organisasi

 Iklim Komunikasi

 Kualitas Media

 Aksesibilitas informasi

 Penyebaran informasi

 Beban informasi

 Ketepatan pesan

 Budaya organisasi

B. METODE PERUBAHAN SISTEM KOMUNIKASI ORGANISASI

Perubahan dalam system organisasi dapat terjadi dalam satu atau lebih dari

ketiga subsistem, yaitu Sosial, Teknis, dan Administratif (Kur, 1981), serta di

antara tingkat-tingkat yang berlainan, yaitu: perorangan, struktur, budaya

(Goodstein dan Burke, 1991).

1) UNSUR-UNSUR PERUBAHAN

Terdapat 4 unsur yang terlibat dalam perubahan system organisasi, yaitu:

a. Kondisi, yaitu kondisi saat ini yang menimbulkan masalah.

b. Kemungkinan perubahan kondisi tersebut.

c. Langkah-langkah/usaha-usaha praktis untuk melakukan perubahan.

d. Biaya untuk melakukan perubahan.

2) PROSES PERUBAHAN

Langkah-langkah praktis dalam proses perubahan disebut Intervensi.

Untuk melakukan proses perubahan langkah yang diambil adalah sesuai

dengan keempat unsure diatas, dimana pertama harus mengetahui kondisi

yang ada, kedua menganalisis factor-faktor yang menyebabkan masalah

sehingga kemungkinan untuk terciptanya perubahan system dapat diketahui,

ketiga menentukan langkah-langkah yang akan diambil, serta keempat

menentukan biaya yang akan dipakai untuk perubahan itu.

Adapun 3 kategori dasar mengenai proses perubahan adalah:

a. Proses Sosial

Yaitu, proses yang mencakup proses berhubungan dan interaksi antar

anggota/individu dalam organisasi. Dengan kata lain, komunikasilah yang

merupakan inti proses social dalam sebuah organisasi.

b. Proses Teknis

Yaitu, proses yang mencakup pembentukan output organisasi, meliputi

subproses pekerjaan itu sendiri, aliran kerja, metode kerja, tipe produksi,

pengkondisian pekerjaan fisik, keompleksitas proses kerja, penerimaan

dan distribusi bahan baku serta waktu yang dibutuhkan. Dalam hal ini

komunikasi tetap menjadi factor penting yang mempengaruhi proses

teknis.

c. Proses Administratif

Yaitu, proses yang meliputi dimensi pendukung bagi proses teknis dan

proses social, mencakup system personal, hubungan pekerja,upah, gaji,

 dan system keuntungan, pengeluaran dan keuangan, pelaporan dan

pemrosesan data, penjualan serta akunting. Dalam hal ini juga Komunikasi

masih menjadi hal utama uantuk memungkinkan proses administrasi

berjalan.

C. PERUBAHAN SISTEM SOSIOTEKNIK

Perubahan Sistem Sosioteknis adalah Rancangan terintegrasi antara system

sosial dan system kerja teknis untuk memperbaiki keefektifan organisasi.

Perubahan system sosioteknis merupakan mekanisme yang mendorong organisasi

sederhana menjadi organisasi yang maju, diperbaharui, dan dihidupkan kembali,

dimana terjadi proses intervensi yang menggabungkan unsur-unsur sejumlah

proses.

Menurut Kasst - Rosenzweig (1979) dan Pace (1991) organisasi merupakan

suatu system terbuka yang memiliki 5 dimensi yang digambarkan oleh subsistem-

subsistem, yaitu:

a. Pekerja atau Subsistem Psikologis

b. Pekerjaan itu sendiri atau Subsistem Teknis

c. Struktur Organisasi atau Subsistem Struktural

d. Pedoman Organisasi atau Subsistem Tujuan

e. Praktek Manajemen atau Subsistem Manajerial

Kelima subsistem diatas dicakup oleh lingkungan, yang terdiri dari

masyarakat dan institusi social, budaya, ideologi, teknologi, dan komunikasi.