draft

Pedoman No.:.....

TATA ADMINISTRASI YAYASAN ATTAQWA

YAYASAN ATTAQWA Ujungharapan Babelan Bekasi

draft

BAB I SURAT
I.

INTERN Yang dimaksud intern Yayasan adalah para pengurus Yayasan ataupun Departeman di bawah yayasan. Surat menyurat di kalangan intern Yayasan dilakukan dengan: 1. Memorandum Memorandum digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis baik vertikal maupun horizontal. Termasuk dalam kategori memorandum adalah: a. b. c. Undangan Usulan Laporan

Format Memorandum terdiri dari: a. Logo Yayasan di sebelah kiri b. Tulisan lengkap yayasan disebelah kanan logo dan alamat di bawahnya c. Kata memorandum di sebelah kanan d. Pokok dan isi memo berbentuk lurus sejajar (block style) e. Pokok-pokok Memo: i. Nomor ii. Kepada iii. Dari iv. Perihal v. Tanggal vi. Cc f. Garis pemisah g. Pembukaan: Assalaamualaikum Wr. Wb. Dicetak miring. h. Pesan/ isi i. Penutup: Wabillahit taufiq wal hidayah. Dicetak miring. j. Tandatangan pengirim: Nama digarisbawahi dan di bawahnya jabatan dalam yayasan k. Stempel Contoh Memorandum dapat dilihat di lampiran 1 2. Disposisi Disposisi adalah perintah tertulis yang dilakukan seseorang yang memiliki poisisi lebih atas kepada yang dibawahnya, karena adanya hal/ surat tertentu. Format Disposisi terdiri dari a. Ukuran setengah halaman A4 b. Logo Yayasan di sebelah kiri c. Nama Lengkap yayasan disebelah kanan logo d. Kata LEMBAR DISPOSISI di tengah halaman e. Pokok-pokok Disposisi:

draft

f.

i. Kepada ii. Dari iii. Pesan/ isi Tandatangan/Paraf pengirim & Tanggal

Contoh Disposisi dapat dilihat di lampiran 2 3. Disposisi

II.

EKSTERN 1. Surat Biasa Surat biasa adalah surat yang disusun oleh Yayasan kepada pihak luar, termasuk kepada lembaga yang berada di bawah yayasan. Format surat terdiri dari: a. Logo Yayasan di sebelah kiri b. Tulisan lengkap yayasan disebelah kanan logo dan alamat di bawahnya c. Nomor, lampiran dan Perihal berbentuk lurus sejajar (block style) bersama isi dibawahnya. Perihal digarisbawah dan dicetak tebal d. Penerima dan alamat e. Pembukaan: Assalaamualaikum Wr. Wb. Dicetak miring. f. Pesan/ isi g. Penutup: Wabillahit taufiq wal hidayah. Dicetak miring. h. Tempat dan tanggal penulisan i. Tandatangan pengirim: Nama digarisbawahi dan di bawahnya jabatan dalam yayasan j. Stempel Contoh surat dapat dilihat di lampiran 3 2. Surat Keputusan Surat biasa adalah surat yang disusun oleh Yayasan sebagai pemberitahuan atas ketetapan yang dibuat.. Format surat keputusan terdiri dari: a. Logo Yayasan di sebelah kiri b. Tulisan lengkap yayasan disebelah kanan logo dan alamat di bawahnya c. Tulisan SURAT KEPUTUSAN ditengah halaman, berhuruf besar, cetak tebal dan digarisbawah. d. Nomor keputusan berada di bawah garis di tengah halaman. e. Kata TENTANG f. Obyek keputusan, ditulis dengan huruf besar, cetak tebal. g. Pembukaan: Bismillahirrahmaanirrahim,. Dicetak miring. h. Kalimat pembuka, seperti Badan Pengurus Yayasan Attaqwa setelah. Indent satu tab dari tepi kiri.

draft

i. j. k. l. m. n. o. p. q.
r.

s. t.

