SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PELAYANAN RAWAT JALAN

Siti Julaiha
Pasca Sarjana Teknologi Biomedis

Universitas Indonesia

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 1

N November 2009

DAFTAR ISI

Nomor 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pendahuluan Gambaran Pelayanan Infrastruktur Sistem Sistem Informasi Pelayanan Pemanfaatan Penutup

Isi

Halaman 2 12 16 19 43 44

1. PENDAHULUAN

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 2

Pasal 2 ayat (4) butir b Peraturan Pemerintah Nomer 25 Tahun 2000 yang kemudian diperbaharui dengan Undang Undang Nomor 32 tahun 2004 memberikan kewenangan kepada pemerintah pusat untuk menetapkan pedoman standar pelayanan minimal wajib yang dilaksanakan oleh pemerintah Kabupaten/Kota termasuk di bidang kesehatan. Berdasarkan hal tersebut maka pemerintah melalui Keputusan Menteri Kesehatan No. 1457/2003 menetapkan standar pelayanan minimal bidang kesehatan di Kabupaten/Kotamadya dimana di dalamnya terdapat 54 indikator dengan jenis pelayanan dan indikator kinerja beserta target yang harus dipenuhi oleh Kabupaten/Kodamadya pada tahun 2010. Kepmenkes ini juga diperjelas dengan menerbitkan petunjuk teknik melalui Kepmenkes No.1091/2004. Pedoman penyusunan standar pelayanan juga ditetapkan pada Kepmenkes No. 228/2003, Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan Minimal RS yaitu standar penyelenggaraan pelayanan manajemen rumah sakit, pelayanan medik, pelayanan penunjang dan pelayanan keperawatan baik rawat inap maupun rawat jalan yang minimal harus diselenggarakan oleh rumah sakit.(1) Rumah sakit adalah suatu instansi yang dikelola baik oleh pemerintah daerah atau pusat, maupun pihak swasta, yang merupakan bagian dari organisasi umum. Fungsinya selain mengacu sebagai misi sosial juga menitikberatkan tujuan perkembangan usahanya pada fungsi usaha untuk mencari keuntungan atau profit, terutama pada rumah sakit yang dikelola oleh pihak swasta. Rumah sakit dengan fungsi sosial dan fungsi usaha atau bisnis hendaknya tetap mengutamakan kualitas pelayanan masyarakat dan mengindahkan segi keefisienan dan keefektifan usaha. Fungsi rumah sakit yang tidak mengutamakan segi bisnis, selayaknya tidak menjadikannya sebagai unit usaha yang tidak menghasilkan profit atau malahan mendatangkan kerugian. Kualitas atau Mutu selayaknya menjadi titik pokok perhatian yang utama setiap anggota suatu organisasi. Kualitas merupakan tolak ukur keberhasilan organisasi manapun, termasuk Rumah sakit. Kualitas dalam rumah sakit dapat berarti banyak hal, seperti kualitas dalam hal jasa atau pelayanan masyarakat, kualitas dalam hasil suatu tindakan dan lain sebagainya. Semua mengacu pada satu titik yaitu Kepuasan Pelanggan atau Customer Satisfaction. Kualitas pelayanan menjadi tanggung jawab setiap anggota rumah sakit yang tidak saja
Hanum, Faricha, Djasri, Hanevi, Kuntjoro, Pengalaman dalam penyusunan Standar Pelayanan Minimal RS sebagai bagian dari persyaratan Badan Layanan Umum, Tjahjono Buletin IHQN Volume II/Nomer 03/2006, hal 1.
1() (

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 3

berpacu pada jajaran direktur atau manajemen tingkat tinggi tetapi juga hingga ke karyawan dengan tingkatan rendah, atau dengan kata lain menjadi perhatian untuk seluruh karyawan dan jajaran manajemen. Rumah sakit yang merupakan bagian dari organasasi layanan masyarakat dibidang kesehatan, selayaknya memberikan pelayanan tanpa kecuali terhadap semua golongan masyarakat. Masyarakat dalam hal ini adalah pelanggan atau customer bagi rumah sakit mempunyai harapan harapan atau keinginan terhadap jasa yang disediakan oleh pihak rumah sakit. Rumah sakit secara berkesinambungan menjalankan usahnya dengan meningkatkan fungsi pelayanan sesuai harapan pelanggan. Berdasarkan hirarki organisasi, para tenaga profesi maupun staf kesehatan yang menjadi bagian dari personel pelayanan langsung terhadap masyarakat mengharapkan agar pelayanan yang diberikannya memenuhi standar bahkan lebih baik lagi melebihi apa yang diharapkan oleh pelanggan. Sedangkan pihak manajemen mengharapkan usaha untuk mencapai mutu yang ditargetkan disesuaikan dengan usaha yang menerapkan sistem efisiensi dan efektivitas tinggi terhadap segala kegiatan yang berlangsung. Berikut beberapa sudut pandang Kualitas atau mutu, dilihat dari berbagai faktor.(2) a. Faktor Efricacy, yaitu pelayanan menunjukan manfaat dan hasil yang diinginkan. b. Faktor Appropriateness, yaitu pelayanan yang diberikan relevan dengan kebutuhan klinis pasien dan didasarkan pada perkembangan ilmu pengetahuan. c. Faktor Availability, yaitu pelayanan yang dibutuhkan tersedianya untuk berbagai kebutuhan kesehatan. d. Faktor Accessibility, yaitu pelayanan yang diberikan dapat diakses oleh yang setiap golongan masyarakat yang membutuhkan. e. Faktor Effectiveness, yaitu pelayanan diberikan dengan cara yang benar, berdasar ilmu pengetahuan, dan dapat mencapai hasil yang diinginkan. f. Faktor Amenities, yaitu segi kenyamanan fasilitas pelayanan untuk masyarakat. g. Faktor Technical competence, yaitu tenaga/personel kesehatan yang memberikan pelayanan mempunyai kompetensi tehnis yang dipersyaratkan.

2() (

Ibid,. hal 3-4 Hal. 4

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

h. Faktor Affordability, yaitu pelayanan dijangkau secara finansial oleh yang membutuhkan. i. Faktor Acceptability, yaitu pelayanan yang diberikan dapat diterima oleh masyarakat. j. Faktor Safety, yaitu pelayanan yang diberikan dalam standar keamanan yang prima. k. Faktor Efficiency, yaitu pelayanan yang diberikan dilakukan dengan efisien. l. Faktor Interpersonal relationship, yaitu pelayanan yang diberikan memperhatikan hubungan antar manusia baik antara pemberi pelayanan dengan pelanggan, maupun antar petugas pemberi pelayanan. m. Faktor Continuity of care, yaitu pelayanan yang diberikan berkelanjutan, terkoordinir dari waktu ke waktu. n. Faktor Respect and caring, yaitu pelayanan yang diberikan dilakukan dengan hormat, sopan dan penuh perhatian. o. Faktor Legitimacy/Accountability, yaitu pelayanan yang diberikan dapat dipertanggung-jawabkan secara medik maupun hukum. p. Faktor Timelines, yaitu pelayanan diberikan tepat waktu. Rumah sakit harus merencanakan suatu strategi terhadap target mutu yang telah ditetapkan dengan memastikan target tersebut tercapai bahkan lebih baik lagi melebihi target yang ditetapkan terhadap keadaan kegiatan pelayanan aktual dalam rumahsakit. Hal ini hendaknya menjadi perhatian seluruh jajaran instansi yang secara berkesinambungan meningkatkan usaha untuk mencapai kualitas yang telah ditargetkan tersebut. Target maupun sasaran bisnis yang dijadikan sebagai acuan pada organisasi rumah sakit dapat menjadikan rumah sakit sebagai bagian dari organisasi yang memberikan manfaat dari segi finansial dengan memperhatikan faktor sudut pandang mutu seperti di bawah ini. a. Strategi penyediaan dan penggunaan fasilitas pelayanan yang lengkap dan mutakhir. b. Strategi peningkatan kerjasama dengan pihak pihak terkait seperti civitas akademika, perusahaan asuransi, serta instansi kesehatan lainnya. c. Strategi reduction cost/ pengurangan biaya setiap bagian struktur organisasi rumah sakit. d. Strategi peningkatan efisiensi penggunaan bahan, material, pelengkap dll. e. Strategi penurunan waktu siklus pelayanan.
Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI Hal. 5

f. Strategi peningkatan mutu pelayanan masyarakat. g. Strategi peningkatan citra rumah sakit di mata masyarakat.
(3)

Penggambaran visi pada tiap kategori dituangkan dalam Balances Scorecard yang

merupakan alat bantu yang diperkenalkan oleh Kaplan & Norton (1996) yang dapat digunakan untuk menterjemahkan visi dan strategi organisasi kedalam 4 perspektif yaitu financial, customer, internal business process, dan learn and growth perspective.

