Panduan Asas Pengurusan Surat

Manual ini dikeluarkan hanyalah sebagai dasar Panduan asas untuk, pembaca memahami sistem
persuratan yang biasa diamalkan di Organisasi dari masa kesemasa.

Cara-Cara Menulis Surat Rasmi Kepada Jabatan Kerajaan, Badan Berkanun

Dan Swasta
 
a) Surat kepada jabatan kerajaan atau badan berkanun hendaklah
dialamatkan kepada Ketua Pengarah atau Ketua Setiausaha atau
Pengurus Besar. Sekiranya hendak merujuk surat kepada pegawai
bawahan hendaklah ditulis perhatian pegawai yang dimaksudkan
dengan menulis namanya.
 
Contoh :-
 
Ketua Setiausaha
Kementerian Pengangkutan
(u.p :Nama pegawai yang dimaksudkan)
 
b) Semua surat kepada Ketua Pengarah atau Ketua Setiausaha atau
Pengurus Besar badan berkanun yang datang dari organisasi
pengirim hendaklah ditandatangani oleh Pengurus Besar atau
pegawai kanan. Pegawai yang menderaf tidak perlu meletakan
"initial". Untuk perkara ini pegawai kumpulan lain yang diberi
tanggungjawab boleh menandatangani bagi pihak jawatan tertinggi
didalam organisasi tersebut.
 
c) Surat kepada jabatan kerajaan hendaklah dimulakan dengan menulis
"Adalah saya diarah memaklumkan......."atau "Merujuk kepada perkara
diatas adalah saya ...." diakhiri dengan
 
Saya yang menurut perintah,
 
 
.........................
(Nama Pegawai yang dipertanggungjawab)
b.p Jawatan Terkanan di Organisasi
 
d) Bagi surat badan berkanun pula hendaklah dimulakan dengan menulis
"Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara diatas" dan diakhiri
 
Dengan hormatnya,
 
................
(Nama Pegawai yang dipertanggungjawab)
b.p Jawatan Terkanan di Organisasi
 
e) Untuk surat swasta pula dimulakan dengan menulis "Dengan segala
hormatnya dirujuk kepada perkara diatas" dan diakhiri
 
 
Yang benar,
 
...................
(Nama Pegawai yang dipertanggungjawab)
b.p Jawatan Terkanan di Organisasi
 
f) Sekiranya surat rasmi yang ditulis perlu disalinkan kepada jabatan
kerajaan atau badan berkanun atau swasta maka salinan surat tersebut
hendaklah tiada ditulis disurat asal.
 
g) Bagi Pegawai yang menjadi Setiausaha kepada sesuatu Jawatankuasa
boleh meletakan nama Jawatankuasa yang dia terlibat dan diakhiri
dengan bagi pihak jawatan terkanan di organisasi tersebut.
 
Saya yang menurut perintah,
 
 
.......................
Setiausaha
Jawatankuasa Tender
b.p Jawatan Terkanan di Organisasi
 
h) Bagi surat memo didalam organisasi hendaklah dialamatkan kepada
Ketua Jabatan.
 
i) Kandungan surat : -
 
1) Daripada
2) Kepada
3) Perkara
4) Nombor Bilangan atau Kod Fail
5) Tarikh surat
6) Salinan
7) Rujukan pengirim
8) Tandatangan pegawai bertanggungjawab
 
contoh : -
 
( ) /xxx/xxxx jld 2
Tarikh
Ketua Pengarah
Tuan,
Perkara
Kata mula dan rujukaan surat pengirim
isi kandungan atau jawapan balas
sekian terima kasih
kata penutup
tandatangan
b.p Jawatan kanan
salinan kepada jika perlu