Konsideran Menimbang, lurus dengan pembukaan. Poin-poin menimbang di sebelah kanan dan di inden; Konsideran Mengingat, lurus dengan pembukaan. Poin-poin menimbang di sebelah kanan dan di inden; Konsideran Memperhatikan, lurus dengan pembukaan. Poin-poin menimbang di sebelah kanan dan di inden; Kata MEMUTUSKAN, di tengah halaman, berhuruf besar semua, cetak tebal; Kata Menetapkan, di tepi kiri: Poin keputusan bernomor di sebelah kiri, lurus dengan kata Menetapkan Kalimat penutup dan klausul pembetulan apabila terdapat kesalahan Tempat keputusan dibuat: Kata Ditetapkan dimulai dari tengah Tanggal Keputusan: Tahun Qamariyah dan Tanggal Hijriyah dibawahnya. Dimulai dari tengah halaman; Tandatangan Pembuat Keputusan Nama Pembuat Keputusan, jabatan dibawahnya Stempel

Contoh surat keputusan dapat dilihat di lampiran 4

3.

Surat Kuasa Surat Mandat adalah surat yang dibuat oleh Yayasan untuk memberikan kuasa kepada seseorang/ suatu pihak untuk melaksanakan tugas yayasan. Format surat mandat terdiri dari: a. Logo Yayasan di sebelah kiri b. Tulisan lengkap yayasan disebelah kanan logo dan alamat di bawahnya c. Kata SURAT KUASA di tengah halaman, huruf besar, dicetak tebal dan digarisbawahi d. Nomor surat kuasa berada di bawah garis di tengah halaman. e. Pembukaan: Bismillahirrahmaanirrahim,. Dicetak miring. f. Kalimat Pembuka: Badan Pengurus Yayasan dengan ini memberikan mandat kepada: g. Penerima kuasa: Nama, jabatan dalam yayasan h. Tugas yang dikuasakan i. Kalimat penutup j. Tempat dan tanggal pembuatan surat kuasa k. Tandatangan pemberi pemberi kuasa di sebelah kiri. l. Nama pemberi kuasa dan jabatan m. Tandatangan pemberi penerima kuasa di sebelah kanan. n. Nama penerima kuasa dan jabatan o. an pemberi mandat p. Stempel Contoh surat kuasa dapat dilihat di lampiran 5

4.

Surat Mandat

draft

Surat Mandat adalah surat yang dibuat oleh Yayasan untuk memberikan mandat kepada seseorang/ suatu pihak untuk melaksanakan tugas yayasan. Format surat mandat terdiri dari: a. Logo Yayasan di sebelah kiri b. Tulisan lengkap yayasan disebelah kanan logo dan alamat di bawahnya c. Kata SURAT MANDAT di tengah halaman, huruf besar, dicetak tebal dan digarisbawahi d. Nomor Mandat berada di bawah garis di tengah halaman. e. Pembukaan: Bismillahirrahmaanirrahim,. Dicetak miring. f. Kalimat Pembuka: Badan Pengurus Yayasan dengan ini memberikan mandat kepada: g. Penerima mandat: Nama, jabatan dalam yayasan h. Kalimat penutup i. Tempat dan tanggal Mandat j. Tandatangan pemberi mandat. k. Nama dan jabatan pemberi mandat l. Stempel Contoh surat mandat dapat dilihat di lampiran 6 5. Surat Edaran Surat Edaran adalah surat yang disusun oleh Yayasan kepada pihak dalam maupun pihak luar yang berupa informasi terbuka dan meminta perhatian dari pembacanya. Format surat terdiri dari: a. Logo Yayasan di sebelah kiri b. Tulisan lengkap yayasan disebelah kanan logo dan alamat di bawahnya c. Kata EDARAN ditengah halaman, berhuruf besar, digarisbawah dan dicetak tebal. d. Nomor edaran di tengah halaman, dibawah EDARAN e. Pembukaan: Assalaamualaikum Wr. Wb. Dicetak miring. f. Pesan/ isi g. Penutup: Wabillahit taufiq wal hidayah. Dicetak miring. h. Tempat dan tanggal penulisan i. Tandatangan pengirim: Nama digarisbawahi dan di bawahnya jabatan dalam yayasan j. Stempel Contoh surat edaran dapat dilihat di lampiran 7 6. Faksimili Faksimili adalah pesan yang dikirim sebagai pengganti surat. Apabila surat yang dikirimkan melalui faximili adalah surat resmi, maka surat aslinya harus dikirim, karena surat yang dikirim melalui faximili adalah fotocopy surat. Format pesan faximili adalah sebagai berikut: a.
b.

Logo Yayasan di sebelah kiri Tulisan lengkap yayasan disebelah kanan logo dan alamat di bawahnya
5

draft

c. d. e. f. g. h. i. j. k.