Rahayu, Flourensia Sapty, Analisa Implementasi Sistem Informasi dan Perencanaan Strategis E-Business di RS.X, , Progr Studi Teknik Informatika, F.T.I.Univ. Atma Jaya Yogyakarta, Jurnal Tekni Industri,Vol X1no.3 Juli 2007,hal 3

3() (

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 6

(4)

Situasi permasalahan digambarkan pada Rich Picture (gambar di bawah) yang Rich Picture

diklasifikasikan ke dalam komponen struktur, proses, dan kepentingan.

merupakan alat bantu untuk perekaman dan penalaran tentang aspek-aspek konteks kerja, kepentingannya dan beberapa struktur yang melandasi konteks kerja, serta bagaimana mereka mempengaruhi desain sistem (Monk & Howard, 1998). Struktur mengacu pada aspek konteks kerja yang perubahannya lambat, seperti hirarki organisasi, lokalitas geografis, bangunan, perlengkapan fisik, dan sebagainya. Proses mengarah pada transformasi yang terjadi dalam proses kerja, misal aliran barang, dokumen, atau data. Kepentingan menggambarkan secara khusus motivasi individu yang terkait dengan penggunaan sistem dan perspektif.

Komponen struktur terdiri dari RS.X, rumah sakit lain, pihak manajemen, pemerintah, masyarakat, pasien, dokter/perawat/staf, industri farmasi, para peneliti/pihak akademis.
4() (

Ibid, hal. 4 Hal. 7

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Komponen proses meliputi pelayanan dan penanganan tindakan medis, kerjasama dengan akademisi, industri farmasi atau asuransi, penyampaian informasi ke masyarakat atau pemerintah dan pihak terkait. Jika dilihat dari beberapa concern yang ada, dapat dilihat beberapa permasalahan/kepentingan dapat ditangani menggunakan Teknologi informasi. Pemetaan aktivitas-aktivitas yang ada di Rumah sakit menggunakan alat bantu (value chain) yang diperkenalkan oleh Michael Porter (Porter, 1985). Aktivitas-aktivitas yang ada di Rumah sakit berkaitan dan mendukung untuk mencapai visi dari organisasi digolongkan dalam primary activity dan support activity. Primary Activity meliputi Registrasi pemeriksaan, Pemeriksaan pasien rawat inap/jalan, Pemeriksaan laboratorium, Pembayaran / Billing, Tindakan operasi, Tindakan medis khusus, Rekam Medis, Manajemen Inventori, dan Customer Service. Support Activities meliputi Pemasaran, Gizi, Keuangan, Manajemen sumber daya manusia, Pengelolaan limbah, Farmasi, Pengembangan teknologi informasi, dan Penelitian & Pendidikan. Primary activity dapat didukung dengan aplikasi Sistem Informasi yang dapat membantu dalam pelaksanaan aktivitas-aktivitas tersebut menjadi lebih efektif dan efisien. Support activity dapat didukung dengan aplikasi Sistem Informasi seperti yang digambarkan di bawah ini(5),

Hasil identifikasi terhadap organisasi/perusahaan meliputi evaluasi portfolio aplikasi yang ada (termasuk yang sedang dikembangkan), evaluasi database, value dari portfolio aplikasi,

5() (

Ibid., hal.5 Hal. 8

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

evaluasi infrastruktur yang telah dibangun, dan evaluasi manajemen teknologi informasi serta kebijakan penggunaan teknologi informasi. 1.1 Latar Belakang Pelayanan Rawat Jalan adalah pelayanan pasien untuk observasi, diagnosis, pengobatan, rehabilitasi medik dan pelayanan kesehatan lainnya tanpa menginap di rumah sakit(6). Pelayanan Rawat Jalan adalah salah satu fasilitas yang disediakan oleh hampir seluruh Rumah Sakit di Indonesia. Masyarakat Indonesia sangat membutuhkan pelayanan Rawat Jalan pada rumah sakit untuk menunjang usaha dalam mencapai kesehatannya. Pelayanan rawat jalan merupakan salah satu indikator penting yang harus diperhatikan pihak rumah sakit. Penulis melakukan penelaahan terhadap pelayanan rawat jalan hanya berdasarkan pengalaman penulis terhadap pelayanan rawat jalan pada beberapa rumah sakit di Indonesia yang pernah penulis singgahi, selain juga sebagai bagian dari tugas kuliah yang diberikan oleh Dosen Dr. dr. H. Boy S. Sabarguna MARS. Berdasarkan pengalaman, penulis menggambarkan kekurangan kekurangan yang terdapat pada Pelayanan Rawat Jalan seperti di bawah ini. a. Registrasi atau pendaftaran pasien Kekurangan pada proses ini adalah lamanya waktu yang dibutuhkan dan masih banyaknya rumah sakit yang menggunakan sistem manual dalam proses input data pasien. b. Pemeriksaan Kurang profesionalnya personel medis atau tenaga profesi medis sehingga pasien menjadi pelanggan yang tidak dipuaskan, seperti kedatangan tenaga profesi yang tidak tepat waktu maupun tiadanya keterbatasan terhadap rasio jumlah pasien per tenaga profesi. c. Pengambilan obat pada unit Apotik Apotik juga menjadi bagian dari ketidakpuasan pelanggan saat menjalani waktu tunggu yang lama untuk pengambilan obat.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Keputusan Menteri Kesehatan Republik 560/Menkes/SK/IV/2003 tentang Pola Tarif Perjan Rumah Sakit, , 25 April 2003, halaman 2.
6() (

Indonesia, Nomor

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 9

d.

Pembayaran Waktu penyelesaian administrasi pembayaran yang lama serta masih dilakukannya sistem manual pada banyak rumah sakit dalam merekord atau mencatat sistem pembayaran, juga menjadi salah satu komponen ketidakpuasan pelanggan rumah sakit.

e.

Personel pelayanan Rawat Jalan/Sumber Daya Manusia Sikap beberapa personel administrasi atau staff kesehatan yang tidak mencerminkan sebagai personel yang memberikan jasa kepada pelanggan melainkan berparadigma sebagai personel instansi yang dibutuhkan oleh pelanggan/masyarakat. Staff administrasi tidak memberikan komunikasi dan kejelasan informasi yang dibutuhkan pasien misalnya terhadap jadwal praktek dokter, kejelasan informasi obat yang dikonsumsi, dll.

f.

Fasilitas pendukung di rumah sakit pada unit pelayanan rawat jalan Ketiadaan fasilitas pendukung yang dapat digunakan oleh pasien maupun pengantar atau keluarga pasien pada unit pelayanan rawat jalan terutama di ruang tunggu menjadikan rendahnya rasa kepuasan pada pelanggan rumah sakit. Ruang tunggu tidak memberikan kenyamanan bagi pasien maupun pengantar dengan ketiadaan fasilitas untuk balita, anak anak, maupun ibu menyusui, kekurangan tempat duduk, tidak tersedianya hiburan seperti buku bacaan, majalah, atau televisi. Kita dapat memperkirakan dengan menggunakan metode manual pada pendataan pasien, pasien/pelanggan harus melewati sistem antrian yang berlapis lapis mulai saat antrian pendaftaran untuk pengisian data data pasien, antrian pemeriksaan dimana pasien menunggu jadwal tenaga medis, bahkan antrian pengambilan obat dan pembayaran. Belum lagi apabila tenaga medis seperti dokter yang dituju sedang berhalangan praktik atau tugas keluar kota atau dokter favorit yang memiliki jumlah pasien yang tidak terkira. Metode manual bukanlah masalah, apabila jumlah pelanggan masih dalam hitungan jari, namun di saat jumlah penduduk semakin meningkat maka dapat diperkirakan jumlah pasien per harinya pun akan semakin banyak. Pihak rumah sakit akan merasakan kekurangan tenaga maupun waktu untuk mengatur data data pasien. Metode manual dapat menjadi hambatan pelayanan kesehatan pada rumah sakit dalam hal melakukan proses pengolahan data rumah sakit yang mencakup data-data administratif dan fungsional secara efektif dan efisien.
Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI Hal. 10

Pengelolaan data Rumah Sakit yang sangat besar baik data data medik pasien maupun data administrasi sering mengakibatkan beberapa hal seperti di bawah ini. (7) a. Redudansi Data, pencatatan data yang berulang-ulang menyebabkan duplikasi data sehingga kapasitas yang di perlukan membengkak dan pelayanan menjadi lambat, terjadi tumpukan filing sehingga memerlukan tempat filing yang cukup luas. b. Unintegrated Data, penyimpanan data yang tidak terpusat menyebabkan data tidak sinkron, informasi pada masing-masing bagian mempunyai asumsi yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit /Instalasi. c. Human Error, proses pencatatan yang dilakukan secara manual menyebabkan terjadinya kesalahan pencatatan yang semakin besar dan tidak singkrong dari unit satu ke yang lainya dan akan menimbulkan banyaknya perubahan data (efeknya banyak pelayanan akan berdasarkan sesuka perawat/dokter sehinga dokter/perawat bisa menambah bahkan mengurangi data/tarif sesuai dengan kondisi saat itu, misal yang berobat adalah saudaranya maka dengan seenaknya dokter/perawat memberikan diskon tanpa melalu prosedur yang tepat. Hal ini menimbulkan kerugian pada rumah sakit. d. Terlambatnya Informasi, karena penyusunan informasi harus direkap secara manual maka penyajian informasi menjadi terlambat dan kurang dapat dipercaya kebenarannya. Kepuasan pasien pun mengalami penurunan, setelah membandingkan kenyataan dengan harapan yang umumnya ditunjukkan pada dimensi responsiveness (kecepatan pelayanan), dimensi reliability (pemberian serta kejelasan informasi jadwal antrian, informasi obat, dll.), dimensi assurance (kemurahan dan kelengkapan jasa pelayanan serta fasilitas pendukung), dimensi emphaty (keramahan dan kepercayaan terhadap petugas pelayanan, serta kebebasan memilih tempat berobat dan keikutsertaan dalam mengambil keputusan pengobatan), dimensi tangibles ( kecukupan tempat duduk pada ruang tunggu, kebersihan , kenyamanan serta ketersediaan fasilitas pelengkap di ruang tunggu). Penulis berharap adanya usaha pada pelayanan rawat jalan di rumah sakit untuk mengatasi berbagai hambatan yang ditemukan serta sebagai usaha untuk meningkatkan kemampuan
Admin Advance Technology Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS SIMRS), Information System Technology, Systm Integrator and Services. Published on 04 November 2008.
7() (

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 11

rumah sakit untuk menerapkan standar pelayanan yang berbasis pada kemajuan jaman dan kepuasan pelanggan. Kemajuan jaman mengakibatkan tuntutan masyarakat global atau dalam hal ini pelanggan/pasien/masyarakat terhadap kebutuhan pengunaan fasilitas pelayanan umum melalui pemakaian sistem atau teknologi informasi yang mendukung proses pelayanan. Seluruh organisasi rumah sakit baik dari staff kesehatan, tenaga profesi, maupun jajaran manajemen atau direktur juga merasakan perlunya penggunaan sistem atau teknologi informasi yang akan mendukung kemajuan bisnis rumah sakit dan menjadikankannya sebagai bidang usaha yang kompetitif. 1.2 Tujuan Penulis mengharapkan paparan singkat pada penulisan ini dengan tujuan dibawah ini. 1. Mengindentifikasi beberapa kekurangan yang ada pada Sistem Informasi Manajemen Pelayanan Rawat Jalan di Rumah Sakit. 2. Memberikan masukan terhadap terlaksananya peningkatan pelayanan kesehatan masyarakat pada unit rawat jalan di rumah sakit Indonesia untuk peningkatan mutu rumah sakit. 3. Secara khusus, Memberikan saran perancangan terhadap pelayanan rawat jalan melalui model sistem informasi teknologi.

2. GAMBARAN PELAYANAN

Pelayanan unit rawat jalan secara garis besar terkait pada dua jenis struktur pelayanan yaitu pelayanan pada aspek administrative dan pelayanan aspek medis. Penulis menggambarkan pelayanan di unit Rawat Jalan Rumah Sakit secara global atau umum berdasarkan proses dan tugas masing masing proses seperti yang dijabarkan di bawah ini.
Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI Hal. 12

2.1 Registrasi atau Pendaftaran Bertugas menerima pendaftaran pasien, menyediakan aplikasi pendaftaran pasien, melakukan pengisian form registrasi, menyediakan informasi jadwal praktik dokter, melakukan penjadwalan pasien rawat jalan, melakukan pendaftar registrasi harian, memberikan bukti registrasi pemeriksaan kepada pasien, memberikan kartu berobat pasien. 2.2 Bagian Pemeriksaan Merupakan aspek fungsional medis utama yang menghubungkan tugas tenaga medis seperti dokter, perawat, dalam melakukan pemeriksaan dan diagnose penyakit pasien, mengisi rekam medis pasien, menganalisa data data medis pasien serta melakukan tindakan kesehatan terhadap pasien. 2.3 Bagian inventori Medical Records (Rekam Medis) Bertugas mengatur data data dan informasi berkaitan dengan rekam medis pasien dari pemeriksaan pasien oleh dokter, mengatur penyusunan data therapie, mengatur catatan pasien, kode dan jenis tindakan, mengatur data hasil pemeriksaan, mengatur data diagnose pasien, menghubungkan dokumen rekam medis dengan hasil diagonasi dari laboratorium, radiologi, dan unit lainnya, mencetak medical record, mencetak data terapi, mencetak catatan pasien, mencetak hasil pemeriksaan, mencetak diagnose akhir, mencetak rekap penyakit terbanyak, menyediakan data Medical Records pasien. 2.4 Bagian Apotik/Farmasi Bertugas memfasilitasi kegiatan farmasi, melakukan pengisian resep, melakuan klasifikasi pemakaian produk obat, supplier obat, kategori obat, dan stok obat, melakukan pemilahan kategori obat resep racikan, kategori dan komposisi racikan obat, memberikan perhitungan
Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI Hal. 13

biaya racikan, menghitung total penggunaan obat dan harga obat, memberikan bukti pemberian obat pada pasien, memberikan bukti pembayaran obat kepada pasien, menghubungkan penggunaan obat pasien dengan sistem rekam medis pasien, melakukan penyimpanan data data pemakaian obat pada pasien, melakukan inventori stok obat yang ada. 2.5 Pembayaran atau Kasir Bertugas untuk menyediakan proses pembayaran dan penagihan, pengisian biaya biaya perawatan, memberikan informasi tarif dokter, memberikan tarif asisten dan tarif jasa administrasi, menerima uang pembayaran biaya perawatan pasien tunai ataupun non tunai, menerima uang pembayaran pembelian obat tunai ataupun non tunai, pengisian resep on line, mengalihan tagihan perawatan, mengisi selisih biaya perawatan, memberikan diskon biaya perawatan, update saldo kas/bank, mencetak daftar kas dan bank, mencetak daftar uang muka, mencetak daftar bon sementara, mencetak transasi mutasi bank, mencetak ulang kwitansi perawatan, mencetak tagihan perawatan, mencetak penerimaan perawatan, mencetak pembayaran hutang, mencetak pengalihan biaya perawatan, mencetak potongan biaya perawatan, mencetak subsidi biaya perawatan, mencetakan pendapatan per tindakan juga per jasa medis, memberikan bukti tanda pembayaran kepada pasien, memberikan bukti tanda penagihan pada pihak yang berkepentingan. Berikut adalah salah satu contoh gambaran Flow chart Unit Rawat Jalan (8).