Tulisan FAKS, huruf besar ditengah halaman Nomor Fax Kepada Nomor Fax Tujuan Dari Nomor telpon pengirim Perihal Tanggal Jumlah halaman, termasuk halaman muka

Contoh Faksimili dapat dilihat di lampiran 8

BAB II NOMOR SURAT I. INTEREN 1. 2. II. 1. 2. 3. 4. 5. Memorandum Nomor/YA/M/Bulan/Tahun Disposisi Surat Biasa Nomor/YA/S/Bulan/Tahun Surat Keputusan Nomor/YA/SK/Bulan/Tahun Surat Mandat Nomor/YA/SM/Bulan/Tahun Surat Edaran Nomor/YA/SE/Bulan/Tahun Faksimili Nomor/YA/F/Bulan/Tahun SURAT

draft

Lampiran 1: Contoh Memo

YAYASAN ATTAQWA
Ujungharapan
Memorandum No. Kepada: Cc Dari Sifat Perihal Tanggal : / YA/M/... /2009 Bagian Kuangan : Sekretaris : Ketua Badan Pengurus : Biasa/Rahasia/Instruksi : Undangan Rapat : ..............................................

Assalaamualaikum Wr. Wb. Dengan ini diharapkan kehadiran Saudara pada rapat yang Insya Allah akan dilaksanakan pada: Hari Tanggal Jam Tempat Agenda : : : : : .. .. .. .. ..

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas kesediaan Saudara sebelumnya kami ucapkan terima kasih Wabillahit taufiq wal hidayah, Wassalamualaikum Wr. Wb. Badan Pengurus Yayasan Attaqwa Ujungharapan

................................................. Ketua

draft

Lampiran 2: Contoh Disposisi

YAYASAN ATTAQWA Ujungharapan

YAYASAN ATTAQWA Ujungharapan

LEMBAR DISPOSISI
Dari Kepada Pesan : Ketua Yayasan : : Dari Kepada Pesan

LEMBAR DISPOSISI
: Ketua Yayasan : :

draft

Lampiran 3: Contoh Surat Biasa

YAYASAN ATTAQWA Ujungharapan

Nomor Lampiran Perihal :../YA/S/../ : :

Kepada yth . . . . Assalaamualaikum Wr. Wb. Menunjuk surat Saudara No .................................................................................................. .. .. .. .. . .. Demikian agar maklum hendaknya. Ujungharapan, . Badan Pengurus Yayasan Attaqwa Ujungharapan ................................... Ketua Tembusan: . Arsip ................................... Sekretaris

draft

Lampiran 4: Contoh Surat Keputusan

YAYASAN ATTAQWA
Ujungharapan
KEPUTUSAN BADAN PENGURUS YAYASAN ATTAQWA UJUNGHARAPAN No.: ................................ Tentang ........................................................................ Bismillahirrahmaanirrahiim Badan Pengurus Yayasan Attaqwa setelah, Menimbang Mengingat Memperhatikan : : : MEMUTUSKAN Menetapkan Pertama Kedua Ketiga Keempat Kelima Keenam : : : : : : Apabila terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan dibetulkan sebagaimana mestinya; Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Pada tanggal : Ujungharapan : ......................................... ........................................

Badan Pengurus Yayasan Attaqwa - Ujungharapan ................................... Ketua Surat Keputusan ini disampakan kepada: 1. . 2. Arsip

10

draft

Lampiran 5

YAYASAN ATTAQWA
Ujungharapan

EDARAN No. ......................

Assalaamualaikum Wr. Wb. Sehubungan dengan adanya .. .. .. .. .. .. .. Demikian agar maklum hendaknya. Ujungharapan, . Badan Pengurus Yayasan Attaqwa Ujungharapan

................................... Ketua

11

draft

Lampiran 6

YAYASAN ATTAQWA
Ujungharapan

FAKSIMILI
No. Kepada: Nomor Fax Dari Nomor Telp Perihal Tanggal : / YA/F/... /.......................... ................................................................................. : ................................................................................. : ................................................................................. : ................................................................................. : ................................................................................. : .................................................................................

Assalaamualaikum Wr. Wb. Dengan ini diharapkan kehadiran Saudara pada rapat yang Insya Allah akan dilaksanakan pada: Hari Tanggal Jam Tempat Agenda : : : : : .. .. .. .. ..

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas kesediaan Saudara sebelumnya kami ucapkan terima kasih Wabillahit taufiq wal hidayah, Wassalamualaikum Wr. Wb. Badan Pengurus Yayasan Attaqwa Ujungharapan

................................................. Ketua

12