8() (

Ibid., hal 42-43 Hal. 14

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Flow Chart Proses Pelayanan Rawat Jalan

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 15

Flow Chart Proses Pelayanan Rawat Jalan

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 16

3. INFRASTRUKTUR SISTEM Pengembangan teknologi informasi sebagai usaha peningkatan kebutuhan pelayanan rawat jalan perlu dipenuhi dengan adanya infrastruktur yang mendukung serta memperhatikan ketrampilan staff administrasi maupun keprofesionalan tenaga profesi medis sebagai operator dan user atau pengguna sistem. rumah sakit. (9) 1. Perangkat Lunak / Software a. Sistem Operasi Komputer Windows Small Business Server 2003, Windows 2003 Professional. b. Applikasi Program Visual Basic, Database Software seperti MS SQL Server 2000, Enterprise Edition, Browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox, Business Applications seperti ASP (Active Server Pages)/HTML-Based. 2. Perangkat Keras / Hardware a. Server Beberapa Unit Personal Computer yang dilengkapi dengan Processor, Adaptor, Memory, VGA Card, Harddisk, Fast Ethernet, serta Monitor, keyboard dan mouse. b. Workstation Beberapa unit Personal Computer yang dilengkapi dengan Processor, Adaptor, Memory, VGA Card, Harddisk, Fast Ethernet, serta Monitor, keyboard dan mouse. c. Peripheral Beberapa unit Printer atau pencetak. d. Networking Berikut adalah pemaparan Infrastruktur sistem yang dibutuhkan sebagai acuan terhadap perkembangan sistem informasi teknologi yang dibutuhkan

Rahayu, Flourensia Sapty, Analisa Implementasi Sistem Informasi dan Perencanaan Strategis E-Business di RS.X, Prog. Studi Tek Informatika, FTI,Univ. Atma Jaya Yogyakarta, Jurnal Teknologi Industri, Vol X1 no.3 Juli 2007:219-230

9() (

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 17

Fiber optic Backbone, Intranet Fiber Optic bandwidth tertentu, Internet Unlimited time/ online 24 jam sehari dengan bandwidth tertentu, Connector Switch dengan berbagai port base, Protokol TCP/IP, Cable network, Network topology. 3. Proses a. Backup Data. b. Otomatis program SQL Server pada kurun waktu tertentu yang ditetapkan. c. Penyimpanan Backup data pada Mirror Database Server. d. Penyimpanan Backup data secara manual dengan software PDF. e. Penyalinan data ke dalam CD. 4. Otorisasi Users a. Pembuatan, penghapusan, pemberian dan klasifikasi hak akses pengguna melalui domain controller (Active Directory) dan SQL Server Authentication untuk anggota organisasi (staff rumah sakit, manajemen, tenaga profesi). b. Kemudahan akses untuk Guest/Pengunjung situs. c. Kemudahan dan pemberian hak kepada jaringan pendukung seperti Supplier obat, jaringan tenaga professional/civitas akademika universitas/ peneliti. 5. Keamanan/Security a. Pengamanan network server dengan pemasangan Firewall dan Antivirus. b. Scanning virus secara berkala secara otomatis. c. Upgrade Firewall dan Antivirus secara berkala. 6. Network Management a. Pengaturan prioritas jaringan network , contoh dengan menggunakan QoS Scheduler Microsoft Windows Server. b. Pengaturan bandwidth tiap server yang dilakukan pada router. 7. Hardware Management a. Maintenance dan pemeriksaan hardware secara berkala pada seluruh unit.
Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI Hal. 18

b. Troubleshooting atau perbaikan pada saat terjadi problem. 8. Content Management a. Pengubahan isi/content berupa penambahan/add, revisi/edit, penghapusan/delete, dan penyimpanan/save. b. Klasifikasi content untuk Tenaga profesi medis (Dokter), Bagian administrasi, Bagian diagnose (Rekam Medis, Laboratorium, dll), Unit Penelitian dan Pengembangan, Bagian Farmasi, dll, sebagai operator atau users sistem ini. c. Frequently Asked Question yaitu pemantauan dan respons terhadap pertanyaan pertanyaan yang diajukan pengguna dan pengunjung. 9. Sumber Daya Manusia a. Administrator Sistem sebagai penanggung jawab utama beroperasinya sistem. b. Pengaturan klasifikasi sumber daya manusia berdasarkan aplikasi pada area kerjanya. c. Peningkatan ketrampilan pengguna melalui training penggunaan aplikasi. 10. Manajemen Teknologi Informasi

Organisasi Manajemen Teknologi informasi selayaknya dibentuk dari personnel personnel yang bertanggung jawab terhadap unit unit pengolahan data elektronik, dengan susunan hirarki yang berpusat pada level direksi, dengan struktur kepala bagian serta struktur unit yang bertanggung jawab pada bagian perangkat keras, perangkat lunak, pemrosesan dan dan penyimpanan data/logistik.

4. SISTEM INFORMASI PELAYANAN Untuk mengatasi hambatan utama dalam pelayanan kesehatan rawat jalan dalam rumah sakit dalam hal pengolahan data manual, keberadaan teknologi informasi merupakan salah
Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI Hal. 19

satu faktor penunjang untuk mengatasi hambatan ini sekaligus meningkatkan mutu pelayanan kesehatan, dan secara tidak langsung menjadikan rumah sakit mempunyai nilai kompetitif dan meningkatkan prospek usaha serta mendatangkan keuntungan bagi rumah sakit yang merupakan tujuan bisnis proses dari suatu rumah sakit. Beberapa hal yang menjadi perhatian utama dari penulis terhadap kurangnya faktor pendukung pada pelayanan rawat jalan di rumah sakit menjadi gambaran untuk melakukan perencanaan terhadap pengembangan ataupun pengelolaan sistem informasi manajemen di rumah sakit. Perencanaan dikembangkan dengan memperhatikan segi sudut pandang mutu yang dilihat dari kebutuhan pelanggan, kebutuhan organisasi, keterbatasan fasilitas, serta pemanfaatan potensi teknologi yang telah tersedia. rancangan. 4.1 Sistem Informasi Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. Komponen yang terkait dengan sistem informasi seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini.(10). Ruang lingkup perencanaan memperhatikan analisa terhadap kondisi saat ini, analisa terhadap kebutuhan dan penyusunan

Sabarguna , Boy S, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, Penerbit Konsorsium Rumah Sakit Jateng DIY, 2007, hal.8.

10() (

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 20

Gambar Komponen yang terkait dalam sistem

Sistem informasi manajemen membutuhkan data data yang padat, ringkas dan jelas dengan memperhatikan keakuratan, ketepatan, dan keamanan data data tersebut. fungsional menjadi tidak efektif dan efisien. 4.2 Sistem Informasi Rumah Sakit Peningkatan terhadap Sistem Informasi Manajemen terhadap pelayanan pelayanan yang ada pada rumah sakit, seperti pelayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap, pelayanan gizi, pelayanan laboratorium, dan lain lain, merupakan cara yang dapat dilakukan rumah sakit untuk meningkatkan mutu. Dasar bagi perencanaan sistem teknologi informasi yang akan dikembangkan dapat dilakukan dengan mendapatkan gambaran kondisi atau permasalah yang dihadapi. Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) adalah suatu tatanan yang berurusan dengan pengumpulan dan pengelolaan data, penyajian informasi, analisis dan penyimpulan informasi serta penyampaian informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit(11). Sistem informasi dapat dilakukan dengan metode manual maupun dengan metode komputerisasi. Seiring dengan berkembang dan semakin kompleksnya sistem informasi maka sistem informasi manajemen akan berfungsi lebih baik dengan dukungan elemen komputerisasi. Sistem informasi berbasis komputer memiliki kelebihan dalam hal kecepatan dan ketepatan karena komputer dapat menyimpan serta mengelola data dalam kapasitas yang besar juga mengurangi kesalahan yang dapat terjadi. Kecepatan dapat dilihat dari otomatisasi yang mampu dilakukan oleh komputer dengan dukungan sistem yang tepat. Sistem informasi berbasis komputer juga berguna bagi peningkatan kinerja user dalam hal membantu mereka untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan mereka. Sebuah sistem informasi rumah sakit idealnya mencakup integrasi fungsi-fungsi klinikal (medis), keuangan, serta manajemen yang nantinya merupakan sub sistem dari sebuah sistem
11() (

Pengolahan data

secara manual menjadikan proses pengolahan data yang mencakup data-data administratif dan

Ibid, hal.11

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 21

informasi rumah sakit. Sub sistem ini merupakan unsur dari sistem informasi rumah sakit yang tugasnya menyiapkan informasi berdasarkan fungsi-fungsi yang ada untuk menyederhanakan pelayanan pada suatu rumah sakit. Skema rancang bangun SIRS secara global ini dapat dilihat pada Gambar berikut. Pada gambar diberikan contoh hubungan antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.(12)

Gambar Rancangan global SIRS penjabaran subsistem, modul, submodul dan aplikasi

4.3 Sistem Manajemen Informasi pada Pelayanan Rawat Jalan. Kegiatan operasional rumah sakit rawat jalan menghasilkan banyaknya data data yang dapat diolah menjadi informasi informasi yang bernilai baik oleh pelanggan maupun pihak rumah sakit itu sendiri. Informasi yang didapatkan dari hasil olahan data tersebut selayaknya menjadi acuan yang dapat dipercaya oleh kedua belah pihak. Proses pengolahan data membutuhkan keakuratan, ketepatan dan kecepatan serta keamanan untuk menjadi suatu

Handoyo, Eko, Prasetijo, Agung Budi, Syamhariyanto, Fuan nor , Aplikasi Sistem Informasi Rumah Sakit Berbasis Web Pada Sub-Sistem Farmasi Menggunakan Framework Prado, Jurusan Teknik Eletro, Universitas Diponegoro, Semarang, Teknologi Elektro, Vol. 7 No 1 Januari-Juni 2008, hal. 14.

12() (

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 22

informasi yang selanjutnya mengacu pada kebijaksanaan jajaran manajemen untuk pengambilan suatu keputusan yang menunjang peningkatan mutu organisasi. Penulis mencoba mengklasifikasikan secara garis besar data data yang terdapat pada Sistem Informasi Pelayanan rawat jalan yang didapat dari sumber sumbernya. a. Data 1. Registrasi atau pendaftaran, yaitu : a. Data sosial pelanggan/pasien, berupa Nama, Alamat, Jenis Kelamin, Tanggal Lahir/umur, Keluarga dekat, Nomor Telefon, Status Profesi, data asuransi kesehatan, dll ; b. Data Pemeriksaan pada tenaga profesi, Data Medis seperti : Data hasil pemeriksaan dapat berupa data Rekam Medis pasien (data pemeriksaan, diagnose, data therapie, data tindakan, kode tindakan), Serta Data diagnosa pasien yang dapat berupa data hasil laboratorium, data hasil radiologi dll. c. Data pendukung pelayanan rawat jalan, seperti Jenis Poliklinik yang terdapat pada unit pelayanan (Poli gigi, Poli ibu dan anak, Poli umum), Jumlah tenaga profesi/ dokter, Jadwal Dokter (hari dan jam praktek), Jumlah staff administrasi. b. Formulir Formulir yang digunakan pada pelayanan rawat jalan adalah: 1. Formulir identitas berobat Berisikan data nama pasien, nomer register, umur, alamat, telpon, nama orang tua; 2. Formulir rawat jalan Berisikan data mengenai nama pasien, tanggal lahir, alamat, jenis pemeriksaan atas laboratorium, pengobatan dan nomer diagnosa ; 3. Formulir riwayat keperawatan Berisikan tanggal masuk, jam masuk, ruangan atau kelas, riwayat kesehatan 4. Formulir penerimaan obat obatan; Berisikan penerimaan obat dari pasien, tanggal diterimanya obat, jumlah pemakaian.

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 23

c.

Dokumen Dokumen dokumen yang terdapat pada pelayanan rawat jalan diantaranya(13): 1. Dokumen bukti berobat jalan berisi data data pasien yang berobat rawat jalan dan tidak memerlukan tindakan medis lebih lanjut karena tahap pemeriksaan telah cukup untuk memperbaiki kesehatan pasien; 2. Dokumen Resum Medis berisi diagnosa akhir (confirmed diagnosa), perjalanan penyakit (course of disease), hasil pemeriksaan penting dan tindakan yang sudah dilakukan (significant finding and procedures taken); 3. Dokumen resume pasien rawat jalan menjelaskan bahwa pasien bisa berobat rawat jalan karena penyakit yang diderita tidak berbahaya bagi pasien dan dapat dilakukan tindakan medis di rumah; 4. Dokumen permohonan pasien pulang (rawat jalan) berisikan permohonon pasien terhadap rumah sakit yang ingin berobat jalan dan tertera bahwa dengan demikian pihak rumah sakit tidak bertanggung jawab lagi kepada pasien.

d.

Proses dalam bentuk Laporan Staf rumah sakit menyediakan laporan yang dapat digunakan oleh jajaran manajemen untuk mereview dan melakukan pengambilan keputusan terhadap kondisi usaha rumah sakit. Laporan yang digunakan dalam sistem informasi pelayanan jasa rawat jalan didapat dari proses pengolahan data data yang dikumpulkan terlebih dahulu secara periodic, dan dilakukan proses perubahan data tersebut menjadi suatu informasi yang dibutuhkan. Proses ini memerlukan langkah pengumpulan, pengolahan, penyajian, serta analisis yang tepat, cepat , dan akurat. Proses pengolahan data dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti sistem pengolahan statistik, dan tampilan penyajian melalui grafik, tabel, serta model presentasi. Hasil proses menjadi informasi ini menjadi landasan pihak Manajemen pengelola rumah sakit
Budiono, Tommy, Peranan Sistem Informasi Akutansi Pelayanan Jasa Rawat Jalan dan Rawat Inap dalam menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Pendapatan Rumah Sakit, Studi Kasus pada Rumah Sakit Pertamina Prabumulih, Fakultas Ekonomi Universitas Widyatama, 2008, hal. 41.
13() (

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 24

untuk melakukan proses pengembangan menjadi suatu improvisasi atau peningkatan sistem berdasarkan pada keadaan masa lalu, masa kini, hingga pengharapan di masa mendatang dengan memperhatikan faktor faktor pendukung yang relevan dari lingkungan eksternal maupun internal rumah sakit. Informasi informasi dalam bentuk laporan tersebut seperti yang dipaparkan di bawah ini. Laporan mengenai jumlah pasien rawat jalan yang berobat, dibuat berdasarkan tanggal kunjungan, nomer rekam medis, kode poliklinik atau masing masing ruangan poliklinik, status pasien (baru/lama) menghasilkan informasi seperti beberapa contoh di bawah ini. a. Jumlah kunjungan pasien baru/total pasien/hari. b.Jumlah kunjungan pasien lama/total pasien/hari. c. Rasio kunjungan baru terhadap jumlah total kunjungan pasien. d. Klasifikasi jumlah kunjungan per pelayanan spesialis tenaga profesi medis. e. Rasio kunjungan pasien dengan tenaga profesi medis pada unit pelayanan rawat jalan. f. Rasio kunjungan pasien dengan tenaga staff administrasi unit pelayanan rawat jalan. g. Jumlah kunjungan pasien/poliklinik/hari. h. Rasio pasien rawat jalan dengan jumlah penduduk di wilayah sekitar rumah sakit. Laporan lain dapat dituangkan dalam bentuk informasi yang berguna baik untuk pihak internal maupun pihak eksternal rumah sakit seperti contoh di bawah ini. a. Laporan Human Resources (Personalia) tentang Performance Evaluasi staff rumah sakit baik staff administrasi dan tenaga medis dari tahun ke tahun. b. Laporan Quarterly Manajemen terhadap performansi finansial rumah sakit. c. Laporan Tahunan Manajemen terhadap performansi finansial rumah sakit. d. Laporan Akhir Tahun Penentuan Target dan Strategi bisnis Manajemen Rumah sakit.

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 25

e. Laporan Public Relation atau Humas tentang Kegiatan rumah sakit dan ikatan kerjasama terhadap beberapa instansi swasta , akademis/universitas dan pemerintah.

4.4 Perencanaan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pelayanan Rawat Jalan Pengembangan sistem informasi manajemen pada bagian rawat jalan dapat dilaksanakan dengan perencanaan pada pengembangan seperti yang dijabarkan dibawah ini. 4.4.1 Komputasi Modul Sistem Informasi Teknologi (14) a. Modul Registrasi Aplikasi pendaftaran pasien seperti tugas yang dijabarkan pada 2.1, selain pengisian aplikasi dan input data, dapat juga dilakukan modifikasi data registrasi, daftar registrasi harian, pencarian dan pengelompokan data pasien berdasarkan data sosial, data pribadi, data karyawan perusahaan serta data penanggung/asuransi/jaminan perusahaan, informasi jadwal praktek dokter, pendaftaran pasien baru per poli, informasi poliklinik (penanggung jawab, fasilitas, klasifikasi poli), grafik yang dibutuhkan pada dokumen rawat jalan, informasi data umum rumah sakit, informasi denah rumah sakit, informasi struktur organisasi, informasi data dokter (umum,spesialisasi), informasi status dokter (tetap, pengganti, kontrak, PTT), informasi data pegawai. Sistem mampu menghasilkan tanda bukti registrasi pemeriksaan. b. Modul Konsultasi Elektronik Aplikasi konsultasi antara pasien dengan dokter secara elektronik. Sistem mampu menyediakan formulir konsultasi dengan dokter dan menyediakan formulir gejala gejala penyakit pasien secara elektronik. Sistem mampu menampilkan jawaban konsultasi dari dokter secara elektronik. Sistem dapat memproses data gejala penyakit pasien, menampilkan diagnosa penyakit pasien dari gejala yang dirasakan pasien serta menampilkan hasil diagnose laboratorium, radiologi dan unit lainnya.
14()

Proposal PT Caraka Tri Integra, Sistem Informasi Management Rumah Sakit, SIM-RS - CTI. Document Version 1.1,

2008, hal. 2-5

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 26

c. Modul Medical Records Aplikasi untuk membantu tugas bagian inventori rekam medis seperti yang dijabarkan pada 2.3, selain juga tambahan dengan adanya data rekam medis dari pemeriksaan pasien berdasarkan konsultasi elektronik serta pemeliharaan terstruktur segala data rekam medis pasien. Sistem mampu menampilkan data Medical Records pasien. Sistem dapat memproses data gejala gejala penyakit dari pasien. Sistem mampu menampilkan diagnosa penyakit pasien dari gejala gejala yang dirasakan pasien. Sistem mampu menampilkan hasil diagnose dari laboratorium, radiologi dan unit lainnya. Sistem mampu menampilkan laporan kasus baru di rumah sakit, laporan statistic dan grafik pelayanan rawat jalan harian dan bulanan. d. Modul Apotik/Farmasi Aplikasi untuk memfasilitasi kegiatan farmasi seperti yang dijabarkan pada 2.4.

Sistem dapat memberikan bukti pemberian obat pada pasien. menghubungkan penggunaan obat pasien dengan sistem rekam medis pasien. Sistem dapat menyimpan data data pemakaian obat pada pasien. Sistem dapat menampilkan stok obat yang ada. Berikut contoh gambar tampilan modul pada data Entry di bagian Apotik.

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 27

Contoh Tampilan Entry Data

e. Modul Pembayaran / Kasir Aplikasi tugas proses pembayaran dan penagihan seperti yang dijabarkan pada 2.5, selain sebagai aplikasi input data pengisian biaya, juga dapat dilakukan perubahan data biaya perawatan, penerimaan kas dan bank non perawatan, dan lain lain aplikasi. Sistem mampu menghasilkan tanda bukti pembayaran dan penagihan. f. Modul Laporan Merupakan aplikasi untuk pengaturan dokumen dokumen terkait dengan semua aplikasi yang dapat digunakan untuk menghubungkan dengan data data yang bersumber dari aplikasi lain. g. Modul kotak saran dan keluhan Merupakan aplikasi yang dapat menampilkan segala saran, masukan, kritik, maupun keluhan baik dari pasien atau masyarakat maupun dari personnel intra organisasi.

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 28

Berikut contoh tampilan Komputasi Modul Sistem Aplikasi Pelayanan pada transaksi akhir pasien.(15)

Contoh Tampilan Transaksi Kunjungan Pasien

Diharapkan modul modul ini menjadi sumber data dan terhubung sebagai jaringan informasi seluruh pelayanan di rumah sakit sebagai suatu kesatuan yang menyeluruh dan akan menghasilkan suatu informasi yang cepat dan akurat, juga mempermudah dalam pemeliharaan dan implementasi. Modul juga dapat digunakan untuk multi user dan memiliki kemampuan penyimpanan data yang fleksibel sesuai dengan kebutuhan dari banyaknya transaksi serta tersedianya fasilitas back up dan restore database guna memelihara informasi yang tersedia di database. 4.4.2 Konsep Informasi Layanan SMS untuk Registrasi pasien

15() (

Ibid., hal 7-8 Hal. 29

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Berdasarkan berbagai sumber informasi dan pemikiran penulis, Sistem Manajemen Informasi pada Pelayanan Rawat Jalan dapat lebih dikembangkan lagi dengan memanfaatkan sarana jaringan telekomunikasi seperti SMS (Short Message System) maupun Internet yang dapat melayani informasi registrasi pendaftaran pasien dan memberikan informasi lain bagi pasien sehingga memberikan efisiensi waktu bagi pasien dan menghindari model antrian. Konsepnya adalah dengan mengirimkan SMS ke layanan informasi yang secara otomatis direspons langsung oleh layanan informasi pasien di rumah sakit dengan mengirimkan balasan berupa nomor urut pasien dan waktu pelayanan. Prosedurnya sama seperti pada registrasi biasa, hanya saja dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja. Adapun perangkat yang digunakan terdiri dari satu komputer dan dua handphone. Salah satu handphone digunakan sebagai pengganti GSM interface yang digunakan sebagai server, dan yang lainnya sebagai client (pasien). Berikut gambaran Konsep Informasi Layanan Pendaftaran Pasien melalui SMS.(16)
Rumah Sakit

GSM Network SMS Gateway

Database Informasi RS

Operator

SMS Center Registrasi, saran, jadwal report

GSM Interface

Model Arsitektur Konsep Informasi Layanan SMS untuk Pasien di suatu Rumah Sakit

Perancangan sistem layanan SMS untuk registrasi pendaftaran pasien di suatu rumah sakit dilakukan beberapa tahapan perancangan. Tahap 1. Perancangan sistem registrasi pendaftaran pasien melalui SMS.
Usman, Uke Kurniawan, Konsep Layanan Informasi Untuk Pasien di suatu Rumah Sakit dengan Menggunakan SMS, Laboratoria SISKOM Jur. Tek.Elektro, Dosen PNS Kopertis Wilayah IV dpk di S.T.T.T Telkom BANDUNG, Jurnal EII2006 (ITB), hal. 2-5.
16() (

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 30

Proses perancangan dijabarkan pada flow chart flow chart di bawah ini. Flow Chart menggambarkan proses registrasi rumah sakit.
Mulai/sms masuk Format sms = daftar<spasi>no_pasien(9digit)<spasi>nama_dokter

M u lai

fsms = DAFTAR n y Fsms = format sms 6 digit yang pertama n

S e t in de x h a ri in i ja m s e k a ra n g

I n d e x H ar i H a r i I n d e x M in g g u = 0 0 = M in g gu 1 = S e nin S e n in = 1 S e la s a = 2 2 = S e la s a R abu = 3 3 = R a bu K a m is = 4 4 = K a m is J um at = 5 5 = J um at Sabtu = 6 6 = S a bt u

No pasien = y digit y

S e t I n de x H a ri J ad w al d o k t er
Kirim sms Anda belum terdaftar dalam layanan ini Silakan anda mendaftar terlebih dahulu

No pasien = data base

I nd e x H ari t J ad w al d o k t e r = n d e x h a ri in i y

Pilih In d e x H a r i J a d w a l d o k t e r > ind e x h a ri in i

Nama_dokter = data base

Nama_dokter tidak ada

y Get No Urut

t J a m s e k a ra n g > ja m jad w al d o k t er y

P ilih I n d e x H a ri J ad w al d o k t e r = in d ex ha ri ini

No urut = 30 t No urut + 1

Get Jadwal Hari & Jam Kirim SMS nama_dokter<spasi>spesiali s<spsi>hari dan jam<apasi>no_urut

Kirim SMS Pasien sudah penuh

P ilih In d e x H a r i J a d w a l d ok t e r > in d e x h ari in i

S et h ari in d ex J a m d ila y an i

S e le s a i
selesai

Flowchart Sistem Registrasi Rumah Sakit

Flowchart Informasi Jadwal Praktek Dokter

Sistem juga dirancang untuk merespons layanan informasi jadwal dokter aktual dan juga memberikan kesempatan bagi pasien/pelanggan untuk memberikan saran terhadap rumah sakit secara langsung.

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 31

M u la i / s m s m a s u k

M u la i/ s m s m a s u k

F o rm a t s m s = ja d w a l< s p a s i> n o _ p a s ie n ( 9 d i g it ) < s p a s i> n a m a _ d o k t e r n fs m s = J adw al y F s m s = f o r m a t s m s 6 d ig it y a n g p e rta m a

F o r m a t s m s = S a r a n < s p a s i> n fs a ra n = s a ra n y

N a m a _ d o k tn r = e da ta b as e y

K ir im S M S N am a _d ok te r t id a k a d a

F s m s = f o r m a t s m s 5 d ig it y a p e rta m a

K ir im S M S T e r im a k a s ih a t a s s a r a n anda

K ir im S M S n a m a _ d o k t e r < s p a s i > s p e s ia li s < s p s i> h a r i d a n ja m p r a k t e k

s e le s a i

s e le s a i

Flowchart Saran & Kritik dari Pasien

Flowchart Informasi Jadwal Praktek Dokter

Tahap : 2. Perancangan Basis Data Perancangan basis data pada sistem dilakukan untuk mempermudah hubungan-hubungan antar tabel satu dengan tabel lainnya. Basis data mempunyai fungsi untuk memverifikasi,
Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI Hal. 32

mencatat, menyimpan, dan menampilkan hasil. Secara umum konsep rancangan basis data layanan SMS untuk pasien rawat jalan di suatu rumah sakit dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

S M S S e rv e r

D a ta B a s e In fo rm a s i R u m a h S a k it

a at D a t a b a s e S a r a n D a t a b a s e I n f o r m a s i J D d wa ab l a s e D o k ter - T a b e l s a ra n - T a be l d o k te r - T abel - T a b e l s p e s i a l is - T abel - T a b e l ja d w a l - T abel - T abel

S is t e m do k ter ja d w a l p e r ik s a a n tri

R e gDisat tr a b a s e u n t u k m e n a m p u n g si sem ua sm s yang m asuk -T a b e l s m s

Basis Data Pasien di suatu Rumah Sakit

Konsep rancangan layanan hubungan relasi antara basis data dengan tabel dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 33

Periksa PK id id_dokter id_pasien tgl_daftar no_urut hari_periksa Pasien PK id nam a alam at kelam in um ur no_pasien tlp

D okter PK id nam a_dokter spesialis PK Spesialis PK id Spesialis Antrian PK id id_dokter hari_piket urutan

Jadw al id id_dokter hari_pratek jam _paraktek

Relasi Basis Data dengan Tabel layanan Registrasi Rumah Sakit

Konsep layanan melalui registrasi SMS meningkatkan kemampuan rumah sakit memberikan pelayanan yang cepat dan menjadi sumber informasi yang aktual dan akurat bagi pasien.

4.4.3 Konsep Pengembangan Program Smart Card sebagai Identitas dan Data Pasien. Berdasarkan pengalaman penulis, salah satu keunggulan teknologi informasi yang juga dapat diterapkan pada Sistem Manajemen Informasi Pelayanan Rawat Jalan yang telah diterapkan oleh seluruh rumah sakit di Eropa adalah aplikasi Teknologi chip Semikondutor dengan Pengembangan Program Smart Card sebagai Identitas dan Data Pasien dengan kepadatan data yang dimilikinya. Penggunaan Smart Card menjadikan pelayanan lebih cepat, pengolahan data menjadi lebih akurat serta beberapa kesalahan dalam pengolahan data dapat teratasi. Penggunaan Smart Card di Negara Negara Eropa bahkan sudah lebih meluas dengan memadukan pada sistem asuransi kesehatan pasien dan terintegrasi menjadi data data yang dapat dapat diakses secara nasional atau Uni Eropa serta tercipta sistem pembayaran yang lebih terkontrol dan efisien. Berdasarkan pengalaman penulis, Smart Card yang terintegrasi
Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI Hal. 34

dengan asuransi kesehatan individu pasien menghasilkan layanan prima bagi pasien dengan hanya mengandalkan sebuah kartu , maka seluruh rumah sakit maupun klinik kecil dan tempat tempat praktek dokter di seluruh pelosok Negara bagian Jerman dapat mengakses data sosial pasien maupun data medis pasien serta menghubungkan proses pembayaran melalui pihak asuransi. Gambar berikut adalah contoh Smart Card yang terhubung dengan pihak asuransi kesehatan.

Contoh Tampilan Smart Card Asuransi Kesehatan

Smart Card merupakan kartu pengenal pasien yang telah berisi informasi umum data pasien baik data sosial maupun data medis. Transaksi secara elektronis dipergunakan untuk mengisi data data penting pasien. Menciptakan efisiensi dan efektifitas pelayanan.
Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI Hal. 35

Analisa pengembangan sistem informasi Smart Card ini dimulai dengan menentukan lingkup sistem yang akan ditangani, sebagai gambaran berikut diagram Konteks yang memperlihatkan proses interasi sistem dengan lingkungan (17):

Diagram Konteks Secara Umum

Diagram Konteks kemudian sistem dipersempit dengan menggunakan Use Case Scenario seperti gambar berikut :

Sarinanto, Mustafa, Sarotama, Afrias, Vita, Pengembangan Program Smart Card Pada Rumah Sakit, Pusat Pengkajian dan Penerapan Teknologi Informasi dan Elektronika BPPT, Proceedings, Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2002), Auditorium Universitas Gunadarma, Jakarta, Agustus 2002, hal. D-79 Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI Hal. 36

17() (

Diagram Use Case Scenario

Perancangan Sistem Smart Card dimulai dengan beberapa tahapan. (18) a. Tahapan Candidate Class yaitu menemukan class class yang ada di rumah sakit, agar semua objek dapat diolah sendiri sendiri. Objek adalah sekumpulan sifat dan metode yang melakukan fungsi tertentu sesuai yang diprogramkan. Dapat memiki metode yang sama seperti rawat jalan, pasien, dokter, apotik, penyakit, tarif, asuransi dll. b. Tahap Define Classes yaitu mempersempit pendefinisian Class seperti Administrasi : tempat mengatur kelancaran kegiatan, Dokter: orang yang mendiagnosa dll. c. Tahap Relationships dan Hubungan One to One atau One to Many , perancangan sistem untuk mengetahui hubungan hubungan apa saja yang terdapat dalam suatu sistem,seperti hubungan relasi rumah sakit yang terdapat dalam sistem berikut.

18() (

Ibid., hal.80-84 Hal. 37

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hubungan Relasi dalam Rumah Sakit

d. Tahapan penetapan Atribut atribut untuk pasien seperti Pasien : Nopasien, Nama pasien, Almpasien, Telpdr, Templhr , Dokter: KdDr, NamaDr, AlmDr, TelpDr dll e. Tahapan Normalisasi , digunakan sebagai metodologi tersendiri untuk menciptakan struktur table (relasi) dalam basis data (mengurangi kelebihan data), dipakai sebagai perangkat verifikasi table table yang dihasilkan oleh metodologi lain. Contoh pada pasien dan catatan medik menhasilkan relasi No_Pasien, Nama_Pasien, Alamat_Pasien dan Jenis_Kelamin dimana dari No_Pasien akan diketahui diagnose penyakit terakhir seorang pasien. f. Tahapan Operasi, dijelaskan operasi operasi apa saja yang terdapat dalam sistem seperti pendaftaran, pemeriksaan, hasil diagnosa, perawatan jalan dan pembayaran.
Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI Hal. 38

Secara jelas ditunjukkan pada State Transition Diagram dan Data Flow Diagram dibawah ini :

State Transition Diagram

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 39

Data Flow Diagram

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 40

Sistem aplikasi Smart Card memiliki kemampuan yang lebih baik dalam hal menyediakan sistem validasi pasien yang memungkinkan untuk melakukan pemeriksaan data pasien saat mendaftar, sehingga memperkecil terjadinya kekeliruan, serta menghindari kehilangan data selain juga mempercepat proses pendaftaran. Seperti contoh aplikasi di bawah ini.

Contoh tampilan antarmuka program aplikasi terhadap data pasien

Catatan medik yang terkomputerisasi juga dapat mempermudah dokter/tenaga profesi medis untuk mengetahui riwayat kesehatan pasien. Sistem ini juga dapat digunakan dalam perhitungan transaksi secara otomatis dan terkomputerasi sehingga mempermudah proses perhitungan. Informasi yang didapat sebagai bahan laporan di rumah sakit dapat didapatkan dari sistem ini juga. Gambar berikut adalah contoh tampilan pada proses pemeriksaan pasien.

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 41

Contoh tampilan antarmuka program aplikasi terhadap data menu pasien medic

Smart Card juga dapat menghubungkan riwayat kesehatan antara individu individu pada keluarga. Smart Card dimiliki oleh seluruh individu tanpa terkecuali pada golongan usia, sehingga seorang bayi yang baru lahirpun sudah memiliki Smart Card yang otomatis memiliki riwayat kesehatan yang terkontrol sejak lahir. Smart Card dapat menjadi bank data nasional terhadap data perorangan dan keluarga. memiliki Smart Card juga. Contoh berikut adalah tampilan aplikasi muka Smart Card, dimana data seorang ibu terhubung dengan data anak anak yang masing masing anak

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 42

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 43

Figure 1 Contoh tampilan muka aplikasi Smart Card yang digunakan di rumah sakit

Langkah lanjut penerapan sistem ini dapat dilakukan secara nasional dan berhubungan dengan pihak pihak eksternal rumah sakit sehingga tercipta sistem hubungan data atau informasi secara nasional dan global.

5. PEMANFAATAN
Pemanfaatan Pengembangan Sistem Komputasi Modul, Konsep layanan Short Message System (SMS) untuk registrasi, dan Konsep Penggunaan Smart Card pada Sistem Informasi Manajemen Pelayanan Rawat Jalan seperti yang dipaparkan di bawah ini.

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 44

1.

Meningkatnya tingkat kepuasan para pasien karena adanya berbagai fasilitas dan kemudahan yang mereka dapatkan mulai dari Pendaftaran sampai Pembayaran di kasir. Hal ini terlihat pada input Jumlah kunjungan pasien yang meningkat.

2.

Mempercepat proses pengolahan dan tingginya akurasi dalam perhitungan data-data karena semua proses dan perhitungan dilakukan secara terintegrasi dan otomatis.

3.

Meningkatkan kualitas para tenaga medis di rumah sakit baik dari segi kompetensi pelayanan maupun peningkatan pengtahuan dan ketrampilan, karena kemampuan mereka di dalam menyiapkan dan memberikan layanan kesehatan akan benar-benar diuji dengan kata lain merupakan penghematan biaya, waktu, dan tenaga. Hal ini dapat tercermin dari Rasio tenaga staff administrasi dan tenaga profesi medis yang mengalami peningkatan.

4.

Meningkatkan kualitas layanan para karyawan rumah sakit karena mereka akan dituntut untuk bisa memberikan layanan dan informasi yang sifatnya Real Time.

5.

Meningkatnya citra Rumah Sakit sebagai The Leading Hospital di dalam memberikan Quality Health Services bagi masyarakat, maupun pemerintah. Sehingga secara otomatis dapat meningkatkan jumlah kunjungan pasien.

6. 7.

Meningkatkan pendapatan rumah sakit dan meningkatkan program efisiensi rumah sakit. Memudahkan rumah sakit untuk menentukan strategi bisnis dan pelayanan serta peningkatan mutu pelayanan dan kinerja rumah sakit.

8.

Memberikan rujukan bagi Pemerintah dalam rangka melakukan pembinaan pelayanan kesehatan.

6. PENUTUP
Beberapa identifikasi kekurangan seperti lamanya waktu proses registrasi, kesalahan, pengaturan, analisa data yang tidak akurat, penyimpanan data yang tidak efisien , serta kinerja personel rumah sakit yang tidak efektif menyebabkan perlunya diadakan pengembangan pada Sistem Informasi Manajemen Pelayanan Rawat Jalan di rumah sakit untuk mendukung proses pelayanan pada unit rawat.
Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI Hal. 45

Sistem Informasi Manajemen Pelayanan Rawat Jalan dengan Komputasi Modul, Konsep layanan Short Message System (SMS) untuk registrasi, dan Konsep Penggunaan Smart Card dapat mempercepat pemrosesan data serta menghasilkan informasi yang dibutuhkan baik oleh pelanggan maupun pihak rumah sakit. Sistem sistem ini berfungsi sebagai penunjang kegiatan rumah sakit dan kinerja rumah sakit dan menjadikan rumah sakit mempunyai nilai kompetitif dan kualitas yang berstandar tinggi dan internasional serta meningkatkan kepuasan pelanggan rumah sakit. Saran penggunaan Komputasi Modul aplikasi layanan pada unit rawat jalan dengan aplikasi program database menghasilkan sistem kerja dan layanan yang berkualitas tinggi. Saran penggunaan Sistem registrasi melalui Short Message System (SMS) kesingkatan/kecepatan proses registrasi pada pelayanan rawat jalan. Saran Pembuatan kartu identitas pasien dan kartu status pasien, melalui program Smart Card juga menghasilkan keakuratan, kecepatan, dan ketepatan proses pelayanan rawat jalan dan peyimpanan catatan medik dan data pasien yang terkomputerisasi. Sehingga menghindari terjadinya kekeliruan pengolahan data dan adanya data yang berkesinambungan serta dapat terintegrasi secara nasional atau bahkan internasional. Penulis mengharapkan keseluruhan sistem manajemen informasi rawat jalan ini dilakukan terintegrasi pada sistem informasi unit lainnya di rumah sakit sehingga tercipta sistem manajemen informasi di rumah sakit yang berkesinambungan dan menyeluruh. dengan

memanfaatkan jaringan telekomunikasi dapat mempermudah pasien dalam dan menciptakan

DAFTAR PUSTAKA
1. Hanum, Farichah, Djasri, Hanevi, Kuntjoro, Tjahjono, Pengalaman dalam penyusunan Standar Pelayanan Minimal RS sebagai bagian dari persyaratan Badan Layanan Umum, Buletin IHQN Volume II/Nomer 03/2006. 2. Rep Indonesia, Menteri Kesehatan, Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia, No. 560/Menkes/SK/IV/2003 tentang Pola Tarif Perjan Rumah Sakit, 25 April 2003. 3. Admin Advance Technology, Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS SIMRS), Information System Technology, System Integrator and Services. Published on 04 November 2008.
Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI Hal. 46

4. Rahayu, Flourensia Sapty, Analisa Implementasi Sistem Informasi dan Perencanaan Strategis E-Business di RS.X, Progr. Studi Tek. Informatika, Fak. Tek. Industri, Univ. Atma Jaya Yogyakarta, Jurnal Teknologi Industri, Vol X1 no.3 Juli 2007 : 219-230. 5. Sabarguna, Boy S, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, Penerbit Konsorsium Rumah Sakit Jateng DIY, 2005. 6. Handoyo, Eko, Prasetijo, Agung Budi, Syamhariyanto, Fuan nor, Aplikasi Sistem Informasi Rumah Sakit Berbasis Web Pada Sub-Sistem Farmasi Menggunakan Framework Prado, Jurusan Teknik Eletro, Universitas Diponegoro, Semarang, Teknologi Elektro, Vol. 7 No 1 Januari-Juni 2008. 7. Budiono, Tommy, Peranan Sistem Informasi Akutansi Pelayanan Jasa Rawat Jalan dan Rawat Inap dalam menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Pendapatan Rumah Sakit, Studi Kasus pada Rumah Sakit Pertamina Prabumulih, Fakultas Ekonomi Universitas Widyatama, 2008. 8. PT Caraka Tri Integra, Sistem Informasi Management Rumah Sakit, Proposal SIM-RS CTI. Document Version 1.1, 2008. 9. Usman , Uke Kurniawan, Konsep Layanan Informasi Untuk Pasien di suatu Rumah Sakit dengan Menggunakan SMS, Lab.SISKOM Jur. Teknik Elektro, Dosen PNS Kopertis Wilayah IV dpk Sekolah Tinggi Teknologi Telkom BANDUNG, Jurnal EII-2006 (ITB). 10. Sarinanto, Mustafa, Sarotama, Afrias, Vita, Pengembangan Program Smart Card Pada Rumah Sakit, Pusat Pengkajian dan Penerapan Teknologi Informasi dan Elektronika BPPT, Proceedings, Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2002), Auditorium Universitas Gunadarma, Jakarta, Agustus 2002.

Siti Julaiha/Pasca Sarjana Teknologi Biomedis UI

Hal. 47